Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của Đề tài Ngày 7 tháng 11 năm 2006 đã diễn ra một sự kiện quan trọng, có ảnh hưởng sâu sắc đến toàn bộ đời sống kinh tế chính trị của đất nước, đó là việc Việt Nam chính[.]
1 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết Đề tài Ngày tháng 11 năm 2006 diễn kiện quan trọng, có ảnh hưởng sâu sắc đến tồn đời sống kinh tế - trị đất nước, việc Việt Nam thức trở thành thành viên thứ 120 Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) Việc gia nhập WTO mở hội lớn đồng thời đem lại thách thức cho doanh nghiệp Việt Nam Điều địi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược phát triển hợp lý, có biện pháp ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro nhằm đạt mục tiêu đề Để đạt thành công thương trường bối cảnh cạnh tranh ngày khốc liệt gay gắt địi hỏi cơng tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung cơng tác kiểm tra - kiểm sốt nói riêng cần phải coi trọng Chính vậy, việc xây dựng hồn thiện hệ thống kiểm soát nội (KSNB) trở thành yêu cầu cấp thiết với doanh nghiệp nói chung cơng ty cổ phần (CTCP) nói riêng - mơ hình doanh nghiệp phổ biến kinh tế hội nhập Cổ phần hoá tạo loại hình doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu, có đơng đảo người lao động nhà đầu tư xã hội tham gia nhằm tạo động lực cho phát triển nâng cao hiệu hoạt động cơng ty CTCP hình thức doanh nghiệp mà chủ sở hữu thực công ty cổ đông số lượng cổ đông tham giá góp vốn vào cơng ty khơng hạn chế Trong CTCP, HĐQT đại hội cổ đông bầu ra, người đại diện cho chủ sở hữu công ty thực công tác quản trị công ty; cịn Ban (tổng) giám đốc kế tốn trưởng người trực tiếp thực cơng tác quản lý điều hành công ty Do đặc thù CTCP ln có tách biệt cơng tác quản trị công tác điều hành; tách biệt việc sở hữu công ty việc vận hành công ty nên công ty cần hệ thống kiểm soát xây dựng tuân thủ cách chặt chẽ, thống từ xuống để đảm bảo tính minh bạch hiệu hoạt động Tuy nhiên, thực trạng phổ biến Việt Nam phương pháp quản lý nhiều CTCP chưa thật hợp lý, hệ thống kiểm tra, giám sát cơng ty cịn lỏng lẻo chưa thực tn thủ nghiêm chỉnh Có cơng ty chưa tách bạch công tác quản trị, công tác điều hành cơng tác kiểm sốt nên kiểm tra giám sát không thực việc thực mang tính chất lấy lệ, hình thức; có cơng ty việc kiểm tra, giám sát bị xem nhẹ, tồn cơng việc phụ thuộc nhiều vào lực chuyên môn đạo đức tính chủ quan cá nhân Một hệ thống kiểm tra giám sát yếu dễ gây tượng sai sót gian lận công ty Là sinh viên Chuyên ngành kế tốn - kiểm tốn, tơi đặc biệt quan tâm đến vấn đề xây dựng, hoàn thiện hệ thống KSNB doanh nghiệp Thực tế khảo sát số CTCP địa bàn Thành phố Hà Nội tơi có hội tìm hiểu sâu thêm thực trạng hệ thống KSNB công ty này, bên cạnh mặt được, số mặt hạn chế mà theo cần phải cải thiện để đảm bảo tính bền vững nâng cao hiệu hoạt động CTCP Từ lý trên, tơi chọn đề tài: “Hồn thiện hệ thống KSNB CTCP địa bàn Thành phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu luận văn Thạc sỹ để có hội bày tỏ quan điểm thân góp phần đưa giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB CTCP Kết cấu luận văn gồm phần lớn: Chương Lý luận chung hệ thống KSNB CTCP; Chương Thực trạng hệ thống KSNB CTCP; Chương Một số giải pháp đề xuất hoàn thiện hệ thống KSNB CTCP Nội dung nghiên cứu Đề tài: - Khái quát hoá vấn đề hệ thống KSNB - Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB CTCP địa bàn Thành phố Hà Nội thông qua kết khảo sát số CTCP địa bàn Thành phố - Đưa số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB CTCP 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu Luận văn tập trung nghiên cứu hệ thống KSNB doanh nghiệp hoạt động theo mơ hình CTCP Về phạm vi nghiên cứu Với số lượng CTCP ngày gia tăng nay, tác giả tiến hành nghiên cứu trực tiếp hai CTCP bao gồm CTCP Xà phòng Hà nội (HASO) đại diện cho doanh nghiệp Nhà nước chuyển sang CTCP, doanh nghiệp sản xuất CTCP Đầu tư tài Bất động sản TÔGI (TOGI) đại diện cho doanh nghiệp tư nhân cổ phần hóa có quy mơ vốn tương đối lớn Bên cạnh đó, tác giả tiến hành gửi phiếu điều tra tới 50 CTCP có quy mơ vừa lớn địa bàn Thành phố Hà nội nhận 15 phiếu trả lời, đạt 30% Mẫu phiếu điều tra tóm lược kết điều tra trình phụ lục 01, qua rút vấn đề tồn đề xuất số biện pháp nhằm hồn thiện hệ thống KSNB, góp phần nâng cao hiệu hoạt động CTCP Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp: phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp điều tra, chọn mẫu; phương pháp so sánh; phương pháp phân tích, đánh giá; phương pháp quy nạp; phương pháp vấn, đặt câu hỏi để thực công việc nghiên cứu Ý nghĩa khoa học thực tiễn Luận văn thực công việc tổng kết hệ thống hoá sở lý luận hệ thống KSNB mơ hình CTCP; Trên sở nghiên cứu hệ thống KSNB áp dụng cho CTCP, luận văn đề xuất số biện pháp góp phần hồn thiện hệ thống KSNB, tăng cường cơng tác quản lý tài chính, nâng cao hiệu hoạt động CTCP giai đoạn CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CƠNG TY CỔ PHẦN 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ 1.1.1 Lý luận chung kiểm sốt quản lý Trong quan hệ với tổ chức máy, quản lý tác động có tổ chức, có định hướng chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu nguồn lực xác định để đạt mục tiêu đề Chủ thể quản lý máy quản lý đơn vị, bao gồm cán lãnh đạo cấp phận cán chuyên môn thực thi nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn vị Đối tượng quản lý người vật, tượng diễn đơn vị Đối tượng quản lý có nhiều đặc tính khác q trình quản lý phát sinh vấn đề phức tạp mức độ khác Mục tiêu quản lý đơn vị sau q trình quản lý đo lường lượng hóa kết mà đơn vị phải hướng tới thời gian định Toàn q trình quản lý bao gồm khâu chính: khâu định hướng khâu tổ chức thực hướng định Ở khâu, chức kiểm sốt ln đề cao cho biết mức độ sát thực quản lý Để đạt kế hoạch đề ra, khâu tổ chức thực cần phải coi trọng tồn q trình quản lý Tổ chức thực bao gồm: từ việc áp dụng chủ trương, trình tự định hướng tới việc sử dụng hiệu nguồn lực có Trong khâu người quản lý phải vận dụng kỹ điều hành để quản lý, đạo phối hợp phận Kết hoàn thành báo cáo so sánh với mục tiêu đặt kế hoạch Từ kết này, người quản lý kiểm tra, đánh giá điều hành hoạt động cách phù hợp nhằm đạt mục tiêu đề cách tốt Ở khâu định hướng cần có dự báo nguồn lực mục tiêu đồng thời kiểm tra lại thơng tin nguồn lực mục tiêu đó, xây dựng chương trình, kế hoạch… Sau chương trình kế hoạch kiểm sốt đưa định cụ thể để thực Ở khâu tổ chức thực hướng định cần kết hợp nguồn lực theo phương án tối ưu, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát diễn biến kết trình để điều hòa mối quan hệ, điều chỉnh mục tiêu nhằm đạt kết tối ưu Như vậy, kiểm soát quy trình giám sát hoạt động để đảm bảo hoạt động thực theo kế hoạch Quy trình bao gồm bước khác nhau: đo lường thành lao động, so sánh thành thực tế với chuẩn mực có hành động để chỉnh sửa sai lệch chuẩn mực không phù hợp Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm hoạt động hoàn tất theo cách thức đưa đến việc đạt mục tiêu tổ chức Theo định nghĩa này, kiểm sốt khơng phải giai đoạn hay khâu q trình quản lý mà thực tất giai đoạn trình quản lý Vì hiểu kiểm sốt chức quản lý Tuy nhiên, chức thể khác tùy thuộc vào chế kinh tế cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hóa điều kiện kinh tế xã hội khác nơi thời kỳ lịch sử cụ thể Một cách tổng qt, kiểm sốt phân thành kiểm soát trực tiếp kiểm soát tổng quát Kiểm soát trực tiếp: Là thủ tục, quy chế kiểm soát xây dựng sở đánh giá yếu tố, phận cấu thành hệ thống quản lý Kiểm soát trực tiếp bao gồm loại hình bản: kiểm sốt hành vi, kiểm soát xử lý kiểm soát bảo vệ Kiểm soát hành vi việc kiểm soát hoạt động riêng lẻ nhân viên độc lập với người thực hoạt động tiến hành Đây biện pháp tương đối hiệu nhằm phát ngăn chặn gian lận, sai sót Một hệ thống kiểm sốt hành vi hữu hiệu giúp cho tồn cơng việc kiểm soát giảm nhẹ cách đáng kể Kiểm soát xử lý kiểm soát việc nắm bắt, giải giao dịch hay công việc mà nhờ chúng giao dịch công nhận, cho phép, phân loại, tính tốn, ghi chép, tổng hợp báo cáo Trong trường hợp thông tin xử lý hệ thống máy tính kiểm sốt xử lý thực thông qua chức xử lý điện toán Kiểm soát bảo vệ biện pháp, quy chế kiểm sốt nhằm đảm bảo an tồn tài sản thông tin đơn vị Các trọng điểm nhằm vào mục đích bao gồm: Một là: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt phân định trách nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép tài sản, hạn chế tiếp cận trực tiếp người khơng có trách nhiệm với tài sản sổ sách đơn vị chưa phép người quản lý Chẳng hạn: Ban hành thực quy chế kiểm soát việc vào kho hàng, quy chế bảo trì sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo tài liệu kế tốn, liệu lưu trữ máy vi tính Hai là: Hệ thống an tồn Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo động, báo cháy, cài đặt mã truy cập thông tin… Bà là: Kiểm kê vật xác nhận bên thứ ba Kiểm soát tổng quát kiểm soát tổng thể nhiều hệ thống, nhiều công việc khác Trong mơi trường tin học hóa quản lý mức độ cao kiểm sốt tổng qt thuộc chức phịng điện tốn Muốn đánh giá kiểm sốt trường hợp phải sử dụng chuyên gia am hiểu máy tính Như vậy, qua nghiên cứu lý luận kiểm sốt quản lý thấy kiểm soát chức quản lý, gắn liền với quản lý, đâu có quản lý có kiểm sốt Xã hội phát triển cao vai trị quản lý lớn, nội dung quản lý phức tạp, cơng tác quản lý địi hỏi cơng việc phức tạp địi hỏi người quản lý khơng có đủ kiến thức, kỹ lĩnh mà phải động, nhạy bén, am hiểu tình hình thực tế để có định phù hợp lên đối tượng quản lý nhằm mục tiêu đề 1.1.2 Khái niệm Hệ thống KSNB Quan điểm Liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC) Theo quan niệm IFAC “Hệ thống KSNB hệ thống sách thủ tục nhằm bốn (4) mục tiêu sau: bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy thông tin, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu hoạt động” Theo đó, KSNB chức thường xuyên đơn vị, tổ chức sở xác định rủi ro xảy khâu cơng việc để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đề đơn vị Bảo vệ tài sản đơn vị Tài sản đơn vị bảo vệ bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vơ hình tài sản phi vật chất khác như: sổ sách kế toán, tài liệu quan trọng… doanh nghiệp Bảo đảm độ tin cậy thơng tin Thơng tin muốn nói chủ yếu thơng tin kinh tế tài máy kế tốn xử lý tổng hợp Thơng tin cần bảo đảm độ tin cậy quan trọng cho việc hình thành định nhà quản lý Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời thời gian, tính xác, tin cậy thực trạng hoạt động phản ánh đầy đủ, khách quan nội dung chủ yếu hoạt động kinh tế tài Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý Hệ thống KSNB thiết kế doanh nghiệp phải đảm bảo định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tuân thủ mức Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý Các q trình kiểm sốt đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa lặp lại không cần thiết tác nghiệp – nguyên nhân gây lãng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ nhà quản lý thường đánh giá kết hoạt động doanh nghiệp thực với chế giám sát Hệ thống KSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả quản lý, điều hành máy quản lý doanh nghiệp Quan điểm kế tốn viên cơng chứng Mỹ (AICPA) Theo Viện kế tốn viên cơng chứng (IACPA) (Mỹ), KSNB định nghĩa sau: “KSNB gồm kế hoạch tổ chức tất phương pháp, biện pháp phối hợp thừa nhận dùng kinh doanh để bảo vệ tài sản tổ chức, kiểm tra độ xác độ tin cậy thơng tin kế tốn, thúc đẩy hiệu hoạt động khích lệ bám sát chủ trương quản lý đề ra” Theo quan niêm hệ thống KSNB có xu hướng thiên phục vụ mục tiêu doanh nghiệp gần với quan niệm liên đồn kế tốn quốc tế Quan điểm chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Theo VSA 400 Hệ thống KSNB định nghĩa sau: “Hệ thống KSNB qui định thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý có hiệu tài sản đơn vị Hệ thống KSNB bao gồm mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế toán thủ tục kiểm soát” Trong đó: Hệ thống kế tốn: Là qui định kế toán thủ tục kế toán mà đơn vị kiểm toán áp dụng để thực ghi chép kế tốn lập báo cáo tài Mơi trường kiểm soát: Là nhận thức, quan điểm, quan tâm hoạt động thành viên HĐQT, ban giám đốc hệ thống KSNB đơn vị Thủ tục kiểm soát: Là quy chế thủ tục ban lãnh đạo đơn vị thiết lập đạo thực đơn vị nhằm đạt mục tiêu quản lý cụ thể Theo quan niệm hệ thống KSNB mơ tả theo mắt kiểm tốn viên độc lập bên ngồi doanh nghiệp hướng đến phục vụ mục tiêu kiểm toán viên thực kiểm tốn đơn vị Tóm lại, “Hệ thống KSNB hệ thống chế kiểm soát doanh nghiệp cụ thể quy chế quản lý ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu rủi ro làm cho doanh nghiệp không đạt mục tiêu mình” Qua định nghĩa nêu cho thấy KSNB khơng giới hạn chức tài kế tốn mà cịn có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác hành chính, quản lý, khơng thuộc nhà quản lý mà địi hỏi phải có phối hợp đồng tất thành viên tổ chức KSNB phân biệt thành hai dạng kiểm soát kế toán kiểm soát quản lý KSNB kế toán hệ thống chế độ, thủ tục quy định mà ban giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhằm tập trung vào hệ thống cung cấp số liệu cho việc đưa định như: hệ thống sổ sách kế tốn, báo cáo tài phương tiện sử dụng để xác định, định lượng phân loại thơng tin Mục tiêu KSNB kế tốn đảm bảo tin cậy, tính xác thực tồn vẹn thơng tin tài thơng tin nghiệp vụ nhằm đưa biện pháp bảo vệ tài sản thẩm tra tồn tài sản KSNB quản lý hệ thống chế độ, thủ tục quy định mà ban giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm: - Đảm bảo tuân thủ tổ chức sách, kế hoạch, thủ tục pháp luật quy định hành, từ tránh sai phạm thiếu tuân thủ - Đề chuẩn mực điều hành rõ ràng để định hướng việc sử dụng nguồn lực tiết kiệm có hiệu - Xây dựng mục tiêu mục đích cho hoạt động chương trình, triển khai thực thủ tục kiểm soát hướng tới kết hoạt động chương trình mong muốn Đồng thời tìm sách thủ tục tốt hơn, hồn thiện từ đề mục tiêu cao Mục tiêu hệ thống kiểm soát quản lý bao gồm đảm bảo chắn nhà quản lý nhân viên hiểu rõ công việc cần thiết mà họ phải thực để đạt mục tiêu đó; thơng qua kết cơng việc đến phận tổ chức; Hệ thống kiểm soát quản lý trọng vào việc định quản trị nội xúc tiến việc thực theo sát với mục tiêu tổ chức Để đạt mục tiêu tổ chức, KSNB quản lý phải phù hợp với cấu tổ chức đơn vị: số cơng ty tổ chức theo chức sản xuất, bán hàng dịch vụ; số cơng ty khác tổ chức theo khu vực có trách nhiệm tạo lợi nhuận theo sản phẩm theo vùng 10 Nội dung chủ yếu hoạt động kiểm soát quản lý tùy thuộc vào loại hình hoạt động Với hoạt động kinh doanh mục tiêu lợi nhuận nên kiểm soát hướng tới việc xem xét hiệu vốn, lao động, tài nguyên Với hoạt động nghiệp mục tiêu hoạt động lại thực tốt nhiệm vụ xã hội, quản lý với chi phí hợp lý nên kiểm sốt thường xem xét tính tuân thủ hiệu quản lý Kiểm soát quản lý phù hợp với loại kiểm soát hoạt động nhân sự, kiểm soát tổ chức, kiểm soát chất lượng kỹ thuật… Kiểm soát kế toán kiểm sốt quản lý có vai trị ln hỗ trợ cho Tuy nhiên, kiểm sốt kế tốn có ảnh hưởng trực tiếp đến tính xác thơng tin kế tốn kiểm sốt quản lý Kiểm soát quản lý gắn liền với trách nhiệm thực mục tiêu tổ chức điểm xuất phát để thành lập kiểm soát kế toán 1.1.3 Vai trò chủ yếu Hệ thống KSNB Những định nghĩa nêu hệ thống KSNB phần giúp cho cho nhận thức tầm quan trọng hệ thống KSNB công ty Một hệ thống KSNB vững mạnh mang lại cho công ty nhiều lợi ích: - Giúp Ban lãnh đạo cơng ty giảm bớt tâm trạng bất an rủi ro, người tài sản; - Giúp Ban lãnh đạo công ty giảm tải trọng công việc, vụ hàng ngày để tập trung vào vấn đề chiến lược; - Giúp Ban lãnh đạo cơng ty chun nghiệp hố cơng tác quản lý điều hành, cụ thể: + Công ty quản lý cách khoa học, tuý cảm tính (kinh nghiệm trực giác); + Cơng ty quản lý chế quy chế khơng phải t dựa vào lịng tin Thơng thường, cơng ty phát triển hệ thống KSNB có điều kiện phát huy hiệu lợi ích mang lại cho công ty trở nên to lớn Đối với CTCP, đặc biệt CTCP đại chúng, nơi có tách biệt lớn quản trị ... KSNB CTCP Nội dung nghiên cứu Đề tài: - Khái quát hoá vấn đề hệ thống KSNB - Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB CTCP địa bàn Thành phố Hà Nội thông qua kết khảo sát số CTCP địa bàn Thành phố -... hoàn thiện hệ thống KSNB CTCP Kết cấu luận văn gồm phần lớn: Chương Lý luận chung hệ thống KSNB CTCP; Chương Thực trạng hệ thống KSNB CTCP; Chương Một số giải pháp đề xuất hoàn thiện hệ thống KSNB. .. 1.2.2 Hệ thống kế toán Hệ thống thơng tin chủ yếu hệ thống kế tốn CTCP bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế tốn Trong