1. Tên luận văn: HỆ THỐNG QUẢN LÝ GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC(EVMS) TRONG KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ, CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG CỦA CÁC NHÀ THẦU VÀ TIÊU CHUẨN ÁP DỤNG CHO CÁC TỈNH TÂY NGUYÊN2. Lý do chọn đề tài: Điều kiện quan trọng để thực hiện thành công một dự án xây dựng là phải quản lý được tiến độ, chi phí của dự án. Nhưng theo báo cáo của Bộ Xây dựng thì có rất nhiều công trình lớn đang bị chậm tiến độ và vượt chi phí, gây lãng phí và ảnh hưởng xấu đến kinh tế xã hội. Từ đó, đề tài thực hiện một cuộc khảo sát để đánh giá khả năng áp dụng hệ thống quản lý giá trị đạt được(EVMS) cho các dự án xây dựng tại Tây Nguyên.
Lý do hình thành đề tài
Theo Bộ trưởng Bộ Xây dựng Trịnh Đình Dũng, ngành Xây dựng Việt Nam đang ngày càng khẳng định là ngành công nghiệp quan trọng của đất nước Cụ thể là ngành có tỷ trọng đóng góp trong cơ cấu GDP ngày càng tăng Năm 2010, tỷ trọng khu vực công nghiệp - xây dựng đạt 41% GDP, trong đó lĩnh vực xây dựng chiếm khoảng 10,3% GDP Hàng năm có hàng chục ngàn công trình xây dựng được triển khai xây dựng trên phạm vi toàn quốc (Diễn đàn doanh nghiệp Việt Nam, 2011). Để đáp ứng nhu cầu đầu tư xây dựng của đất nước, các doanh nghiệp Ngành Xây dựng thuộc các thành phần kinh tế ngày càng phát triển mạnh mẽ trong đó có các doanh nghiệp tại Tây Nguyên Theo số liệu thống kê năm 2010, cả nước có khoảng 36.000 doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng, với khoảng 1,38 triệu lao động, trong đó 30.000 doanh nghiệp tham gia xây dựng dân dụng thông thường và 6.000 doanh nghiệp xây dựng các công trình chuyên dụng.
Theo nguồn số liệu của tổng cục thống kê Việt Nam, tỷ lệ đóng góp vào GDP và quá trình tăng trưởng của ngành xây dựng được thể hiện ở biểu đồ dưới đây:
Hình 1.1:Tăng trưởng GDP và lĩnh vực xây dựng(tính theo giá thực tế)
Từ biểu đồ số liệu thống kê trên, ta có thể nhận thấy ngành xây dựng đóng một vai trò quan trọng trong tỉ trọng kinh tế, trong những năm gần đây tỷ lệ tăng trưởng của ngành xây dựng đã vượt qua tỷ lệ tăng trưởng chung của nền kinh tế.
Nhưng nhìn toàn cục ngành xây dựng Việt Nam và cụ thể là ở khu vực Tây Nguyên ở góc độ chi tiết hơn, có thể thấy còn quá nhiều khiếm khuyết trong quản lý, kỹ thuật cần cải tiến, nhà thầu tại Tây Nguyên hầu như không hề có tên tuổi trên đấu trường trong nước và quốc tế Thậm chí đối với các dự án trong khu vực, có hàng loạt các dự án hàng trăm tỷ đồng đang được các nhà thầu trong nước thực hiện hết sức ỳ ạch, chậm tiến độ, vượt chi phí gây thiệt hại rất lớn về mặt kinh tế, xã hội. Đối với một ngành kinh tế mũi nhọn như ngành công nghiệp xây dựng thì đây quả là một thực tế đáng buồn Có lẽ đã đến lúc các nhà quản lý nên nhìn nhận thẳng thắn vào vấn đề rằng chúng ta cần cải tổ phương pháp quản lý trong xây dựng, để tránh những lãng phí không đáng có do quản lý kém hiệu quả, và không phù hợp, từng bước tăng nội lực và sự chuyên nghiệp của các nhà thầu trong khu vực, để từ đó mới có thể vươn lên tầm cao mới. Để cải tổ công tác quản lý dự án của các nhà thầu xây dựng, ta có thể nhìn vào những môi trường xây dựng quốc tế chuyên nghiệp để học hỏi Ở các nước có nền xây dựng phát triển khác như Mỹ, Nhật, Australia, Malysia, Brazil, Hàn Quốc…một hệ thống quản lý tích hợp tiến độ, chi phí và khối lượng công việc của một dự án xây dựng là rất phổ biến và được chính phủ ban hành tiêu chuẩn một cách chính thống, bởi vì khi kích thước dự án lớn và phức tạp thì nhu cầu một phương pháp tích hợp quản lý chi phí, tiến trình và đo lường sự thực hiện dự án gia tăng, chúng ta cần biết khi nào những biện pháp quản lý cần dùng đến, dùng nơi nào và dùng ở mức độ ra sao.
Quá trình xây dựng tiến độ dự án sẽ thay đổi do nhiều yếu tố chủ quan, khách quan khác nhau Khi tiến độ dự án thay đổi sẽ dẫn đến chi phí của dự án thay đổi theo, đa phần là thay đổi tiêu tực tức là tiến độ dự án chậm dẫn đến chi phi cho dự án càng tăng cao Chính lý do đó mà giá trị thu được của dự án cũng không đạt được như mong muốn
Vì vậy, cấp thiết phải có một công cụ quản lý tiến độ, chi phí của dự án để đảm bảo giá trị thu được khi tiến hành đầu tư xây dựng các công trình Có một phương pháp quản lý dự án ưu việt, có thể giải quyết được vấn đề quản lý tích hợp chi phí – tiến độ, có tầm nhìn xa về dự án và có thể nhận biết, cảnh báo sớm những vấn đề của dự án, đó là phương pháp giá trị đạt được ( EVMS) Đây cũng là phương pháp đã được nhiều quốc gia có nền xây dựng phát triển áp dụng để quản lý dự án,mang lại hiệu quả cao cho công tác quản lý dự án, có tính ứng dụng cao trong xây dựng.
Xác định vấn đề nghiên cứu
Để nâng cao mức độ hiệu quả đầu tư cho các dự án xây dựng trong vùng và năng lực quản lý, thực hiện của nhà thầu, tránh tình trạng mất kiểm soát về tiến độ và chi phí của các dự án xây dựng đang xảy ra phổ biến hiện nay, cần nhìn nhận tình trạng quản lý chi phí và tiến độ của nhà thầu đang ở mức độ nào? Các thao tác quản lý dự án nào đang bị coi nhẹ hoặc bỏ qua? Hiệu quả quản lý của phương pháp đang sử dụng ở mức độ nào? Để từ đó tìm ra nguyên nhân tình trạng quản lý dự án kém hiệu quả của nhà thầu và tìm cách khắc phục. Đồng thời cũng cần nhìn nhận sự thiếu một hệ thống quản lý tích hợp chi phí và tiến độ gây ra rất nhiều khó khăn cho việc đánh giá tình trạng dự án, từ đó xem xét một kỹ thuật quản lý tiến độ - chi phí rất mạnh mẽ hiện nay đó là kỹ thuật Earned value management để đo lường sự thực hiện dự án (PMI, 2008) Đây cũng là phương pháp quản lý có thể áp dụng cho các loại dự án có kích cỡ khác nhau, ở cả nguồn vốn công và tư nhân (Kim et al, 2003) Phương pháp quản lý giá trị đạt được (Earn value management) đã được áp dụng rộng rãi ở rất nhiều nước có nền xây dựng phát triển trên thế giới, với nhiều lợi ích như : Có thể quản lý tích hợp chi phí và tiến trình thực hiện, có tầm nhìn xa về dự án và giúp cảnh báo sớm các vấn đề, độ lệch xu hướng so với kế hoạch…(Kim et al, 2003) Đây chính là phương pháp mà hệ thống quản lý dự án của khu vực Tây Nguyên đang thiếu và đang cần, vì vậy việc trả lời câu hỏi làm thế nào để áp dụng phương pháp quản lý dự án ưu việt này cho các dự án xây dựng tại Tây Nguyên là điều cấp bách cần làm.
Mục tiêu nghiên cứu
- Khảo sát và phân tích tình trạng kiểm soát tiến độ - chi phí của nhà thầu trong các dự án xây dựng tại khu vực Tây Nguyên.
- Đề xuất một hệ tiêu chuẩn EVMS đã được sửa đổi để áp dụng phù hợp cho điều kiện xây dựng tại khu vực.
Phương pháp nghiên cứu
chính là lý thuyết; sau đó thống kê số liệu thực tế các dự án tại Tây Nguyên và thiết kế bảng câu hỏi khảo sát để lấy ý kiến thực tế về việc áp dụng đề tài
- Về mặt lý thuyết: Luận văn nghiên cứu các tài liệu lý thuyết về lĩnh vực này đã được xuất bản kết hợp với các văn bản pháp lý về quản lý trong Ngành xây dựng hiện hành.
- Về mặt thực tiễn: Từ cơ sở một số quy trình đã được áp dụng và khảo sát ý kiến chuyên gia, luận văn sẽ phân tích sau đó kiến nghị áp dụng đề tài một cách hoàn thiện.
Đóng góp dự kiến của nghiên cứu
- Về mặt thực tiễn: Xác định tình trạng kiểm soát tiến độ - chi phí của nhà thầu trong các dự án xây dựng tại khu vực Tây Nguyên, từ đó đánh giá được mức độ hiệu quả của phương pháp quản lý hiện tại và tìm ra những thao tác quản lý dự án nào đang bị xem nhẹ hoặc bỏ qua, gây suy giảm hiệu quả quản lý dự án Xây dựng hệ tiêu chuẩn quản lý giá trị đạt được EVMS áp dụng cho các nhà thầu xây dựng.
- Về mặt học thuật: Đề tài trình bày chi tiết về hệ thống quản lý giá trị đạt được EVMS, những lợi ích và hạn chế của hệ thống Đề tài cũng tìm hiểu và phân tích hệ tiêu chuẩn quản lý giá trị đạt được của Hoa Kỳ (ANSI/EIA –
748) và thực hiện cuộc nghiên cứu khảo sát, phân tích số liệu thống kê để hiệu chỉnh bộ tiêu chuẩn này áp dụng cho 5 tỉnh Tây Nguyên Phương pháp và kết quả của cuộc nghiên cứu cũng có thể dùng làm tài liệu để phục vụ học tập, và giúp ích cho các nghiên cứu có liên quan tiếp theo.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ - CHI PHÍ DỰ ÁN TẠI TÂY NGUYÊN
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
1.1.1 Quản lý dự án(QLDA):
QLDA là sự áp dụng các hiểu biết, khả năng, công cụ và kỹ thuật vào một tổ hợp rộng lớn các hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu của một dự án cụ thể Với riêng nghành xây dựng thì QLDA là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các nguồn nhân lực, vật lực của nhà thầu trong tiến độ thời gian nhất định để hoàn thành dự án và đảm bảo giá trị thu được của dự án là lớn nhất.
1.1.2 Nhiệm vụ chính của QLDA:
Trong những điều kiện bị ràng buộc, làm thế nào để điều hành một tổ hợp các công việc phức tạp, biến động trong một không gian, thời gian cụ thể, nhằm đạt được mục tiêu là tạo ra các công trình xây dựng như mong muốn (PGS TS Trịnh Quốc Thắng)
Hiện nay có 06 mục tiêu cơ bản của QLDA được quan tâm là:
- Mục tiêu về chất lượng công trình xây dựng;
- Mục tiêu về tiến độ thực hiện dự án;
- Mục tiêu về chi phí của dự án;
- Mục tiêu về an toàn lao động trong thực hiện dự án;
- Mục tiêu về bảo vệ môi trường khi thực hiện dự án;
- Mục tiêu về quản lý rủi ro của dự án.
Trong đó hai mục tiêu quan trọng hàng đầu cần quan tâm đó là: Mục tiêu về tiến độ thực hiện dự án và mục tiêu về chi phí của dự án.
1.1.4 Một số cấu trúc tổ chức QLDA:
Cấu trúc của tổ chức thường bắt buộc một số điều khoản phải sẵn có để các nguồn lực có thể sử dụng được trong dự án Cấu trúc của tổ chức có thể được hình dung như sự kéo dài từ cấu trúc phòng ban đến cấu trúc dự án với rất nhiều dạng khác nhau của cấu trúc mô hình(mô hình yếu, mô hình cân bằng, mô hình mạnh).
Các dạng cấu trúc tổ chức QLDA:
* Cấu trúc tổ chức theo dạng phòng ban.
* Cấu trúc tổ chức theo dạng dự án.
* Cấu trúc tổ chức mô hình.
1.1.5 Các chức năng cơ bản của QLDA:
QLDA bao gồm 4 chức năng cơ bản là: Xác định phạm vi dự án, lập kế hoạch thực hiện dự án, tổ chức dự án và kiểm soát dự án.
* Xác định phạm vi dự án: Là việc xác định rõ ràng mục tiêu cụ thể của dự án để có thể đạt được kết quả cuối cùng theo ý muốn.
* Lập kể hoạch thực hiện dự án: Là việc quyết định sớm các hoạt động cần thiết để có thể đạt được mục tiêu đề ra ban đầu, bao gồm lập chương trình, dự toán chi phí và ước lượng tiến độ Lập kế hoạch dự án do những người liên quan trực tiếp đến dự án thực hiện, thường là chủ nhiệm dự án.
* Tổ chức dự án: Là việc phối hợp các cá nhân, nhóm đội, công ty và các đơn vị liên quan khác để tạo thành nhóm thực hiện dự án có hiệu quả.
Mục đích của công tác tổ chức là nhằm:
+ Tạo lập được mối quan hệ hợp tác.
+ Phân định rõ ràng vai trò, nhiệm vụ cho những người tham gia vào dự án. + Xác định trách nhiệm của từng cá nhân thực hiện quyết định.
+ Truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.
Kiểm soát dự án là công việc kiểm tra, theo dõi các công việc của một dự án, qua đó đánh giá xem các công việc đó có còn trong giới hạn của các nguồn lực hay không và nếu không thì đưa ra biện pháp khắc phục Việc lập kế hoạch, lập lịch trình và tổ chức dự án là rất quan trọng đưa chúng ta đạt được các mục tiêu của dự án, nhưng trong quá trình triển khai dự án có thể đi chệch với kế hoạch đã đặt ra Vì vậy, việc kiểm soát dự án có hiệu quả là một điều đặc biệt thiết yếu nhằm phát hiện sửa chữa kịp thời những vấn đề nảy sinh khi thực hiện dự án Chức năng kiểm soát phải được áp dụng cho tất cả các giai đoạn của công việc Kiểm soát bao gồm các hành động ép buộc, phối hợp và điều phối theo những kế hoạch để đạt được những mục tiêu cụ thể.
Các bước chính của kiểm soát dự án bao gồm:
- Chất lượng - chế tạo ngoài công trường xây dựng.
- Thời gian - được đo theo tiến độ của dự án xây dựng.
- Tiền - được đo theo kế hoạch ngân quỹ và dòng tiền.
- Xác định tiến độ thực hiện về mặt tâm lý và năng suất.
- Lập báo cáo dự án.
Khi kiểm soát một dự án cần phải nắm rõ 2 điều: Một là: Tiến độ dự án đạt được Hai là: Tiến độ thực tế đạt được Kế hoạch sẽ cho ta biết tiến độ dự tính đạt được Tiến độ thực tế thì được xác định từ hệ thống thông tin của dự án.
Một dự án luôn luôn được quan tâm đến 3 khía cạnh:
- Dự án đã đạt được hay vượt kết quả cam kết chưa.
- Dự án đạt được kết quả đó với chi phí đã cam kết hay thấp hơn.
- Dự án đạt được kết quả đó tại thời điểm đã cam kết hay sớm hơn. Chức năng kiểm soát dự án là một cơ chế giữ cho các công việc của dự án luôn hướng vào việc đạt được các mục tiêu.
Chu trình kiểm soát dự án bắt đầu từ góc phía trên bên phải, đo đếm hiệu suất công việc thực tế, sau đó so sánh với hiệu suất theo kế hoạch đã lập Nếu có bất kỳ sự sai lệch hoặc biến đổi, ta sẽ phân tích xác định nguyên nhân sau đó sẽ thiết lập công việc sửa chữa và ứng dụng chúng trong việc sửa chữa những biến đổi và tiếp đó là lặp lại chu trình bằng cách thực hiện lại các công việc trong thực tế và so sánh nó với tiêu chuẩn Quá trình đó lại được lặp lại cho đến khi những biến đổi đã được sửa chữa, điều chỉnh phù hợp với kế hoạch đề ra.
Các công việc cần phải kiểm soát:
Công việc quan trọng nào của dự án phải được ép buộc thực hiện, phối hợp và điều phối để đạt được những mục tiêu của dự án? Các phần việc phải kiểm soát chính là những phần việc đã được phát triển trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, chúng là:
- Kế hoạch tiền tệ(ngân quỹ dự án).
- Kế hoạch thời gian(tiến độ dự án).
- Những dự đoán về dòng tiền.
- Các tiêu chuẩn về chất lượng.
- Các nguồn tài nguyên vật liệu và công tác vận chuyển.
- Các nguồn cung cấp và năng suất nhân công.
- Các quy định về ATLĐ và VSMT.
Bằng cách kiểm soát hết các phần việc chính trên, ta có thể đạt được mục tiêu của dự án một cách thành công Ngoài ra còn vô số các công việc phụ khác cần phải kiểm soát nhưng hầu hết chúng đều liên quan đến các phần việc chính này,ngoại trừ các yếu tố con người.
THỰC TRẠNG VỀ QLDA TẠI KHU VỰC TÂY NGUYÊN
Hiện nay, ngành Xây dựng thuộc các thành phần kinh tế nước ta ngày càng phát triển mạnh mẽ Chủ đầu tư và các nhà thầu đang nỗ lực không ngừng dùng nhiều cách khác nhau để QLDA để đảm bảo tiến độ - chi phí nhằm đem lại giá trị cao nhất cho các dự án Tuy nhiên, hiện nay tình trạng các dự án xây dựng cả nước nói chung và các tỉnh Tây Nguyên nói riêng bị chậm tiến độ vẫn đang là phổ biến. Các dự án chậm tiến độ do rất nhiều nguyên nhân khác nhau:
- Lập dự toán cho dự án chưa chính xác;
- Điều kiện công trình xây dựng thay đổi: Do quá trình thi công, nguồn lao động không ổn định, điều kiện xã hội, điều kiện địa lý, thời tiết vùng miền, ;
- Khả năng của chủ đầu tư: Chủ yếu là thiếu nguồn vốn;
- Khả năng của nhà thầu: Năng lực các nhà thầu còn hạn chế;
- Biến động kinh tế: Các dự án lớn có tiến độ thi công kéo dài sẽ chịu ảnh hưởng rất nhiều của sự trượt giá kinh tế;
Khi các dự án chậm tiến độ như vậy thì hậu quả sẽ là: Làm cho chi phí dự án tăng cao, giá trị thu được của dự án thay đổi Dẫn đến các nhà thầu thi công lãi ít, không lãi hoặc thậm chí có thể lỗ Bảng khảo sát thực tế các dự án tại Tây Nguyên dưới đây sẽ chỉ rõ điều đó
Bảng 1.1 Bảng khảo sát thực tế về tiến độ và chi phí của một số dự án tại Tây
STT Tên DA Địa điểm xây dựng
Kế hoạch Kết quả thực hiện
Giá trị thu được của DA
Phường TânAn, thành Buônphố ThuộtMa
Công ty Xây dựngTNHH ChâuPhúc ngày300 14.630.550.000
Chậm tiến độ dẫn đến chi phí
Thị trấn LiênSơn, huyện Lắk
Công ty Xây dựngTNHH ChâuPhúc ngày420 22.800.150.000
Chậm tiến độ dẫn đến chi phí
03 Khu xử lý nước thải tập trung côngKhu nghiệp
Xã Hoà thànhPhú, Buônphố ThuộtMa
Công ty Xây dựng Nam Sơn và TT nghệ MTcông
Chậm tiến độ dẫn đến chi phí
Phú, tỉnhHoà Đắk Lắk vụ TV Đầu tư DA tăng
Công ty Xây dựngTNHH Phú Xuân ngày730 120.800.000.00
Chậm tiến độ dẫn đến chi phí
Công ty Xây dựngTNHH Thiên Trường ngày720 45.767.978.000
Chậm tiến độ dẫn đến chi phí
Công ty Xây dựngTNHH Sao Mai ngày540 36.545.752.000
Chậm tiến độ dẫn đến chi phí
Trụ sở làm việc chi cục huyện EaThuế
Ea Kar, Đắktỉnh Lắk danhLiên DNTNX
08 Doanh trại Ban huyện EaCHQS
Thị trấn Đrăng,Ea huyện H’leo,Ea
Công ty Xây dựngTNHH Thượng Hải ngày485 24.735.665.000
09 dựngXây doanh trại của 2 đại đội giới: c2biên huyện Ea
Súp và c5 huyện Đôn/ BộBuôn chỉ huy
Xã Cư Mlan, huyện EaSúp, Đắktỉnh Lắk;
Xã Ea huyệnWer, BuônĐôn, Đắktỉnh Lắk danhLiên Công ty Đông ATNHH và Công ty TNHH Xây dựng Đại An ngày700 55.852.770.000
Chậm tiến độ dẫn đến chi phí
Kết luận chương I: Những phân tích và số liệu thực tế nêu trên cho thấy rằng cấp thiết phải đề xuất một công cụ để quản lý tiến độ - chi phí cho dự án xây dựng nhằm đem lại giá trị thu được cho dự án là cao nhất Nhiều nước trên thế giới đã áp dụng thành công hệ thống quản lý giá trị đạt được(EVMS) vậy nên chăng cần xem xét và xây dựng hệ tiêu chuẩn quản lý giá trị đạt được EVMS áp dụng cho các nhà thầu xây dựng ở nước ta và khu vực Tây Nguyên.
CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VỀ TIẾN ĐỘ VÀ CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN
QLDA XÂY DỰNG Ở VIỆT NAM
Sau năm kỳ đổi mới cơ chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo các Nghị định: NĐ 385/HĐBT ngày 07/11/1990; NĐ 177-CP ngày 20/10/1994; NĐ 42-CP ngày 16/7/1996; NĐ 52-CP ngày 08/7/1999; NĐ 07- CP ngày 30/01/2003, các hoạt động trong cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng XHCN đã hình thành rõ nét và đủ điều kiện để hội nhập với thị trường đầu tư xây dựng quốc tế Luật xây dựng được quốc hội thông qua ngày 26/11/2003 và Chủ tịch nước công bố ngày 10/12/2003 đã khẳng định chính sách đúng đắn của Đảng và Nhà nước ta trong lĩnh vực đầu tư và xây dựng Các Nghị định về QLDA đầu tư xây dựng số 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005; Nghị định 112/2006/NĐ-CP ngày 29/9/2006 sửa đổi bổ sung một số điều của NĐ 16/2005/NĐ-CP và mới nhất là Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 10/02/2009 (thay thế Nghị định 16/2005/NĐ-
CP và Nghị định 112/2006/NĐ-CP) và Nghị định 112/2009/NĐ-CP ngày14/12/2009 được Chính phủ ban hành tạo điều kiện cho Luật xây dựng đủ điều kiện thi hành cũng được đổi mới cho phù họp với xu hướng phát triển Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 10/02/2009 về QLDA đầu tư xây dựng công trình quy định nội dung quản lý thi công xây dựng công trình bao gồm 5 lĩnh vực sau: quản lý chất lượng xây dựng, quản lý tiến độ xây dựng, quản lý khối lượng thi công xây dựng công trình, quản lý an toàn lao động và quản lý môi trường xây dựng và Nghị định 112/2009/NĐ-CP ngày 14/12/2009 quy định vềQuản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình.
QUẢN LÝ CHI PHÍ TRONG DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
2.2.1 Khái quát về quản lý chi phí trong dự án đầu tư xây dựng:
2.2.1.1 Một số khái niệm về chi phí dự án:
- Quản lý chi phí dự án: Là việc xem xét đến chi phí của các tài nguyên cần thiết để đảm bảo hoàn thành các công việc theo đúng tiến độ và hiệu quả về giá thành mà dự án đã đề ra.
- Kế hoạch tiền tệ dự án: Là môt dự báo về tài chính cho dự án và nóđặt nền tảng cho việc kiểm soát chi phí và dòng tiền Công việc tạo lập một kế hoạch về tiền liên quan đến những chức năng như là lập dự toán, lập ngân quỹ, dòng tiền, kiểm soát chi phí và lợi nhuận của dự án Khi kết hợp lại với nhau thì các chức năng này sẽ tạo thành lĩnh vực kỹ thuật tính toán chi phí.
Quá trình chuẩn bị kế hoạch tài chính dự án liên quan chặt chẽ gần như đến mọi đường quan hệ của dự án cũng như trong toàn bộ tổ chức Một kế hoạch tài chính hợp lý sẽ giúp cho dự án đạt được mục tiêu chính là hoàn thành dự án trong vòng ngân quỹ.
- Bảng dự toán chi phí nhân công: Là thông số cụ thể đầu tiên của tổng chi phí dự án Dự toán tổng chi phí dự án đưa ra những thông tin thiết yếu cho chủ đầu tư, tư vấn thiết kế, nhà thầu thi công Chủ đầu tư sử dụng dự toán về tổng chi phí dự án mới nhất để thẩm định tính khả thi của dự án và các nhu cầu của dòng tiền. Người thiết kế sử dụng những con số này để xem xét tính khả thi về kinh tế của bản thiết kế và bằng cách này đáp ứng được những khoản đầu tư dự định Bản dự toán thi công cũng giúp cho nhà thầu xác định được các khoản lợi nhuận tiềm tàng mà mình hi vọng đạt được trong dự án.
Bảng dự toán ngân quỹ để dùng trong hợp đồng sẽ được chuyển đổi thành ngân quỹ kiểm soát dự án để kiểm soát các chi phí của dự án.
- Đường cong “S”: Đường cong “S” là một dạng đồ thị, được sử dụng như một công cụ để biểu thị các chi phí tài chính, nhân công, giờ máy, ca máy và rất hữu dụng trong quản lý chi phí dự án nói chung và quản lý chi phí cho dự án xây dựng nói riêng Các đường cong “S” được vẽ dựa trên tiến độ dự án và dùng để chi ra chi phí dự tính hoặc giờ công dự tính cho dự án đó Các nhà thầu xây dựng dùng đường cong “S” để chi ra các chi phí dự tính của họ đối với dự án.
Mọi thông tin đưa ra sẽ được diễn đạt trên biểu đồ “S” và cho phép chủ nhiệm dự án có thể theo dõi được khối lượng chi phí cho dự án qua từng thời điểm vì biểu đồ “S” cho phép so sánh chi phí thực tế với chi phí dự tính về tiền và giờ công.
2.2.1.2 Nội dung quản lý chi phí dự án xây dựng:
Quản lý chi phí dự án xây dựng bao gồm các công việc sau: Lập dự toán chi phí thi công; Lập ngân sách dự án; Kế hoạch dòng tiền của dự án; Kiểm soát chi phí của dự án a Lập dự toán chi phí thi công
Là việc tính toán chi phí của các loại tài nguyên cần thiết để hoàn thành các công việc của dự án.
Cốt lõi vấn đề của kế hoạch tiền tệ dự án là một bản dự toán chi phí dự án hợplý nhằm báo trước cho nhà QLDA biết chi phídự tínhđể hoànthànhcôngviệc. Việc lập ra một bản dự toán chi phí thi côngchi tiết là rất cần thiết Các chi phí trong bản dự toán thi công phải được lập dựa trên cơ sở các yếu tố quan trọng, chính xác tại thời điểm lập dự toán, như là:
- Kế hoạch ký kết hợp đồng.
- Công nghệ thi công được sử dụng.
- Những cơ sở xác định năng suất lao động.
- Phương pháp lập dự toán.
Các yếu tố trên phải được công bố rõ ràng để làm cơ sở cho việc lập dự toán, do vậy những người sử dụng dự toán có thể tự đánh giá được mức độ chính xác của nó Việc thừa nhận những cơ sở để lập dự toán cũng đã tạo ra những nguyên tắc cơ bản mà dựa vào đó ta cũng có thể lập được dự toán, các nguyên tắc này có thể thay đổi trong quá trình thực hiện dự án.
Các loại dự toán chi phí:
Tuỳ thuộc mục đích sử dụng của dự toán trong suốt vòng đời dự án mà các bản dự toán chi phí được chia thành 4 loại cơ bản:
-Dự toán được phê duyệt.
-Dự toán chi phí đầu tư.
Ngoài sự khác biệt về tên, 4 loại dự toán trên còn có độ chính xác mong đợi khác nhau Độ chính xác được sử dụng trong mỗi loại dự toán phụ thuộc vào chính sách của công ty và mức độ khả thi của dự án tại thời điểm lập dự toán.
Lập dự toán các khoản trượt giá và các khoản phát sinh:
Sự trượt giá và các khoản phát sinh là hai phần chính cuối cùng trong công việc lập dự toán Chúng là những khoản bí mật không phụ thuộc vào bất kỳ một quy luật chính xác nào trong khi tính toán Do ban lãnh đạo thường đóng một vai trò quan trọng trong việc thiết lập các con số đó, nên chúng thường nằm ngoài tâm kiểm soát của người giám đốc xây dựng.
Sự biến động của ngoại tệ:
Khoản phát sinh ngoại tệ chỉ xuất hiện trong những dự án có sự tham gia của đối tác nước ngoài Chúng ta có thể đang thực hiện một dự án ở nước ngoài hoặc đang mua sắm thiết bị và vật liệu từ các nước khác Điều đó làm nảy sinh yếu tố trao đổi ngoại tệ trong bản dự toán.
Lập dự toán chi các chi phí trực tiếp ở công trường:
Các chi phí trực tiếp ngoài công trường bao gồm vật liệu, nhân công và chi phí cần thiết cho các nhà thầu phụ để thực hiện dự án như đã mô tả trong các kế hoạch, các bản chỉ dẫn và đã xác định trong phần phạm vi công việc Các khoản chi phí này là trọng tâm của bản dự toán chi tiết được lập dựa vào khối lượng vật liệu và nhân công cho công việc được bóc tách thành từng khoản riêng.
Lập dự toán chi các chi phí gián tiếp ở công trường:
Một nhân tố quan trọng trong bản dự toán thi công tổng thể là các chi phí gián tiếp trên công trường, đây là những khoản phụ phí để tiến hành dự án Người giám đốc xây dựng có trách nhiệm đưa ra phạm vi và các chi tiết cần thiết của bản dự toán chi phí gián tiếp ở công trường cho người phụ trách bộ phận lập dự toán để tính toán giá. b Lập ngân sách dự án
Khái niệm về ngân sách dự án:
QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ TRONG DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
2.3.1 Khái quát về quản lý tiến độ trong dự án đầu tư xây dựng:
2.3.1.1 Khái niệm tiến độ xây dựng:
Bản chất của tiến độ xây dựng là kế hoạch thời gian thi công xây dựng của dự án xây dựng Tuy vậy tuỳ theo từng góc độ khác nhau của Chủ đầu tư, người tư vấn thiết kế, các nhà thầu phụ mà có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau như:
-Tiến độ có thể có nghĩa là thời hạn hoàn thành được nói rõ trong hợp đồng hay thời hạn hoàn thành tạm thời được yêu cầu cho các giai đoạn của công việc. Tiến độ có thể có nghĩa là tiến độ của các giá trị do các nhà thầu đưa ra, các giá trị trả theo thời gian (tháng) sẽ được tính toán, hay bất cứ bản kê khác đã được ghi thành từng khoản trong hợp đồng.
-Tiến độ cũng có thể xem là các quá trình liên tục, các giai đoạn thực hiện riêng lẻ đối với việc hoàn thành dự án.
-Tiến độ xây dựng là bảng kế hoạch công việc xây dựng diễn ra trong từng đơn vị thời gian.
-Tiến độ thi công xây dựng là một mô hình khoa học mà mô hình này được gắn liền với trục thời gian.
-Tiến độ xây dựng là công cụ xác định các hoạt động cần thiết để hoàn thành dự án xây dựng, thứ tự thực hiện, khung thời gian mà các công việc cần phải hoàn thành sao cho dự án đạt hiệu quả cao nhất về mặt kinh tế, chất lượng, thời gian và an toàn Lập tiến độ là giai đoạn tiếp theo của việc lập kế hoạch, nó cụ thể hoá các nội dung của công tác kế hoạch.
Tiến độ xây dựng được miêu tả ở đây là kế hoạch thời gian thực hiện các phần công việc được sắp xếp có tổ chức, có trình tự và được kiểm soát cũng như toàn bộ dự án xây dựng được hoàn thành một cách có tổ chức, có hiệu quả Hầu hết các tiến độ xây dựng đều được biểu diễn bằng các sơ đồ chỉ ra sự liên quan giữa thời hạn bắt đầu và kết thúc của các công việc của dự án Nó có thể là sơ đồ ngang, sơ đồ xiên hay sơ đồ mạng lưới, tuỳ theo quy mô và mức độ phức tạp của từng dự án.
Tiến độ trong thiết kế tổ chức thi công xây dựng gọi tắt là tiến độ thi công. Trong đó thể hiện các công việc chuẩn bị, xây dựng tạm, xây dựng chính và thời gian từng hạng mục công trình đưa vào hoạt động Tổng tiến độ lập dựa vào tiến độ các công trình đơn vị Các công trình đơn vị liên kết với nhau dựa trên sự kết hợp công nghệ và sử dụng tài nguyên Trong tiến độ đơn vị các công việc xây lắp được xác định chi tiết từng chủng loại, khối lượng theo tính toán của thiết kế thi công. Thời gian hoàn thành các hạng mục công trình và toàn bộ công trường phải đúng theo tiến độ tổ chức xây dựng.
Công dụng của tiến độ:
Ngoài mục đích QLDA về mặt thời gian, người ta còn sử dụng tiến độ cho rất nhiều mục đích khác nhau: Tiến độ là cơ sở để xác định, điều chỉnh và lập ké hoạch cho các nguồn tài nguyên; Lập kế hoạch dòng tiền mặt; Trong trường hợp có tranh chấp về thời gian, khối lượng các thông tin cập nhật tiến độ nếu được thực hiện khoa học, chính xác sẽ là bằng chứng hữu hiệu nhất để bảo vệ mỗi bên. Để lập một tiến độ có chất lượng mang tính khả thi cao đòi hỏi người lập phải cân nhắc rất nhiều yếu tố, có hiểu biết toàn diện về chuyên ngành, năng lực của nhà thầu, điều kiện, biện pháp thi công, hợp đồng, tài chính, các phương pháp lập tiến độ
2.3.1.2 Sự cần thiết của việc quản lý tiến độ xây dựng:
Quản lý tiến độ xây dựng là một trong năm nội dung của quản lý thi công xây dựng công trình đã được quy định tại điều 27 mục 3 của Nghị định12/2009/NĐ -CP ban hành ngày 12/02/2009 Nghị định này nêu rõ:
-Công trình xây dựng trước khi triển khai phải được lập tiến độ thi công xây dựng Tiến độ thi công xây dựng công trình phải phù hợp với tổng tiến độ của dự án đã được phê duyệt.
-Đối với công trình xây dựng có quy mô lớn và thời gian thi công kéo dài thì tiến độ xây dựng công trình phải được lập cho từng giai đoạn, tháng, quý, năm.
-Nhà thầu thi công xây dựng công trình có nghĩa vụ lập tiến độ thi công xây dựng chi tiết, bố trí xen kẽ kết hợp các công việc cần thực hiện nhưng phải bảo đảm phù hợp với tổng tiến độ của dự án.
-Chủ đầu tư, nhà thầu thi công xây dựng, tư vấn giám sát và các bên có liên quan có trách nhiệm theo dõi, giám sát tiến độ thi công xây dựng công trình và điều chỉnh tiến độ trong trường hợp tiến độ thi công xây dựng ở một số giai đoạn bị kéo dài nhưng không được làm ảnh hưởng đến tổng tiến độ của dự án.
Trường họp xét thấy tổng tiến độ của dự án bị kéo dài thì chủ đầu tư phải báo cáo người quyết định đầu tư để quyết định việc điều chỉnh tổng tiến độ của dự án.
-Khuyến khích việc đẩy nhanh tiến độ xây dựng trên cơ sở đảm bảo chất lượng công trình.
Trường hợp đẩy nhanh tiến độ xây dựng đem lại hiệu quả cao hơn cho dự án thì nhà thầu xây dựng được xét thưởng theo hợp đồng Trường hợp kéo dài tiến độ xây dựng gây thiệt hại thì bên vi phạm phải bồi thường thiệt hại và bị phạt vi phạm hợp đồng. Để tiến hành thực hiện một dự án xây dựng thì phải có mô hình khoa học điều khiển các quá trình - tổ chức và chỉ đạo các công việc thực hiện.
Do đặc thù của một dự án xây dựng là bao gồm nhiều người tham gia với nhiều phần việc khác nhau Vì vậy, lập kế hoạch cho giai đoạn thực hiện dự án là một việc làm hết sức phức tạp, đòi hỏi sự thống nhất cao của các bên tham gia theo định hướng đề ra của chủ đầu tư Để làm việc này một cách hiệu quả nhất thì phải lập ra một mô hình quản lý.
Mô hình đó chính là tiến độ thi công Mục đích của việc lập tiến độ là thành lập một mô hình sản xuất, trong đó sắp xếp các công việc sao cho bảo đảm xây dựng công trình trong thời gian ngắn, giá thành hạ, chất lượng cao, nhằm mục đích cuối cùng là đem lại hiệu quả cho mục đích đề ra của dự án.
ĐỀ XUẤT DÙNG CÔNG CỤ EVMS ĐỂ KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ,
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC(Earned
Phương pháp giá trị thu được EVM đước sử dụng đầu tiên ở Mỹ, từ cuối những năm 1960 Nó thực sự được phổ biến từ những năm 1990 khi máy tính cá nhân sử dụng rộng rãi giúp cho quá trình lập dữ liệu dễ dàng và hiển thị được nhiều thông số hơn.
EVM được coi như một công cụ quản lý chi phí, bởi những ưu điểm nổi trội, hơn hết là đem đến cho ta một cái nhìn thực tế và khách quan về tình hình dự án. EVM được sử dụng trong nhiều lĩnh vực công nghiệp, IT, dầu và gas và cả trong xây dựng.
Khi bắt tay vào một dự án mới, chúng ta đều muốn thành công Những vấn đề đặt ra là quản lý chi phí, tiến độ thế nào? Vì nguyên nhân gây thất bại của dự án đó là vượt chi phí và tiến độ, điều đó không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến dự án mà còn gây ra những thiệt hại lớn cho các công ty.
EVM được thiết kế để cung cấp một phương pháp quản lý với cách nhìn tổng quan về các công việc đã thực hiện được một cách chính xác Nó được xây dựng dựa trên những thông tin được cung cấp bởi những phương pháp lập danh mục truyền thống cho kế hoạch công việc và đo lường toàn bộ năng suất của dự án. EVM được thể hiện trên đồ thị là một đường các công việc thực hiện được, nó được so sánh với đường kế hoạch cơ sở (đã lập từ trước) giúp ta biết liệu dự án đang hoàn thành có hiệu quả hay không Những vấn đề trọng yếu được phát hiện trong giai đoạn đầu cho phép các nhà quản lý có thể có can thiệp một cách hiệu quả.
3.1.2 Sự cần thiết của EVM:
Vấn đề đánh giá quản lý chi phí thực hiện dự án không chính xác thường xảy ra khi chi phí và tiến trình thực hiện được báo cáo tách rời.
Dựa vào thông tin chi phí riêng rẽ (không kết hợp với thông tin về tiến trình thực hiện) nhà quản lý dự án có thể mắc sai lầm khi đánh giá dự án Khi kích thước dự án lớn và phức tạp Nhu cầu một phương pháp quản lý kết hợp cả quản lý chi phí và tiến trình cho việc đo lường sự thực hiện dự án gia tăng Chúng ta cần biết khi nào những biện pháp quản lý cần dùng đến, dùng nơinào, và dùng với mức độ ra sao EVM sẽ cung cấp cho chúng ta những thông tin về dự án và những dự đoán về tương lai dự án một cách hữu hiệu.
3.1.3 Phương pháp giá trị thu được EVM
Kiểm soát chi phí bao gồm tìm hiểu tại sao lại cho sự thay đổi cả tích cực và tiêu cực Nó phải được kết họp thống nhất với các quá trình kiểm soát khác như quy mô dự án, tiến độ dự án, chất lượng dự án và các yếu tố cần kiểm soát khác trong dự án Kiểm soát chi phí là những công việc bao gồm:
-Xác định đường chi phí cơ bản của dự án.
-Giám sát theo dõi chi phí thực tế.
-Phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến việc thay đổi chi phí thực tế so với đường chi phí cơ bản.
-Thông báo cho các đối tượng liên quan những thay đổi được phép.
-Trong phương pháp EVM chỉ giới hạn trình bày kiểm soát chi phí trực tiếp liên quan với từng công việc trên công trường trong cơ cấu phân chia công việc để theo dõi phần việc đã làm.
EVM là phương pháp phân tích chi phí - tiến độ với kế hoạch ban đầu (kế hoạch cơ sở Baseline schedule) Phương pháp này được dùng để đánh giá tổng thể hiệu quả thực hiện của dự án tại thời điểm xem xét.
3.1.4 Các ký hiệu trong phương pháp EVM: a Giá trị thu được EV
EV (Eamed Value) là giá trị của công việc đã hoàn thành Phân tích EV là một hệ thống đo lường sự thực hiện cụ thể của QLDA (Dự án vượt chi phí? Dự án vượt khối lượng làm việc? Dự án chậm tiến độ?).
EV bản chất là BCWP (budgeted cost of word períòmled) là giá trị kiếm được của công việc đã thực hiện tại thời điểm cập nhật Đây là khoản mà nhà thầu kiếm được EV cho những công việc hoàn thành bằng với tổng ngân quỹ * Với những công việc chưa bắt đầu, giá trị thu được EV bằng 0.
EV hay BCWP của công việc được tính bằng cách nhân phần trăm khối lượng công việc đã thực hiện cho tới thời điểm hiện tại với chi phí dự trù (BAC) để thực hiện phần việc đó Giá trị này gọi là chi phí dự trù để thực hiện phần việc đã được làm xét đến thời điểm cập nhật.
EV = BCWP = X (BAC)/Y Trong đó
X: Khối lượng công việc đã thực hiện.
Y: Tổng khối lượng công việc phải thực hiện.
BAC : Ngân sách khi hoàn thành công việc. b Chi phí theo kế hoạch BCWS
BCWS (budget cost for work scheduled) hay còn gọi là PV (plan value) là ngân sách cho công việc trên kế hoạch tại thời điểm cập nhật. Được lấy bằng giá trị cho phí tích lũy đến thời điểm cập nhật theo tiến độ ban đầu. c Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện ACWP
ACWP (actual cost for work períòrmed) là chi phí thực tế cho phần công việc đã hoàn thành tại thời điểm cập nhật.
AC (actual cost) chi phí thực tế cho phần công việc đã hoàn thành d Chỉ phí dự trù để hoàn thành dự án theo kế hoạch BAC
BAC (budget at completion) là ước lượng chi phí ban đầu, là ngân quỹ được dùng để hoàn thành tất cả các công việc trong dự án.
3.1.5 Sử dụng phương pháp EVM:
3.1.5.1 Đo lường chi phí thực hiện dự án:
So sánh giá trị đạt được BCWP với ACWP để đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí (vượt chi phí hay tiết kiệm chi phí) Chênh lệch chi phí CV (cost variance) là sự khác nhau giữ chi phí thực hiện công việc đến thời điểm cập nhật (BCWP) và chi phí thực tế thực hiện công việc (ACWP).
CV = BCWP - ACWP = Earned Value - Actual Cost
STT Kêt quả Nhận xét đánh giá
1 CV >0 Chưa sử dụng h ế t ngân sách Nguyên nhân có th ể d ẫ n tới thuận lợi-Công việc ít phức tạp h ơ n dự tính
-Năng lực được đánh giá đúng
- Í t làm lại hay xem lại công việc
- Sự biến đổi giá cả thị trường lao động và vật liệu theo hướng thuận lợi
2 CV =0 Sử dụng đúng ngân sách
3 CV 0 Hoàn thành trước thời hạn Nguyên nhân tiêm ân dân đến SV thuận lợi:
-Công việc ít phức tạp hơn dự tính
- Í t làm lại hay xem lại công việc
-Điều kiện thi công thuận lợi
2 SV =0 Hoàn thành đúng thời hạn.
3 SV