Khóa luận tốt nghiệp quản trị marketing một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng của công ty cổ phần bảo hiểm viễn đông (vass)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CƠNG CHÚNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM VIỄN ĐÔNG (VASS) Ngành: Quản Trị Kinh Doanh Chuyên ngành: Quản Trị Marketing Giảng viên hướng dẫn : TS.Trương Quang Dũng Sinh viên thực hiện: Ngô Hải My MSSV: 1311140141 Lớp: 13DQM02 TP Hồ Chí Minh, 2017 ii LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp riêng Những kết nghiên cứu số liệu khóa luận thực Cơng ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông sử dụng trung thực, không chép nguồn khác chưa công bố nội dung đâu Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan TP.HCM, ngày 15 tháng 07 năm 2017 Sinh viên ký tên Ngô Hải My iii LỜI CẢM ƠN Qua năm học tập rèn luyện trường Đại học Công Nghệ TP.HCM, bảo giảng dạy nhiệt tình q Thầy Cơ, đặc biệt quý Thầy Cô khoa Quản Trị Kinh Doanh truyền đạt cho em kiến thức lý thuyết thực hành suốt thời gian học trường Và có hội thực tập Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) em áp dụng kiến thức học vào thực tế, đồng thời học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế cơng ty để em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Em xin gửi lời cám ơn chân thành đến quý Thầy Cô trường Đại học Công Nghệ TP.HCM, truyền đạt kiến thức bổ ích suốt thời gian qua Đặc biệt, thầy Trương Quang Dũng tận tình hướng dẫn em hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp Lời cảm ơn em muốn gửi đến cô Trần Vũ Anh Thi – Giám đốc phịng Quan hệ cơng chúng dành cho em nhiều lời khuyên bổ ích công việc sống Xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đơng nói chung anh chị nhân viên phịng Quan hệ cơng chúng nói riêng tạo điều kiện để em học hỏi, tiếp xúc thực tế hồ nhập với mơi trường làm việc cơng ty Do kiến thức cịn hạn hẹp nên khơng tránh khỏi thiếu sót cách hiểu, lỗi trình bày Em mong nhận đóng góp ý kiến q Thầy Cơ Ban lãnh đạo, anh chị cơng ty để khóa luận tốt nghiệp đạt kết tốt TP.HCM, tháng năm 2017 Sinh viên: Ngô Hải My iv CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ tên sinh viên : Ngơ Hải My MSSV : 1311140141 Khố : 2013-2017 Giảng viên hƣớng dẫn v MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan quan hệ công chúng (PR) 1.1.1 Định nghĩa công chúng 1.1.2 Khái niệm quan hệ công chúng (Public relations- PR) .3 1.1.3 Đặc điểm quan hệ công chúng 1.1.4 Vai trò chức quan hệ công chúng doanh nghiệp 1.2 Các hoạt động quan hệ công chúng doanh nghiệp 1.2.1 Các hoạt động cộng đồng .7 1.2.2 Các hoạt động nội 1.2.3 Tài trợ .8 1.2.4 Tổ chức kiện .9 1.2.5 Xử lý khủng hoảng 1.2.6 Quan hệ với truyền thơng, báo chí .10 Tóm tắt chƣơng 11 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM VIỄN ĐÔNG (VASS) .12 2.1 Giới thiệu công ty 12 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển .12 2.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh lĩnh vực hoạt động 13 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 14 2.1.4 Thành tựu đạt .15 2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh năm 2014 - 2016 .16 2.2 Thực trạng hoạt động quan hệ công chúng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) 17 2.2.1 Hoạt động cộng đồng 17 2.2.2 Hoạt động nội 24 2.2.3 Hoạt động tài trợ 28 2.2.4 Tổ chức kiện .30 2.2.5 Xử lý khủng hoảng 31 2.2.6 Tạo mối quan hệ với truyền thơng báo chí 32 vi 2.3 Đánh giá chung 33 2.3.1 Những thành tích đạt 33 2.3.2 Những mặt hạn chế 36 Tóm tắt chƣơng 37 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CƠNG CHÚNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM VIỄN ĐÔNG (VASS) 38 3.1 Định hƣớng phát triển Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) .38 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động PR Cơng ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông 39 3.2.1 Đối với hoạt động cộng đồng .39 3.2.2 Đối với hoạt động nội 39 3.2.3 Đối với hoạt động tài trợ 41 3.2.4 Đối với tổ chức kiện 42 3.2.5 Đối với xử lý khủng hoảng 43 3.2.6 Đối với quan hệ truyền thơng báo chí 44 3.3 Một số kiến nghị khác 45 KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 vii DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT -BTC: Ban Tổ Chức BV: Bệnh viện CLB: Câu lạc CP: Cổ phần HĐKD: Hoạt động kinh doanh HĐQT: Hội Đồng Quản Trị LSDD: Lãnh Sự Danh Dự LSQ: Lãnh Sự Quán MDEC: The Mekong Delta Economic Cooperation - Diễn đàn Hợp tác Kinh tế đồng sông Cửu Long NVH: Nhà văn hóa PR: Public relations - Quan hệ cơng chúng PTGĐ: Phó Tổng Giám Đốc QHCC: Quan hệ cơng chúng TP.HCM: Thành Phố Hồ Chí Minh TT: Trung tâm UBND: Uỷ Ban Nhân Dân VASS: Tên viết tắt Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông VNĐ: Việt Nam đồng VNR500: Bảng xếp hạng 500 Doanh nghiệp lớn Việt Nam theo mơ hình Fortune 500 YDA: Câu lạc Tuổi trẻ Thăng Long viii DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 2.1: Kết hoạt động kinh doanh bảo hiểm VASS năm 2014, 2015, 2016 16 Bảng 2.2: Các chương trình cộng đồng hướng trẻ em, người có hồn cảnh khó khăn mà VASS thực 18 Bảng 2.3: Bảng phân chia nhóm tình nguyện viên thực chương trình “Ngày chủ nhật xanh” 21 Bảng 2.4: VASS tổ chức thực Chương trình “Nhà đón tết” năm liên tiếp 2015, 2016, 2017 .22 Bảng 2.5: Các khóa đào tạo huấn luyện cho toàn thể đội ngũ, cán nhân viên VASS 26 Bảng 2.6: Bảng báo cáo tần suất truyền thông VASS đơn vị thành viên, đối tác năm 2016 .35 ix DANH SÁCH CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty CP Bảo hiểm Viễn Đông 15 Biểu đồ 2.1: Biều đồ thể doanh thu, chi phí, lợi nhuận HĐKD bảo hiểm VASS năm 2014, 2015, 2016 16 Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể tần suất xuất kênh truyền thông 2014 2016 34 Hình 2.1: Bà Đỗ Thị Minh Đức – Chủ tịch HĐQT Bảo hiểm Viễn Đông trao tận tay quà cho bệnh nhi gia đình em 19 Hình 2.2: Bảo hiểm Viễn Đơng thăm tặng quà cho Trung tâm nhân đạo Huyền Trang 20 Hình 2.3: Chương trình thu hút đông đảo sinh viên từ trường Đại học .21 Hình 2.4: Đơng đảo sinh viên háo hức tham gia chương trình “Nhà đón tết” 22 Hình 2.5: Chương trình thu hút đơng đảo sinh viên nước ngồi nước tham gia .23 Hình 2.6: Các nhà tài trợ trao quà sách cho em thiếu nhi TT Bảo trợ xã hội trẻ em thiệt thòi 24 Hình 2.7: Ơng già Noel tặng quà cho cán nhân viên VASS trước thềm Giáng sinh 25 Hình 2.8: Ơng Trần Quốc Mạnh – PTGĐ phịng đào tạo trực tiếp giảng dạy khóa “train the trainer” .26 Hình 2.9: Giám đốc Nghiệp vụ Cơng ty mơi giới bảo hiểm MARSH trao đổi kỹ thực Hợp đồng bảo hiểm 27 Hình 2.10: Bà Đỗ Thị Minh Đức - Chủ tịch HĐQT Bà Đỗ Thị Kim Liên toàn thể cán bộ, nhân viên VASS hưởng ứng phong trào mặc áo dài nơi công sở 27 Hình 2.11: Bảo hiểm Viễn Đông trao tài trợ bảo hiểm tượng trưng cho BTC Giải Vơ địch bóng bàn Tồn quốc báo Nhân Dân lần thứ 34, lần thứ 35 29 Hình 2.12: Đại diện Cơng ty Bảo hiểm Viễn Đơng hỗ trợ phần chi phí cho gia đình nạn nhân 30 Hình 2.13: Các quan truyền thơng, báo chí liên kết VASS 33 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng vào kinh tế giới, sách thu hút đầu tư nước vào Việt Nam khiến cạnh tranh ngày trở nên gay gắt Do đó, để thu hút ý nhu cầu ngày khó địi hỏi cao khách hàng bên cạnh chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt doanh nghiệp phải biết truyền tải, cung cấp thơng tin xác hiệu quả, tạo dựng niềm tin khách hàng Một công cụ hữu hiệu mà doanh nghiệp áp dụng quan hệ công chúng (Public relations - PR) Quan hệ công chúng du nhập vào Việt Nam từ năm 90 kỉ XX nhiều doanh nghiệp ưa chuộng mẻ, sáng tạo, tiết kiệm chi phí mang lại thu nhập cao Không ngoại lệ, Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) doanh nghiệp áp dụng công cụ cho chiến lược phát triển kinh doanh Trong trình thực tập, em có hội quan sát hiểu rõ hoạt động quan hệ công chúng mà VASS thực Thông qua hoạt động quan hệ cơng chúng tích cực, hiệu phù hợp VASS gặt hái thành cơng định Vì em định sâu vào tìm hiểu “Một số giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động quan hệ cơng chúng Cơng ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS)” làm đề tài cho khóa luận từ đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng công ty phát triển Với kiến thức kinh nghiệm hạn chế nên khơng thể tránh thiếu sót, em mong nhận đóng góp ý kiến quý Thầy Cô, anh chị công ty Em xin chân thành cảm ơn Mục tiêu nghiên cứu Nhận thức tầm quan trọng hoạt động quan hệ công chúng (PR) chiến lược kinh doanh cơng ty Phân tích đánh giá thực trạng hoạt động quan hệ cơng chúng từ đề số giải pháp kiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài 33 Hình 2.13: Các quan truyền thơng, báo chí liên kết VASS Nhận xét: Thiết lập mối quan hệ với truyền thông báo chí giúp VASS khẳng định vị tạo dựng niềm tin thương hiệu tâm trí khách hàng mục tiêu Ngồi ra, cịn giúp VASS tăng khả nhận biết tần suất xuất phương tiện thông tin đại chúng Khơng dừng lại đó, VASS cần chủ động việc cung cấp thơng tin xác, trung thực thường xuyên để củng cố mối quan hệ dài lâu với giới truyền thơng, báo chí 2.3 Đánh giá chung 2.3.1 Những thành tích đạt  PR làm tăng mức độ nhận diện thƣơng hiệu Kể từ VASS khốc lên diện mạo vào đầu tháng 10/2014 (thay đổi logo, màu sắc, slogan) VASS không ngừng tập trung đẩy mạnh chiến dịch PR để quảng bá thương hiệu, tăng mức độ nhận biết tiếp cận khách hàng công chúng, phối hợp với hoạt động quan hệ công chúng, truyền thông, đẩy mạnh mật độ báo đăng tải phương tiện truyền thơng đại chúng Chính vậy, tần suất xuất truyền thông VASS ngày tăng lên đáng kể qua năm từ năm 2014 đến 2016 cụ thể sau: 34 147 160 139 140 120 Đài 100 68 80 Báo in 60 40 Online 27 26 18 18 10 20 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Biểu đồ 2.2: Biểu đồ thể tần suất xuất kênh truyền thông 2014 2016 Qua biểu đồ thể tần suất truyền thông năm 2014, 2015 2016 ta thấy rõ sau thay đổi nhận diện thương hiệu, tần suất xuất báo đài VASS tăng lên với tổng lượng báo đài năm 2014 đạt 104 gồm 18 đài, 18 báo in 68 báo online Tiếp tục năm 2015, tổng số lượng báo đài đưa tin hoạt động PR VASS đạt số 200 (27 đài, 26 báo in 147 báo online), cao gấp đôi so với số lượng truyền thông năm 2014 Tuy tần suất truyền thơng VASS năm 2016 có giảm so với 2015 VASS thực truyền thông cho đơn vị thành viên đối tác: MDED Hậu Giang, Diễn đàn doanh nghiệp nhân ngày Doanh nhân 13/10 nhằm tăng độ bao phủ truyền thông VASS thiết lập mối quan hệ với đối tác Thƣơng hiệu LSQ Nam Phi CBA M AquaOne Sông Đuống Greenity Hậu Giang Green VN Fund AAA Plus Animus Toàn Mỹ 14 Đài 33 2 0 0 Báo in 19 1 Báo online 118 55 99 34 22 16 21 Tổng cộng 170 57 105 36 24 17 22 439 35 Bảng 2.6: Bảng báo cáo tần suất truyền thông VASS đơn vị thành viên, đối tác năm 2016 Thơng qua số biết nói đưa phần chứng minh hiệu to lớn mà hoạt động PR mang lại cho VASS nói riêng doanh nghiệp kinh doanh ngành bảo hiểm nói chung Các hoạt động PR góp phần vực dậy mạnh mẽ thương hiệu củaVASS việc làm thiết thực mang lại hiệu cao  PR giúp phục hồi thƣơng hiệu, xây dựng niềm tin công chúng Bằng hành động thể trách nhiệm xã hội cộng đồng, đạo đức kinh doanh như: nhanh chóng bồi thường cho trường hợp khách hàng gặp rủi ro sinh mạng, tổ chức thăm nom hỗ trợ, bồi thường cho thân nhân khách hàng bị tai nạn, chọn bạn bị khuyết tật trực đường dây nóng tạo điều kiện cho họ kiếm thêm thu nhập… VASS phục hồi thành cơng xây dựng lịng tin khách hàng thương hiệu, ngày khẳng định uy tín, nâng cao chất lượng thương hiệu, phát triển nỗ lực không ngừng nghỉ toàn đội ngũ cán nhân viên suốt năm sau tái cấu trúc  PR giúp ổn định, đồn kết máy nhân thơng qua hoạt động nội Trước tái cấu, VASS gần “bãi chiến trường”: đầu tư sai lĩnh vực gây thất thoát lớn tài dẫn đến trì trệ bồi thường cho người bảo hiểm gây tổn thương nặng nề thương hiệu Việc thực chương trình team - building, tổ chức thi phòng ban chi nhánh tồn quốc, đào tạo văn hố doanh nghiệp, tổ chức khóa đào tạo mời diễn giả tiếng chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm cho nhân viên… phần nâng cao tinh thần đoàn kết thay đổi nhận thức nhân viên, xây dựng niềm tin, định hướng rõ VASS đâu, VASS phải làm gì, nhiệm vụ cá nhân, phận để phối hợp vượt qua khó khăn đưa VASS phát triển nâng lên tầm cao tương lai  PR giúp tiết kiệm chi phí 36 Khơng loại hình quảng cáo khác PR thu hút truyền thông công chúng với chi phí thấp nhiều lần Nhận thức điều đó, VASS chủ trương đẩy mạnh PR để giúp tiết kiệm chi phí quảng bá thương hiệu số vấn đề tài mà cơng ty cố gắng phục hồi sau khủng hoảng trước Đặc biệt hơn, VASS sử dụng chiến thuật PR theo kiểu du kích tự sản xuất sản phẩm thơng cáo báo chí, kiện, chương trình… vừa giảm chi phí vừa đạt hiệu truyền thơng mong muốn PR thay cho quảng cáo đường đắn giúp VASS tiết kiệm tối đa chi phí quảng bá thương hiệu mà thu hút ý giới truyền thông đồng thời dễ dàng đưa thông điệp mà VASS muốn gửi gắm đến khách hàng 2.3.2 Những mặt hạn chế Trong năm vừa qua, phủ nhận cố gắng nỗ lực phấn đấu toàn đội ngũ nhân viên VASS, biến VASS từ “bãi chiến trường” vượt qua khó khăn vươn lên hạng tồn ngành năm 2016 Tuy VASS có bước chuyển biến tích cực qua năm, song song có hạn chế cịn tồn - VASS có nhiều hoạt động xã hội dàn trải đơn giản, chưa thật bật truyền thông đại chúng, dừng lại phạm vi định, ngắn hạn nên nhanh chóng bị lãng quên có phần mờ nhạt hoạt động doanh nghiệp bảo hiểm khác - Độ phủ thương hiệu mức độ nhận diện thương hiệu nhiều hạn chế - Tự phát triển phận chuyên trách tổ chức kiện, rủi ro trình tổ chức ảnh hưởng đến hình ảnh cơng ty tốn chi phí phát sinh ngồi ý muốn - Chưa thiết lập hệ thống quản lý, kiểm soát xử lý khủng hoảng - Chưa có phịng Marketing để hoạch định chiến lược rõ ràng lâu dài cho hoạt động quảng bá thương hiệu nói chung hoạt động quan hệ cơng chúng nói riêng - Chưa đầu tư đắn cho phòng PR, đội ngũ nhân ngân sách nhiều hạn chế khối lượng cơng việc nhiều địi hỏi suất cao 37 - Đối với hoạt động nội bộ:  Chưa tổ chức thường xuyên chương trình team - building để gắn kết nhân viên phòng ban, đơn vị, chi nhánh với  Nhân viên chủ yếu liên lạc, làm việc với qua gmail facebook, chưa có trang tin nội thức riêng VASS để chia sẻ kiến thức trao đổi kế hoạch làm việc Tóm tắt chƣơng Thông qua hoạt động mà VASS thực suốt thời gian qua, thấy hoạt động quan hệ cơng chúng giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp khẳng định vị thị trường Sau tái cấu trúc, VASS thường xuyên tổ chức thực hoạt động PR cộng đồng, PR nội bộ, quan hệ với truyền thông, báo chí thực chương trình tài trợ… giúp doanh nghiệp tăng mức độ nhận diện, tiết kiệm chi phí, ổn định máy nhân Do đó, cần phải trì đẩy mạnh hoạt động quan hệ công chúng tốt hơn, hiệu hơn, lần khẳng định uy tín doanh nghiệp công chúng khách hàng mục tiêu VASS 38 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM VIỄN ĐÔNG (VASS) 3.1 Định hƣớng phát triển Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) Theo định hướng phát triển công ty năm 2017, công ty đề kế hoạch doanh thu phí bảo hiểm gốc khơng tăng so với năm trước 2000 tỷ Đặt trọng tâm tiếp tục cố gắng thực lộ trình tái cấu trúc năm nghị Đại hội đồng cổ đông năm 2012 đề Cố gắng năm 2017 phát triển doanh thu, tăng lợi nhuận mang lại hiệu Để đạt định hướng đặt ra, công ty đưa giải pháp thực sau:  Tăng cường tuyển dụng nhân kinh doanh, tăng cường số lượng chất lượng  Triển khai hệ thống kinh doanh điện tử là: Bảo hiểm trực tuyến, online… để theo kịp xu hướng xã hội, phát triển thị trường  Nâng cao dịch vụ khách hàng  Tăng cường mối quan hệ với quan ngành để có khách hàng lớn, mang lại doanh thu lớn, hợp đồng lớn  Tăng tỉ lệ tái tục hợp đồng lên đạt số kế hoạch đặt 55%  Tiếp tục chuẩn hóa cơng tác quản lý, hệ thống phần mềm  Tiếp tục hoàn thiện phát triển sản phẩm, quyền lợi mang lại hiệu quả, nói khơng với việc chạy doanh thu cạnh tranh phi kĩ thuật  Nâng cao chất lượng nhân thơng qua sách tuyển dụng đào tạo đãi ngộ, công ty đưa sách tuyển dụng cho năm 2017, tuyển dụng nhân chất lượng mang lại hiệu quả, doanh thu cho công ty  Tăng cường việc giám sát, thực thi tính tn thủ cơng ty, tăng cường tính tn thủ hoạt động kinh doanh, phí bảo hiểm, tỉ lệ chuyển tiền  Tăng cường cơng tác phịng chống trục lợi bảo hiểm, giảm thiểu trục lợi từ khách hàng, đại lý  Thực hành tiết kiệm 39  Khen thưởng cho chi nhánh đơn vị kinh doanh, cá nhân kinh doanh hiệu năm 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động PR Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông 3.2.1 Đối với hoạt động cộng đồng Có thể nói VASS đầu hoạt động thiện nguyện, nhân đạo khắp nơi Tổ quốc việc làm thiết thực cụ thể Thực hoạt động từ thiện như: “Nhà đón tết”, tặng quà cho Trung tâm nhân đạo Huyền Trang, hưởng ứng “Ngày môi trường giới” tặng quà, sách cho em khuyết tật… Tuy nhiên hoạt động từ thiện đa phần chi nhánh, văn phòng tỉnh, địa phương mang tính chất tự phát ngắn hạn chưa kêu gọi rộng khắp chi nhánh tồn quốc Do đó, VASS cần đẩy mạnh quy mô hoạt động thiện nguyện, xây dựng chiến lược dài hạn, ngày lễ lớn hoạt động mang tính tồn cầu như: - Huy động, kêu gọi tồn chi nhánh, văn phịng toàn quốc thực hoạt động thiện nguyện, kiện, tạo nên tiếng vang tuyên truyền thông điệp cách hiệu Ví dụ: Chương trình “Nhà đón tết” tổ chức vào tháng năm, trụ sở VASS TP.HCM kêu gọi chi nhánh thực (Chi nhánh Hà Nội, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Phú Yên…) chung tay giúp đỡ người nghèo có hồn cảnh khó khăn đón tết - Thực chương trình mang tính dài hạn, trì liên tiếp qua năm ví dụ như: vừa qua VASS hưởng ứng “Ngày môi trường giới” 5/6/2017 Tiếp tục năm 2018, 2019… VASS định kỳ kêu gọi cộng đồng, nâng cao nhận thức người mơi trường, giữ gìn vệ sinh, bảo vệ mơi trường sống nhân loài 3.2.2 Đối với hoạt động nội  Thiết lập trang tin nội Trong thời gian thực tập, em nhận thấy nhân viên đa phần làm việc, trao đổi, liên lạc với qua gmail hay facebook, chưa có trang tin nội thống, nơi nhân viên cập nhật tin tức chi nhánh toàn quốc, 40 tình hình kinh doanh hay hoạt động công ty Việc tạo trang tin nội đồng thời thể cho cộng đồng thấy văn hố doanh nghiệp cơng ty Mọi thứ từ hoạt động kinh doanh đến máy nội rõ ràng công khai giúp doanh nghiệp dành nhiều thiện cảm ý công chúng Đây cách PR hiệu cho thân doanh nghiệp Ví dụ: VASS tạo trang tin nội mang tên “WE ARE A TEAM” bao gồm phần mục: trang chủ, góc nhìn, giải trí, kinh doanh, lối sống… gắn kết nhân viên chi nhánh, văn phòng tồn quốc, nơi mà nhân viên cập nhật thông tin công ty hay chia sẻ câu chuyện hay, bí thành cơng hay chí câu chuyện hài để thư giãn sau làm việc căng thẳng Bên cạnh đó, học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp, doanh nhân thành đạt, thống ý tưởng cho phát triển công ty Điều tạo đồn kết, gắn bó hiểu biết lẫn thành viên Từ tạo dựng tin tưởng tinh thần làm việc hăng hái mang lại hiệu công việc  Tăng cƣờng tổ chức chƣơng trình team - building Bên cạnh đó, VASS tăng cường thêm hoạt động team building, tổ chức dịp họp mặt, lễ kỉ niệm, ngày lễ dành cho cán bộ, nhân viên tồn cơng ty… để thắt chặt tình đồn kết tăng hội giao lưu, tiếp xúc, trao đổi kinh nghiệm nhân viên phòng ban, chi nhánh toàn hệ thống, truyền cảm hứng mở rộng hiểu biết tất nhân viên phận Khi hiểu doanh nghiệp, cơng việc làm, họ có cảm giác làm chủ cơng việc Và họ tự hào nơi làm việc, tự tin giới thiệu dịch vụ sản phẩm cơng ty đến với người khác Từ đó, ta tun truyền văn hố hay thương hiệu cơng ty bên ngồi từ nhân viên mà khơng thêm khoản chi phí Ví dụ: Vào dịp hè, VASS tổ chức hoạt động team - building bãi biển (Nha Trang, Vũng Tàu…) cho phòng ban với phương thức OUTDOOR, thực sau:  Mục tiêu 41 - Xây dựng phát triển tinh thần đồng đội, đoàn kết - Phát triển nâng cao khả phối hợp, tương tác với thành viên khác tập thể - Hiểu vận dụng lực, tính cách riêng cá nhân - Tạo gắn bó, gắn kết cá nhân tập thể - Phát triển kĩ làm việc teamwork  Hoạt động - Các trò chơi hoạt động theo nhóm, thử thách tương tác, phối hợp, lãnh đạo gắn kết thành viên - Trị chơi phát triển tư nhóm - Các đội chia sẻ cảm nhận suy nghĩ, rút học sau trị chơi  Hình thức - Tại bãi biển, khu resort, lửa trại vào ban đêm công viên bãi biển - Quản trò với kiến thức teamwork, rút học ý nghĩa sâu sắc sau trò chơi 3.2.3 Đối với hoạt động tài trợ  Khuếch đại độ phủ thƣơng hiệu Những hoạt động PR VASS khởi sắc nhiều chưa khai thác tận dụng hết chức truyền thông Để khuếch đại độ phủ thương hiệu, VASS nên tăng cường tham gia tài trợ chương trình truyền hình Đồng thời việc xây dựng thêm phận marketing giúp VASS tạo đoạn phim chứa thơng điệp quảng cáo để phát kèm với chương trình truyền hình mà tài trợ Nhờ vậy, sản phẩm thương hiệu VASS không xuất giới hạn báo giấy báo online mà quảng bá rộng rãi truyền hình Ví dụ: VASS lựa chọn chương trình truyền hình mang ý nghĩa nhân văn cao như: “Vì bạn xứng đáng” - chương trình giúp san sẻ với người may mắn sống hay chương trình “Ngơi nhà mơ ước” - chương trình với mục đích mang tới mái ấm cho mảnh đời nghèo khó Ngồi ra, VASS có 42 thể phối hợp tài trợ cho chương trình “Nhịp cầu ước mơ” góp phần thực niềm ao ước đông đảo người dân, nông thôn nghèo có cầu kiên cố phục vụ nhu cầu lại, giao lưu, sinh hoạt, học tập 3.2.4 Đối với tổ chức kiện Việc VASS tự phát triển phận chuyên trách tổ chức kiện, đào tạo đội ngũ nhân sáng tạo, chuyên nghiệp giúp tiết kiệm chi phí so với việc thuê dịch vụ bên ngồi Tuy nhiên, mang lại cho cơng ty rủi ro q trình tổ chức hay nghiêm trọng ảnh hưởng đến hình ảnh công ty gặp cố Mặc dù tiết kiệm chi phí nhân sự, chi phí phát sinh cho dịch vụ booking, trang thiết bị vật dụng, âm thanh, ánh sáng, PG, rủi ro thời tiết… lại tốn không hẳn rẻ so với dịch vụ bên Để đảm bảo phương án tối ưu cho kiện, công ty cần cân nhắc việc kết hợp phương án:  Đối với kiện nhỏ, tự huy động lực lượng từ phòng ban, phận chuyên tổ chức kiện công ty thực Ví dụ: Ngày kỉ niệm 13 thành lập cơng ty (7/11/2003 – 7/11/2016), VASS tự huy động đội ngũ nhân phịng quan hệ cơng chúng thực chương trình như: mời phóng viên báo chí, chuẩn bị hoa, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh… Tính tốn ngân sách cơng việc cụ thể cho kiện  Nhưng kiện quan trọng, quy mơ lớn hợp tác với cơng ty tổ chức kiện bên mang lại hiệu tối ưu cho doanh nghiệp như: - Các công ty tổ chức kiện bao gồm nhiều dịch vụ, đảm bảo cho doanh nghiệp kiêm nhiều việc, hoạch định trọn gói chí có phương án dự phịng có cố (trang thiết bị, thời tiết…) - Phối hợp tốt, gắn bó lâu dài với công ty tổ chức kiện giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí định - Khi hợp tác lâu dài, doanh nghiệp nhận tư vấn mang tính định hướng sáng tạo xu hướng thị trường hình ảnh doanh nghiệp, khỏi áp đặt lối mòn 43 - Giúp doanh nghiệp ứng phó linh hoạt cho kiện, tạo hội cho đội ngũ nhân học hỏi kinh nghiệm từ tổ chức kiện, áp dụng cho doanh nghiệp 3.2.5 Đối với xử lý khủng hoảng Trong kinh doanh tồn rủi ro mà khó lường trước, đặc biệt thời đại công nghệ thông tin lan truyền nhanh chóng khó kiểm sốt Tuy VASS vượt qua khủng hoảng giai đoạn từ năm 2009 đến 2011, ca khúc ca khải hoàn nhờ vào việc thực tái cấu kịp thời khơng thể khơng cơng nhận tổn hại ảnh hưởng đến VASS Qua nhận thấy tính quan trọng việc đề chiến lược phòng ngừa kịp thời giảm thiểu tối đa rủi ro hiệu cao giải khủng hoảng VASS cần xây dựng hệ thống quản lý khủng hoảng, huấn luyện đội ngũ nhân chuyên nghiệp biết nhận diện rủi ro, ngăn ngừa khủng hoảng xảy Đầu tư vào kế hoạch nghiên cứu để đề phịng ứng phó với khủng hoảng, hệ thống cơng ty phải có minh bạch quản lý quán, quan tâm đến phản hồi dư luận Khi xảy khủng hoảng, cần đưa kịch xử lý, thống phương án triển khai sau cân nhắc định, thiết lập đường dây nóng, thường trực cơng ty thành viên, chuẩn bị đơn vị hậu cần để phục vụ 24/24 có cố xảy ra, chuẩn bị kinh phí cho q trình xử lý khủng hoảng Điều đặc biệt khủng hoảng xảy ra, cách thức xử lý truyền thông khủng hoảng yếu tố quan trọng Gồm nguyên tắc cần thực sau:  Thành lập đội truyền thông khủng hoảng Khi tình xấu xảy cần liên hệ với người điều hành, người phụ trách quan hệ cơng chúng (PR), người có trách nhiệm pháp lí Với trường hợp phận khơng đủ chun mơn cần th chun gia truyền thơng bên ngồi để giải vần đề công ty gặp phải  Chỉ định người phát ngơn 44 Nhóm truyền thơng khủng hoảng định người phát ngôn trước khủng hoảng Người phát ngơn trung thực, đáng tin, bình tĩnh ứng xử với cơng chúng, kỷ thuyết trình, biết thuyết phục, có kiến thức tổ chức (thường người có quyền hành cấp cao cơng ty Bà Đỗ Thị Minh Đức – Chủ tịch HĐQT VASS)  Đào tạo người phát ngôn Thảo luận luyện tập cách thức xử lý vấn đề, cách thức trả lời câu hỏi, cung cấp thơng tin xác công ty, giúp người phát ngôn nắm rõ tự tin từ tác động tích cực đến công chúng – khách hàng mục tiêu  Thiết lập hệ thống cấp báo (hệ thống phương tiện truyền thơng)  Xác định hiểu rõ nhóm cơng chúng công ty  Xây dựng thông điệp chủ chốt, thông tin cần thiết  Luôn sẵn sàng chiến đấu với tình dù xấu 3.2.6 Đối với quan hệ truyền thơng báo chí Cuộc cách mạng công nghệ thông tin Internet vào giai đoạn nửa cuối XX ngày phát triển, thông tin phải phổ biến nhanh chóng kịp thời nhiều loại hình báo chí khác Chính vậy, khơng dừng lại việc thiết lập mối quan hệ với truyền thơng, báo chí mà trì hiệu mối quan hệ điều cấp thiết doanh nghiệp Doanh nghiệp cần chủ động cung cấp thơng tin xác, thường xun giới truyền thông Các chuyên viên PR cần chủ động nhắc nhở, làm thơng cáo báo chí để PR công ty, tránh việc tập trung vào người tiếng hay hướng đến kiện Giới truyền thơng người bình thường cần thiết lập mối quan hệ với họ người bạn, thăm hỏi sống công việc, tránh việc hiểu lầm, cần bình tĩnh kiên nhẫn tình ngồi ý muốn hay tin đồn xấu doanh nghiệp Và trường hợp bất đắc dĩ giải vấn đề chân thành Vì tất nỗ lực việc xây dựng trì mối quan hệ với giới truyền thống cần thiết cho việc xử lý khủng hoảng không lường trước được, giúp doanh nghiệp vượt qua tình khó khăn, khẳng định vị thương hiệu thị trường 45 3.3 Một số kiến nghị khác  Đầu tƣ thêm cho phịng quan hệ cơng chúng Tuy có phịng PR riêng biệt đội ngũ nhân viên ngân sách nhiều hạn chế, khối lượng cơng việc nhiều địi hỏi suất cao Đa số người thường quan niệm công việc PR đơn quan hệ với báo chí, giúp đăng tải thơng tin cho công ty nên không cần trọng nhiều vào nhân lực khơng đầu tư nhiều kinh phí dẫn đến hoạt động PR không mang lại hiệu cao Vì vậy, VASS cần cân nhắc đầu tư thêm nhân có nghiệp vụ tác phong chuyên nghiệp để hỗ trợ phịng PR hồn tất tốt cơng tác quan hệ cơng chúng góp phần quảng bá thương hiệu lớn mạnh  Xây dựng thêm phận Marketing chuyên nghiệp Các hoạt động PR mà VASS làm thật gặt hái thành công lợi ích to lớn xây dựng thương hiệu quảng bá hình ảnh đến khách hàng Tuy nhiên hoạt động PR cịn mang tính chất tự phát, dựa theo kế hoạch ngắn hạn dựa vào ngày lễ năm để tổ chức kiện, hoạt động từ thiện, xã hội… chưa có chiến lược dài hạn với kế hoạch rõ ràng để quảng bá thương hiệu lẫn sản phẩm Nguyên nhân VASS chưa có phận Marketing để hoạch định chiến lược cụ thể, dẫn đường cho PR quảng bá thương hiệu người, chỗ nhằm đạt hiệu tốt Vì vậy, em nghĩ VASS nên xây dựng thêm phận marketing chuyên nghiệp để phối hợp phòng PR vạch kế hoạch lâu dài chi tiết Bộ phận Marketing giúp nghiên cứu thị trường tìm hiểu thị hiếu khách hàng, định vị nhóm khách hàng mục tiêu mong muốn họ Nhờ vậy, PR chọn lọc, thiết kế chương trình, kiện hướng tới công chúng mục tiêu với thông điệp rõ ràng dễ hiểu Bên cạnh đó, phận marketing giúp phát triển ưu công cụ marketing online website, mạng xã hội, email marketing, diễn đàn… để tăng độ phủ thương hiệu VASS rộng rãi 46 KẾT LUẬN Sau thực đề tài nghiên cứu “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quan hệ công chúng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đơng (VASS)”, nhận thấy tầm quan trọng hoạt động quan hệ công chúng VASS việc tạo dựng thương hiệu củng cố niềm tin công chúng – khách hàng mục tiêu Tuy số hạn chế tồn thành tựu mà hoạt động quan hệ công chúng đem lại chối cãi, thơng qua hoạt động PR tích cực, hiệu phù hợp giúp VASS tăng trưởng doanh thu vượt trội, tần suất truyền thông tăng, mức độ nhận biết thương hiệu ngày phát triển Thơng qua với kiến thức thu từ trình học tập với kinh nghiệm thực tiễn, em xin nêu số kiến nghị nhằm hồn thiện hoạt động quan hệ cơng chúng VASS Những đề xuất chưa phù hợp với tình hình thực tế cơng ty vốn kiến thức thân nhiều hạn chế thiếu kinh nghiệm việc giải vấn đề Tuy nhiên, em hy vọng phần giúp công ty nhận vấn đề tồn để từ có phương án cải thiện kịp thời Trong suốt thời gian thực tập phịng quan hệ cơng chúng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông, môi trường động đầy sáng tạo Em có nhiều hội mở rộng thêm kiến thức, rút cho học kinh nghiệm q giá thơng qua làm, học hỏi, quan sát, đồng thời nhận biết điểm mạnh điểm yếu Từ định hướng lên kế hoạch tham gia khóa học liên quan đến lĩnh vực mà theo đuổi để hồn thiện thân tốt 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đinh Thị Thúy Hằng (2007), PR – Kiến thức đạo đức nghề nghiệp, Nhà xuất (NXB) Lao động – Xã hội, Hà Nội Đinh Thị Thúy Hằng (2014), PR Lý luận & Ứng dụng, Nhà xuất (NXB) Lao động – Xã hội, Hà Nội Lưu Văn Nghiêm (2009), Quản trị Quan hệ công chúng, Nhà xuất Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội Nhiều soạn giả (2015), Giáo trình Quan hệ công chúng, Bộ giáo dục đào tạo Đại học Công Nghệ TP.HCM, Lưu hành nội Tham khảo điện tử:  Nguyễn Trọng Thơ, “Vai trò PR”, trang web: http://inet.edu.vn/tin- tuc/2123/vai-tro-cua-pr.html, 02/11/2013  “Giải pháp PR cho doanh nghiệp vừa nhỏ”, trang web: http://vietpr.net/giai-phap-pr-cho-doanh-nghiep-vua-va-nho/  “PR với toán xử lý khủng hoảng”, trang web: http://vneconomy.vn/doanh-nhan/pr-voi-bai-toan-xu-ly-khung-hoang20080816025241213.htm, 16/8/2008 Website Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) http://vass.com.vn/vi/ Kết hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) năm 2014 (Lưu hành nội bộ) Kết hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) năm 2015 (Lưu hành nội bộ) Kết hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS) năm 2016 (Lưu hành nội bộ) 10 Tần suất xuất kênh truyền thông qua năm 2014, 2015, 2016 VASS (Lưu hành nội bộ) ... 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM VIỄN ĐÔNG (VASS) 38 3.1 Định hƣớng phát triển Công ty Cổ phần Bảo hiểm Viễn Đông (VASS). .. lý luận hoạt động quan hệ công chúng doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng hoạt động quan hệ công chúng Công ty Cổ phần Bảo Hiểm Viễn Đông (VASS) Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động. .. thiện hoạt động quan hệ công chúng Công ty Cổ phần Bảo Hiểm Viễn Đông (VASS) 3 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan quan hệ công chúng (PR) 1.1.1