Hướng dẫn chi tiết cách thức lập trình phần mềm kế toán doanh nghiệp, áp dụng ví dụ điển hình cho công ty Đức Linh. Tài liệu có mã nguồn kèm theo.Với tốc độ phát triển chóng mặt của hệ thống máy tính điện tử và ngành công nghệ thông tin thì việc thiết kế và cài đặt các trình ứng dụng cho người dùng là rất cần thiết. Ý tưởng quản lý bán hàng thông qua một hệ thống máy tính tự động tuy không mới mẻ nhưng cũng phần nào giúp khách hàng và doanh nghiệp có nhu cầu thuận tiện hơn, tiết kiệm được thời gian và chi phí hơn trong việc quản lý hệ thống thông tin bán hàng vốn vô cùng phức tạp, lưu lượng thông tin lớn và hay biến đổi.
MỤC LỤC CHƯƠNG : NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THƠNG TIN VÀ CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG 1.1 KHÁI LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1.1 1.1.2 1.1.3 Khái niệm hệ thống thông tin Tầm quan trọng hệ thống thông tin tốt Phương pháp phát triển hệ thống thông tin 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 Khảo sát trạng hệ thống 10 Xác định mô hình nghiệp vụ hệ thống 10 Phân tích làm rõ yêu cầu đặc tả u cầu(Mơ hình hóa q trình xử lý) 11 Thiết kế logic thiết kế vật lý 11 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 Nhiệm vụ kế toán bán hàng 15 Một số khái niệm liên quan 16 Hình thức kế tốn sử dụng 19 Các tài khoản kế toán chứng từ sử dụng 28 2.1.1 2.1.2 2.1.3 Giới thiệu công ty 36 Sơ đồ cấu tổ chức quản lý công ty 37 Tổ chức máy kế toán công ty 38 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 Tổ chức máy 38 Hình thức kế tốn sử dụng 39 Tài khoản kế toán sử dụng 41 Các hồ sơ liệu sử dụng công ty 42 2.3.1 2.3.2 Đánh giá trạng .42 Giải pháp khắc phục 43 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 Mục tiêu hệ thống .45 Xác định yêu cầu mô tả toán .45 Dữ liệu vào thông tin 47 Mơ hình nghiệp vụ toán 49 Mơ hình khái niệm logic 54 3.2.1 3.2.2 Mơ hình logic .66 Thiết kế sở liệu vật lý 69 1.2 Q TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 10 1.3 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 15 CHƯƠNG : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XÂY DỰNG ĐỨC LINH 36 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY ĐỨC LINH 36 2.2 HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY ĐỨC LINH38 2.3 Đánh giá trạng giải pháp khắc phục 42 CHƯƠNG : XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY ĐỨC LINH 45 3.1 Phân tích hệ thống .45 3.2 THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐỨC LINH 66 3.3 MỘT SỐ THUẬT TOÁN ĐÃ SỬ DỤNG 75 3.3.1 3.3.2 3.3.3 Thuật kiểm tra mật .75 Thuật tốn nhập hóa đơn 76 Thuật tốn tìm sửa ghi .77 3.4.1 3.4.2 3.4.3 Giao diện chương trình .78 Một số Form 81 Một số report 93 3.4 CHƯƠNG TRÌNH DEMO .78 3.4.4 Một số code chương trình 96 NHẬN THỨC CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG KHÁI LUẬN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Khái niệm hệ thống thơng tin HTTT tập hợp có tổ chức người, thiết bị phần mềm, liệu, … để thực hoạt động thu nhận, lưu trữ, xử lý, truyền tin tập hợp ràng buộc gọi môi trường Như minh họa, HTTT có phận: phận đưa liệu vào, phận xử lý, kho liệu phận đưa thông tin đầu Đầu vào (Inputs) HTTT lấy từ nguồn (source) xử lý hệ thống sử dụng liệu lưu trữ từ trước Kết chưa xử lý chuyển đến đích (destination) kho liệu (Store) Tầm quan trọng hệ thống thông tin tốt Như biết từ trước, quản lý có hiệu tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin hệ thống thông tin thức sản sinh Dễ thấy từ hoạt động chất lượng hệ thống thông tin nguồn gốc gây hậu nghiêm trọng Một hệ thông tin tốt hay xấu đánh giá thơng qua chất lượng thơng tin mà cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng sau: Độ tin cậy: Thể qua độ xác độ xác thực Thơng tin độ tin cậy gây cho tổ chức hậu xấu Các hậu kéo theo hàng loạt vấn đề khác tổ chức uy tín, hình ảnh tổ chức… trước đối tác Tính đầy đủ: Thể bao quát vấn đề để đáp ứng yêu cầu nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng thông tin khơng đầy đủ dẫn tới định hành động khơng đáp ứng địi hỏi tình hình thực tế Điều gây tổn hại lớn cho tổ chức Tính thích hợp dễ hiểu: Một hệ thống thơng tin khơng thích hợp khó hiểu có q nhiều thơng tin khơng thích ứng với người nhận, thiếu sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt đa nghĩa, phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý Một HTTT dẫn đến làm hao tổn chi phí cho việc tạo thông tin không cần thiết định sai thiếu thông tin cần thiết Tính bảo vệ: Thơng tin vốn nguồn lực q giá tổ chức Vì khơng thể tiếp cận thơng tin Do vậy, thông tin cần bảo vệ người có quyền phép tiếp cận thơng tin Sự thiếu an tồn thơng tin gây thiệt hại lớn cho tổ chức Tính kịp thời: Thơng tin đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng bảo vệ an tồn khơng có ích không gửi tới người sử dụng lúc cần thiết Để có hệ thống thơng tin hoạt động tốt, có hiệu cao cơng việc nhà quản lý Để giải vấn đề cần xem xét kỹ sở kỹ thuật cho hệ thống thông tin, phương pháp phân tích thiết kế cài đặt HTTT Phương pháp phát triển hệ thống thông tin Thời đại ngày thời đại khoa học Cơng nghệ thơng tin HTTT đóng vai trị quan trọng đời sống quản lý sản xuất xã hội HTTT sử dụng cung cấp cho thành viên tổ chức công cụ hỗ trợ quản lý cách hữu hiệu Phát triển HTTT bao gồm việc phân tích HTTT tồn tại, thiết kế HTTT mới, thực tiến hành cài đặt HTTT Phương pháp phát triển HTTT Một phương pháp định nghĩa tập hợp bước công cụ cho phép tiến hành trình phát triển hệ thống chặt chẽ dễ quản lý Phương pháp phát triển HTTT đề nghị dựa vào nguyên tắc chung nhiều phương pháp đại có cấu trúc để phát triển HTTT Ba nguyên tắc là: Ngun tắc 1: Sử dụng mơ hình Đó sử dụng mơ hình logic, mơ hình vật lý mơ hình vật lý ngồi Ngun tắc 2: Chuyển từ chung sang riêng Đây nguyên tắc đơn giản hóa Thực tế chứng minh để hiểu tốt hệ thống trước hết phải hiểu mặt chung sau xem xét chi tiết Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mơ hình vật lý thiết kế, chuyển từ mơ hình vật lý sang mơ hình logic phân tích Q TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN Q trình phân tích HTTT gồm giai đoạn: a Khảo sát trạng hệ thống b Xác định mơ hình nghiệp vụ c Phân tích hệ thống đặc tả yêu cầu d Thiết kế hệ thống Khảo sát trạng hệ thống Trong phần trình bày bước thực trình khảo sát công cụ sử dụng để thu thập thông tin Về nguyên tắc việc khảo sát hệ thống chia làm giai đoạn: Giai đoạn khảo sát sơ bộ: Nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống thông tin Giai đoạn khảo sát chi tiết: Nhằm thu thập thông tin chi tiết hệ thống phục vụ phân tích u cầu thơng tin làm sở cho bước thiết kế sau Các bước khảo sát thu thập thơng tin: Q trình khảo sát hệ thống cần trải qua bước sau: Tiến hành thu thập thông tin phương pháp khác Củng cố, bổ sung hoàn thiện kết khảo sát Tổng hợp kết khảo sát Hợp thức hóa kết khảo sát Xác định mơ hình nghiệp vụ hệ thống Trong phần tiến hành mô tả thông tin liệu tổ chức dạng trực quan có tính hệ thống Nhờ vậy, khách hàng hiểu qua bổ sung làm xác hóa hoạt động nghiệp vụ tổ chức thời Các thành phần mơ hình nghiệp vụ: Biểu đồ ngữ cảnh Biểu đồ phân rã chức Danh sách hồ sơ liệu sử dụng Ma trận thực thể liệu chức Mô tả chi tiết chức biểu đồ phân rã chức Các công cụ giúp làm rõ thực trạng tổ chức, xác định phạm vi miền nghiên cứu phát triển hệ thống Từ đến định xây dựng dự án phát triển hệ thống thông tin, đưa yêu cầu cho hệ thống cần xây dựng Phân tích làm rõ yêu cầu đặc tả u cầu (Mơ hình hóa q trình xử lý) Phần làm rõ yêu cầu cách sử dụng mơ hình cơng cụ hình thức hóa hơn, biểu đồ luồng liệu để mô tả tiến trình xử lý Đến ta mơ hình khái niệm hệ thống Với mơ hình này, lần khách hàng bổ sung làm đầy đủ yêu cầu HTTT cần xây dựng Mơ hình hóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) biểu diễn đồ thị chức trình để thu thập, thao tác, lưu trữ phân phối liệu phận hệ thống nghiệp vụ hệ thống mơi trường Thiết kế logic thiết kế vật lý Trong bước cần tìm giải pháp cơng nghệ cho yêu cầu xác định bước phân tích Các cơng cụ mang tính hình thức hóa cao cho phép đặc tả thiết kế để ánh xạ thành cấu trúc chương trình, chương trình, cấu trúc liệu giao diện tương tác Các công cụ bao gồm: Mơ hình liệu quan hệ E_R, mơ hình luồng liệu hệ thống, phương pháp đặc tả nội dung xử lý tiến trình, hướng dẫn thiết kế cụ thể Thiết kế logic Mơ hình thực thể mối quan hệ E_R (Entity- Relationship model) Mơ hình E_R mơ hình mơ tả liệu giới thực, không quan tâm đến cách thức tổ chức khai thác liệu mục tiêu chủ yếu mô tả giới thực tồn Mơ hình E_R gồm thành phần: Thực thể liệu, mối quan hệ thực thể, thuộc tính thực thể mối quan hệ Các bước phát triển mơ hình E_R từ hồ sơ liệu Gồm bước: Bước 1: Liệt kê, xác chọn lọc mục tin Liệt kê đầy đủ mục tin, không liệt kê liệu Chính xác hóa: Thêm từ cho mục tin đủ nghĩa, mục tin đối tượng tên, mục tin đối tượng khác tên khác Chọn lọc: Mỗi mục tin chọn lần (Loại mục tin lặp lại) loại mục tin không đặc trưng cho lớp hồ sơ, loại mục tin suy trực tiếp từ mục tin chọn Bước 2: Xác định thực thể, thuộc tính: Tìm thuộc tính tên gọi: Tên thực thể Xác định thuộc tính nó: Là thuộc tính có mang tên thực thể, khơng mang tên thực thể khác không chứa động từ Xác định định danh: Là thuộc tính có tính chất định nghĩa, thêm vào có tính chất định nghĩa Bước 3: Xác định mối quan hệ thuộc tính nó: Xác định mối quan hệ tương tác: Tìm động từ trả lời câu hỏi động từ : Ai?, Cho ai?, Cái gì?, Cho gì?, Ở đâu? Và tìm câu trả lời thực thể: Bằng cách nào? Khi nào?, Bao nhiêu? Như nào? Xác định mối quan hệ phụ thuộc (sở hữu): Xét cặp thực thể dựa vào ngữ nghĩa thuộc tính cịn lại để tìm mối quan hệ phụ thuộc Bước 4: Vẽ biểu đồ mơ hình Vẽ thực thể: Mỗi thực thể hình chữ nhật + Tên Xét quan hệ xem có liên quan đến thực thể vẽ xen vào thực thể nối lại với thực thể Bố trí lại biểu đồ cho hợp lí Xác định số thực thể Bổ sung thuộc tính cho thực thể mối quan hệ Mơ hình quan hệ: Để tạo liệu máy, lưu trữ, khai thác liệu máy người ta tạo phần mềm công cụ gọi Hệ quản trị Cơ sở liệu (database management system-DBMD) Hệ thống phải xây dựng mơ hình liệu, mơ hình liệu người ta gọi mơ hình liệu logic hay mơ hình quan hệ Mơ hình quan hệ gồm thành phần : Quan hệ (relation) thuộc tính quan hệ (attributes) Quan hệ: quan hệ bảng liệu gồm chiều: Các cột có tên thuộc tính, dịng khơng có tên liệu (bản ghi) Thuộc tính: Thuộc tính quan hệ tên cột, giá trị thuộc tính thuộc vào miền xác định Các loại thuộc tính: Thuộc tính lặp: loại thuộc tính mà có giá trị số dịng khác cịn giá trị cịn lại dịng Khóa dự tuyển: Là giá trị xác định dịng có nhiều thuộc tính bỏ thuộc tính giá trị khơng xác định dịng Trong khóa dự tuyển chọn khóa làm khóa quan hệ gọi khóa quan hệ Các chuẩn bản: Chuẩn quan hệ đặc trưng, cấu trúc cho phép nhận biết cấu trúc Chuẩn 1- 1NF: quan hệ khơng chứa thuộc tính lặp Chuẩn 2-2 NF: quan hệ NF 1NF khơng chứa thuộc tính phụ thuộc vào phần khóa Chuẩn 3-3NF: Một quan hệ 3NF 2NF không chứa thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa Chuẩn hóa: Chuẩn hóa q trình để chuyển quan hệ thành quan hệ đơn giản có chuẩn cao Tiến trình chuẩn hóa sau: Quan hệ chưa 1NF: Tách thuộc tính thành quan hệ QH1: Gồm thuộc tính lặp phần khóa xác định QH2:Gồm thuộc tính cịn lại tồn khóa khơng chứa thuộc tính lặp Quan hệ 1NF chưa 2NF: Tách thành quan hệ: có thuộc tính phụ thuộc vào phần khóa Chuẩn hóa cách tách thuộc tính phụ thuộc vào phần khóa để hai quan hệ: QH1: gồm thuộc tính phụ thuộc vào phần khóa phần khóa xác định QH2: gồm thuộc tính cịn lại tồn khóa Quan hệ 2NF chưa 3NF: Có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa chuẩn hóa cách tách thuộc tính phụ thuộc bắc cầu ta quan hệ: QH1: gồm thuộc tính phụ thuộc bắc cầu thuộc tính cầu QH2: gồm thuộc tính cịn lại thuộc tính cầu Thiết kế mơ hình quan hệ Đầu vào: Mơ hình E_R Mơ hình E_R Biểu diễn thực thể ->quan hệ Chuẩn hóa 3NF Biểu diễn mối quan hệ->quan hệ Vẽ biểu đồ mơ hình quan hệ Kết Chuẩn 3NF Mơ hình Vẽ biểu đồ: Mối quan hệ biểu diễn HCN có chia làm phần: Phần ghi tên quan hệ, phần ghi tên thuộc tính khóa (khóa #, khóa ngoại dùng dấu gạch chân) Nối cặp quan hệ với quan hệ chứa thuộc tính khóa quan hệ Xác định số: TÊN QUAN HỆ # khóa TÊN QUAN HỆ # Khóa Khóa ngoại Khóa ngoại Thiết kế vật lý Xác định luồng hệ thống: Đầu vào: Biểu đồ luồng liệu Cách làm: Phân định rõ công việc người máy thực Thiết kế Giao diện nhập liệu Đầu vào: Mơ hình E_R Cách làm: Mỗi thực thể hay mối quan hệ khác thành Giao diện Thiết kế Giao diện xử lý Xét biểu đồ hệ thống: Mỗi tiến trình tương tác với tác nhân xác định giao diện xử lý Tích hợp Giao diện Phân tích Giao diện nhận được, tiến hành bỏ Giao diện trùng lặp không cần thiết kết hợp Giao diện thành hệ thống giao diện cuối Thiết kế kiến trúc Chỉ số Ký pháp: Tên hình Chỉ số hình quay ... tiền Bán hàng người mua chấp nhận tốn (khơng có lãi trả chậm) Bán hàng trả chậm, trả góp có lãi Bán đổi hàng Kế toán doanh thu bán hàng khoản giảm trừ doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng. .. tổng hợp thành báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kế toán Bán hàng việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn lợi ích rủi ro cho khách hàng đồng thời khách hàng toán chấp... giao hàng hóa, thành phẩm lao vụ cho khách hàng, đồng thời khách hàng toán chấp nhận toán đảm bảo điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng Các phương thức bán hàng trực tiếp bao gồm : Bán hàng thu