Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác dịnh kết quả bán hàng tại công ty kinh doanh than Thanh Hoá.doc

Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác dịnh kết quả bán hàng tại công ty kinh doanh than Thanh Hoá

Lời mở đầu

Quá trình cải cách kinh tế từ một nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý vĩ mô của Nhà nớc đối với nền kinh tế nớc ta trong giai đoạn vừa qua đã gặp không ít khó khăn thử thách Quãng thời gian đó cũng đủ dài để các doanh nghiệp nhận thức đợc chỗ đứng cũng nh vai trò của mình trong nền kinh tế Nền kinh tế thị trờng mang tính cạnh tranh gay gắt, các DN không còn nhận đợc sự bảo trợ của Nhà nớc trong hoạt động sản xuất kinh doanh nh trớc, bắt buộc các DN phải tự vơn lên để đạt đợc mục đích tối đa hoá lợi nhuận.

Điều này với các doanh nghiệp thơng mại lại càng đợc đặt lên hàng đầu và góp phần tạo ra lợi nhuận chính là quá trình bán hàng của doanh nghiệp Hoạt động bán hàng là một mắt xích không thể thiếu để hàng hoá đợc chuyển tới tay ngời tiêu dùng, có nghĩa doanh nghiệp thơng mại đã thực hiện đợc chức năng nối liền giữa nhà sản xuất và ngời tiêu dùng Thông qua hoạt động này nhà sản xuất nắm bắt đợc nhu cầu của ngời tiêu dùng và tạo phơng hớng nhằm đáp ứng nhu cầu đó

Muốn hoạt động tổ chức và quản lý bán hàng đạt hiệun quả cao, các doanh nghiệp thơng mại phải nỗ lực hết mình, tìm hớng đi đúng đắn cũng nh nắm bắt đợc đầy đủ thông tin về hoạt động bán hàng Từ đó các DN tự xác định phải tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng thật khoa học, hợp lý và đòi hỏi phải luôn đ ợc hoàn thiện nâng cao Có nh thế doanh nghiệp mới phát huy đợc những mặt tích cực để tăng lợi nhuận của mình Công tác này từ lâu không còn là vấn đề mới và yêu cầu mỗi doanh nghiệp phải nhận thức đợc đúng đắn vị trí của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Công ty kinh doanh than Thanh Hoá đã nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Công ty coi đó nh là một công cụ đắc lực để có thể quản lý vốn, tài sản trong quá trình kinh doanh của mình.

Nhận thức rõ đợc tầm quan trọng của những vấn đề trên, vận dụng lý luận đã học tại trờng, kết hợp với quá trình khảo sát thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty kinh doanh than Thanh Hoá,

em đã quyết định chọn đề tài luận văn tốt nghiệp là: "Hoàn thiện công tác kế

toán bán hàng và xác dịnh kết quả bán hàng tại công ty kinh doanh thanThanh Hoá".

Xét trong đề tài nghiên cứu, mục đích nghiên cứu là tìm hiểu những lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, trên cơ sở lý thuyết đó sẽ tìm hiểu thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán

hàng tại công ty kinh doanh than Thanh Hoá và từ đó đa ra những kiến nghị với công ty Để nghiên cứu em đã lấy số liệu tháng 1 năm 2009 nhằm minh hoạ rõ phạm vi nghiên cứu của đề tài.

Ngoài lời mở đầu và kết luận, luận văn đợc kết cấu thành 3 chơng:

Chơng I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định

Trong quá trình thực tập, em đã nhận đợc sự chỉ dẫn và giúp đỡ tận tình của cô giáo TS Nguyễn Thanh Quý và phòng kế toán của công ty kinh doanh than Thanh Hoá Tuy nhiên, do khuôn khổ của bản luận văn tốt nghiệp cùng với sự hạn chế về thời gian và kiến thức nên em không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong đợc sự chỉ bảo giúp đỡ của các thầy cô và cán bộ kế toán trong công ty để bài luận văn của em đợc hoàn thiện.

Sinh viên

Nguyễn Thị Ngọc Thùy

Chơng I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kếtoán bán hàng và xác định kế toán bán hàng trongcác doanh nghiệp kinh doanh thơng mại

Đối với một doanh nghiệp kinh doanh thơng mại thì hoạt động bán hàng có vai trò hết sức quan trọng vì nó thể hiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, trong chơng này trớc hết chúng ta hãy tìm hiểu những đặc điểm cơ bản của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, sau đó sẽ đi sâu nghiên cứu nội dung của công tác kế toán bán hàng cũng nh các khoản chi phí và việc xác định kết quả bán hàng.

1.1 Đặc điểm kế toán bán hàng và xác định kết quả bánhàng trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại:

1.1.1 Bán hàng, kết quả bán hàng và yêu cầu quản lý quá trình bán hàng.

Bán hàng là một quá trình quan trọng và có ý nghĩa sống còn đối với các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh thơng mại nói riêng Một kết quả hoạt động kinh doanh tốt là mục đích cuối cùng của mọi doanh nghiệp và hoạt động bán hàng chính là phơng thức trực tiếp để thực hiện mục đích đó.

Bán hàng hay tiêu thụ hàng hóa ở các doanh nghiệp, là quá trình các đơn vị thực hiện việc chuyển giao hàng hoá cho ngời mua để thu đợc tiền ngời mua hoặc ngời mua chấp nhận trả tiền

Bán hàng hay tiêu thụ hàng hóa là giai đoạn cuối cùng của chu kỳ tuần hoàn vốn trong công ty, là quá trình thực hiện mặt giá trị của hàng hoá Đó cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh của công ty từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ.

Kết quả của hoạt động bán hàng là chỉ tiêu biểu hiện hiệu quả của hoạt động lu chuyển hàng hóa Việc xác định kết quả bán hàng chính là việc so sánh giũa chi phí hoạt động kinh doanh nh chi phí về giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp với thu nhập thuần đạt đợc trong một thời kỳ nhất định Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì kết quả là lãi và ngợc lại kết quả là lỗ.

Việc xác định kết quả bán hàng thờng đợc tiến hành vào cuối kỳ hạch toán (tháng, quý hoặc năm) tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.

Quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một yêu cầu thực tế, nó xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp quản lý tốt khâu bán hàng thì mới đảm bảo đợc chỉ tiêu hoàn thành kế hoạch tiêu thụ và đánh giá chính xác hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Do vậy vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là:

+ Quản lý kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hoạt động kinh tế.

+ Quản lý chất lợng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thơng hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

+ Quản lý theo dõi từng phơng thức bán hàng, từng khách hàng, tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức, đúng hạn để tránh hiện tợng mất mát, thất thoát, ứ đọng vốn Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức tiêu thụ sản phẩm đối với từng đơn vị, từng thị trờng, từng khách hàng

nhằm thúc đẩy nhanh quá trình tiêu thụ đồng thời phải tiến hành thăm dò, nghiên cứu thị trờng, mở rộng quan hệ buôn bán trong và ngoài nớc.

+ Quản lý chặt chẽ vốn của hàng hóa đem tiêu thụ, giám sát chặt chẽ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các số liệu, đồng thời phân bổ cho hàng tiêu thụ, đảm bảo cho việc xác định tiêu thụ đợc chính xác, hợp lý.

+ Đối với việc hạch toán tiêu thụ phải tổ chức chặt chẽ, khoa học đảm bảo việc xác định kết quả cuối cùng của quá trình tiêu thụ, phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc đầy đủ, kịp thời.

Song, để làm tốt đợc công tác quản lý quá trình bán hàng nêu trên thì doanh nghiệp phải nắm vững vai trò cũng nh thực hiện tốt nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng Và xác định kết quả bán hàng.

1.1.2 Vai trò, nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác địnhkết quả bán hàng:

* Với chức năng cung cấp, xử lý thông tin, kiểm soát đợc các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán chính là một công cụ quản lý đắc lực của doanh nghiệp Đặc biệt đối với doanh nghiệp thơng mại, khâu bán hàng và xác định kết quả bán hàng đóng vai trò chủ chốt ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp thì yêu cầu của việc thực hiện công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng phải rất chặt chẽ, hiệu quả.

- Thông qua những thông tin về hoạt động bán hàng do bộ phận kế toán bán hàng ghi nhận, các nhà quản lý sẽ có những chính sách đúng đắn và phù hợp với những biến động trên thị trờng Từ những số liệu kế toán bán hàng, tiêu thụ hàng hóa nhà quản lý có thể đánh giá đợc hàng hóa tiêu thụ , hàng chậm luân chuyển, giá vốn hàng bán và trên cơ sở đó có thể đa ra những biện pháp tối u duy trì sự cân đối thờng xuyên giữa hàng mua vào và hàng bán ra.

- Ngoài ra, thông qua những số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp, các bạn hàng của doanh nghiệp biết đợc khả năng mua, dự trữ, bán các mặt hàng của doanh nghiệp trên thị trờng, biết đợc kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó có quyết định đầu t, cho vay vốn hoặc có quan hệ làm ăn với doanh nghiệp.

- Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng không chỉ có vai trò đối với doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa lớn đối với Nhà nớc Thông qua số liệu trên Báo cáo tài chính của doanh nghiệp, Nhà nớc nắm đợc tình hình tài chính của doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành các nghĩa vụ của doanh nghiệp với Nhà n-ớc, qua đó thực hiện chúc năng quản lý, kiểm soát vĩ mô nền kinh tế.

* Xác định dợc vai trò kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, công tác kế toán phải thực hiện tốt những nhiệm vụ cơ bản sau:

- Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nh mức bán ra, doanh thu bán hàng quan trọng là lãi thuần của hoạt động bán hàng.

- Phản ánh đầy đủ, kịp thời chi tiết sự biến động của hàng hoá ở tất cả các trạng thái: Hàng đi đờng, hàng trong kho, trong quầy, hàng gia công chế biến, hàng gửi đại lý… nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá.

- Phản ánh chính xác kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả, đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng để tránh bị chiếm dụng vốn.

- Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kết quả tiêu thụ, cung cấp số liệu, lập quyết toán đầy đủ, kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả tiêu thụ cũng nh thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc.

+ Xác định đúng thời điểm tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu Báo cáo thờng xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại hợp đồng kinh tế… nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá nhằm giám sát chặt chẽ hàng hoá bán ra, đôn đốc việc nộp tiền bán hàng vào quỹ.

+ Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự lu chuyển chứng từ hợp lý Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lý, tránh trùng lặp bỏ sót.

+ Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Phân bổ chính xác số chi phí đó cho hàng tiêu thụ.

Thực hiện tốt những nhiệm vụ đó, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng đã thể hiện đợc vai trò quan trọng của mình, đạt đợc những yêu cầu trong công tác quản lý.

1.1.3 Các phơng thức bán hàng:

Việc bán hàng ở doanh nghiệp đợc thực hiện bằng nhiều phơng thức và hình thức khác nhau, theo đó hàng hoá vận động từ doanh nghiệp đến tay ngời tiêu dùng cuối dùng Tuỳ thuộc vào đặc điểm hàng hoá tiêu thụ mà doanh nghiệp có thể sử dụng một số phơng thức và hình thức bán hàng sau đây:

1.1.3.1 Phơng thức bán buôn hàng hoá:

Bán buôn hàng hoá là phơng thức bán hàng cho các đơn vị thơng mại, các doanh nghiệp sản xuất để tiếp tục sản xuất, kinh doanh Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông, cha đi vào lĩnh vực tiêu dùng Do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá cha đợc thực hiện Hàng thờng đợc bán theo lô hàng hoặc bán với số lợng lớn Trong bán buôn thờng bao gồm hai phơng thức:

a Bán buôn hàng hoá qua kho

Đây là phơng thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng hóa đã đợc nhập vào kho của DN rồi mới xuất bán Căn cứ vào cách giao hàng phơng thức bán buôn qua kho gồm hai hình thức sau:

* Bán buôn theo hình thức giao hàng trực tiếp

Theo hình thức này, doanh nghiệp xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp nhận hàng Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, tuỳ thuộc vào hợp đồng ký kết giữa hai bên hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ.

* Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng

Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp xuất kho hàng hoá bằng phơng tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài, chuyển hàng đến địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào đợc bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thì hàng hoá mới đợc coi là tiêu thụ, ng-ời bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hoặc do bên bán chịu là tuỳ thuộc vào điều kiện quy định trong hợp đồng đã ký kết giữa hai bên.

b Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng

Theo phơng thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng và nhận hàng mua không đa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua.

Bán buôn vận chuyển thẳng có thể thực hiện theo hai hình thức:

* Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp

(còn gọi là hình thức giao tay ba)

Theo hình thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua và giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho ngời bán Sau khi giao, nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợc xác nhận là tiêu thụ, Trong trờng hợp này, doanh nghiệp tham gia thanh toán với cả hai bên: thu tiền bán hàng của ngời mua và trả tiền mua hàng cho ngời bán.

* Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng

Theo hình thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua dùng phơng tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã đợc thoả thuận.

Hàng hoá chuyển bán trong trờng hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Khi nhận đợc tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới đợc xác định là tiêu thụ.

1.1.3.2 Phơng thức bán lẻ hàng hoá

Bán lẻ hàng hoá là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu thụ hoặc bán cho các cơ quan đơn vị tiêu dùng tập thể không mang tính chất sản xuất Bán hàng theo phơng thức này có đặc điểm là khối lợng hàng hoá bán mỗi lần

nhỏ, kết thúc nghiệp vụ bán hàng hoá đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện và đợc xã hội thừa nhận Bán lẻ hàng hoá là quan hệ giữa ngời bán và ngời tiêu dùng trực tiếp do đó nó thờng không lập chứng từ cho từng lần bán Cơ cấu bán lẻ là giao hàng, tính giá, phụ trách hiện vật.

Có nhiều hình thức bán lẻ, các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thờng áp dụng các hình thức sau:

a Bán lẻ theo hình thức thu tiền tập trung

Theo hình thức này, nghiệp vụ thu tiền và giao hàng cho khách tách rời nhau Mỗi quầy có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao Hết ca, hết ngày bán hàng nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định lợng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập các báo cáobán hàng, nhân viên thu tiền làm giấy nộp cho thủ quỹ.

b Bán lẻ thu tiền trực tiếp:

Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng hàng hoá đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng.

c Một số hình thức khác:

* Bán lẻ tự phục vụ (tự chọn)

Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bàn tính tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hớng dẫn khách hàng và bảo quản hoá đơn ở quầy do mình phụ trách.

Hình thức này hiện nay đợc áp dụng rộng rãi ở các siêu thị và các cửa hàng lớn và thể hiện rõ u điểm của nó.

* Bán hàng tự động:

Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó các doanh nghiệp sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hoá nào đó đặt ở nơi công cộng Khách hàng sau khi bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho ngời mua.

* Bán trả góp:

Theo hình thức này, ngời mua đợc trả tiền mua hàng thành nhiều lần, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thờng doanh nghiệp còn thu thêm ngời mua

một khoản lãi do trả chậm Về thực chất, ngời bán chỉ mất quyền sở hữu khi ng-ời mua thanh toán hết tiền hàng Tuy nhiên, về mặt hạch toán khi giao hàng cho ngời mua, hàng hoá bán trả góp đợc coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu.

1.1.3.3 Phơng thức gửi hàng đại lý hay ký gửi hàng hoá:

Đây là phơng thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng Khi phát sinh nghiệp vụ giao - nhận đại lý thì hai bên phải tiến hành ký kết hợp đồng xác định rõ mặt hàng, giá bán, tỉ lệ hoa hồng, phơng thức thanh toán và trách nhiệm quyền lợi của mỗi bên.

Đối với bên giao đại lý là đơn vị chủ hàng phải tổ chức theo dõi hàng hoá giao cho đại lý theo từng cơ sở từ khi giao đến khi xác định tiêu thụ và sau khi hàng hoá giao đại lý đã tiêu thụ thì phải thanh toán đầy đủ cho bên nhận đại lý tiền hoa hồng.

Đối với bên nhận đại lý, ký gửi là đơn vị cung cấp dịch vụ có trách nhiệm tổ chức quản lý và bán số hàng hoá đã nhận Sau khi bán đợc hàng phải thanh toán đầy đủ tiền hàng bên giao đại lý và đợc hởng tiền hoa hồng tính theo tỉ lệ phần trăm trên giá bán hàng hoá để bù đắp chi phí và hình thành lợi nhuận Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán đợc, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này.

Ngoài các hình thức tiêu thụ trên, những trờng hợp sau cũng đợc coi là hàng bán:

- Hàng hóa xuất để đổi lấy hàng hóa

- Hàng hóa xuất làm quà biếu tặng, chào hàng, quảng cáo.

- Hàng hóa xuất dùng nội bộ phục vụ cho hoạt động kinh doanh nội bộ của doanh nghiệp, trả lơng, thởng cho cán bộ công nhân viên.

1.1.4 Các phơng thức thanh toán:

Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và sự đổi mới của nền kinh tế việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán không còn nhiều nh trớc kia Các doanh nghiệp đã có điều kiện áp dụng nhiều phơng thức thanh toán sao cho có lợi cho doanh nghiệp và cho cả đối tác Việc thanh toán theo hình thức nào tuỳ thuộc vào thoả thuận của hai bên và đợc ghi trên hợp đồng Phơng thức thanh toán thể hiện sự tín nhiệm và hiểu biết lẫn nhau cũng nh vị thế của các doanh nghiệp trên thị trờng.

Tuỳ thuộc vào số lợng hàng hoá mua bán, mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng mà lựa chọn phơng thức thanh toán có lợi nhất.

1.1.4.1 Phơng thức thanh toán bằng tiền mặt.

Đây là phơng thức thanh toán thể hiện quan hệ trực tiếp giữa ngời mua với ngời bán thờng áp dụng đối với bán lẻ hàng hoá, thanh toán giữa các đơn vị cá nhân không mở tài khoản, các đơn vị mở tài khoản nhng khoản thanh toán không đáng kể.

Hiện nay ở Việt Nam đợc sử dụng khá phổ biến Tuy nhiên phơng thức này lộ rõ nhợc điểm đối với những hợp đồng mua bán lớn, đối với đối tác quốc tế Do đó, phơng thức thanh toán không dùng tiền mặt đang dần đợc áp dụng và phát triển.

1.1.4.2 Phơng thức thanh toán không dùng tiền mặt.

Thanh toán không dùng tiền mặt với những u thế của mình có ý nghĩa rất quan trọng đói với cả nền kinh tế quốc dân cũng nh đối với doanh nghiệp Ph-ơng thức thanh toán này cho phép giảm đợc lợng tiền mặt sử dụng trong các quan hệ thanh toán trong nền kinh tế, do đó giảm đợc các chi phí liên quan đến việc in và phát hành tiền mặt, giảm các chi phí liên quan đến việc bảo quản và vận chuyển tiền phục vụ cho các mối quan hệ thanh toán trong nền kinh tế; cho phép kiểm soát đợc dễ dàng hơn tính hợp pháp của các quan hệ thanh toán trong nền kinh tế.

Mặt khác, đối với doanh nghiệp áp dụng phơng thức này làm cho quá trình thanh toán trở nên đơn giản và thuận lợi hơn rất nhiều so với thanh toán bằng tiền mặt.

Tuy vậy thanh toán không dùng tiền mặt cũng có những điểm hạn chế nh thủ tục thanh toán phức tạp, khó áp dụng phổ biến trong dân c

Hiện nay, các phơng thức thanh toán không dùng tiền mặt sau thờng áp dụng:

a Thanh toán bằng séc

Séc thanh toán là một hình thức thanh toán đợc áp dụng phổ biến ở nhiều nớc trên thế giới ở Việt Nam, hình thức thanh toán này đã đợc áp dụng từ những năm 1960 theo NĐ - 04/CP ngày 7/3/1960 ban hành thể lệ thanh toán không dùng tiền mặt qua Ngân hàng nhà nớc, sau này đã đợc sửa đổi bổ sung vào năm 1987 và 1996.

Séc là lệnh chi tiền vô điều kiện của ngời chủ tài khoản yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản của mình một số tiền nhất định để trả cho một ngời thứ ba hoặc theo lệnh của ngời này để trả cho ngời khác hoặc trả cho ngời cầm séc bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản.

Séc đợc lập theo mẫu thống nhất do Ngân hàng kho bạc in ấn và nhợng bán lại cho các đơn vị có nhu cầu sử dụng Séc bao giờ cũng tồn tại dới dạng một văn bản viết.

* Thanh toán bằng séc chuyển khoản

Việc thanh toán bằng séc chuyển khoản có tốc độ thanh toán nhanh, thủ tục đơn giản, đảm bảo quyền chủ động của chủ tài khoản bên mua trong thanh toán Tuy nhiên, chỉ áp dụng thanh toán giữa các đơn vị tổ chức kinh tế có các giao dịch quan hệ thờng xuyên tín nhiệm lẫn nhau do dễ xảy ra tình trạng phát hành séc qua số d và cha thực sự đảm bảo quyền lợi cho ngời bán trong thanh toán.

* Thanh toán bằng séc bảo chi

Séc bảo chi là một tờ séc thông thờng nhng đợc Ngân hàng đảm bảo khả năng thanh toán chi trả của tờ séc bằng cách trích trớc một số tiền tơng ứng với mệnh giá của tờ séc từ tài khoản tiền gửi hoặc tài khoản tiền vay của ngời phát hành để chuyển sang quản lý tại một tài khoản riêng trớc khi séc bảo chi đi vào l-u thông (tên tài khoản là tài khoản tiền gửi đảm bảo thanh toán séc).

Thờng áp dụng thanh toán giữa các đơn vị, tổ chức kinh tế có mối quan hệ giao dịch không thờng xuyên, không tín nhiệm lẫn nhau; đối với các đơn vị kinh tế bị đình chỉ thanh toán bằng séc thông thờng.

Hình thức thanh toán này chấm dứt tình trạng phát hành séc quá số d, trên cơ sở đó đảm bảo quyền lợi séc trong thanh toán Tuy nhiên, tốc độ thanh toán chậm, thủ tục phức tạp, không đảm bảo quyền chủ động của chủ tài khoản bên mua trong thanh toán, có thể xảy ra tình trạng ứ đọng vốn đối với bên mua trong thanh toán.

b Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu

Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu là phơng thức thanh toán trong đó ngời bán, ngời cung cấp sau khi hoàn thành việc cung ứng hàng hoá, dịch vụ cho ng-ời mua theo thoả thuận hoặc hợp đồng thì uỷ thác cho ngân hàng bằng một giấy uỷ nhiệm (giấy uỷ nhiệm thu) để đòi tiền ngời mua trên cơ sở các hoá đơn chứng từ do mình lập ra có ký nhận của bên mua.

Thờng áp dụng thanh toán tiền giữa các đơn vị tổ chức kinh tế có quan hệ giao dịch tín nhiệm lẫn nhau, thanh toán các dịch vụ có tính chất ổn định thờng xuyên giữa ngời cung cấp và các khách hàng.

Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu có tốc độ thanh toán nhanh, thủ tục đơn giản, đảm bảo quyền chủ động của ngời bán trong thanh toán Tuy nhiên không thực sự đảm bảo quyền lợi cho ngời bán, ngời cung cấp trong trờng hợp tình hình tài chính của ngời mua gặp khó khăn.

c Thanh toán bằng th tín dụng ( L/C )

Phơng thức thanh toán bằng th tín dụng là một sự thoả thuận trong đó ngân hàng phục vụ ngời bán theo yêu cầu của ngân hàng phục vụ ngời mua tiến hành trả tiền cho ngời bán về trị giá hàng hoá đã chuyển giao hoặc dịch vụ đã cung ứng của ngời bán cho ngời mua theo hợp đồng Nếu ngời bán xuất trình

cho ngân hàng đầy đủ các hoá đơn chứng từ hợp lệ có ký nhận của bên mua trong thời hạn quy định.

Thờng áp dụng thanh toán giữa các đơn vị, tổ chức kinh tế có quan hệ giao dịch không thờng xuyên, không tín nhiệm lẫn nhau, đối với các tổ chức đã bị kỷ luật thanh toán

Phơng thức này đảmbảo quyền lợi cho tất cả các bên tham gia thanh toán (An toàn hàng hoá cho ngời bán, an toàn tiền vốn cho ngời mua) Tuy nhiên tốc độ thanh toán chậm, thủ tục phức tạp, không đảm bảo quyền chủ động của bên mua trong thanh toán, có thể xảy ra tình trạng ứ động vốn đối với bên mua.

ở Việt Nam hiện nay, phơng thức này chủ yếu sử dụng trong giao dịch quốc tế, trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.

d Thanh toán bằng thẻ thanh toán

Thẻ thanh toán cũng nh thẻ tín dụng là một phơng tiện thanh toán hiện đại và tiện dụng đợc áp dụng phổ biến ở nhiều nớc trên thế giới, tuy nhiên ở nớc ta do điều kiện hệ thống thông tin giao dịch trong ngân hàng và giữa các ngân hàng với các doanh nghiệp cha đợc nối mạng nên việc thanh toán còn nhiều hạn chế đặc biệt là thủ tục thanh toán phức tạp hơn rất nhiều so với các nớc khác trên thế giới Nhng trong tơng lai không xa phơng thức thanh toán này sẽ phát triển rộng rãi ở Việt Nam.

1.1.4.3 Thanh toán dới hình thức đổi hàng

Doanh nghiệp dùng hàng hoá để trao đổi lấy hàng hoá khi hàng hoá xuất ra và hàng hoá nhận về không giống nhu về bản chất đây là một giao dịch tạo ra doanh thu do đó hàng xuất ra đợc coi là hàng bán và tính vào doanh thu của DN.

1.1.5 Phơng pháp xác định giá vốn của hàng xuất bán:

Giá vốn hàng bán phản ánh giá trị gốc của hàng hoá đã thực sự tiêu thụ

trong kỳ, ý nghĩa của giá vốn hàng bán chỉ đợc sử dụng khi xuất kho hàng bán

và tiêu thụ Khi hàng hoá đã tiêu thụ và đợc phép xác định doanh thu thì đồng thời giá trị hàng xuất kho cũng đợc phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó doanh nghiệp xác định đúng kết quả kinh doanh.Và đối với các doanh nghiệp thơng mại thì còn giúp cho các nhà quản lý đánh giá đợc khâu mua hàng có hiệu quả hay không để từ đó tiết kiệm chi phí thu mua Trong kỳ hạch toán, hàng hóa đợc nhập kho nhiều lần với những điều kiện khác nhau nên khi xuất bán doanh nghiệp phải hạch toán hàng xuất kho theo một phơng pháp nhất định Tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh thực tế và yêu cầu quản lý, mỗi doanh nghiệp tự có phơng hớng để chọn đợc cho mình một trong những ph-ơng pháp tính giá vốn của hàng bán trong kỳ.

1.1.5.1 Phơng pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế của hàng xuất kho trong kỳ đợc tính Khi sử dụng giá đơn vị bình quân, có thể sử dụng dới 3 dạng:

- Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Giá này đợc xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán nên có thể ảnh hởng đến công tác quyết toán - Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc hay đầu kỳ này: Trị giá thực tế của hàng xuất dùng kỳ này sẽ tính theo giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc.Phơng pháp này đơn giản dễ làm, đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán, mặc dù độ chính xác cha cao vì không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này.

Giá đơn vị bình quân

Giá thực tế hàng tồn cuối kỳ trớc Số lợng hàng tồn cuối kỳ trớc

- Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Phơng pháp này vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán, vừa phản ánh đợc tình hình biến động của giá cả Tuy nhiên khối lợng tính toán lớn bởi vì cứ sau mỗi lần nhập kho, kế toán lại phải tiến hành tính toán

Theo phơng pháp này, giả định rằng số hàng nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số hàng nhập trớc thì mới xuất số nhập sau theo giá thực tế của số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của hàng mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế của hàng xuất trớc và do vậy giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số hàng mua vào sau cùng Phơng pháp này số liệu phản ánh kịp thời, thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm.

1.1.5.3 Phơng pháp nhập sau – xuất tr xuất trớc (LIFO):

Phơng pháp này giả định những hàng mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc.

1.1.5.4 Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Theo phơng pháp này thì giá vốn của hàng hoá thuộc lần mua nào thì lấy giá mua đó để tính giá vốn hàng bán.

Phơng pháp này đảm bảo tính chính xác tuyệt đối do đó thờng đợc áp dụng đối với những loại hàng hoá có giá trị cao.

Tuy nhiên, để áp dụng phơng pháp này đòi hỏi phải có điều kiện sau: + Về phơng diện kế toán: phải theo dõi chi tiết theo từng mặt hàng từ khi mua đến khi xuất bán.

+ Về phơng diện tổ chức bảo quản: cần tổ chức bảo quản theo từng lần mua từ khi mua đến khi bán

Trong đơn vị kinh doanh thơng mại để xác định trị giá vốn của hàng hóa xuất bán trong kỳ, kế toán còn phải tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho số hàng đã bán và số hàng tồn cuối kỳ Chi phí mua hàng là các khoản chi tiêu cần thiết để doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ mua hàng và dự trữ kho hàng nh: chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng, chi phí kho bãi chứa đựng trung gian; lệ phí cầu, đờng, phà phát sinh khi mua hàng; chi phí hoa hồng môi giới; hao hụt trong định mức phát sinh trong quá trình mua hàng hóa.

Công thức phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ:

Sau khi xác định trị giá xuất của hàng bán ra trong kỳ và phân bổ chi phí thu mua phát sinh trong kỳ thì ta mới xác định đợc tổng trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ theo công thức sau:

Trị giá vốn thực tế Trị giá thực tế Chi phí thu mua phân hàng xuất bán = mua vào của hàng + bổ cho hàng xuất trong kỳ xuất bán trong kỳ bán trong kỳ

1.2 Nội dung kế toán bán hàng:

1.2.1 Chứng từ kế toán:

Mọi trờng hợp bán hàng đều phải có đầy đủ chứng từ để làm cơ sở ghi sổ kế toán và tùy theo phơng thức ban hàng màkế toán hạch toán bán hàng sẽ sử dụng những chứng từ kế toán sau:

- Hoá đơn GTGT

- Hóa đơn bán hàng thông thờng

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất kho kiêm hàng gửi bán đại lý

- Báo cáo bán hàng

- Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ - Biên bản thừa thiếu hàng hoá

- Biên bản về giảm giá, hàng không đúng hợp đồng bị trả lại - Thẻ quầy hàng

- Giấy nộp tiền

- Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, bảng kê nộp séc

1.2.2 Tài khoản sử dụng:

Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến hạch toán bán hàng, kế toán sử dụng một số tài khoản sau:

* Tài khoản 156 - hàng hóa

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế hàng hóa tại kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, quầy, từng loại, nhóm hàng hóa

Tài khoản 156 - Trị giá mua của hàng hóa nhập kho

- Trị giá hàng thuê gia công, chế biến nhập kho

- Trị giá hàng hóa bị ngời mua trả lại nhập vào kho

- Trị giá hàng hóa phát hiện thừa nhập kho - Giá trị hàng hóa tồn cuối kỳ đợc kết chuyển từ TK 611 (KKĐK)

- Chi phí thu mua hàng hóa

- Trị giá hàng hóa xuất kho trong kỳ - Giảm giá hàng mua đợc hởng - Chiết khấu thơng mại đợc hởng - Trị giá hàng hóa thiếu hụt

- Trị giá hàng tồn đầu kỳkết chuyển sang TK 611 (KKĐK)

Nợ: Trị giá của hàng tồn kho

Tài khoản 156 đợc chi tiết thành: 1561: Giá mua hàng hóa

1562: Chi phí thu mua hàng hóa 1567: Hàng hóa bất động sản

* Tài khoản 157 - hàng gửi bán

Tài khoản này phản ánh trị giá thực tế của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý cha đợc chấp nhận TK này đợc mở chi tiết theo từng loại hàng, từng lần gửi bán kể từ khio gửi đến khi đợc chấp nhận thanh toán.

TK 157

- Trị giá thực tế hàng gửi cho khách - Trị giá hàng hóa, dịch vụ đã đợc

hàng hoặc gửi bán đại lý, ký gửi - Kết chuyển cuối kỳ trị giá hàng hóa gửi đi bán cha đợc khách hàng chấp nhận thanh toán (KKĐK)

khách hàng thanh toán hoặc đã đợc chấp nhận thanh toán

- Kết chuyển đầu kỳ trị giá hàng hóa đã gửi đi bán chua đợc khách hàng chấp nhận thanh toán (KKĐK)

- Trị giá hàng hóa đã gửi đi bán bị

* TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp theo hóa đơn và các chỉ tiêu liên quan đến các khoản giảm - Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911" Xác định kết quả kinh doanh".

- DT bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ của DN thực hiện trong kỳ kế toán.

Tài khoản 511 không có số d và đợc chi tiết thành 5 TK cấp 2: + TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa

+ TK 5112 - Doanh thu bán các sản phẩm + TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5114 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá

+ TK 5117 - Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu t.

* TK 512 - Doanh thu nội bộ

TK này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty.

TK 512 - Trị giá hàng hóa bán đi bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận trên khối lợng sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ nội bộ kết chuyển cuối kỳ - Số thuế TTĐB phải nộp của số sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ nội bộ - Kết chuyển doanh thu tiêu thụ nội bộ thuần vào TK 911 " Xác định kết quả kinh doanh"

- Tổng số doanh thu bán hàng nội bộ của đơn vị thực hiện trong kỳ kế toán.

TK 512 không có số d và đợc chi tiết thành 3 TK cấp 2: + TK 5121 - Doanh thu bán hàng hóa

+ TK 5122 - Doanh thu bán các thành phẩm + TK 5123 - Doanh thu cung cấp dịch vụ.

* TK 521 - Chiết khấu thơng mại

TK này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thơng mại và doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngời mua hàng do việc ngời mua hàng đã mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lợng lớn theo thỏa thuận về CKTM đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng.

TK 521 - Số CKTM đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng.

- Kết chuyển toàn bộ số CKTM sang TK 511 " Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ" để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán.

TK 521 không có số d và đợc chi tiết thành 3 TK cấp 2: + TK 5211 - CK hàng hóa

+ TK 5212 - CK thành phẩm + TK 5213 - CK dịch vụ

* TK 531 - Hàng bán bị trả lại

TK này dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân nh: vi phạm cam kết,vi phạm hợp đồng, hàng bị mất, kém phẩm chấ, không đúng chủng loại, quy cách.

Trị giá hàng bán bị trả lại phản náh trên TK này sẽ điều chỉnh DTBH thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính doanh thu thuần của khối lợng sản phẩm, hàng hóa đã bán ra trong kỳ kế toán.

TK 531 - Trị giá hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho ngời mua hoặc tính trừ vào

TK này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán Đó là khoản giảm trừ đợc ngời bán chấp nhận trên giá bán đã đợc thỏa thuận cho số hàng hóa đã bán vì lý do hàng bán kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế.

TK 532 - Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho ngời mua hàng.

- Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá

TK này dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ.

- Chi phí thu mua hàng hóa phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ.

- Trị giá mua hàng của số hàng bán bị ngời mua trả lại.

TK 632 không có số d.

* TK 131 - Phải thu của khách hàng

TK này dùng để phản ánh khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán hàng hóa, dịch vụ.

TK 131 - Số tiền phải thu của khách hàng từ

việc bán hàng hóa, dịch vụ - Số tiền thừa trả lại cho khách

- Số tiền khách hàng đã thanh toán về việc mua hàng hóa, dịch vụ.

- Số tiền đã nhận ứng trớc, trả trớc của khách hàng.

- Các khoản giảm giá, CKTT cho khách hàng sau khi đã giao hàng - DT của số hàng đã bán bị ngời mua

- Ngoài ra công tác kế toán bán hàng còn sử dụng một số TK: TK 111 "Tiền mặt", TK 112 " TGNH", TK 003 " Hàng hóa nhận bán hộ, ký gửi hàng hóa".

1.2.3 Trình tự hạch toán kế toán bán hàng:

1.2.3.1 Hạch toán kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp hạch toánhàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

* Hạch toán kế toán bán hàng trong các DN tính thuế GTGT theo

TK 1561 TK 632 TK 911TK 511TK 111,112,131TK 157 TK 521,531,532 TK 3331

göi b¸n hµng b¸nGVHB gi¶m trõ ®Çu ra

ThuÕ GTGT K/c K/c c¸c kho¶n ThuÕ GTGT ®Çu vµo GVHB gi¶m trõ ®Çu ra

TK 333(2,3)

Sơ đồ 1.5: Phơng thức bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thứcchuyển hàng không tham gia thanh toán

Thuế GTGT Thuế GTGTphải nộp đầu vào

Hoa hồng môi giớiChi phí môi giớiđợc hởng

Sơ đồ 1.6: Phơng thức bán hàng đại lý

Tại đơn vị giao đại lý

TK 1561TK 632TK 911TK 511TK 111,112… nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá.TK 641

K/c doanhDoanh thu bán

thuế GTGT

khấu trừ

Tại đơn vị nhận đại lý

TK 003

K/c doanh thu thuầnphải nộp Số tiền bán hàng phải trảcho bên giao đại lýHoa hồng đại lý

đợc hởngTK 111, 112

Thanh toán tiền hàngcho bên giao đại lý

Sơ đồ 1.7: Phơng thức bán hàng trả góp

K/c doanh thu thuầnDoanh thu tính theo

thu h/đTiền lãiLãi suất hàng tài chínhnhận đợctrả chậm

* Hạch toán kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp tính thuếGTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT

Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì phơng pháp hạch toán nghiệp vụ bán hàng tơng tự nh doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Nhng ở đây có sự khác biệt là DTBH và CCDV

là DT bao gồm cả thuế GTGT đầu ra phải nộp Số thuế GTGT đầu ra phải nộp đ-ợc hạch toán nh một khoản giảm trừ DT và đđ-ợc ghi bằng bút toán sau:

Nợ TK 511 - DTBH và CCDV

Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp

1.2.3.2 Hạch toán kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKĐK:

Phơng pháp KKĐK là phơng pháp căn cứ vào kết quả thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ của hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa đã xuất dùng trong kỳ:

Theo phơng pháp này, kế toán dùng TK 611 "Mua hàng" để theo dõi và phản ánh giá trị hàng hóa mua vào và xuất bán trong kỳ, còn các tài khoản hàng tồn kho chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ.

TK 611 - Trị giá thực tế hàng hóa mua vào

trong kỳ, hàng hóa đã bán bị trả lại - Kết chuyển giá trị thực tế hàng hóa tồn kho đầu kỳ từ các TK 151, 156, 157 sang

- Trị giá thực tế hàng hóa xuất sử dụng trong kỳ hoặc trị giá thực tế hàng hóa xuất bán.

- Trị giá hàng hóa mua vào trả lại cho ngời bán hoặc đợc giảm giá.

- Kết chuyển trị giá thực tế hàng hóa tồn kho cuối kỳ về các TK 151, 156, 157.

Sơ đồ 1.8: Hạch toán tổng hợp kế toán bán hàng theo phơng pháp KKĐK

K/c trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

TK 1562 Phân bổ chi TK 521,531,532 phí mua hàng

K/c chi phí thu

1.3 Nội dung kế toán chi phí bán hàng:

1.3.1 Khái niệm chi phí bán hàng:

Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nh chi phí giao hàng, giao dịch, bảo hành sản phẩm, hàng hóa, hoa hồng bán hàng, lơng nhân viên bán hnàg và các chi phí gắn liền với kho bảo quản sản phẩm, hàng hóa.

Theo quy định hiện hành chi phí bán hàng bao gồm:

+ Chi phí nhân viên: phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa bao gồm tiền lơng, tiền ăn giữa ca, tiền công, phụ cấp và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định.

+ Chi phí vật liệu, bao bì: phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ hàng hóa nh chi phí vật liệu đóng gói, nhiên liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ của doanh nghiệp.

+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng: phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa nh dụng cụ đo lờng, phơng tiện tính toán, ph-ơng tiện làm việc.

+ Chi phí khấu hao TSCĐ: phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bảo hành nh nhà kho, cửa hàng, bên bãi, phơng tiện bốc dỡ, vận chuyển, phơng tiện tính toán, đo lờng, kiểm nghiệm chất lợng.

+ Chi phí bảo hành: dùng để phản ánh khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian quy định về bảo hành.

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh các chi phí mua ngoài phục vụ cho bán hàng nh chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa đi tiêu thụ, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu.

+ Chi phí bằng tiền khác: phản ánh các chi phí phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên nh chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh thơng mại trờng hợp có dự trữ hàng hóa biến động giữa các kỳthì phải phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tồn cuối kỳ,

tức là kết chuyển một phần chi phí bán hàng thành " chi phí chờ kết chuyển" và một phần chi phí bán hàng còn lại cần phân bổ cho hàng đợc bán ra trong kỳ để xác định kết quả bán hàng.

1.3.2 Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng TK 641 "Chi phí bán hàng" để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm,hàng hóa, dịch vụ và kết chuyển các khoản chi phí đó vào cuối kỳ để tính ra kết quả bán hàng.

TK 641 không có số d và có kết cấu nh sau: TK 641 - Tập hợp chi phí liên quan đến quá

trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa,

+ TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì + TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng + TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ

TK 334TK 641 TK 111,112… nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá.Lơng phải trả choCác khoản ghi giảm

nhân viên bán hàngchi phí bán hàng (nếu có )

Chi phí vật liệu, dụng cụ phụcK/c chi phí bán hàngvụ cho quá trình bán hàng

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý DN, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung của toàn DN.

Theo quy định hiện hành, CPQL DN bao gồm:

+ Chi phí nhân viên quản lý: phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ quản lý DN, chi phí về lơng nhân viên bộ phận QL DN, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định của ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của DN.

+ Chi phí vật liệu quản lý: phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý DN, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, CCDC.

+ Chi phí vật liệu đồ dùng văn phòng: phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý.

+ Chi phí khấu hao TSCĐ: phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho DN nh nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phơng tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng cho văn phòng.

+ Thuế, phí và lệ phí: phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí nh thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí, lệ phí khác.

+ Chi phí dự phòng: phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất của DN.

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho văn phòng của DN; các khoản chi mua và chi sử dụng các tài liệu kỹ thuật; bằng sáng chế, giấy phép chuyển giao công nghệ; nhãn hiệu thơng mại (không thuộc TSCĐ) đợc tính theo phơng pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý DN; tiền thuê TSCĐ của DN.

+ Chi phí bằng tiền khác: phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của DN ngoài các chi phí đã kể trên nh chi phí hội nghị tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ.

Đối với DN kinh doanh thơng mại trờng hợp có dự trữ hàng hóa biến động giữa các kỳ thì phải phân bổ CPQLDN cho hàng tồn cuối kỳ, tức là kết chuyển một phần CPQLDN thành " chi phí chờ kết chuyển" và một phần CPQLDN còn lại cần phân bổ cho hàng đợc bán ra trong kỳ để xác định kết quả bán hàng.

1.4.2.Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng TK 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" để phản ánh các chi phí quản lý chung của DN.

TK 642 không có số d và đợc chi tiết thành 8 TK cấp 2: + TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý

+ TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý

+ TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác.

1.4.3 Trình tự hạch toán:

Về cơ bản việc hạch toán CPQLDN cũng tơng tự nh hạch toán chi phí bán hàng Quá trình tập hợp và kết chuyển CPQLDN đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.10: trình tự hạch toán CPQLDN

TK 334,338TK 642 TK 111,112… nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá.Chi phí nhân viênCác khoản ghi giảm

quản lý doanh nghiệpchi phí quản lý

Chi phí liên quan khác

Bất kỳ một DN nàotrong nền kinh tế thị trờng khi tiến hành hoạt động kinh doanh đều quan tâm đến kết quả bán hàng vì nó thể hiện kết quả kinh doanh trong một thời kỳ, giai đoạn của DN.

Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa doanh thu bán hàng thuần và trị giá vốn hàng bán , chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Các khoản giảm trừ DT bao gồm: CKTM, GGHB, HBBTL, thuế TTĐB, Thuế XK, thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp phải nộp.

1.5.3 Tài khoản sử dụng:

Để xác định kết quả bán hàng, kế toán sử dụng: + TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

+ TK 421 - Lợi nhuận cha phân phối.

* TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh

TK này dùng để xác định kết quả của toàn bộ hoạt động trong kỳ Kết quả hoạt động của DN đợc phản ánh trên TK 911 bao gồm: kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác Song, trong luận văn này chỉ xét đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Kết chuyển chi phí thuế thu nhập DN - Lãi sau thuế thu nhập.

- Kết chuyển doanh thu thuần

- Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính - Kết chuyển thu nhập thuần khác

- Kết chuyển kết quả lỗ từ các hoạt động.

* TK 421 - Lợi nhuận cha phân phối

TK này dùng để phản ánh kết quả lãi, lỗ từ hoạt động KD và tình hình phân phối kết quả hoạt động kinh doanh của DN trong một kỳ hạch toán.

TK 421 có kết cấu nh sau:

TK 421 - Số lỗ về hoạt động KD

- Trích lập các quỹ

- Chia lợi nhuận cho các bên tham gia liên doanh, cho các cổ đông.

- Bổ sung nguồn vốn KD - Nộp lợi nhuận lên cấp trên.

- Số lợi nhuận thực tế của hoạt động KD của DN trong kỳ

- Số lợi nhuận cấp dới nộp lên, số lỗ của cấp dới đợc cấp trên bù

- Xử lý số lỗ về hoạt động KD.

Nợ: Số lỗ hoạt động KD cha xử lýD Có: Số lợi nhuận cha phân phối

hoặc cha sử dụng.

TK 421 đợc chi tiết thành 2 TK cấp 2: + TK 4211 - Lợi nhuận năm trớc + TK 4212 - Lợi nhuận năm nay

1.5.4 Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng:

Sơ đồ 1.11: Trình tự hạch toán kết quả bán hàng:

1.6 Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong công tác kế toán bán hàng và xácđịnh kết quả bán hàng:

Tuỳ theo quy mô, điều kiện hoạt động và hình thức kế toán DN áp dụng mà kế toán lựa chọn các hình thức sổ kế toán sao cho phù hợp với DN của mình Tổ chức sổ kế toán về thực chất là việc kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của từng DN DN có thể áp dụng một

Sơ đồ 1.12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái

Chứng từ kế toán

Sổ, thẻ kế toán chi tiếtBảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại

Báo cáo tài chính

1.6.4 Hình thức Chứng từ ghi sổ:

Sơ đồ 1.15: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

Trong chơng 1 chúng ta đã nghiên cứu đầy đủ những lý luận cơ bản về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, trong đó đã thể hiện khá rõnhững đặc điểm cũng nh nội dung và phơng pháp xác định đợc kết quả bán hàng Đó là tiền đề để em đi sâu vào nghiên cứu đề tài luận văn này Với tình hình thực tế cụ thể, mỗi một DN sẽ phải tự biết cách sắp xếp, tổ chức công ty của mình và lựa chọn đợc những phơng pháp tổ chức công việc cụ thể Đứng trớc những khó khăn, thử thách trong môi trờng cạnh tranh gay gắt của thị tr-ờng, công ty KD than Thanh Hoá cũng nh các công ty KD thơng mại khác đã lựa chọn cho mình đợc mô hình công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nh thế nào để có thể đạt đợc mục đích tối đa hoá lợi nhuận? Chúng ta hãy theo dõi tiếp chơng 2: " Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty KD than Thanh Hoá" để xem cách tổ chức có khoa

Chơng II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng vàxác định kết quả bán hàng tại công ty KD than

Thanh Hoá

2.1 Tổng quan về công ty:

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty qua các thời kỳ:

Công ty KD than Thanh Hóa là một đơn vị thành viên của Công ty Chế biến và kinh doanh than Miền Bắc - Thuộc Tổng công ty than Việt Nam (Nay là tập đoàn than và khoáng sản Việt Nam ) là một Doanh nghiệp Trung ơng đóng trên địa bàn địa phơng Công ty KD than Thanh Hóa đợc thành lập theo quyết định số 168 ngày 01/ 7/ 1976 của Bộ điện và than nay là Bộ Công nghiệp.

Công ty KD than Thanh Hoá có trụ sở đặt tại: Số 75 Quang Trung - ph-ờng Ngọc Trạo - thành phố Thanh Hóa.

Công ty KD than Thanh Hoá là một tổ chức kinh doanh có t cách pháp nhân, có trụ sở , có con dấu riêng, có tài khoản theo qui định của nhà n ớc Mọi hoạt động kinh doanh của Công ty đều chịu sự chỉ đạo và hớng dẫn của Tập đoàn than khoáng sản Việt Nam.

Mã số thuế của Công ty: 0100100689007-1

Từ năm 1976 đến nay quá trình phát triển của Công ty chia làm 3 thời kỳ: - Thời kỳ 1976 - 1990 đây là thời kỳ hoạt động theo cơ chế bao cấp - Thời kỳ 1991 - 1995 đây là thời kỳ cải cách, cả nớc vào hoạt động theo cơ chế thị trờng định hớng XHCN

- Thời kỳ 1996 - 2009 Công ty KD than Thanh Hoá trực thuộc Tổng công ty than hoạt động theo mô hình “ Tổng công ty 90”, Công ty đã từng bớc ổn định, tháo dần đợc những khó khăn và chủ động tìm kiếm, mở rộng thị trờng tiêu thụ than Từ những kinh nghiệm đã có trên thị trờng, Công ty đã tìm cho mình hớng đi vững chắc hơn, ngày càng phát triển hơn.

* Mặt hàng sản xuất và kinh doanh:

- Kinh doanh, chế biến và xuất khẩu than các loại

- Kinh doanh vận tải đờng thuỷ, đờng bộ, bốc xếp hàng hoá - Kinh doanh khách sạn, du lịch.

- Kinh doanh cho thuê thiết bị, nhà xởng, kho bãi, bến cảng - Kinh doanh xuất nhập khẩu vật t thiết bị.

* Thị tr ờng tiêu thụ :

Để cùng hoà nhập với sự chuyển đổi của cơ chế quản lý kinh tế mới của Nhà nớc, Công ty đã bắt tay vào hoạt động kinh doanh theo cơ chế mới Từ khi không còn cơ chế phân phối than theo kế hoạch của Nhà nớc, mà Công ty phải tự tìm kiếm thị trờng, ký kết các hợp đồng kinh tế mua và bán than với ngời cung cấp, ngời tiêu thụ và ngời tiêu dùng trực tiếp Cũng từ đó, Công ty mới thực sự đối mặt với thị trờng và phải cạnh tranh quyết liệt với các hộ cá nhân, tập thể khác nhau cùng tham gia kinh doanh than trên thị trờng Thị trờng đầu ra của Công ty theo sự phân công thị trờng của Công ty CP KD Than Miền Bắc là toàn bộ nhu cầu than sản xuất, than cho chất đối sinh hoạt trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá và các vùng lân cận.

Đối với Công ty, hiện nay thị trờng Thanh Hoá vẫn là khu vực chiếm tỷ trọng tiêu thụ lớn nhất, sỡ dĩ nh vậy là vì Thanh Hoá là tỉnh có dân số đông nên mức tiêu thụ than sinh hoạt lớn, nền Công nghiệp đang trên đà phát triển và mở rộng với các nhà máy xí nghiệp tiêu thụ than nh: Công ty CP Mía đờng Lam Sơn, Công ty Bia Thanh Hoá, Công ty CP Giấy Lam Sơn, XN gạch tuynen K2,

Qua bảng phản ánh tốc độ phát triển của đơn vị qua 3 năm ta thấy những kết quả đạt đợc trong 3 năm qua, năm sau cao hơn năm trớc, công tác khoán -quản thực hiện có hiệu quả, lãi đợc tăng dần Trong kinh doanh thì việc phải hoàn thành nhiệm vụ cấp trên giao, kinh doanh có hiệu quả, đồng thời bảo toàn đợc nguồn vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách với Nhà nớc là nhiệm vụ quan trọng Tuy nhiên hiệu quả kinh doanh còn thấp, do vậy Công ty cần cơ chế chính sách phù hợp hơn trong công tác quản lý, tiêu thụ hàng hoá nhằm tăng sản lợng bán ra để tăng hiệu quả kinh doanh Song việc quan tâm đến đời sống của CBCNV cũng là một nhiệm vụ mà Công ty luôn xác định là phải đảm bảo công ăn việc làm và nâng dần thu nhập cho CBCNV Công ty đã ban hành quy chế trả lơng kịp thời và phù hợp theo nguyên tắc trả lơng theo hiệu quả kinh

doanh có tỷ lệ khuyến khích cho những cá nhân, tập thể có thành tích vợt mức giao - khoán Do vậy, mức lơng bình quân tháng của CBCNV hằng năm đợc nâng lên, năm sau cao hơn năm trớc, đời sống của CBNCV đợc ổn định và đợc nâng cao.

2.1.1.2 Thuận lợi, khó khăn của đơn vị:

* Thuận lợi:

- Do là đơn vị thành viên của công ty chế biến và kinh doanh than miền bắc thuộc tập đoàn than và khoáng sản Việt Nam nên đợc sự giúp đỡ tạo điều kiện về cán bộ nhân lực, nguồn vốn khi gặp khó khăn.

- Tập thể cán bộ công nhân viên chức có tay nghề cao,đoàn kết nhất trí Hơn nữa đợc sụ giúp đỡ của tỉnh tạo điều kiện để doanh nghiệp phát triển trên địa bàn tỉnh.

* Khó khăn:

Do sức cạnh tranh của Công ty còn bộc lộ những điểm yếu so với các đơn vị cùng kinh doanh than trên thị trờng, nên Công ty đã bị đối thủ cạnh tranh thu hút một số khách hàng có tiêu dùng số lợng than đáng kể: XN Gạch tuynen Đông Hơng, XN Gạch K2 Đông Văn, Công ty CP Bia Thanh Hoá

Đôi khi Công ty giao cho khách hàng than vẫn không đảm bảo chất lợng theo yêu cầu của họ nh ghi trong hợp đồng Do vậy, Công ty đã phần nào để mất uy tín của mình dẫn đến một số khách hàng giảm số lợng mua than của Công ty, hoặc thậm chí là không còn mua than của Công ty nữa.

Trong quá tình nghiên cứu và tìm kiếm thị trờng, Công ty vẫn cha xây dựng đ-ợc vững chắc mối liên hệ mật thiết với khách hàng Phòng Kinh doanh cha có bộ phận Maketting nên cha phát huy đợc hết vai trò, chức năng của mình trong công tác tiêu thụ than Công tác quảng cáo, chào hàng và hỗ trợ tiêu thụ than ở Công ty còn ch-a đợc quch-an tâm đúng mức, thực hiện còn phiến diện nên chch-a phát huy đợc vch-ai trò tích cực trong việc đẩy mạnh công tác tiêu thụ than của mình.

Giá bán than của Công ty hiện nay cha có sức cạnh tranh, chi phí vận chuyển và các chi phí phát sinh khác trong khâu tiêu thụ than còn quá cao, do đó đã làm đội giá than lên cao hơn giá bán của các đối thủ cạnh tranh khác Chính sách giá và phơng thức thanh toán của Công ty còn cha linh hoạt, do vậy còn cha thu hút đợc khách hàng và cha khuyến khích đợc khách hàng mua than của Công ty với khối lợng lớn, hợp đồng ổn định lâu dài cũng nh khách hàng mới.

Những năm gần đây, Nhà nớc và các cơ quan quản lý cha chặt chẽ việc kinh doanh than trên thị trờng của các tổ chức, cá nhân kinh doanh than Do đó, trong kinh doanh thơng mại về than thì nhiều t nhân buôn bán than có thể trốn lậu thuế, làm ăn gian dối về số lợng ở mọi nơi, mọi chỗ đã gây không ít khó khăn cho các đơn vị có chức năng kinh doanh than nh Công ty KD Than Thanh Hoá trong công tác tiêu thụ than trên địa bàn.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

Tổ chức bộ máy quản lý cán bộ có vai trò rất quan trọng ,ảnh hởng tới kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Bộ máy quản lý tốt sẽ điều hành công ty đi đúng h-ớng và không ngừng phát triển Một bộ máy quản lý khoa học gọn nhẹ đã góp phần không nhỏ vào những kết quả đã đạt đợc của công ty trong những năm qua.

Bộ máy quản lý của công ty tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng Tức là các phòng ban các trạm khác nhau thực hiện mệnh lệnh của giám đốc Từ đó làm rõ đợc chức năng nhiệm cụ của từng phòng ban Các phòng ban trong công ty có mối quan hệ hỗ trợ giúp đỡ nhau.

2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý:

* Giám đốc: là ngời đứng đầu Công ty, có quyền ra quyết định chỉ đạo toàn

bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Trong quá trình quyết định, Giám đốc đợc sự trợ giúp tham mu của các phòng chức năng: phòng Kinh doanh, phòng Tổ chức hành chính, phòng Kế toán thống kê và các chuyên viên kinh tế, tài chính, kỹ thuật, luật pháp để đa ra các quyết định đúng và kịp thời.

*Phó Giám đốc: Là ngời giúp Giám đốc điều hành Công ty theo sự phân

công của Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về nhiệm vụ và quyền hạn đợc phân công giải quyết và uỷ quyền.

Các phòng nghiệp vụ của Công ty có chức năng nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc trong phạm vi chuyên môn, hớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra nghiệm vụ chuyên môn đối với các đơn vị trực thuộc Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về các công việc đợc giao Các phòng chức năng không có quyền ra mệnh lệnh cho các đơn vị trong Công ty mà toàn bộ những đề xuất của các

phòng chức năng đều thông qua Giám đốc Giám đốc là ngời xem xét và biến chúng thành mệnh lệnh, nếu Giám đốc thấy phù hợp và mệnh lệnh này đợc truyền đạt từ trên xuống theo tuyến đã định.

*Phòng Kinh doanh: Phụ trách việc lập và theo dõi tình hình thực hiện kế

hoạch sản xuất kinh doanh của toàn Công ty và các đơn vị trực thuộc Phòng Kinh doanh trực tiếp liên hệ với các đơn vị trực thuộc Công ty, lấy và tổng hợp số liệu để báo cáo Giám đốc, giúp Giám đốc nắm đợc tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn Công ty.

*Phòng Tổ chức hành chính: Phụ trách việc quản lý công tác tổ chức lao

động, tiền lơng ở Công ty và các đơn vị, theo dõi về cơ cấu, trình độ của CBCNV, theo dõi và hớng dẫn về quỹ tiền lơng và phân phối quỹ tiền lơng đó ở đơn vị Đồng thời phòng này cũng theo dõi và phụ trách công tác đào tạo, bồi dỡng và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ CBCNV toàn Công ty.

*Phòng Kế toán thống kê: Phụ trách và theo dõi toàn bộ tình hình tài chính, kế

toán của Công ty Hàng tháng quyết toán công tác tài chính đối với từng Trạm về toàn bộ số mua, bán, chi phí và kết quả kinh doanh, các vấn đề tài chính khác của toàn Công ty nh lập báo cáo quyết toán để báo cáo lên cấp trên, quyết toán với cơ quan thuế địa phơng, thực hiện thu nộp các khoản nghĩa vụ với Nhà nớc, cấp trên

*Các Trạm trực thuộc: Có trách nhiệm tiếp nhận và tổ chức thực hiện kế

hoạch sản xuất kinh doanh mà Công ty giao cho, quản lý tốt các kho than và con ngời, tài sản khác Đồng thời, trong cơ chế thị trờng này thì các Trạm đều phải là những ngời trực tiếp tham gia vào công tác tiêu thụ sản phẩm, phải tiếp cận thị tr-ờng, với khách hành mua và bán, vận tải, bốc xếp Từ đó, chính nơi này là điểm quan trọng cho công tác kinh doanh cần chú trọng quan tâm về các mặt nh: con ngời, vật chất và tính pháp luật trong kinh doanh Mối quan hệ giữa Công ty và Trạm là mối quan hệ cấp trên và cấp dới, toàn bộ mọi hoạt động của các Trạm đều phải phù hợp trong khuôn khổ các quy định của Công ty.

Mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý: mỗi bộ phận làm việc độc lập theo chức năng nhệm vụ của phòng ban mình Các phòng ban kết hợp cùng nhau đẻ xây dựng các kế hoạch năm,tháng,quý và đôn đốc, chỉ đạo các trạm làm đúng nhiệm vụ của mình Các phòng ban nếu cần số liệu các phòng còn lại phải cung cấp, phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để kinh doanh, tiêu thụ và chiến lợc phát triển của doanh nghiệp.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức hệ thống sản xuất, quy trình công

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống KD:

* Ban giám đốc:

- Giám đốc phụ trách chung

- Phó giám đốc phụ trách mảng kinh doanh.

* Bộ phận đầu nguồn: Trực tiếp chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc và

các phong ban Khi phòng kế hoạch có nhu cầu lấy hàng tại mỏ đa về các trạm của công ty để tiêu thụ thì bộ phận này có nhiệm vụ phối hợp cùng các đơn vị đầu nguồn thuộc tập đoàn than khoáng sản Việt Nam để đảm bảo các thủ tục cho phơng tiện vận chuyển trở hàng về các điểm tiêu thụ của công ty than Thanh Hoá đảm bảo về số lợng và chất lợng theo quy định của tập đoàn than khoáng sản Việt Nam.

* Ban dịch vụ các hộ trọng điểm: gồm 3 tổ

- Tổ 1: Dịch vụ than xi măng ViNaKaSa - Tổ 2: Dịch vụ than Nghi Sơn

- Tổ 3: Dịch vụ than Công Thanh

Có chức năng: phối hợp với bộ phận đầu nguồn và các phòng ban của nhà máy để giao nhận hàng và làm thủ tục bán hàng thu tiền chuyển trả tập đoàn

* Các trạm: Cơ cấu có trạm trởng, trạm phó, kế toán, thủ kho tham gia

trực tiếp bán hàng - thu tiền - báo cáo về công ty theo định kỳ.

2.1.3.3 Hệ thống phân phối:

- Kênh 1: chủ yếu tập trung cho các ngành công nghiệp lớn nh điện, xi măng, phân bón

- Kênh 2: bán lẻ phục vụ cho nhu cầu công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp nhỏ nh bán cho các hộ, nhà máy đờng, nhà máy giấy, gach ngói của địa phơng và các nhu cầu sinh hoạt khác

2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:

Để phù hợp với mạng lới kinh doanh, đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý, đảm bảo phản ánh kịp thời, chính xác các hoạt động kinh tế của Công ty nên