Tài liệu huấn luyện thực hành tốt phân phối thuốc

Luận văn :Tài liệu huấn luyện thực hành tốt phân phối thuốc

Công ty tnhh thơng mại và dợc phẩm hồng phátĐịa chỉ: Số 64 ngõ 11 tổ 82 Khơng Trung Thanh Xuân Hà NộiĐiện thoại: 04.5655784 Fax: 04.5665385Tài liệu huấn luyện thực hành tốt phân phối thuốcHồ sơ gồm:1. Quy trình kiểm nhận hàng.2. Quy trình cấp phát hàng.3. Quy trình bán hàng4. Quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa5. Quy trình kiểm tra chất lợng thuốc6. Quy trình quản lý trang thiết bị7. Quy trình thanh tra nhà phân phối - đại lý8. Quy trình chức năng nhiệm vụ kho9. Quy định chế độ bảo quản hàng hóa10. Quy định hệ thống vệ sinh kho thuốc11. Quy định thu hồi12. Quy trình xử lý sản phẩm bị loại, bị trả về13. Quy trình xử lý thuốc giả14. Quy trình xử lý bao bì15. Quy trình xử lý khiếu nại của khách hàng16. Quy trình xử lý vi phạm về điều kiện bảo quản thuốc.Hà Nội 2007 Công ty tnhh thơng mại và dợc phẩm hồng phátĐịa chỉ: Số 64 ngõ 11 tổ 82 Khơng Trung Thanh Xuân Hà NộiĐiện thoại: 04.5655784 Fax: 04.5665385-------------Sổ tay phân phối thuốc- Không phân phối thuốc giả hoặc nghi ngờ thuốc giả- Không phân phối thuốc kém chất lợng hoặc nghi ngờ kém chất lợng.- Không phân phối thuốc không có số đăng ký, không có giấy phép nhập khẩu.- Không phân phối thuốc hết hạn sử dụng hoặc sắp hết hạn sử dụng.- Chỉ phân phối thuốc đến các cơ sở y tế hợp pháp, sử dụng thuốc theo đúng quy định của Bộ y tế, Sở y tế.Hà Nội, ngày 24 tháng 07 năm 2007Giám đốcCông ty tnhh thơng mại và dợc phẩm hồng phát Địa chỉ: Số 64 ngõ 11 tổ 82 Khơng Trung Thanh Xuân Hà NộiĐiện thoại: 04.5655784 Fax: 04.5665385-------------Quy trìnhNhận kiểm hàngKý hiệu: QT NKH HPHà Nội 2007Hồng phát Quy trình Ký hiệu: QT-NKH- HP Pharma co.; ltdNhận kiểm hàngNgày ban hành:Lần ban hành: 01Lần sửa đổi: 0Trang: 021. Mục đíchQuy định thống nhất phơng pháp kiểm nhận các mặt hàng thuốc, nguyên liệu, dụng cụ, trang thiết bị y tế do khách hàng cung cấp. Đảm bảo đúng chủng loại, đủ số lợng và đảm bảo chất lợng trớc khi nhập kho.2. Phạm vi áp dụng:Tất cả mặt hàng thành phẩm, nguyên liệu làm thuốc, y dụng cụ thuộc bất kỳ nguồn gốc nào đều phải đợc nhận và kiểm theo quy trình này trớc khi nhập kho.3. Tài liệu liên quan:- Quy chế quản lý chất lợng thuốc của Bộ y tế ban hành theo quyết định 24/12/BYTQĐ ngày 15/09/1998.- Quy chế quản lý thuốc gây nghiện của Bộ y tế ban hành kèm theo quyết định 2033/QĐ-BYT ngày 09/07/1999.- Quy chế quản lý thuốc hớng tâm thần và tiền chất của Bộ y tế ban hanh kèm theo quyết định 3047/QĐ-BYT ngày 12/07/2001.- Quy chế lấy mẫu để xác định chất lợng thuốc của Bộ y tế ban hành kàm theo quyết định số 20/BYT-QĐ ngày 23/02/1995.- Quy chế quản lý thuốc độc A-B của Bộ y tế hớng dẫn việc ghi nhãn thuốc và mỹ phẩm ảnh hởng trực tiếp tới con ngời.- Quy chế nhãn mác hàng hóa lu thông trong nớc và xuất khẩu ban hành kèm theo quyết định số 178/1999/QĐ-TT ngày 30/08/1999- Luật dợc và các văn bản hớng dẫn thực hiện.- Quyết định 12/2007/QĐ-BYT ngày 24/01/2007 của Bộ trởng Bộ y tế về việc triển khai nguyên tắc Thực hành tốt phân phối thuốc.Hồng phát Quy trình Ký hiệu: QT-NKH- HP Pharma co.; ltdNhận kiểm hàngNgày ban hành:Lần ban hành: 01Lần sửa đổi: 0Trang: 034. Giải thích từ ngữ- Phòng KD: Phòng kinh doanh- HĐ: Hóa đơn- HĐKN: Hội đồng kiểm nhậnSKS: Số kiểm soátLô sản xuất: Lô sản xuấtBGĐ: Ban giám đốc- Đơn vị thành phẩm: ống, chai, viên, lọ .-Đơn vị giá nhỏ nhất: Vỉ, hộp, trung gian đựng một số thành phẩm.5. Nội dung5.1 Sơ đồ tiến trình nhập hàng.Hồng phát Quy trình Ký hiệu: QT-NKH- HPKiểm tra tình trạng bên ngoàiKiện hàng không cònđủ niêm phong ngoàiKiện hàng còn đủniêm phong ngoàiNiêm phongSắp xếp hàng vào khoDỡ hàngNiêm phongLập biên bản kiểm nhậnhàng hóa Pharma co.; ltdNhận kiểm hàngNgày ban hành:Lần ban hành: 01Lần sửa đổi: 0Trang: 04Kết thúc nhận hàng:- Kiểm tra đối chiếu lại hàng- Ký vào đơn, chứng từ, vào sổ sách.- Tập kết hàng vào nơi quy định - Đơn vị giá nhỏ5.2. Mô tả quý trình nhận hàngYêu cầu:- Tất cả hàng hóa nhập vào kho đều phải có HĐKN hàng hóa, hội đồng phải thực hiện kiểm nhận hàng ngay sau khi nhận hàng vào kho và không để quá 24 giờ.- HĐKN hàng hóa bao gồm:+ Cán bộ nghiệp vụ phòng kinh doanh+Cán bộ phòng kho- Tất cả các hàng hóa nhập kho đều phải kiểm tra kỹ về mẫu mã, bao bì, chất lợng (cảm quan), số lô, hạn dùng. Biên bản phải có đủ chữ ký của Thủ kho, Trởng kho, các bộ phận nghiệp vụ, phòng kinh doanh. Biên bản làm thành 02 bản, phòng kinh doanh giữ 1 bản, phòng kho giữ 1 bản.5.2.1. Hàng hóa trong Container pallet:Chuẩn bị: Phụ trách phòng va nhóm nhận hàng, nhận bộ tờ khai do phòng kinh doanh cung cấp.- Chuẩn bị phơng tiện, dụng cụ nhận hàng, mặt bằng kho.- Tiếp nhận hàng: Phải đối với phiếu vận chuyển nếu không đảm bảo đúng hoặc thiếu một trong số các giấy tờ trong bộ chứng từ phải báo cho phòng kinh doanh. Nếu đúng tiến hành dỡ hàng.5.2.2. Dỡ hàng+ Kiểm tra trên hàng hóa so với chứng từ.+ Dỡ thứ tự từng loại hàng hóa, kiểm tra tình trạng bên ngoài bằng mắt thờng, tình trạng băng niêm phong trên kiện, kiểm tra qua cầu các kiện hàng. Nếu thấy bất thờng phải xếp riêng ra sau đó hội đồng kiểm nhận cho hớng xử lý. Hồng phát Pharma co.; ltdQuy trình Nhận kiểm hàngKý hiệu: QT-NKH- HPNgày ban hành:Lần ban hành: 01Lần sửa đổi: 0Trang: 05+ Kiểm tra 10% hàng hóa bên trong kiện nguyên bằng, nếu có hiện tợng thiếu hoặc chất lợng có vấn đề (cảm quan) thì cán bộ phòng kinh doanh cho hớng xử lý.Sau khi kiểm tra phải niêm phong lại (có chữ ký của các thành viên HĐKN, ghi rõ số lợng, chất lợng trên niêm phong).+Trờng hợp các kiện hàng không có đủ niêm phong của hãng thì hội đồng phải mở ra kiểm tra, lập biên bản về tình trạng thừa, thiếu, đổ vỡ của hàng hóa.5.2.3. Đối với trang thiết bị y tế.- Kiện nguyên đai thuộc máy lớn: Để nguyên không mở- Kiện dán băng kiểm hóa thì hội đồng KN cùng ký vào băng niêm phong và không mở hoặc mở theo quy định 10% tùy từng loại hàng. Kiện hàng lớn thù cán bộ nghiệp vụ phòng kinh doanh quyết định dỡ hàng để nguyên.5.2.4. Nhập hàng giao rời.- Kiểm tra tình trạng bên ngoài của từng kiện hàng: Tên, số lô, ký hiệu, mã hiệu, niêm phong.- Kiểm tra qua cân từng kiện hàng, để riêng kiện có trọng lợng không đồng đều còn niêm phong của băng sau đó HĐKN cùng xác nhận.- Nếu có dấu hiệu khác thờng: sách vở, ẩm thấm bao bì, mất niêm phong, trọng lợng không bình thờng trong các kiện còn nguyên niêm phong thì HĐKN phải mở ra kiểm tra và lập biên bản về tình trạng hàng hóa bên trong các kiện đó.- Việc dỡ hàng tiến hành bình thờng- Tất cả việc nhập hàng đều phải có sự chứng kiến và xác nhận của ngời giao hàng.5.2.5. Nhập hàng trả lại5.2.5.1. Chuẩn bị Hồng phát Pharma co.; ltdQuy trình Nhận kiểm hàngKý hiệu: QT-NKH- HPNgày ban hành:Lần ban hành: 01Lần sửa đổi: 0Trang: 06+ Dỡ thứ tự từng loại hàng hóa, kiểm tra tình trạng bên ngoài bằng mắt thờng, tình trạng bằng niêm phong trên kiện, kiểm tra qua cầu các kiện hàng. Nếu thấy bất thờng phải xắp xếp riêng ra sau đó hội đồng kiểm nhận cho hớng xử lý.+ Kiểm tra 10% hàng hóa trong kiện nguyên bằng, nếu có hiện tợng thiếu hoặc chất lợng có vấn đề (cản quan) thì cán bộ phàng kinh doanh cho hớng xử lý.Sau khi kiểm tra chất phải niêm phong lại (có chữ ký thành viên HĐKN, ghi rõ số lợng, chất lợng trên niêm phong ).+Trờng hợp các kiện hàng không có đủ niêm phong của hãng thì hội đồng phải mở ra kiểm tra, lập biên bản về tình trạng thừa, thiếu, đổ vỡ của hàng hóa.5.2.4. Nhập hàng giao rời- Kiểm tra tình trạng bên ngoài của từng kiện hàng: tên lô, ký hiệu, mã hiệu, niêm phong.- Kiểm tra qua cân từng kiện hàng, để riêng kiện có trọng lơng không đồng đều còn niêm phong của băng sau đó HĐKN cùng xác nhận.- Nếu có dấu hiệu khác thờng: sách vở, ẩm thấm bao bì,mất niêm phong số lợng không bình thờng trong các kiện còn nguyên niêm phong thì HĐKN phải mở ra kiểm tra và lập biên bản về tình trạng hàng hóa bên trong các kiện đó.- Việc dỡ hàng tiến hành bình thờng.- Tất cả việc nhập hàng phải có sự chứng kiến và xác nhận của ngời giao hàng. Hồng phát Pharma co.; ltdQuy trình Nhận kiểm hàngKý hiệu: QT-NKH- HPNgày ban hành:Lần ban hành: 01Lần sửa đổi: 0Trang: 075.2.5 Nhập hàng trả lại5.2.5.1. Chuẩn bị- Hàng phải có đầy đủ giấy tớ hợp lệ: hóa đơn, công văn, biên bản đợc phòng kinh doanh ký với thành phẩm đợc A,B phải đợc sự đồng ý của ban giám đốc.- Chuẩn bị dụng cụ, mặt bằng- Sau khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ đã đợc ký duyệt, thủ kho kiểm tra đối chiếu với chứng từ lu. Nếu đúng lô hàng của công ty đã xuất thì tiến hành nhập lại, nếu không đúng thi không nhận và thông báo lại cho phòng kinh doanh 5.2.5.2.Tiếp nhậnĐối với hàng còn niêm phong tiến hành bình thờng nh hàng bình thờng. ối với hàng lô hoặc kiện hàng không còn nguyên niêm phong phải kiểm tra, đối chiếu từng đơn vị nhỏ nhất.5.2.5.3. Kết thúc nhận hàng- Ký vào phiếu vận chuyển trả ngời giao hàng 1 bên- Lu chứng từ và mẫu gửi hàng (nếu có)vào nơi quy định để chuyển cho phòng kinh doanh- Sắp xếp hàng vào kho theo quy dịnh:Nếu hàng trả lại vì lý do só lợng thủ kho đa vào đúng nơi quy định của hàng hóa đo. Nếu hàng trả lại vì lý do số lợng thủ kho xếp vào khu vc hàng chờ để xử lý. Hồng phát Pharma co.; ltdQuy trình Nhận kiểm hàngKý hiệu: QT-NKH- HPNgày ban hành:Lần ban hành: 01Lần sửa đổi: 0Trang: 085.2.5.4 Kiểm tra hàng hóa- Tất cả các loại hàng hóa trớc khi nhập kho phải đợc HĐKN kiểm tra tới từng lô sản xuất, số lợng, chất lợng.- Kiểm hàng tuân thủ nguyên tắc hàng về trớc kiểm trớc. Hàng có thời gian khiếu nại ngắn (ghi trong hợp đồng), có nghi ngờ về chất lợng, hàng cân cấp phat ngay đợc u tiên kiểm trớc.- Hàng kiểm tơi đâu mở tới đó, những kiện hàng chua kiểm tra phải đợc giữ nguyên niêm phong và bao bì gốc.- Khi phát hiện hàng có dấu hiệu không bình thờng, hỏng vỡ, thừa thiếu, nghi ngờ về chất lợng HĐKN báo phụ trách phòng kinh doanh để kịp thời xin ý kiến xử lý.- Hàng kiểm xong phai đợc bảo quản lại nh ban đầu, với những kiện hàng lẻ phải đánh dấu và để riêng. [...]... quan 3 .Tài liệu liên quan: - Quy chế quản lý chất lơng thuốc của bộ y tế ban hành theo quyết định 24/12/BYTQĐ ngày 15/09/1998 - Quy chế quản lý thuốc gây nghiện của bộ y tế ban hành kềm theo quyết định 2033/QĐ-BYT ngày 09/07/1999 - Quy chế quản lý thuốc hớng tâm thần và tiền chất của Bộ y tế ban hành quy định 3047/QĐ-BYT ngày 12/7/2001 - Quy chế quản lý thuốc độc A-B của Bộ trởng Bộ y tế ban hành kèm... nhân viên kinh doanh 5 Nội dung 5.1 Sơ đồ tiến trình Việc kinh doanh thuốc phải tuân thủ đầy đủ, nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật về lĩnh vc dợc Các thuốc gây nghiện, thuốc hớng tâm thần,và tiền chất, thuốc độc A,B phải tuân thu các quy chế quản lý thuốc gây nghiện, thuốc hớng tâm thầnvà tiền chất, thuốc độcA,B đã đợc bộ y tế ban hành 5.2 Giới thiệu hàng hóa 5.2.1 Giới thiệu trực tiếp Căn cứ theo... phơng án giới thiệu thuốc cho các nhân viên KD - Thuốc kê đơn là thuốc lên sử dụng không đúng theo chỉ đinh của ngới kê đơn thi có thể nguy hiểm tới tính mạng, sức khỏe khi sử dụng Vơis nhóm thuốc này nhân viên kinh doanh tổ choc hội thảo, giới thiệu thuốc cho các khoa dợc, bác sĩ điều trị tại các bệnh viện, phòng khám Thuốc không kê đơn là thuốc khi cấp phát bán và sử dụng không cần đơn thuốc Nhân viên... 29/06/2001 về thực hành tốt bảo quản thuốc - Quy chế quản lý thuốc đọc nghiện - Quy chế quản lý thuốc hớng tâm thần và tiền chất - Quy chế quản lý thuốc độc A,B - Các quy định quản lý của công ty về quản lý xuất, nhập hàng hóa - Quy trình xử lý khiếu nại của khách hàng 4 Giải thích từ ngữ HĐKT: Hợp đồng kinh tế BGĐ:Ban giám XNK:Xuất nhập khẩu HD: Hạn dùng 5 Nội dung 5.1 Sơ đồ tiến trình Việc kinh doanh thuốc. .. thiệu đến các nhà thuốc, hiệu thuốc trên địa bàn mình phụ trách 5.2.2 Giới thiệu gián tiếp Công ty tiến hành giới thiệu gián tiếp sản phẩm của minh thông qua truyền hình, truyền thanh, báo chí việc giới thiệu thuốc phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về quảng cáo, thuốc đợc giới thiệu có hoạt chất thuộc danh mục đợc phép quảng cáo trên truyền thanh, truyền hình do Bộ y tề ban hành Thông tin đến... khẩu thuốc + Đàm phán,ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hóa Hồng phát Quy trình Pharma co.,ltd Cấp phát hàng hóa Ký hiệu:qt-cphh-hp Ngày ban hành Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi :0 Trang:05 + Xin cấp giấy phép xuất khẩu hàng hóa + Thực hiện các thủ tục thanh toán quốc tế + Thực hiện việc cấp phát hàng hóa cho hoật động xuất khẩu theo quy định Quy trình cấp phát hàng hóa Ngời biên soạn Ngời kiêm tra Phụ trách... trên truyền thanh, truyền hình do Bộ y tề ban hành Thông tin đến với bộ y tế và ngời sử dụng phải đầy đủ, khách quan, chính xác, trung thực, dễ hiểu, không đợc gây hiểu lầm về tác dụng của thuốc, phải nêu rõ đợc các điểm mạnh, điểm yếu của thuốc, phạm vi điều trị của thuốc, thuyết phục đợc các cơ sở y tế có nhu cầu sử dụng thuóc của công ty 5.2.3 Nhận đơn hàng Trực tiếp: nhân viên KD nhận đơn hàng trực... va kịp thời về phòng kế toán -hành chính Hồng phát Quy trình Pharma co;ltd Bán hàng Ký hiệu:qt-BH -hp Ngày ban hành: Lần ban hành: 01 Trang:07 6.Hồ sơ STT 1 2 3 4 5 Tên hồ sơ Đơn hàng: BM01-BH Giấy báo giá Mẫu hợp đồng mua bán Giấy báo lô, hạn dùng: BM03-CPH Hóa đơn bán hàng: BM01-CPH, BH02-CPH Bộ phận lu Phòng KD Phòng KD Phòng KD Phòng KD, kho Phòng KD, phòng kế toán Hành chính 7 Phụ lục Phụ lục1:... chuyển Ký hiệu:qt-GNVC -hp Ngày ban hành: Lần ban hành: 01 Trang:02 1 Mục đích Quy cách thức thống nhất cho hoạt động giao thông vận chuyển hàng hóa nhằm đảm bảo đến tay ngời nhận nhanh chóng, thuận tiện, đảm bảo chất lợng và an toàn nhất 2 Phạm vi áo dụng: Kho, phòng kinh doanh và các nhân viên đợc giao nhiệm vụ giao nhận, vận chuyển hàng cho mọi đối tợng khách hàng 3 .Tài liệu liên quan: - Quy định 2701/2001/QĐ/BYT... hiệu:qt-cphh-hp Ngày ban hành Lần ban hành: 01 Lần sửa đổi :0 Trang:04 -Đối với nhân viên:phải có hóa đơn xuất nội bộ hoặc lệnh xuất hàng của phụ trách phòng kinh doanh với đầy đủ chữ ký -Chỉ cấp hàng đúng chủng loại,quy cách,còn hạn dùng,đạt tiêu chuẩn cchất lợng và đợc lu hành Cấp phát hàng phải đảm bảo -Nguyên tắc FEFO:nếu cùng chủng loại hàng thì hàng có hạn sử dụng ngắn hơn phải đợc cấp phát trớc -Thực hiện nguyên . phân phối thuốc- Không phân phối thuốc giả hoặc nghi ngờ thuốc giả- Không phân phối thuốc kém chất lợng hoặc nghi ngờ kém chất lợng.- Không phân phối thuốc. Thanh Xuân Hà NộiĐiện thoại: 04.5655784 Fax: 04.566538 5Tài liệu huấn luyện thực hành tốt phân phối thuốcHồ sơ gồm:1. Quy trình kiểm nhận hàng.2. Quy trình