TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI TẬP MÔN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ ĐỀ TÀI KỸ NĂNG LÀM HỒ SƠ XIN VIỆC GV hướng dẫn HUỲNH VĂN TÂM SV thực hiện LÊ QUANG THÀNH LỚP QUẢN TRỊ CH[.]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI TẬP MÔN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ ĐỀ TÀI : KỸ NĂNG LÀM HỒ SƠ XIN VIỆC GV hướng dẫn: HUỲNH VĂN TÂM SV thực : LÊ QUANG THÀNH LỚP : QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG ( K 32) THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH , Tháng 12 năm 2009 MỤC LỤC PHẦN I.CÁC MỤC TRONG HỒ SƠ XIN VIỆC T.1 Đầu tiên mục Thông tin cá nhân T.1 2.Thứ hai Mục tiêu nghề nghiệp T.1 Thứ ba Học vấn T.1 Cuối cùng, đến mục quan trọng Điểm mạnh T PHẦN II : TẠO SỰ KHÁC BIỆT VỚI NHỮNG THÀNH TÍCH T.3 PHẦN III : SỨC MẠNH CỦA NGÔN TỪ T.4 Những từ ngữ tiếp thị tốt thân T.5 Những từ ngữ thể lực T.5 Những từ ngữ chuyên ngành T.5 PHẦN IV : CÔNG CỤ TIẾP THỊ BẢN THÂN T.6 Thể mục tiêu nghiệp T.6 Tính cách phẩm chất T.6 PHẦN V : NHÀ TUYỂN DỤNG ĐÁNH GIÁ CAO ỨNG CỬ VIÊN TRÊN TINH THẦN T.7 Không nêu tranh tổng thể trình làm việc T.7 Trình bày dài dịng lang man trình bày không đầu không đuôi T.8 Ứng viên tự tin, có kiến lập trường vững T.8 Ứng viên hiểu rõ công ty tuyển dụng T.8 LỜI MỞ ĐẦU Quả thật, hồ sơ tìm việc ln loại “vũ khí” tối quan trọng người ta muốn tiếp cận hội nghề nghiệp Thậm chí số nhà tuyển dụng (NTD) cần xem hồ sơ tìm việc 30 giây nhận ứng viên vào vịng vấn ngay! Tuy nhiên, đáng tiếc nhiều ứng viên lại gặp khó khăn việc viết hồ sơ Điều trớ trêu dù có nhiều thông tin đặc sắc thân để giới thiệu với NTD họ lại thể chúng nào! Vấn đề thật khơng khó giải Chỉ cần nghiên cứu kỹ cách viết hồ sơ chuẩn mà hướng dẫn chịu khó rèn luyện việc viết hồ sơ khơng trở ngại với bạn KỸ NĂNG LÀM HỒ SƠ XIN VIỆC PHẦN I.CÁC MỤC TRONG HỒ SƠ XIN VIỆC : Đầu tiên mục Thông tin cá nhân: Mục dễ viết Tuy nhiên, bạn lưu ý phải ghi rõ số điện thoại địa e-mail bạn thường dùng Nếu NTD làm cách để liên lạc với bạn dù hồ sơ bạn ấn tượng đến vơ ích! 2.Thứ hai Mục tiêu nghề nghiệp: Tôi thường thấy bạn viết “Tôi muốn ứng tuyển vào vị trí Nhân viên kinh doanh ngành CNTT” Viết khó thu hút ý NTD Thay vào đó, bạn nên viết sau: Với khả giao tiếp & thuyết phục khách hàng chuyên nghiệp với kiến thức & am hiểu sâu rộng ngành CNTT, mong muốn trở thành nhân viên kinh doanh lĩnh vực Thứ ba Học vấn : Trong mục này, bạn tham khảo ví dụ sau: Cử nhân Quản trị kinh doanh, Đại học Kinh tế (2004-2008) Các khoá học ngắn hạn: Nghệ thuật lãnh đạo - Brainbox VietNam Foreign Languages and Management Studies Training Center (2008) Giám sát bán hàng chuyên nghiệp – Trường doanh nhân Pace (2006) Kỹ giải vấn đề - Trường doanh nhân Pace (2006) Bạn lưu ý nên chọn cấp phù hợp với vị trí ứng tuyển để giới thiệu hồ sơ Không NTD muốn phí thời gian để đọc thơng tin “thừa”, dù chúng có ấn tượng đến đâu Kế tiếp mục quan trọng vào bậc nhất: Kinh nghiệm làm việc Trong mục này, bạn không nên viết đơn giản là: “Tôi làm Nhân viên kinh doanh dự án năm công ty ABC” Nếu viết vậy, hồ sơ bạn “chìm nghỉm” núi hồ sơ mà NTD nhận họ khơng nắm bạn làm đạt thành tích cơng việc cũ Cách tối ưu bạn nêu rõ cơng việc đảm nhiệm vị trí nhân viên kinh doanh dự án công ty cũ đặc biệt nhấn mạnh vào thành tích đạt được: Tháng 10/2006–Tháng 12/2008: Cơng ty ABC Nhân viên kinh doanh dự án ABC công ty chuyên nhập phân phối hàng điện tử - điện lạnh Nhiệm vụ: Tìm kiếm mở rộng mạng lưới khách hàng doanh nghiệp Giới thiệu sản phẩm, tư vấn thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm Làm hồ sơ thầu, bảng báo giá hợp đồng Chăm sóc khách hàng Tìm hiểu cập nhật thông tin thị trường & đối thủ cạnh tranh Lập báo cáo định kỳ Hỗ trợ việc triển khai kế hoạch marketing, xây dựng thương hiệu cho cơng ty Thành tích: Đạt vượt tiêu doanh số liên tục 10 tháng đầu năm 2008 Đoạt giải Best Sales (Nhân viên kinh doanh xuất sắc nhất) tháng liên tiếp năm 2008 Mở rộng mối quan hệ với 1000 khách hàng Thắng giải Singapore Contest tháng 3/2008 Đây giải thưởng hàng tháng dành cho nhân viên kinh doanh đạt 200% tiêu doanh số Cuối cùng, đến mục quan trọng Điểm mạnh : Thay viết chung chung“Trình độ tin học văn phịng tiếng Anh tơi tốt”, bạn nên mơ tả cụ thể kỹ tích lũy được: Sử dụng thành thạo Microsoft Word, Excel, Power Point Giao tiếp tiếng Anh lưu loát Kỹ đàm phán, thương lượng thuyết phục khách hàng tốt Kỹ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp Kỹ làm việc nhóm tốt Đam mê tìm hiểu, khám phá sản phẩm CNTT công nghệ cao Bạn thấy không nào? Việc viết hồ sơ tìm việc ấn tượng khơng khó bạn nghĩ Chỉ cần chịu khó tìm kiếm, chắt lọc chi tiết đáng ý thân trình làm việc trau chuốt câu chữ chút, bạn có tay hồ sơ 100 điểm Đừng bế tắc cách diễn đạt ý tưởng lúc đầu mà bỏ lỡ hội nghề nghiệp hấp dẫn Chúc bạn nhanh chóng tìm cơng việc mơ ước! PHẦN II : TẠO SỰ KHÁC BIỆT VỚI NHỮNG THÀNH TÍCH Trong Hồ sơ xin việc bạn, Kinh nghiệm làm việc phần bạn phải trình bày nhiều nội dung Do vậy, nơi bạn có nhiều “đất” để thuyết phục nhà tuyển dụng (NTD) phong cách viết bạn, từ ngữ bạn dùng cách bạn tiếp thị thân Loạt “Để có Hồ sơ ấn tượng” kỳ mang đến cho bạn lời khuyên hữu ích giúp bạn thể tối đa điểm mạnh Thường phần Kinh nghiệm làm việc, bạn nên liệt kê công việc gần trước, sau đến cơng việc q khứ xa Với công việc, bạn nên liệt kê thông tin sau: thời gian tuyển dụng, chức vụ, tên NTD, trách nhiệm thành tích bạn đạt Tuy nhiên, mơ tả cơng việc chưa đủ Nếu có nhiều người ứng tuyển có kinh nghiệm giống NTD thấy phát ngán chí chẳng buồn đọc Hồ sơ bạn Điều khiến cho bạn trở nên khác biệt, đồng thời gia tăng hội trúng tuyển thành tích, chuyển trách nhiệm thành thành cụ thể Ví dụ: Bạn thường viết hồ sơ điển sau: …Tổng giám đốc phụ trách sản xuất marketing - Chịu trách nhiệm chung sản phẩm, sản xuất khuyến hệ thống cửa hàng nước - Chịu trách nhiệm nguồn cung cấp sản phẩm - Quản lý tài ngân sách bán hàng - Quản lý đội ngũ thu mua sản xuất gồm 30 người - Quản lý chịu trách nhiệm nhu cầu quảng cáo tiếp thị cửa hàng - Liên hệ với quan chức Nhà nước Những thơng tin mơ tả làm bật cách bạn trực tiếp đưa thành tích trách nhiệm Bạn đừng quên, mục đích Hồ sơ giúp trả lời khơng phải khiến nhà tuyển dụng đặt câu hỏi ‘bạn làm vị trí đó’ Vậy bổ sung thêm phần thành tích đạt cho mơ tả trách nhiệm phía ví dụ sau: Thành tích đạt - Tái cầu lại phận thu mua, thiết lập hệ thống quản lý chất lượng giúp suất nâng cao 20% giảm chi phí 10% - Thay đổi dây chuyền cung cấp, lợi nhuận cận biên tăng 4% - Tham gia xây dựng cửa hàng tân trang lại cửa hàng cũ Bạn dựa vào tiêu chí sau để ghi thành tích thân: - Kết công việc bạn hoàn thành - Những thành dự án mà bạn góp phần vào - Những thơng tin đo đếm (lợi nhuận, kim ngạch, lượng tiền tiết kiệm, suất) - Một kiện bạn chứng minh xảy xác nhận - Những thay đổi tạo Và tham khảo thêm ví dụ sau thành tích: - Giành giải thưởng “Nhân viên xuất sắc năm 2007” phục vụ khách hàng -Tăng doanh số nhóm năm 2006 lên 15% - Là thành viên Ban tổ chức Hội nghị nhà cung cấp – Hội nghị thành cơng tháng 6/2005 Chỉ với vài dịng đơn giản, bạn tiếp cận gần tới nhà tuyển dụng Và đây, bạn trau chuốt lại hồ sơ cách nhấn mạnh thành tích bạn đạt Tuy nhiên, khía cạnh khác không phần quan trọng hồ sơ xin việc việc sử dụng ngơn từ Hãy đọc phần “Sức mạnh ngôn từ” để tận dụng mạnh ngôn từ hồ sơ bạn!. PHẦN III : SỨC MẠNH CỦA NGÔN TỪ Phần này khám phá sức mạnh ngôn từ hồ sơ xin việc Những từ ngữ bạn lựa chọn trình bày hồ sơ tạo ấn tượng lớn nhà tuyển dụng (NTD) Hầu hết NTD đánh giá trực tiếp cách giao tiếp bạn qua hồ sơ này, việc chọn từ ngữ diễn đạt vô quan trọng Những từ ngữ tiếp thị tốt thân : Khi mơ tả thực hiện, bạn sử dụng từ ngữ tiếp thị tốt thân mình, chọn viết từ ngữ mang tính tích cực từ thể thái độ bạn cơng việc, ví dụ hồn thành, thúc đẩy, sáng tạo, phát triển, khuyếch trương, đạo, chuyển đổi… từ có sức tác động lớn đốn, kiên định, linh hoạt, có trách nhiệm, sáng tạo… Đồng thời, bạn cần tránh từ tạo cảm giác tiêu cực khơng thành cơng, chưa hồn tất, mâu thuẫn, chậm tiến trình, dựa vào, ngưng tạm thời… Những từ ngữ thể lực : Hãy trình bày thật ngắn gọn súc tích kiến thức, kỹ năng, thái độ khả bạn cụm từ thể lực Bạn nên sử dụng cụm từ liên quan đến kỹ cần có cơng việc bạn chuẩn bị ứng tuyển Chúng giúp bạn thể trước NTD bạn nhận biết yếu tố cần thiết cơng việc sau q trình nghiên cứu kỹ thơng tin đăng tuyển Một số ví dụ cụm từ nên dùng có chí cầu tiến, kiến thức sâu rộng ngành hàng tiêu dùng nhanh, kỹ tổ chức tốt, kỹ giao tiếp xuất sắc, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao Việc sử dụng cụm từ giúp nhà tuyển dụng nhận rõ “sự phù hợp” bạn vị trí họ cần tuyển Điều đơi có tác dụng lớn việc liệt kê kinh nghiệm làm việc bạn khứ 3 Những từ ngữ chuyên ngành : Mỗi công việc có ngơn ngữ chun ngành Và thường khó để biết phần nên dùng từ ngữ Vì vậy, để an tồn bạn nên sử dụng từ cụm từ có phần thơng báo tuyển dụng hay mơ tả công việc NTD Nếu NTD dùng từ cụm từ đơn giản để diễn tả khía cạnh kỹ thuật cơng việc, bạn nên sử dụng lại cụm từ Ví dụ, thơng báo tuyển dụng viết “yêu cầu có kiến thức thống kê cao cấp” bạn viết “Tơi có kiến thức thống kê cao cấp, bao gồm khả sử dụng phép đa hồi quy, phân tích số lượng kỹ mơ hình cân theo mẫu” Phần đầu, bạn sử dụng từ ngữ mẫu đăng tuyển đến phần thứ hai bạn liệt kê chi tiết Tuy nhiên, bạn lưu ý đừng dùng phần thứ hai có nhiều khả người đọc hồ sơ bạn vịng đầu khơng đủ kiến thức chuyên ngành để hiểu “khả sử dụng phép đa hồi quy, phân tích số lượng kỹ mơ hình cân theo mẫu” “kỹ thống kê cao cấp” hồ sơ bạn có nguy bị loại Giờ đây, sau thực bước trên, hồ sơ bạn trở nên thuyết phục nội dung ngôn từ Nhưng bạn tự hỏi hồ sơ gởi đến NTD hay chưa? Cịn cơng cụ khác để hồn thiện hồ sơ biến hồ sơ thành công cụ tiếp thị đắc lực cho thân hay không? Câu trả lời “có” Và sâu chủ đề phần tiếp theo “Công cụ tiếp thị thân” PHẦN IV : CÔNG CỤ TIẾP THỊ BẢN THÂN Tiếp nối loạt “Để có hồ sơ ấn tượng”, phần đến điểm nhấn cần lưu ý để biến Hồ sơ bạn trở thành công cụ tiếp thị thân hiệu Với hàng trăm hồ sơ nhận từ phía ứng viên, Nhà tuyển dụng (NTD) khơng có nhiều thời gian để đọc kỹ hồ sơ họ ‘lướt’ qua hồ sơ bạn Nhiệm vụ bạn phải tạo điểm nhấn hồ sơ, tối đa hóa hội dù nhỏ để tự quảng bá “thương hiệu” thân Thể mục tiêu nghiệp : Một xu hướng gần Hồ sơ thêm mục tiêu nghiệp vào phần đầu Hồ sơ Đây phần súc tích mơ tả điều bạn muốn có từ cơng việc tương lai Câu nói cho phép NTD nhanh chóng thấy phù hợp bạn với cơng việc đồng thời giúp bạn thể có ý chí phấn đấu nghiệp Mặt khác, câu nói đặc biệt hữu ích cho ứng viên trẻ có năm kinh nghiệm bạn sinh viên trường Chúng hữu ích ứng viên muốn chuyển hướng thay đổi nghề nghiệp Ngoài ra, Hồ sơ có thơng tin mục tiêu nghiệp giúp tác động tốt NTD; NTD nhanh chóng nhận thấy ứng viên đối tượng mà họ tìm kiếm Một câu nói thể mục tiêu nghiệp tốt là: Giám đốc kinh doanh tổ chức phát triển, nơi tơi sử dụng kinh nghiệm mối quan hệ với khách hàng thuộc đa dạng lĩnh vực khác Đây câu nói mang tính tích cực, chủ động khơng tỏ q lệ thuộc kiểu câu nói sau ‘làm việc cho tổ chức ơng/bà’ , đồng thời câu nói khơng q giới hạn lựa chọn bạn Ngoài ra, câu nói thể mục tiêu nghiệp trở nên tồi tệ bắt đầu với “Tất tơi muốn là…” điều tạo ấn tượng khơng tốt tính cầu tiến vơ hạn chế nhìn hạn hẹp bạn Tính cách phẩm chất : Một vài nét tính cách phẩm chất bạn nêu thuyết phục NTD phù hợp bạn công việc Chắc chắn NTD tin 100% vào lời hay ý đẹp bạn viết thân phải kiểm chứng thêm buổi vấn Tuy nhiên theo thống kê chúng tôi, NTD giành ưu nhiều cho Hồ sơ nêu bật cá tính phù hợp với cơng việc Ví dụ: tính cẩn thận, tỉ mỉ cho vị trí kế tốn viên; khả sáng tạo cho vị trí thiết kế, tầm nhìn chiến lược cho vị trí trưởng phịng… Chúng tơi hy vọng bạn đúc kết nhiều thơng tin hữu ích cho thân tạo Hồ sơ ấn tượng giúp ‘tiếp thị’ tối đa thân đến NTD PHẦN V : NHÀ TUYỂN DỤNG ĐÁNH GIÁ CAO ỨNG CỬ VIÊN TRÊN TIÊU CHÍ NÀO ? “Kỹ mềm ngày đóng vai trị quan trọng thành cơng nhân viên Và số kỹ mềm, đánh giá cao kỹ giao tiếp (communications skills) ứng viên Dựa vào tơi định ứng viên có phù hợp hay khơng.” Vì kỹ giao tiếp đóng vai trị quan trọng vậy? Kỹ giao tiếp khả ứng viên thể ý tưởng mạch lạc dễ hiểu Điều đóng vai trị quan trọng ứng viên khơng thể trình bày rõ ràng, dễ hiểu trơi chảy ý tưởng mình, họ diễn tả để đồng nghiệp hiểu thực công việc chung? Kỹ giao tiếp đánh giá qua cách ứng viên trình bày với người vấn q trình làm việc thành tích Có lỗi lớn mà ứng viên thường mắc phải: Không nêu tranh tổng thể trình làm việc : Đây lỗi thường gặp ứng viên lo trình bày kinh nghiệm hay thành tích mà họ “tâm đắt” nhất, khiến cho NTD không nắm tranh tổng thể trình làm việc họ Điều bất lợi người vấn không đặt thêm câu hỏi để khơi gợi ứng viên nói rõ thành tích kinh nghiệm họ Lời khuyên dành cho bạn: nêu lên tranh tổng thể trình làm việc bạn trước vào mô tả chi tiết kinh nghiệm thành tích Trình bày dài dịng lan man, trình bày khơng đầu khơng Cách trình bày dài dịng lê thê khiến cho người vấn bị “lạc lối” không hiểu ứng viên muốn nói Tệ hơn, ứng viên trình bày khơng đầu khơng đi, dấu hiệu cho thấy ứng viên khơng có óc tổ chức khả diễn đạt, điều mà NTD e dè Lời khuyên dành cho bạn: Hãy thẳng vào vấn đề cần trình bày, khơng NTD khơng cịn kiên nhẫn để ngồi nghe bạn trình bày, bạn làm cho NTD hiểu sai nội dung bạn muốn trình bày Nếu bạn mắc tật nói “vịng vo tam quốc” này, có phương thuốc chữa trị: trước vấn, viết ý cần trình bày theo kiểu gạch đầu dịng, trước bạn sâu mơ tả chi tiết cho mục Ngồi ra, ứng viên sau NTD đánh giá cao họ thể lĩnh quan tâm thực đến vị trí tuyển dụng: Ứng viên tự tin, có kiến lập trường vững NTD đánh giá thấp ứng viên khơng có lập trường vững chắc, khơng có kiến sẵn sàng lịng vơ điều kiện với ý kiến sếp “Tơi thường đánh rớt ứng viên ‘Yes-man’ họ thường khơng có sáng kiến hay khả giải vấn đề cách hiệu quả,” chị Trang cho biết Lời khuyên cho bạn: Hãy thể tự tin bạn Hãy lắng nghe NTD không ngừng phân tích để đưa nhận xét xác đáng Hãy nêu lên quan điểm riêng bạn, quan điểm khác với quan điểm NTD Bạn đừng sợ điều làm cho người vấn phật lịng Ứng viên hiểu rõ cơng ty tuyển dụng Các ứng viên vấn với hành trang kiến thức công ty tuyển dụng NTD đánh giá cao Hiểu biết thấu đáo công ty tuyển dụng biểu nghiêm túc ứng viên công việc, cho thấy ứng viên thực muốn làm việc với công ty Hiểu biết thấu đáo công ty tiền đề để ứng viên thích nghi với mơi trường tuyển dụng Lời khuyên dành cho bạn: truy cập trang web công ty để tìm hiểu lĩnh vực hoạt động cơng ty, sản phẩm và/hay dịch vụ cơng ty thị trường, thị phẩn công ty, nhà máy sản xuất (nếu có), văn phịng cơng ty… Bạn hỏi người thân quen làm việc cơng ty để tìm hiểu cấu tổ chức công ty, đặc biệt văn hóa cơng ty, để biết có phù hợp với mơi trường làm việc hay khơng Ngồi ra, tạp chí, tin, hồ sơ giới thiệu cơng ty (brochure) nguồn thông tin quý báu để bạn tìm hiểu cơng ty mà mong muốn làm việc gắn bó lâu dài NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… …………………………………………………………… ... cần nghiên cứu kỹ cách viết hồ sơ chuẩn mà tơi hướng dẫn chịu khó rèn luyện việc viết hồ sơ khơng cịn trở ngại với bạn KỸ NĂNG LÀM HỒ SƠ XIN VIỆC PHẦN I.CÁC MỤC TRONG HỒ SƠ XIN VIỆC : Đầu tiên... sức mạnh ngôn từ hồ sơ xin việc Những từ ngữ bạn lựa chọn trình bày hồ sơ tạo ấn tượng lớn nhà tuyển dụng (NTD) Hầu hết NTD đánh giá trực tiếp cách giao tiếp bạn qua hồ sơ này, việc chọn từ ngữ... lại hồ sơ cách nhấn mạnh thành tích bạn đạt Tuy nhiên, khía cạnh khác khơng phần quan trọng hồ sơ xin việc việc sử dụng ngôn từ Hãy đọc phần “Sức mạnh ngơn từ” để tận dụng mạnh ngôn từ hồ sơ