Các công cụ phục vụ quản lý dự án

QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án Giảng viên : Ths Nguyễn Đức Lưu QUẢN LÝ DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Bài : Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án Các công cụ phục vụ quản lý dự án Nội dung tìm hiểu Các thủ tục dự án Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án Hồ sơ quản lý dự án Các biểu mẫu (Forms) Văn phòng dự án (Project Office) 1/26 1/26 Các công cụ phục vụ quản lý dự án I, Các thủ tục dự án - Trong dự án, PM (Project Manager) cần xây dựng số thủ tục để làm việc 2/26 2/26 1, Các thủ tục dự án Mục đích việc xây dựng nội quy trường học? 3/26 3/26 1, Các thủ tục dự án Tăng suất công việc(mọi việc quy định rõ rang, tránh thời gian hỏi nhau) Tạo chuẩn mực để trao đổi, làm việc nhóm cách hiệu LÝ DO SỬ DỤNG CÁC THỦ TỤC Tập trung suy nghĩ, hành động thành viên tổ theo hướng Chỉ nên đặt thủ tục cho nội dung chính, quan trọng (PM định) 4/26 4/26 1, Các thủ tục dự án Các công việc cần áp dụng thủ tục Kiểm soát thay đổi Trách nhiệm số người dự án Sử dụng thiết bị Các họp Dùng biểu mẫu Mua sắm vật tư, thiết bị Quy chế báo cáo Mỗi thủ tục phải trả lời câu hỏi : Ai, gì, nào, đâu, 5/26 5/26 1, Các thủ tục dự án Luồng công việc Lập danh sách công việc biểu đồ mạng Xác định công việc chưa bắt đầu hay chưa hoàn tất tới ngày Ghi hoàn thành 100% Ghi ngày hoàn thành thực tế Xác định người tiếp xúc để biết trạng công việc Có Thu thập trạng cơng việc Cơng việc có hồn thành 100% ? Khơng Ghi phần trăm hoàn thành Ghi ngày bắt đầu thực tế 6/26 6/26 Các công cụ phục vụ quản lý dự án I, Các thủ tục dự án II, Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án • Chọn phần mềm thích hợp • Học cách sử dụng phần mềm thành thạo • Nên sử dụng phần mềm cho tất máy tính đáp ứng tất công việc Lưu ý : Phần mềm trợ giúp, thay người 7/26 7/26 Các công cụ phục vụ quản lý dự án II, Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án • Dữ liệu phải cập nhật thường xuyên • Người cập nhật tốt Người xem nhiều tốt • Biết sử dụng thành thạo biết sử dụng không thành thạo nhiều phần mềm • Trong thực tế cịn nhiếu yếu tố khác không mô tả được, không định lượng • Nên kết hợp thêm với phần mềm Word, EXCEL, Email 8/26 8/26 III, Hồ sơ quản lý dự án ● Cách thức lưu trữ - Hiện sử dụng máy tính => tối ưu khơng gian, thời gian truy cập - Một số văn bắt buộc giấy Trên máy tính - Nên sử dụng cách thức Ln có danh sách (Trên giấy, máy) cập nhật thường xuyên thông báo cho người - Chia thành folder chia sẻ mạng Trên giấy - Không nên sử dụng cách thức - Tổ chức thành folder 13/26 13/26 III, Hồ sơ quản lý dự án ● Lợi ích tổ chúc lưu trữ hồ sơ dự án 14/26 14/26 III, Hồ sơ quản lý dự án 2, Hồ sơ giúp kiểm soát dự án ► Kết bàn giao đáp ứng tiêu chuẩn ► Tối thiểu hóa rủi ro dự án ► Kế hoạch xây dựng phù hợp với mẫu ► Tiến trình đo lường, ghi chép báo cáo ► Các trở ngại xác định 15/26 15/26 III, Hồ sơ quản lý dự án ● Quy trình báo cáo Kiểm soát Theo dõi & xem xét liệu mục tiêu Lựa chọn phần mềm quản lý dự án Báo cáo phân tích tiến trình Rà xét kết bàn giao Định hướng lại dự án cần thiết 16/26 16/26 Các công cụ phục vụ quản lý dự án IV, Các biểu mẫu tài liệu dự án - PM cần quy định số biểu mẫu cho số công việc hạng mục cách cụ thể như: báo cáo, đề nghị, tờ trình, Thống cách trình bày vấn đề Dễ theo dõi, xử lý 17/26 17/26 IV, Các biểu mẫu tài liệu dự án ● Một số biểu mẫu thường sử dụng BIỂU MẪU Dự kiến chi phí Mô tả công việc Ước lượng thời gian Đơn mua bán hàng Kiểm sốt thay đổi Theo dõi chấm cơng Bổ nhiệm nhân viên 18/26 18/26 ...QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Bài : Các công cụ phục vụ quản lý dự án Các công cụ phục vụ quản lý dự án Nội dung tìm hiểu Các thủ tục dự án Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án Hồ... án Hồ sơ quản lý dự án Các biểu mẫu (Forms) Văn phịng dự án (Project Office) 1/26 1/26 Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án I, Các thủ tục dự án - Trong dự án, PM (Project Manager) cần xây dựng số... 8/26 8/26 Các công cụ phục vụ quản lý dự án III, Hồ sơ quản lý dự án - Bao gồm tất giấy tờ, tài liệu liên quan đến trình hoạt động dự án Hồ sơ quản trị hành Hồ sơ giúp kiểm soát dự án 9/26 9/26