Phân tích ba đặc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức

MỤC LỤC I Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức 2 1 Chuyên môn hóa công việc 2 2 Hình thành các bộ phận 2 3 Cấp quản lý và tầm quản lý 8 3 1Cấp quản lý 8 3 2 Tầm quản lý 10 3 3 Mối quan hệ giữa cấp[.]

MỤC LỤC I.Các thuộc tính cấu tổ chức 1.Chun mơn hóa cơng việc 2.Hình thành phận 3.Cấp quản lý tầm quản lý .8 3.1Cấp quản lý 3.2 Tầm quản lý .10 3.3 Mối quan hệ cấp quản lý tầm quản lý .11 3.4 Mơ hình cấu tổ chức xét theo cấp quản lý 12 3.5 Giải pháp khắc phục hạn chế 14 II.Ứng dụng: Phân tích đặc tính tổ chức dựa tổ chức công 15 1.Giới thiệu chi nhánh NHNN& PTNT Nam Hà Nội 15 Cơ cấu tổ chức .15 2.1 Chuyên môn hóa cơng việc 15 2.2 Cơ cấu phận 16 2.2.1Phòng Kế Hoạch Tổng Hợp: 16 2.2.2 Phịng tín dụng 17 2.2.3 Phòng kế toán – ngân quỹ .18 2.2.4 Phịng điện tốn 18 2.2.5 Phịng hành nhân .19 Page 2.2.6 Phòng kiểm tra kiểm soát nội 20 2.2.7 Phòng kinh doanh ngoại hối 21 2.2.8Phòng dịch vụ marketing .21 2.3 Cấp quản lý tầm quản lý .23 I Các thuộc tính cấu tổ chức 1.Chuyên mơn hóa cơng việc Chun mơn hóa cơng việc thể mức độ phân chia nhiệm vụ thành công việc mang tính độc lấp tương đối để trao cho cá nhân Chun mơn hóa giúp cơng việc chia nhỏ va hoạt động cơng việc mang tính chất lặp lại Ưu điểm - Tăng suất lao động nhóm chỗ khơng người phương diện tâm sinh lý thực tất hoạt động nhiệm vụ phức tạp, người hội tụ đầy đủ kỹ cần thiết - Có chun gia giỏi chun mơn hóa cơng việc tạo nên nhiệm vụ đơn giản, dễ đào tạo để thực Điều thúc đẩy chuyên môn hóa lực lượng lao động, biến người thành chuyên gia số công việc định Nhược điẻm - Nếu nhiệm vụ bị chia cắt thành khâu nhỏ, tách rời người chịu trách nhiệm khâu, khả sáng tạo người lao động giảm sút nhanh chóng cảm thấy nhàm chán công viêc Khắc phục Page - Để khác phục nhà quản lý thường sử dụng công cụ tạo động lưc, công cụ phối hợp, làm phong phú công viêc, luân chuẩn công việc Hình thành phận Cơ cấu tổ chức thể hình thức cấu tạo tổ chức, bao gồm phân chia tổng thể thành phận mang tính độc lập tương đối thực hoạt động định Các phân hình thành theo tiêu chí khác nhau, làm xuât mơ hình tổ chức phận khác nhau, cụ thể: a Mơ hình tổ chức theo chức Tổ chức theo chức hình thức tạo nên phận các nhân hoạt động chức hợp nhóm đơn vị câu Ưu điểm: Đơn giản, rõ ràng mang tính logic cao, Có thể phát huy ưu chun mơn hóa, Giữ sức mạnh uy tín chức bản, Chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp tư cách nhân viên, Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ cấp cao Nhược điểm: Dễ dẫn đến mâu thuẫn đơn vị chức đề mục tiêu phương thức hoạt động, Thiếu phối hợp hành động phận, Chun mơn hóa q mức tạp cách nhìn hạn hẹp nhà quản lý, Làm giảm tính nhạy cảm tổ chức sản phẩm, dịch vụ khách hàng, hạn chế việc phát triển đội ngũ nhà quản lý chung, Page Đổ trách nhiệm việc thực mục tiêu chung tổ chức cho cấp lãnh đạp cao a Các mơ hình tổ chức phân theo đơn vị độc lập: sản phẩm/ khách hàng/ địa dư Tổ chức sản phẩm/ khách hàng/ địa dư hình thức tạo nên phận cá nhân thực hoạt động tạo laoij sản phẩm, phục vụ nhóm khách hàng mục tiêu, khu vực địa lý hợp nhóm đơn vị cấu Tổ chức theo sản phẩm Các đơn vị thực tất hay phần lớn hoạt động cần thiết để phát triển, sản xuất phân phối sản phẩm, dịch vụ hay nhóm sản phẩm, dịch vụ tương đồng Ví dụ cơng ty bảo hiểm có phân hệ bảo hiểm nhân thọ phí nhân thọ Hình Một hợp nhóm phận theo sản phẩm Tổng giám đốc Phó TGĐ Marketing Giám đốc khu vực phương tiện vận tải Phó TGĐ nhân Phó TGĐ sản xuất Giám đốc khu vực dụng cụ công nghiệp Tổ chức theo khách hàng Page Phó TGĐ tài Giám đốc khu vực đo lường điện tử Là hình thức tạo nên phận cá nhân phục vụ nhóm khách hàng mục tiêu hợp nhóm đơn vị cấu Ví dụ doanh nghiệp kinh tế quốc phịng cung cấp sản phẩm phục vụ quốc phòng phân hệ cung cấp sản phẩm phục vụ khách hàng dân Hình Mơ hình tổ chức phận theo khách hàng doanh nghiệp kinh tế quốc phòng Tổng giám đốc PTGĐ tài PTGĐ kinh doanh PTGĐ nhân Giám đốc sản phẩm dân Giám đốc sản phẩm quốc phịng Tổ chức theo địa dư Việc hình thành phận dựa vào lãnh thổ phương thức phổ biến tổ chức hoạt động phạm vi địa lý rộng Trong trường hợp hoạt động Ví dụ Nhiều quan nhà nước quan thuế, toàn án ,bưu điện áp dụng hình thức tổ chức nhằm cung cấp dịch vụ giống Page Ưu điểm Tập trung ý vào sản phẩm, khách hàng lãnh thổ đặc biệt, Mục tiêu cuối hiệu hơn, Đổi công nghệ dễ quan tâm, Có thơng tin tốt thị trường, Sử dụng đucợ lợi nguồn lực địa phương, Trách nhiệm giải trình kết cuối tương đối dễ dàng, Giảm gánh nặng cho nhàn quản lý cấp cao Nhược điểm: Có thể bị trung lặp công việc, Tranh giành nguồn lực, 3.khó khắn việc thích ứng yếu tố tác động lên tổ chức, cần nhiều người có lực, Việc thực hiên dịch vụ trở nên khó khắn, Khó khắn việc kiểm sốt Tổ chức theo đơn vị chiến lược Khi mối quan hệ nộ phận tổ chức trở nên phức tạp, ngăn cản phối hợp, nhà lãnh đạo cấp cap tìm cách tạo nên đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, tiến hành hoạt động thiết kế, sản xuất phân phối sản phẩm Ưu điểm: Đánh giá vị trí tổ chức thị trường, đối thủ cạnh trạnh, Cho phép kiểm soát sở chung thống nhất, Có mục tiêu rõ ràng Nhược điểm: Page Có khả xuất tình trạng cục bộ,khi lợi ích đơn vị chiến lược lấn át lợi ích tồn tổ chức, Chi phí cho cấu tăng tính trùng lặp cơng việc, Kỹ kỹ thuật ko dc chuyển dao dễ dàng, Công tác kiểm sốt gặp khó khăn b Mơ hình tổ chức ma trận Là cấu tổ chức người lao động báo cáo cho nhà quản lý phận mà họ nhân lực cư hữu nhà quản lý chương trình, dự án Ưu điểm: Định hướng hoạt động theo kết cuối cùng, Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, Kết hợp lực nhà quản lý chuyên gia, Đáp ứng nhanh chóng vs thay đổi môi trường Nhược điểm: Ko thống mệnh lệnh, Có thể tạo xung đột, Cơ cấu phức tạp khơng bền vừng, Có thể gây tốn Rất nhiều tổ chức sử dụng thành cơng cấu theo ma trận Ví dụ: Citicorp, NASA, UNICEF… c Mơ hình tổ chức theo nhóm Các tổ chức với cấu theo nhóm sử dụng rộng rãi nhóm dài hạn ngắn hạn để xử lý vấn đề, hoàn thành dự án đặc biệt cơng việc ngày Có nhiều nhóm dự án tập hợp để thực nhiệm vụ đặc biệt hay dự án bị giải tán sau nhiệm vụ hồn tất Lợi ích : Page Loại trừ khó khăn truyền thống định so tách biệt phận, Phá bỏ rào cản phận, Người làm nhóm thường dc quan tâm ý, lơi cuốn, giúp nâng cao tận tâm công việc, Cải thiện tốc độ chất lượng q.dinh Bất lợi: Hạn chế tiềm tàng cấu theo nhóm, Mâu thuẫn lịng trung thành người nhóm phận d Cơ cấu mạng lưới Cơ cấu mạng lưới cấu mối quan hệ thành viên ( cá nhân, phận, tổ chức ) thực sở bình đẳng Cho phép cá nhân, phận liên kết với nhau; cho phéo tổ chức liên kết khách hàng, nhà cung cấp ,đối thủ cạnh tranh,nhằm tăng cường sức mạnh tổn hợp mục đích chung hay khuyến khích phối hợp điều kiện mơi trường có độ bất định cao Đó nhóm tự quản Nhìn vào sơ đồ ta có Thế mạnh: Có thể hoạt động với số lượng nhỏ nhân viên hệ thống bên phức tạp, Giúp giảm chi phí tăng hiệu hoạt động, Công nghệ giúp cho quản lý dễ dàng hơn, Tạo thú vị cho người phối hợp toàn hệ thống quan hệ Điểm yếu: Đòi hỏi trách nhiệm quản lý mới, Cong việc phức tạp việc xếp, điều khiển ,liên kết khó khăn, Nếu hệ thơng mạng bị sụp đổ tồn hệ thống bị ảnh hưởng nghiêm trọng Page Hình Cơ cấu mạng lưới công ty kinh doanh đồ gỗ qua mạng Công ty sản xuất đồ gỗ Công ty phân phối Trung tâm kinh doanh Công ty kinh doanh đồ gỗ qua mạng Công ty thiết kế đồ gỗ Công ty quản lý tài kế tốn Các cơng ty kinh doanh hàng qua mạng khác e Cơ cấu không ranh giới Cơ cấu không ranh giới, phá vỡ ranh giới tiểu hệ thống bên tổ chức ranh giới với mơi trường bên ngồi Trong tổ chức khơng ranh giới, làm việc nhóm truyền thơng tích cự thay cho tuyến quyền hạn thức.Những gặp gỡ chia sẻ khơng gị ép diễn liên tục Hàng ngàn người làm việc trăm nhóm tạo lập giải tán cần Khơng có ranh giới chia cắt thành viên với thành viên khác tổ chức Page Yêu cầu then chốt mơ hình khơng ranh giới xóa bỏ thứ bậc, trao quyền cho thành viên nhóm, tận dụng cơng nghệ chấp nhận tình tạm thời Cơ cấu cảo dạng phát triển cao cấu không biên giới, hoạt động mạng lưới liên minh chuyển dịch liên tục, sử dụng công nghệ thông tin mạng internet Ưu điểm: Giúp xử lý tình phức tạp, có tác dụng tốt tổ chức lớn cho phép chun mơn hóa số cấu tổ chức Nhược điểm: Cơ cấu tổ chức phức tạp, dẫn đến việc hình thành phận, phân hệ nhỏ làm tăng thêm nược điểm loại mơ hình ưu điểm Hình Mơ hình tổ chức hồn hợp Công ty điện lực Hà Nội Tổng giám đốc PTGĐ tài PTGĐ kỹ thuật PTGĐ hành GĐ Hồn Kiếm GĐ khu vực … GĐ Thanh Trì GĐ khu vực đống đa Quản lý ban điện sinh hoạt I II Quản lý bán điện cho sở KD Page 10 Quản lý bán điện cho sở SX cụ thể giao không cần Chẳng hạn quan bảo hiểm xã hội, yêu cầu trả bảo hiểm đáp ứng sau qua xem xét 25 nhân viên với chức ăng khác Một đặc điểm mơ hình cấu hình tháp phát triển nhân viên nằm phạm vi chức Chẳng hạn, người bắt đầu cơng việc phận cung cấp dịch vụ thăng tiến lên vị cao phận marketing, di chuyển qua phận khác Được sử dụng tổ chức quân sự, công an quan hành nhà nước, cấu tổ chức hình tháp hoạt động có hiệu mơi trường ổn định dự báo mơi trường động, cấu tỏ có hiệu nhiều trường hợp phải gánh chịu thất bại Ngày nay, tổ chức cố gắng làm giảm số cấp quản lý nỗ lực tăng tầm kiểm soát nhà quản lý, sử dụng mơ hình chức cấu nhóm, cấu mạng lưới, cấu không ranh giới 3.5 Giải pháp khắc phục hạn chế Thông thường, người ta khơng thích máy tổ chức có nhiều tầng cấp trung gian, làm chậm trễ lệch lạc thông đạt tiến trình giải cơng việc xí nghiệp.Ai muốn bỏ bớt cấp trung gian để có máy tổ chức gọn nhẹ.Tuy nhiên, đề cập trên, vấn đề cấp trung gian liên quan đến tầm quản lý.Nếu tầm quản lý rộng, có tầng cấp; ngược lại tầm quản lý hẹp, có nhiều tầng nấc Do đó, muốn giải vấn đề cấp trung gian máy tổ chức, cần phải xác định tầm quản lý tổ chức nên rộng hay nên hẹp Nhưng cần lưu ý rằng, xác định Page 18 chủ quan mà cần phải xem xét đến yếu tố ảnh hưởng đến tầm quản lý Những nhân tố chủ yếu bao gồm: (1) Trình độ lực nhà quản lý; (2) Khả ý thức cấp dưới; (3) Mối quan hệ nhân viên với nhân viên cũng nhân viên quản lý; (4) Tính chất phức tạp mức độ ổn định công việc; (5) Kỹ thuật thông tin Tầm quản lý rộng thuận lợi nhà quản trị có đầy đủ lực, cấp có trình độ làm việc khá, công việc cấp ổn định, có kế  hoạch, thay đổi; cấp người quản lý cấp ủy quyền hành động nhiều Thêm vào đó, kỹ thuật thơng tin đại giúp cho việc mở rộng tầm quản lý mà nhà quản lý thơng đạt kiểm soát hữu hiệu thuộc cấp Trái lại, lực nhà quản lý có hạn chế, trình độ cấp không cao, công việc cấp thường xuyên thay đổi, công việc khơng có kế hoạch, tầm hạn quản trị hẹp lại thích hợp Page 19 II Ứng dụng: Phân tích đặc tính tổ chức dựa tổ chức công 1.Giới thiệu chi nhánh NHNN& PTNT Nam Hà Nội Ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn Việt Nam thành lập từ ngày 26/3/1988 theo nghị định số 53/HĐBT HĐBT ( Chính Phủ) Đến NHNN& PTNT Việt Nam trở thành ngân hàng thương mại đứng đầu hệ thống ngân hàng thương mại nước tổng nguồn vốn,mức dư nợ ,mạng lưới chi nhánh …Sự lớn mạnh hệ thống NHNN& PTNT Việt Nam thực góp phần đáng kể cơng CNH – HĐH đất nước ,không khu vực thành thị mà cịn khu vực nơng thơn Đến ngày 12/3/2001 Chủ tịch hội đồng quản trị định số QĐ48/NHNN/QĐ HĐQT thành lập chi nhánh NHNN& PTNT Nam Hà Nội với trụ sở tịa nhà C3 Phương liệt – Thanh Xuân Chi nhánh thức vào hoạt động ngày 8/5/2001 với biên chế ban đầu gồm 36 người từ trụ sở chuyển ,từ ngân hàng địa phương qua tuyển dụng.Nhiệm vụ chi nhánh thời kì đầu nhanh chóng ổn định người ,cơ sở vật chất ,triển khai hoạt động kinh doanh với phương châm “ Vì thành đạt ngân hàng khách hàng “ Phạm vi hoạt động chủ yếu chi nhánh địa bàn quận Thanh Xuân quận nội thành Hà Nội Page 20 ... tốt tổ chức lớn cho phép chun mơn hóa số cấu tổ chức Nhược điểm: Cơ cấu tổ chức phức tạp, dẫn đến việc hình thành phận, phân hệ nhỏ làm tăng thêm nược điểm loại mô hình ưu điểm Hình Mơ hình tổ chức. .. đủ rút ngắn cấp cấp 3.4 Mơ hình cấu tổ chức xét theo cấp quản lý Căn vào cấp quản lý, tồn hai mơ hình cấu tổ chức cấu nằm ngang cấu hình tháp Bao gồm đặc điểm: Cơ cấu nằm ngang  Chỉ có vài cấp... át lợi ích tồn tổ chức, Chi phí cho cấu tăng tính trùng lặp cơng việc, Kỹ kỹ thuật ko dc chuyển dao dễ dàng, Cơng tác kiểm sốt gặp khó khăn b Mơ hình tổ chức ma trận Là cấu tổ chức người lao