tổ chức công tác kế toán

Bài giảng tổ chức công tác kế toán

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN 1.1. Nội dung, ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán 1.1.1. Sự cần thiết của công tác kế toán Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hang hóa, lúc đầu hình thành từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu nó ngày càng phát triển và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay. Ngày nay sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc gia phải được đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định của môi trường kinh tế, hệ thống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa quan hệ và các hoạt động tài chính. Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính đảm nhiệm vai trò cung cấp thông tin có ích cho các quyết định kinh tế.  Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính nhà nước và rất cần thiết và quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp. 1.1.2. Một số khái niệm về tổ chức kế toán • Đơn vị kế toán: Một thực thể kinh doanh phải có tư cách pháp nhân và cần có đơn vị kế toán nhưng tùy thuộc vào qui mô của doanh nghiệp (tập đoàn, tổng công ty, công ty, công ty mẹ - công ty con… và tùy thuộc vào mức độ phân cấp quản lý). Tất cả các đơn vị nói chung và các doanh nghiệp nói riêng đều phải tổ chức thực hiện công tác kế toán, những đơn vị này được gọi là đơn vị kế toán. Có thể nói rằng ở đâu có sự quản lý độc lập hay có sự phân cấp quản lý thì ở đó phải hình thành đơn vị kế toán. Các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia thành 3 cấp: + Đơn vị kế toán cấp chủ quản. + Đơn vị kế toán cấp cơ sở (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập). + Đơn vị kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ). • Tổ chức công tác kế toán: 1 Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác. Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở. Tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho mục đích quản lý. Tổ chức hạch toán kế toán là tổ chức một khối lượng công tác kế toán và bộ máy nhân sự của kế toán trên cơ sở vận dụng chế độ kế toán trong điều kiện cụ thể của từng đơn vị. (Yêu cầu là phải gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý). 1.1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán: Bao gồm - Xác định mô hình tổ chức kế toán: Dựa vào đặc điểm của đơn vị để xác định mô hình tổ chức kế toán (tập trung hay phân tán, vừa tập trung vừa phân tán…). - Tổ chức khối lượng công tác kế toán: Theo các giai đoạn hạch toán kế toán thì tổ chức công tác kế toán phải thực hiện các nội dung sau: + Tổ chức chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán, công tác hạch toán ban đầu, cách luân chuyển và sử lý chứng từ một cách khoa học và hợp lý. + Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán chính xác, đầy đủ, kịp thời. Ngoài ra việc tổ chức khối lượng công tác kế toán phải phù hợp với từng phần hành kế toán trong bộ máy kế toán của đơn vị. - Tổ chức trang bị, phương tiện, thiết bị tính toán, thông tin, bảo quản số liệu, tài liệu và chỗ làm việc kế toán một cách khoa học và hiệu quả. - Tổ chức bộ máy kế toán khoa học, phù hợp với đặc điểm của đơn vị KT, đảm bảo phát huy vai trò của kế toán trưởng. TK: Nội dung công tác kế toán trong DN bao gồm việc thu nhận, sử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, hoạt động sản xuất kinh doanh, quá trình lưu chuyển vốn… nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp, cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế vĩ mô và vi mô. 2 Các nội dung kinh tế được chi tiết hóa thành các công việc kế toán cụ thể và cần được thực hiện một cách khoa học. Công việc kế toán trong doanh nghiệp được phân theo nhiều tiêu thức khác nhau: * Theo yêu cầu và phạm vi sử dụng thông tin KT công việc kế toán được phân chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị. + Kế toán tài chính hệ thống hóa cung cấp thông tin kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp được qui định trong báo cáo tài chính nhằm phục vụ công tác quản lý kế toán, tài chính vĩ mô và vi mô, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế. Kế toán tài chính có pháp lý cao và chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan quản lý kinh tế tài chính của nhà nước. + Kế toán quản trị không có tính chất pháp lý cao, thông tin kế toán quản trị chỉ phục vụ cho quản trị kinh doanh nội bộ trong doanh nghiệp. * Theo mức độ chi tiết của chỉ tiêu kinh tế tài chính cần hệ thống hóa: Công tác kế toán được chia thành kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết: + Kế toán tổng hợp sử dụng hệ thống tài khoản cấp 1 và sổ kế toán tổng hợp để hệ thống hóa thông tin theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp trong bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các báo cáo định kỳ khác. + Kế toán chi tiết hệ thống hóa thông tin cụ thể hơn, chi tiết hơn, mức độ hệ thống hóa thông tin kế toán chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp và những điều kiện cụ thể như tính phức tạp, chi phí hạch toán có thể chấp nhận được. 1.1.4. Ý nghĩa, yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý: * Ý nghĩa: - Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế đầy đủ, kịp thời đáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính (vĩ mô và vi mô). - Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp. - Mọi tồn tại và thiếu sót về công tác tổ chức kế toán đều có thể dẫn đến sự trì trệ trong công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ, không chính xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí. Vì vậy tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán là vấn đề có tầm quan trọng đặc biệt để thực hiện tốt công tác quản lý kinh tế ở doanh nghiệp. 3 * Yêu cầu: - Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kinh tế đánh tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh của danh nghiệp. - Phù hợp với quy mô và đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kinh tế, và trình độ trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp. - Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. 1.2. Đối tượng và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán 1.2.1. Đối tượng của tổ chức công tác kế toán * Đối tượng kế toán: (theo luật kế toán năm 2003) tùy theo từng lĩnh vực. - Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm: + Tài sản cố định, tài sản lưu động + Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu + Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập. + Thuế và các khoản nộp ngân sách + Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh. + Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kinh tế * Đối tượng nghiên cứu của hạch toán kế toán: Đó là các hoạt động kinh tế tài chính, sự biến động về tài sản, nguồn vốn, sự chu chuyển của tiền, sự tuần hoàn của vốn kinh doanh. * Đối tượng của tổ chức công tác kế toán: - Xuất phát từ qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến khối lượng công tác kế toán mà đơn vị kế toán phải đảm nhận. - Mức độ thu nhận, sử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin cho người sử dụng phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp. - Sử dụng hình thức kế toán, phương pháp kế toán được xác định. - Trình độ, khả năng của cán bộ kế toán và trang thiết bị kỹ thuật sử dụng. 1.2.2. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị và kế toán trưởng. Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức công tác kế toán: - Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong đơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ và quản lý cho từng bộ phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy. 4 - Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế toán, trang thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các chế độ kế toán tài chính liên quan nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng và hiệu quả thông tin kinh tế. - Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ về quản lý kinh tế tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng. - Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượng nhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của doanh nghiệp. - Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị về công việc liên quan đến công tác kế toán. - Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán. 1.3. Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận (GAAP), ngoài ra còn phải tuân thủ các nguyên tắc cụ thể đối với công tác tổ chức kế toán. 1.3.1. Nguyên tắc thống nhất - Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý doanh nghiệp và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác. - Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ kế toán hiện hành. - Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh. - Bảo đảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán (phương pháp kế toán hành tồn kho, phương pháp kế toán tính giá thành, phương pháp hạch toán ngoại tệ). 1.3.2. Nguyên tắc phù hợp - Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước, bộ, ngành. - Phù hợp với khả năng, trình độ của các kế toán viên. - Phù hợp với thông lệ quốc tế. 1.3.3. Nguyên tắc hiệu quả: - Đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệu quả về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. - Tính toán sao cho chi phí ít nhất vẫn đảm bảo được công việc kế toán đạt hiệu quả cao nhất. 1.4. Cơ sở để thực hiện các nội dung của công tác kế toán 5 1.4.1. Lý luận về khoa học tổ chức - Công tác tổ chức là yếu tố quan trọng quyết định việc thực hiện nhiệm vụ ở mỗi đơn vị. Nếu tổ chức khoa học sẽ phát huy năng lực của tập thể và các thành viên, nếu tổ chức không tốt sẽ gây trì trệ ảnh hưởng đến chất lượng công tác và hiệu quả SXKD của doanh nghiệp. - Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp là tập hợp các cán bộ, nhân viên kế toán nhằm đảm bảo thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán của doanh nghiệp. Mỗi nhân viên trong bộ máy kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn trong quá trình tiến hành công tác kế toán đồng thời có mối quan hệ nghiệp vụ qua lại với nhau trong quá trình thực hiện công việc. - Triển khai tổ chức bộ máy kế toán phải trên cơ sở khối lượng công tác kế toán phân công bố trí công việc cho các thành viên phải từ khối lượng công tác kế toán đã vạch ra. 1.4.2. Cơ sở tổ chức công tác kế toán phải dựa trên đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và phân cấp quản lý của doanh nghiệp. - Qui mô doanh nghiệp càng lớn, đặc điểm sản xuất kinh doanh càng phức tạp, không gian bố trí các đơn vị càng phân tán thì đòi hỏi công tác kế toán càng phải hợp lý và khoa học. - Sự phân chia quyền hạn về quản lý tài chính và quản lý hoạt động kinh doanh giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới, quyền quyết định trong quá trình xây dựng và quản lý sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến việc tổ chức công tác kế toán. - Phân cấp quản lý kinh tế tài chính là tiền đề cho hạch toán kinh tế nội bộ. Hạch toán kinh tế nội bộ sẽ làm cho tập thể lao động quan tâm nhiều hơn đến kết quả SXKD. Khi đã hình thành phân cấp quản lý tài chính trong doanh nghiệp thì phải dựa vào phân cấp này kết hợp với trình độ kế toán ở các đơn vị bộ phận của doanh nghiệp để xác định mô hình tổ chức kế toán phù hợp. 1.4.3. Cơ sở tổ chức kế toán phải dựa vào đặc điểm của đối tượng kế toán và phương pháp kế toán của đơn vị - Dựa trên đặc điểm của đối tượng kế toán như trình độ quản lý, mức độ sử dụng thông tin kế toán để làm cơ sở tổ chức công tác kế toán. Đòi hỏi cung cấp thông tin càng cao thì tổ chức bộ máy càng phải đủ và khoa học. (Thông tin kế toán là những thông tin định lượng phản ánh các sự kiện, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chủ yếu mang tính chất tài chính và cần thiết cho việc ra các quyết định kinh tế phù hợp). 6 - Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung công việc kế toán. Căn cứ vào phương pháp kế toán và chế độ kế toán để xác định trình tự hạch toán phù hợp (chứng từ, sổ kế toán, báo cáo kế toán). Căn cứ vào đặc điểm đó để tổ chức công tác kế toán thích hợp. 1.4.4. Phải dựa vào các chuẩn mực kế toán trong nước và quốc tế - Chuẩn mực kế toán gồm những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. - Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu quản lý của nhà nước và các thông lệ quốc tế, nhất là các đơn vị liên doanh với nước ngoài hoặc có vốn đầu tư nước ngoài. 1.5. Khoa học tổ chức kế toán với các môn khoa học khác - Cũng giống như các môn khoa học kinh tế khác, công tác kế toán nghiên cứu quá trình tái sản xuất thông qua nghiên cứu tài sản, nguồn hình thành tài sản, sự tuần hoàn của vốn qua quá trình sản xuất kinh doanh và các mối quan hệ kinh tế pháp lý phát sinh trong quá trình tồn tại và hoạt động của một đơn vị kế toán. - Công tác kế toán là một môn khoa học đồng thời cũng là một nghề nghiệp trong lĩnh vực quản lý kinh tế tài chính. Việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là tổ chức thực hiện các nội dung công việc kế toán bằng các phương pháp khoa học riêng do những người làm kế toán thực hiện. 7 Chương 2 TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 2.1. Ý nghĩa của tổ chức chứng từ kế toán 2.1.1. Các khái niệm - Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. - Tổ chức chứng từ là quá trình vận dụng chế độ chứng từ vào đặc thù riêng của doanh nghiệp. Quá trình gồm việc xác định chủng loại, số lượng, nội dung kết cấu và qui chế quản lý sử dụng chứng từ. Tiếp theo là việc thiết lập các bước thủ tục cần thiết để hình thành bộ chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát sinh gắn với từng đối tượng kế toán nhằm thiết lập thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho việc quản lý, tác nghiệp hàng ngày và ghi sổ kế toán. - Việc thu nhập thông tin kế toán thực chất là việc tổ chức chứng từ. Việc thu nhập thông tin kế toán phản ánh vào các chứng từ có một ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, tính hợp lý và đáng tin cậy của thông tin kế toán đồng thời cũng là căn cứ không thể thiếu để kiểm toán, kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. 2.1.2. Ý nghĩa của tổ chức chứng từ kế toán - Về mặt quản lý: Ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin kinh tế trở lên nhanh chóng để lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định hợp lý, kịp thời. Tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ mới có giá trị ghi sổ, tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mã hoá thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán. - Về pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để trọng tài kinh tế giải quyết tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và hiệu quả của công tác kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.  Tổ chức tốt chứng từ sẽ đảm bảo cho hệ thống thông tin ban đầu được đầy đủ. Tổ chức tốt chứng từ sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh 8 các nghiệp vụ được đúng đắn, làm cơ sở cho việc sử lý, quy trách nhiệm được cụ thể, chính xác. 2.2. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 2.2.1. Những vấn đề cơ bản về chứng từ * Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ và vật mang tin các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Thực chất chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu quy định, chúng được dùng để ghi chép nội dung của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị. * Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Được lập theo đúng mẫu quy định của pháp luật, đúng nội dung quy định trên chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa. - Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị. - Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan, những chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có dấu của đơn vị kinh tế (nếu có). - Trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn thì được viết tay nhưng chứng từ viết tay phải có đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán. * Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không gian, thời gian, địa điểm và giá cả. - Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả. - Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá của Nhà nước thì các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn giá trong từng thời kỳ. - Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng giấu đơn vị. Đối với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế phải nộp. Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố bổ xung nhằm phản ánh các chỉ tiêu mang tính đặc thù của ngành. 2.2.2. Phân loại chứng từ kế toán 9 Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và sử lý chứng từ kế toán cần phải phân loại chứng từ kế toán, người ta phân loại chứng từ kế toán theo những tiêu thức khác nhau: - Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh: + Chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương + Chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho + Chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng + Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ + Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định + Chứng từ phản ánh chỉ tiêu sản xuất kinh doanh - Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế: + Chứng từ bắt buộc: Phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc đối tượng có yêu cầu quản lý chặt chẽ như: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất. Đối với các chứng từ bắt buộc phải được lập theo mẫu thống nhất. Chứng từ bắt buộc có một số loại đặc biệt như séc lệnh chuyển tiền, lệnh chi tiền, biên lai thu phí, lệ phí, tín phiếu, công trái… + Chứng từ hướng dẫn: Phản ánh các mối quan hệ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp như: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, phiếu báo làm theo giờ, biên bản kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm… các loại chứng từ này có đặc thù riêng của từng ngành từng đơn vị. - Phân loại theo công dụng của chứng từ: + Chứng từ mệnh lệnh: Dùng để chuyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người quản lý cho các bộ phận cấp dưới: Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư… + Chứng từ thực hiện: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành, thể hiện kết quả thực hiện và trách nhiệm vật chất mà các bên có liên quan như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất vật tư… Thường chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện đính kèm với nhau mới đảm bảo đầy đủ tính pháp lý. + Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ kết hợp 2 hoặc 3 công dụng khác nhau như: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ… - Phân loại theo thời điểm phát sinh của chứng từ: + Chứng từ gốc: Phản ánh một cách trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được lập ngay khi phát sinh, chứng từ gốc bao gồm cả chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện nó có đầy đủ tính pháp lý trong kế toán và trong quản lý. + Chứng từ tổng hợp: (Chứng từ thủ tục kế toán) được lập trên cơ sở nhiều chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh cùng loại (chứng từ trung 10 [...]... của số liệu kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán (các thông tin về hoạt động kế toán tài chính) là một chức năng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng việc kiểm chứng từ trước khi ghi sổ kế toán để bảo đảm chất lượng thông tin kế toán Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi phải nắm chắc chế độ quản lý kế toán tài chính hiện hành, năm chắc kỷ luật thanh toán, tín... về chế độ chứng từ kế toán (nay là vụ chế độ kế toán -bộ tài chính) 21 Chương 3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỐ KẾ TOÁN 3.1 Khái niệm, ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán 3.1.1 Khái niệm - Theo nguyên lý kế toán: Sổ kế toán là biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi kép trên sổ kế toán (là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép) - Theo công dụng: Sổ kế toán là hình thức... thống hóa thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán 3.2 Phân loại hệ thống sổ kế toán 22 - Do yêu cầu sử dụng thông tin kế toán người ta sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau tuỳ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng Mỗi hình thức kế toán sử dụng số lượng sổ kế toán khác nhau Các loại sổ kế toán khác nhau về: + Chức năng ghi chép của sổ + Hình thức và nội dung kết cấu + Phương pháp hạch toán các chỉ tiêu... phần mềm kế toán phải có trình độ cao, am hiểu công tác kế toán - Các loại sổ kế toán Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì phải có các loại sổ theo hình thức kế toán đó - Trình tự ghi sổ + Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định định khoản kế toán để nhập dữ liệu vào máy vi tính 31 + Theo quy trình của phần mềm kế toán các... Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung - Đặc điểm: + Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ nhật ký chung và sổ cái + Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng: Sổ kế toán. .. liệu kế toán từ sổ nhật ký Đây là sổ kế toán tổng hợp có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời nhưng phải đánh số trang và đăng ký theo quy định dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh theo từng kế toán mở cho mỗi đối tượng kế toán - Sổ kế toán chi tiết: Cũng được mở cho các đối tượng kế toán phản ánh trong tài khoản cấp I cần phải theo dõi chi tiết 3.3.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán. .. - Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán - Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình trong quá trình sử dụng - Tài liệu kế toán lưu phải là bản chính Đối với chứng từ kế toán chỉ có... loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau theo một trình tự hạch toán trên cơ sở của chứng từ gốc: Để thực hiện những yêu cầu và nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán người ta đã xây dựng được một số phương án tổ chức hệ thống sổ kế toán sử dụng cho các đơn vị nói chung và cho các doanh nghiệp nói riêng gọi là hình thức kế toán Các hình thức kế toán phổ... 2.2.5 Tổ chức sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán - Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán là số liệu của chứng từ gốc hợp pháp và hợp lệ Trước khi ghi sổ kế toán các kế toán viên phải phân loại chứng từ theo các tiêu thức phân loại đã được xác định - Chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải được dịch ra tiếng việt - Căn cứ vào phương pháp kế toán. .. gian công tác - Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đáp ứng các nguyên tắc và yêu cầu sau: + Sổ kế toán tổng hợp phải đảm bảo mối quan hệ thống nhất giữa ghi sổ theo thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở doanh nghiệp + Đảm bảo thống nhất mối quan hệ giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết đối với các chỉ tiêu kế toán tài chính tổng . tác kế to n: Theo các giai đoạn hạch to n kế to n thì tổ chức công tác kế to n phải thực hiện các nội dung sau: + Tổ chức chứng từ kế to n: Hệ thống chứng từ kế to n, công tác hạch to n ban. cấp: + Đơn vị kế to n cấp chủ quản. + Đơn vị kế to n cấp cơ sở (doanh nghiệp hạch to n kinh tế độc lập). + Đơn vị kế to n phụ thuộc (chỉ hạch to n kinh tế nội bộ). • Tổ chức công tác kế to n: 1 Tổ. kế to n là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung công việc kế to n. Căn cứ vào phương pháp kế to n và chế độ kế to n để xác định trình tự hạch to n phù hợp (chứng từ, sổ kế to n,