Giáo trình quản trị hàng tồn kho

BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO NGÀNH/ NGHỀ: QUẢN LÝ VÀ BÁN HÀNG SIÊU THỊ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số : 609/QĐ-CĐCNNĐ ngày 01 tháng 08 năm 2018 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Công nghiệp Nam Định Nam Định, năm 2018 BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO NGÀNH/ NGHỀ: QUẢN LÝ VÀ BÁN HÀNG SIÊU THỊ (Lƣu hành nội bộ) CHỦ BIÊN: LÊ THỊ MINH PHƢƠNG Nam Định, năm 2018 LỜI MỞ ĐẦU Kinh doanh hàng hóa với số lƣợng lớn khiến bạn phải đau đầu suy nghĩ Và vấn đề nan giải nhiều doanh nghiệp việc quản lý hàng tồn kho nhƣ cho hiệu Những lỗ hỏng đƣợc lấp đầy bạn đề chiến lƣợc quản lý hiệu Nhằm phục vụ cho học sinh sinh viên học tập Và nghiên cứu tập thể giáo viên khoa Kinh tế biên soạn giáo trình Quản trị hàng tồn kho với nội dung gồm bài, kết cẫu gồm mục tiêu nội dung Trong q trình biên soạn khơng tránh khỏi sai xót rát mong nhận đƣợc đóng góp quý thầy cô đồng nghiệp độc giả Tập thể tác giả MỤC LỤC BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HÀNG DỰ TRỮ 1.1 CHỨC NĂNG CỦA HÀNG DỰ TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1.1 Khái niệm hàng dự trữ 1.1.2Chức hàng dự trữ 1.2 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN HÀNG DỰ TRỮ TRONG KINH DOANH THƢƠNG MẠI 1.3 MỤC TIÊU CỦA QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ 1.3.1 Mục tiêu dịch vụ khách hàng 1.3.2 Mục tiêu chi phí dự trữ BÀI 2: HỆ THỐNG DỰ TRỮ HÀNG HÓA 2.1 PHÂN LOẠI HÀNG HÓA DỰ TRỮ 2.1.1 Kỹ thuật phân loại 2.1.2 Sử dụng kết phân loại 13 2.2 HỆ THỐNG HÀNG HÓA DỰ TRỮ 22 2.2.1 Hệ thống dự trữ kéo 24 2.2.1 Hệ thống dự trữ đẩy 32 BÀI 3: QUẢN TRỊ MUAHÀNG DỰ TRỮ 38 3.1 CÁC NGUYÊN TẮC CỦA MUA HÀNG DỰ TRỮ 38 3.1.1 Căn mua hàng 38 3.1.2 Nguyên tắc mua hàng 41 3.2 CÁC QUYẾT ĐỊNH CƠ BẢN TRONG QUẢN TRỊ MUA HÀNG DỰ TRỮ 43 3.2.1 Xác định cấu, số lƣợng tổng giá trị hàng mua 43 3.2.2 Quyết định nguồn hàng 44 3.2.3 Thời điểm mua 45 3.2.4 Quy mô lô hàng 45 3.2.5 Triển khai nghiệp vụ mua 45 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HÀNG DỰ TRỮ 1.Mục tiêu bài: Hiểu đƣợc khái niệm, chức hàng dự trữ, mục tiêu quản trị hàng dự trữ Các nhân tố ảnh hƣởng đến dự trữ hàng hóa doanh nghiệp thƣơng mại 2.Nội dung bài: 1.1 CHỨC NĂNG CỦA HÀNG DỰ TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1.1 Khái niệm hàng dự trữ Trong toàn kinh tế quốc dân, cách biệt không gian thời gian sản xuất tiêu dùng sản phẩm, đặc điểm khác biệt sản phẩm sản xuất sản phẩm tiêu dùng, điều kiện địa lý, tự nhiên khí hậu, phải đề phòng cân đối lớn xẩy (chiến tranh, thiên tai, …) mà sản phẩm sau sản xuất tiêu dùng tiêu thụ ngay, mà phải trải qua q trình nhằm xóa cách biệt…kể Sản phẩm trạng thái (hình thái) đƣợc coi dự trữ Đối với doanh nghiệp, cần thiết phải tập trung lƣợng sản phẩm định nhằm cải thiện dịch vụ khách hàng giảm chi phí kinh doanh, nhƣ: cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng đầy đủ nhanh, trì phát triển doanh số; Tập trung lƣợng lớn sản phẩm vận chuyển kho giúp giảm chi phí: trì sản xuất ổn định suất cao, tiết kiệm mua vận chuyển (trong mua: giảm giá lƣợng mua trƣớc thời vụ; cịn vận chuyển việc tăng qui mơ lô hàng đảm bảo vận chuyển tập trung với chi phí thấp ), nhờ tập trung lƣợng sản phẩm định kho mà doanh nghiệp giảm chi phí biến động khơng thể lƣờng trƣớc Bộ phận sản phẩm nhằm cho mục đích đƣợc coi dự trữ Hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đƣờng, hàng gửi bán, hàng hóa gửi gia cơng chế biến; - Thành phẩm tồn kho thành phẩm gửi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chƣa hoàn thành sản phẩm hoàn thành chƣa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi gia công chế biến mua đƣờng; - Chi phí dịch vụ dở dang Giá trị thực đƣợc: Là giá bán ƣớc tính hàng tồn kho kỳ sản xuất, kinh doanh bình thƣờng trừ (-) chi phí ƣớc tính để hồn thành sản phẩm chi phí ƣớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng Để quản trị kho hàng tốt đòi hỏi việc hiểu rõ khái niệm hàng tồn kho sau “Quản trị hàng tồn kho gì?” Quản trị hàng tồn kho hoạt động điều phối để trả lời đƣợc cho câu hỏi: Lƣợng tồn kho tối ƣu? Khi tiến hành đặt hàng? Trong doanh nghiệp sản xuất thƣơng mại, việc đảm bảo lƣợng hàng hóa, NVL sản xuất đảm bảo hàng hóa cung cấp cho thị trƣờng yếu tố tiên quyết định lực cạnh tranh doanh nghiệp Đây chức kho hàng, hàng hóa đƣợc tổ chức để lƣu trữ bảo quản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Ngồi ra, kho hàng cịn đảm nhận chức quan trọng chuỗi hoạt động logistics 1.1.2 Chức hàng dự trữ Một tình giả sử đƣợc đặt để biết vai trò việc quản trị kho hàng Đó là: Giả sử ngày đó, NCC dành cho bạn ƣu bất ngờ mua bạn đƣợc tặng thêm đơn vị bạn đáp ứng vài điều kiện nhƣ tốn tiền mặt chẳng hạn Có lẽ hội để giảm giá vốn, song bạn lại phải xem lại liệu doanh nghiệp có kho đủ để chứa không? Và trang thiết bị kho có đủ đảm bảo cho lƣợng hàng gấp đơi bình thƣờng đƣợc an tồn thời gian nằm kho hay khơng? Liệu tiêu thụ hết chúng trƣớc hết hạn sử dụng không? Những câu hỏi nhƣ đƣợc Quản lý kho hàng bạn giải đáp giải pháp Quản trị hàng tồn kho phù hợp Quản lý hàng tồn kho từ góc độ tài Từ góc nhìn tài chính, trƣớc mắt thấy điểm lợi giá mua hàng giảm đƣợc 50% Song tổng giá trị mua hàng lần chắn khơng thấp lần trƣớc chí phải cao lý sau: - Bạn phải đáp ứng điều kiện NCC nêu ra, điều kiện ln có lợi cho họ; - Chi phí vận chuyển cho lƣợng hàng đƣợc tặng; - Chi phí tài (cho trƣờng hợp trả tiền mặt); - Chi phí nhân cơng; - Chi phí quản lý kho, hàng tổn thất; - …; Từ yếu tố trên, vốn đầu tƣ thêm chắn phải đầu tƣ cân nhắc kỹ Góc nhìn sức chứa vật lý Chúng ta chắn với điều nguồn lực doanh nghiệp có giới hạn, ngƣời quản trị phải ln tìm cách để tận dụng tối đa giới hạn biến thành lợi riêng Và kho hàng không ngoại lệ, chứa vật lý giới hạn lớn cho ngành sản xuất, thƣơng mại sản phẩm hữu hình Sức chứa hàng hóa, NVL dự trữ doanh nghiệp sức mạnh họ việc cạnh tranh với đối thủ khác Cũng tình trên, kho bạn đủ để chứa ½ lƣợng hàng đơn hàng khuyến đó, đồng nghĩa với việc hội giảm giá thành sản phầm Ngƣợc lại, bạn chứa đƣợc nhiều hơn, chắn bạn giảm giá nhiều cho sản phẩm Dự trữ thƣơng mại thực chức bản: chức cân đối cung – cầu, chức điều hoà biến động, chức giảm chi phí Chức cân đối cung – cầu đảm bảo cho phù hợp nhu cầu nguồn cung ứng số lƣợng, không gian thời gian Trong sản xuất kinh doanh, phải tập trung khối lƣợng dự trữ thời vụ, dự trữ chở đến trƣớc điều kiện giao thông vận tải khí hậu, dự trữ đề phịng biến động kinh tế Chức ảnh hƣởng môi trƣờng vĩ mô đến quan hệ cung – cầu Chức điều hoà biến động: Dự trữ để đề phòng biến động ngắn hạn biến động nhu cầu chu kỳ nhập hàng Thực chức này, cần phải có dự trữ bảo hiểm Chức giảm chi phí: Dự trữ nhằm giảm chi phí q trình sản xuất phân phối Chẳng hạn nhờ dự trữ tập trung, vận chuyển lơ hàng lớn để giảm chi phí vận chuyển, và, phải tăng dự trữ tăng chi phí dự trữ, nhƣng tổng phí vận chuyển dự trữ giảm đáng kể 1.2 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN HÀNG DỰ TRỮ TRONG KINH DOANH THƢƠNG MẠI - Quy mô sản xuất nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất doanh nghiệp Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu doanh nghiệp thƣờng bao gồm loại: Dự trữ thƣờng xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ thời vụ (đối với doanh nghiệp sản xuất có tính chất thời vụ) - Khả sẵn sàng cung ứng thị trƣờng - Chu kỳ giao hàng quy định hợp đồng đơn vị cung ứng nguyên vật liệu với doanh nghiệp - Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp - Giá loại nguyên vật liệu, nhiên liệu đƣợc cung ứng Đối với mức tồn kho dự trữ bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, nhân tố ảnh hƣởng gồm: - Đặc điểm yêu cầu kỹ thuật, công nghệ trình chế tạo sản phẩm - Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm - Trình độ tổ chức trình sản xuất doanh nghiệp Đối với tồn kho dự trữ sản phẩm thành phẩm, thƣờng chịu ảnh hƣởng nhân tố: - Sự phối hợp khâu sản xuất tiêu thụ sản phẩm - Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp khách hàng - Khả xâm nhập mở rộng thị trƣờng tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp 1.3 MỤC TIÊU CỦA QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ 1.3.1 Mục tiêu dịch vụ khách hàng Làm đủ lƣợng hàng tồn kho sẵn có: mục đích đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu thời điểm Vì thiếu hụt dƣ thừa hàng tồn kho chứng tỏ cho tốn tổ chức điều hành Trƣờng hợp thiếu hụt hàng tồn kho dây chuyền sản xuất bị gián đoạn Hậu việc sản xuất giảm sản xuất Kết việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận tệ thua lỗ Mặt khác, dƣ thừa hàng tồn kho có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất phân phối luồng hàng hóa Điều có nghĩa khoản tiền đầu tƣ vào hàng tồn kho đƣợc đầu tƣ vào nơi khác kinh doanh, thu lại đƣợc khoản định Khơng vậy, làm giảm chi phí thực làm tăng lợi nhuận 1.3.2 Mục tiêu chi phí dự trữ Giảm thiểu chi phí đầu tƣ cho hàng tồn kho: liên quan gần đến mục đích làm giảm chi phí lẫn khối lƣợng đầu tƣ vào hàng tồn kho Điều đạt đƣợc chủ yếu cách đảm báo khối lƣợng cần thiết hàng tồn kho tổ chức thời điểm Điều có lợi cho tổ chức theo hai cách Một khoản tiền không bị chặn hàng tồn kho chƣa đƣợc sử dụng tới đƣợc sử dụng để đầu tƣ vào nơi khác để kiếm lời Hai làm giảm chi phi thực hiện, đồng thời làm tăng lợi nhuận BÀI 2: HỆ THỐNG DỰ TRỮ HÀNG HÓA 1.Mục tiêu bài: Hiểu rõ kỹ thuật phân loại hàng trữ, hệ thống dự trữ kéo hệ thống dự trữ đẩy Vận dụng kiến thức đƣợc trang bị quản trị hàng dự trữ doanh nghiệp thƣơng mại 2.Nội dung bài: 2.1 PHÂN LOẠI HÀNG HÓA DỰ TRỮ 2.1.1 Kỹ thuật phân loại Dự trữ gồm nhiều loại phân theo nhiều tiêu thức khác Một số tiêu thức chủ yếu để phân loại dự trữ hoạt động logistics: * Phân loại theo vị trí sản phẩm dây chuyền cung ứng; * Phân loại theo yếu tố cấu thành dự trữ trung bình * Phân loại theo mục đích dự trữ * Phân loại theo thời hạn dự trữ; a Phân loại theo vị trí sản phẩm dây chuyền cung ứng Logistics chuỗi hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, đƣợc thực cách khoa học có hệ thống, nhằm chu chuyển hàng hóa dịch vụ, … thơng tin có liên quan, từ điểm đầu đến điểm cuối dây chuyền cung ứng với mục tiêu thỏa mãn nhu cầu ngƣời tiêu dùng cách tốt Để đảm bảo cho trình logistics diễn liên tục dự trữ tồn suốt dây chuyền cung ứng, tất khâu – Bƣớc 3: Xác định xác suất có hàng cần thiết kho – Bước 4: Xác định tổng lƣợng hàng hoá cần thiết sở logistics sở lƣợng hàng hoá dự báo cộng với lƣợng hàng hoá dự trữ bảo hiểm – Bước 5:Xác định lƣợng hàng hoá bổ sung dự trữ – chênh lệch tổng lƣợng hàng hoá cần thiết dự trữ hàng hố có Bước 6:Xác định số lƣợng hàng hoá phân phối vƣợt yêu cầu cho điểm dự trữ theo tỷ lệ nhu cầu trung bình theo dự báo Bước 7:Xác định số lƣợng hàng hoá phân phối cho điềm dự trữ cách cộng lƣợng hàng hoá bổ sung dự trữ (bƣớc5) với lƣợng hàng hoá phân phối vƣợt yêu cầu (bƣớc 6) Ví dụ: Một cơng ty nơng sản dự tính mua 125.000 T hàng hố sau đƣa vào dự trữ kho phân phối Công ty phải xây dựng phƣơng án phân phối lƣợng hàng hoá cho kho nhƣ cho hợp lý Những liệu báo cáo kho nhƣ sau : b Mơ hình bổ sung sản phẩm dự trữ theo ngày dự trữ chung 33 Đây phƣơng pháp đơn giản sở phân phối cho sở logistics trực thuộc “tỷ lệ hợp lý” hàng hoá dự trữ từ nguồn tập trung (nhƣ tổng kho) Các bƣớc tiến hành theo phƣơng pháp nhƣ sau: Bước 1: Xác định tổng lƣợng hàng hố có nguồn tập trung, lƣợng hàng hố cần dự trữ ở nguồn tập trung lƣợng hàng hoá cần phân phối cho sở logistics trực thuộc Bước 2: Xác định lƣợng hàng hoá dự trữ có mức tiêu thụ hàng hố bình quân hàng ngày sở logistics trực thuộc Bước 3: Xác định số ngày dự trữ chung hệ thống theo công thức sau: Hiện nhờ có hệ thống thơng tin đại, áp dụng nhiều mô điện tử đại điều tiết nhanh, tối ƣu dự trữ cho hệ thống 34 BÀI TẬP Bài Hãy tính mức dự trữ thép thƣờng trịn ct310 cho nhà máy khí (số tuyệt đối, số tƣơng đối, tiền) năm kế hoạch sở số liệu sau: - Nhu cầu thép thƣờng tròn ct310 hàng năm 90.000 - Tồn kho thực tế năm báo cáo theo tháng nhƣ sau: Thời gian 1/1 1/2 1/3 1/4 1/5 1/6 Tồn kho 10.200 6.000 6.600 5.000 8.000 9.000 Thời gian 1/7 1/8 1/9 1/10 1/11 1/12 Tồn kho 8.600 7.000 7.400 8.500 9.200 5.400 1/1 Năm kế hoạch : 5.600 Biết năm kế hoạch nhà máy dự kiến giảm dự trữ ngày so với năm báo cáo dự trữ bảo hiểm tăng thêm 1.250 giá thép 460.000đ Bài làm Mức tiêu dùng thép ct310 doanh nghiệp năm kế hoạch M nd   N  90.000  250tấn/ ngày T 360 Xác định dự trữ thép bình quân năm báo cáo: D1 /  D   D12  D1kh / 10.200/  6.000   5.400  5.600/ D  12 12 =88.650/12 =7.387 Dự trữ tuyệt đối năm kế hoạch là: dkh = 7.387 – (3*250) +1.250 = 7887 Dự trữ tƣơng đối năm kế hoạch : t= D M nd =7887/250 =31.5 ngày Dự trữ tiền (nhu cầu vốn cho dự trữ ): g = d * đơn giá = 7887 * 460.000 = 36.280.200.000 đ Bài Hãy xác định đại lƣợng dự trữ tối đa, tối thiểu, nhu cầu vốn để dự trữ hàng hóa doanh nghiệp, biết tình hình doanh nghiệp nhƣ sau: Số kỳ cung ứng(giao hàng) Số lƣợng hàng 30 35 25 20 25 30 15 30 40 nhận kỳ 35 Thời điểm 1/1 5/1 9/1 15/1 22/1 25/1 31/1 8/2 nhận hàng Ghi chú: - Doanh nghiệp cho phép dự trữ chuẩn bị ngày - Mức sử dụng ngày đêm - Giá hàng hóa triệu đồng / Bài làm Dự trữ thƣờng xuyên là: 15/2 m D  Qi t i i 1 m ti i 1 d= 4.30  4.35  6.25  7.20  3.25  6.30  8.15  7.30    7  8 = 1060/42 = 25 m t  Qi ti i 1 m  Qi i 1 Thời gian dự trữ thƣờng xuyên là: ttx= 4.30  4.35  6.25  7.20  3.25  6.30  8.15  7.30 30  35  25  20  25  30  15  30 = 1060/210 = ngày Mức dự trữ thƣờng xuyên tối đa dtxmax = ttx mnd = = 35 Mức dự trữ thƣờng xuyên tối thiểu dtxmin =2d -dtxmax = 25.2 – 35 = 15 Dự trữ bảo hiểm: m tbh   (t i 1 i m t)  (6  5) 25  (7  5) 20  (6  5)30  (8  5)15  (7  5)30 25  20  30  15  30 =200/120 =1.67 dbh = 1.67 x = 11.69 dsxmax = dtxmax + dcb + dbh = 35 + +11.69 = 53.69 dsxmin = dtxmin + dcb + dbh = 15 + +11.69 =33.69 Nhu cầu vốn để dự trữ hàng hóa doanh nghiệp : Nhu cầu vốn tối đa: g=53.69 = 53.69 triệu đồng Nhu cầu vốn tối thiểu: g = 33.69 = 33.69 triệu đồng 36 Bài Một doanh nghiệp sử dụng 200.000 thiết bị a năm lần đặt hàng, chi phí 80$ (khơng tính giá mua) chi phí dự trữ cho thiết bị 8$ giả sử lƣợng dự trữ trung bình kho nửa lƣợng đặt hàng doanh nghiệp tính lƣợng đặt hàng tối ƣu để doanh nghiệp giảm tối thiểu chi phí dự trữ đặt hàng lƣợng hàng doanh nghiệp đặt mua khác giá khác cụ thể : Lƣợng đặt hàng =3000 Giá đơn vị 210 200 195 190 Trong trƣờng hợp lƣợng đặt hàng doanh nghiệp có thay đổi khơng thay đổi nhƣ nào? Bài làm n = 200.000 c1 = 80 c2 = Xác định lƣợng đặt hàng tối ƣu khơng tính đến yếu tố giá là: d= 2C1N / C2  2.80.200,000/ =2000 thiết bị Trong trƣờng hợp có tính đến giá, trƣớc hết ta loại bỏ yếu tố giá để tính lƣợng đặt hàng tối ƣu sau xác định tổng chi phí với lƣợng đặt hàng có mức giá thấp tập ac số d=2000 thiết bị nhƣ Ở tốc độ cung cấp tốc độ tiêu dùng nên v=m Tổng chi phí ứng với lƣợng đặt hàng theo công thức: c= (d/2)c2+(n/d).c1+ n.ac Lƣợng đặt hàng 2000 2500 3000 Giá đơn vị 200 195 190 c 400.016.000 39.016.400 38.017.333 Nhƣ thấy giá thay đổi lƣợng đặt hàng thay đổi trƣờng hợp lựa chọn lƣợng đặt hàng 3.000 thiết bị lần tổng chi phí cho đặt mua, dự trữ giá trị lô hàng nhỏ 37 BÀI 3: QUẢN TRỊ MUA HÀNG DỰ TRỮ 1.Mục tiêu bài: Hiểu rõ nguyên tắc mua hàng trữ, định quản trị hàng dự trữ Thành thạo việc xác định cấu, số lƣợng, tổng giá trị mua hàng, định đƣợc nguồn hàng, thời điểm mua, quy mô lô hàng 2.Nội dung bài: 3.1 CÁC NGUYÊN TẮC CỦA MUA HÀNG DỰ TRỮ 3.1.1 Căn mua hàng Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng doanh nghiệp thƣơng mại doanh nghiệp cần mua hàng với số lƣợng tiến hành mua nhiêu tức lần mua hàng mua vừa đủ nhu cầu bán doanh nghiệp thời gian định Để có đuợc định lƣợng hàng mua lẫn, doanh nghiệp phải vào diễn biến thị trƣờng, tốc độ tiêu thụ sản phẩm xem xét lƣợng hàng thực tế doanh nghiệp Lƣợng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì Lƣợng hàng thích hợp = lần mua số vịng chu chuyển hàng hố dự kiến Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản Nhu cầu mua hàng đƣợc xác định xuất phát từ kế hoạch bán doanh nghiệp hay phận, lƣợng hàng hố dự trữ thực tế đầu kì kế hoạch dự trữ cho kì bán Lựơng tiền bỏ cho lần mua hàng không lớn nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh mua bán hết nhiêu nên lựơng hàng hố dự trữ Do tránh đƣợc tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hố chi phí khác Điều làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn Quá trình mua hàng diễn nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc rủi ro biến động giá hay nhu cầu hàng hoá thay đổi, giảm thiểu thiệt hại thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt… ) hay chiến tranh gây Vì lựơng hàng mua đủ bán mức độ bình thƣờng nên việc nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy mức bình thừơng doanh nghiệp có nguy thiếu hàng 38 Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hƣởng ƣu đãi mà ngƣời bán hàng dành cho Doanh nghiệp bị hội kinh doanh thị trƣờng thị trƣờng có sốt hàng hố mà doanh nghiệp kinh doanh, lúc mục tiêu lợi nhuận doanh nghiệp không đạt đựơc, doanh nghiệp thu đƣợc lợi nhuận “siêu ngạch ” Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn lựơng hàng mua lần nhiều nhu cầu bán doanh nghiệp thời gian định Trên sở dự đoán nhu cầu khoản thời gian định Dựa vào số luận ta xác định đƣợc số lƣợng hàng tối ƣu cần nhập ta biết tổng chi phí cho việc nhâp hàng nhỏ chi phí lƣu trữ hàng hố với chi phí mua hàng Ta thấy mua theo lơ có ƣu điểm sau: Chi phí mua hàng giảm đƣợc doanh nghiệp nhận đƣợc ƣu đãi nhà cung cấp Chủ động chọn đƣợc nhà cung cấp uy tín nên gặp rủi ro nhập hàng Có thể chớp đƣợc thời có “ sốt ” thị trƣờng, thu đƣợc lợi nhuận “ siêu ngạch ” Song khơng tránh đƣợc nhƣợc điểm phát sinh định là: Phải sử dụng lƣợng vốn hàng hoá lớn điều gây khó khăn tài cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu sử dụng vốn doanh nghiệp Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn Rủi ro (thiên tai, cắp, lạc mốt, hạ giá) cao Căn vào hình thức mua Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mơ lớn thƣờng có phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng Phƣơng pháp thu mua có ƣu điểm tiết kiệm đƣợc chi phí nhƣng có nhƣợc điểm mua bán tách rời nhau, nhiều mua hàng không bán đƣợc khơng phù hợp với nhu cầu ngƣời tiêu dùng Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho quầy hàng, họ phải tự lo vốn nguồn hàng kinh doanh Ƣu điểm phƣơng pháp nắm 39 đƣợc nhu cầu, thị trƣờng mua bán gắn liền Nhƣợc điểm số lƣợng mua bán ít, giá cao, chi phí kí kết tăng Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây hình thức mà doanh nghiệp nhỏ thƣờng áp dụng điều kiện vốn ít, số cửa hàng liên kết với thu mua hàng hố, sau phân phối lại cho cửa hàng tiêu thụ Ƣu điểm hình thức mua hàng mua nhiều nên mua đƣợc giá thấp, tiết kiệm đƣợc chi phí vận chuyển đơn vị hàng hố, chi phí lại cán thu mua số chi phí khác liên quan Nhƣng có nhƣợc điểm mua nhiều nên phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm Căn vào thời hạn tín dụng Mua đến đâu tốn đến (mua tốn ngay) theo phƣơng thức nhận đƣợc hàng hố bên bán giao doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán Mua giao hàng trước: sau bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp nhận đƣợc hàng hoá sau thời gian doanh nghiệp phải tốn lơ hàng Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: sau kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả khoản tiền (có thể phần lơ hàng hay tồn giá trị lơ hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán tiến hành giao hàng cho bên mua Căn theo nguồn hàng: Mua nước: Đây hình thức mua mà hoạt động mua doanh nghiệp đƣợc tiến hành phạm vi quốc gia Nguồn hàng đƣợc sản xuất nƣớc Mua từ nước (nhập khẩu): Đây hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nƣớc để phục vụ cho việc kinh doanh nƣớc Trong có hai hình thức nhập khẩu: Nhập uỷ thác hình thức nhập cơng ty đóng vai trị làm trung gian để tiến hành nghiệp vụ nhập hàng hoá thiết bị máy móc nƣớc ngồi vào Việt Nam theo yêu cầu khách hàng ntrong nƣớc Trong hoạt động dịch vụ công ty sử dụng vốn đƣợc hƣởng khoản gọi phí uỷ thác 40 Nhập trực tiếp hình thức nhập cơng ty thực từ khâu đầu đến khâu cuối từ tìm hiểu nhu cầu thị trƣờng để mua đến bán hàng thu tiền vốn Cùng với cách thức phân loại nhƣ cịn có nhiều cách phân loại khác nhƣ: phân loại theo phƣơng thức mua theo hợp đồng, phƣơng thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phƣơng thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ…Mỗi phƣơng pháp có ƣu nhƣợc điểm riêng nên doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng thời điểm, giai đoạn định để định xem nên theo phƣơng thức thuận tiện tốt 3.1.2 Nguyên tắc mua hàng Nguyên tắc Pareto Nguyên tắc Pareto (còn gọi nguyên tắc 80/20) cho nhiều kiện, khoảng 80% kết 20% nguyên nhân gây Nhà tƣ tƣởng quản trị doanh nghiệp Joseph M Juran đề xuất nguyên tắc đặt theo tên nhà kinh tế ngƣời Ý Vilffredo Pareto Năm 1897, cơng trình nghiên cứu cải thu nhập, Pareto kết luận rằng, tỷ lệ lớn tổng thu nhập Ý (80%) đƣợc tập trung tay ngƣời (20% dân số) Ý tƣởng đƣợc áp dụng rộng rãi kinh doanh Nguyên tắc Pareto đƣợc nêu nhiều dạng: 20% đầu vào tạo 80% kết quả, 20% nhân công sản xuất 80% sản phẩm, 20% khách hàng đóng góp 80% doanh thu, 20% lƣợng hàng tạo 80% tồn kho Tỷ lệ xác 80/20 xảy thực tế, nhƣng không tƣơng xứng cặp phạm trù nói thƣờng xảy Mấu chốt là, nhiều tập trung giải 20% công việc nhƣng đem lại khác biệt, thay tốn tài ngun để xử lý 80% cơng việc khác Dĩ nhiên, có ngoại lệ hay nghịch lý Chẳng hạn, theo Geoff Dliion chuyên gia marketing Toronto (Canada) áp dụng quy luật trên, doanh nghiệp đầu tƣ nhiều cho tiếp thị nhằm nhắm đến 20% khách hàng thƣờng xuyên theo doanh số bán hiệu việc đầu tƣ giảm 41 Tuy nhiên, nhìn chung, việc ứng dụng cách linh hoạt nguyên tắc 80/20 góp phần tiết kiệm chi phí tăng hiệu suất doanh nghiệp cách đáng kể Ứng dụng nào? Hiện nay, phƣơng thức thƣờng đƣợc sử dụng quản trị cung ứng bao gồm cung ứng thời điểm (Just In Time, JIT), chuỗi cung ứng (Supply Chain) hay cung ứng có lựa chọn (Choose Supply) Trong thực tế, vật tƣ hàng hóa mà doanh nghiệp cần mua, cung ứng dự trữ khơng phải có vị trí tầm quan trọng nhƣ việc kinh doanh Việc ứng dụng cách linh hoạt nguyên tắc 80/20 góp phần tiết kiệm chi phí tăng hiệu suất doanh nghiệp cách đáng kể Các nhà quản trị sử dụng Pareto nhƣ cơng cụ để tìm xem doanh nghiệp phải tập trung ƣu tiên khu vực để vừa đạt đƣợc mục tiêu, vừa cắt giảm chi phí Chẳng hạn, thiếu số làm tê liệt hoạt động doanh nghiệp, số khác đắt đỏ khó tìm kiếm thu mua Mặt khác, mức độ tập trung dự trữ doanh nghiệp khác biệt Có doanh nghiệp dự trữ phân tán (nhiều mặt hàng khơng có mặt hàng chủ đạo), số khác dự trữ có tập trung hơn, nhƣng mức độ tập trung khác Những điều dẫn tới tình trạng doanh nghiệp cung ứng nhƣ loại vật tƣ, hàng hóa, mà cần có lựa chọn, có ƣu tiên Vì vậy, cung ứng có lựa chọn trở thành xu phổ biến Về mặt kỹ thuật, giải pháp chủ yếu thƣờng đƣợc xem xét quản trị cung ứng có lựa chọn phƣơng pháp phân tích Pareto (nguyên tắc 80/20) phân tích ABC Các phƣơng pháp liên quan đến lựa chọn phƣơng thức cung ứng, ƣớc lƣợng mức dự trữ trung bình doanh nghiệp, mua hàng, nhà cung ứng Một vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải tổ hợp sản phẩm riêng rẻ giai đoạn khác chu kỳ sống chúng, với mức doanh thu khác Ở thời điểm, tạo mối quan hệ sản phẩm doanh thu theo nguyên tắc 80/20, tức 80% doanh số bán hàng doanh nghiệp thu đƣợc từ 42 20% loại sản phẩm danh mục Nguyên tắc 80/20 gợi ý, có 20% lƣợng hàng lƣu kho gây 80% chi phí hoạt động Trong thực tế, việc ứng dụng nguyên tắc 80/20 đƣa đến giải pháp hợp lý quản trị cung ứng Nguyên tắc 80/20 nhằm xác định sản phẩm đƣợc ƣu tiên cung ứng Chúng giúp hoạch định chƣơng trình phân phối, loại sản phẩm cụ thể đƣợc phân phối khác Đối với việc mua hàng, chủng loại sản phẩm có doanh số cao khối lƣợng mua nhiều, thƣờng có lợi chi phí chúng đƣợc mua trực tiếp từ nhà sản xuất, cịn nhóm sản phẩm có khối lƣợng doanh thu nhỏ mua qua kho hàng trung gian 3.2 CÁC QUYẾT ĐỊNH CƠ BẢN TRONG QUẢN TRỊ MUA HÀNG DỰ TRỮ 3.2.1 Xác định cấu, số lƣợng tổng giá trị hàng mua Xác định nhu cầu cụ thể khách hàng khối lƣợng, cấu mặt hàng, quy cách chủng loại, thời gian, địa điểm khách hàng chấp nhận: Nghiên cứu nhu cầu mặt hàng khách hàng quy cách, cỡ loại, số lƣợng, trọng lƣợng, màu sắc, thời gian, địa điểm bán hàng, giá hàng hóa dịch vụ vấn đề quan trọng phận tạo nguồn mua hàng doanh nghiệp Bộ phận tạo nguồn mua hàng doanh nghiệp phải nắm đƣợc hàng đƣợc tạo nguồn mua nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng nào, khối lƣợng, chất lƣợng hàng hóa mà khách hàng cần, thời gian, địa điểm cần hàng, tính tiên tiến mặt hàng doanh nghiệp đáp ứng xu hƣớng khách hàng mặt hàng mà doanh nghiệp kinh doanh; mặt hàng tiên tiến hơn, đại hàng thay thế, nhƣ đáp ứng nhu cầu thị trƣờng đối thủ cạnh tranh… nắm đƣợc thông tin trên, việc tạo nguồn mua hàng tránh đƣợc sai lầm khắc phục đƣợc tƣợng lạc hậu công nghệ kiểu dáng, hàng bị ứ đọng, chậm tiêu thụ, giá cao không bán đƣợc, không đáp ứng thời gian, địa điểm…  Tìm hiểu khả sản xuất nƣớc thị trƣờng nƣớc để lựa chọn thị trƣờng, chọn đối tác: Nghiên cứu thị trƣờng nguồn hàng doanh nghiệp phải nắm đƣợc khả nguồn cung ứng loại hàng số lƣợng, chất lƣợng, thời gian địa điểm (khu vực) đơn vị nguồn hàng Doanh nghiệp cần nghiên cứu, xác định rõ doanh nghiệp nguồn hàng ngƣời trực tiếp sản xuất – kinh doanh doanh nghiệp trung gian, địa chỉ, nguồn lực, khả sản xuất công nghệ nghiên cứu sách tiêu thụ 43 hàng hóa đơn vị nguồn hàng Cần đặc biệt ý đến chất lƣợng hàng hóa, tính tiên tiến mặt hàng, giá cả, thời hạn giao hàng, phƣơng thức giao nhận, kiểm tra chất lƣợng, bao gói, vận chuyển… phƣơng thức tốn Cần phải kiểm tra kỹ tính xác thực, uy tín, chất lƣợng loại hàng chủ hàng Đối với nguồn hàng sản xuất nƣớc, cần phải đến tận nơi, có kiểm tra chun mơn Đối với đối tác nƣớc ngồi, cần thông qua thƣơng vụ tham tán thƣơng mại, tổ chức hỗ trợ thƣơng mại nhƣ phòng thƣơng mại công nghiệp Việt Nam, hiệp hội ngành hàng… Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng, cần xác định phạm vi xác định hàng mua Hàng mua đƣợc coi hàng hóa thỏa mãn đồng thời điều kiện sau: – Hàng mua vào với mục đích để bán qua gia công, sản xuất bán – Doanh nghiệp nắm đƣợc quyền sở hữu hàng hóa chuyển quyền sở hữu tiền tệ hay loại hàng hóa khác – Hàng phải đƣợc thơng qua phƣơng thức mua bán tốn tiền hàng định Các trƣờng hợp sau không đƣợc coi hàng hóa mua vào: – Hàng mua để tiêu dùng nội doanh nghiệp – Hàng mua dùng cho sửa chữa lớn, xây dựng bản, sản xuất – Hàng hóa hao hụt, tổn thất trình mua theo hợp đồng mà bên bán phải chịu – Hàng nhận bán ký gửi đại lý Trong trƣờng hợp hàng mua vừa dùng để bán, vừa dùng để sản xuất nhƣng doanh nghiệp không phân biệt tách bạch đƣợc hai mục đích tồn hàng mua ghi nhận hàng hóa 3.2.2 Quyết định nguồn hàng Lựa chọn bạn hàng khâu định chắn ổn định nguồn hàng Thiết lập mối quan hệ truyền thống, trực tiếp, lâu dài với bạn hàng tin cậy yếu tố tạo đƣợc ổn định nguồn cung ứng doanh nghiệp thƣơng mại Khi lựa chọn đối tác phù hợp với yêu cầu điều kiện doanh nghiệp doanh nghiệp cần thiết lập mối quan hệ kinh tế – kỹ thuật – tổ chức – thƣơng mại với đối tác để hai bên hợp tác giúp đỡ lẫn để thỏa mãn yêu cầu bên Hai bên mua bán cần có thƣơng thảo ký kết đƣợc với hợp đồng mua bán hàng hóa Hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa cam kết hai bên quyền 44 nghĩa vụ bên mối quan hệ trao đổi hàng hóa Trong hợp đồng mua bán hàng hóa điều khoản tên hàng, quy cách ký mã hiệu, nhãn hiệu, số lƣợng, giá cả, phẩm chất (điều kiện kỹ thuật), thời gian giao nhận, địa điểm giao nhận, phƣơng thức toán, điều kiện vận chuyển, bao gói, bốc dỡ… điều khoản khơng thể thiếu, hai bên phải có trách nhiệm thực hợp đồng ký Tạo nguồn mua hàng công việc thƣờng xuyên doanh nghiệp nên phải tiến hành thƣờng xuyên, định đánh giá kết Các doanh nghiệp thƣờng so sánh kết thực với kế hoạch hợp đồng ký số lƣợng, chất lƣợng, giá cả, địa điểm, tiến độ giao hàng hiệu mua hàng để tìm nguyên nhân đề biện pháp khắc phục 3.2.3 Thời điểm mua Hàng hóa đƣợc xác định mua vào thỏa mãn đồng thời điều kiện sau: – Khi hàng hóa chuyển giao quyền sở hữu từ ngƣời bán sang ngƣời mua – Ngƣời mua toán tiền chấp nhận toán tiền 3.2.4 Quy mô lô hàng  Tồn kho đầu kỳ kế hoạch: lƣợng hàng hóa cịn lại doanh nghiệp thƣơng mại đến đầu kỳ kế hoạch Khi lập kế hoạch, năm báo cáo chƣa kết thúc, ngƣời ta phải tính số tồn kho đầu kỳ kế hoạch cơng thức sau: Ođk = Ot.đ + Nh – Xt (tấn) Trong đó: o Ođk = Tồn kho hàng hóa đến đầu kỳ kế hoạch (tấn) o Ot.đ = Tồn kho hàng hóa thời điểm kiểm kê 1/9/200…(tấn) 3.2.5 Triển khai nghiệp vụ mua Có phƣơng thức mua hàng là: mua hàng theo phƣơng thức nhận hàng mua hàng theo phƣơng thức gửi hàng – Mua hàng theo phƣơng thức nhận hàng hay gọi mua hàng trực tiếp Theo phƣơng thức này, bên mua cử cán nghiệp vụ trực tiếp đến mua hàng bên bán đồng thời trực tiếp vận chuyển hàng hóa Tiền hàng đƣợc tốn trả sau phụ thuộc vào hợp đồng ký kết – Mua hàng theo phƣơng thức gửi hàng: bên bán chuyển hàng cho bên mua giao kho ngƣời mua địa điểm quy định hợp đồng Chi phí vận chuyển bên mua bên bán trả, tùy thuộc vào hợp đồng ký kết Các phƣơng thức tốn 45 Có phƣơng thức toán tiền mua hàng tốn trực tiếp tốn trả chậm, trả góp – Thanh toán trực tiếp: sau nhận đƣợc quyền sở hữu hàng hóa, doanh nghiệp thƣơng mại mua hàng tốn cho bên bán, tốn tiền tài sản khác – Thanh toán theo phƣơng thức trả chậm, trả góp: theo phƣơng thức này, thời điểm toán tiền hàng diễn sau thời điểm ghi nhận quyền sở hữu hàng hóa Cách xác định trị giá thực tế hàng hóa mua vào Theo VAS 02, Hàng mua đƣợc hạch toán theo nguyên tắc giá gốc Theo đó, trị giá vốn thực tế hàng hóa mua vào đƣợc xác định nhƣ sau: Các khoản thuế Các Chiết khoản khấu thƣơng Trị giá vốn thực tế Trị giá mua Chi phí mại, = +khơng + – hàng hóa mua vào hàng hóa mua giảm giá đƣợc hàng hàng mua hồn hóa (nếu có) lại Trong đó: Trị giá mua hàng hóa Trị giá mua hàng hóa đƣợc xác định nhƣ sau: – Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ: Trị giá mua hàng hoá = Giá mua (chƣa có thuế GTGT) – Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp hàng hố thuộc đối tƣợng khơng chịu thuế GTGT: Trị giá mua hàng hoá = Giá mua (bao gồm thuế GTGT) Trong trƣờng hợp hàng hóa mua theo hình thức trả chậm, trả góp: Trị giá mua hàng hóa = Giá mua trả thời điểm mua hàng Các khoản thuế không đƣợc hồn lại Các khoản thuế khơng đƣợc hồn lại bao gồm thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trƣờng, thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp,… Chi phí mua hàng hóa 46 Chi phí mua hàng hóa chi phí phát sinh trực tiếp q trình mua hàng Ví dụ nhƣ chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp hàng hố, chi phí bảo hiểm, lƣu kho lƣu bãi, hao hụt tự nhiên,… Giảm giá hàng mua, chiết khấu thƣơng mại Giảm giá hàng mua số tiền mà ngƣời bán giảm cho ngƣời mau hàng không phẩm chất, không chủng loại quy cách hợp đồng Chiết khấu thƣơng mại số tiền ngƣời bán giảm cho ngƣời mua ngƣời mua mua hàng với khối lƣợng lớn 47 ... chúng Để quản trị kho hàng tốt đòi hỏi việc hiểu rõ khái niệm hàng tồn kho sau ? ?Quản trị hàng tồn kho gì?” Quản trị hàng tồn kho hoạt động điều phối để trả lời đƣợc cho câu hỏi: Lƣợng tồn kho tối... câu hỏi nhƣ đƣợc Quản lý kho hàng bạn giải đáp giải pháp Quản trị hàng tồn kho phù hợp Quản lý hàng tồn kho từ góc độ tài Từ góc nhìn tài chính, trƣớc mắt thấy điểm lợi giá mua hàng giảm đƣợc 50%... mục đích đƣợc coi dự trữ Hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đƣờng, hàng gửi bán, hàng hóa gửi gia cơng chế biến; - Thành phẩm tồn kho thành phẩm gửi bán; -