QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA NGƯỜI THÀNH CÔNG

AI cũng có 24 tiếng đồng hồ một ngày cho riêng mình nhưng chỉ người nào biết thu xếp và quản lí tốt thời gian theo cách riêng của mình để đạt hiệu suất cao nhất trong 24h đó mới có thể g

SLIDE 1:

QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA NGƯỜI THÀNH CÔNG SLIDE 2:

Chúng ta hãy trở thành một người có năng lực thật sự biết đề ra kế hoạch

và quản lý thời gian cho 24 tiếng đồng hồ theo cách của bản thân!!!

SLIDE 3:

Tùy theo mỗi người, không chỉ hoàn cảnh và mục tiêu khác nhau mà quan điểm về nhân sinh, về mức độ cảm nhận thành đạt, hạnh phúc cũng như ước muốn của mỗi người không giống nhau

AI cũng có 24 tiếng đồng hồ một ngày cho riêng mình nhưng chỉ người nào biết thu xếp và quản lí tốt thời gian theo cách riêng của mình để đạt hiệu suất cao nhất trong 24h đó mới có thể gọi là người có năng lực được

Tóm lại, có năng lực quản lí thời gian nghĩa là nhờ hiểu rõ bản thân nên có thể đề ra kế hoạch về thời gian một cách tốt nhất cho riêng mình

SLIDE 4:

QUẢN LÝ THỜI GIAN CỦA NGƯỜI THÀNH CÔNG THÌ KHÁC

Quản lí thời gian tạo ra một lịch trình phù hợp với mục tiêu của cuộc sống,

cá tính hay thói quen của từng người và cũng chính là quản lí thứ tự ưu tiên của hoạt động mà mình cho là cần thiết trong lịch trình đó

Theo đó, quản lí thời gian sẽ khác nhau ở mỗi cá nhân

Bởi vì mỗi cá nhân không chỉ khác nhau về hoàn cảnh, mục tiêu, khác nhau

về mong muốn cũng như cảm nhận về sự thành đạt, về hạnh phúc và nhân sinh quan

Tùy theo mong muốn và mục đích của mỗi người mà họ sẽ đặt điều đó làm trọng tâm cho cuộc sống Việc vạch ra kế hoạch theo mụch đích và mong muốn của mỗi người được xem là phương án tối ưu để quản lí thời gian một cách có hiệu quả

Để làm được điều này cần phải nắm bắt những kĩ năng mới đồng thời biết

rõ những thói quen xấu của bản thân cũng như kiến tạo ra cách quản lí thời

gian phù hợp nhất cho riêng bản thân mình

SLIDE 5:

TÌM NGUYÊN NHÂN TẠI SAO KHÔNG THỂ QUẢN LÍ THỜI GIAN

1 Không thích hợp trong công việc

Phải xác định rõ vị trí từng công việc trong lịch trình

Trên thực tế, luôn nảy sinh ra nhiều việc hơn so với lượng thời gian đã định sẵn trong một ngày

Có nhiều lúc vô tình lượng thời gian cần làm việc đã lên kế hoạch còn dư lại làm cho mọi việc đột nhiên chệch hướng

Vì thế dù có phát sinh khoảng thời gian còn lại ngoài dự kiến nhưng ta vẫn không biết làm gì với khoảng thời gian đó

Như vậy, một khi có việc nào đó mà quan trọng đối với bản thân thì bạn hãy chuẩn bị thời gian nhất định cho công việc đó

SLIDE 6:

2 Thời gian hoạt động không phù hợp

Nếu bạn làm việc vào lúc mà không phù hợp với chu kì năng lượng và sức tập trung của bản thân thì tất nhiên sẽ dẫn tới năng suất làm việc không cao

Ví dụ như mỗi tháng bạn phải tổng kết lại sổ sách kế toán nhưng mỗi lần mà không thể kết thúc được thì nó làm tiêu hao năng lực tinh thần của bạn

Giả sử bạn có khả năng tập trung cao vào buổi sáng, nếu bạn tập trung làm vào giờ này chắc hẳn bạn sẽ xử lý tốt với các con số rắc rối

3 Công việc phức tạp và qui mô lớn

Có lúc công việc quá phức tạp và gây khó chịu khiến ta có thể bỏ cuộc nhưng nếu gặp những việc đòi hỏi phải giải quyết ngay tức thời thì ta cần phải đơn giản hóa nó đi

Mặt khác, có những công việc với qui mô lớn đến mức không thể hình dung nổi thì lúc đó cần phải phân chia công việc phức tạp đó ra thành nhiều giai đoạn khác nhau

SLIDE 7:

4 Thể lực giảm sút

Nhiệt độ thấp và thể lực giảm sút khiến cho tiến hành công việc gặp khó

khăn Cũng có khi thể lực đã đạt mức giới hạn

Chứng u uất, trở ngại về sức tập trung hay vì những vấn đề về sức khỏe mà bản thân không tự nhận ra được cũng là nguyên nhân làm chậm lại tốc độ của công việc

Vì thế, bạn nên xem có cần tới bệnh viện điều trị hay không

Nhưng cũng có nhiều người gặp chứng thiếu ngủ vì những lí do bất khả kháng nào đó

Và dĩ nhiên chứng thiếu ngủ đó làm giảm sút một cách tầm trọng sức tập trung và khả năng phán đoán của chúng ta

Do đó, hãy tạo cho mình thời gian ngủ đầy đủ và lưu ý tới vấn đề sức khỏe thường ngày để không bị kiệt sức cũng như không mắc phải những căn bệnh nghiêm trọng

SLIDE 8:

5 Thời kì chuyển tiếp

Đôi khi có những giai đoạn chuyển biến khiến chúng ta gặp phải những xáo trộn như kết hôn, ly hôn, sinh con, chết, về hưu, tốt nghiệp, hợp tác kinh doanh…

Một khi thói quen sinh hoạt bị thay đổi cần phải mất nhiều thời gian để thích nghi

Sự chuyển tiếp mang tính nhất thời đó có thể gây ra những khó khăn vì thế

ta cần phải tái xác định lại mục tiêu bản thân để thiết lập lại quy cách mới Hãy bắt đầu vào những việc ta có thể duy trì một cách chính xác là tốt nhất

SLIDE 9:

6 Khi không có việc để làm thì cảm thấy lo lắng

Đối với loại người này họ lúc nào cũng luôn lấp đầy trong đầu cũng như lịch trình những khoảng trống ( lúc nào cũng kiếm việc để làm) Vì thế họ không có thì giờ rãnh rỗi để suy nghĩ xem những vấn đề cơ bản của cuộc sống và mong muốn thật sự của cuộc đời mình là gì?

Hoặc là nếu có thời gian rãnh 1 chút thì họ cũng không thể nhận ra được những vấn đề cốt lõi đó

Ví dụ: Để không gặp phải những rắc rối xảy ra trong công việc và muốn mình bận rộn thì hãy mạnh dạn đào sâu những vấn đề của bản thân mình

SLIDE 10:

TÌM NGUYÊN NHÂN TẠI SAO KHÔNG THỂ QUẢN LÍ THỜI GIAN

7 Quan tâm sâu sắc tới muc tiêu dù là của bản thân hay của người khác

Có lúc để được công nhận và được đối xử như là một người có ích thì trước hết cần phải có suy nghĩ rằng mình đang không có sự quan tâm sâu sắc tới những người khác xung quanh mình

Còn nếu không dù có muốn hay không thì việc từ chối khiến khó xử nên

ta cũng có thể chấp nhận một yêu cầu nào đó

Nhưng nói vậy không có nghĩa là ta phải chấp nhận hết mọi yêu cầu

Và cuối cùng hãy ghi nhớ rằng đó có thể là lợi bất cập hại chỉ vì tính cách không thể từ chối bất kỳ việc gì đó

SLIDE 11:

TÌM NGUYÊN NHÂN TẠI SAO KHÔNG THỂ QUẢN LÍ THỜI GIAN

8 ĐỂ TRỞ NÊN HOÀN THIỆN

Những người có khuynh hướng hoàn thiện thì luôn hoàn thành công việc theo tiêu chuẩn cao nhất, trái lại, những người quản lí thời gian tài giỏi luôn nhận ra tầm quan trọng của công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc Nếu làm tất cả mọi việc một cách hoàn hảo thì không thể nào kết thúc hết mọi việc sẽ phải làm Khát vọng về sự hoàn hảo được bắt đầu từ tham vọng muốn được thừa nhận Hơn nữa, nó cũng có thể được bắt đầu từ nỗi sợ hãi trước sự đánh giá nghiêm khắc, sự ngại ngùng, phê bình, chỉ trích từ người khác

Gía trị mà hướng đến sự nổ lực thật sự của một việc nào đó không phải là việc học cách phán đoán (thành công hay thất bại), được hay mất Cần quyết định mục tiêu phù hợp với những việc sẽ làm trong tương lai

Có sự khác biệt giữa việc sẽ nổ lực hết sức mình với việc không có sự nổ lực như vậy Trước tiên, hãy thử học cách hài lòng ở chừng mực nào đó

SLIDE 12:

LẬP THỜI GIAN BIỂU CHO CÁC HOẠT ĐỘNG CỤ THỂ (1)

Thời gian biểu là gì?

Thời gian biểu là bản lịch trình cơ bản giúp giữ cuộc sống cân bằng, giúp chúng ta thấy được kế hoạch trong một ngày, một tuần, thậm chí một tháng

Đồng thời, khi những việc không dự định trước xảy ra, nhìn vào thời gian biểu,

ta có thể biết được có đủ thời gian cần thiết cho việc đó hay không Từ đó, điều chỉnh lại bản thời gian biểu cho thích hợp

Sắp xếp thời gian hoạt động cụ thể trong thời gian biểu và lập ra kế hoạch

đầy đủ chưa? đã bao gồm hết tất cả các lĩnh vực hoạt động chủ yếu chưa? có đảm bảo được thời gian nghỉ ngơi và thư giãn, vui chơi chưa? Hoạt động thể chất và hoạt động tinh thần, sinh hoạt xã hội và sinh hoạt cá nhân có tương thích với nhau không? Tốc độ có đúng với với năng lực bản thân? Với thời gian biểu đó có thể duy trì sức lực được không?”

SLIDE 13:

LẬP THỜI GIAN BIỂU CHO CÁC HOẠT ĐỘNG CỤ THỂ (2)

Hãy cố chỉnh sửa cho đến khi nào thấy vừa ý mới thôi

Dĩ nhiên, cũng có những việc giống như thời gian làm việc hay thời gian ở trường thì không thể thay đổi nhưng mà những việc linh tinh thì có thể điều chỉnh theo mong muốn

Khi không thể sắp xếp vào đâu đó hay không thể phán đoán phải bố trí như thế nào thì lúc đó hãy nhờ đến trực giác ban đầu

Đồng thời trong một bản thời gian biểu ta cũng có thể tạo ra một bản kế hoạch khác nhỏ hơn và cụ thể hơn

Ví dụ : Mục tiêu của bạn là lập kế hoạch “cải thiện sức khỏe” Để đạt được mục tiêu lớn này cần vạch ra các mục tiêu nhỏ cụ thể như là sắp xếp thời gian ngủ đủ, thời gian vận động 3 lần trong 1 tuần, và thời gian nấu món ăn dinh dưỡng mỗi ngày ở trong thời gian biểu

SLIDE 14:

LẬP THỜI GIAN BIỂU CHO CÁC HOẠT ĐỘNG CỤ THỂ (3)

Song song với việc lập ra thời gian biểu và thực hiện trong suốt 2 tuần, hãy đánh giá rõ ràng xem thời gian biểu đó có phù hợp với bản thân mình không và điều chỉnh nó

Có trường hợp thời gian biểu đã kín không còn chổ để ghi

Cũng có thể việc phải làm nhiều hơn thời gian qui định

Những lúc như vậy, hãy tìm phương pháp nào có thể làm cùng lúc nhiều hoạt động

Nên phân chia một cách hợp lý giữa thời gian tập trung xử lý một việc và thời gian làm nhiều việc cùng lúc

SLIDE 15:

ÁP DỤNG THỜI GIAN BIỂU ĐÃ HOÀN THÀNH

Hyeon-jin làm việc không có thời gian biểu nên hiệu suất công việc không cao hai việc quan trọng nhất đối với cô đó là: gặp gỡ khách hàng và lập kế hoạch, quản lí portfolio ( danh sách vốn đầu tư) cho khách hàng Cô nghĩ rằng phải cư xử tốt với khách hàng Vì vậy, nếu khách hàng gọi điện thoại và yêu cầu gặp thì lập tức cô đồng ý “ được ạ, khi nào thì tốt ạ?” Rõ ràng, cô không chú trọng đến thời gian cho mình Sự thật rằng, trong thời gian đó, cô đang quyết tâm để thực hiện danh sách đầu tư nhưng nếu khách hàng yêu cầu gặp

gỡ thì cô luôn đồng ý Vì vậy, cô cảm thấy bất an mà có lẽ là từ việc lập kế hoạch danh sách đầu tư một cách lơ đểnh Suốt hai ngày liền cô phải ở lại trong công ty và làm việc đến nửa đêm

Đến bây giờ cô mới lập ra thời gian biểu mỗi ngày gặp gỡ khách hàng và thời gian lập kế hoạch cho danh sách đầu tư của khách hàng

Vì thông thường khách hàng yêu cầu gặp vào buổi chiều hay tối nên cô đã quyết định thời gian gặp khách hàng là mỗi buổi sáng và 2 buổi trong 1 tuần

Và đã dành 3 tiếng mỗi buổi chiều cho việc lập danh sách đầu tư

SLIDE 16:

ÁP DỤNG THỜI GIAN BIỂU ĐÃ HOÀN THÀNH

Vì Hyeon-jin đã chuẩn bị trước nên bây giờ gặp khách hàng thì cô có thể trả lời được Thay vì hấp tấp hỏi lại “khi nào là dịp tốt ạ?” thì “gặp buổi sáng hay buổi chiều thì tiện hơn ạ?” Còn nếu trong trường hợp mà cả buổi sáng và buổi tối khách hàng đều đã có lịch kín hết thì “tuần sau cũng không sao ạ” Còn nếu nhất định phải gặp buổi chiều, bắt buộc cô phải dời một công việc đang làm dở dang đó qua buổi sáng hôm sau, Sau đó, làm lại một thời gian biểu khác cho phù hợp

Đây chính là điều cho thấy sự khác biệt giữa người biết sử dụng thời gian biểu và người không biết sử dụng thời gian biểu

Khi làm một bản thời gian biểu, chúng ta phải nhận thấy bằng mắt về những điều gì mình muốn làm trong cuộc đời mình

Thời gian biểu phản ánh giá trị quan của mỗi chúng ta trong đó

Tùy vào cá nhân mỗi người mà nội dung của thời gian biểu đó khác nhau Đồng thời, chỉ có người lập ra thời gian biểu đó mới biết chính xác được khả năng của mình có thể làm được bao nhiêu theo lịch trình đó Tất nhiên, sau khi lập ra thời gian biểu vẫn có thể điều chỉnh được tùy theo tính linh hoạt của thời gian biểu đó Chỉ có chính người lập ra thời gian biểu mới biết cách điều chỉnh phù hợp

SLIDE 17:

CHỌN CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀ QUAN TRỌNG

Đối với những người thường xuyên di chuyển nếu được thì nên chọn công

cụ quản lý thời gian loại nhỏ Ngược lại những người phải giải quyết nhiều công việc trong văn phòng thì kích cở của công cụ nhỏ to cũng là vấn đề Khi chọn 1 cuốn sổ ghi chép, phải cân nhắc tùy theo kích cở sổ cũng như số lượng tài liệu phải ghi vào để chọn cho phù hợp Nếu phải ghi chép nhiều và tham khảo cả thời gian biểu của người khác thì phải chọn cỡ lớn Còn nếu cần không gian nhiều nhưng chọn cỡ lớn quá cũng không được nên hãy chọn loại có dây cột và mỗi tháng thay 1 lần Nếu muốn ghi chép trên máy tính, hãy kiểm tra lại dung lượng trong phần mềm có trong ổ cứng có đủ hay không Hiện nay cũng xuất hiện PDA với kích cở nhỏ và nhẹ nhưng nhỏ quá nên không thể đọc được đồng thời rất bất tiện khi đánh máy Vì thế các tính năng khác có tốt cũng trở nên vô ích

SLIDE 18:

CHỌN CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀ QUAN TRỌNG

Dù dùng sổ ghi chép, hay trên PDA thì quan trọng nhất là bạn phải hài lòng với nó Đối với sổ nhật ký thường là kiểu kế hoạch hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng

Có thể xây dựng lịch trình theo từng tháng, và tùy theo kế hoạch tháng đó nhiều hay ít mà xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng tuần và từng ngày

Ngược lại phần mềm quản lý thời gian bao gồm hầu như tất cả các loại lịch trình Đối với loại phần mềm này, phải kiểm tra lại tính năng nhập vào lịch hẹn lặp lại Bởi vì có khi không có tính năng này trong phần mềm

Đây là chương trình có các tính năng định thời gian Chúng ta xem thử ví dụ

là có cuộc hẹn từ 2 giờ đến 5 giờ chiều thì nó sẽ hiển thị 3 tiếng hẹn đó bằng mầu sắc hoặc mẫu mã

Tất cả các công cụ quản lý thời gian này không chỉ có phần lịch trình và mục lục các công việc sẽ làm mà còn có các chức năng khác như mục phí tổn, sách mua, kế hoạch kinh doanh, địa chỉ và danh bạ điện thoại, quà sinh nhật… để chúng ta ghi lại và dễ dàng quản lý Hãy sử dụng bất cứ tính năng nào mà bạn thích để ghi lại các memo cần thiết cho mình

SLIDE 19:

QUẢN LÝ THỜI GIAN TÙY THEO NĂNG LỰC CỦA MỖI NGƯỜI

Thực tế cho thấy chúng ta thường phải tốn rất nhiều thời gian cho những việc nhỏ nhặt thường xuyên lặp lại mà không có đủ thời gian để đạt được các mục tiêu chính mà mình đề ra Phương pháp đơn giản hóa này có nhiều cách Đầu tiên là vượt qua một giai đoạn nào đó thì công việc sẽ nhanh chóng hơn

Ví dụ lập ra một mục lục gồm những việc lặp lại mà bạn cho là không cần thiết Sau đó rút ngắn quá trình đánh giá và quyết định thì cứ như vậy công việc sẽ được kết thúc nhanh hơn

Cần quyết định trước đối với những việc nhỏ nhặt Chỉ tập trung vào những hoạt động có ý nghĩa

SLIDE 20:

QUẢN LÝ THỜI GIAN TÙY THEO NĂNG LỰC CỦA MỖI NGƯỜI

ĐƠN GIẢN HÓA CÁC VIỆC THƯỜNG XUYÊN LẶP LẠI (1)

Phương pháp rút ngắn thời gian không cần thiết

Đầu tiên hãy đơn giản hóa việc sắp xếp tài liệu, sổ sách

Nếu hồ sơ, sổ sách nhiều quá, việc sắp xếp gây rắc rối chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến lịch trình chung

Nên sắp xếp mỗi loại trong file đựng hồ sơ với màu sắc biểu thị sao cho dễ quản lý bằng mắt hơn

Đồng thời sắp xếp trong tủ đựng hồ sơ làm sao để thuận tầm tay

Nếu tủ hồ sơ đó đã hết chổ đựng thì dùng hộp đựng dễ di chuyển

Hãy hạ thấp têu chuẩn xuống sao cho công việc được tiến hành dễ dàng và

trôi chảy Xác định việc nào là quan trọng nhất Ví dụ không cần phải trang trí các hồ sơ cho đẹp mắt Không phải là các hồ sơ quan trọng mà cứ mãi mê trang hoàng thì làm trễ nãi các công việc khác

SLIDE 21:

2 QUYẾT ĐỊNH THỜI GIAN BẮT ĐẦU THỰC HIỆN

Lôi bản kế hoạch ra

Nếu đã định thời gian để tiến hành công việc rồi và tập trung khoảng 80% thời gian thì có thể làm được Nhưng nếu bạn tiếp xúc với những người có thói quen thay đổi lịch gian biểu của mình và lắng nghe ý kiến hay yêu cầu của họ thì bạn sẽ lâm vào tình huống gấp gáp mà không thể thoát ra được.Hay khi có một yêu cầu hoặc một ý nghĩ nào đó và bắt tay thực hiện ngay thì bạn sẽ có cảm giác là phải hy sinh Lý do là chúng ta thường không làm theo kế hoạch đã

đề ra mà thường làm theo vị trí ưu tiên của người khác

Mọi việc nếu không chuẩn bị tinh thần trước mà ứng phó liền thì sẽ vội vàng, không suôn sẽ, và sẽ tốn rất nhiều thời gian nhưng hiệu quả lại thấp Ngược lại nếu đã sắp xếp thời gian trước và tiến hành thì chắc chắn tiết kiệm được nhiều thời gian Bởi vì đã chuẩn bị tinh thần giải quyết công việc đó rồi Bên cạnh dù

có xảy ra việc gì không mong muốn thì tâm trạng cũng không bị xáo trộn

SLIDE 22:

3 TẬT DỜI LẠI LÀ MỘT THUA LỖ LỚN

Dù lập kế hoạch có tốt đến đâu nhưng nếu chây lười thì không có hiệu quả

gì Trễ 1 việc thì việc tiếp theo đó bị lùi lại và không thể làm việc khác được Hơn nữa, chính thời gian lo làm những việc không vào đâu lại là một tổn thất lớn

Tật rề rà sẽ làm tiêu hao năng lượng của bạn nhiều nhất

Khi không xong một việc sẽ làm cho bạn bị mất tinh thần để làm những việc tiếp theo

SLIDE 23:

3

Có nhiều lý do hay dời lùi lại và đa số có thể chỉnh sửa lại một cách đơn giản

Đầu tiên hãy xem lại bạn có nhỡn nhơ với công việc mình đã đề ra hay

đang làm việc gì khác không?

Khi làm một vài việc mà không đạt kết quả cao là do thiếu kỹ năng hoặc kiến thức cần thiết Hoặc là do phương pháp tiếp cận không đúng

Ngược lại việc nào cũng có kết quả như vậy thì có thể nguyên nhân ở đây

là do yếu tố tâm lý

SLIDE 24:

4

CẦN THÊM THỜI GIAN ĐỂ HOÀN THÀNH VIỆC ĐẦU TIÊN

Giả sử đây là công việc lần đầu tiên bạn làm và chưa có kinh nghiệm gì về

nó Hãy hỏi thử những người có kinh nghiệm xem mất bao lâu để hoàn thành công việc đó Nếu hỏi càng nhiều người thì càng tốt

Bởi vì cùng một việc nhưng tùy theo mỗi người mà thời gian hoàn thành khác nhau

Nếu biết rõ thời gian thì có thể xây dựng được kế hoạch làm việc đó thế nào Nếu biết được thời gian cho toàn bộ công việc và thời gian cụ thể cho từng phần thì có thể rút ngắn được giai đoạn không cần thiết

Theo đó hãy bắt tay tiến hành từ công đoạn chọn việc cần làm nhất

SLIDE 25:

5 THÍCH NGHI VỚI THAY ĐỔI

Quản lý thời gian không có nghĩa là tuân thủ theo những gì đã đề ra trong thời gian biểu mà là tác dụng tương hỗ trong việc đạt được mục tiêu của cá nhân phù hợp với hoàn cảnh thay đổi không ngừng xung quanh

Cuộc sống có nhiều đổi thay bất ngờ, vì thế cần phải điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh mới Chúng ta phải quan sát hoàn cảnh mà mình đang đối mặt, phải thay đổi cho phù hợp và duy trì theo

Mỗi ngày mỗi tháng, bất cứ khi nào xảy ra biến cố thì phải lập tức điều chỉnh lại cho phù hợp Như thế, dù những đổi thay đột ngột có đến mình cũng không quên duy trì sự cân bằng