Luận văn tốt nghiệp phát triển hệ thống thông tin e office tại công ty cổ phần truyền thông hdc việt nam

LỜI CẢM ƠN Sau bốn năm học tập nghiên cứu trường đại học Thương Mại, em thầy, cô giáo trường, đặc biệt thầy, cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế trang bị cho em kiến thức bổ ích cần thiết để em làm hành trang bước vào sống sau trường Để có ngày hơm nay, ngồi việc nỗ lực cố gắng thân em dẫn dắt bảo tận tình thầy giáo Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy cô giáo Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo – PGS.TS Đàm Gia Mạnh tận tình bảo, hướng dẫn em hoàn thành đề tài Em xin chân thành cảm ơn toàn thể cán nhân viên Công ty cổ phần truyền thông HDC Việt Nam, đặc biệt anh Ngô Quý Thu anh Phùng Tiến Qn tận tình giúp đỡ em hồn thành đề tài Tuy có nhiều cố gắng việc hồn thiện đề tài cơng trình nghiên cứu đầu tay sau thời gian học tập trường đại học Thương mại nên không tránh khỏi thiếu xót Em mong nhận ý kiến đóng góp, phê bình thầy giáo người quan tâm để đề tài em hoàn thiện Hà Nội, ngày 19, tháng 05, năm 2012 Tác giả Trần Thị Phượng i MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa vấn đề nghiên cứu 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1.3 Mục tiêu cụ thể đặt cần giải đề tài 1.4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài 1.5 Phương pháp thực đề tài 1.6 Kết cấu khóa luận 3 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN E_OFFICE TẠI CÔNG TY CP TRUYỀN THÔNG HDC VIỆT NAM 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Hệ thống thông tin 2.1.2 Phát triển hệ thống thông tin 2.2 Thực trạng phát triển hệ thống thông tin E_Office công ty CP truyền thông HDC Việt Nam 13 2.2.1 Giới thiệu công ty CP truyền thông HDC Việt Nam 13 2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị 15 2.2.3 Phân tích, đánh giá thực trạng phát triển hệ thống thông tin E_Office công ty CP truyền thông HDC Việt Nam 18 CHƯƠNG 3: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN E_OFFICE TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG HDC VIỆT NAM 28 3.1 Định hướng phát triển cho hệ thống thông tin E_Office 3.2 Đề xuất giải pháp phát triển hệ thống E_Office 3.2.1 Xây dựng biểu đồ use case 28 29 29 3.2.2 Xây dựng biểu đồ lớp 32 3.2.3 Mô tả thiết kế giao diện cho modul Quản lý khách hàng 34 3.3 Một số kiến nghị với doanh nghiệp để thực giải pháp 36 ii DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Tập hợp ký hiệu UML 12 Bảng 3.1 Các tác nhân ca sử dụng hệ thống 30 Bảng 3.2 Các lớp thực thể .32 Bảng 3.3 Mối quan hệ lớp thực thể 33 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1 Số lượng nhân viên phát triển qua năm .15 Biểu đồ 2.2 Kết kinh doanh năm gần 16 Biểu đồ 2.3 Lượng khách hàng phát triển qua năm 17 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 2.1 Mơ hình hệ thống thơng tin tổng qt Hình 2.2 Mơ hình thác nước Hình 2.3 Mơ hình mẫu Hình 2.4 Quy trình xây dựng biểu đồ UML 13 Hình 2.5 Cơ cấu tổ chức máy công ty CP HDC Việt Nam 14 Hình 2.6 Giao diện hệ thống thơng tin E_Office Hình 2.7 Giao diện trang quản lý tài 19 25 Hình 2.8 Giao diện trang danh sách khách hàng 26 Hình 2.9 Giao diện trang danh sách khoản thu 27 Hình 3.1 Biều đồ use case tổng quát 30 Hình 3.2 Biểu đồ phân rã use case“ Quản lý hồ sơ khách hàng” 31 Hình 3.3 Biểu đồ phân rã use case “Quản lý hợp đồng” 32 Hình 3.4 Biểu đồ phân rã use case “Báo cáo-Thống kê” 32 Hình 3.5 Biểu đồ lớp .34 iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Giải thích CNTT Công nghệ thông tin CP Cổ phần CSDL Cơ sở liệu CSKH Chăm sóc khách hàng DN Doanh nghiệp HTTT Hệ thống thông tin NV Nhân viên QLKH Quản lý khách hàng TMĐT Thương mại điện tử UML Unifield Modeling Language iv CHƯƠNG TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1.Tầm quan trọng, ý nghĩa vấn đề nghiên cứu Trong năm gần đây, mà ngành CNTT bùng nổ mạnh mẽ, có nhiều hệ thống quản lý kinh tế, kỹ thuật tin học hóa Khi vào ứng dụng thực tế, hệ thống chứng tỏ khả vượt trội mình, thay nhiều hệ thống quản lý thủ cơng khác Tuy nhiên xây dựng HTTT khó, trì phát triển HTTT cho phù hợp với tình hình phát triển DN cịn khó nhiều Hệ thống bảo trì phát triển tốt hệ thống mang lại nhiều lợi ích cho DN Nhưng ngược lại hệ thống trì trệ nguyên nhân cản trở phát triển DN Từ thực tế địi hỏi nhà quản lý HTTT phải tìm phương pháp thích hợp để phát triển HTTT cho DN Qua nghiên cứu, khảo sát tìm hiểu lĩnh vực hoạt động công ty CP truyền thông HDC Việt Nam em thấy khối lượng công việc công ty tăng lên nhiều công ty giai đoạn mở rộng thị trường Với HTTT E_Office cũ hoạt động, không đáp ứng yêu cầu việc quản lý KH, đặc biệt việc chăm sóc KH HDC Hiện HDC có khoảng 3000 KH tồn quốc, việc QLKH khó khăn, cồng kềnh quản lý thủ công Do cần phải nghiên cứu xây dựng phát triển hệ thống thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu đặt Đề tài “Phát triển hệ thống thông tin E_office công ty CP truyền thông HDC Việt Nam” đề xuất nhằm cải thiện tình hình công ty 1.2.Tổng quan vấn đề nghiên cứu Ngày nay, DN muốn phát triển cần phải có HTTT cho riêng Và HTTT kế tốn ln lựa chọn hàng đầu DN Do HTTT kế tốn ln cơng ty phần mềm nghiên cứu phát triển thường xuyên, việc phát triển HTTT khác hạn chế chưa ứng dụng nhiều Thêm vào đó, chi phí cho việc phát triển hay bảo trì hệ thống thường lớn nhiều so với chi phí xây dựng hệ thống nên có DN lớn dám đầu tư Tại Việt Nam đề tài nghiên cứu xây dựng HTTT nhiều đề tài phát triển HTTT chưa nhiều Thêm vào nguồn tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu phát triển hệ thống hạn chế Theo tìm hiểu em phạm vi luận văn tốt nghiệp có hai đề tài sau: Một đề tài “Phát triển phần mềm quản lý nguồn nhân lực khoa học công nghệ tỉnh Hà Tây”, sinh viên thực Phạm Minh Anh, khoa tin học kinh tế, đại học Kinh tế quốc dân Với đề tài này, tác giả phân tích thiết kế hệ thống quản trị nguồn lực cho sở khoa học công nghệ Hà Tây, bao gồm thiết kế sở liệu, thiết kế giao diện, demo chương trình Tuy nhiên với đề tài tác giả xây dựng hoàn toàn hệ thống mà khơng kế thừa hệ thống có Thêm vào đó, vấn đề phát triển hệ thống tác giả đưa định hướng phát triển hệ thống tương lai Hai đề tài “Phát triển hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiệp vừa nhỏ ”, sinh viên thực Nguyễn Trường Minh, khoa tin học kinh tế, đại học Kinh tế quốc dân Với đề tài này, tác giả thiết kế quy trình hồn chỉnh cho việc phát triển hệ thống thông tin, bao gồm phương pháp thiết kế, phân tích hệ thống, phương pháp phát triển HTTT cho doanh nghiệp vừa nhỏ Tuy nhiên với đề tài tác giả đơn xây dựng sở lý luận để phát triển HTTT mang tầm vĩ mơ Vì vậy, phạm vi đề tài nghiên cứu này, em sâu phân tích hệ thống E_Office tại, tìm vấn đề tồn đưa định hướng đề xuất giải pháp phát triển HTTT E_Office có tính ứng dụng cao cho doanh nghiệp 1.3 Mục tiêu cụ thể đặt cần giải đề tài Trên sở hệ thống E_Office cũ, hệ thống E_Office phát triển để phù hợp với tình hình phát triển công ty  Mục tiêu hệ thống E_Office - Khai thác tối đa tài nguyên CNTT công ty - Kết nối thông tin phận chăm sóc KH với phận khác có liên quan rút ngắn thời gian thông tin phận cơng ty - Tiết kiệm chi phí quản lý công ty Hệ thống quản lý E_office phát triển thêm modul “Quản lý KH”, modul thiết kế riêng cho HDC nhằm trợ giúp công tác quản lý KH công ty  Mục tiêu modul “Quản lý KH” - Cập nhật lưu trữ liệu: cập nhật lưu trữ danh sách KH, danh mục hợp đồng Tìm kiếm thơng tin: tìm kiếm thông tin KH, thông tin hợp đồng theo tiêu chí - In báo cáo:In danh sách KH, danh sách hợp đồng theo tiêu chí khác 1.4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài  Đối tượng nghiên cứu - Nghiên cứu vấn đề phát triển HTTT: khái niệm HTTT, phát triển hệ thống thơng tin quy trình phát triển HTTT - Nghiên cứu hệ thống E_Office công ty CP truyền thông HDC Việt Nam  Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: công ty cổ phần ty CP truyền thông HDC Việt Nam - Về thời gian: Từ 30/01/2012 đến 19/05/2012 - Phạm vi nghiệp vụ Trên sở hệ thống E_office cũ, hệ thống tích hợp thêm modul QLKH Modul QLKH tập trung vào quản lý KH chăm sóc KH cho DN Các chức mà modul QLKH hỗ trợ là: Quản lý hồ sơ KH Quản lý hợp đồng Thống kê, báo cáo - Mức độ hoàn thành Trong phạm vi đề tài dừng lại mức đề xuất thiết kế hệ thống, chưa vào xây dựng hệ thống cách thức Các mảng cơng tác mà đề tài thực hiện: Khảo sát xác định yêu cầu hệ thống Phân tích hệ thống Thiết kế hệ thống 1.5 Phương pháp thực đề tài Đề tài sử dụng hệ thống phương pháp nghiên cứu bao gồm phương pháp sau:  Phương pháp nghiên cứu tài liệu Tiến hành tìm hiểu tài liệu thơng tin chung cơng ty, tình hình hoạt đơng chung, tài liệu q trình xây dựng phát triển hệ thống E_Office công ty tài liệu hướng dẫn sử dụng E_Office Từ tìm thơng tin hoạt động hệ thống E_Office, tìm ưu điểm hạn chế E_Office  Phương pháp điều tra phiếu điều tra Để tìm hiểu đề tài em phát phiếu điều tra cơng ty Trong phiếu điều tra tìm hiểu thông tin chung công ty, trang thiết bị phần cứng, phần mềm công ty, đặc biệt thông tin nhu cầu phát triển hệ thống HDC Em tiến hành phát 05 phiếu điều tra khoảng thời gian từ ngày 5/02/2012 11/02/2012 thu lại 05 phiếu điều tra vào ngày 15/02/2012  Phương pháp vấn Trong trình thực đề tài em tiến hành vấn nhân viên công ty Em vấn anh chị công ty cổ phần truyền thông HDC bao gồm: Anh Ngơ Q Thu - phó giám đốc Anh Trần Thế Thắng - Trưởng phòng kỹ thuật Anh Phạm Văn Quang - trưởng nhóm hệ thống - server Anh Nguyễn Thanh Sơn trưởng nhóm kinh doanh  Phương pháp quan sát Bằng cách quan sát trực tiếp hoạt động nghiệp vụ công ty hoạt động hệ thống E_Office, từ tìm tài liệu phục vụ cho việc thực đề tài  Phương pháp phân tích số liệu Trong khóa luận, em sử dụng hệ thống biểu đồ để phần tích số liệu 1.6 Kết cấu khóa luận Do thời gian thực đề tài từ việc thu thập thông tin đến việc phân tích, thiết kế HTTT có hạn nên đề tài em xin đề xuất trình bày nội dung sau: Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận thực trạng phát triển hệ thống thông tin công ty CP truyền thông HDC Việt Nam Chương 3: Phát triển hệ thống thông tin E_office công ty CP truyền thông HDC Việt Nam CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN E_OFFICE TẠI CÔNG TY CP TRUYỀN THÔNG HDC VIỆT NAM 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Hệ thống thông tin 2.1.1.1 Khái niệm  Khái niệm Hệ thống: Là tập hợp phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn hoạt động chung cho số mục tiêu Trong hoạt động có trao đổi vào với mơi trường ngồi ([2], trang 07)  Khái niệm Hệ thống quản lý: Là hệ thống có mục đích mang lại lợi nhuận lợi ích Đặc điểm hệ thống có tham gia người có trao đổi thơng tin ([2], trang 07) Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con: - Hệ tác nghiệp (trực tiếp sản xuất): gồm người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực mục tiêu đề - Hệ quản lý (gián tiếp sản xuất): Gồm người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiển hoạt động hệ thống Hệ lại chia thành hai hệ con: + Hệ định : Đưa định + Hệ xử lý thông tin : Xử lý thông tin  Khái niệm Hệ thống thông tin: HTTT tập hợp yếu tố bao gồm người, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu thực hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý phân phối thông tin tập hợp ràng buộc gọi môi trường [3] Hình 2.1 Mơ hình hệ thống thơng tin tổng quát Nguồn: [3] Hệ thống thông tin gồm phần chính:  Phần cứng: Là phận cụ thể máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động hệ thống thông tin Phần cứng thiết bị hữu hình, nhìn thấy, cầm nắm  Phần mềm Là tập hợp câu lệnh viết nhiều ngôn ngữ lập trình theo trật tự xác định nhằm tự động thực số chức giải tốn Phần mềm ý tưởng trừu tượng, thuật toán, thị…  Dữ liệu Là thông tin lưu trì nhằm phản ánh trực trạng thời hay khứ doanh nghiệp Cơ sở liệu tập hợp sở liệu có tổ chức, có liên quan lưu trữ thiết bị lưu trữ thứ cấp( băng từ, đĩa từ…) để thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng Trên sở hệ thống E_Office, phát triển thêm modul “quản lý khách hàng” để giải toán quản lý khách hàng HDC Cụ thể modul xây dựng gồm chức sau: - Quản lý hồ sơ khách hàng - Quản lý hợp đồng - Thống kê, báo cáo  Về phần cứng Theo khảo sát trình thực tập HDC sở hạ tầng CNTT HDC hồn tồn đáp ứng nhu cầu phát triển hệ thống E_Office Tuy nhiên tương lai, chắn số lượng thiết bị phần cứng phải tăng lên, cơng ty cần trích trước khoản để đầu tư cho thiết bị phần cứng  Về sở liệu Hệ quản trị CSDL mà HDC sử dụng MS QL Sever Đây hệ quản trị CSDL cho phép chuyên gia phát triển hệ thống khai thác triệt để quản lý kiểu liệu từ kiểu liệu truyền thống đến liệu khơng gian địa lý Do CSDL khách hàng có HDC dễ dàng kết nối với sở liệu hệ thống E_Office Ngoài cần thường xuyên back up lưu liệu để đảm bảo an tồn thơng tin  Về mạng truyền thơng Với số lượng máy tính tập chung thường xuyên truy cập lúc vào Internet HDC sử dụng mạng nội kế nối Wifi với công suất phát WiFi: tối đa 630MW (28DBM) – Chuẩn G/N nên chất lượng hệ thống mạng ổn định đáp ứng yêu cầu công việc nhân viên Tuy nhiên cần phải có kế hoạch chuẩn bị đường truyền dự bị trường hợp đường truyền tải Tuy nhiên công ty phát triển vấn đề bảo mật hệ thống cần phải quan tâm đầu tư nhiều Với đặc thù cơng ty truyền thơng an tồn thơng tin khách hàng cần phải đặt lên hàng đầu 29 3.2 Đề xuất giải pháp phát triển hệ thống E_Office Sau sâu phân tích thực trạng hệ thống E_Office em nhận thấy, vấn đề cấp bách cần giải hệ thống cần phải xây dựng thêm modul để quản lý khách hàng HDC Vì phần phân tích hệ thống em thực cụ thể phần phần em thiết kế modul quản lý khách hàng cho hệ thống E_Office Do giới hạn đề tài nên phần em mơ hình hóa modul “Quản lý khách hàng”, cụ thể xây dựng biểu đồ use case, biểu đồ lớp bước đầu mô tả thiết kê giao diện chung cho modul 3.2.1 Xây dựng biểu đồ use case  Xác định tác nhân ca sử dụng: - Nhân viên kinh doanh - Nhân viên kế toán - Nhân viên chăm sóc KH - Giám đốc Tác nhân Ca sử dụng Nhân viên kinh doanh - Cập nhật thông tin KH - Cập nhật hợp đồng - Tìm kiếm thông tin KH - Lập báo cáo, thống kê Nhân viên kế tốn - Tìm kiếm hợp đồng Nhân viên chăm sóc KH - Thu thập thơng tin KH - Tìm kiếm thơng tin KH - Cập nhật u cầu KH - Lập thống kê, báo cáo Giám đốc - In báo cáo thống kê Bảng 3.1 Các tác nhân ca sử dụng hệ thống  Các biểu đồ use case: 30 Bao cao- Thong ke NV ke toan Quan ly ho so KH Giam doc Quan ly hop dong NV CSKH NV Kinh doanh Hình 3.1 Biều đồ use case tổng quát Phan loai KH Phan loai KH ca nhan Phan loai KH to chuc Cap nhat thong tin KH Tim kiem Quan ly yeu cau KH Them Xoa Sua Quan ly ho so KH NV CSKH Cap nhat NV kinh doanh Hình 3.2 Biểu đồ phân rã use case“ Quản lý hồ sơ khách hàng” 31 Phan loai yeu cau Tim kiem Cap nhat Quan ly hop dong NV kinh doanh NV ke toan Hình 3.3 Biểu đồ phân rã use case “Quản lý hợp đồng” Bao cao yeu cau KH Tim kiem Ban giam doc Bao cao kinh doanh Bao cao danh sach KH Bao cao-Thong ke Bao cao thong tin hop dong NV ke toan NV kinh doanh NV cham soc KH Hình 3.4 Biểu đồ phân rã use case “Báo cáo-Thống kê” 3.2.2 Xây dựng biểu đồ lớp  Xác định lớp thực thể: Ký hiệu lớp thực thể Giải thích NV Nhân viên NVKD NV kinh doanh NVCSKH NV chăm sóc KH NVKT NV kế tốn GIAM DOC Giám đốc BC Báo cáo BCKD Báo cáo kinh doanh BCHD Báo cáo hợp đồng BCKH Báo cáo KH 32 PHIEUYC Phiếu yêu cầu DONGYC Dòng yêu cầu HOPDONG Hợp đồng DICHVU Dịch vụ KH Khách hàng Bảng 3.2 Các lớp thực thể  Xác nhận mối quan hệ lớp thực thể Xác nhận mối quan hệ lớp thực thể Quan hệ gộp Quan hệ khái quát hóa PHIEUYC – DONGYC Quan hệ kết hợp NVKD – NV NVKD – BCHD NVCSKH – NV NNVCSKH – BCKH NVKT – NV NVKD – HOPDONG GIAM DOC – NV HOPDONG – KH BC – BCKD KH – PHIEUYC BC – BCHD NVCSKH – PHIEUYC BC – BCKH HOPDONG – DICHVU Bảng 3.3 Mối quan hệ lớp thực thể  Xác định thuộc tính thực thể chuẩn hóa 3NF - Thực thể HOP DONG HOPDONG (SoHD, MaKH, MaNV,TenHD, LoaiDV,TinhTrang, NgayBD, NgayKT, GiaTriHD, ChiPhiGD, PhuongThucTT, GhiChu) Mô tả: Mỗi hợp đồng (HOPDONG) có số hợp đồng nhất, có mã khách hàng, mã nhân viên lập hợp đồng, tên hợp đồng, loại dịch vụ, tình trạng ký kết hợp đồng, ngày bắt đầu hợp đồng, ngày kết thúc, giá trị hợp đồng, chi phí giao dịch, phương thức toán, ghi - Thực thể NV NV (Ma NV,Ten NV, SDT, Email, Dia Chi, Chucvu, PhongBan) Mơ tả: nhân viên (NV) có mã nhân viên (Ma NV), có tên nhân viên (Ten NV), nhân viên có số điện thoại (SDT), có email (Email), 33 nhân viên có chức vụ(Chucvu) có địa (Dia Chi, thuộc phòng ban - Thực thể KH KH (Ma KH,Ten KH, MaLoaiKH,TenGiaoDich, SDT, Email, Dia Chi) Mô tả: khách hàng có mã KH nhất, tên khách hàng, mã loại khách hàng, tên giao dịch, số điện thoại, email, địa - Thực thể DICHVU DICHVU (MaDV, TenDV, DonGia) Mơ tả: dịch vụ có mã nhất, tên dịch vụ, đơn giá - Thực thể BC BC (MaBC, TenBC, MaNV, NgayLap) Mơ tả: Mỗi báo cáo có mã báo cáo nhất, tên báo cáo, mã nhân viên lập, ngày lập - Thực thể: PHIEUYC PHIEUYC (MaPhieuYC, MaLoaiYC, TenPhieuYC, MaKH, MaNV, NgayYC, Ngày KT, NoiDungYC, TrangThai, NoiDungTL, GhiChu) Mơ tả: Mỗi phiếu u cầu có mã phiếu yêu cầu nhất, mã loại yêu cầu, tên phiếu yêu cầu, mã khách hàng, mã nhân viên, ngày yêu cầu, ngày kết thúc, nội dung yêu cầu, trạng thái, nội dung trả lời, ghi 34 Hình 3.5 Biểu đồ lớp 3.2.3 Mô tả thiết kế giao diện cho modul Quản lý khách hàng Do giới hạn đề tài, phần này, em mô tả thiết kế giao diện Tuy nhiên phần phụ lục có số demo giao diện cho modul quản lý khách hàng thiết kế VB 6.0 Thiết kế giao diện xử lý thiết kế cách trình bày thông tin hệ thống thông tin người dùng sử dụng để nhập liệu vào hay đưa liệu 35  Thiết kế vào Mục đích thiết kế vào thiết kế thủ tục nhập liệu cho giảm thiểu sai sót có hiệu cao Một số nguyên tắc thiết kế hình nhập liệu: - Khi nhập liệu từ tài liệu gốc, khuôn dạng hình phải giống tài liệu gốc - Khơng nhập thông tin thứ sinh tức thông tin mà hệ thống thơng tin tìm từ sở liệu tính tốn - Nên nhóm trường hình theo trật tự có ý nghĩa, chẳnh hạn theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo tầm quan trọng theo chức - Đặt tên trường trước trường nhập - Đặt giá trị ngầm định cho phù hợp - Dùng phím Tab để chuyển trường nhập Dựa nguyên tắc ta thiết kế hình nhập liệu cho chương trình Chương trình gồm có form nhập sau: cập nhật danh sách khách hàng, cập nhật danh mục hợp đồng, cập nhật báo cáo Trên form nhập liệu chứa Textbox giúp người sử dụng nhập thơng tin theo tên trường bên phải.Việc nhập liệu tiến hành dễ dàng, nhanh chóng nhầm lẫn có hướng dẫn tên trường cụ thể dùng phím Tab để chuyển trường nhập Trên form nhập liệu chứa nút chức năng: - Nút Thêm: Nút có chức thêm đối tượng vào bảng sở liệu Khi người dùng nhập thông tin đối tượng vào ô nhập liệu bấm nút thêm đối tượng thêm vào sở liệu - Nút Huỷ bỏ: Có chức huỷ bỏ thơng tin có ô nhập liệu ta nhập thông tin đối tượng khác - Nút Cập nhật(sửa): Nút có chức cập nhật thơng tin thay đổi đối tượng nhập vào từ trước - Nút Xóa: Có chức xố tất thơng tin đối tượng có bảng từ trước - Nút Thoát: Cho phép thoát khỏi hình nhập liệu  Thiết kế Một số ngun tắc cho việc trình bày thơng tin hình: 36 - Chỉ dẫn rõ cách khỏi hình Đặt tiêu đề xếp đặt thông tin theo mục trung tâm - Đặt thông tin gắn liền với nhiệm vụ hình Người sử dụng khơng phải nhớ thơng tin từ hình sang hình khác - Nếu đầu gồm nhiều trang hình trang phải đánh số thứ tự rõ ràng Việc giúp người dùng biết đâu - Văn phải viết theo quy ước chung tả, ngữ pháp, sử dụng chữ in hoa, in thường ngắt câu ngắt dòng hợp lý - Mỗi cột phải đặt tên đầu cột - Các phần tử danh sách tổ chức theo trật tự quen thuộc quản lý - Cân trái cột văn phải cột số, đảm bảo vị trí dấu thập phân thẳng hàng - Chỉ đặt màu cho thông tin quan trọng Dựa nguyên tắc mà ta thiết kế báo cáo thông tin tiêu biểu như: + Báo cáo danh sách khách hàng theo khu vực + Báo cáo tình hình kí kết hợp đồng theo loại hợp đồng + Báo cáo tình hình kí kết hợp đồng theo giá trị hợp đồng + Báo cáo tình hình kí kết hợp đồng theo khoảng thời gian kí kết … Các báo cáo tuân thủ theo quy tắc thiết kế thơng tin nêu 3.3 Một số kiến nghị với doanh nghiệp để thực giải pháp Sau trình tìm hiểu nghiên cứu công ty HDC hệ thống E_Office, em xin mạnh dạn nêu số kiến nghị với cơng ty HDC để triển khai thành công giải pháp phát triển hệ thống sau: Một cấu lại tổ chức cho phù hợp với hệ thống E_Office Cụ thể, công ty nên tách phận chăm sóc khách hàng khỏi phạn kinh doanh phát triển thị trường Vì hệ thống E_Office có chức quản lý khách hàng riêng biệt chun mơn hóa cao Hai để việc triển khai, sử dụng HTTT E_Office đạt hiệu suất cao tiết kiệm nhất, công ty cần phải bổ sung vài vị trí nhân mới, đồng thời 37 nâng cao chất lượng nhân lực công ty Về nhân lực: Công ty nên bổ sung chức danh quản trị hệ thống Đây vị trí quan trọng tồn hệ thống thơng tin doanh nghiệp, có trách nhiệm tổ chức, triển khai bảo trì hệ thống thơng tin cơng ty Và quan trọng vị trí phải có khả xây dựng chiến lược phát triển cho HTTT doanh nghiệp Vị trí địi hỏi phải người có trình độ chun mơn cao cơng nghệ thơng tin phải có hiểu biết kinh tế Về đào tạo nhân lực HTTT: Trong năm thành phần HTTT người nhân tố quan trọng nhất, định thành công hay thật bại HTTT Theo em để triển khai thành công giải pháp phát triển hệ thống E_Office vấn đề quan trọng đào tạo nhân lực cho HDC.Vì tất thành viên công ty phải đào tạo kĩ năng, kiến thức cần thiết phù hợp với chức danh người cho vị trí cơng ty khai thác, sử dụng HTTT cách có hiệu nhất, nhằm đem lại hiệu suất cao Để làm điều đó, cần phải tiến hành đưa đào tạo cán quản lý, nhân viên cơng ty, để họ khai thác sử dụng máy tính điện tử, phần mềm quản lý, kế toán, biết thao tác với hệ thống mạng máy tính, giao dịch điện tử cách nhanh hiệu 38 KẾT LUẬN Ngày nay, CNTT có vai trị quan trọng phát triển nhanh chóng kinh tế Vì sản phẩm phần mềm quản lý ngày ứng dụng rộng rãi doanh nghiệp, công ty tư nhân, góp phần giúp người dùng xử lý nghiệp vụ nhanh chóng tiện lợi Đặc biệt công ty lớn nghiệp vụ phức tạp phần mềm quản lý lại có vai trị quan trọng, cơng cụ cần thiết giúp tiết kiệm thời gian kinh phí Mục đích việc “Phát triển hệ thống thơng tin E_Office công ty CP truyền thông HDC Việt Nam” nhằm hồn thiện hệ thống E_Office nói chung giải vấn đề nghiệp vụ quản lý khách hàng nói riêng quản lý thơng tin khách hàng, quản lý hợp đồng khách hàng, quản lý yêu cầu khách hàng hay theo dõi ý kiến đóng góp khách hàng Em hy vọng hệ thống đáp ứng phần lớn chức cần thiết nghiệp vụ quản lý khách hàng Do thời gian hạn chế lần em tiến hành phát triển hệ thống thơng tin quản lý phân tích hệ thống quản lý khách hàng nên cố gắng học hỏi trao đổi, giúp đỡ tận tình thầy giáo hướng dẫn em khơng thể tránh khỏi sai sót Do em mong góp ý, phê bình thầy cô để hệ thống xây dựng ngày hoàn thiện Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo PGS.TS Đàm Gia Mạnh – người trực tiếp hướng dẫn anh chị cơng ty tạo điều kiện, nhiệt tình giúp đỡ suốt thời gian qua để em hồn thành tốt khố luận Em xin chân thành cảm ơn ! TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Th.S Lê Việt Hà (2011), Slide giảng Công nghệ phần mềm, khoa Hệ thống thông tin quản lý, trường đại học Thương Mại [2] Th.S Nguyễn Thị Thanh Huyền, Ebook Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý, trường đại học Công Nghiệp Hà Nội [3] Th.S Nguyễn Thị Uyên Nhi (2011), Slide giảng Quản trị hệ thống thông tin, khoa Hệ thống thông tin quản lý, trường đại học Thương Mại [4] Trần Đình Quế, Nguyễn Mạnh Sơn (2007), Ebook Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, trường Học Viện Bưu Chính Viễn Thơng PHỤ LỤC Một số Demo giao diện hình thiết kế VB 6.0 Danh mục khách hàng Danh mục khách hàng dùng để cập nhật thông tin khách hàng.Các thông tin chi tiết chia nhỏ tab tương ứng giúp dễ dàng nhập thông tin lĩnh vực quan tâm Cập nhật yêu cầu Các yêu cầu khách hàng nhân viên tập hợp nhập vào sở liệu để dễ cho trình quản lý, tìm kiếm Ngồi nhân viên phát triển nội dung, phòng phát triển website ghi lại thơng tin q trình thực u cầu gửi tới Cập nhật hợp đồng Khi hợp đồng ký kết với khách hàng nhân viên tiến hành cập nhật thơng tin vào sở liệu Các thơng tin chi tiết giúp cho việc xem xét đánh giá tính hiệu hợp đồng tương đối dễ dàng Báo cáo khách hàng Báo cáo yêu cầu khách hàng Báo cáo hợp đồng ... thực trạng phát triển hệ thống thông tin E_ Office công ty CP truyền thông HDC Việt Nam 18 CHƯƠNG 3: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN E_ OFFICE TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG HDC VIỆT NAM 28 3.1... đề HDC CHƯƠNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN E_ OFFICE TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG HDC VIỆT NAM 3.1 Định hướng phát triển cho hệ thống thông tin E_ Office Theo yêu cầu ban giám đốc công ty. .. lý luận thực trạng phát triển hệ thống thông tin công ty CP truyền thông HDC Việt Nam Chương 3: Phát triển hệ thống thông tin E_ office công ty CP truyền thông HDC Việt Nam CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN