GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của Đề tài
Thực tế trên thế giới cho thấy sự hình thành và phát triển KSNB xuất phát từ yêu cầu khách quan của phát triển kinh tế - xã hội
Tại Việt Nam, các doanh nghiệp nội địa mới chỉ sản xuất được 50% nhu cầu sử dụng thuốc trong nước, các loại thuốc đặc trị, thuốc có công nghệ bào chế hiện đại do các công ty nước ngoài chiếm lĩnh, thị phần còn lại vẫn chịu sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty dược trong nước và nước ngoài trên tất cả các kênh phân phối Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh tiền thân là xí nghiệp dược phẩm nhà nước được cổ phần hóa năm 2005 Môi trường quản trị nội bộ doanh nghiệp đang đối mặt với nhiều thách thức, rủi ro do mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, nhiều quy trình nghiệp vụ phức tạp, phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu nhập khẩu…Hệ thống KSNB hiện nay tại công ty còn nhiều bất cập, hạn chế, chưa được xây dựng một cách bài bản và có hệ thống Lãnh đạo doanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp, chưa có phương pháp đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB và còn có sự mơ hồ và nhầm lẫn giữa KSNB với Kiểm toán nội bộ
Vì vậy hoàn thiện hệ thống KSNB với vai trò như công cụ quản lý trở thành vấn đề cấp bách trong quản lý doanh nghiệp hiện nay Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, tác giả đã lựa chọn Đề tài “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh” làm đề tài nghiên cứu Luận văn thạc sĩ của mình.
Tổng quan các công trình nghiên cứu
Trên thế giới, cùng với sự phát triển kinh tế đặt ra yêu cầu hoàn thiện cơ sở lý thuyết cũng như các quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, cụ thể tại Báo cáo COSO 1992 và các công trình nghiên cứu về KSNB theo hướng chuyên sâu vào nhiều lĩnh vực khác nhau.
Tại Việt Nam, nhiều công trình, đề tài nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ thuộc lĩnh vực ngành hay ứng dụng trong đơn vị cụ thể được nhiều tác giả quan tâm, thực hiện Tuy nhiên, theo hiểu biết của tác giả chưa có công trình nào nghiên cứu mô hình lý thuyết chung về hệ thống KSNB đối với các doanh nghiệp ngành sản xuất, kinh doanh dược phẩm Vì lý do đó, tác giả đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh” làm đề tài nghiên cứu của mình.
Mục tiêu nghiên cứu Luận văn
Một là, nghiên cứu đặc điểm các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh dược phẩm ảnh hưởng đến hệ thống KSNB.
Hai là, tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống KSNB hiện nay tại Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh
Ba là, đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty Cổ phần
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh. Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu hệ thống KSNB trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp theo các yếu tố cụ thể và quy trình hoạt động tại từng bộ phận, chi nhánh.
Câu hỏi nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, tác giả đặt ra các câu hỏi nghiên cứu như sau:
Câu hỏi 1: Đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dược phẩm ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nộ bộ như thế nào?
Câu hỏi 2: Thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh? Câu hỏi 3: Cần đưa ra các nhóm giải pháp nào nhằm hoàn thiện hệ thống
KSNB tại Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh để đạt được các mục tiêu quản lý?
Phương pháp nghiên cứu
- Cơ sở lý thuyết: tác giả tiếp cận các quan điểm, công trình nghiên cứu vềKSNB và các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB trong doanh nghiệp, đặc điểm doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dược phẩm ảnh hưởng tới hệ thống KSNB
- Thực tế: tiếp cận, tìm hiểu cách thức thiết kế và vận hành hệ thống KSNB tại công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh sử dụng các phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn, quan sát
Phương pháp xử lý dữ liệu: từ kết quả thu thập được, tác giả sắp xếp, tổng hợp, mô tả, phân tích, đánh giá Nguồn dữ liệu bao gồm nguồn dữ liệu thứ cấp và nguồn dữ liệu sơ cấp.
Những đóng góp của Đề tài nghiên cứu
Tính khoa học: tác giả nghiên cứu cơ sở lý luận KSNB và các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB trong doanh nghiệp, từ đó đi sâu phân tích, nghiên cứu và rút ra các đặc điểm ngành sản xuất kinh doanh dược phẩm ảnh hưởng đến các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB
Tính ứng dụng: vận dụng các cơ sở lý luận đã nghiên cứu, tác giả tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh.Qua đó đề xuất các giải pháp có tính khả thi, phù hợp với quy mô và loại hình doanh nghiệp cũng như đặc thù hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại doanh nghiệp.
Kết cấu của luận văn
Ngoài phần phụ lục, mục lục, Luận văn được kết cấu gồm 04 Chương, cụ thể:
Chương 1 : Giới thiệu về Đề tài nghiên cứu.
Chương 2: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Chương 3: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần dược Hà
Chương 4: Thảo luận các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Công ty Cổ phần dược Hà Tĩnh.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Lý luận chung về kiếm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Lý thuyết về KSNB tại Việt Nam cũng như trên thế hình thành và phát triển qua các thời kỳ khác nhau Khái niệm về KSNB được diễn đạt theo nhiều cách khác nhau nhưng các quan điểm đều thống nhất lại Kiểm soát nội bộ là một quá trình, thủ tục; được thiết kế bởi nhà quản lý; để đảm bảo đạt mục tiêu.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ gồm:
Thứ nhất, Môi trường kiểm soát phản ảnh sắc thái chung của một tổ chức, đây là yếu tố nền tảng trong hệ thống kiếm soát nội bộ, bao gồm môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp tác động đến vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ
Thứ hai, Đánh giá rủi ro, là việc nhận dạng, phân tích, đánh giá các rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và tuân thủ các quy định
Thứ ba, Hoạt động kiểm soát, đó là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm ngăn ngừa và hạn chế những rủi ro có thể xẩy ra dẫn đến việc không đạt được mục tiêu doanh nghiệp
Thứ tư, Hệ thống thông tin và truyền thông, hệ thống thông tin là những tin tức, mệnh lệnh cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm Bao gồm hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp và hệ thống thông tin kế toán
Thứ năm, Hoạt động giám sát là quá trình lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không.
Đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dược phẩm ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Thứ nhất, sản phẩm của quá trình sản xuất là hàng hoá có tính đặc thù cao, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ của người tiêu dùng, phải được đảm bảo tuyệt đối về chất lượng, sử dụng an toàn hợp lý
Thứ hai, việc sản xuất, phân phối thuốc phải tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng theo quy định ở mỗi quốc gia và trên thế giới Quy định của Tổ chức y tế thế giới bao gồm các tiêu chuẩn GMP-WHO, GLP, GSP, GDP, GPP
Thứ ba, việc sản xuất thuốc được tiến hành theo lô Mẫu lấy ra để kiểm nghiệm trong mỗi lô sẽ bị huỷ và không được đưa vào sử dụng Việc sản xuất thuốc yêu cầu phải có sự đồng đều và chính xác cao
Thứ tư, việc sản xuất, phát minh ra sản phẩm thuốc mới đòi hỏi có hàm lượng chất xám và trình độ kỹ thuật, công nghệ tiên tiến Đó là quá trình lâu dài, phức tạp, tốn kém chi phí Nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dược phẩm đòi hỏi phải được đào tạo kiến thức chuyên sâu về ngành y dược
Thứ năm, hệ thống phân phối, lưu thông phức tạp, đối tượng khách hàng đa dạng, thị trường tiềm ẩn nhiều rủi ro liên quan đến sự xâm nhập của hàng giả, hàng kém chất lượng ảnh hưởng đến khả năng tiêu thụ sản phẩm của các doanh nghiệp dược trong nước.
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG
Đặc điểm của Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ
Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh tiền thân là quốc doanh dược phẩm
Hà Tĩnh Qua quá trình phát triển, công ty được cổ phần hoá năm 2005 Đến nay Công ty có hệ thống cơ sở vật chất đạt các tiêu chuẩn GMP-WHO, GLP, GSP, GPP, GDP… Đầu năm 2014, hoàn thành đưa vào sử dụng tổng kho 2000 m 2 và Nhà máy sản xuất Đông dược đạt tiêu chuẩn GMP-WHO Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có những đặc trưng sau:
Thứ nhất, tổ chức theo mô hình công ty cổ phần với tổng số 494 cổ đông sở hữu 5.851.310, tổng giá trị theo mệnh giá 58.513.100 nghìn đồng Với đặc điểm có sự tách rời giữa người sở hữu vốn và người quản lý, sử dụng vốn đòi hỏi phải kiểm soát tốt hiệu quả sử dụng vốn và tính minh bạch các thông tin tài chính, hạn chế các mâu thuẫn lợi ích giữa chủ sở hữu vốn và người quản lý sử dụng vốn.
Thứ hai, đặc thù về ngành sản xuất Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh tập trung các hoạt động chính bao gồm sản xuất, gia công, kinh doanh, phân phối hàng do công ty sản xuất và hàng hoá mua ngoài trên các lĩnh vực thuốc, hóa dược, dược liệu, nguyên phụ liệu, thực phẩm chức năng Với đặc điểm hơn 90% nguyên liệu phục vụ sản xuất phụ thuộc vào nguồn nhập khẩu Về nguồn nhân lực, đến hết năm
2013, toàn công ty có 549 lao động trong đó trình độ đại học và trên đại học 90 người (17%), trình độ trung cấp và cao đẳng 361 người (67%), sơ cấp và khác 88 người (16%)
Thứ ba, cấu trúc thị trường với mạng lưới phân phối phức tạp, tiềm ẩn nhiều rủi ro hàng nhái, hàng giả, hàng không rõ nguồn gốc làm ảnh hưởng đến sức cạnh tranh và uy tín trên thị trường của công ty Với đặc điểm công ty vừa sản xuất vừa phân phân phối do vậy đặt ra yêu cầu công ty thiết lập cơ chế kiểm soát trong quá trình lưu thông của sản phẩm
Thứ tư, hạn chế về năng lực tài chính dẫn đến lãnh đạo công ty phải tính toán, so sánh giữa lợi ích và chi phí trong ngắn hạn khi áp dụng hệ thống KSNB, do đó có nhiều vị trí trong công ty còn kiêm nhiệm Mặt khác, nguồn lực đầu tư theo chiều sâu nâng cao chất lượng sản phẩm hay đầu tư cho nghiên cứu và phát triển R&D hạn chế.
Thứ năm, đặc điểm môi trường pháp lý về KSNB Các quy định về hệ thống
KSNB ở Việt Nam gắn liền với sự ra đời và phát triển của hoạt động kiểm toán và nhu cầu quản trị doanh nghiệp Chức năng KSNB chưa thực sự tách rời hoàn toàn khỏi kiểm toán nội bộ Chính điều đó tác động tới nhận thức của lãnh đạo công ty về tầm quan trọng và các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Thứ sáu, đặc điểm môi trường pháp lý điều chỉnh ngành sản xuất, kinh doanh dược phẩm Các doanh nghiệp dược phẩm tại Việt Nam chịu sự kiểm soát chặt chẽ của các cơ quan quản lý nhà nước thông qua các hệ thống các Luật và Văn bản hướng dẫn và các chính sách, chiến lược cho sự phát triển ngành dược.
Thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh hiện nay
Thứ nhất, Môi trường kiểm soát Đặc thù quản lý, quan điểm, phong cách điều hành còn mang nặng tính chấp hành, mệnh lệnh, nhà quản lý chưa thường xuyên tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với nhân viên, chưa truyền đạt triết lý kinh doanh và các cam kết về chuẩn mực đạo đức bằng văn bản đến nhân viên toàn bộ cơ quan Quan điểm điều hành của HĐQT và TGĐ thể hiện qua việc ban hành hệ thống quy chế, điều lệ, quy trình và thủ tục hoạt động
Cơ cấu tổ chức công ty theo mô hình công ty cổ phần, xây dựng trên nguyên tắc phân công, quản lý khối chức năng công việc có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Cơ cấu tổ chức bao gồm Đại hội đồng cổ đông, HĐQT, BKS, Ban điều hành đứng đầu là TGĐ, 4 phó TGĐ khối chức năng và 8 bộ phận chuyên môn đứng đầu làGiám đốc bộ phận, 01 nhà máy sản xuất, 15 chi nhánh trực thuộc Bộ máy quản lý,quản trị và kiểm soát gồm HĐQT, BKS, Ban TGĐ
Cơ cấu tổ chức Bộ máy quản trị và kiểm soát của công ty cơ bản đầy đủ các thành phần theo quy định của loại hình Công ty cổ phần HĐQT và Ban giám đốc công ty thường xuyên soát xét và điều chỉnh cơ cấu tổ chức khi điều kiện hoạt động của doanh nghiệp thay đổi
Chính sách nhân sự, công ty đã ban hành Quy chế khen thưởng, Quy chế nâng lương và các chính sách đào tạo, tuyển dụng, thu hút nhân tài Bố trí bộ phận Hành chính - Tổng hợp phụ trách về công tác nhân sự Chính sách đào tạo được quan tâm thực hiện Quy chế thi đua khen thưởng quy định rõ danh hiệu và tiêu chuẩn thi đua, hình thức và tiêu chuẩn khen thưởng đối với tập thể, cá nhân Mặc dù vậy, quy chế thi đua khen thưởng còn mang tính hình thức, mới chỉ ở mức động viên, chưa có tính khuyến khích cao
Công tác kế hoạch, công ty đã có tổ chức và phân công một số bộ phận lập các kế hoạch về tài chính, kinh doanh, sản xuất Xây dựng và ban hành bằng văn bản quy trình lập kế hoạch Việc lập kế hoạch đang ở mức độ tổng quát, chưa đi sâu các kế hoạch chi tiết có tác dụng bổ trợ nhằm đạt được kế hoạch tổng thể
Các khâu theo dõi, kiểm soát thực hiện đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch chưa được công ty thực sự quan tâm thực hiện Công ty chưa ban hành văn bản chính thức nào quy định trách nhiệm cụ thể cho các bộ phận về theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch và chưa có chế tài xử phạt khi không hoàn thành kế hoạch hay chính sách khen thưởng khi hoàn thành vượt mức kế hoạch đã được đề ra trong quy chế thi đua khen thưởng nhưng mới chỉ ở mức độ động viên, chưa có tính khuyến khích
Thứ năm, Ban Kiểm soát gồm 03 thành viên, thực hiện nhiệm vụ theo quy chế hoạt động của BKS Các thành viên của BKS có 01 thành viên là trưởng BKS được đào tạo chuyên môn kế toán, tuy nhiên cả 03 thành viên đều kiêm nhiệm, giữ chức vụ ở các bộ phận chuyên môn: 01 trưởng BKS giữ chức vụ trong ban dự án,
01 thành viên kiêm nhiệm Giám đốc bộ phận hành chính - nhân sự, 01 thành viên kiêm nhiệm Giám đốc bộ phận đảm bảo chất lượng
Thứ hai, Đánh giá rủi ro
Tuy nhiên, đánh giá rủi ro tại doanh nghiệp chưa được thực hiện đồng bộ, theo quy trình từ xác định mục tiêu, nhận dạng rủi ro, phân tích rủi ro
Xác định mục tiêu: các mục tiêu tổng quát, dài hạn và hàng năm được xác định tại các kế hoạch dài hạn và hàng năm Một số bộ phận đã đề ra mục tiêu cụ thể như Kế hoạch sản xuất, Kế toán – Tài vụ, Kinh doanh, nhưng ở một số bộ phận chưa đề ra mục tiêu chi tiết Các mục tiêu tổng quát và mục tiêu chi tiết chưa triển khai đến toàn bộ nhân viên
Nhận dạng các rủi ro làm suy giảm mục tiêu: chưa có quy định, phân công bộ phận phụ trách công việc đánh giá rủi ro trên tất cả các mặt hoạt động, tuân thủ, báo cáo tài chính Việc nhận dạng rủi ro mới chỉ xác định ở cấp độ toàn doanh nghiệp đối với rủi ro có nguồn gốc đến từ bên ngoài doanh nghiệp Các loại rủi ro hoạt động, tuân thủ ở cấp độ bộ phận, có nguồn gốc từ bên trong doanh nghiệp chưa được thực hiện đầy đủ.
Phân tích rủi ro nhằm lượng hoá mức độ thiệt hại và khả năng xẩy ra rủi ro: các loại rủi ro chưa được nhận dạng một cách đầy đủ và mới chỉ được nhận dạng và phân tích định tính, chưa có sự lượng hoá khả năng xẩy ra rủi ro và mức độ thiệt hại nếu xẩy ra rủi ro
Thứ ba, Hệ thống thông tin và truyền thông
Thông tin truyền thông trong nội bộ phục vụ quản lý, điều hành doanh nghiệp giữa Lãnh đạo và nhân viên trong công ty chủ yếu vẫn truyền đạt qua kênh trực tiếp, bằng miệng, ứng dụng công nghệ thông tin hay mạng nội bộ phục vụ trao đổi giữa TGĐ và các bộ phận hay từng nhân viên còn hạn chế
Công ty đã áp dụng phần mềm SAS INNOVA 8.0 phục vụ quản lý đặc thù,tuy nhiên phần mềm này chỉ đáp ứng nhu cầu quản lý các nghiệp vụ tài chính, tình hình sản xuất Thông tin qua kênh này chỉ mang tính chất cung cấp một chiều mà chưa có tính trao đổi giữa lãnh đạo và nhân viên công ty
Hệ thống thông tin kế toán, công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài Chính về hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp Hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo tài chính, chế độ chứng từ kế toán, chế độ sổ kế toán đều được lập và trình bày theo đúng quy định quyết định này và tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam Cấu trúc hệ thống thông tin, công ty tổ chức tốt về kế toán tài chính nhưng chưa tổ chức kế toán quản trị.
Thứ tư, Hoạt động kiểm soát
THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC HÀ TĨNH
Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh
Cổ phần Dược Hà Tĩnh
Qua kết quả điều tra được mô tả và phân tích tại Chương 3 cho thấy tại Công ty cổ phần Dược Hà Tĩnh cơ bản có sự hiện diện của các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB và đã có một số ưu điểm nổi bật, cụ thể:
Môi trường kiểm soát, quan điểm, phong cách điều hành của lãnh đạo công ty thể hiện sự tiếp thu cái mới, khắc phục các khiếm khuyết, coi trọng nghiên cứu sản phẩm mới và không ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của Lãnh đạo được phần lớn nhân viên coi là tấm gương để noi theo Lãnh đạo công ty có quan điểm điều hành quản lý trên cơ sở thiết lập các văn bản quy định, điều chỉnh các quy trình nghiệp vụ và các mặt hoạt động
Cơ cấu tổ chức xây dựng trên nguyên tắc phân công quản lý theo các khối chức năng, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận Mô hình tổ chức khá chặt chẽ, thuận lợi cho việc phân cấp, phân quyền, đảm bảo tính độc lập tương đối nhưng cũng có mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận
Chính sách nhân sự được lãnh đạo công ty quan tâm và ban hành bằng văn bản quy định chi tiết, rõ ràng.
Công tác lập kế hoạch được phân công cho từng bộ phận chức năng chịu trách nhiệm lập và theo dõi Trình tự lập kế hoạch tuân theo Quy trình thao tác chuẩn SOP.
BKS tuy chưa phát huy hết hiệu quả hoạt động nhưng đã nhận thức rõ các chức năng, trách nhiệm giám sát trên các mặt hoạt động, tuân thủ và tài chính Điều này thể hiện rõ trong các báo cáo hàng năm của BKS BKS thực hiện giám sát định kỳ đối với các hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty Đánh giá rủi ro, lãnh đạo công ty đã nhận thức được tác hại của rủi ro đối với hoạt động của doanh nghiệp và đã quan tâm, khuyến khích nhân viên phát hiện các rủi ro.
Hệ thống thông tin kế toán áp dụng tại công ty phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh và quy mô hoạt động, tuân thủ theo quy định của pháp luật và Chuẩn mực kế toán Việt Nam
Hoạt động kiểm soát, đã thiết kế các thủ tục kiểm soát đối với các hoạt động của doanh nghiệp trên cơ sở tôn trọng các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, uỷ quyền phê chuẩn, bất kiêm nhiệm Một số thủ tục được thể chế hoá trong Quy chế quản trị nội bộ và Quy trình thao tác chuẩn SOP
Hoạt động giám sát, Quy chế quản trị nội bộ và Điều lệ hoạt động công ty quy định rõ chức năng, nhiệm vụ giám sát các mặt hoạt động, tuân thủ, tài chính cho BKS Thực tế BKS cũng đã ý thức được trách nhiệm của mình đối với hoạt động giám sát
Bên cạnh những mặt đạt được, còn một số tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Môi trường kiểm soát, HĐQT và Ban giám đốc công ty chưa nhận thức đầy đủ về các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB, chưa xây dựng quy trình đánh giá rủi ro đối với toàn bộ các hoạt động Do vậy việc thiết kế các quy chế, quy định còn thiếu đồng bộ, Quy chế quản trị công ty ban hành mang tính chất đối phó với quy định của pháp luật, thực tế chưa được áp dụng và triển khai đầy đủ.
Triết lý kinh doanh và phong cách điều hành của lãnh đạo chưa được xác định rõ ràng để xây dựng nét văn hoá, phong cách riêng của doanh nghiệp Chưa ban hành bằng văn bản các chuẩn mực đạo đức văn hoá trong doanh nghiệp để nhân viên có thể tự đối chiếu, hoàn thiện Lãnh đạo công ty chưa yêu cầu nhân viên ký cam kết tuân thủ các quy tắc, chuẩn mực đã ban hành Cơ cấu tổ chức còn một số hạn chế, bất cập, một số vị trí còn kiêm nhiệm Chính sách nhân sự, mặc dù đã được Lãnh đạo công ty quan tâm nhưng chưa thực sự đạt hiệu quả cao Lãnh đạo công ty chưa thật sự coi kế hoạch là công cụ để đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu, khâu tổ chức lập kế hoạch đã được quan tâm nhưng các khâu kiểm tra, theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch chưa được quan tâm đúng mức Đánh giá rủi ro chưa được thực hiện chưa đồng bộ, theo quy trình từ xác định mục tiêu, nhận dạng rủi ro, phân tích rủi ro
Hệ thống thông tin truyền thông, các nhân tố đầu vào của hệ thống thông tin có tổ chức chặt chẽ, tuân thủ quy định pháp luật và chuẩn mực Kế toán Việt Nam, tuy nhiên các yếu tố đầu ra mới chỉ tập trung báo cáo tài chính, sổ kế toán mà chưa có các báo cáo quản trị Phần mềm SAS INNOVA 8.0-Pharmacy chưa hỗ trợ nhiều cho việc lập báo cáo quản trị, giúp nhà quản lý nhận dạng và quản lý các rủi ro Xét về cấu trúc hệ thống thông tin kế toán công ty đã quan tâm thực hiện theo quy định, chuẩn mực về kế toán tài chính nhưng chưa quan tâm tổ chức kế toán quản trị
Hoạt động kiểm soát: quy trình, thủ tục tại một số chu trình cơ bản đã được công ty tổ chức, thiết kế và ban hành bằng văn bản Tuy nhiên hoạt động kiểm soát tại công ty còn tồn tại nhiều lổ hỏng Công ty chưa chú trọng tới các thủ tục kiểm soát sử dụng báo cáo bất thường, thiết lập đường dây nóng hoặc hòm thư góp ý để phát hiện các gian lận và sai sót trong quá trình kinh doanh, chưa sử dụng hệ thống định mức và hệ thống kế hoạch kinh doanh như một công cụ hữu hiệu cho quản lý, chưa tổ chức quản trị theo mục tiêu
Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm chưa thực hiện triệt để, một số vị trí còn kiêm nhiệm nhiều chức năng Chưa ban hành bằng văn bản quy định quyền hạn, trách nhiệm đối với từng vị trí, từng cá nhân trong toàn bộ công ty Kiểm soát bán hàng tại chi nhánh ngoại tỉnh, chưa có cơ chế kiểm tra, giám sát, kiểm soát thường xuyên, đột xuất đối với hàng hóa, vật tư, cơ sở vật chất nhằm bảo toàn vốn và kinh doanh có lãi Định mức công nợ và chế tài xử phạt mới chỉ quy định đối với các chi nhánh trong và ngoài tỉnh mà chưa có quy định hạn mức nợ đối với các khách hàng khác trong toàn quốc, cũng như các hình thức thu nợ như nhắc nhở, gửi công văn, gặp gỡ, nhờ bên thứ 3 thu hồi nợ.
Thứ năm, hoạt động giám sát, công ty chưa xây dựng tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hệ thống KSNB để có thể tham chiếu, đánh giá hiệu quả và tính tuân thủ các quy tắc, chuẩn mực đã đề ra.Công ty không tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ với tư cách là bộ phận độc lập thực hiện chức năng đánh giá, giám sát các mặt hoạt động.
Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh
Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải phù hợp với chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của công ty và phải xem xét tính đồng bộ trong tất cả các hoạt động
Thứ hai, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo phù hợp với quy mô, đặc thù ngành sản xuất, kinh doanh và hình thức sở hữu đồng thời phải có tính kế thừa để phát huy tối đa những nhân tố hợp lý của hệ thống KSNB hiện tại
Thứ ba, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các quy định pháp luật hiện hành và các chuẩn mực đang được áp dụng rộng rãi
Thứ tư, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế
Thứ năm, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo sự cân đối giữa chi phí thiết kế, vận hành và lợi ích mà nó mang lại.
Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh
Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải phù hợp với chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của công ty và phải xem xét tính đồng bộ trong tất cả các hoạt động
Thứ hai, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo phù hợp với quy mô, đặc thù ngành sản xuất, kinh doanh và hình thức sở hữu đồng thời phải có tính kế thừa để phát huy tối đa những nhân tố hợp lý của hệ thống KSNB hiện tại
Thứ ba, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các quy định pháp luật hiện hành và các chuẩn mực đang được áp dụng rộng rãi
Thứ tư, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế
Thứ năm, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo sự cân đối giữa chi phí thiết kế, vận hành và lợi ích mà nó mang lại
4.3 Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh
Thứ nhất, Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Nâng cao nhận thức của lãnh đạo công ty về tầm quan trọng của hệ thốngKSNB Hình thành nhận thức và quan điểm chỉ đạo điều hành bằng hệ thống quy định, chuẩn mực được ban hành dưới hình thức văn bản để phổ biến, truyền đạt đến toàn bộ nhân viên trong công ty
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, thực hiện phân chia trách nhiệm và phân quyền kiểm soát cho các bộ phận, chi nhánh, từng cá nhân nhưng vẫn đảm bảo giám sát chặt chẽ, kiểm soát trên toàn bộ doanh nghiệp để hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp Việc phân công, phân chia trách nhiệm và phân quyền kiểm soát phải được thể chế hoá bằng văn bản và được truyền tải tới tất cả mọi thành viên trong doanh nghiệp
Hoàn thiện sách nhân sự, hoàn thiện chính sách lương và các chế độ thưởng, phụ cấp, phúc lợi với mục tiêu tăng thu nhập và tạo tâm lý ổn định, an toàn gắn bó giữa CBCNV với công ty
Hoàn thiện công tác kế hoạch, để hệ thống kế hoạch trở thành công cụ quản lý hữu hiệu mục tiêu thì trước hết Lãnh đạo doanh nghiệp cần phải nhận thức được tầm quan trọng hệ thống kế hoạch Ban hành văn bản quy định quy trình lập và kiểm tra đánh giá kế hoạch, các loại kế hoạch và bộ phận chịu trách nhiệm lập kế hoạch, cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong việc lập kế hoạch
Hoàn thiện bộ máy kiểm soát, nâng cao năng lực và trách nhiệm của Bộ máy kiểm soát
Thứ hai, hoàn thiện đánh giá rủi ro
Hoàn thiện đánh giá rủi ro trước hết công ty phải xây dựng quy trình đánh giá rủi ro đối với toàn bộ doanh nghiệp và đối với từng bộ phận, chi nhánh Phân công cụ thể bộ phận Kiểm toán nội bộ thực hiện đánh giá rủi ro Tổ chức thực hiện quy trình một cách đồng bộ từ xác định mục tiêu, nhận dạng rủi ro, phân tích rủi ro
Thứ ba, hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản trị và sử dụng mạng nội bộ để truyền đạt thông tin một cách kịp thời, chính xác, hiệu quả tới tất cả nhân viên trong công ty Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp có thể chia theo lộ trình gồm 04 giai đoạn: đầu tư cơ sở hạ tầng về CNTT, tăng cường điều hành tác nghiệp, ứng dụng toàn diện toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất, đầu tư các dịch vụ tăng lợi thế cạnh tranh
Hệ thống thông tin kế toán, hoàn thiện các yếu tố đầu ra và cấu trúc của hệ thống thông tin như tổ chức Kế toán quản trị với các chức năng Kế toán chi phí, dự toán ngân sách, nghiên cứu hệ thống quản lý Xây dựng và áp dụng các biện pháp kiểm soát phòng ngừa các sai sót do gian lận, tham ô - biển thủ, cấu kết với nhà cung cấp nguyên vật liệu để gian lận… Và các giải pháp an toàn dữ liệu trên máy tính phòng trừ trường hợp đánh cắp dữ liệu, mất dữ liệu
Thứ tư, hoàn thiện hoạt động kiểm soát
Trước hết, cần áp dụng đầy đủ, đúng đắn các nguyên tắc cơ bản trong thiết kế, vận hành hệ thống KSNB Nghiên cứu và ban hành Quy chế quản lý tài chính chặt chẽ, minh bạch, hiệu quả.
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, ban hành văn bản quy định cụ thể cho từng cá nhân, từng vị trí về nội dung công việc, quyền hạn cũng như trách nhiệm đối với hoạt động đó
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nghiên cứu thiết kế lại cơ cấu tổ chức đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, thực hiện độc lập một số nghiệp vụ chủ yếu nhưng vẫn đảm bảo bộ máy tinh gọn, tiết kiệm chi phí
Hoàn thiện một số hoạt động kiểm soát cơ bản tại các chu trình mua hàng – thanh toán, bán hàng – thu tiền và kiểm soát chi phí sản xuất.
Thứ năm, hoàn thiện hoạt động giám sát
Bộ máy giám sát bên trong doanh nghiệp gồm BKS và Kiểm toán nội bộ giám sát thông qua xây dựng tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá chất lượng hệ thốngKSNB Ngoài hoạt động giám sát định kỳ, BKS cần thường xuyên kiểm tra, giám sát đột xuất, bất thường
Hạn chế của Đề tài nghiên cứu và một số gợi ý cho các nghiên cứu trong tương lai .97 4.6 Kết luận
Đề tài chưa khái quát được mô hình lý thuyết chung áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp trong ngành sản xuất, kinh doanh dược phẩm Tác giả chưa đi sâu nghiên cứu các hoạt động kiểm soát nội bộ một số chu trình cơ bản của doanh nghiệp Mặt khác tác giả chưa đứng vào vai trò lãnh đạo doanh nghiệp nên việc áp dụng các giải pháp vào thực tế còn hạn chế, các giải pháp chỉ mang tính tham khảo và phụ thuộc vào nhận thức của Lãnh đạo doanh nghiệp về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ và sự phân tích, so sánh giữa lợi ích, chi phí hiện tại khi áp dụng các giải pháp đề ra
Gợi ý cho hướng nghiên cứu trong tương lai
Hướng nghiên cứu thứ nhất: đi vào nghiên cứu mô hình hệ thống KSNB áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp trong ngành sản xuất, kinh doanh dược phẩm hoặc mô hình hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp
Hướng nghiên cứu thứ hai: Đi sâu nghiên cứu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ gắn với nhận diện, đánh giá rủi ro trong doanh nghiệp hoặc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với một số chu trình cơ bản của doanh nghiệp.
Trong khuôn khổ phạm vi và mục đích nghiên cứu đã xác định, tác giả Luận văn đã trình bày Đề tài “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Dược
Hà Tĩnh” gồm 04 Chương đề cập đến các nội dung về Đề tài nghiên cứu, lý luận chung về hệ thống KSNB, thực trạng hệ thống KSNB và giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng những luận văn có thể còn có nhiều hạn chế, thiết sót, tác giả rất mong muốn có được sự đóng góp về ý kiến của các thầy giáo, cô giáo và các nhà khoa học để luận văn hoàn thiện hơn.
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC HÀ TĨNH
Chuyên ngành: Kế toán - Kiểm toán - Phân tích LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC :
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1 Tính cấp thiết của Đề tài
Thực tế trên thế giới cho thấy sự hình thành và phát triển KSNB xuất phát từ yêu cầu khách quan của phát triển kinh tế - xã hội Điển hình tại Mỹ, thuật ngữ
“kiểm soát nội bộ” lần đầu tiên xuất hiện trong văn bản pháp luật được đúc rút sau vụ bê bối với các khoản thanh toán với chính phủ nước ngoài, sau đó sự sụp đổ hàng loạt công ty cổ phần buộc các nhà lập pháp ban hành nhiều quy định hướng dẫn chức năng KSNB, quy định về phòng chống gian lận…Năm 1992, sự phát triển nhanh của các công ty kèm theo tình trạng gian lận gây thiệt hại lớn cho nền kinh tế buộc Ủy ban COSO phải đưa ra khuôn mẫu hướng dẫn chuẩn cho KSNB, đây cũng là tiền đề cho các nghiên cứu thiết kế hệ thống KSNB các ngành đặc thù.
Tại Việt Nam, việc hội nhập sâu kinh tế quốc tế tạo cơ hội cho các doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển, đồng thời phải đối mặt với áp lực cạnh tranh khốc liệt trên thị trường toàn cầu, áp lực suy thoái và khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế Theo báo cáo của IMF, ngành Dược Việt Nam trong những năm qua đạt mức tăng trưởng bình quân 16-18%/năm Tuy vậy, tính đến năm 2013, các doanh nghiệp trong nước mới chỉ sản xuất được 50% nhu cầu sử dụng thuốc trong nước, các loại thuốc đặc trị, thuốc có công nghệ bào chế hiện đại do các công ty nước ngoài chiếm lĩnh, thị phần còn lại vẫn chịu sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty dược trong nước và nước ngoài trên tất cả các kênh phân phối Ngoài phải đối phó với áp lực cạnh tranh gay gắt, các công ty sản xuất và kinh doanh dược trong nước còn phải đối phó với nhiều rủi ro do bất ổn của nền kinh tế, chính sách pháp luật của nhà nước, thay đổi thói quen của người tiêu dùng và đặc biệt là phụ thuộc quá nhiều vào nguồn nguyên liệu nhập khẩu
Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh tiền thân là quốc doanh dược phẩm Hà Tĩnh được thành lập theo Quyết định 134/QĐ-UB Ngày 10/3/1960 của UBND tỉnh HàTĩnh, trải qua quá trình phát triển, năm 2005 thực hiện cổ phần hóa và chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần hoạt động theo Giấy chứng nhận đầu tư số
300010487 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hà Tĩnh cấp lần đầu ngày 29/12/2004, đăng ký thay đổi lần thứ 9 ngày 22/8/2011 với số vốn điều lệ ban đầu là 5,5 tỷ đồng, đến năm 2013 quy mô vốn điều lệ là 58,513 tỷ đồng Hiện nay công ty đang mở rộng quy mô sản xuất xây dựng tổng kho 2.000 m 2 và nhà máy sản xuất đông dược GMP-WHO với tổng vốn đầu tư 70 tỷ đồng Môi trường quản trị nội bộ doanh nghiệp đang đối mặt với nhiều thách thức, rủi ro do mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, nhiều quy trình nghiệp vụ phức tạp, phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu nhập khẩu…Tuy nhiên hệ thống KSNB hiện nay tại công ty còn nhiều bất cập, hạn chế, chưa được xây dựng một cách bài bản và có hệ thống Lãnh đạo doanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ các yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp, chưa có phương pháp đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB và còn có sự mơ hồ và nhầm lẫn giữa KSNB với Kiểm toán nội bộ
Vì vậy hoàn thiện hệ thống KSNB với vai trò như công cụ quản lý trở thành vấn đề cấp bách trong quản lý doanh nghiệp hiện nay Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, tác giả đã lựa chọn Đề tài “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Cổ phần Dược Hà Tĩnh” làm đề tài nghiên cứu Luận văn thạc sĩ của mình
1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu
Trên thế giới, cùng với sự phát triển kinh tế đặt ra yêu cầu hoàn thiện cơ sở lý thuyết cũng như các quy định về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp Do vậy đã thu hút nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống KSNB, trong đó phải kể đến Báo cáo COSO 1992 do Hiệp hội các tổ chức tài trợ của Ủy ban quốc gia về Chống gian lận trong báo cáo tài chính Mỹ (COSO) được thành lập từ nhiều tổ chức nghề nghiệp khác nhau COSO đã tạo lập một khuôn mẫu lý thuyết chuẩn về KSNB và là tài liệu nghiên cứu đầy đủ, có hệ thống về KSNB, làm nền tảng cho lý thuyết KSNB sau này Báo cáo COSO chỉ ra 5 yếu tố của KSNB gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát Đặc điểm nổi bật của báo cáo COSO là tầm nhìn rộng mang tính quản trị, KSNB không chỉ liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng cho các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ Trên cơ sở báo cáo COSO 1992, nhiều công trình nghiên cứu về KSNB theo hướng chuyên sâu ở nhiều lĩnh vực khác nhau Năm 1996, ISACA ban hành COBIT nhấn mạnh KSNB trong môi trường máy tính, là hệ thống phát hiện, hoạch định, tổ chức, triển khai, phân phối, hỗ trợ, giám sát Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể, báo cáo Basle 1998 của Ủy ban Basle các ngân hàng Trung ương đã công bố khuôn khổ KSNB trong ngân hàng Năm 2001, phát triển theo hướng quản trị, COSO tiếp tục triển khai nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp
Tại Việt Nam, đề tài nghiên cứu về hệ thống KSNB thuộc lĩnh vực ngành hay ứng dụng trong đơn vị cụ thể được nhiều tác giả quan tâm, thực hiện Nhóm đề tài Luận án Tiến sĩ có Tiến sĩ Phạm Bính Ngọ (2011) với đề tài “Tổ chức hệ thống KSNB trong các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ Quốc Phòng” đi sâu nghiên cứu lý luận KSNB và đặc thù quản lý tài chính để đề xuất mô hình tổ chức hệ thống KSNB áp dụng trong đơn dự toán trực thuộc Bộ Quốc Phòng Luận án đã phân tích rõ những đặc điểm hoạt động, tổ chức quản lý cũng như đặc điểm tài chính của đơn vị dự toán trực thuộc Bộ Quốc phòng với tổ chức hệ thống KSNB; nghiên cứu kinh nghiệm quốc tế trong tổ chức quản lý ngân sách quân đội; đánh giá thực trạng, tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của tổ chức hệ thống KSNB theo ba yếu tố môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, thủ tục kiểm soát; qua đó đề xuất các nhóm giải pháp cụ thể để hoàn thiện tổ chức hệ thống KSNB
Tiến sĩ Bùi Thị Minh Hải (2012) với đề tài “Hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam” tập trung nghiên cứu lý luận chung về KSNB trong doanh nghiệp ngành may mặc, kinh nghiệm của quốc tế về tổ chức hệ thống kiểm soát nội trong các doanh nghiệp may mặc Trên cơ sở các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ gồm môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin truyền thông, thủ tục kiểm soát tác giả đã đánh giá thực trạng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp may mặc Việt Nam, qua đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp ngành may mặc