Chương 2 Cơ sở dữ liệu và hệ thống kế toán Mục tiêu Chương này giới thiệu hệ cơ sở dữ liệu kế toán (database accounting systems) và so sánh chúng với hệ thống bút toán kép (double entry bookeeping sys[.]
Chương Cơ sở liệu hệ thống kế toán Mục tiêu Chương giới thiệu hệ sở liệu kế toán (database accounting systems) so sánh chúng với hệ thống bút toán kép (double-entry bookeeping systems) Chương cịn giải thích cách kế tốn viên tổ chức hoạt động kinh doanh thành chuỗi qui trình kinh doanh cách mà hệ sở liệu kế tốn dùng qui trình kinh doanh làm sở cho việc tổ chức Chương trình bày sở lý thuyết hệ sở liệu kế tốn kèm theo ví dụ thực tiễn áp dụng lý thuyết sở liệu Bạn học mối liên hệ hệ thống kế toán hệ sở liệu, hệ sở liệu quan hệ lại ưu việt hệ thống bút toán kép việc nắm bắt thơng tin kế tốn, sơ lược lý thuyết lịch sử hệ quản trị sở liệu quan hệ Lý thuyết trình bày vừa đủ để giúp bạn tạo đối tượng sở liệu tối ưu hiệu quả, tránh phần lý thuyết không cần thiết Ở chương này, bạn học về: Những khác biệt hệ thống bút toán kép hệ sở liệu kế toán Ưu nhược điểm hệ sở liệu kế toán Phân loại hoạt động kinh doanh Các qui trình kinh doanh Quan hệ hệ thống kế toán hệ sở liệu Lược sử phát triển hệ quản trị sở liệu Những chức hệ quản trị sở liệu Lý thuyết ứng dụng hệ quản trị sở liệu quan hệ Cấu trúc đối tượng sở liệu dùng để lưu trữ nghiệp vụ kế tốn Tầm quan trọng việc chuẩn hóa bảng Thi hành phép chọn, phép chiếu, phép nối sở liệu Cách mà kế tốn viên mơ hình tài ngun (resources), biến cố (events), tác nhân (agents), viết tắt REA, thiết kế sở liệu kế toán Chương giúp bạn hiểu khác biệt hệ thống bút toán kép hệ sở liệu kế tốn Thơng tin phân loại hoạt động kinh doanh qui trình kinh doanh cung cấp chế giúp bạn vận dụng kiến thức Microsoft Access để xây dựng thành phần hệ sở liệu kế toán Chương sử dụng ứng dụng kế tốn - đó xử lý bảo trì liệu hóa đơn - nhằm minh họa công dụng sở liệu kế tốn Cơng ty ví dụ tên The Coffee Merchant, chuyên bán sỉ cà phê hạt trà Công ty mua cà phê hạt trà từ đấu giá quốc tế bán lại cho cửa hàng rang cà phê Đầu tiên, ta xét qua mối liên hệ kế toán hệ sở liệu, thăm dò việc áp dụng hệ quản trị sở liệu quan hệ vào kế toán Giới thiệu Hầu hết học viên kế toán học kỹ kế toán giao dịch kinh tế qua việc dùng cơng cụ bút tốn kép làm tay nhật ký (journals) sổ (ledgers) Chương bắt đầu việc thảo luận khác biệt hệ sở liệu kế toán hệ bút tốn kép làm tay Sau diễn giải ưu nhược điểm dùng sở liệu để xây dựng hệ thống kế toán Kế đến, phần thảo luận phân loại hoạt động kinh doanh chương giới thiệu ba độ phức tạp mà kế tốn viên dùng để phân loại cơng ty Phân loại giúp bạn biết cần dùng chức sở liệu cụ thể để thiết kế hệ sở liệu kế toán cho bạn Sau cùng, chương mơ tả qui trình kinh doanh, cách để kế tốn viên người phân loại biến cố kinh tế vào nhóm liên quan Nhiều học viên học sử dụng Microsoft Access ứng dụng phần mềm chưa học nhiều lý thuyết sở liệu để tạo ứng dụng phức tạp hệ thống kế toán Các chương 4, mô tả cách dùng phần mềm sở liệu để xây dựng thành phần hệ thống kế tốn, phục vụ cho qui trình kinh doanh cụ thể Trong chương này, bạn học cách tạo truy vấn (queries), biểu mẫu (forms), báo cáo (reports) để hồn thành nhiệm vụ kế tốn qui trình kinh doanh Thuyết kế tốn dựa biến cố Hơn 40 năm qua, nhà nghiên cứu kế toán William McCarthy, Guido Geerts, Eric Denna, George Sorter phát triển cải tiến nhiều phương pháp kế tốn khác dựa biến cố Cơng trình họ cung cấp tảng lý thuyết vững để kế toán viên gia tăng sử dụng sở liệu quan hệ thực nhiệm vụ kế toán Các phương pháp dựa biến cố cho kế toán viên cần nỗ lực lưu trữ thơng tin thích hợp biến cố kinh tế dạng dễ dàng truy xuất Các phần mềm sở liệu quan hệ, chẳng hạn Microsoft Access, cung cấp công cụ để kế tốn viên đạt mục tiêu Thuyết kế toán dựa biến cố phương án thay phương pháp bút toán kép thường dùng kế toán từ năm kỷ qua Mặc dù phương pháp kế toán dựa biến cố thảo luận nhiều năm qua, gần vài hệ thống kế toán xây dựng theo nguyên tắc Bút toán kép so với sở liệu kế toán Là điểm sáng 500 năm qua, bút toán kép cung cấp phương pháp ghi chép giao dịch tuyệt vời Nó thỏa mãn nhu cầu nắm bắt chất giao dịch kế toán viên Khi bút toán kép phát triển cách 500 năm, chi phí thu thập lưu trữ thông tin cao Ghi chép giao dịch giấy bút nhiệm vụ tiêu tốn thời gian Bút tốn kép cho kế tốn viên cơng cụ giá trị nhằm nhận diện nhanh chóng chất giao dịch Vì vậy, bút tốn kép giúp doanh nhân nắm bắt lưu trữ thuộc tính giao dịch theo dạng có tính tổng hợp cao Điều giúp chi phí thu thập lưu trữ thơng tin mức chấp nhận Ngoài ra, khả kiểm tra bên nợ - bên có đặc trưng kiểm soát nội quan trọng hệ thống kế toán làm tay Xử lý giao dịch máy tính giải phóng kế tốn viên khỏi hạn chế vất vả hệ thống kế toán làm tay Nhờ máy tính, ta dễ dàng nắm bắt nhiều thông tin giao dịch Chẳng hạn, siêu thị cửa hàng bán lẻ thường đọc mã vạch quầy để ghi nhận ngày mua, mã hàng, địa cửa hàng, mã số quầy, mã số nhân viên thâu ngân Quan trọng hơn, họ nắm bắt tất thông tin hành động quét nhanh! Thẻ dùng tần số vơ tuyến cịn ghi nhận nhanh hơn tất cả các mặt hàng có giỏ nhờ mã số phát từ thẻ qua sóng vơ tuyến, khơng cần phải đặt giỏ hàng gần thiết bị quét Các công nghệ thiết bị đọc mã vạch máy quét quang học đóng vai trị yếu việc giảm chi phí ghi nhận lưu trữ nhiều thuộc tính biến cố kinh tế Để thấy rõ khác biệt bút toán kép sở liệu kế toán, xét giao dịch mua bán đơn giản Hầu hết giao dịch mua bán bắt đầu việc khách hàng gửi đơn mua hàng (purchase order) Nếu cơng ty tiếp nhận đơn mua hàng có hàng kho thấy tiền bảo chứng khách hàng (customer's credit) chấp nhận được, công ty gửi hàng kèm theo hóa đơn Hệ bút tốn kép ghi nhận giao dịch cho công ty bán hàng mục bút toán sau: Để ý mục bút toán bao gồm thông tin: ⦁ Thời điểm giao dịch (Date) ⦁ Tên tài khoản bên nợ (Accounts Receivable, khoản phải thu) ⦁ Tên tài khoản bên có (Sales, thương vụ) ⦁ Số tiền giao dịch (Amount) ⦁ Diễn giải giao dịch (Explanation) Trong mục bút toán tổng quát trình bày trên, phần diễn giải chứa tên khách hàng Các công ty dùng mục bút tốn chun biệt sổ chi tiết lưu thêm thông tin tên khách hàng hay mã tài khoản Chẳng hạn, mục bút toán đưa vào sổ chi tiết, qui trình lưu sổ lưu tên khách hàng hay mã tài khoản vào sổ chi tiết Nếu giao dịch mua bán ghi vào nhật ký bán hàng chuyên biệt thay vào nhật ký bán hàng tổng quát trên, định dạng khác Tóm lại, hệ bút tốn kép ghi nhận hay thuộc tính giao dịch, thuộc tính số tiền ghi nhận lần Ta xem hệ sở liệu kế tốn xử lý giao dịch Nó ghi giao dịch vào tập hợp bảng tương tự Hình 2.1 Hình hiển thị cửa sổ quan hệ Relationships Access Hình 2.1 Giao dịch bán hàng lưu hệ sở liệu kế toán Hệ sở liệu Hình 2.1 lưu số thuộc tính giao dịch mua bán vào bảng hóa đơn tblInvoice Ta dùng tiền tố "tbl" tài liệu để đối tượng bảng (table) Access Ta dùng tiền tố tương tự cho đối tượng Access khác, "frm" dùng cho biểu mẫu (form), "rpt" dùng cho báo cáo (report), "qry" dùng cho câu truy vấn (query) Tuy nhiên, cần ý nhiều thuộc tính khác giao dịch mua bán lưu bảng Hệ sở liệu kế tốn lưu nhiều thuộc tính giao dịch mua bán hệ bút toán kép Để ý hệ sở liệu kế tốn thơng tin mua bán lưu thuộc tính dạng nguyên thể, nằm rải rác nhiều bảng Trong Chương bạn học số qui tắc thiết kế bảng hiệu quả, lưu thuộc tính vào nhiều bảng, cho phép thu thập lại thông tin cần Một qui tắc u cầu bạn đặt khóa cho bảng. Khóa chính (primary key) bao gồm hay nhiều trường (fields) bảng nhằm cung cấp định danh cho dịng bảng Trường khóa bảng Hình 2.1 có hình chìa khóa bên trái Để ý bảng tblInvSup và tblInvoiceLine có khóa bao gồm trường Kiểu khóa chứa trường trở lên gọi là khóa phức hợp (composite primary key) Hệ sở liệu Hình 2.1 lưu thuộc tính giao dịch vào bảng tblInvoice và vơ hạn thuộc tính vào bảng khác Chẳng hạn, giao dịch mua bán gồm 20 mặt hàng khác nhau, bảng tblInvoiceLine sẽ lưu 60 thuộc tính (20 thuộc tính số lượng Quantity, 20 thuộc tính đơn giá UnitPrice, 20 thuộc tính phần trăm giảm giá Discount) cho giao dịch Hãy so sánh điều với thông tin lưu mục bút tốn kép Mục bút tốn kép chí khơng cho biết có mặt hàng hóa đơn, chẳng cho biết tí mặt hàng Hệ sở liệu kế tốn khơng lưu nhiều thuộc tính hệ bút tốn kép, mà cịn lưu hiệu Một đặc trưng phần mềm sở liệu quan hệ chẳng hạn Microsoft Access cho phép thiết kế bảng giảm bớt hay loại bỏ việc lưu thông tin thừa.Với sở liệu thơng tin mua bán Hình 2.1, xét lưu bảng, bảng liên kết với sao, trích thơng tin từ hệ thống mua bán Khóa của tblInvoice là trường InvoiceID Những thuộc tính bán hàng khác lưu bảng thời điểm tạo hóa đơn InvoiceDate, thời điểm khách hàng đặt mua OrderDate, mã đơn mua hàng khách hàng CustomerPO, mã tình trạng thuế TaxStatusID (sỉ hay lẻ) Các trường khác trong tblInvoice là trường khóa ngoại Access, nhiều gói phần mềm sở liệu quan hệ khác, dùng liên kết trường khóa trường khóa ngoại tương ứng bảng khác để trì mối liên kết thuộc tính với Các khóa ngoại Hình 2.1 thể liên kết từ tblInvoice đến bảng khác chứa thơng tin mua bán Các liên kết khóa ngoại giúp kế tốn viên tránh việc ghi thơng tin nhiều lần Chẳng hạn, trường khóa ngoại trong tblInvoice là CustomerID, liên kết tblInvoice với tblCustomer Thay lưu tên khách hàng, địa chỉ, thông tin khác vào trong tblInvoice mỗi tạo hóa đơn mới, thiết kế sở liệu giúp bạn lưu lần thông tin khách hàng liên kết với giao dịch mua bán cách cần thêm trường trong tblInvoice, CustomerID Một khóa ngoại khác trong tblInvoice là EmployeeID EmployeeID liên kết giao dịch mua bán với nhân viên cụ thể trong tblEmployee Khóa ngoại ShipperID trỏ đến cơng ty vận chuyển cụ thể, thơng tin cơng ty lưu bảng tblShippers Ngồi việc liên kết bảng, khóa ngoại cịn thực chức kiểm sốt lỗi Chẳng hạn, tblStates chứa thuế suất bang Nếu thuế suất nhập trực tiếp vào tblInvoice, lần nhập nhân viên phải xác định bang khách hàng tra vào biểu thuế bán hàng để biết thuế suất Việc dùng khóa ngoại - CustState trong tblCustomer và CustomerID trong tblInvoice - loại bỏ khả phá hỏng sở liệu mua bán liệu sai Các bảng tblInvoice và tblInvoiceLine nối với qua khóa InvoiceID Bảng tblInvoiceLine liên kết với bảng tồn kho tblInventory qua cặp khóa InventoryID hai bảng Bạn biết trước làm việc với Microsoft Access, cách liên kết hai bảng có mối quan hệ nhiều-nhiều thông qua bảng-quan-hệ (relationship table) Trong giao dịch mua bán, hóa đơn có nhiều mặt hàng kho Tương tự, mặt hàng kho xuất nhiều hóa đơn khác Trong hệ thống mua bán này, tblInvoiceLine là bảng-quan-hệ nhằm mơ hình mối quan hệ nhiều-nhiều giữa tblInvoice và tblInventory Khóa phức hợp gồm trường liên kết với khóa thuộc bảng tham gia vào mối quan hệ Để ý hệ sở liệu ghi nhận vài hạng mục mà hệ bút toán kép ghi nhận Hệ sở liệu ghi trực tiếp thời điểm mua bán, mã khách hàng, chất giao dịch mua bán Hệ sở liệu không ghi trực tiếp giao dịch khoản nợ phải thu Vì giao dịch mua bán cấu thành vế trái tài khoản nợ, việc lưu thông tin vào bảng Hình 2.1 đủ hệ sở liệu kế tốn Để tính trị giá hóa đơn - trị hệ bút toán kép ghi lần mục bút toán - kế toán viên sở liệu thi hành truy vấn liên kết tblInvoice với tblInvoiceLine và với tblStates Truy vấn nhận số lượng Quantity đơn giá UnitPrice ứng với InventoryID trong tblInvoiceLine Truy vấn nhận thuế suất StateTaxRate từ tblStates Rồi truy vấn nhân Quantity với UnitPrice với (1 - Discount) cho InventoryID, giá trị thường gọi là trị giá dòng (line extension), cộng trị giá dịng lại với Sau truy vấn nhân tổng trị giá dòng với StateTaxRate ứng với bang khách hàng từ tblStates Cuối truy vấn cộng trị giá dòng với tiền thuế mua hàng để trị giá hóa đơn Mặc dù lý thuyết sở liệu chống việc lưu trường tính tốn vào sở liệu quan hệ, sở liệu kế toán lưu kết trung gian chẳng hạn trị giá hóa đơn Kế tốn viên cố tình vi phạm qui tắc sở liệu nghiêm ngặt nhằm tăng hiệu sở liệu có số lượng giao dịch lớn Ngồi ra, giá trị trung gian cịn phục vụ cho việc kiểm sốt nội qua việc trì kết tính tốn dựa thơng tin có sở liệu vào thời điểm xử lý giao dịch Tuy nhiên, kế toán viên cố gắng tránh nhiều tốt việc lưu trữ trường tính tốn Hệ sở liệu kế tốn làm tất mà hệ bút tốn kép làm nhiều Kế tốn viên dùng bảng sở liệu Hình 2.1 để tính trị giá hóa đơn đồng thời phát sinh ghi chép nợ phải thu số liệu báo cáo tài giống bút tốn sổ cung cấp Tuy nhiên, sức mạnh thật việc dùng sở liệu quan hệ để lưu thơng tin kế tốn người quản lý cần thơng tin mà họ khơng biết có cần hay khơng vào thời điểm xây dựng hệ thống Chẳng hạn, người quản lý muốn biết số lượng mặt hàng màu xanh kho bán vào tháng năm ngối, bút tốn sổ trở nên vơ dụng trường hợp Tuy nhiên, nhờ dùng sở liệu kế tốn, kết tốn viên nhanh chóng trả lời cho người quản lý số lượng số tiền Hệ sở liệu cịn phát sinh số lượng số tiền tính theo khách hàng vị trí địa lý THỬ NGHIỆM Hãy nghiên cứu Hình 2.1 nhận diện kiện thú vị hoạt động mua bán hàng hoạt động liên quan đến mua bán công ty mà bạn phát hay tính cách tìm kiếm bảng sở liệu kết hợp thuộc tính thơng tin mà chúng chứa Như bạn thấy, với giao dịch, sở liệu quan hệ có khả ghi nhận thơng tin nhiều hệ bút tốn kép truyền thống Hệ sở liệu kế tốn cịn cung cấp mạng lưới thông tin linh hoạt, liên kết biến cố kinh tế công ty với Trong phần tiếp theo, ta thảo luận số ưu nhược điểm việc dùng hệ quản trị sở liệu ứng dụng kế toán Ưu điểm hệ sở liệu kế toán Hệ bút tốn kép làm tay hiệu quả; thực thi máy tính bút toán kép dùng thiết kế xử lý file phẳng Trong hệ thống làm tay, chất đối ngẫu mơ hình kế tốn bên nợ bên có, cung cấp chế điều chỉnh lỗi sẵn có Trong hệ thống tự động, tính đối ngẫu khơng hiệu chẳng dùng cho mục đích kiểm sốt thực tế Hệ sở liệu kế toán lưu liệu lần Điều đưa đến số ưu điểm so với hệ bút toán file phẳng Hệ sở liệu kế tốn có thể: ⦁ Giảm phí lưu liệu ⦁ Loại bỏ tình trạng dư thừa liệu ⦁ Loại bỏ tình trạng liệu không quán ⦁ Tránh xử lý trùng lắp ⦁ Thuận lợi cho nhiệm vụ thêm, xóa, sửa liệu ⦁ Quản lý liệu tập trung ⦁ Qui trách nhiệm an ninh liệu đầu mối Hệ sở liệu kế toán trích xuất liệu linh hoạt hệ bút tốn file phẳng Sự linh hoạt đưa đến ưu điểm khác Chẳng hạn, hệ sở liệu kế tốn có thể: ⦁ Dễ dàng thay đổi cập nhật báo cáo ⦁ Cung cấp khả truy vấn liệu mà không cần tiên liệu trước ⦁ Thuận lợi cho việc phân tích liệu xuyên chức (cross-functional) ⦁ Cho phép nhiều người đồng thời truy cập liệu Hệ sở liệu kế tốn cịn cung cấp khả nhập liệu kiểm sốt tính tồn vẹn liệu thơng qua hệ quản trị sở liệu Thiết kế viên hệ thống kế toán đặt kiểm sốt vào cấu trúc bảng họ tạo chúng, mà không cần lập trình kiểm sốt ứng dụng có dùng đến liệu bảng Do sở liệu lưu liệu lần, chi phí lưu thấp so với hệ thống file phẳng, vốn yêu cầu phải lưu dôi Nhờ tránh nhu cầu lưu liệu nhiều vị trí tồn hệ thống, hệ sở liệu kế toán ngăn tình trạng liệu khơng qn Chẳng hạn, thay đổi địa khách hàng, hệ sở liệu kế toán thay đổi lần, bảng Customer Mọi ứng dụng dùng đến địa khách hàng - gồm việc làm hóa đơn, tính phí, khuyến mãi, điều tra tiếp thị, tổng kết mua bán - tự động dùng địa vừa cập nhật bảng Customer Tình trạng liệu khơng quán nguyên nhân đưa đến nhiều lúng túng kinh doanh Nhờ liệu nhập lần, nhiệm vụ thêm, xóa, sửa thực hiệu Nhờ tránh tình trạng dư thừa liệu, phương pháp sở liệu đảm bảo mục liệu ứng dụng kế tốn có tên trường, chiều dài trường, kiểu liệu ứng dụng khác Việc quản lý liệu tập trung qui trách nhiệm an ninh đầu mối cho phép doanh nghiệp giao trách nhiệm cho người hay nhóm Nhờ người phát triển chuyên mơn Khi cơng ty định dùng sở liệu để quản lý liệu, họ thường thuê chuyên viên quản trị sở liệu (database administrator) Cơ sở liệu viên chịu trách nhiệm đặc tả cấu trúc bảng liệu hệ thống thơng tin Họ cịn chịu trách nhiệm áp đặt qui định an ninh, lưu, điều phối kế hoạch dự phòng khẩn cấp Sở hữu tập liệu tốt giới khơng ích lợi cho quản lý viên họ khơng truy cập tập liệu Ưu điểm hệ sở liệu kế toán chúng tạo thuận lợi cho người dùng truy cập liệu Qua việc cung cấp công cụ phát sinh báo cáo đồ thị trực quan, phần mềm quản trị sở liệu Microsoft Access cho phép kế toán viên dễ dàng thay đổi cấu trúc định dạng báo cáo họ Một thách thức khó khăn thiết kế hệ thống kế tốn ln nhiệm vụ tạo báo cáo Thiết kế viên thấy họ lường hết dạng báo cáo mà kế toán viên quản lý viên muốn họ phải tạo chúng trước xây dựng hệ thống Ngôn ngữ truy vấn mạnh có sẵn Access hệ quản trị sở liệu khác giúp nhiệm vụ dễ dàng Câu truy vấn cho phép người dùng yêu cầu hệ sở liệu kế toán cung cấp thông tin cách kết hợp bảng liệu với thi hành tính tốn theo cách mà thiết kế viên hệ thống khơng thể hình dung Hơn nữa, truy vấn báo cáo truy xuất nhiều liệu kế toán Chẳng hạn, bảng chứa thông tin tiếp thị sản xuất kết hợp với bảng chứa thơng tin kế toán để tạo báo cáo xuyên chức thật Khả truy vấn phát sinh báo cáo theo kiểu tình ưu điểm việc dùng hệ thống kế toán xây dựng phần mềm sở liệu quan hệ Cuối cùng, hệ sở liệu kế toán thực thi nhiều kiểm soát nhập liệu toàn vẹn liệu mức độ sở liệu Trong chương bạn học cách thêm số kiểm soát vào bảng liệu kế toán Nhờ việc đưa kiểm soát vào sở liệu, bạn tránh nhu cầu đưa kiểm soát vào ứng dụng sử dụng liệu Nhược điểm hệ sở liệu kế tốn Cho dù có nhiều ưu điểm trình bày phần trước, hệ sở liệu kế tốn có số nhược điểm Hệ sở liệu với nhiều chức khơng hẳn miễn phí – hệ sở liệu gồm phí hạng mục sau: Cần phần cứng mạnh Bản thân phần mềm sở liệu Thuê mướn quản trị viên sở liệu Mặc dù đặc trưng quản lý kiểm soát tập trung cơng ty ưu điểm, đặc trưng tập trung tạo nhược điểm sau: Việc vận hành hệ thống có tính định Việc nhập sai liệu làm hỏng công việc nhiều người Tranh chấp quyền sở hữu liệu phát sinh Một nhược điểm cuối mà kế toán viên để ý – tâm lý thực tế - nhìn chung họ khơng tin hệ thống kế tốn nhập lần Bút tốn kép q thơng dụng đào tạo thực hành kế toán kế tốn viên tự động hồi nghi khơng tin thứ khác Chi phí gánh thêm hệ sở liệu kế toán thường gây tình trạng giảm bớt nhu cầu lưu liệu chi phí lập trình Tuy nhiên, việc loại bỏ tình trạng dư thừa liệu hệ sở liệu giảm bớt yêu cầu lưu trữ liệu Ngoài ra, cấu trúc bảng liệu bao gồm kiểm sốt liệu nhập tính tồn vẹn, lập trình ứng dụng trở nên đơn giản – tốn thời gian chi phí Đặc trưng kiểm soát liệu an ninh tập trung dao hai lưỡi Đặc trưng tập trung đặt thông tin công ty vào nơi, nên gây gia tăng rủi ro Tuy nhiên, đặc trưng cho phép tập trung tài nguyên vào việc lập kế hoạch dự phòng, an ninh, lưu, phục hồi, từ thật giảm nhẹ rủi ro Nhiều cơng ty cho ưu điểm hệ sở liệu kế toán vượt trội so với nhược điểm Hầu hết xây dựng hệ thống kế toán dựa hệ sở liệu quan hệ Ta dự kiến xu hướng tiếp tục phần mềm quản trị sở liệu trở nên rẻ hơn, nhiều khả hơn, dễ dùng Các qui trình kinh doanh Hầu hết giáo trình hệ thơng tin kế tốn kiểm tốn xoay quanh qui trình kinh doanh nhằm tăng giá trị công ty Cơ cấu gọi là chuỗi giá trị (value chain), hệ thống kế tốn nhìn dạng qui trình khoản báo cáo tài Lối nhìn qn với phương pháp ứng dụng sở liệu vào hệ thống kế toán Tập hợp giao dịch thông thường, thường gọi các chu kỳ giao dịch (transaction cycle), kèm với qui trình kinh doanh Trong giáo trình này, ta dùng thuật ngữ qui trình kinh doanh (business process) thay chu kỳ giao dịch hệ sở liệu kế toán không thu thập thông tin cần cho mục bút toán Sơ đồ chuỗi giá trị với qui trình kinh doanh thơng thường thể Hình 2.2 Hình 2.2 Qui trình kinh doanh / chuỗi giá trị Bạn thấy qui trình kinh doanh liên hệ với Hình 2.2 Ở qui trình bán hàng thu tiền (sales/collection process), cơng ty bán hàng để nhận tiền hay hứa trả tiền Tiền vào qui trình tài (financing process) Ở qui trình tài chính, cơng ty nhận tiền nhờ phát hành chứng khốn góp vốn cổ phần chứng khốn nợ Họ cịn trả cổ tức chứng khốn góp vốn cổ phần tiền lãi hồn trả vốn vay chứng khốn nợ qui trình tài Tiền khỏi qui trình tài vào qui trình mua hàng - chi tiền (acquisition/payment process) qui trình nhân (human resources process) Ở qui trình mua hàng, cơng ty chi tiền để đổi lấy nguyên liệu (materials), văn phòng phẩm, chi phí khác liên quan đến việc cung ứng sản phẩm hay dịch vụ cho khách hàng Ở qui trình nhân sự, cơng ty trả lương chi phí lao động Qui trình chuyển đổi (conversion process) chuyển nguyên liệu, lao động (labor), tài nguyên khác thành thành phẩm (finished goods), hoàn tất chuỗi giá trị Mặc dù phần lớn kế toán viên dùng định nghĩa qui trình trình bày Hình 2.2, định nghĩa chưa thừa nhận rộng rãi Một số kế toán viên thiết kế viên hệ thống đặt hoạt động nhân vào qui trình mua hàng hai qui trình nhân mua hàng đưa đến chi phiếu Tuy nhiên, hầu hết giáo trình hệ thơng tin kế tốn tách riêng qui trình nhân xử lý nhân phức tạp cần nhiều bảng nhiều tính tốn mà qui trình mua hàng - chi tiền khơng cần Bạn cịn có thể thấy qui trình bán hàng - thu tiền chia thành hai chu kỳ tách rời Tương tự, qui trình mua hàng - chi tiền phân làm hai Cơng ty khơng có qui trình kinh doanh phác họa Hình 2.2 Chẳng hạn, cơng ty dịch vụ bn bán thường khơng có qui trình chuyển đổi Qui trình mua hàng - trả tiền cơng ty bn bán mua hàng bán lại; qui trình mua hàng - trả tiền công ty sản xuất mua nguyên liệu thô tài nguyên khác để sản xuất Trong nhiều công ty dịch vụ, qui trình mua hàng - trả tiền khơng quan trọng lắm, số tiền mua ngun liệu văn phịng phẩm khơng lớn Nhiều mơn học hệ thơng tin kế tốn không đề cập nhiều đến giao dịch qui trình tài giao dịch khơng nhiều Tuy nhiên, lớp kiểm toán lại dành nhiều thời gian cho giao dịch chu kỳ tài chúng bất thường thường liên quan đến lượng tiền lớn Những giao dịch phát sinh qui trình tài chính, chẳng hạn phát hành cổ phiếu vay vốn lớn, cần thiết để vận hành doanh nghiệp, ta thảo luận qui trình tài tài liệu Một số tài liệu hệ thống kế tốn mơ tả thêm qui trình sổ hay báo cáo tài Khi cơng ty dùng sở liệu kế toán, hoạt động báo cáo tài khơng cần phải ghi tách rời giao dịch Kế toán viên làm báo cáo cách truy vấn tổng kết liệu mà công ty lưu thực hành hoạt động tài chính, mua hàng - chi tiền, nhân sự, chuyển đổi, bán hàng - thu tiền Vì thế, ta khơng xem báo cáo tài qui trình riêng tập sách Phần cịn lại chương giới thiệu sơ lược qui trình bán hàng - thu tiền, mua hàng - chi tiền, nhân sự, tài Qui trình bán hàng - thu tiền Qui trình bán hàng - thu tiền bao gồm hoạt động bán hàng thu tiền Ba giao dịch cần ghi nhận qui trình bán hàng - thu tiền đơn đặt hàng khách hàng, bán hàng, biên nhận thu tiền khách hàng Ta phải ghi nhận hoạt động gửi hàng tách khỏi giao dịch bán hàng Qui trình bán hàng - thu tiền hệ thống kế toán phải có khả phát sinh tài liệu báo cáo sau: ⦁ Đơn bán hàng ⦁ Hóa đơn ⦁ Vận đơn ⦁ Giấy báo chuyển tiền ⦁ Biên nhận thu tiền ⦁ Phân tích bán hàng ⦁ Cơng nợ khách hàng Mọi công ty sản xuất, buôn bán, dịch vụ có qui trình bán hàng - thu tiền tương tự Họ bán hàng dịch vụ cho khách hàng, kỳ vọng khách hàng trả tiền Qui trình bán hàng - thu tiền điển hình sở liệu bao gồm bảng liệu sau: ⦁ Cash account (tài khoản tiền mặt) ⦁ Cash receipt (thâu ngân) ⦁ Customer (khách hàng) ⦁ Finished goods inventory (kho thành phẩm) ⦁ Sales (thông tin bán hàng) ⦁ Sales order (đơn bán hàng) ⦁ Salesperson (nhân viên bán hàng) Thiết kế sở liệu cần có bảng quan hệ, chẳng hạn bảng Sales-Finished Good Inventory (thương vụ - tồn kho thành phẩm) Qui trình mua hàng - chi tiền Qui trình mua hàng - chi tiền công ty sản xuất gồm hoạt động liên quan đến việc đặt mua nguyên liệu thô từ bên bán, nhận nguyên liệu đặt, và chi tiền Qui trình mua hàng - chi tiền công ty buôn bán gồm hoạt động liên quan đến việc đặt hàng, nhận hàng, và chi tiền Nếu công ty dịch vụ có qui trình mua hàng - chi tiền hệ thống kế tốn, qui trình ghi nhận việc mua phụ liệu để cung cấp dịch vụ, chẳng hạn văn phòng phẩm Mọi loại hình cơng ty cịn ghi nhận việc mua tài sản dài hạn đất đai, nhà xưởng, thiết bị Những giao dịch cần ghi nhận qui trình mua hàng - chi tiền đơn mua hàng, tiếp nhận hàng đặt mua, và chi tiền cho bên bán. Qui trình mua hàng - chi tiền hệ thống kế tốn phải phát sinh tài liệu báo cáo sau: Báo cáo đơn hàng tồn đọng Công nợ bên bán Chi phiếu Tổng kết hàng nhận Đơn mua hàng Tổng kết mua hàng Báo cáo nhận hàng Chi tiết bảng qui trình mua hàng - chi tiền tùy thuộc cơng ty dịch vụ, bn bán, hay sản xuất. Qui trình mua hàng - chi tiền điển hình sở liệu bao gồm bảng liệu sau: Cash account (tài khoản tiền tệ) Cash disbursement (giải ngân) Purchase order (đơn mua hàng) Raw materials inventory (tồn kho nguyên liệu thô) Raw materials inventory receipt (biên nhận tồn kho nguyên liệu thô) Vendor (bên bán) Thiết kế sở liệu bao gồm bảng quan hệ cần thiết, chẳng hạn bảng Purchase Order-Raw Materials Inventory (đơn mua hàng - tồn kho ngun liệu thơ) Qui trình nhân Qui trình nhân gồm yếu tố hệ thống cần để tính khấu trừ lương trước thuế lương thực trả Qui trình nhân phải tuân thủ qui định phức tạp phủ Các giao dịch phát sinh qui trình nhân thu nhập nhân viên, nhà tuyển dụng trả lương nhân viên, nhà tuyển dụng đóng thuế thu nhập khoản thuế trích từ lương nhân viên để đóng cho tổ chức quyền khác Qui trình nhân phải phát sinh tài liệu báo cáo sau: Chi phiếu Báo cáo tiền hoa hồng cho nhân viên Thu nhập nhân viên Báo cáo thời gian làm việc nhân viên Bảng lương Mọi công ty sản xuất, buôn bán, dịch vụ có qui trình nhân tương cơng ty có nhân CustPhone, CustFax) Các thuộc tính bảng bao ngoặc đơn theo sau tên bảng Ở ký pháp này, nét gạch ký hiệu (các) cột khóa Đây khơng phải cách viết lược đồ nhất, cách bạn thường thấy nhiều sách thiết kế sở liệu hệ thơng tin kế tốn Mặc dù khơng minh họa đây, nét gạch kép hay đường bên hay nhiều trường ký hiệu khóa ngoại Một hệ ký pháp thơng dụng khác lại dùng kiểu in đậm để ký hiệu khóa kiểu in nghiêng để ký hiệu khóa ngoại Từ điển liệu Hệ sở liệu quan hệ có từ điển liệu (data dictionary) Từ điển liệu tập hợp bảng chứa định nghĩa, đặc trưng, cấu trúc, mô tả liệu hệ quản trị sở liệu bảo trì Ngồi mơ tả bảng, từ điển liệu lưu định nghĩa góc nhìn, tên chủ sở hữu đối tượng sở liệu, tên đăng nhập vào sở liệu, mật Các trường từ điển liệu tự động thay đổi cấu trúc đối tượng bị thay đổi Chẳng hạn, bạn xóa cột khỏi bảng đổi tên bảng khác, hai thao tác phát sinh thay đổi từ điển liệu Một dòng bảng chứa tên cột bảng khác bị xóa bạn xóa cột, dịng chứa tên bảng cập nhật bạn đổi tên bảng Từ điển liệu giúp công việc hệ quản trị sở liệu quản trị viên sở liệu trở nên dễ dàng hơn, thông tin cần thiết hệ thống đặt nơi Khơng may, Microsoft Access khơng có phương tiện tạo tự động từ điển liệu Bạn tạo từ điển liệu file Access, thân file không tự động cập nhật bạn thay đổi thành phần sở liệu Các bảng sở liệu The Coffee Merchant Để hiểu làm thông tin kế tốn tổ chức hệ sở liệu, xét ví dụ Một số bảng trong Ch02.accdb bao gồm liệu hóa đơn khách hàng The Coffee Merchant Hình 2.6 trình bày lược đồ bảng phân hệ hóa đơn thuộc sở liệu The Coffee Merchant Hình 2.6 Lược đồ bảng phân hệ hóa đơn Khi mẩu liệu từ bảng kết hợp đúng, bạn tạo in hóa đơn Bảng tblCustomer chứa thơng tin khách hàng Mỗi khách hàng gán khóa – dãy số nguyên - để nhận diện khách hàng Bảng hóa đơn, tblInvoice, chứa lịch sử hóa đơn The Coffee Merchant gửi Mỗi dịng nhận diện khóa chính, InvoiceID, chứa ngày xuất hóa đơn (InvoiceDate), ngày đặt hàng (OrderDate), mã số đơn mua hàng khách hàng (CustomerPO), mã số khách hàng (CustomerID), hóa đơn có phải trả thuế khơng (TaxStatusID), mã số nhân viên bán hàng (EmployeeID), mã số nhà vận chuyển (ShipperID) Dĩ nhiên, hóa đơn có nhiều chi tiết thơng tin lưu bảng hóa đơn tblInvoice, chi tiết bổ sung (chẳng hạn địa khách hàng) lưu trong tblCustomer, vốn liên kết với bảng hóa đơn qua thuộc tính CustID – khóa trong tblCustomer và khóa ngoại CustomerID trong tblInvoice Hình 2.7 thể góc nhìn bảng liệu số dòng trong tblInvoice ... hữu liệu phát sinh Một nhược điểm cuối mà kế toán viên để ý – tâm lý thực tế - nhìn chung họ khơng tin hệ thống kế toán nhập lần Bút tốn kép q thơng dụng đào tạo thực hành kế toán kế toán viên... Thuyết kế tốn dựa biến cố phương án thay phương pháp bút toán kép thường dùng kế toán từ năm kỷ qua Mặc dù phương pháp kế toán dựa biến cố thảo luận nhiều năm qua, gần vài hệ thống kế toán xây... tin vào bảng Hình 2.1 đủ hệ sở liệu kế tốn Để tính trị giá hóa đơn - trị hệ bút toán kép ghi lần mục bút toán - kế toán viên sở liệu thi hành truy vấn liên kết tblInvoice với tblInvoiceLine và