Chương 4 quản trị dự án: một số vấn đề về quản lý dự án đầu tư

một số vấn đề cơ bản về quản lý dự án đầu tư

Chương 4

4.5 Phương phỏp PERT và phương phỏp biểu đồ GANTT

Nội dung chương 4

Khỏi niệm: Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch tổng thể,

điều phối và kiểm soát một dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc nhằm đạt được những mục tiêu về thời gian, chi phí, kỹ thuật và chất lượng.

4.1 Khái niệm và tỏc dụng của quản lý dự án đầu tư

Tác dụng của quản lý dự án đầu tư:

- Liên kết các hoạt động của dự án.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ giữa nhóm quản lý với khách hàng của dự án.

- Tăng cường sự liên kết giữa các thành viên quản lý dự án.

- Sớm phát hiện những khó khăn, vướng mắc và nhanh chóng giải quyết kịp thời, tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.

- Rút ngắn thời gian triển khai

4.1 Khái niệm và tỏc dụng của quản lý dự án đầu tư

4.2.1 Quản lý vĩ mô: là quản lý của Nhà nước đối với dự án bằng việc sử dụng các công cụ:

- Chính sách (tài chính, tiền tệ, ưu đãi đầu tư )

- Chiến lược phát triển kinh tế.

- Luật (đầu tư nước ngoài, trong nước )

- Quy chế (đấu thầu )

4.2 Nội dung của quản lý dự án đầu tư

4.2.2 Quản lý vi mô: (Theo đối tượng quản lý)

Xét theo đối tượng quản lý, nội dung chủ yếu của quản lý dự án bao gồm những nội dung trình bày trong sơ đồ sau:

- Quản lý thay đổi phạm vi

Quản lý thời gian

- Xác định và hoàn thành mục tiêu

4.2.3 Quản lý dự án theo chu kỳ

Giai đoạn phát triển

- Q lý hoạt động mua bán, các nhà thầu.

- Quản lý về tiến độ thi công xây lắp.

Chủ thể quản lý dự ỏn

* Người quản lý dự án là người quản lý trong một tổ chức xác định, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện dự án theo các mục tiêu đề ra trong thời gian xác định.

* Ngoài các cơ quan quản lý Nhà nước, các cương vị chủ chốt của quản lý

vi mô các dự án bao gồm:

- Chủ đầu tư (chủ công trình): là những cá nhân hoặc tổ chức có tư cách pháp nhân bỏ vốn đầu tư hoặc đại diện hợp pháp của “người” bỏ vốn đầu tư.

- Chủ nhiệm dự án (chủ dự án): là những người được chủ đầu tư lựa chọn

để thực hiện việc quản lý cùng với nhóm dự án của mình.

- Nhà thầu: là tổ chức kinh tế có đầy đủ điều kiện và tư cách pháp nhân

để tham gia đấu thầu Nhà thầu có thể là cá nhân trong trường hợp đấu thầu tuyển chọn tư vấn.

4.3 Các mụ hỡnh tổ chức quản lý dự án

Cỏc vấn đề phỏt sinh trong quản lý dự ỏn

- Mục tiêu chung và mục tiêu thành phần của dự án không rõ ràng.

- Trong quá trình thực hiện dự án, có sự thay đổi về nhiệm vụ, nguồn lực

- Chậm trễ tiến trình thực hiện.

- Sự hợp tác không chặt chẽ giữa các thành viên tham gia dự án.

- Mâu thuẫn giữa tổ chức dự án với các bộ phận chuyên môn chức năng trong cùng tổ chức.

4.3 Các mụ hỡnh tổ chức quản lý dự án

Trách nhiệm của người quản lý dự án

- Soạn thảo hợp đồng có liên quan đến thực hiện dự án.

- Hoạch định kế hoạch thực hiện dự tính đối với dự án.

- Đảm bảo tính chính xác của bản thiết kế.

- Điều hoà việc cung ứng các nguồn lực cần thiết thực hiện dự án theo yêu cầu.

- Sử dụng nguồn tài chính được giao hợp lý.

- áp dụng công nghệ thích hợp cho dự án.

- Đảm bảo chất lượng dự án được hoàn thành theo yêu cầu

4.3 Các mụ hỡnh tổ chức quản lý dự án

Mụ hỡnh cơ cấu tổ chức quản lý cỏc dự án

Người có thẩm quyền quyết định đầu tư

Chủ đầu tư

Ban quản lý dự án Các chủ thầu

quan chức năng của Nhà nước

4.3 Các mụ hỡnh tổ chức quản lý dự án

* Áp dụng: với dự ỏn quy mụ vừa và nhỏ, đũi hỏi kỹ thuật, cụng nghệ

khụng đặc biệt mà chủ đầu tư đó nắm vững và gần với chuyờn mụn

của chủ đầu tư.

Chủ đầu tư

Tự thực hiện

dự án quản lý dự án ban

Tổ chức thực hiện dự án 1 Tổ chức thực hiện dự án 2 Tổ chức thực hiện dự án 3

Có bộ máy đủ năng lực Chủ đầu tư lập ra

4.3.2 Hình thức chủ nhiệm điều hành dù ¸n

* Điều kiện:

- Chủ đầu tư không đủ điều kiện trực tiếp quản lý thực hiện dự án, phải thuê

tổ chức chuyên môn hoặc giao cho Ban quản lý chuyên ngành làm chủ nhiệm

điều hành dự án.

- Chủ nhiệm dự án là một pháp nhân có năng lực, có đăng ký về đầu tư xây

dựng, chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và pháp luật trong việc quản lý dự

án, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc xây dựng, đưa dự án vào khai thác và các vấn đề khác ghi trong hợp đồng.

* Áp dụng: các dự án quy mô lớn, kỹ thuật, công nghệ phức tạp, thời gian xây dựng dài.

- Chủ đầu tư cú trỏch nhiệm tổ chức nghiệm thu và nhận bàn giao khi

dự ỏn hoàn thành, đưa vào sử dụng.

* Áp dụng: ỏp dụng trong phạm vi quy định về quy chế đấu thầu.

Chủ đầu tư

Tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án

Thầu phụ A

Tổ chức đấu thầu tuyển chọn

Thầu phụ B

Thuê lại

• Ưu điểm: linh hoạt trong việc sử dụng cán bộ, khi dự án kết thúc họ lại trở về vị trí cũ làm việc Một người có thể tham gia vào nhiều dự án để tận dụng tối đa hiệu quả, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm.

• Nhược điểm: Đây là cách tổ chức không theo yêu cầu của khách hàng.

Do phải làm việc bán chuyên trách nên cán bộ làm việc không hết trách nhiệm, dự án không được ưu tiên.

Giám đốc

Phòng kinh doanh

Phòng

kỹ thuật Phòng kế toán tài chính

Các phòng khác

dự án đồngg thời việc truyền đạt thông tin nhanh chóng, hiệu quả hơn.

• Nhược điểm: Khi có nhiều dự án ở nhiều nơi thì gây lãng phí nhân lực, chủ yếu thuê chuyên gia giỏi để dự phòng hơn là nhu cầu thực tế.

Giám đốc

Ban quản lý

dự án

Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài chính

Các phòng khác

Chuyên viên

quản lý tài

chính

Chuyên viên Marketing

Chuyên viên quản lý sản xuất

…

4.3.6 Hỡnh thức tổ chức quản lý dự án theo ma trận

* Đặc điểm: Đây là mô hình kết hợp giữa mô hình tổ chức quản lý theo chức năng và chuyên trách dự án.

• Ưu điểm: Kết hợp được những ưu điểm và khắc phục được những nhược

điểm của mô hình quản lý theo chức năng và theo chuyên trách.

• Nhược điểm: Nếu việc phân quyền không rõ ràng, chồng chéo ảnh hưởng

đến việc thực hiện dự án Mô hình này vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý (một nhân viên hai thủ trưởng) dễ gây mâu thuẫn.

Tổng Giám đốc

Chủ nhiệm chương trình

Giám đốc sản xuất Giám đốc tài chính

Giám đốc

kỹ thuật

Giám đốc nhân sự

Giám đốc kinh doanh

Chủ nhiệm

dự án A

Chủ nhiệm

dự án B Chủ nhiệm

dự án C

Tình huống thảo luận

Nhà máy A triển khai dự án thay thế một số máy chế biến chè đen theo công nghệ cũ và đã khấu hao hết bằng những chiếc máy công nghệ mới, hiện

đại Nhà máy sẽ mua 6 chiếc máy mới với tổng chi phí dự toán là 2 triệu USD Những chiếc máy này phải được lắp đặt, chạy thử đúng thời hạn và sử dụng trong dây chuyền sản xuất mới, dự kiến sẽ hoạt động sau 6 tháng nữa.Vì đây

là một dự án quan trọng nên Phó Giám đốc nhà máy muốn dành nhiều thời gian và công sức để quản lý dự án này nhưng hiện tại ông vẫn là chủ nhiệm của ba dự án nữa Có ba khả năng lựa chọn:

1 Ông Phó giám đốc sẽ trực tiếp làm chủ nhiệm dự án.

2 Cử một cán bộ dưới quyền trực tiếp quản lý dự án.

3 Thuê công ty bán máy quản lý dự án lắp đặt với giá ưu đãi hơn khách hàng khác.

Câu hỏi: Anh (Chị) lựa chọn giải pháp nào để thực hiện dự án trong 3 giải pháp trên? Vì sao? Nếu dự án thuộc loại nhỏ (khoảng 40.000$) thì sự lựa chọn có thay đổi không?

4.4 Phương pháp PERT và phương pháp biểu đồ GANTT

* Một số quy ước:

+ Công việc là một nhiệm vụ hoặc một nhóm nhiệm vụ cụ thể của

dự án, nó đòi hỏi thời gian và chi phí để hoàn thành.

+ Sự kiện phản ánh thời điểm hoàn thành một công việc hay một nhóm công việc và bắt đầu một công việc mới.

+ Đường là sự kết nối liên tục tính từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối + Mạng công việc là sự kết hợp tất cả các công việc và các sự kiện

4.4.1 Phương pháp PERT (phương pháp đường Găng)

PERT ( P rogram E valuation and R eview T echnique)

Kỹ thuật PERT và phương pháp đường Găng là những kỹ thuật

được sử dụng để xây dựng một mạng nối kết các công việc Hai phương pháp tuy có những nét khác nhau nhưng chúng có nhiều điểm giống nhau như cả hai kỹ thuật đều dẫn đến việc tính toán đường Găng cùng chỉ ra thời gian dự trữ của các công việc

M ạng công việc

* Xây dựng mạng công việc có tác dụng sau:

+ Mạng công việc là cơ sở để lập kế hoạch, kiểm soát theo dõi kế hoạch tiến độ, điều hành dự án.

+ Phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vụ, các công việc.

+ Xác định được ngày bắt đầu, ngày hoàn thành và độ dài thời gian thực hiện công việc.

+ Xác định được đường Găng (độ dài thời gian thực hiện dự án)

+ Tính toán thời gian dự trữ của các công việc và các sự kiện.

+ Cho phép xác định được những công việc nào cần phải được thực hiện kết hợp để tránh sự thiếu hụt về thời gian hoặc nguồn lực, những công việc nào có thể thực hiện đồng thời để nhanh chóng đạt mục tiêu

về ngày hoàn thành dự án.

* Khái niệm: Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch, tiến độ mô

tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau.

Tr ình bày PERT

2 Một số phương pháp biểu diễn mạng công việc trong sơ đồ PERT

Phương pháp 1: Phương pháp đặt công việc trên các mũi tên AOA

( AOA - A ctivities o n A rrow)

* Khái niệm: Là phương pháp xây dựng mạng công việc trong đó sử dụng các mũi tên có hướng để trình bày công việc Mỗi công việc

được đặt trên một mũi tên nối hai sự kiện và kết nối các công việc

để phản ánh mối quan hệ phụ thuộcdự án.

1 Các bước để thực hiện sơ đồ PERT

B1: Xác định tất cả các công việc (nghiệp vụ) cần thực hiện của dự án

B2: Xác định mối quan hệ qua lại giữa các công việc.

B3: Vẽ sơ đồ mạng công việc.

B4: Tính toán thời gian và ước tính chi phí cho từng công việc dự án.

B5: Xác định đường Găng, tính thời gian thực hiện toàn bộ dự án.

B6: Sử dụng mạng công việc để lập kế hoạch, giám sát, xử lý dự án.

T r ình bày PERT

* Một số loại quan hệ phụ thuộc giữa các công việc:

- Mối quan hệ liên tục: b chỉ có thể bắt đầu khi a hoàn thành.

- Mối quan hệ đồng thời:

- Mỗi công việc chỉ biểu diễn bằng một cung nối giữa hai đỉnh

có mũi tên chỉ hướng.

* Nguyên tắc đánh số giữa các sự kiện:

- Đánh số trình tự từ trên xuống dưới, từ trái sang phải.

- Đầu của mũi tên mang số lớn hơn đuôi của mũi tên

- Những sự kiện có nhiều mũi tên đến chỉ được đánh số khi sự kiện đuôi của tất cả các mũi tên đã được đánh số.

Ví dụ 4.2

3 f,g

i

5 d,e

h

1 d,e

g

5 b,c

f

6 b,c

e

2 a

d

3 a

c

5 -

b

1 -

a

Thời gian (tuần)

Công việc trước Công việc

Trình bày PERT

* Một số mối quan hệ:

Quan hệ bắt đầu với bắt đầu:

Quan hệ hoàn thành với hoàn thành:

Quan hệ bắt đầu với hoàn thành:

Quan hệ kết thúc với bắt đầu:

Phương pháp 2: Phương pháp AON ( A ctivities o n N ode)

* Khái niệm: Là phương pháp xây dựng mạng công việc trong đó mỗi công việc được đặt vào trong một nút hình chữ nhật, mũi tên liên kết các đỉnh nút phản ánh mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc.

2

a b

3

a b

4

a b

10 a

b

Start: 2/28/07 ID: 3 Finish: 3/5/07Dur: 4 days Res:

d

Start: 3/7/07ID: 4 Finish: 3/15/07 Dur: 7 days Res:

5 c

e

7 b

d

4 a

c

5 a

b

2 -

a

Thời gian (ngày) Công việc trước

Công việc

Khoảng thời gian dự trữ của các công việc

* Khái niệm: Thời gian dự trữ các sự kiện là số ngày mà một sự kiện

nêu đó có thể chậm tiến hành nhưng không làm ảnh hưởng đến thời

gian hoàn thành dự án.

* Tính thời gian dự trữ các công việc.

Gọi: t(a): Thời gian thực hiện công việc a

ES(a): Thời gian bắt đầu sớm công việc a EF(a): Thời gian hoàn thành sớm công việc a Công thức:

EF(a) = ES(a) + t(a)

Trong đó: ES(a) = Max(EF của các công việc trước a)

LS(a) : Thời gian bắt đầu muộn công việc a LF(a): Thời gian hoàn thành muộn công việc a

LS(a) = LF(a) - t(a)

Trong đó: LF(a) = Min(LS của các công việc sau a)

Thời gian dự trữ toàn phần và thời gian dự trữ tự do

Thời gian dự trữ toàn phần của một công việc là thời gian tối đa mà công việc có thể chậm trễ nhưng không làm chậm ngày kết thúc dự án:

Thời gian dự trữ toàn phần = LS - ES

Thời gian dự trữ tự do của một công việc là khoảng thời gian mà một công việc nào đó có thể chậm trễ nhưng không làm chậm ngày bắt đầu của công việc tiếp theo.

Thời gian dự trữ tự do (a) = Min (ES các công việc sau a) - EF(a)

Ví dụ 4.4

Với sơ đồ PERT như ở ví dụ 4.2 ta có bảng sau:

0 0 1 8 0 2 0 0 1

1 0 1 8 0 3 1 0 1

1 0 2 9 5 8 12 11 13

2 5 5 11 11 13 13 16 16

1 5 4 3 11 10 12 16 15

0 0 1 1 5 5 11 11 12

1 5 3 2 6 5 1 5 3

LS LF

EF ES

Thời gian Công

việc

Đường Găng

* Khái niệm: Đường Găng của một dự án là đường dài nhất tính từ

công việc (hoặc sự kiện) đầu đến công việc (hoặc sự kiện) cuối của sơ

đồ PERT.

Độ dài đường Găng chính là thời gian hoàn thành toàn bộ dự án

(thời gian hoàn thành tất cả các công việc) Những công việc nằm

trên đường Găng là các công việc găng, tức là những công việc mà

thực hiện chúng chậm đi bao nhiêu thì thời điểm hoàn thành toàn bộ

dự án sẽ bị đẩy lùi một khoảng đúng bằng bấy nhiêu.

* Cách xác định: Những công việc găng là công việc có thời gian dự trữ toàn phần bằng 0 Vậy, đường nối các công việc có thời gian dự trữ toàn phần bằng 0 là đường Găng.

Với ví dụ trên, đường Găng là đường: b-e-h

b m 4 a

Cách tính xác suất hoàn thành dự án

Trong đó:

S: Thời gian dự định hoàn thành dự án

D: Độ dài thời gian thực hiện các công việc găng

: Độ lệch tiêu chuẩn của thời gian dự kiến hoàn thành các

công việc găng

Với phương sai  2 = ∑  i 2 (i = 1… n)

6

ab

Từ Z tra bảng xác định giá trị xác suất phân bố GAUSS (bảng Phụ lục)

để tìm xác suất rủi ro thời gian thực hiện dự án.

Nguyên tắc tìm xác suất hoàn thành dự án

+ Nếu xác định xác suất hoàn thành dự án thực tế xảy ra trước thời gian hoàn thành trước thời hạn.

P (x ≤ X) = 0,5 – Giá trị tra bảng + Nếu xác định xác suất hoàn thành dự án thực tế xảy ra sau thời gian hoàn thành trước thời hạn.

P (x ≤ X) = 0,5 + Giá trị tra bảng + Nếu xác định xác suất hoàn thành dự án thực tế xảy ra trước thời gian hoàn thành sau thời hạn.

P (X ≤ x ) = 0,5 + Giá trị tra bảng + Nếu xác định xác suất hoàn thành dự án thực tế xảy ra sau thời gian hoàn thành sau thời hạn.

P (X ≤ x ) = 0,5 - Giá trị tra bảng Nếu Z < 0, dự án hoàn thành trước thời gian tiến trình tới hạn dự tính

ban đầu.

Nếu Z > 0, dự án hoàn thành sau thời gian tiến trình tới hạn dự tính

ban đầu.

1,3,5

2,4,7 3,4,8

Tính xác suất hoàn thành dự án trong thời hạn 13 ngày.

Giải: Ta có bảng sau:

106/36

Tổng

4/9 3

5 3

1 3-4

25/36 4,16

7 4

2 2-4

25/36 4,5

8 4

3 2-3

1/9 2

3 2

1 1-3

1 4,33

8 4

2 1-2

 2

T e b

m a

Công việc

3

4,16 4,5

Đường găng là đường nối các sự kiện: 1-2-3-4 có độ dài:

8 , 11 13

Bài tập ỏp dụng 1

Dự ỏn xõy dựng sõn vận động A như sau:

Yêu cầu: 1 Vẽ sơ đồ PERT.

2 Tính xác suất hoàn thành dự án trong vòng 240 ngày.

60 25

20

H, G Trang trí

I

12 10

8 F

Rải đất H

50 15

10 F

Rải cát G

10 10

10 E

Lắp ráp F

25 20

15

D, C Đặt khung gỗ

E

35 30

25 B

Cưa xẻ D

180 90

60 A

Đào đất C

80 65

20 A

Mua nguyên liệu B

30 20

10 Lập kế hoạch

A

b m

a

Thời gian (ngày) C/v trước

Tên công việc Mã hiệu

Bài tập ỏp dụng 2

Tài liệu về một dự án như sau:

Yêu cầu: 1 Vẽ sơ đồ PERT.

2 Tính xác suất hoàn thành dự án trong vòng 48 ngày, 42 ngày

76

1f,h,j

k

11

1g,h

j

42

1c

i

1513

12d,e,g,i

h

54

3c

g

75

4e

f

98

7d

e

86

3a,c

d

32

1b

c

84

3a

b

65

4-

a

b m

a

Thời gian (ngày)

Công việc trước Công việc

Bài tập ỏp dụng 3

Tài liệu về một dự án như sau:

Yêu cầu: Tỡm đường găng, thời gian hoàn thành dự ỏn và xác suất hoàn thành dự án trong vòng 32 ngày.

5 2

1 K,M,N

O

7 6

5 L

N

10 7

4 J

M

3 2

1 G,I

L

6 3

2 H

K

2 1

1 G,I,K

J

10 6

4 D,F

I

9 5

3 E

H

4 2

1 D,F

G

9 6

3 B,C

F

8 4

2 B

E

10 6

2 A,C

D

12 6

3 -

C

6 4

2 A

B

3 2

1 -

A

b m

a

Ước lượng thời gian (tuần) C/v trước

C/việc