BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH VÕ THỊ MINH THƯ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC MIỀN TRUNG LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN MÃ[.]
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH VÕ THỊ MINH THƯ HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI TỔNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC MIỀN TRUNG LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ CHUYÊN NGÀNH : KẾ TOÁN MÃ SỐ : 60340301 Người hướng dẫn khoa học: PGS – TS TRẦN THỊ GIANG TÂN TP.Hồ Chí Minh – Năm 2012 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT COSO : Committee of Sponsoring Organization KSNB : Kiểm soát nội KH : Khách hàng KSNB : Kiểm soát nội BCTC : Báo cáo tài QTRR : Quản trị rủi ro DN : Doanh nghiệp PHẦN MỞ ĐẦU 1.Sự cần thiết đề tài: Trong giai đoạn nay, tình hình kinh tế giới nói chung VN nói riêng gặp nhiều khó khăn Khủng hoảng kinh tế Mỹ giới năm 2007 tiếp tục diễn biến ngày phức tạp lan rộng Một tác động rõ tình trạng sụt giảm thương mại tồn cầu thể sụt giảm nhập hàng loạt hàng hoá tiêu dùng nguyên vật liệu từ thị trường bên Hội nhập kinh tế quốc tế đặt nhiều thách thức với công ty Việt Nam, cơng ty có sức cạnh tranh kém, quy mơ nhỏ có nguy phá sản cao Theo tổng cục thống kê vào năm 2012, tổng số 448.393 cơng ty, có 4.505 cơng ty nhà nước, có 3.807 cơng ty (chiếm 84,5%) thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh (bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên nhà nước, công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên trở lên, cơng ty cổ phần có vốn nhà nước chiếm 50% trở lên kể công ty cổ phần thành viên có vốn nhà nước chiếm 50% trở lên); 35 công ty (chiếm 0,82%) tạm ngừng sản xuất kinh doanh; 637 công ty (chiếm 14,1%) chờ giải thể Một nguyên nhân dẫn đến thất bại không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu hiệu Tổng Công ty Điện lực Miền Trung với mạnh đơn vị phân phối điện cho toàn khu vực miền Trung, đáp ứng nhu cầu tiêu thụ điện ngày cao Theo chủ trương Nhà nước, mô hình hoạt động tự chủ tự chịu trách nhiệm kết hoạt động đảm bảo kinh doanh có lãi, bảo tồn vốn Nhà Nước Tổng Cơng ty lớn mạnh không ngừng quy mô, tài sản cấu tổ chức hoạt động Nên nói, Tổng cơng ty điện lực Miền Trung chủ đề nóng luận văn luận ánmuốn tìm tịi hay cho đề tài mang dáng dấp sản phẩm vơ đặc trưng “ Điện” Tuy nhiên nghiên cứu trước đề cập đến tình hình kinh doanh, tình hình kiểm tốn nhìn bao quát rộng lớn chưa sâu khai thác hay khó bên máy Bởi trước áp lực quản lý cơng ty lớn vậy,việc kiểm sốt hệ thống thật khơng đơn giản, thấy vấn đề nghiên cứu có ứng dụng thực tiễn cao, tác giả định chọn đề tài: “ Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tổng Cơng ty Điện lực Miền Trung” để thực luận văn tốt nghiệp vừa tài liệu tham khảo cho cơng ty việc hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội công ty sở 2.Mục tiêu nghiên cứu: Tổng kết lý luận hệ thống kiểm soát nội Khảo sát thực trạng hệ thống kiểm sốt nội cơng ty, tìm hạn chế thiếu sót nguyên nhân gây hạn chế Đưa số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống KSNB tổng cơng ty điện lực miền Trung 3.Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng thông qua thống kê mô tả để rút thực trạng KSNB Ngồi ra, luận văn cịn sử dụng phương pháp khác như: vấn, phương pháp so sánh, đối chiếu lý luận với thực tiễn Tổng Công ty Điện Lực Miền Trung Từ đó, đưa giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Thông tin nghiên cứu: a.Thông tin thứ cấp: thông tin từ báo chí, tạp chí chun ngành kế tốn – kiểm tốn, kinh tế học; Intenet, thơng tin nội Tập đồn Tổng Cơng ty, báo cáo, đề tài khoa học, sách giáo khoa, giảng từ nguồn thơng tin khác có liên quan b.Thông tin sơ cấp: tự thu thập qua việc thực bảng câu hỏi khảo sát, trao đổi thông tin với đồng nghiệp , vấn nhà quản lý Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đề tài thực nghiên cứu Tổng Công ty Điện lực Miền Trung cơng ty Điện lực có trụ sở Thành Phố Đà Nẵng Đối tượng nghiên cứu để tài hệ thống kiểm soát nội 6 Bố cục luận văn: Phần mở đầu Chương 1: Tổng quan kiểm soát nội Chương 2: Thực trang hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty Điện Lực Miền Trung Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tổng công ty Điện Lực Miền Trung CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA KIỂM SỐT NỘI BỘ Kiểm sốt ln khâu quan trọng quy trình quản trị, nhà quản lý thường trọng đến việc hình thành trì hoạt động kiểm sốt để đạt mục tiêu tổ chức Để thực chức kiểm sốt, nhà quản lý sử dụng cơng cụ chủ yếu kiểm soát nội Khái niệm kiểm soát nội lúc đầu sử dụng phương pháp giúp cho kiểm toán viên độc lập xác định phương pháp hiệu việc kiểm toán, đến chỗ coi phận chủ yếu hệ thống quản lý hữu hiệu Lịch sử phát triển KSNB tóm tắt qua giai đoạn sau: 1.1.1 GIAI ĐOẠN SƠ KHAI Hình thức ban đầu KSNB kiểm soát tiền cách mạng công nghiệp Do yêu cầu phát triển, cơng ty cần có vốn từ đưa đến nhu cầu tăng cường quản lý vốn kiểm tra thông tin sử dụng vốn Thuật ngữ kiểm soát nội bắt đầu xuất từ giai đoạn Năm 1929, Công bố Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) - tiền thân chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ - lần đưa khái niệm kiểm soát nội thức cơng nhận vai trị hệ thống kiểm sốt nội cơng ty Khái niệm kiểm soát nội lúc sử dụng tài liệu kiểm toán hiểu đơn giản : - Bảo vệ tiền không bị nhân viên gian lận - Bảo vệ tài sản không bị thất - Bảo vệ số liệu kế tốn xác - Khuyến khích tuân thủ xác hiệu hoạt động Đây sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm kiểm toán viên Từ năm 1936, công bố Hiệp hội kế tốn viên cơng chứng Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa KSNB “ Các biện pháp cách thức chấp nhận thực để bảo vệ tiền tài sản, kiểm tra việc ghi chép xác số liệu “ Sau cơng bố việc nghiên cứu đánh giá hệ thống KSNB ngày trọng kiểm tốn 1.1.2 GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH Từ năm 1949, Hiệp hội Kế tốn viên cơng chứng Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa KSNB cấu tổ chức biện pháp, cách thức liên quan chấp nhận thực tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra tính xác đáng tin cậy liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động đạt hiệu quả, khuyến khích tuân thủ sách người quản lý Như vậy, khái niệm kiểm soát nội không ngừng mở rộng khỏi thủ tục bảo vệ tài sản ghi chép sổ sách kế tốn Tuy nhiên, trước có báo cáo COSO đời, KSNB phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên kiểm toán báo cáo tài 1.1.3 GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN Vào thập niên 1970-1980, kinh tế Hoa Kỳ phát triển mạnh mẽ kéo theo vụ gian lận ngày tăng, quy mô ngày lớn, gây tổn thất đáng kể cho kinh tế Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate, quốc hội Hoa Kỳ đă thông qua Luật chống hành vi hối lộ nước Điều luật nhấn mạnh kiểm soát nội nhằm ngăn ngừa khoản toán bất hợp pháp dẫn đến việc yêu cầu ghi chép đầy đủ hoạt động Lần đầu tiên, yêu cầu báo cáo hoạt động kiểm soát nội tổ chức đề cập đến văn pháp luật, quy định bắt buộc phải có báo cáo hệ thống kiểm sốt nội cơng tác kế tốn cơng ty[1](1979); u cầu làm dấy lên quan tâm công chúng đến vấn đề kiểm sốt nội thực tế có nhiều định nghĩa, quan điểm khác kiểm soát nội (KSNB) cách thức đánh giá hệ thống kiểm soát nội (HTKSNB) hữu hiệu quan quản lý nhà nước, hội nghề nghiệp, giới doanh nhân học giả Năm 1985, sụp đổ công ty cổ phần có niêm yết làm cho nhà làm luật Hoa Kỳ quan tâm đến việc kiểm soát nội công ty Nhiều quy định hướng dẫn kiểm soát nội quan chức Hoa Kỳ ban hành giai đoạn như: Ủy Ban chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ năm 1998, Ủy Ban Chứng Khoán Hoa Kỳ 1998, tổ chức nghiên cứu kiểm tốn nội năm 1991 Trước tình hình này, Ủy ban COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) thành lập Đây Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ chống gian lận lập báo cáo tài (The National Commission on Fraudulent Financial Reporting hay gọi Treadway Commission) Hội đồng quốc gia thành lập vào năm 1985 bảo trợ tổ chức là: Hiệp hội kế tốn viên cơng chứng Mỹ (AICPA) Hội kế toán Mỹ (American Accounting Association) Hiệp hội quản trị viên tài (the Financial Executives Institute – FEI) Hiệp hội kế toán viên quản trị (Institute of Management Accountants – IMA) Hiệp hội kiểm toán viên nội (the Institute of Internal Auditors – IIA) Trước tiên, COSO sử dụng thức từ kiểm sốt nội thay kiểm sốt nội kế toán Sau thời gian làm việc, đến năm 1992 Ủy ban COSO ban hành Báo cáo năm 1992 Báo cáo COSO 1992 tài liệu giới đưa Khuôn mẫu lý thuyết KSNB cách đầy đủ có hệ thống Đặc điểm nội bật báo cáo cung cấp tầm nhìn rộng mang tính quản trị, KSNB khơng cịn vấn đề liên quan đến báo cáo tài mà mở rộng cho phương diện hoạt động tuân thủ 1.1.4 GIAI ĐOẠN HIỆN ĐẠI ( THỜI KỲ HẬU COSO – TỪ 1992 ĐẾN NAY) Báo cáo COSO đời nhằm đưa định nghĩa, cách hiểu chung chấp nhận rộng rãi KSNB nhằm hỗ trợ nhà quản lý cơng ty thực kiểm sốt tốt cơng ty Những quy định mặt làm phong phú khái niệm kiểm soát nội mặt khác dẫn đến yêu cầu phải hình thành hệ thống lý luận có tính chuẩn mực kiểm soát nội Sau báo cáo COSO ban hành, hàng loạt nghiên cứu khác tiếp tục phát triển kiểm soát nội nhiều lĩnh vực khác phát triển quản trị rủi ro ( ERM 2004), công ty nhỏ, phát triển theo hướng Cơng nghệ thơng tin COBIT), theo hướng kiểm tốn độc lập, chuyên sâu vào ngành nghề cụ thể giám sát ( 2008), cụ thể sau: Phát triển phía quản trị Năm 2001, COSO triển khai nghiên cứu hệ thống quản trị rủi ro công ty sở báo cáo COSO 1992, dự thảo công bố vào tháng 7.2003, theo ERM định nghĩa gồm phận: môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu,nhận diện kiện,đánh giá rủi ro, đố phó rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thơng giám sát Đến 2004 ERM thức ban hành ERM cánh tay nối dài báo cáo COSO 1992 không nhằm thay cho báo cáo Phát triển cho công ty nhỏ Năm 2006, COSO nghiên cứu ban hành hướng dẫn” kiểm sốt nội báo cáo tài chính- hướng dẫn cho công ty đại chúng quy mô nhỏ”( gọi tắt COSO Guidance 2006) Hướng dẫn dựa tảng báo cáo COSo1992 Đặc điểm báo cáo tập trung hướng dẫn cho phù hợp với điều kiện công ty nhỏ việc tuân thủ luật Sarbanes-Oxley Phát triển theo hướng công nghệ thông tin Năm 1996, Ban tiêu chuẩn có tên” Các mục tiêu kiểm sốt cơng nghệ thông tin lĩnh vục liên quan” (CoBIT-Control Objectives for Information and Related Technology) Hiệp hội kiểm sốt kiểm tốn thơng tin (Information Systems Audit and Control Foundation (ISACF) viện quản trị công nghệ thông tin (ITGI – Information technology Governance Institute) thành lập COBIT cung cấp cho nhà quản trị, kiểm toán viên người sử dụng công nghệ thông tin giáp pháp chấp thuận, tiêu đánh giá, quy trình hoạt động thích hợp để hỗ trợ họ việc tối đa hố lợi ích thu thơng qua việc sử dụng công nghệ thông tin, phát triển việc quản lý kiểm sốt cơng nghệ thơng tin công ty COBIT thiết lập mối liên kết quan trọng Kiểm sốt cơng nghệ thơng tin quản trị IT, giúp cho hoạt động theo định hướng chung, hướng dẫn quản lý để nhận thông tin cơng ty q trình liên quan đến kiểm soát, giám sát đạt mục tiêu tổ chức, theo dõi nâng cao hiệu suất q trình cơng nghệ thơng tin, COBIT cung cấp câu trả lời cho câu hỏi quản lý điển hình Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập Các chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ chuyển sang sử dụng báo cáo COSO làm tảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm: SAS 78 (1995): Xem xét kiểm soát nội kiểm toán báo cáo tài Các định nghĩa, nhân tố kiểm sốt nội báo cáo COSO (1992) đưa vào chuẩn mực SAS 94 (2001): Ảnh hưởng cơng nghệ thơng tin đến việc xem xét kiểm sốt nội kiểm tốn báo cáo tài Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA sử dụng báo cáo COSO yêu cầu xem xét hệ thống KSNB kiểm tốn báo cáo tài chính, cụ thể là: ISA 315” hiểu biết tình hình kinh doanh, môi trường hoạt động đơn vị đánh giá rủi ro sai sót trọng yếu”, ISA 265” thông báo khiế khuyết KSNB” yêu cầu KTV cần có hiểu biết đầy đủ KSNB Như định nghĩa KSNB theo ISA 315 ISA 265 dựa định nghĩa KSNB báo cáo COSO1992 Phát triển theo hướng kiểm toán nội Hiệp hội kiểm toán viên nội (the Institute of Internal Auditors – IIA) định nghĩa mục tiêu KSNB bao gồm: độ tin cậy tính trung thực thơng tin; tn thủ sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp quy định; bảo vệ tài sản; sử dụng hiệu kinh tế nguồn lực; hồn thành mục đích mục tiêu cho hoạt động chương trình Phát triển theo hướng kiểm toán ngành nghề cụ thể: Lĩnh vực ngân hàng lĩnh vực có nghiên cứu đầy đủ chi tiết KSNB ngành nghề Báo cáo Basel (1998) đưa cơng bố khuôn khổ KSNB ngân hàng.Báo cáo định nghĩa KSNB: “ KSNB trình bị chi phối hội đồng quản trị, nhà quản lý cao cấp nhân viên.” Các mục tiêu KSNB phân loại sau: Sự hữu hiệu hiệu hoạt động Sự tin cậy, đầy đủ kịp thời thơng tin tài quản trị Sự tuân thủ pháp luật quy định liên quan Báo cáo Basel(1998) không đưa lý luận mà vận dụng lý luận COSO vào lĩnh vực ngân hàng Hướng dẫn giám sát hệ thống KSNB COSO đưa dự thảo hướng dẫn giám sát hệ thống kiểm soát nội (Exposure Draft, COSO 2008) dựa khuôn mẫu COSO 1992 nhằm giúp tổ chức tự giám sát chất lượng hệ thống KSNB Hướng dẫn này(COSO Guidance 2008) gồm phần: hướng dẫn, ứng dụng thí dụ Năm 2009, phần 1hướng dẫn thức ban hành Cần lưu ý COSO Guidance 2008 không nhằm thay COSO Guidance 2006 mà bổ sung tập trung cho việc nâng cao hiệu giám sát KSNB đơn vị 1.2 ĐỊNH NGHĨA VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ: Báo cáo COSO 1992 định nghĩa: “KSNB trình bị chi phối ban giám đốc, nhà quản lý nhân viên đơn vị, thiết kế để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu sau đây: • Mục tiêu hữu hiệu hiệu hoạt động • Mục tiêu tin cậy báo cáo tài • Mục tiêu tuân thủ luật lệ quy định” 1.3 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO COSO 1992 Theo Báo cáo COSO (1992) HTKSNB bao gồm phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, là: • Mơi trường kiểm sốt • Đánh giá rủi ro • Hoạt động kiểm sốt • Thơng tin truyền thơng • Giám sát 1.3.1 MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT Tạo sắc thái chung đơn vị - nơi người tiến hành hoạt động thực nghĩa vụ kiểm soát Chính mơi trường kiểm sốt làm tảng cho thành phần khác HTKSNB Mơi trường kiểm sốt chịu ảnh hưởng văn hóa lịch sử tổ chức ngược lại lại ảnh hưởng đến ý thức nhân viên tổ chức Ngồi ra, cịn ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh tổ chức, đến mục tiêu thiết lập, đến phận lại hệ thống KSNB Mơi trường kiểm sốt bao gồm nhân tố sau: 1.3.1.1 TÍNH TRUNG THỰC VÀ CÁC GIÁ TRỊ ĐẠO ĐỨC Sự hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội trước tiên phụ thuộc vào tính trung thực việc tôn trọng giá trị đạo đức người liên quan đến q trình kiểm sốt Để đáp ứng yêu cầu này, nhà quản lý cao cấp phải xây dựng chuẩn mực đạo đức đơn vị cư xử đắn để ngăn cản khơng cho thành viên có hành vi thiếu đạo đức phạm pháp Muốn vậy, quản lý cần phải làm gương cho cấp việc tuân thủ chuẩn mực cần phải phổ biến quy định đến thành viên thể thức thích hợp Mặt khác, đơn vị cần phải loại trừ, giảm thiểu áp lực hội dẫn đến hành vi thiếu trung thực nhân viên đơn vị 1.3.1.2 CAM KẾT VỀ NĂNG LỰC Đơn vị phải đảm bảo cho nhân viên có hiểu biết kỹ cần thiết để thực công việc giao Nếu không, chắn họ thực nhiệm vụ giao không hữu hiệu hiệu Do đó, nhà quản lý nên tuyển dụng cá nhân có kiến thức kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ giao, phải giám sát, huấn luyện họ đầy đủ thường xuyên 1.3.1.3 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ VÀ ỦY BAN KIỂM TỐN Hội đồng quản trị ủy ban kiểm tốn góp phần quan trọng việc đạt mục tiêu đơn vị thông qua việc giám sát tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ độc lập kiểm tốn nội Do chức quan trọng nên hoạt động hữu hiệu Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm tốn có ảnh hưởng lớn đến mơi trường kiểm sốt Tính hữu hiệu Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm toán phụ thuộc vào nhân tố: + Sự độc lập Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm toán với Ban điều hành, kinh nghiệm vị trí thành viên Hội đồng quản trị, mức độ tham gia, mức độ giám sát hành động hội đồng quản trị hoạt động công ty + Sự phối hợp Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm toán với kiểm toán nội kiểm toán độc lập Ở Việt Nam, luật Cơng ty quy định số loại hình cơng ty phải có Ban kiểm sốt trực thuộc Đại hội đồng cổ đơng đóng vai trị tương tự Uỷ ban kiểm toán 1.3.1.4 TRIẾT LÝ QUẢN LÝ VÀ PHONG CÁCH ĐIỀU HÀNH CỦA NHÀ QUẢN LÝ Thể qua quan điểm, nhận thức nhà quản lý cá tính, tư cách thái độ họ điều hành đơn vị Sự khác biệt triết lý quản lý phong cách điều hành ảnh hưởng lớn đến mơi trường kiểm sốt tác động đến việc thực mục tiêu đơn vị Cơng ty thường xun đối phó thành cơng với rủi ro trọng yếu có quan điểm khác kiểm sốt nội so với cơng ty hoạt động mơi trường có rủi ro kinh doanh thấp Trong trường hợp này, công ty thứ có khuynh hướng chấp nhận mức rủi ro cao thường trì thủ tục kiểm sốt đầy đủ để thích nghi với mơi trường kinh doanh Ngồi ra, cơng ty thực việc kiểm soát chủ yếu gặp gỡ trực tiếp với nhà quản lý chủ chốt đơn vị 1.3.1.5 CƠ CẤU TỔ CHỨC Về thực chất phân chia trách nhiệm quyền hạn phận đơn vị, góp phần lớn việc đạt mục tiêu Cơ cấu tổ chức thường mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, phải xác định vị trí then chốt với quyền hạn trách nhiệm thể thức báo cáo cho phù hợp Ngoài ra, cấu cần phù hợp với quy mô đặc thù hoạt động đơn vị Một cấu phù hợp sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát giám sát hoạt động 1.3.1.6 PHÂN ĐỊNH QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM Được xem phần mở rộng cấu tổ chức Nó cụ thể hóa trách nhiệm quyền hạn thành viên hoạt động đơn vị, giúp thành viên phải hiểu họ có trách nhiệm cụ thể hoạt động họ ảnh hưởng đến người khác việc hoàn thành mục tiêu Để nâng cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm mở rộng thị trường, công ty chọn chiến lược ủy quyền cho cấp để họ chủ động việc định mức chiết khấu, thương lượng hợp đồng cung cấp dài hạn hay thực liên kết, liên doanh, ủy quyền phải mức độ giới hạn Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng ý thức trách nhiệm cá nhân đơn vị Cần làm cho nhân viên hiểu hành động mức đóng góp họ có ảnh hưởng đến việc thực mục tiêu chung toàn đơn vị 1.3.1.7 CHÍNH SÁCH NHÂN SỰ VÀ VIỆC ÁP DỤNG VÀO THỰC TẾ Các sách thủ tục đơn vị việc tuyển dụng huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng kỷ luật Chính sách nhân có ảnh hưởng đáng kể đến hữu hiệu mơi trường kiểm sốt thơng qua việc tác động đến nhân tố khác môi trường kiểm sốt đảm bảo lực, tính trực và giá trị đạo đức Mơi trường kiểm soát ảnh hưởng đến hoạt động cơng ty, có cơng tác kế tốn độ trung thực báo cáo tài Nó có ảnh hưởng quan trọng đến q trình thực kết thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm sốt khơng đạt mục tiêu cịn hình thức mơi trường kiểm sốt yếu Ngược lại, mơi trường kiểm sốt tốt hạn chế phần thiếu sót thủ tục kiểm sốt Tuy nhiên, mơi trường kiểm sốt khơng thể thay cho thủ tục kiểm soát cần thiết 1.3.2 ĐÁNH GIÁ RỦI RO Mỗi đơn vị phải ý thức đối phó với rủi ro mà gặp phải Tiền đề cho việc đánh giá rủi ro việc đặt mục tiêu (bao gồm mục tiêu chung mục tiêu cụ thể cho hoạt động công ty Đánh giá rủi ro việc nhận dạng phân tích rủi ro đe dọa mục tiêu Trên sở nhận dạng phân tích rủi ro, nhà quản lý xác định rủi ro nên xử lý cho phù hợp - Nhận dạng rủi ro Rủi ro tác động đến tổ chức mức độ toàn đơn vị hay ảnh hưởng đến hoạt động cụ thể Để nhận dạng rủi ro, người quản lý sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng phương tiện dự báo, phân tích liệu khứ, việc rà soát thường xuyên hoạt động Trong cơng ty nhỏ, cơng việc tiến hành dạng tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng buổi họp giao ban nội -Phân tích đánh giá rủi ro Vì rủi ro khó định lượng nên cơngviệc phức tạp có nhiều phương pháp khác Tuy nhiên, quy trình phân tích đánh giá rủi ro thường bao gồm bước sau đây: ước lượng tầm cỡ rủi ro qua ảnh hưởng có đến mục tiêu đơn vị, xem xét khả xảy rủi ro biện pháp sử dụng để đối phó với rủi ro 1.3.3 HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT Hoạt động kiểm sốt diễn tồn đơn vị cấp độ hoạt động Hoạt động kiểm soát sách thủ tục để đảm bảo cho thị nhà quản lý thực Các sách thủ tục giúp thực thi hành động với mục đích giúp kiểm sốt rủi ro mà đơn vị hay gặp phải Có nhiều loại hoạt động kiểm sốt khác thực hiện, hoạt động kiểm soát chủ yếu đơn vị 1.3.3.1 SOÁT XÉT CỦA NHÀ QUẢN LÝ CẤP CAO Là việc soát xét lãnh đạo cấp cao công ty so sánh kết thực tế với dự đoán, dự báo, với kỳ trước hay với đối thủ khác Các chương trình quan trọng cơng ty phải sốt xét, phân tích theo dõi để xác định mức độ hoàn thành 1.3.3.2 QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG Người quản lý cấp trung gian soát xét báo cáo hiệu phận mà phụ trách so với dự tốn đề 1.3.3.3 PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM HỢP LÝ Xuất phát từ thực tế hành vi sai sót hay gian lận xảy có hội hay điều kiện thuận lợi Do vậy, để hạn chế sai sót gian lận cần phải hạn chế tối đa hội Việc phân chia trách nhiệm yêu cầu: Một là, không cá nhân nắm tất khâu quy trình nghiệp vụ từ phát sinh kết thúc Hai là, phải tách biệt chức sau: Chức xét duyệt (phê chuẩn) nghiệp vụ chức bảo quản tài sản: nghĩa người giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không kiêm bảo quản tài sản tạo khả thâm lạm tài sản Chức kế toán chức bảo quản tài sản: tức không để người ghi chép sổ sách kế tốn lại kiêm ln việc bảo quản tài sản Chức xét duyệt nghiệp vụ chức kế tốn: tức khơng để người có thẩm quyền xét duyệt, đồng ý cho phép thực nghiệp vụ kiêm ln việc ghi sổ kế tốn Khi phân chia trách nhiệm cho cá nhân hay phòng ban thường kèm theo việc phân chia trách nhiệm xét duyệt Trong cơng ty có ứng dụng tin học, việc xét duyệt thực trực tuyến với chữ ký điện tử nhà quản lý chất việc xét duyệt khơng thay đổi 1.3.3.4 KIỂM SỐT Q TRÌNH XỬ LÝ THƠNG TIN Để thơng tin đáng tin cậy cần phải thực nhiều hoạt động kiểm sốt nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ việc phê chuẩn nghiệp vụ, cụ thể là: * Kiểm soát chung: bao gồm kiểm soát hoạt động trung tâm liệu, phần mềm hệ thống, kiểm soát truy cập kiểm soát hệ thống ứng dụng * Kiểm soát ứng dụng: hoạt động kiểm sốt áp dụng cho hệ thống cụ thể Thí dụ trình bán hàng, mua hàng, quản lý cơng nợ hay chi phí Kiểm sốt ứng dụng phải bảo đảm liệu nhập xử lý cách xác, đầy đủ phát liệu không hợp lý hay chưa xét duyệt nhà quản lý Sử dụng chứng từ đánh số trước góp phần kiểm sốt liệu đầu vào Kiểm sốt chung kiểm sốt ứng dụng có liên quan mật thiết hỗ trợ lẫn Kiểm soát chung cần để đảm bảo cho vận hành kiểm sốt ứng dụng 1.3.3.5 KIỂM SỐT VẬT CHẤT Kiểm soát vật chất hoạt động kiểm sốt nhằm đảm bảo cho tài sản cơng ty máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu tài sản khác bảo vệ cách chặt chẽ Ngoài ra, hoạt động kiểm sốt vật chất cịn việc định kỳ kiểm kê tài sản đối chiếu số liệu sổ sách Bất kỳ chênh lệch giải trình xử lý thỏa đáng Kiểm sốt vật chất nhằm đảm bảo cho tồn tại, chất lượng hay tình trạng tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh ổn định công ty 1.3.3.6 PHÂN TÍCH RÀ SỐT Sốt xét lại q trình thực giúp nhà quản lý biết cách tổng quát thành viên có theo đuổi mục tiêu đơn vị cách hữu hiệu hiệu hay không Nhờ thường xuyên nghiên cứu vấn đề bất thường xảy trình thực hiện, nhà quản lý thay đổi kịp thời chiến lược kế hoạch, có điều chỉnh thích hợp Thí dụ, việc tính tốn số vịng quay hàng tồn kho so sánh với kỳ trước giúp người quản lý sớm phát tình trạng ứ đọng hàng tồn kho Hoạt động không xem xét lại việc thực cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước, liệu khác có liên quan thơng tin khơng có tính chất tài chính; đồng thời cịn xem xét mối liên hệ với tổng thể để đánh giá trình thực Sốt xét lại q trình thực giúp nhà quản lý biết cách tổng quát thành viên có theo đuổi mục tiêu đơn vị cách hữu hiệu hiệu hay không Nhờ thường xuyên nghiên cứu vấn đề bất thường xảy trình thực hiện, nhà quản lý thay đổi kịp thời chiến lược kế hoạch, có điều chỉnh thích hợp Thí dụ, việc tính tốn số vịng quay hàng tồn kho so sánh với kỳ trước giúp người quản lý sớm phát tình trạng ứ đọng hàng tồn kho 1.3.4 THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG Thơng tin cần thiết cho cấp tổ chức giúp cho việc đạt mục tiêu kiểm soát khác Thông tin cung cấp thông qua hệ thống thông tin Hệ thống thông tin công ty tạo báo cáo chứa đựng thơng tin tài chính, hoạt động hay tn thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành kiểm soát cơng ty Một thơng tin dùng cho nhiều mục tiêu khác lập báo cáo tài chính, xem xét việc tuân thủ pháp luật quy định hay điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh công ty Các thông tin dù bên hay bên ngồi cơng ty, thơng tin tài hay phi tài cần thiết cho cà ba mục tiêu công ty Đơn vị cần xác định thông tin cần thiết phải thu thập, xử lý báo cáo Các thơng tin thu thập thông qua điều tra thị trường, sử dụng bảng câu hỏi, vấn, trao đổi với nhóm khách hàng chọn lọc, buổi hội thảo chuyên ngành, hội chợ triển lãm Truyền thông phần hệ thống thông tin nêu để nhấn mạnh vai trị việc truyền đạt thơng tin Truyền thơng việc trao đổi truyền đạt thông tin cần thiết tới bên có liên quan bên lẫn bên ngồi cơng ty Gồm hai phận: * Truyền thông bên trong: Các kênh thông tin từ xuống hay từ lên phải thiết lập để đảm bảo nhân viên nhận thông báo từ nhà quản trị cao cấp ngược lại nhà quản lý cao cấp phản hồi ý kiến đề xuất cấp Việc truyền thông giúp nhân viên công ty hiểu rõ công việc mình, hiểu hành vi khuyến khích hành vi khơng thể chấp nhận Ngồi ra, truyền thơng ban giám đốc người quản lý quan trọng Nó giúp hai bên nắm tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty * Truyền thơng bên ngồi: Cơng ty cần thu thập, xử lý báo cáo cho cấp thích hợp thơng tin từ đối tượng bên nhà cung cấp, ngân hàng, kiểm toán nhà nước, thuế, khách hàng, giúp phát yếu quan trọng hệ thống kiểm soát nội Đồng thời, công ty phải thông tin cho cổ đơng, quan chức năng, người bên ngồi khác để họ hiểu tình hình rủi ro mà công ty gặp phải Để việc truyền thông diễn thuận lợi cơng ty sử dụng sổ tay nghiệp vụ, ghi nhớ, bảng thông báo, hệ thống thư điện tử nội bộ, truyền thông thông qua hành động nhà quản lý cấp Do đó, cơng ty có xây dựng văn hóa cơng ty vững chắc, tính trung thực giá trị đạo đức đề cao dễ dàng truyền đạt thông tin khuyến khích người báo cáo lên cấp hành vi bất thường 1.3.5 GIÁM SÁT Là trình đánh giá chất lượng HTKSNB qua thời gian Những khiếm khuyết HTKSNB cần báo cáo lên cấp điều chỉnh lại cần thiết Trong môi trường kiểm soát, nhà quản lý đánh giá rủi ro đe dọa đến việc đạt mục tiêu cụ thể Hoạt động kiểm soát tiến hành nhằm đảm bảo thị nhà quản lý nhằm đối phó với rủi ro thực thực tế Trong đó, thơng tin thích hợp cần phải thu thập q trình trao đổi thơng tin diễn thơng suốt tồn tổ chức Q trình giám sát điều chỉnh lại cần thiết Để đạt kết tốt, nhà quản lý cần thực hoạt động giám sát thường xuyên định kỳ 1.3.5.1 GIÁM SÁT THƯỜNG XUYÊN Đạt thơng qua việc tiếp nhận ý kiến góp ý khách hàng, nhà cung cấp xem xét báo cáo hoạt động phát triển biến động bất thường Một số hoạt động giám sát thường xuyên như: + Dựa vào báo cáo hoạt động báo cáo tài giúp phát khác biệt hay chênh lệch so với dự toán hay kế hoạch + Thơng tin từ đối tác bên ngồi làm rõ thêm thông tin thu thập bên + Một cấu tổ chức thích hợp với hoạt động giám sát thường xuyên giám sát tốt cho hệ thống KSNB giúp xác định khiếm khuyết hệ thống Ngoài việc phân cơng phân nhiệm cịn ngăn ngừa hành vi thực gian lận + Việc đối chiếu số liệu ghi chép tài sản sổ sách với số liệu tài sản thực tế + Các kiến nghị kiểm toán viên độc lập nội biện pháp cải thiện hệ thống kiểm soát nội + Thông tin phản hồi từ buổi hội thảo huấn luyện, hoạch định kế hoạch hay họp khác giúp người quản lý nắm khiếm khuyết hệ thống kiểm soát + Báo cáo định kỳ nhân viên việc hoàn thành nhiệm vụ cho biết liệu nhân viên có tuân thủ nguyên tắc, quy định đơn vị hay không 1.3.5.2 GIÁM SÁT ĐỊNH KỲ Được thực thông qua kiểm toán định kỳ kiểm toán viên nội bộ, kiểm toán viên độc lập thực Các phận hợp thành HTKSNB có tính linh hoạt cao Ví dụ: đánh giá rủi ro không ảnh hưởng đến hoạt động kiểm sốt mà cịn nhu cầu xem xét lại thông tin truyền thông hoạt động giám sát tổ chức Vì KSNB khơng đơn giản q trình: phận hợp thành ánh hưởng đến phận mà thực trình tương tác nhiều chiều phận ảnh hưởng đến phận khác Do đó, cơng ty cần có phận nói HTKSNB họ lại khác tùy theo ngành nghề, quy mơ, văn hóa phong cách quản lý Theo báo cáo COSO 2004 Hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu nhằm kiểm soát rủi ro doanh nghiệp nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra, đưa doanh nghiệp ngày lên Vì vậy, COSO phát triển Báo cáo Kiểm soát nội năm 1992 thành Báo cáo Quản trị rủi doanh nghiệp vào năm 2004 Quản trị rủi ro doanh nghiệp định nghĩa sau: Quản trị rủi ro doanh nghiệp trình, chịu chi phối Ban giám đốc, nhà quản lý nhân viên doanh nghiệp, áp dụng việc thiết lập chiến lược liên quan đến toàn doanh nghiệp áp dụng cho cấp độ doanh nghiệp, thiết kế để nhận dạng kiện tiềm tàng ảnh hưởng đến doanh nghiệp quản trị rủi ro phạm vi chấp nhận rủi ro nhằm cung cấp đảm bảo hợp lý hướng đến việc đạt mục tiêu doanh nghiệp Quản lý rủi ro doanh nghiệp là: - Một trình, phát triển xuyên suốt doanh nghiệp ... soát nội Chương 2: Thực trang hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty Điện Lực Miền Trung Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tổng cơng ty Điện Lực Miền Trung CHƯƠNG 1: TỔNG... cứu Tổng Công ty Điện lực Miền Trung công ty Điện lực có trụ sở Thành Phố Đà Nẵng Đối tượng nghiên cứu để tài hệ thống kiểm soát nội 6 Bố cục luận văn: Phần mở đầu Chương 1: Tổng quan kiểm soát. .. tham khảo cho cơng ty việc hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty sở 2.Mục tiêu nghiên cứu: Tổng kết lý luận hệ thống kiểm soát nội Khảo sát thực trạng hệ thống kiểm sốt nội cơng ty, tìm hạn chế