TÓM LƯỢC 1 Tên đề tài “ Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên” 2 Giáo viên hướng dẫn Th S Bùi Minh Lý 3 Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Thuỳ Lớp K51A5 Số[.]
Trang 1TÓM LƯỢC
1 Tên đề tài : “ Hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng tại Cơng ty TNHHThương mại vận tải Bình Ngun”.
2 Giáo viên hướng dẫn : Th.S Bùi Minh Lý3 Sinh viên thực tập : Nguyễn Thị ThuỳLớp : K51A5
Số điện thoại : 0984.090.396
Email : nguyenthuyoder@gmail.com4 Thời gian thực tập :
5 Mục tiêu nghiên cứu :
- Làm rõ một số lý thuyết cơ bản về bán hàng, quản trị bán hàng, đặc biệt vềkiểm soát bán hàng, tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng ( khái niệm bán hàng, quản trị bánhàng, kiểm soát bán hàng, tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng ).
- Làm rõ vấn đề mà Công ty TNHH Thương mại vận tải Bình Ngun gặp phảitrong cơng tác kiểm sốt bán hàng qua phân tích thực trạng trong hoạt động kiểm sốtbán hàng của Cơng ty Phát hiện những thành cơng và hạn chế trong cơng tác kiểmsốt bán hàng tại công ty.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng tạiCơng ty TNHH Thương Mại vận tải Bình Ngun
6 Nội dung :
Chương 1 : Một số lý luận cơ bản về cơng tác kiểm sốt bán hàng của doanhnghiệp
Chương 2: Phân tích và đánh giá tình trạng cơng tác kiểm sốt bán hàng tại cơngty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên
Chương 3:Các giải pháp và kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt bánhàng tại cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của Khoa Quản trị kinh doanh – Trường Đại học ThươngMại, và sự đồng ý của Cô giáo hướng dẫn ThS Nguyễn Thị Thanh Tâm em đã thực
hiện đề tài : “ Hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng tại Cơng ty TNHH Thươngmại vận tải Bình Ngun ”
Để hồn thành khóa luận này, em xin chân thành cảm ơn các Thầy – Cơ giáo đãtận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện ởTrường Đại học Thương Mại.
Xin chân thành cảm ơn Thầy giáo hướng dẫn ThS Bùi Minh Lý đã tận tình, chuđáo hướng dẫn em thực hiện khóa luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất, songdo buổi đầu làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, tiếp cận với thực tế sản xuấtcũng như hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những thiếusót nhất định mà bản thân chưa thấy được Em rất mong được sự đóng góp của Thầy –Cơ giáo trong khoa để khóa luận được hồn chỉnh hơn.
Trang 3MỤC LỤC
TÓM LƯỢC
LỜI CẢM ƠN i
MỤC LỤC ii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1, Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 2
3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài 4
5 Phương pháp nghiên cứu cơng tác kiểm sốt bán hàng tại Cơng ty TNHH thươngmại vận tải Bình Ngun .4
6 Kết cấu đề tài khoá luận tốt nghiệp 5
CHƯƠNG 1 MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠNG TÁC KIỂM SỐT BÁNHÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 6
1.1 Các khái niệm có liên quan đến kiểm soát bán hàng 6
1.1.1 Khái niệm bán hàng 6
1.1.2 Khái niệm quản trị bán hàng .6
1.1.3 Khái niệm kiểm soát bán hàng 6
1.1.3 Khái niệm kiểm soát hoạt động bán hàng 7
1.1.4 Khái niệm tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng 7
1.1.5 Khái niệm kiểm soát lực lượng bán hàng 7
1.2 Những nội dung lý luận cơ bản về cơng tác kiểm sốt bán hàng của doanh nghiệp.81.2.1 Kiểm soát hoạt động bán hàng của doanh nghiệp 8
1.2.2 Kiểm soát lực lượng bán hàng của doanh nghiệp .12
1.3.Các nhân tố ảnh hưởng tới cơng tác kiểm sốt bán hàng .17
1.3.1 Nhân tố khách quan 17
1.3.2 Nhân tố chủ quan 19
CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂMSỐT BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI BÌNHNGUN 21
2.1 Khái qt chung về Cơng ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên 21
Trang 42.1.4 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của Cơng ty TNHH thương mại vận tải Bình
Ngun .23
2.1.5 Mơi trường kinh doanh .23
2.1.5.1 Môi trường bên trong .23
2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2016-2018 25
2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt bán hàng tại cơng ty tnhhthương mại vận tải bình ngun 27
2.2.1 Thực trạng cơng tác kiểm sốt hoạt động bán hàng của Cơng ty TNHH thươngmại vận tải Bình Ngun 27
2.2.2 Thực trang cơng tác kiểm sốt lực lượng bán hàng của công ty .36
2.3 Các kết luận thực trạng công tác kiểm sốt bán hàng của cơng ty TNHH Thươngmại vận tải Bình Nguyên 40
2.3.1 Ưu điểm và nguyên nhân 40
2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân 41
CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNGTÁC KIỂM SỐT BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬNTẢI BÌNH NGUN .44
3.1 Mục tiêu, phương hướng của cơng ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên 44
3.1.1 Mục tiêu 44
3.1.2.Phương hướng hoạt động 44
3.2 Quan điểm nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng tại cơng ty TNHHThương mại vận tải Bình Nguyên 45
3.3 Một số đề xuất, kiến nghị để hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng tại cơng tyTNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên 46
3.3.1 Một số giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt hoạt động bán hàng tại cơng tyTNHH Thương mại vận tải Bình Ngun 46
3.3.2 Giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác đánh giá mức độ hồn thành cơng việc củalực lượng bán hàng 49
3.3.3 Một số giải pháp quan trọng khác 53
3.4 Một số kiến nghị 53
3.4.1 Các kiến nghị với Nhà nước 53
3.4.2 Các kiến nghị với chính quyền địa phương .54
Trang 5DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒBẢNG
Bảng2.1 : Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2016-2018
Bảng 2.2.1: So sánh kết quả thực hiện năm 2018 với kế hoạch kinh doanh 2018Bảng 2.2.2: Bảng tiêu chuẩn bán hàng từ doanh thu năm 2016-2018
Bảng 2.2.3: Tiêu chuẩn về số lượng khách hàng đến với công ty tại thị trường Phú ThọBảng 2.2.4: Tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng tại khu vực thị trường Phú Thọ
Bảng 2.2.5: Báo báo tổng hợp doanh thu ngày
Bảng 2.2.6: Báo cáo hoạt động khuyến mại của đối thủ cạnh tranh của công ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên
Bảng 2.2.7 Bảng điều chỉnh hoạt động bán hàng cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên
Bảng 2.2.8: Một số tiêu chuẩn dùng để đánh giá nhân viên bán hàng của công ty TNHH Thương Mại vận tải Bình Nguyên
Bảng2.2.9 : Bảng tiêu chuẩn đánh giá lực lượng bán hàng của Công ty
Bảng 3.1: Tiêu chuẩn kiểm sốt bán hàng mới của cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyêntrong một tháng tại khu vực Phú Thọ
Bảng 3.2 : Mẫu phiếu thăm dò khách hàng
Bảng 3.3: Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá lực lượng bán hàng mới công ty TNHH Thương mại vận tải Bình Ngun
Bảng 3.4: Bảng mơ tả cơng việc của một nhân viên bán hàng ngồi thị trường của cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên
SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.2.1: Quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng
Sơ đồ 1.2.2 : Quy trình đánh giá mức độ hồn thành của nhân viên bán hàng
Sơ đồ 1.2.3: Mơ hình phản ánh vai trị của đánh giá mức độ hồn thành công việc của lực lượng bán hàng
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.2: Quy trình kiểm sốt bán hàng tại công ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ thể hiện số lượng thư khiếu nại của khách hàng trong năm 2018 của cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Ngun
Trang 6DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STTTên viết tắtDiễn giải
1 DN Doanh nghiệp
2 KSBH Kiểm soát bán hàng
3 SXKD Sản xuất kinh doanh
4 TNHH Trách nhiệm hữu hạn
5 NVBH Nhân viên bán hàng
Trang 7PHẦN MỞ ĐẦU
1, Tính cấp thiết của đề tài
Đối với doanh nghiệp thương mại bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản, trựctiếp thực hiện chứ năng lưu thơng hàng hố phục vụ cho sản xuất và đời sống của nhândân, đây là khâu qian trọng nối liền sản xuất với tiêu dùng Đối với doanh nghiệpthương mại thì bán hàng là nghiệp vụ cơ bản thực hiện mục đích kinh doanh của doanhnghiệp chính là lợi nhuận Quản trị bán hàng đặc biệt là cơng tác kiểm sốt bán hàngln là vấn đề cấp thiết trong các doanh nghiệp thương mại Tuy nhiên trong cácdoanh nghiệp vừa và nhỏ công tác kiểm sốt này cịn chưa được chú trọng hoặc đãthực hiện nhưng cịn gặp nhiều khó khăn , vướng mắc như thiếu nhân lực , công cụ,tiêu chuẩn kiểm sốt Hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng sẽ giúp doanh nghiệpđạt được mục tiêu doanh thu, lợi nhuận cũng như các mục tiêu khác ( thương hiệu,khách hàng thường xuyên hay khách hàng trung thành )
Nền kinh tế Việt Nam đã và đang hội nhập sâu hơn vào nền kinh tế thế giới.Hình ảnh cũng như thế lực cả về kinh tế, chính trị, văn hóa Việt Nam Đang được cảithiện trong mắt bạn bè quốc tế Các nhà đầu tư quốc tế đã tin tưởng hơn vào điểm đầutư đầy tiềm năng và hấp dẫn này Điều này cho phép chúng ta vươn lên tầm cao củathế giới, sánh vai với các cường quốc năm châu Nó mang lại cho chúng ta nhiều cơhội, đồng thời cũng đem đến nhiều thách thức cho chúng ta Và sự cạnh tranh giữa cácdoanh nghiệp diễn ra hết sức gay gắt và khốc liệt Để có thể tồn tại và phát triển địihỏi các doanh nghiệp phải khơng ngừng có sự cải tiến và đổi mới trong hoạt động kinhdoanh mà trong đó hoạt động kiểm sốt bán hàng đóng vai trị rất quan trọng Nó làmột hoạt động cụ thể gắn liền với nghiệp vụ tác nghiệp nhằm thúc đẩy tiêu thụ sảnphẩm của doanh nghiệp đã đang và sẽ gặp phải trong hoạt động bán hàng là điều kiệntiên quyết giúp cho doanh nghiệp đi lên
Trang 8năm, ngoài những kết quả kinh doanh đã đạt được và thương hiệu đang dần đượckhẳng định thì cơng ty cũng cịn nhiều khó khăn và có những khiếm khuyết cần khắcphục, cải tiến Theo thực tế thực tập cũng như thông tin điều tra phỏng vấn, cơng táckiểm sốt bán hàng là mơht trong những vấn đề kinh doanh vướng mắc của Công tyTNHH thương mại vận tải Bình Nguyên
Trên thực tế Cơng ty TNHH thương mại vận tải Bình Ngun đã đưa ra quytrình kiểm sốt bán hàng đồng thời cũng cũng đã kiểm soát hoạt động bán hàng và lựclượng bán hàng bằng những tiêu chuẩn doanh số nhất định tuy nhiên dưới sự tác độngmạnh mẽ từ mơi trường bên ngồi, xu thế cơng nghệ hố và hội nhập tồn cầu hố địihỏi cơng ty cần đẩy mạnh kiểm sốt hoạt động bán hàng của mình hơn nữa, có nhưvậy cơng ty mới có thể thực hiện được mục tiêu phát triển và mục tiêu lợi nhuận củamình.
2 Tổng quan tình hình nghiên cứu
Đề tài tập trung giải quyết những nhược điểm còn tồn tại trong cơng tác kiểmsốt bán hàng tại Cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên Là sinh viênchuyên ngành Quản trị kinh doanh, qua 4 năm học tập em đã được nhà trường trang bịcho những kiến thức, lý luận và nghiên cứu công tác Quản trị trong doanh nghiệp.Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty này, em đã khảo sát và tìm hiểu thêmnhững vấn đề của thực tiễn hoạt động kinh doanh, đặc biệt là những khó khăn tronghoạt động kiểm sốt bán hàng của Công ty trong cơ chế thị trường
Trong thời gian làm khóa luận, em có tham khảo một số đề tài nghiên cứu viếtcùng chủ đề về đẩy mạnh kiểm soát hoạt động bán hàng tại doanh nghiệp ở các nămtrước Ví dụ :
- Cơng trình 1: “ Hồn thiện quy trình kiểm sốt bán hàng trong hoạt động bánhàng tại xí nghiệp dịch vụ và xăng dầu cơ khí – Công ty xăng dầu KV I ” –Vũ Phương
Nhung- K49A2_ Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Quản trị Kinh doanh, Trường Đại họcThương Mại Bài luận này đã nêu tóm lược được một số vấn đề lý luận cơ bản về cơngtác KSBH, kết quả phân tích thực trạng công tác KSBH tại Công ty Tác gải đã chỉ rađược những mặt tích cực, tiêu cực trong việc thực hiện công tác KSBH.
- Cơng trình 2: “ Hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng tại trung tâmthương mại BITI’S miền Bắc.”- Vũ Thị Thu Thuỷ_K49A3_ GVHD TS Nguyễn Thị
Trang 9Thương Mại Bài luận đã đưa ra những lý luận cơ bản về cơng tác KSBH trong doanhnghiệp Phân tích và nghiên cứu thực trạng KSBH tại Công ty Chỉ ra các yêu tố ảnhhưởng đến tới công tác kiểm soát này Đưa ra những kết luận, giải pháp nhằm hồnthiện cơng tác KSBH tại Cơng ty.
- Cơng trình 3:“ Hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng tại Cơng ty TNHHKNiC – Shoptretho.com.vn ” –Phạm Thi Thu Thảo- K48A1-GVHD ThS Lã Tiến
Dũng Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Quản trị Kinh doanh, Trường Đại học Thương Mại.Bài luận bao gồm 3 chương Chương 1 tác giả trình bày lý thuyết cơ bản về kiểm soátvà hoạt động KSBH Chỉ ra các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động KSBH tại DN.Chương 2, tác giả phân tích và đánh giá thực trạng KSBH tại Công ty Chương 3, đưara những giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác KSBH.
- Cơng trình 4 “ Hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng của công ty cổ phầnKhang Vinh” –Đinh Ngọc Ánh-K50A1_ Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Quản trị Kinh
doanh, Trường Đại học Thương Mại Bài luận đã đưa ra những lý luận cơ bản về côngtác KSBH trong doanh nghiệp và chỉ ra được -những mặt tích cực, tiêu cực trong việcthực hiện cơng tác KSBH.
- Cơng trình 5: “ Hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng tại Cơng ty TNHHthép Mê Linh”- Đàm Thị Ngọc-K48A3- Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Quản trị Kinhdoanh, Trường Đại học Thương Mại- Bài luận đã đưa ra những lý luận cơ bản về cơngtác KSBH trong doanh nghiệp Phân tích và nghiên cứu thực trạng KSBH tại Công ty.Chỉ ra các yêu tố ảnh hưởng đến tới cơng tác kiểm sốt này.
3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu3.1 Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm:
- Hệ thống hoá những vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến đề tài làm cơ sở khoahọc cho việc phân tích thực tế và đề xuất các giải pháp
- Phân tích và đánh giá tình trạng cơng tác kiểm sốt bán hàng tại cơng ty TNHHThương mại vận tải Bình Nguyên làm cơ sở
- Đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm thực hiện cơng tác kiểm sốt bán hàngtại cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Ngun trong thời gian tới
Trang 10- Đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện trên cơ sở hệ thống hoanhững lý luận cơ bản và phân tích đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt bán hàng tạicơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài 4.1Đối tượng nghiên cứu
Nhân viên kinh doanh và các nhân viên, nhân sự tác động tới kiểm sốt hoạt động bán hàng của cơng ty
4.2 Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi thời gian : Phân tích và đánh giá trên cơ sở thu thập các dữ liệu thứ cấpvà sơ cấp có liên quan đến cơng tác cơng tác kiểm sốt bán hàng tại cơng ty TNHHThương mại vận tải Bình Ngun từ năm 2016 đến năm 2018
- Phạm vi không gian : Thu thập các dữ liệu thứ cấp và sơ cấp phục vụ cho việcnghiên cứu đề tài ở tất cả các bộ phận có liên quan đến cơng tác kiểm sốt bán hàng tạicơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Ngu
5 Phương pháp nghiên cứu cơng tác kiểm sốt bán hàng tại Cơng ty TNHHthương mại vận tải Bình Ngun
Để nghiên cứu đề tài, em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau đây:
5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Để thu thập được thông tin vấn đề nghiên cứu em đã thực hiện bằng cách phỏngvấn các nhà quản trị các cấp của công ty, kết hợp với phỏng vấn một số nhân viêntrong công ty.
- Phương pháp phỏng vấn :giúp thu thập và làm rõ thêm các thông tin chưa rõtrong phiếu điều tra, nhằm có được thơng tin cụ thể, chính xác về vấn đề nghiên cứu.Em đã sử dụng các câu hỏi phỏng vấn đươhc thiết kế từ trước phỏng vấn giám đốccông ty, các bộ phụ trách phịng kinh doanh nhằm tìm hiểu sâu hơn về các yếu tố liênquan đến kiểm sốt bán hàng tại Cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên
- Phương pháp sử dụng phiếu điều tra :là phương pháp dùng những câu hỏi (hoặcbài toán) nhất loạt đặt ra cho một số lớn người nhằm thu được số những ý kiến chủquan của họ về một vấn đề nào đó.Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế khoản từ 8-10 câu , mỗi câu có nhiều phương án trả lời khác nhau, giúp cho người được hỏi cócâu trả lời phù hợp nhất
Trang 11Các thông tin dữ liệu thứ cấp từ nguồn cơng ty hay báo chí giúp đề tài được đadạng hơn về các thông tin, kết hợp thơng tin sơ cấp hồn thiện đề tài nghiên cứu
Qua quá trình thực tập tại cơng ty TNHH thương mại vận tải Bình Ngun, emđã thu thập được một số thông tin về hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm kếtquả hoạt động kinh doanh theo báo cao tài chính, kết quả hoạt động bán hàng, các kếhoạch và việc thực hiện công tác bán hàng qua các năm, kết cấu nhân viên Ngồi raem cịn tham khảo các thơng tin đánh giá thị trường và đưa ra nhận định của phòngkinh doanh qua báo cáo thị trường của nhân
viên thị trường trong cơng ty, dự báo về nhu cầu hóa chất công nghiệp trong thờigian tới của các doanh nghiệp trên mạng Internet
5.2 phương pháp xử lý dữ liệu
- Phương pháp phân tích: các kết quả sau khi thống kê được tổng hợp phân tích,hệ thống hố thành những thơng tin hữu ích trong nghiên cứu vấn đề , nổi bật thựctrạng công ty
- Phương pháp so sánh : Qua các dữ liệu thu thập được từ công ty TNHH thươngmại vận tải Bình Nguyên về kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng đã được thựchiện, em đã tiến hành so sánh kết quả bán hàng qua các năm Trên cơ sở so sánh cácdữ liệu đó em có thể biết được cơng tác bán hàng của doanh nghiệp có được thực hiệntheo đúng kế hoạch đã đề ra phản ánh phần nào hiệu quả hoạt động kiểm soát bán hàngcủa doanh nghiệp
- Phương pháp thống kê: Các số liệu được thống kê một cách chính xác và đầyđủ nhất để cho nhà quản trị thấy được tình hình kinh doanh của cơng ty, trên cơ sở đóđể nắm bắt được tình hình hoạt động bán hàng của nhân viên bán hàng
6 Kết cấu đề tài khoá luận tốt nghiệp
Ngoài các mục mở đầu và kết luận , khố luận được chia trình bày theo 3 chươngChương 1 : Một số lý luận cơ bản về công tác kiểm sốt bán hàng của doanhnghiệp
Chương 2: Phân tích và đánh giá tình trạng cơng tác kiểm sốt bán hàng tại cơngty TNHH Thương mại vận tải Bình Ngun
Chương 3:Các giải pháp và kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt bánhàng tại cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên
Trang 12CHƯƠNG 1 MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠNG TÁC KIỂM SỐT BÁNHÀNG CỦA DOANH NGHIỆP
1.1 Các khái niệm có liên quan đến kiểm soát bán hàng
1.1.1Khái niệm bán hàng
“Là một phạm trù kinh tế cơ bản của nền kinh tế hàng hóa, bán hàng là hànhđộng nhằm thực hiện giá trị của sản phẩm hàng hóa (thay đổi hình từ hàng thành tiền)trên cơ sở thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng về giá trị sử dụng, nhờ đó người bánđạt được mục tiêu của mình”
“Là một mắt xích trong chu kì kinh doanh của doanh nghiệp, bán hàng là việcdịch chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua đồng thời thu được tiền hàng”
( Trích bài giảng Quản trị bán hàng, khoa QTDN, bộ mơn QTDN)
Ngồi ra, bán hàng cịn được hiểu là q trình người bán tìm hiểu, khám phá, gợitạo và thỏa mãn những nhu cầu hay ước muốn của người mua để đáp ứng quyền lợithỏa đáng của cả hai bên, hỗ trợ, hướng dẫn khách hàng phát triển và hoàn thành quyếtđịnh mua hàng của họ Hoạt động bán hàng có vai trị rất quan trọng trong xã hội Nhờcó các hoạt động bán hàng mà hàng hóa được luân chuyển trong quá trình tái sản xuấtđể phục vụ nhu cầu của xã hội.
1.1.2Khái niệm quản trị bán hàng
- Theo cách tiếp cận tác nghiệp: “ Quản trị bán hàng là một trong những nộidung, một hoạt động quản trị cấu thành hệ thống quản trị tác nghiệp doanh nghiệp củadoanh nghiệp” Trong đó hoạt động tác nghiệp là các hoạt động chuyển đổi các yếu tốđầu vào( imput) thành yếu tố đầu ra( output), bao gồm các hoạt động như sản xuất,
marketing, bán hàng, mua hàng, dự trữ sản phẩm…( Trích bài giảng quản trị bánhàng, khoa QTDN, bộ mơn QTDN)
- Theo giáo trình Quản trị tác nghiệp DNTM của bộ mơn QTDN thì “Quản trịbán hàng là quá trình bao gồm các hoạt động xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chứctriển khai bán hàng và kiểm soát bán hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp”
1.1.3 Khái niệm kiểm soát bán hàng
Trang 13tin bán hàng, đo lường kết quả bán hàng theo các tiêu chuẩn kiểm soát đã đề ra, sosánh kết quả đó với các tiêu chuẩn kiểm soát, phát hiện những sai lệch và nguyên nhâncủa chúng, đồng thời tiến hành các hoạt động điều chỉnh nhằm đạt được những mục
tiêu của doanh nghiệp (Trích giáo trình Quản trị tác nghiệp DNTM, NXB Thốngkê,2010)
- Theo giáo trình “Quản trị bán hàng”của Nguyễn Đặng Xuân Huy: “KSBH
chính là việc nắm bắt các kết quả thực tế của hoạt động bán hàng và đưa ra các hoạtđộng điều chỉnh cần thiết nhằm giúp DN đạt được các mục tiêu đề ra Đó chính là việcnắm bắt tình hình của các kênh phân phối, tình hình bán ra, thái độ của khách hàng vớiDN về sản phẩm của DN”
1.1.3Khái niệm kiểm soát hoạt động bán hàng
Kiểm soát hoạt động bán hàng là q trình thu thập thơng tin bán hàng, đo lườngkết quả bán hàng theo các tiêu chuẩn kiểm soát đã đề ra, so sánh kết quả đó với cáctiêu chuẩn kiểm sốt, phát hiện những sai lệch và nguyên nhân của cúng, đồng thờitiến hành các hoạt động điều chỉnh nhằm đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp
1.1.4Khái niệm tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng
“Tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng được hiểu là những chỉ tiêu dùng làm cơ sở đểđánh giá kết quả bán hàng có đạt được mục tiêu đề ra hay được coi là hệ quy chiếu đểso sánh kết quả đạt được với mục tiêu Từ đó việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn kiểmsoát bán hàng là một điều bắt buộc bởi nếu khơng có hệ thống tiêu chuẩn kiểm sốthoạt động bán hàng thì khơng có căn cứ để tiến hành cơng việc kiểm sốt đối với hoạtđơng bán hàng và như vậy thì việc kiểm sốt bán hàng sẽ khơng thể thực hiện được”
( Trích bài giảng Quản trị bán hàng, khoa QTDN, bộ môn QTDN)
1.1.5 Khái niệm kiểm soát lực lượng bán hàng
“ Đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của lực lượng bán hàng là việc đánh giákết quả thiện công việc theo các nhiệm vụ của lực lượng này được giao, đồng thờiđánh giá các ứng xử của lực lượng bán hàng trong q trình thực hiện nhiệm vụ cóđảm bảo các quy định đối với lực lượng bán hàng hay khơng” Tức là phải đánh giátrên hai góc độ đó là dựa trên kết quả thực hiện cơng việc theo các chỉ tiêu bán hàngmà đội ngũ này được giao và đánh giá dựa trên cách ứng xử của lực lượng bán hàng.
Trang 141.2 Những nội dung lý luận cơ bản về công tác kiểm soát bán hàng củadoanh nghiệp
1.2.1 Kiểm soát hoạt động bán hàng của doanh nghiệp
Quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng :là cố gắng một cách có hệ thống để xácđịnh các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, sosánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thựchiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã sử dụng một cách có hiệu quảnhất trong việc thực hiện mục tiêu
- Quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng của doanh nghiệp:
Sơ đồ 1.2.1: Quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng
Bước 1: Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát: Tiêu chuẩn là những mốc mà từ đó
người ta có thể đo lường thành quả đạt được Tiêu chuẩn kiểm soát tạo ra các “mốc”cần thiết để đánh giá xem những cơng việc đã/sẽ diễn ra có cịn ở trong giới hạn chophép hay không Do vậy, để hoạt động kiểm sốt đạt được hiệu quả tốt nhất thì các tiêuchuẩn kiểm soát đề ra cần phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế
Bước 2: Đo lường kết quả hoạt động bán hàng: Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra
một cách thích hợp và nếu có các phương pháp nhằm xác định một cách chính xácchức năng, nhiệm vụ của các phịng/ban cũng như các nhân viên trong doanh nghiệpthì các nhà quản trị có thể đánh giá thành quả thực tế của những nhân viên dưới quyềncủa họ
1 XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT
2 ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG BÁNHÀNG
Trang 15Bước 3: Điều chỉnh hoạt động bán hàng : Điều chỉnh là những tác động bổ sung
trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa việc thực hiện hoạt động trênthực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạtđộng Thông qua việc đo lường và đánh giá kết quả ở bước trên, chúng ta sẽ xác địnhđược cần phải áp dụng những biện pháp gì, ở đâu, làm như thế nào để đảm bảo choviệc thực hiện các hoạt động ngày càng đem lại kết quả cao hơn
1.2.1.1 Tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng
Hoạt động bán hàng là một bộ phận trong hệ thống các hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp, có mối quan hệ chặt chẽ với hoạt động mua hang và hoạt động dự trữ.Vì vậy phải đánh giá đóng góp hoạt động bán hang vào việc hồn thành các mục tiêuchung của doanh nghiệp Để đánh giá đóng góp cần thiết phải thiết lập các tiêu chuẩnkiểm sốt Tiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả hoạt động bán
Các tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng bao gồm hai nhóm chính: Các tiêuchuẩn đầu ra và các tiêu chuẩn nền tảng
Các tiêu chuẩn đầu ra phản ánh kết quả bán hang, bao gồm các tiêu chuẩn vềdoanh thu từ hoạt động bán hang, số lượng khách hang, lãi gộp, chi phí bán hang, lợinhuận hoạt động bán hàng.
Các tiêu chuẩn nền tảng đảm bảo cho hoạt động bán hang triển khai tốt Ví dụnhư các cuộc tiếp xúc, số lần điện thoại cho khách hàng, số lần thăm khách hang, kỹnăng bán hang của nhân viên, mức độ trình bày cửa hàng,…
Các tiêu chuẩn dùng để so sánh trong công tác đánh giá, tương quan so sánh chophép tìm ra những sai lệch và nguyên nhân của sai lệch, là cơ sở quan trọng để tiếnhành hoạt động điều chỉnh phù hợp.
1.2.1.2 Các công cụ sử dụng để kiểm soát hoạt động bán hàng
Để kiểm soát hoạt động bán hàng nhà quản trị bán hàng thường sử dụng các cơngcụ kiểm sốt bán hàng như sau:
- Hoá đơn bán hàng : Hoá đơn bán hàng thường chia làm 2 liên, một giao chokhách, một giữ lại doanh nghiệp Hoá đơn bán hang giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạtđộng bán hàng được thực hiện hang ngày
Trang 16thuận: khiếu nại chậm giao hang, khiếu nại hang hố kém chất lượng,… Thơng quathư khiếu nại của khách hàng doanh nghiệp sẽ biết được mức độ đáp ứng nhu cầu củakhách hàng, những thắc mắc của khách hàng
- Thư góp ý và phiếu thăm dị khách hàng : Đó là các văn bản soạn thảo theomẫu sẵn , được để ở vị trí thuận tiện, dễ thấy để điều tra ý kiến khách hàng Thông quathư góp ý và phiếu thăm dị khách hàng doanh nghiệp sẽ chủ động nắm bắt được sự hàilong của khách hang đồng thời tìm hiểu được sự kì vọng của khách hàng vào doanhnghiệp, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng
- Báo cáo hoạt động bán hàng : Những số liệu phản ánh kết quả hoạt độngkinh doanh là một công cụ quan trọng để đánh giá hoạt động bán hàng , tuy nhuên mộtđánh giá tồn diện hoạt động bán hàng thì các chỉ tiêu thường chi tiết theo các tiêuthức khác nhau như : Kết quả bán hàng theo mặt hàng kinh doanh, theo thị trường,theo thời gian, theo phương thức bán… kết quả kinh doanh là cơ sở đánh giá kinhdoanh thành bại của doanh nghiệp
- Báo cáo tình hình thị trường: Báo cáo làm rõ tình hình các đối thủ cạnhtranh, khách hàng, nhà cung ứng… các báo cáo này thường được làm định kì đơi khiđột xuất , cung cấp cho nhà quản trị các thông tin về thị trường để ra quyết định điềuchỉnh hoạt động bán hàng.
- Biên bản kiểm tra : là sản phẩm của công tác kiểm sốt hoạt động bán hangmang tính chất khơng thường xun để thuận tiện trong việc kiểm soát bán hang củalực lượng bán hang trong doanh nghiệp.
1.2.1.3 Các phương pháp đánh giá kết quả kiểm soát bán hàng
- Phương pháp phân tích dữ liệu thống kê: Đây là phương pháp dễ thực hiệnnhất vì các dữ kiện này ln sẵn có Ta có thể sử dụng các dữ kiện định lượng như tàichính, kế tốn Phương pháp này cần phải đảm bảo năm yêu cầu sau :
- Việc đánh giá phải được tiến hành định kì đều đặn- Các đơn vị dử dụng trong đánh giá phải thống nhất
- Các quy tắc sử dụng trong hệ thống thơng tin kiểm sốt phải thống nhất- Các cơng cụ đo lường phải đồng nhất.
Trang 17- Phương pháp đánh giá bằng việc sử dụng các dấu hiệu báo trước: Phương phápnày yêu cầu nhà quản trị phải dự đốn trước và nhanh chóng nhận biết các dấu hiệu, “triệu chứng” báo hiệu những trục trặc của hoạt động bán hàng
- Phương pháp đánh giá bằng việc quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân : Đó làphương pháp nhà quản trị quan sát hay nói chuyện với nhân viên của mình, rồi thơngqua hành động, cử chỉ,thái độ, giọng nói của nhân viên mà nắm bắt, cảm nhận đượcthông tin
- Phương pháp đánh giá bằng việc dự báo: Dự báo thay thế cho việc đánh giánhững kết quả cuối cùng trong nhiều trường hợp cho phép phản ứng nhanh chóng, kịpthời do vậy tăng cường hiệu quả của kiểm soát Điều này được sử dụng trong giai đoạntiền kiểm.
1.2.1.4 Các yêu cầu để đánh giá kết quả hoạt động kiểm soát bán hàng
- Kết quả kiểm sốt phải hữu ích : có là q trình kiểm sốt phải cho phép nhàquản trị tiến hành hoạt động kiểm soát kết quả bán hàng và tiến hành hoạt động điềuchỉnh phù hợp
- Kết quả kiểm soát phải tin cậy : Khi kiểm tra kiểm soát bằng những phươngpháp khác nhau lại cho những kết quả khác nhau thì khơng phải kết quả kiểm sốtđáng tin cậy như vậy sẽ ảnh hưởng tới hành động điều chỉnh Để có thể so sánh theothời gian và so sánh giữa các đơn vị, các chỉ tiêu liên quan, các kết quả kiểm soát cầnphải kiểm soát một cách “ thuần nhất “
- Kết quả kiểm soát phải khơng lạc hậu, hay nói một cách khác kết quả được sửdụng phải đảm bảo tính thời gian, khơng lỗi thời Mọi kết quả chậm trễ có làm giảmhiệu quả cơng tác điều chỉnh thậm chí vơ hiệu hoạt động điều chỉnh đó.
- Kiểm sốt hoạt động bán hàng phải đảm bảo hiệu quả kinh tế Mọi hoạt độngkiểm soát đều phải tính tới chi phí Chi phí cao có thể chấp nhận cho q trình kiểmsốt con tàu vũ trụ nhưng không thể chấp nhận cho việc kiểm tra từng hộp thuốc đánhrang trong cửa hàng thương mại
1.2.1.5 Điều chỉnh hoạt động kiểm soát bán hàng
Trang 18chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng đã xây dựng Có một số cách thức điều chỉnhhoạt động bán hàng được hình thành gắn liền với nguyên nhân của sai lệch.
Q trình kiểm sốt phát hiện ra những vấn đề cho phép kết luận những mục tiêuđã được hoạch định là chưa đầy đủ, cần bổ sung, hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hìnhthực tế Hoạt động điều chỉnh ở đây sẽ là điều chỉnh mục tiêu bán hàng dự kiến, điềuchỉnh chính sách bán hàng
1.2.2 Kiểm soát lực lượng bán hàng của doanh nghiệp
1.2.2.1 Các tiêu chuẩn kiểm soát lực lượng bán hàng
*Các tiêu chuẩn định lượng
Đây là hệ thống các tiêu chuẩn được sử dụng một cách thường xuyên nhất, tạo racơ sở dễ dàng để so sánh các nhân viên bán hàng với nhau Các đơn vị đo lường kếtquả được chia làm 2 loại: đơn vị đo trực tiếp và đơn vị tỷ lệ
- Đơn vị đo trực tiếp : Là những đơn vị phản ánh trực tiếp kết quả hoạt độngbán hàng của nhân viên tính bằng tiền hoặc tính bằng khach hàng
Ví dụ như: doanh số bán hàng bằng tiền hoặc đơn vị sản phẩm, hàng hoá, dịchvụ, doanh số bán hàng cho khách hàng mới,tổng doanh số bán theo khách hàng, tổngdoanh số bán theo sản phẩm,lợi nhuận bán hàng, số lượng khách hàng mới,số lượngkhách hàng mất đi, chi phí bán hàng, số lượng đơn đặt hàng ,tổng dự trữ ,…
- Đơn vị tỷ lệ : Là những đơn vị được xác định trên cơ sở so sánh theo tỷ lệphần tram giữa doanh số bán hàng với một đơn vị khác phản ánh kết quả hoạt độngbán hàng.
Các đơn vị tỷ lệ bao gồm: thị phần,tỷ lệ thực hiện định mức,tỷ lệ luân chuyển bánhàng,doanh số bán trên một khách hàng,trị giá trung bình cho một đơn đặt hàng, tỷ lệthành cơng với đối tượng khách hàng,vịng quay của tài sản…
*Các tiêu chuẩn nền tảng(tiêu chuẩn năng lực bán hàng )
Các tiêu chuẩn nền tảng dựa trên cơ sở đánh giá năng lực của lực lượng bánhàng.Các tiêu chuẩn này cho phép nhà quản trị bán hàng tập trung vào đánh giá kiếnthức, kỹ năng , phẩm chất của nhân viên bá hàng và qua đó có thể dưa ra những giảipháp nhằm cải thiện như đào tạo, bồi dưỡng,
Trang 19ứng xử, tinh thần làm việc theo nhóm,ý thức phát triển cá nhân,kiến thức hiểu biết sản phẩm,kiến thức ngành nghề, đối thủ cạnh tranh,kỹ năng đàm phán,kỹ năng tổ chức công việc, khả năng chịu áp lực trong công việc,…
1.2.2.2 Tổ chức kiểm sốt lực lượng bán hàng
Đánh giá mức độ hồn thành công việc của nhân viên bán hàng giúp cho các nhàquản trị bán hàng kiểm sốt được q trình bán hàng và có cơ sở để tiến hành tuyểndụng, huấn luyện và đãi ngộ lực lượng này
*Quy trình đánh giá mức độ hồn thành cơng việc
Trang 20XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU ĐÁNH GIÁ
ẤN ĐỊNH MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
XEM XÉT THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH
THĂNG TIẾNSỬ DỤNG KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ
ĐÃI NGỘ
THAY ĐỔI, ĐÀO TẠO
Thoả mãn
Không thoả mãn
Sơ đồ 1.2.2 : Quy trình đánh giá mức độ hoàn thành của nhân viên bán hàng Bước 1: Xác định mục tiêu đánh giá
Trong bước này nhà quản trị cần xác định rõ các mục tiêu đấnh giá bao gồm cáccông việc, kỹ năng, kết quả cần đạt được và mối liên quan giữa chúng với mục tiêucủa doanh nghiệp
Bước 2: Án định mục tiêu công việc
Trang 21thực hiện ở vị trí cơng việc đó Các mục tiêu về kết quả công việc là thước đo đánh giámức độ hồn thành cơng việc
Bước 3: Xem xét thực hiện công việc
Trên cơ sở mục tiêu, nhà quản trị đánh giá và đo lường công việc thực hiện củanhân viên Điều quan trọng trong bước này là nhà quản trị phải lực chọn được phươngpháp xem xét phù hợp tức là phương pháp được chọn phải phù hợp với đối tượng đượcđược đánh giá Ngay trong một doanh nghiệp, cũng có thể sử dụng nhiều phương phápkhác nhau đối với các đối tượng nhân viên khác nhau như : nhân viên bán hàng, nhânviên tiếp thị, nhân viên hành chính.
Bước 4 : Đánh giá mức độ hồn thành
Trên cơ sở so sánh giữa kết quả đạt được với mục tiêu đề ra ban đầu, nhà quản trịbán hàngđánh giá được mức độ hoàn thành của mỗi nhân viên bán hàng với các mứcđộ như : điểm tốt, tiềm năng, tồn tại,chưa thống nhất Trong quá trình này cần tiếnhành thảo luận với các nhân viên, nó sẽ giúp nhà quản trị và nhân viên nhìn lại mộtcách khách quan trước khi sử dụng kết quả của quá trình này
Bước 5 : Sử dụng kết quả đánh giá,thăm dò ý kiến cá nhân
Tuỳ theo kết quả đánh giá và mức độ thoả mãn của doanh nghiệp với mức độhoàn thành của lực lượng bán hàng, doanh nghiệp áp dụng các biện pháp phát triển,đãi ngộ, kỷ luật, đào tạo , bồi dưỡng… Tuỳ theo mục đích của cuộc thảo luận và đốitượng nhân viên nhà quản trị có thể lựa chọn một trong ba hình thức sau
- Thoả mãn- Thay đổi: Áp dụng đối với những nhân viên bán hàng đã hồnthành tốt cơng việc hiện tại nhưng khơng có điều kiện thăng tiến Các nhà quản trị lúcnày phải tìm ra các biện pháp khuyến khích nhân viên để họ tiếp tục duy trì và nângcao kết quả thực hiện công việc bằng cách tạo môi trường làm việc thuận lợi, tặng quà,khen thưởng…
Trang 22CÁC ẢNH HƯỞNG CHUNG-Kế hoạch nguồn nhân lực-Tuyển dụng, lựa chọn và huấn luyện
- Bù đắp- Nâng cấpHiệu quả- TổchứcĐánh giá thựchiện
ẢNH HƯỞNG LÊN CÁ NHÂN-Phản hồi
- Đề ra mục đích- Hành vi ứng xử cơng việc
Tới động cơ/ Cácmục đích
- Thoả mãn- Thăng tiến : Áp dụng đối với nhân viên bán hàng có tiềm năngđược đánh giá là mức độ hồn thành cơng việc tốt Nhà quản trị sẽ thảo luận với họ về:kế hoạch nghề nghiệp, các chương trình hành động cụ thể để nâng cao trình độ chunmơn… tạo điều kiện để nhân viên thực hiện những công việc hoặc chức vụ cao
* Đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên bán hàng giúp cho các nhàquản trị bán hàng kiểm sốt được q trình bán hàng và có cơ sở để tiến hành tuyểndụng, huấn luyện và đãi ngộ lực lượng này Mơ hình phản ánh vai trị của đánh giámức độ hồn thành cơng việc của lực lượng bán hàng như sau:
Sơ đồ 1.2.3: Mơ hình phản ánh vai trị của đánh giá mức độ hồn thành cơng việccủa lực lượng bán hàng
1.2.2.3 Phương pháp kiểm soát lực lượng bán hàng
Trang 23cơng việc, đặc tính liên quan đến cá nhângoofm độ tin cậy, óc sang tạo, khả năng thíchnghi, khả năng phối hợp,…
- Phương pháp ghi chép-lưu trữ : Nhà quản trị thông qua quan sát trực tiếp ghi lạinhững biểu hiện quan trọng của nhân viên: tích cực và tiêu cực trong qua trình thực hiệncông việc nào Vào thời điểm cần thiết khi đánh giá nhân viên, những thơng tin đó sẽ đượcsử dụng phương pháp này giúp phát hiện được những khuyết điểm của nhân viên, giúp họkhắc phục những nhược điểm đó để thực hiện cơng việc hiệu quả hơn.
- Phương pháp xếp hạng : Đây là phương pháp đơn giản, được sử dụng tương đốiphổ biến Có thể so sánh cặp hay xếp hạng luân phiên Phương pháp này giúp nhàquản trị dễ dàng phân biệt bằng thái cực giỏi nhất, tồi nhất
- Phương pháp đánh giá quan sát hành vi: Được thực hiện trên cơ sở quan sát cáchành vi thực hiện công việc của nhân viên căn cứ vào hai yếu tố là số lần quan sát vàtần suất nhắc lại của các hành vi Theo phương pháp này các hành vi đối với công việcđược mô tả khách quan hơn và được trích ra từ bản ghi chép những vụ việc quan trọng.
- Phương pháp định lượng: Được tiến hành theo bốn bướcXác định các yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việcPhân loại mức độ thoả mãn yêu cầu khi thực hiện công việc
Đánh giá tầm quan trọng của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thực hiện côngviệc của nhân viên
Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên
1.3.Các nhân tố ảnh hưởng tới cơng tác kiểm sốt bán hàng
1.3.1 Nhân tố khách quan
Đây là các nhân tố từ bên ngồi mà khơng phải do bản thân của Doanh nghiệp.Các nhân tố này ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động kinh doanh nói chung và tới hoạtđộng bán hàng nói riêng của doanh nghiệp, qua đó tác động tới hoạt động kiểm soátbán hàng Một số nhân tố ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kiểm soát bán hàng của doanhnghiệp như
- Môi trường kinh tế : Tốc độ phát triển của nền kinh tế cũng là một nhân tố ảnh
Trang 24- Môi trường chính trị - pháp luật : Sự ổn định về chính trị, đường lối ngoại giao,
sự cân bằng các chính sách của nhà nước, vai trò và chiến lược phát triển kinh tế củaĐảng và Chính phủ, sự điều tiết và khuynh hướng can thiệp của Chính phủ vào đờisống kinh tế xã hội, các quyết định bảo vệ người tiêu dùng, hệ thống pháp luật, sựhoàn thiện và hiện thực thi hành chúng có ảnh hường rất lớn đến hoạt động kiểmsốt bán hàng của doanh nghiệp.
- Mơi trường văn hóa xã hội : Một cách đơn giản có thể hiểu : Thị trường là sự
kết hợp giữa hàng hoá và túi tiền của người tiêu dùng Như vậy, doanh nghiệp phảinghiên cứu khách hàng và túi tiền của họ để đưa ra một cách chính xác về sản phẩm vàcách thức phục vụ khách hàng Ở đây nó bao gồm các nhân tố như về dân số, xuhướng vận động của dân số, thu nhập và phận bố thu nhập Từ đó xem xem nó ảnhhưởng đến hoạt động kiểm soát bán hàng như thế nào.
- Sự phát triển của khoa học công nghệ : công nghệ kỹ thuật ngày nay đang rất
phát triển, đồng nghĩa với việc các loại thiết bị, máy móc hiện đại phục vụ cho cơngtác kiểm sốt bán hàng cũng ngày càng được cải tiến, góp phần rất lớn trong việc nângcao chất lượng cơng tác kiểm sốt hoạt động bán hàng của các doanh nghiệp.
- Đối thủ cạnh tranh : Đó là đối thủ cạnh tranh có mặt hàng giống như mặt hàng
của doanh nghiệp hoặc các mặt hàng có thể thay thế nhau người ta phân chia các đốithủ cạnh tranh như sau:
+ Các doanh nghiệp đưa ra sản phẩm, dịch vụ cho cùng một khách hàng ở cùngmột mức giá tương tự (đối thủ sản phẩm).
+ Các doanh nghiệp cùng kinh doanh một hay một số sản phẩm (đối thủ chủngloại sản phẩm).
+ Các doanh nghiệp cùng hoạt động kinh doanh trên một lĩnh vực nào đó.+ Các doanh nghiệp cùng cạnh tranh để kiếm lời của một nhóm hàng nhất định.
- Nhà cung cấp : là các cá nhân tổ chức cung cấp các nguồn lực cần thiết cho
doanh nghiệp để tạo ra sản phẩm, dịch vụ Vì vậy, nhà cung cấp có tác động khơngnhỏ đến cơng tác kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp Khả năng cung cấp, nănglực và mối quan hệ giữa nhà cung cấp với doanh nghiệp ảnh hưởng đến các hoạt độngtrong kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và hoạt động bán hàng nói riêng.
- Khách hàng : Hoạt động kiểm sốt bán hàng nhằm mục đích cuối cùng là thỏa
mãn nhu cầu người tiêu dùng, nâng cao hiệu quả kinh doanh Vì vậy, hoạt động kiểmsốt bán hàng phải quan tâm tới thị hiếu tiêu dùng của khách hàng.
Trang 25Đây là các nhân tố tồn tại bên trong Doanh nghiệp Nếu những nhân tố bên ngoàihoàn tồn khơng chịu sự tác động của nhà quản lý thì nhân tố chủ quan lại phụ thuộcrất nhiều vào quyết định của nhà quản lý Nó liên quan và thể hiện trình độ, năng lực,chun mơn của nhân viên và nhà quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm :
- Tiềm lực tài chính : Nguồn vốn đó là sức mạnh của doanh nghiệp Do vậy việc
doanh nghiệp huy động các nguồn vốn vào kinh doanh, khả năng phân phối, khả năngquản lý có hiệu quả các nguồn vốn trong kinh doanh đều ảnh hưởng đến hoạt độngkiểm soát bán hàng Một doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh, tăng khả năng bánhàng thì phải có tiền để đầu tư vào các khâu, các công việc mà doanh nghiệp lựa chọncho chiến lược phát triển của mình.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật : cũng là một nhân tó ảnh hưởng đến cơng tác kiểm sốt
bán hàng Nếu doanh nghiệp xây dựng được cơ sở vật chất đầy đủ, hợp lý thì các hoạtđộng kinh doanh cũng như hoạt động kiểm soát bán hàng được thực hiện dễ dàng hơn.
- Trình độ, năng lực quản trị kinh doanh của ban Giám đốc doanh nghiệp : là
những người đưa ra chiến lược cũng như phương hướng hoạt động của doanh nghiệp.Vì vậy,họ phải là những người có năng lực tốt để xây dựng được các chiến lược kiểmsoát đúng đắn, phù hợp với cơng tác bán hàng của doanh nghiệp.
- Trình độ, năng lực kinh doanh của đội ngũ cán bộ doanh nghiệp Đây là những
người trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, Do vậy, trình độ,năng lực của họ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc, là một nhân tố quantrọng giúp các chiến lược đề ra được thực hiện một cách có hiệu quả.
- Văn hóa doanh nghiệp hiện đang rất được các nhà quản trị xem trọng Văn hóa
doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần cũng như phong cách làm việc của nhânviên Văn hóa doanh nghiệp có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến nhân viên, theođó tác động đến hiệu quả cơng việc, có thể làm hiệu quả cơng việc tốt hơn hoặc xấu đitừ đó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của toàn doanh nghiệp.
- Uy tín của doanh nghiệp : uy tín của doanh nghiệp chính là tiềm lực vơ hình tạo
Trang 26CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
VẬN TẢI BÌNH NGUYÊN
2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Cơng ty TNHH thương mại vậntải Bình Nguyên
Tên đơn vị : Công ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên
Địa chỉ : Số 137, Phố Vàng, Thị trấn Thanh Sơn, Huyện Thanh Sơn, Tỉnh Phú ThọĐiện Thoại : 0210 3873 229
Mã số doanh nghiệp/ mã số thuế :2600498341Website: https://dangkykinhdoanh.gov.vnEmail : dkkd.phutho@gmail.com
Tài khoản số :2715201001981
Tại: Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Thanh Sơn Tỉnh Phú ThọNơi đăng ký và năm thành lập :
- Đăng ký kinh doanh số : 2600 498 341 ngày 04 tháng 03 năm 2009, thay đổilần thứ nhất ngày 18 tháng 07 năm 2016
- Vốn điều lệ: 6.680.000.000 ( Sáu tỷ sáu trăm tám mươi triệu đồng chẵn)
2.1.2 Chức năng , nhiệm vụ của Công Ty TNHH thương mại vận tải BìnhNgun
Nhiệm vụ chính của Cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Nguyên là phải quản lý,huy động và sử dụng nguồn vốn cho hoạt động đầu tư nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa
- Mở rộng thị trường kinh doanh, phát huy vai trị kinh doanh thương mại ở cáctỉnh phía bắc
Trang 272.1.3 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty khá đơn giản: Giám đốc có nhiệm vụ điều hành mọi hoạtđộng của công ty, đưa ra các quyết định của công ty.Dưới giám đốc là phó giám đốc,phó giám đốc có trách nhiệm vè việc quản lý hoạt động của các phịng ban và cónhiệm vụ hỗ trợ cho giám đốc trong cơng tác quản trị doanh nghiệp.
-Phịng tổ chức: Tham mưu cho giám đốc trong công tác tổ chức bộ máy tổ chứquản lý sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên, điều động , săp xếp lao động -Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của công ty,đề ra các hoạt động có hiệu quả nhất để phát triển cơng ty, tiếp cận, tìm kiếm kháchhàng cũng như tư vấn kinh doanh
-Phịng tài chính kế tốn tổ chức thực hiện cơng tác kế toán, tổng hợp báo cáo kếtoán định kỳ và quyết tốn cuối năm
Trang 28-Phịng kế hoạch kĩ thuật : chịu trách nhiệm về phân mảng kĩ thuật xây dựngcũng như điều hành các đội thiết kê , xây dựng cơng trình, khảo sát
2.1.4 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH thương mại vận tảiBình Ngun
Cơng ty TNHH thương mại vận tải Bình Nguyên chuyên kinh doanh thương mạicác mặt hàng về điện tử- điện lạnh, các mặt hàng điện gia dụng phục vụ cho đời sốngsinh hoạt và lao động của mọi
Chi tiết : Bán buôn đồ diện gia dụng, đèn và bộ đèn điện, bán buôn giường tủ,bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, bán buôn thiết bị dụng cụ điện dùng trong sinh hoạthàng ngày như quat điện , nồi cơm điện, chảo điện , ấm đun nước, lị vi sóng,
2.1.5 Mơi trường kinh doanh
2.1.5.1 Môi trường bên trong
*Đội ngũ cán bộ quản lý kinh doanh: Ban lãnh đạo Cơng ty có nhiều kinh
nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh thương mại các sản phẩm điện tử điện lạnh, điện giadụng, có tâm huyết với cơng ty, là những người có uy tín trong nội bộ công ty cũngnhư các đối tác, năng động và nhạy bén với sự thay đổi của thị trường, có tầm nhìn vàchiến lược kinh doanh rõ ràng,
- Cán bộ công nhân viên kinh doanh: hầu hết cán bộ nhân viên kinh doanh củacông ty đều tốt nghiệp các trường đại học, tất cả đều trẻ, năng động, sáng tạo, nhiệttình trong cơng việc Tuy nhiên hầu hết khơng có trình độ giao tiếp tiếng Anh làm hạnchế trong việc giao thương quốc tế
* Cơ sở vật chất , hạ tầng: Cơng ty được xây dựng trên diện tích đất 30.016 m2
nằm tại Thanh Sơn –Phú Thọ đã được đầu tư hồn chỉnh kho chứa hàng gồm 3 nhà códiện tích 6.464m2 có kết cấu cột kèo thép, tường bao che bằng tôn, mái tôn kiểuAustnam,nền bê tông chịu lực, bên cạnh đó cơng ty cũng xây dựng văn phịng làm việc594m2, trạm biến áp và các cơng trình phụ trợ khác như sân bãi, đường nội bộ,
* Văn hóa doanh nghiệp: cơng ty có chính sách khá tốt đối với nhân viên, đápứng chỗ ở cho nhân viên có nhu cầu, chế độ lương thưởng, kỷ luật rõ ràng Khôngnhững vậy mà quan hệ nhân viên – sếp, cũng như quan hệ giữa các đồng nghiệp khátốt, tất cả đang chung tay vì mục đích chung cuả cơng ty
Trang 292.1.5.2.1 Môi trường ngành
Nhà cung cấp:Hàng hóa của cơng ty chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài vớikhối lượng lớn, chủ yếu là từ Trung Quốc và Đài Loan Ngồi ra cơng ty cũng liên kếtvới một số công ty cùng ngành trao đỏi hàng hóa cho nhau khi cần Những hàng hóađảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý là lợi thế canh tranh của doanh nghiệp, đặc biệtgiảm tải cơng kiểm sốt chất lượng hàng bán trong hoạt động bán hàng, tạo độ tin cậyvới khách hàng.Đa dạng hóa nhà cung cấp khiến cho cơng ty TNHH thương mại vậntải Bình Ngun chủ động nguồn hàng của mình, đáp ứng nhu cầu khách hàng
Khách hàng: Khách hàng của công ty rất đa dạng thuộc nhiều loại hình tổ chứcdoanh nghiệp thương mại khác nhau chủ yếu là phân phối đồ điện tử- điện lạnh
Khách hàng càng đa dạng thì việc đáp ứng nhu cầu từng khách hàng càng khó khăn,đội ngũ nhân viên bán hàng u cầu cần có trình độ cao, quản lý bán hàng chặt chẽ
Đối thủ cạnh tranh: Cơng ty TNHH thương mại vận tải Bình Ngun là doanhnghiệp nhập khẩu và phân phối các loại hóa chất công nghiệp cũng mới thành lập đượckhoảng 10 năm Đối thủ cạnh tranh của công ty TNHH thương mại vận tải BìnhNguyên là những doanh nghiệp cùng lĩnh vực kinh doanh điện tử- điện lạnh trên cảnước đặc biệt là miền Bắc và những doanh nghiệp phát triển từ lâu có tầm ảnh hưởnglớn trên thị trường.
2.1.5.2.2 Mơi trường vĩ mơ
Mơi trường tự nhiên: khí hậu thay đổi, những thảm họa thiên tai là một yếu tố bấtlợi không nhỏ trong công tác bảo quản, dự trữ, vận chuyển hàng hóa trong hoạt độngbán hàng, do các mặt hang tiện tử là mặt hàng chịu tác động khá lớn các yếu tố độ ẩm,mưa của thời tiết
Môi trường kinh tế trong nước: Kinh tế - xã hội Việt Nam tăng trưởng cao trongnhững năm gần đây, nhu cầu cho các mặt hang điện tử là không thể thiếu trong cácngành công nghiệp Đất nước ta đang còn trong thời kỳ phát triển và rất chú trọng đếnngành công nghiệp nên nhu cầu về điện công nghiệp sẽ tăng tăng thời gian tới
Trang 30Môi trường công nghệ:Công ty đã hiểu rõ tầm quan trọng của công nghệ trongkinh doanh nên đã trang bị cho mình hệ thống máy tính và phần mềm quản lý công typhục vụ cho hoạt động kinh doanh của cơng ty (phần mềm kế tốn, quản lý nhân viên,máy chấm cơng ) để có thể quản lý cơng tác mua bán và quản lý con người của mìnhtốt nhất, để có thể theo sát các đối thủ cạnh tranh, nâng cao doanh số và lợi nhuận bánhàng Điều này ảnh hưởng tới nguồn vốn công ty và thời gian đào tạo nhân viên sửdụng trang thiết bị mới
Môi trường chính sách,pháp luật:
Chính sách pháp luật của nước ta trong lĩnh vực kinh doanh đang dần được hoànthiện giúp cho các doanh nghiệp cũng như công ty TNHH Bình Ngun có điều kiệnphát triển hơn, đặc biệt là hệ thống chính sách pháp luật giúp cho doanh nghiệp tiếpcận nguồn vốn kinh doanh dễ dàng hơn và đỡ gặp rủi ro hơn Mặt khác nước ta cũngđang dần hồn thiện chính sách pháp luật giúp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trongnước như Cơng ty Bình Ngun có thêm điều kiện cạnh tranh hơn
Việc Chính phủ chủ trương đẩy mạnh phát triển hệ thống cảng biển Việt Namđến năm 2020, định hướng đến năm 2030 với tổng kinh phí đầu tư đến năm 2020 vàokhoảng 360.000-440.000 tỷ đồng, cùng với nhiều chương trình đầu tư hạ tầng khác (giaothông, phát triển đô thị, nhà ở ) trong năm 2010, tiếp tục mở ra cơ hội cho các doanh nghiệpnhập khẩu hàng hóa thuận tiện hơn, tiết kiệm nhiều chi phí.Tuy nhiên thời gian gần đây cókhá nhiều chính sách được cũng đang gây khó khăn cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa đạcbiệt là những doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa thương mại quốc tế như Cơng ty TNHHThương mại vận tải Bình Ngun Ví dụ các chính sách về thuế nhập khẩu được điều chỉnhtheo hướng có lợi cho những doanh nghiệp kinh doanh nội địa, như tăng thuế nhập khẩuhàng hóa Sự kém ổn định trong chính sách nhập khẩu nói riêng và chính sách kinh tếnói chung của Việt Nam là thách thức và bài tốn khó giải đối với các doanh nghiệpnhập khẩu như Cơng ty TNHH Bình Ngun
.2.1.5.2.3 Các nhân tố khác
Ngồi các nhân tố vi mơ, vĩ mơ đã nêu trên còn nhiều các nhân tố ảnh hưởng tớibán hàng và kiểm soát bán hàng như vốn và uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp trênthị trường
Trang 31Bảng2.1 : Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2016-2018 Đơn vị tính : Triệu đồngSTT Chỉ tiêu Năm 2016Năm 2017So với năm 2016Tỷ lệ % so với năm 2016Năm 2018So với năm 2017Tỷ lệ % so với năm 20171 Tổng doanh thu thuần17.084 22.536 5.452 31,91% 35.000 12.464 55.30%2 Giá vốn bán hàng 15.575 20.691 5.116 32,84% 33.172 12.481 60,3%3 Lợi nhuận gộp 1.508 1.844 336,00 22,30% 2.769 925,00 50,16%4 Chi phí quản lý doanh nghiệp1.317 1.617 300,00 22,80% 2.250 533,00 39,15%
5 Lợi nhuận thuần từ HĐKD100,00 32,00 -68,00 -32% 12,4 -19,60 -38,75%6 Thu nhập HĐTC 34,30 11,30 -23,00 -32,95%19,30 8,00 70,8%7 Chi phí HĐTC 125,80 209,80 84,00 66,77% 517,80 308,00 46,80% (Phịng kế tốn)
Nhận xét: Doanh thu thuần năm 2011 tăng so với năm 2010 là 12.464 (triệu
đồng) tương ứng với 55,3% Lợi nhuận sau thuế năm 2011 so với năm 2010 giảm 10(triệu đồng) tương ứng với 41,6% Đời sống của người lao động được nâng cao thểhiện qua chỉ tiêu thu nhập bình quân đầu người năm 2011 tăng so với năm 2010 là 0,5(triệu đồng) tương ứng với 12,5%
Trang 32Như vậy, ta thấy doanh thu thuần trong 3 năm liên tục tăng trong khi đó lợinhuận sau thuế lại liên tục giảm do công ty chịu sự ảnh hưởng của sự suy thối kinh tếtồn cầu chung trên tồn thế giới kéo dài, các chi phí đầu vào ngày càng tăng caokhiến cho lợi nhuận giảm Điều này cũng chứng tỏ một phần cơng tác quản lý chi phícủa công ty chưa tốt, hiệu quả của hoạt đông kinh doanh cũng như việc sử dụng nguồnvốn chưa đạt hiệu quả cao nhất
2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt bán hàng tại cơng
ty tnhh thương mại vận tải bình ngun
2.2.1 Thực trạng cơng tác kiểm sốt hoạt động bán hàng của Cơng ty TNHHthương mại vận tải Bình Ngun
2.2.1.1 Quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng của cơng ty
Sơ đồ2.2: Quy trình kiểm
sốt bán hàng tại cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình NgunBước 1: Xây dựng tiêu chuẩn kiểm sốt
Tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng được sử dụng tại Cơng ty TNHH Thươngmại vận tải Bình Ngun:
+ Tiêu chuẩn đầu ra: hàng năm công ty đều đưa ra những chỉ tiêu về doanh thubán hàng, chi phí, lợi nhuận, cụ thể hơn cơng ty cịn định mức sản lượng mua vào bánra để tạo mục tiêu, động lực cho công tác bán hàng, cơ sở nền tảng kiểm tra, giám sáthoạt động bán hàng
+Tiêu chuẩn nền tảng: các tiêu chuẩn nền tảng đảm bảo hoạt động bán hàng đượctriển khai tốt cũng được đưa ra tại Công ty TNHH thương mại vận tải BìnhNguyên ,các chỉ tiêu chi phí bán hàng, số lượng đơn đặt hàng tiếp nhận, tỷ lệ thànhcông của các đơn đặt hàng, số lượng đơn hàng bị hủy,…
2 XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT
2 ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KIỂMSOÁT
Trang 33Bước 2: Đo lường kết quả hoạt động kiểm sốt
Đo lường kết quả kiểm sốt chính là việc mang các kết quả đạt được ra so sánhvới mục tiêu đã đề ra.
+ Đánh giá tiêu chuẩn đầu ra:Bảng sau chỉ nêu ra khối lượng hàng hóa tính gộpcho tất cả các mặt hàng điện tử- Điện lạnh mà công ty kinh doanh
Bảng 2.2.1: So sánh kết quả thực hiện năm 2018 với kế hoạch kinh doanh 2018
STT Các chỉ tiêu ĐVT Kế hoạch năm
2018Thực hiện năm2018Tỷ lệ đạt được(%)
1 Sản lượng mua vào Tấn 1.800 1.920 107%
2 Sản lượng tiêu thụ Tấn 1.650 1.740 105,5%
3 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
VNĐ 40.200.500.000 35.941.139.753 89,4%
4 Tổng chi phí VNĐ 2.200.000.000 2.775.630.605 125%
5 Tổng lợi nhuận sau thuế VNĐ 25.500.000 14.044.130 55%
(Nguồn:Phịng kế tốn )
Cơng ty tiến hành so sánh các kết quả kinh doanh với các mục tiêu đề ra định kỳhàng tháng hàng quý, đôi khi được tiến hành đột xuất theo yêu cầu lãnh đạo, do đó cácthơng tin từ hoạt động bán hàng luôn được giám sát, điều chỉnh kịp thời.
+Đánh giá các tiêu chuẩn đầu vào: Các chỉ tiêu về chi phí bán hàng, số lần điệnthoại cho khách, số lượng đơn đặt hàng, số đơn hàng bị hủy được tổng kết định kỳ,hàng tuần, hàng tháng so sanh với các chỉ tiêu đề ra để kịp thời tiến hành hoạt độngđiều chỉnh.
Bước 3:Đánh giá, điều chỉnh hoạt động bán hàng
+ Cơng cụ kiểm sốt hoạt động bán hàng tại Cơng ty TNHH Thương mại vận tảiBình Ngun: Đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, báo cáo kết quả hoạt động bán hàng,thư khiếu nại, phàn nàn của khách hàng
Trang 34+ Các kết quả sau khi được thu thập so sánh được mang ra đánh giá, đưa ranhững điểm chưa phù hợp, phù hợp mặt mạnh mặt yếu, nguyên nhân đồng thời đưa raquyết định hành động khắc phục điều chỉnh, phòng ngừa
2.2.1.2 Các tiêu chuẩn kiểm sốt hoạt động bán hàng của cơng ty
Hiện nay, Công ty đang xây dựng một số hình thức phân phối cho : các chinhánh của công ty, khách hàng mua sỉ và cung cấp cho một số sản phẩm chủ yếu chocác cửa hàng bán lẻ chuyên cung cấp, kinh doanh về sản phẩm điện tử Với sự đa dạngcác mặt hàng nên khách hàng của Công ty cũng đa dạng Do vậy, để xây dựng tiêuchuẩn kiểm soát phải đảm bảo theo một quy trình nhất định sao cho Cơng ty dễ dàngkiểm sốt số lượng hàng bán, giá bán và doanh thu của từng loại hình phân phối, chínhsách khác nhau Tuy nhiên, Cơng ty vẫn đang nỗ lực để hồn thiện cơng tác kiểm sốtbán hàng của mình”.
a,Tiêu chuẩn đầu ra
Tiêu chuẩn thứ nhất được đặt ra đó là doanh thu từ hoạt động kinh doanh bánhàng để đánh giá được mức độ hiệu quả kinh doanh của từng chi nhánh, từng nhómsản phẩm của Công ty Hàng năm công ty đều đặt ra những chỉ tiêu về doanh thu bánhàng Công ty còn định mức số lượng sản phẩm bán ra để tạo mục tiêu, động lực chocông tác bán hàng, làm cơ sở nền tảng để kiểm tra, giám sát hoạt động bán hàng.
Bảng 2.2.2: Bảng tiêu chuẩn bán hàng từ doanh thu năm 2016-2018
Đơn vị : Triệu đồng
STT Nhóm hàngNăm 2016Năm 2017Năm 2018
1 Nhóm điện gia dụng 16,322 25,1359 42,170
2 Nhóm máy móc 11,066 18,626 26,796
3 Nhóm thiết bị điện 3,202 13,1821 16,866
4 Nhóm vật liệu điện 12,601 25,102 52,439
5 Nhóm phụ tùng máy khác 7,934 15,517 27,659
( Nguồn : Kế toán tài chính)
Trang 35- Tiêu chuẩn về số lượng khách hàng đến với công ty: khách hàng là nhân tốquan trọng quyết định sự sống còn của các công ty, là đối tượng quan trọng của mọihoạt động kinh doanh Số lượng khách hàng đến với công ty là một yếu tố quyết địnhđến kết quả bán hàng, đến doanh thu, đến thương hiệu
Bảng 2.2.3: Tiêu chuẩn về số lượng khách hàng đến với công ty tại thịtrường Phú Thọ
Tiêu chuẩn đầu ra Cụ thể
TiêuchuẩnkếtquảbánhàngDoanh số bán hàng 247 600 000/ thángDoanh số bán hàng cho khách hàng mới754 000/thángSố lượng khách hàng mới 2000/thángSố lượng khách hàng mất đi 300 khách/thángSố lượng đơn đặt hàng 656 763 đơn/tháng
Chi phí bán hàng 30 700 000/tháng
(Phòng kinh doanh)
Số lượng các sản phẩm hàng hóa được tiêu thụ trong kỳ để từ đó có thể đánhgiá được mức độ tiêu thụ nhanh hay chậm của sản phẩm Từ đó, các nhà quản trị cóbiện pháp thúc đẩy tiêu thụ các mặt hàng có số lượng tiêu thụ cịn chậm với số lượng ít.
b,Tiêu chuẩn đầu vào
- Kỹ năng bán hàng của nhân viên
Trong quá trình thử việc, bắt buộc nhân viên bán hàng phải học, hiểu về các sảnphẩm của công ty Ngồi ra, ln phải trau dồi những kỹ năng cần thiết của một nhânviên bán hàng tại cửa hàng : như giao tiếp với khách hàng, góp phần tạo mơi trườngvăn hóa doanh nghiệp hay cách giải quyết những trường hợp khiếu nại, thắc mắc củakhách hàng về sản phẩm Từ đó, có những phương án điều chỉnh phù hợp từng vị trícho các nhân viên”.
Bảng 2.2.4: Tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng tại khu vực thị trường Phú Thọ
Tiêuchuẩn
Hình thức, trang phục
Trang 36đầuvào
Ý thức tổ chức kỷluật
- Đi làm muộn bị trừ lương từ 200-1 triệu- Nghỉ ốm dài ngày phải có giấy nhập việnKiến thức sản
phẩm
Không thuộc quá 50% kiến thức sản phẩm sẽ phải đào tạo lại
Kỹ năng đàm phán
-Nếu đạt mục tiêu doanh số bán hàng tháng=> kỹ năngtốt
- Vượt mục tiêu về doanh số=> kỹ năng rất tốt- Không đạt mục tiêu=> kỹ năng kém
(Nguồn: Phịng kinh doanh)
+ Trình độ chun môn, năng lực nghiệp vụ của nhân viên trong công ty vớicơng ty ln là tiêu chí đặt lên hàng đầu Nhân viên bán hàng trong công ty được đánhgiá thơng qua : các kỹ năng làm việc nhóm, tinh thần đồn kết trong cơng việc Hayđánh giá qua các sự sáng tạo, khả năng đưa ra các vấn đề gặp phải trong công việccũng như khả năng quản lý kỹ thời gian làm việc của mỗi cá nhân
- Các cuộc tiếp xúc trong công ty : Để đánh giá hiệu quả tốt nhất của nhóm sảnphẩm phụ trách thì các nhân viên kinh doanh thường xuyên xuống các chi nhánh đểgiao lưu, tiếp xúc hỏi han về tình hình hàng hóa hay tiếp thu những phản hồi tích cựcvà tiêu cực từng nhóm hàng.
- Trưng bày , bố trí các sản phẩm tại cửa hàng : Đã có sự phân chia các khu vựchàng hóa của từng nhóm hàng và sự trưng bày, phân bố hàng hóa có sự liên kết lại vớinhau
- Số lượng đơn đặt hàng bị hủy : Để đảm bảo mang tới chất lượng dịch vụ tốtnhất dành cho khách hàng , Công ty bên cạnh theo dõi số lượng khách hàng mới đếnvới cửa hàng thì cũng đang tiến hành kiểm soát, theo dõi đánh giá các số lượng đơnhàng bị hủy trong ngày, trong tháng
2.2.1.3 Các công cụ đo lường kết quả bán hàng của công ty
Trang 37- Báo báo kết quả hoạt động bán hàng: được nhân viên phòng kinh doanh trên thịtrường nộp báo cáo bán hàng theo từng ngày rồi nộp lại cho bộ phận hỗ trợ kinh doanhtại văn phòng Bộ phận này sẽ tổng hợp và báo lên trưởng phòng theo từng ngày, tuầnvà tháng,…
Bảng 2.2.5: Báo báo tổng hợp doanh thu ngày
BÁO CÁO TỔNG HỢP DOANH THU THÁNG 12/2018 KHU VỰC PHÚ THỌCƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI BÌNH NGUYÊN
Ngày 31 tháng 12 năm 2018
STT Nhóm hàng Tổng tiền ( triệu
đồng)
Ghi chú
1 Nhóm điện gia dụng 2,550
2 Nhóm máy móc cơng nghiệp 2,310
3 Nhóm thiết bị điện 2,110
4 Phụ tùng máy khác 1,540
Người giao tiềnTrần Xuân Nam
Kế toán trưởngNguyễn Thị Linh
Người nhận tiềnNguyễn Thị Nga
(Nguồn: phòng kinh doanh)
Trang 38tháthátháthátháthátháthátháththth024681012141618
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ thể hiện số lượng thư khiếu nại của khách hàng trong năm2018 của cơng ty TNHH Thương mại vận tải Bình Ngun
Có thể thấy, cơng ty có số lượng thư khiếu nại của khách hàng tăng đột biến vàocác tháng 11, tháng 12, tháng 1 và giảm xuống các tháng còn lại Từ các tháng 2 đếntháng 10 lượng thư ổn định ở mức từ 2 đến 6 thư Lượng thư cao nhất là khoảng 17 thưvào tháng 1 và ít nhất là 2 thư vào tháng 5 Điều này tương đối dễ hiểu bởi, từ tháng 11đến đầu tháng 2, đây là khoảng thời gian khách hàng tiêu thụ nhiều nhất, lượng kháchhàng tiêu dùng tăng thì sự kiểm sốt sẽ khó hơn, và phàn nàn về sản phẩm là điều tấtyếu nếu khơng có chiến lược kiểm sốt phù hợp.
- Báo cáo tình hình thị trường: Báo cáo này do các giám sát bán hàng thực hiện.Giám sát có nhiệm vụ tìm hiểu rõ tình hình đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cungcấp… Các báo cáo này được nộp định kỳ hàng tháng cho giám đốc công ty.
BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG KHUYẾN MẠI CỦA ĐỐI THỦ CẠNH TRANHKhu vực: Thanh Sơn-Phú thọ
Ngày 12 tháng 10 năm 2018
Công ty Sản phẩm Cơ cấu
Trang 39195.000 20/10/2018 chợ ở Thanh ThuỷCông ty TNHH Quang VinhSản phẩm Bình siêu tốc Sunhouse1.7l SHD1375Giảm giá từ 550.000 xuống 520.000 nghìn1/10/2018- 25/10/2018Tất cả khách hàngQuảng cáo tại gian hàngSản phẩm bàn ủi hơi nước Electrolux ESI5126Giảm giá từ 630 nghìn xuống 600 nghìn1/10/2018- 25/10/2018Tất cả khách hàngQuảng cáo tại gian hàngNgười lập biểuNguyễn Thị TrúcGiám sát bán hàngTrần Xuân Nam
(Nguồn: phòng kinh doanh)
Bảng 2.2.6: Báo cáo hoạt động khuyến mại của đối thủ cạnh tranh của côngty TNHH Thương mại vận tải Bình Ngun
Căn cứ vào các cơng cụ kiểm sốt , ban lãnh đạo Cơng ty sẽ dựa vào đó đểđánh giá cơng việc nào được hồn thành tốt hay chưa tốt? Thơng qua đó, ban lãnh đạosẽ có những phương án kịp thời để giải quyết những nguyên nhân đó :
+ Tại sao lượng tiêu thụ giảm, nhu cầu tiêu dùng của khách hàng đối với mặthàng sản phẩm đó lại khơng được lựa chọn nhiều? Đánh giá, nghiên cứu tìm hiểunguyên nhân?
+ Lên các phương án cho hoạt động mua hàng, dự trữ hàng hóa phù hợp tránhnhững nguyên nhân tồn lâu hay khan thiếu hàng
2.2.1.4 Các phương pháp và yêu cầu kiểm soát bán hàng của công ty
Trang 40- Phương pháp phân tích dữ liệu thống kê dựa vào báo cáo hàng kỳ của các bộphận Đây là phương pháp phổ biến ở nhiều doanh nghiệp thương mại bởi các dữ liệutài chính dễ đo lường và theo dõi Cơng ty đã dựa vào các kết quả báo cáo tình hìnhhoạt động kinh doanh để có những nhận xét đánh giá về tình hình hoạt động chung củacơng ty và riêng từng chi nhánh Qua đó, ban lãnh đạo có thể nắm bắt được các côngviệc chung của nhân viên cấp dưới để kiểm soát dễ hơn.
- Phương pháp kiểm soát bằng việc quan sát trực tiếp và tiếp xúc nhân viên: Sẽcó những đợt kiểm tra đột xuất của ban kiểm soát nhằm đánh giá kỹ năng bán hàng củanhân viên Tiếp xúc, trao đổi những công việc mà nhân viên bán hàng đang làm để cócái nhìn tồn diện với nhân viên bán hàng
2.2.1.5 Điều chỉnh các hoạt động kiểm soát bán hàng
Đảm bảo hoạt động kinh doanh được tốt nhất và liên tục , Công ty đã có nhữngphương án điều chỉnh về nhân sự và kế hoạch kinh doanh của từng nhóm hàng cũngnhư của từng chi nhánh Kết quả phỏng vấn ban giám đốc của cơng ty cho thấy :
- Vì mặt hàng sản phẩm của công ty phong phú và đa dạng nên cơng tác kiểmsốt hàng hóa , xuất nhập kho của từng chi nhánh được kiểm kê định kỳ vào các đầutháng để kiểm tra đánh giá số lượng hàng hóa trong tháng với phần mềm quản lý củacơng ty
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các trưởng bộ phận, trưởng các nhóm hàng đểcó thể nắm bắt rõ ràng hơn công việc , theo sát hoạt động kinh doanh của nhóm hàngphụ trách Hàng tuần, hàng tháng sẽ có những báo cáo cơng việc của từng nhân viên đểqua đó, ban lãnh đạo cùng ban kiểm sốt có những ý kiến góp ý hay khuyến khích sựnhiệt tình trong cơng việc.
- Đánh giá nhân viên một cách sát thực, kiểm sốt chặt chẽ để qua đó thấy đượcnăng lực thực sự cuả nhân viên Từ đó, có hướng giải quyết , đào tạo và phát triểnnhân viên có tiềm năng hay những nhân viên chưa đạt yêu cầu đề ra của công ty.