Hoạt động công chứng của nhân dân địa phương, thực trạng và Giải pháp

Báo cáo thực tập: Hoạt động công chứng của nhân dân địa phương, thực trạng và Giải pháp

lời nói đầu

Chí Linh là huyện miền núi nằm ở phía Bắc của tỉnh Hải Dơng, có dân số

15 vạn ngời, là mảnh đất địa linh nhân kiệt có nhiều di tích lịch sử đợc xếp hạng Quốc gia Với diện tích rộng 300 km2 , có vị trí đặc biệt nằm giữa vùng tam giác kinh tế Hà Nội – Hải Phòng – Quảng Ninh, là cửa ngõ của vùng rừng núi Đông Bắc Bộ và vùng Đồng bằng Sông Hồng, với 3/4 diện tích là núi rừng Có hệ thống giao thông đờng bộ và đờng sắt huyết mạch nh quốc lộ 18 kéo dài từ đông sang tây nối Hà Nội tới Quảng Ninh, đờng 183 nối liền trung tâm huyện tới thành phố Hải Dơng- tâm điểm của 3 thành phố Hà Nội, Hạ Long và Hải Dơng Là vùng đất

có nhiều nguồn tài nguyên quý giá phục vụ tốt cho phát triển ngành công nghiệp, khu vực có nền kinh tế phát triển toàn diện, đây là khu công nghiệp trọng điểm của địa phơng và của cả Quốc gia với rất nhiều nhà máy, xí nghiệp đóng trên địa bàn Dân số đông, nhiều thuận lợi về mặt tiềm năng kinh tế, nhiều nhà máy, xí nghiệp, ngoài ra trên địa bàn huyện Chí Linh còn có rất nhiều trờng học, trờng dậy nghề thu hút rất nhiều ngời ở nơi khác đến kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, xã hội Cùng với sự phát triển mạnh của nền kinh tế, xã hội nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ở địa phơng cũng tăng lên, đặc biệt là trong những năm gần đây nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ngày càng tăng rõ rệt

Trớc năm 2001 tỉnh Hải Dơng chỉ có một Phòng Công Chứng nằm ở Thành Phố Hải Dơng, nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân chủ yếu đợc thực hiện bởi hệ thống các Phòng T Pháp cấp huyện Do những quy định về thẩm quyền chứng thực của các Phòng T Pháp còn nhiều hạn hẹp dẫn đến không đáp ứng đợc nhu cầu công chứng của nhân dân trên địa bàn, Phòng T Pháp chủ yếu thực hiện chức năng chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ còn công chứng các loại hợp đồng, giao dịch khác hầu nh không thực hiện Đối với địa

ph-ơng có nền kinh tế phát triển với nhiều trờng trạm, nhà máy, xí nghiệp đóng trên

địa bàn nh huyện Chí Linh thì Phòng T Pháp cấp huyện không đáp ứng đợc yêu cầu, đòi hỏi phải có Phòng Công Chứng hoạt động chuyên nghiệp Đáp ứng nhu cầu đó thì Phòng Công Chứng số 2 đợc thành lập và hoạt động tại Thị Trấn Sao

Đỏ Huyện Chí Linh với 1 Trởng phòng, 1 Phó phòng đồng thời là Công Chứng Viên, 1 Công Chứng Viên, 1 Kế toán và 5 cán bộ chuyên viên giúp việc

Ngay từ khi đi vào hoạt động, Phòng Công Chứng số 2 đã khẳng định đợc

vị trí, vai trò của mình, không chỉ đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân địa phơng mà còn phục vụ cả các huyện, các tỉnh lân cận Với đà phát triển ngày càng cao về các mặt kinh tế, chính trị, xã hội Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng

đã, đang và sẽ hoạt động ngày càng có hiệu quả Tuy nhiên bên cạnh đó thì Phòng Công Chứng số 2 còn gặp rất nhiều bất cập cần phải khắc phục để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của nhân dân

Xuất phát từ vị trí, vai trò của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng nên vấn đề

một vấn đáng quan tâm, vì vậy với cơng vị là một sinh viên về thực tập tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng em xin nghiên cứu, viết đề tài này

Nội dung

A thực trạng công chứng của nhân dân trong sinh hoạt cộng đồng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng:

I Công chứng bản sao giấy tờ:

Quy trình công chứng bản sao tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng:

Quy trình công chứng bản sao đợc thực hiện: Ngời yêu cầu công chứng

đa bản gốc văn bản yêu cầu và bản sao cần công chứng vào cho Công chứng viên, Công chứng viên trực tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, nghiên cứu và xem xét, nếu đủ điều kiện công chứng thì tiến hành ký Sau đó Công chứng viên chuyển cả bản gốc và bản sao giấy tờ đã ký sang cho các cán bộ chức năng vào sổ, đóng dấu, viết biên lai thu tiền và trả văn bản

Công chứng bản sao là một chức năng phụ trong trong hoạt động công chứng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng, thế nhng nó lại trở thành hoạt động chính

và chủ yếu tại Phòng Công Chứng ở đây, hoạt động công chứng này chiếm khoảng

Ngời yêu cầu

công chứng

Công chứng viên

Nhân viên khác trong phòng

gần 90% lợng công việc cũng nh là nguồn thu lệ phí công chứng của Phòng Công Chứng số 2, thể hiện cụ thể nh sau:

- Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 3.233 trờng hợp trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng

- Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 9.041 trờng hợp trong tổng số 9.290 lợng việc công chứng của phòng

- Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 28.000 trờng hợp trong tổng số 28.574 lợng việc công chứng của phòng

- Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 33.000 trờng hợp trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng

- Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 3.233 trờng hợp trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng

Do việc công chứng bản sao giấy tờ chiếm phần lớn công việc của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng, nên xác định đợc điều đó Phòng Công Chứng

số 2 Tỉnh Hải Dơng luôn luôn tập trung, chú trọng cải tiến lề lối làm việc, rút kinh nghiệm từ chính các buổi làm việc hàng ngày, nâng cao công tác tiếp dân, trao đổi thông tin hai chiều giữa cán bộ công chứng và ngời yêu cầu công chứng, từ đó rút

ra kinh nghiệm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu công chứng của nhân dân, đảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác, gián tiếp khuyến khích nhu cầu công chứng của nhân dân

Thực tế công chứng bản sao giấy tờ, Công chứng viên đã phát hiện đợc rất nhiều sai sót từ bản gốc các giấy tờ đợc đem đến để yêu cầu công chứng Các sai sót đó có thể là còn thiếu, cha đầy đủ, sai về hình thức, nội dung, sai do cơ quan

có thẩm quyền cấp sai, xử lý sai hay cũng có nhiều trờng hợp ngời yêu cầu công chứng cố tình làm sai nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân của mình Trớc những sai sót, vi phạm đó Công chứng viên xem xét: Nếu điểm sai nào có thể khắc phục đợc

thì trực tiếp yêu cầu ngời yêu cầu công chứng khắc phục ngay hoặc hớng dẫn họ khắc phục theo trình tự, thủ tục luật định, chẳng hạn nh: Sổ hộ khẩu khi ngời dân

đem đến yêu cầu công chứng thờng gặp phải trờng hợp có một khẩu hoặc một số khẩu bị sửa chữa mà không có phần đính chính ở phần sau về việc sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền cụ thể là Uỷ ban Nhân dân cấp xã, thị trấn, gặp trờng hợp

nh vậy thì Công chứng viên hớng dẫn, giải thích cho ngời yêu cầu công chứng về

Uỷ ban Nhân dân xã, thị trấn nơi cấp hộ khẩu xin cấp lại hoặc xin xác nhận; Tr-ờng hợp ngời yêu cầu công chứng mang văn bằng, chứng chỉ đến công chứng,

nh-ng giữa các loại văn bằnh-ng đó lại khônh-ng khớp nhau có thể là nh-ngày, thánh-ng, năm sinh, có thể là họ tên, gặp trờng hợp nh vậy Công chứng viên từ chối công chứng, hớng dẫn họ cách hợp pháp hoá văn bằng, chứng chỉ (yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp lại hoặc cải chính ) Công chứng viên chỉ công chứng khi các giấy tờ đó đã hợp pháp, hợp lý Đối với loại văn bằng, chứng chỉ, đây là loại giấy

tờ Phòng Công Chứng số 2 thực hiện công chứng tơng đối nhiều vì xuất phát từ vị trí có nhiều trờng trạm đóng trên địa bàn (trờng Cao đẳng Công nghiệp Cơ Điện, trờng Công nhân Cơ giới 17, trờng Ôtô số 1, Trờng Quân chính Quân khu 3 và nhiều trờng trung học khác), khi thực hiện hành vi công chứng, các Công chứng viên phát hiện đợc rất nhiều sai sót, lỗi sai sót phần lớn do ngời yêu cầu công chứng tạo lên nh tẩy xoá, thay tên, đổi họ hoặc có nhiều trờng hợp không học, không có bằng nhng mợn bằng của ngời khác rồi tẩy xoá bằng hoá chất sau đó

điền tên tuổi của mình vào Đối với những trờng hợp này khi công chứng phát hiện ra thì Công chứng viên trực tiếp xử lý, tạm thu giữ tất cả các văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ giả mạo, ghi vấn là giả mạo bằng một biên bản tạm thu hẹn ngày đến trả lời Sau khi tạm thu cử ngời đi xác minh tại các cơ quan chức năng hoặc yêu cầu các cơ quan xác minh, giám định Khi nguời yêu cầu công chứng đến đúng theo giấy hẹn thì, Công chứng viên tiến hành giải thích sau đó tiếp tục công chứng nếu văn bản đó là đúng, thu giữ nếu giấy tờ đó là giả mạo, tẩy xoá, sai gửi cơ quan chức năng giải quyết, xử lý

II Công chứng bản dịch:

Sơ đồ quy trình công chứng bản dịch tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải

D-ơng:

Quy trình công chứng bản sao đợc thực hiện: Ngời yêu cầu công chứng

nộp văn bản yêu cầu dịch thuật, công chứng tại bàn Công chứng viên, Công chứng viên xem xét, nếu thấy đủ điều kiện công chứng thì chuyển cho cán bộ phụ trách dịch thuật, sau đó rồi cán bộ phụ trách dịch thuật gửi cho cộng tác viên dịch thuật, sau khi dịch xong Cộng tác viên dịch thuật phải ký xác nhận bản dịch trớc mặt Công chứng viên, Công chứng viên ký xác nhận chữ ký của cộng tác viên, sau

đó chuyển văn bản sang cho cán bộ phụ trách dịch thuật làm các thủ tục cần thiết khác nh đóng dấu, ghi biên lai, hoàn thiện bản dịch trả cho ngời yêu cầu dịch thuật công chứng

Nhu cầu công chứng bản dịch của nhân dân huyện Chí Lihh đã ngày càng gia tăng Năm đầu khi mới thành lập thì đông đảo quần chúng nhân dân hiểu còn hạn chế về chức năng của Phòng Công Chứng, họ chỉ hiểu đơn thuần Phòng Công Chứng thay Phòng T Pháp thực hiện công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ,

nh-ng do sự phát triển của mạnh-ng lới thônh-ng tin liên lạc, tuyên truyền, phổ biến Pháp luật cùng với nền kinh tế, xã hội phát triển ngày càng cao nên nhu cầu công

Người yêu cầu công

chứng

Công chứng viên Cán bộ phụ trách dịch

thuật Cộng tác viên dịch thuật

chứng các loại hợp đồng ngày càng tăng lên, ngời dân khi có nhu cầu thì họ đã tự tìm hiểu và đến với Phòng Công Chứng để công chứng Nhờ vậy mà kết quả công chứng bản dịch trong những năm qua đã gia tăng đáng kể:

- Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng đợc

29 bản dịch giấy tờ trong tổng số3.268 số lợng việc công chứng của phòng

- Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng đợc

182 bản dịch giấy tờ trong tổng số 9.290 số lợng việc công chứng của phòng

- Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng đợc

455 bản dịch giấy tờ trong tổng số 28.574 số lợng việc công chứng của phòng

- Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng đợc

470 bản dịch giấy tờ trong tổng số 33.784 số lợng việc công chứng của phòng

- Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng

đợc 105 bản dịch giấy tờ trong tổng số 6.794 số lợng việc công chứng của phòng

Với tinh thần tích cực của cán bộ, nhân viên Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng cùng toàn thể các Cộng tác viên dịch thuật nên số lợng cũng nh chất l-ợng của các bản dịch đã ngày càng đợc nâng cao, các bản dịch hầu hết đều đợc trả trong ngày hôm sau, chỉ có một số trờng hợp do số lợng dịch nhiều thì thời gian trả có thể từ 3 đến 7 ngày

Để đáp ng đợc ngày càng tốt nhu cầu phát triển của nhân dân thì Phòng Công Chứng số 2 đã không ngừng ký hợp động dịch thuật với các Cộng tác viên dịch thuật, các Cộng tác viên đều là ngời có trình độ ngoại ngữ chuyên nghành đại học

Với mạng lới Cộng tác viên đông đảo, nhu cầu dịch thuật và công chứng bản dịch đợc tiến hành nhanh, gọn, đảm bảo đợc tính chính xác, kịp thời, các văn bản dịch thuật đều đợc trả cho ngời yêu cầu công chứng chậm nhất trong một tuần

Trong thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì hoạt động giao lu, hợp tác, học tập, công tác, lao động ở nớc ta cũng nh nhân dân nớc ngoài đến học tập, công tác, giao lu, lao động ở nớc ta ngày càng nhiều kéo theo nhu cầu về công chứng bản dịch ngày càng cao

Nh Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng thì ngay sau khi hoạt động đơn

vị đã củng cố đợc một mạng lới Cộng tác viên dịch thuật của hầu hết các thứ tiếng thông dụng nh tiếng Anh, Đức, Trung Quốc các Cộng tác viên của đơn vị đều

là những cử nhân tốt nghiệp đại học có trình độ chuyên môn lâu năm và đã đợc thi, tuyển chọn, xét duyệt và chấp nhận nên các bản dịch đều đảm bảo tính chính xác cao

Trong quá trình hợp tác cùng Cộng tác viên thì đơn vị đã tiến hành công nhận Cộng tác viên dịch thuật cho nhiều ngời, tạo cơ sở pháp lý cần thiết để hoạt

động dịch thuật đi vào nề nếp, đặc biệt là việc Phòng Công Chứng đã không ngừng cộng tác thêm Cộng tác viên dịch thuật về các thứ tiếng khác mà hiện cha

có theo nhu cầu của nhân dân

III Công chứng hợp đồng, giao dịch:

Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch tại phòng công chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng:

Người yêu cầu

công chứng

Công chứng viên

Trưởng phòng Cán bộ tiếp

nhận hồ sơ

Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch đợc thực hiện: Ngời yêu cầu công

chứng trực tiếp nộp hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận, hồ sơ đợc chuyển tiếp cho trởng phòng xem xét sau đó trởng phòng chuyển hồ sơ cho Công chứng viên thực hiện

Đúng ngày ghi trong giấy hẹn, ngời yêu cầu công chứng đến trực tiếp ký hợp

đồng với Công chứng viên, sau đó hồ sơ chuyển cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ làm các thủ tục nh đóng dấu, vào sổ, hoàn tất rồi chuyển trả cho ngời yêu cầu công chứng

Do Chí Linh là một vùng đất có nhiều tiềm năng,triển vọng, cũng nh tốc độ phát triển ngày càng lớn mạnh của nền kinh tế, nơi đây đã kéo theo nhu cầu công chứng hợp đồng và các giao dịch khác ngày càng gia tăng tại Phòng Công Chứng

số 2: Chỉ trong mấy năm mà hoạt động công chứng hợp đồng và các giao dịch khác đã gia tăng đáng kể :

STT Việc công chứng

Số lợng việc công chứng (hợp đồng, giao dịch) Năm

2001 2002Năm 2003Năm Năm 2004

Quý I năm 2005

1 Công chứng hợp dồng thế chấp 01 10 45 75 46

2 Công chứng hợp đồng bảo lãnh 02 27 21 16 02

3 Công chứng hợp đồng cầm cố 01 02 12 02 0

4 Công chứng hợp đồng thuê nhà 0 0 01 0 0

5 Công chứng hợp đồng mua bán

nhà

6 Công chứng hợp đồng tặng cho

bất động sản.

8 Công chứng chữ ký 01 12 17 41 05

9 Công chứng hợp đồng uỷ quyền 0 09 04 09 0

10 Công chứng giấy uỷ quyền 0 09 09 04 0

11 Công chứng văn bản khai nhận di

sản.

12 Công chứng từ chối nhận di sản 0 03 01 0 0

Bảng số liệu công chứng các hợp đồng, giao dịch khác trong các năm từ 2001

đến năm 2004.

Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy hoạt động công chứng hợp đồng và các tài liệu giao dịch khác ngày càng gia tăng và ngày càng đợc quan tâm, trú trọng,

đặc biệt là Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc những hợp đồng vay vốn với những thủ tục thông thoáng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý cũng nh mức độ thu hồi vốn cao nên trong thời gian ngắn phần lớn các hợp đồng đã đợc các Ngân hàng yêu cầu Phòng Công Chứng số 2 chứng nhận

Tại đây Phòng Công Chứng số 2 luôn luôn cải cách thủ tục hành chính trong công chứng hợp đồng Theo quy định của Nghị định 75/NĐ- CP thì các loại hợp đồng này đợc thực hiện trong thời gian từ 3 đến 7 ngày, nhng phần lớn các hợp đồng đều đợc giải quyết ngay trong ngày và có khi chỉ trong một tiếng đồng

hồ (hợp đồng thế chấp vay vốn ít mà ngời yêu cầu công chứng đã chuẩn bị tốt,

đầy đủ các thủ tục giấy tờ)

Trong quá trình công chứng hợp đồng, giao dịch khác thì cán bộ nhân viên Phòng Công Chứng số 2 làm việc rất nhiệt tình, có tâm huyết và trách nhiệm cao,

đã hớng dẫn ngời yêu cầu công chứng rất chu đáo, không để họ có phàn nàn gì,

đôi khi Công chứng viên còn đến tận nhà làm thủ tục cho ngời yêu cầu công chứng (nh có nhiều trờng hợp ngời yêu câu công chứng muốn công chứng di chúc nhng do điều kiện về sức khoẻ họ không ra công chứng đợc tại trụ sở làm việc của Phòng Công Chứng nên cơ quan đã cử Công chứng viên đến tận nhà ngời yêu cầu công chứng làm thủ tục công chứng cho họ hay có trờng hợp hai vợ chồng thống nhất lấy quyền sử dụng đất của hai vợ chồng để thế chấp vay vốn ngân hàng nhng

có một bên vợ, chồng bị ốm không thể cùng ra công chứng hợp đồng thế chấp đợc thì Phòng Công Chứng số 2 cũng đã cử ngời đến tận nhà hoàn thiện thủ tục)

Tuy nhiên bên cạnh đó thì hoạt động công chứng hợp đồng và các giao dịch khác tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng vẫn còn nhiều hạn chế, mặc dù hoạt động này là hoạt động chức năng chủ yếu của Phòng Công Chứng số 2 thế