VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt tháng 8/2018, tr 68-71 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH BỒI DƯỠNG VĂN THƯ KIÊM NHIỆM TRONG CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC PHỔ THÔNG Hồ Thanh Bình - Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam Ngày nhận bài: 01/08/2018; ngày sửa chữa: 07/08/2018; ngày duyệt đăng: 13/08/2018 Abstract: Clerical work is the activity of ensuring written information serving the leadership, direction, management and administration of work of agencies Letter work is present in agencies and units, contributing to improve the quality of management of the agency and a certain part it decides the efficiency of the apparatus In high school, clerical work also plays a role while the payroll for this job is only part-time, not trained in the specialized field so training is needed to improve the capacity of the person to work in clerical school The article gives some suggestions in developing the curriculum for officials in charge of clerical work in general schools Keywords: Fostering, school correspondence, fostering, part-time staff in high school Mở đầu Hiện nay, công tác văn thư sở giáo dục khơng có biên chế Vì vậy, sở giáo dục phổ thơng, viên chức kiêm nhiệm công tác văn thư Khi kiêm nhiệm công tác văn thư, viên chức cần bồi dưỡng lực cơng việc cho vị trí văn thư Do đó, cần thiết phải có chương trình bồi dưỡng (CTBD) cụ thể cho viên chức kiêm nhiệm công tác văn thư sở giáo dục phổ thông Bài viết đưa sở khoa học gợi ý cho việc xây dựng CTBD văn thư kiêm nhiệm (VTKN) sở giáo dục phổ thông Nội dung nghiên cứu 2.1 Chương trình bồi dưỡng CTBD “bản thiết kế tổng thể” cho hoạt động bồi dưỡng (có thể kéo dài giờ, ngày, vài tuần vài năm) Bản thiết kế cho biết tồn nội dung bồi dưỡng, rõ trơng đợi người học sau khóa học; phác họa quy trình cần thiết để thực nội dung giáo dục, CTBD, phương pháp, cách thức giáo dục, cách thức kiểm tra đánh giá kết giáo dục xếp theo thời gian biểu chặt chẽ Cấu trúc CTBD có yếu tố sau: - Mục tiêu bồi dưỡng; - Nội dung bồi dưỡng; - Thời gian bồi dưỡng (có phân bổ thời lượng); - Phương pháp bồi dưỡng; - Cách đánh giá kết bồi dưỡng Như vậy, CTBD không phản ánh nội dung bồi dưỡng mà văn hay thiết kế thể tổng thể thành phần trình bồi dưỡng, điều kiện, cách thức, quy trình tổ chức, đánh giá để đạt mục tiêu bồi dưỡng CTBD viên chức đóng vai trị quan trọng việc đảm bảo chất lượng hình thức bồi dưỡng Bất kì CTBD phải đảm bảo thực mục tiêu 68 bồi dưỡng, phù hợp với đối tượng bồi dưỡng yêu cầu phát triển vị trí nghề nghiệp điều kiện Vì vậy, yêu cầu CTBD phù hợp với phát triển thực tế, tăng tính chun sâu chun mơn đảm bảo cân đối lí thuyết với thực hành, gắn với thực tế xã hội Việt Nam vơ cần thiết Vai trị cịn thể q trình bồi dưỡng ln bao gồm hai cơng đoạn gắn bó mật thiết với là: xây dựng CTBD; tổ chức thực CTBD Sự vận hành hiệu lực trình đào tạo, bồi dưỡng qua hai cơng đoạn ln chịu tác động nhiều yếu tố chủ quan khách quan 2.2 Viên chức kiêm nhiệm Khái niệm “viên chức”: Theo Điều 2, Luật Viên chức năm 2010 quy định: “Viên chức công dân Việt Nam tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc đơn vị nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ lương đơn vị nghiệp công lập theo quy định pháp luật” Từ định nghĩa trên, viên chức bao gồm đặc điểm sau đây: - Là công dân Việt Nam; - Về chế độ tuyển dụng: Viên chức phải người được tuyển dụng theo vị trí việc làm Theo đó, để tuyển dụng viên chức vị trí việc làm Ngồi ra, Điều 20, Luật Viên chức năm 2010 quy định cụ thể chế độ tuyển dụng sau: “Việc tuyển dụng viên chức phải vào nhu cầu công việc, vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp quỹ tiền lương đơn vị nghiệp công lập” Vị trí việc làm hiểu “cơng việc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệp chức vụ quản lí tương ứng, xác định số lượng người làm việc, cấu viên chức để thực việc tuyển dụng, sử dụng quản lí viên chức đơn vị nghiệp công lập” Vị trí việc làm có nhiều cơng việc, có tính thường xun, liên tục khơng bao gồm công việc thời vụ, tạm thời Để tuyển dụng vào vị trí việc làm phải thơng qua hai phương thức VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt tháng 8/2018, tr 68-71 tuyển dụng Viên chức: thi tuyển xét tuyển (Điều 23, Luật Viên chức năm 2010) Ví dụ: Giảng viên Trường Đại học Luật Hà Nội, Bác sĩ khoa Nhi Bệnh viện Bạch Mai, nghiên cứu viên Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam; - Về nơi làm việc: Viên chức làm việc Đơn vị nghiệp công lập Đơn vị nghiệp công lập theo khoản 1, Điều Luật Viên chức năm 2010 hiểu “ tổ chức quan có thẩm quyền Nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội thành lập theo quy định pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lí nhà nước”; - Về thời gian làm việc: Thời gian làm việc viên chức tính kể từ tuyển dụng, hợp đồng làm việc có hiệu lực chấm dứt hợp đồng làm việc đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định Bộ luật Lao động; - Về chế độ lao động: viên chức làm việc theo chế độ Hợp đồng làm việc hưởng lương từ quỹ lương đơn vị nghiệp công lập theo quy định pháp luật Điều có nghĩa viên chức bên tuyển dụng có thỏa thuận vị trí việc làm, tiền lương, chế độ đãi ngộ, quyền nghĩa vụ bên Hợp đồng làm việc sở pháp lí để sau xử lí việc liên quan đến việc vi phạm quyền hay vấn đề khác phát sinh hai bên Lương viên chức nhận từ quỹ đơn vị nghiệp công lập nơi họ làm việc từ nhà nước Do vậy, tiền lương mà viên chức nhận phụ thuộc vào thỏa thuận viên chức bên tuyển dụng, Nhà nước không can thiệp vào vấn đề Theo Điều 2, Luật Viên chức năm 2010, “Viên chức kiêm nhiệm (VCKN)” viên chức giao đảm nhiệm vị trí việc làm cụ thể giao kiêm nhiệm thêm vị trí cơng việc khác quan, tổ chức 2.3 Công tác văn thư sở giáo dục phổ thơng Trong q trình hoạt động nhà trường cần đến cơng cụ quan trọng văn Đây công cụ thiếu để giúp cho nhà trường hoạt động có hiệu Việc biên soạn văn quản lí chúng hai nhiệm vụ quan trọng hoạt động nhà trường Những hoạt động cần tiến hành, tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt pháp luật công tác văn thư, tức quy định tồn cơng việc quan quản lí hành nhà nước xây dựng văn bản, quản lí giải văn hoạt động quản lí Hiện nay, có nhiều quan điểm khác cơng tác văn thư Mỗi quan điểm có đặc trưng riêng Có hai quan điểm đáng ý là: - Công tác văn thư công tác tổ chức giải quản lí cơng văn, giấy tờ quan Cơng tác bao gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chức giải văn quản lí văn trình trước lưu văn bản; - Cơng tác văn thư tồn cơng việc xây dựng văn (soạn thảo ban hành văn bản) quan việc tổ chức quản lí lưu trữ văn 69 quan Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư cơng tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lí văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lí sử dụng dấu công tác văn thư Ý nghĩa công tác văn thư hoạt động thiếu nhà trường cơng việc văn phịng thực Làm tốt cơng tác văn thư sẽ: - Giải công việc nhà trường nhanh chóng, xác, đường lối, sách, chế độ; đồng thời, giúp cho việc quản lí, kiểm tra công việc nhà trường chặt chẽ; - Bảo đảm cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ hoạt động nhà trường nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, xác, đồng thời giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính; Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu làm văn trang thiết bị sử dụng trình xây dựng ban hành văn bản; - Góp phần giữ gìn tài liệu có giá trị q trình hoạt động nhà trường phục vụ cho công tác kiểm tra, tra; - Góp phần giữ gìn tài liệu có giá trị lĩnh vực nhà trường nhằm phục vụ việc tra cứu thông tin khứ, giải công việc nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài Yêu cầu công tác văn thư: - Nhanh chóng: Mỗi cơng việc nhà trường, tuỳ theo phân cơng trách nhiệm mà người có trách nhiệm nghiên cứu, giải khẩn trương, thời hạn quy định, tuyệt đối khơng bỏ sót hay chậm trễ; - Chính xác: Về nội dung, văn phải bảo đảm tính pháp lí xác tuyệt đối; hình thức, văn phải có đủ yếu tố thể thức theo quy định pháp luật; quy trình kĩ thuật, nghiệp vụ phải bảo đảm xác; - Bí mật: Việc gửi, bảo quản văn phải chấp hành nghiêm ngặt theo quy định, người khơng có trách nhiệm khơng xem hay tiết lộ nội dung văn với người khác Nội dung công tác văn thư nhà trường gồm ba nhóm nghiệp vụ chủ yếu sau: Nghiệp vụ văn phòng, nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ 2.4 Yêu cầu lực viên chức kiêm nhiệm công tác văn thư - Kiến thức: + Kiến thức thực tế lí thuyết rộng phạm vi ngành, nghề đào tạo; + Kiến thức trị, văn hóa, xã hội pháp luật đáp ứng yêu cầu công việc nghề nghiệp hoạt động xã hội thuộc lĩnh vực chuyên môn; + Kiến thức công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu công việc; + Kiến thức thực tế quản lí, nguyên tắc phương pháp lập kế hoạch, tổ chức thực giám sát, đánh giá trình thực phạm vi ngành, nghề đào tạo VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt tháng 8/2018, tr 68-71 - Kĩ năng: + Kĩ nhận thức tư sáng tạo để xác định, phân tích đánh giá thơng tin phạm vi rộng; + Kĩ thực hành nghề nghiệp giải phần lớn công việc phức tạp phạm vi ngành, nghề đào tạo; + Kĩ truyền đạt hiệu thông tin, ý tưởng, giải pháp tới người khác nơi làm việc; + Có lực ngoại ngữ bậc 2/6 Khung lực ngoại ngữ Việt Nam - Năng lực tự chủ trách nhiệm: + Làm việc độc lập làm việc theo nhóm, giải cơng việc, vấn đề phức tạp điều kiện làm việc thay đổi; + Hướng dẫn, giám sát người khác thực nhiệm vụ xác định; chịu trách nhiệm cá nhân trách nhiệm nhóm; + Đánh giá chất lượng cơng việc sau hoàn thành kết thực thành viên nhóm 2.5 Một số nội dung bồi dưỡng cho vị trí kiêm nhiệm cơng tác văn thư VCKN cơng tác văn thư người phải tốt nghiệp vị trí cơng việc hệ cao đẳng, giáo viên, kế tốn, y sĩ kiêm nhiệm thêm công tác văn thư, phải đào tạo thêm số nội dung bồi dưỡng như: - Nhà nước pháp luật (tập trung vào hệ thống hành nói chung ngành giáo dục nói riêng); - Các sở pháp lí cơng tác văn thư lưu trữ (giới thiệu số văn quy phạm pháp luật); - Nghiệp vụ văn thư (bao gồm khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thư); - Nghiệp vụ lưu trữ; - Nghiệp vụ lễ tân (các kĩ giao tiếp); - Ứng dụng tin học cơng tác văn thư lưu trữ; - Quản lí sử dụng dấu 2.6 Nguyên tắc thiết kế chương trình bồi dưỡng - Phát huy tri thức, kinh nghiệm có học viên: CTBD thiết kế cho học viên viên chức (đã, sẽ) tham gia vị trí cơng việc chun mơn Vì vậy, q trình bồi dưỡng, cần khuyến khích chia sẻ phát huy tri thức, kinh nghiệm có học viên làm tảng tiếp thu nội dung tạo phong phú trải nghiệm học tập học viên - Khuyến khích tự học, học tập thường xuyên suốt đời: Các yêu cầu nội dung học tập CTBD tương đối mẻ so với nội dung bồi dưỡng trước học viên Vì vậy, để đạt lực theo yêu cầu, học viên cần dành thời gian tự học, tự nghiên cứu Do yêu cầu giới nghề nghiệp thay đổi nhanh chóng, chương trình hướng tới bồi dưỡng lực tự học, tự nghiên cứu khuyến khích tinh thần học tập thường xuyên suốt đời học viên - Tính thống nhất: CTBD thiết kế biên soạn tương đối chi tiết để đảm bảo tính thống cao chất lượng đồng triển khai nhà trường - Tính đa dạng: Để đạt lực cần thiết, nội dung CTBD cần đa dạng, phong phú, bao quát nhiều 70 lực chung lực chuyên biệt Qua CTBD, học viên khám phá phát triển lực cá nhân tiềm tàng Tính đa dạng cịn thể qua phương pháp học tập cần thiết kế đa dạng, phát huy tính tích cực sáng tạo học viên 2.7 Đôi nét thực trạng công tác văn thư sở giáo dục phổ thông Theo Luật Viên chức Điều lệ nhà trường phổ thông, số lượng viên chức tuyển dụng sở giáo dục thuộc đối tượng cần nghiệp vụ văn thư lưu trữ kiêm nhiệm Vì vậy, sở giáo dục phổ thông hệ thống giáo dục quốc dân nước ta có nhiều viên chức kiêm nhiệm công tác văn thư Tuy nhiên, qua thực tế sở giáo dục phổ thông cho thấy: Công tác quản lí hoạt động văn thư chưa quan tâm mức; việc soạn thảo ban hành văn cịn sai sót, hình thức kĩ thuật trình bày, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn bản, quản lí văn đến chưa chặt chẽ; việc xây dựng danh mục hồ sơ lập hồ sơ công việc chưa tốt; ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư cịn hạn chế Một nguyên nhân thực trạng đội ngũ cán làm công tác văn thư sở giáo dục phổ thông VCKN, chưa phải cán chuyên trách, đào tạo chuyên ngành công tác văn thư VCKN công tác văn thư chưa nhận thức tầm quan trọng công tác đặc biệt chưa đào tạo thực nghiệp vụ văn thư nên hoạt động sở giáo dục phổ thơng cịn bề bộn, chưa gọn gàng, chưa khoa học Những VCKN công tác văn thư sở giáo dục phổ thông thường lúng túng nghiệp vụ văn thư như: soạn thảo văn chưa quy chuẩn; quản lí cơng văn đến chưa khoa học, lộn xộn dẫn đến việc tra cứu cần thiết gặp nhiều khó khăn; chưa nắm việc quản lí sử dụng dấu quy định; việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực thực chưa theo quy chuẩn; việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư gặp nhiều hạn chế Trong thực tế, VCKN cơng tác văn thư tham gia khóa đào tạo, bồi dưỡng công tác thực chương trình đào tạo bồi dưỡng lại dành cho nhân viên chuyên trách nên chưa đáp ứng nhu cầu người học Do đó, để đáp ứng với yêu cầu nghiệp vụ công tác văn thư sở giáo dục phổ thông cho VCKN cần có CTBD cho đội ngũ VCKN nhằm đảm bảo hiệu 2.8 Cấu tạo chương trình bồi dưỡng viên chức kiêm nhiệm cơng tác văn thư sở giáo dục phổ thông VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt tháng 8/2018, tr 68-71 CTBD VCKN công tác văn thư sở giáo dục phổ thông xây dựng gồm phần: - Hệ thống kĩ VCKN công tác văn thư Phần đưa yêu cầu kiến thức, kĩ năng, thái độ người VCKN công tác văn thư - CTBD VCKN công tác văn thư: CTBD VCKN công tác văn thư khung cấu tạo phân bổ chương trình đạo tạo, thể số lượng kiến thức phân bổ dạng module chuyên đề cụ thể, tổng thời lượng kiến thức, thời gian đào tạo, phân bổ khối lượng kiến thức, tỉ lệ học lí thuyết thực hành, hình thức học tập Qua khung CTBD hình dung sau kết thúc khóa học, VCKN công tác văn thư lưu trữ phải đạt tiêu chuẩn lực gì? Phần kiến thức đào tạo gồm gì? Kĩ cần đạt nào? Sự phân bổ thời lượng thời gian đào tạo - Gợi ý môn học CTBD VCKN công tác văn thư sở giáo dục phổ thông CTBD VCKN công tác văn thư xây dựng dựa việc phân tích vị trí việc làm người làm cơng tác văn thư VCKN cơng tác văn thư tốt nghiệp nhiều chuyên ngành khác nhau, đảm nhiệm vị trí cơng việc khác CTBD xây dựng thành module tách rời riêng biệt đó, vào chuyên ngành mà viên chức có, kiến thức VCKN cơng tác văn thư có, đơn vị bồi dưỡng lựa chọn việc cho viên chức sở giáo dục số module bồi dưỡng khác Mục tiêu cuối việc bồi dưỡng VCKN công tác văn thư sở giáo dục phổ thơng phát huy số kiến thức học văn quy tiếp thu thêm kiến thức công tác văn thư Kết luận Trong nhà trường phổ thơng, VTKN đóng vai trị khơng nhỏ, vậy, vị trí khơng có biên chế mà có kiêm nhiệm Trong cơng việc có u cầu riêng cho vị trí việc làm cần phải có CTBD cho đối tượng VCKN công tác văn thư nhà trường phổ thông Bài báo đưa số gợi ý liên quan tới xây dựng CTBD cho cán làm cơng tác lí luận VCKN công tác văn thư, yêu cầu nghiệp vụ cho vị trí văn thư, yêu cầu xây dựng CTBD, yêu cầu cấu tạo CTBD công khác liên quan đến VTKN Tài liệu tham khảo [1] Bộ Nội Vụ (2013) Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức [2] Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2006) Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư NXB Giao thông vận tải [3] Lê Văn In (chủ biên) - Nghiêm Kỳ Hồng - Đỗ Văn Học (2013) Văn quản lí nhà nước kĩ thuật soạn thảo văn NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh 71 [4] Bộ Nội vụ (2011) Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn [5] Bộ Nội vụ (2012) Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan [6] Phạm Đình Nam - Bùi Loan Thủy (2015) Lưu trữ học đại cương (giáo trình) NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh [7] Triệu Văn Cường (2017) Giáo trình văn thư NXB Lao động MỘT SỐ NGHIÊN CỨU VỀ ĐÁNH GIÁ (Tiếp theo trang 174) [13] Lê Thị Mỹ Hà (2013) Xây dựng quy trình đánh giá kết học tập học sinh trung học sở Luận án tiến sĩ quản lí Giáo dục, Đại học Quốc gia Hà Nội [14] G Polya (Hồ Thuần - Bùi Tường dịch) (2009) Giải toán NXB Giáo dục Việt Nam [15] Erwin, T Dary (2000) Definitions and Assessment Methods for Critical Thinking, Problem Solving and Writing U.S Government Printing Office [16] Wu, M L (2003) The application of Item Response Theory to measure problem solving proficiencies The University of Melbourne, Melbourne [17] Schoenfeld A H (1985) Mathematical problem solving San Diego: Acadermic Press [18] Nguyễn Anh Tuấn (2002) Bồi dưỡng lực phát giải vấn đề cho học sinh trung học sở dạy học khái niệm toán học (thể qua số khái niệm mở đầu đại số trung học sở) Luận án tiến sĩ Giáo dục học, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam [19] Phan Anh Tài (2014) Đánh giá lực giải vấn đề học sinh dạy học tốn lớp 11 trung học phổ thơng Luận án tiến sĩ Khoa học Giáo dục, Trường Đại học Vinh [20] Nguyễn Thị Lan Phương (2016) Chương trình tiếp cận lực đánh giá lực người học NXB Giáo dục Việt Nam [21] Toh, T L - Ques, K S - Leong, Y H - J Dinyal Tay, E G (2011) Assessing Problem Solving in the Mathematics Curriculum: A New Approach, Assessment in the Mathematics Classrom Yearbook 2011 Associaf of Mathematics Educators, pp 33-36 [22] L R Uys - L L Van Rhyn - N S Gwele (2004) Problem - solving competency of nursing graduates Journal of Advanced ... văn thư sở giáo dục phổ thông Theo Luật Viên chức Điều lệ nhà trường phổ thông, số lượng viên chức tuyển dụng sở giáo dục thuộc đối tượng cần nghiệp vụ văn thư lưu trữ kiêm nhiệm Vì vậy, sở giáo. .. vụ công tác văn thư sở giáo dục phổ thơng cho VCKN cần có CTBD cho đội ngũ VCKN nhằm đảm bảo hiệu 2.8 Cấu tạo chương trình bồi dưỡng viên chức kiêm nhiệm công tác văn thư sở giáo dục phổ thơng... giáo dục phổ thông hệ thống giáo dục quốc dân nước ta có nhiều viên chức kiêm nhiệm công tác văn thư Tuy nhiên, qua thực tế sở giáo dục phổ thơng cho thấy: Cơng tác quản lí hoạt động văn thư chưa