Tổ chức lao động của lao động quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước ppt

Khái niệm, nội dung và đặc điểm của lao động quản lý trong các cơ quan hành chính ảnh hưởng đến tổ chức lao động II.. Những nội dung chủ yếu của tổ chức lao động quản lý trong cơ quan hà

Chương VI

Tổ chức lao động của lao

động quản lý trong cơ quan

hành chính nhà nước

Chương VI Tổ chức lao động của lao

động quản lý trong cơ quan HCNN

I Khái niệm, nội dung và đặc điểm của lao động

quản lý trong các cơ quan hành chính ảnh

hưởng đến tổ chức lao động

II Những nội dung chủ yếu của tổ chức lao động

quản lý trong cơ quan hành chính nhà nước

III Phân tích hiện trạng của tổ chức lao động quản

lý trong cơ quan hành chính nhà nước

IV Ảnh hưởng của lao động quản lý tới công tác tổ

chức lao động trong cơ quan hành chính

I Khái niệm, nội dung và đặc điểm của lao động quản lý trong các cơ quan hành chính

ảnh hưởng đến tổ chức lao động

1 Khái niệm

2 Phân loại lao động quản lý

3 Nội dung của lao động quản lý và những

đặc điểm của nó có ảnh hưởng đến công tác tổ chức lao động

4 Phân loại thời gian làm việc của lao động

quản lý

Khái niệm

• Lao động quản lý được hiểu là tất cả những

người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý

và tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý

• Lao động quản lý (quản trị gia) là lao động thực hiên các hoạt động điều khiển, chỉ huy với việc

sử dụng các tài nguyên có hiệu quả và hiệu lực

để theo đuổi một hay nhiều mục tiêu (đã đề ra)

• Lao động quản lý là những người có

quyền và có trách nhiệm điều khiển công việc của người khác, họ được bố trí vào

các vị trí công việc có tầm quan trọng khác nhau trong các tổ chức

• Nhờ có hoạt động lao động của lao động quản lý

mà các chức năng quản lý được thực hiện, làm cho quản lý thành một quá trình

• Các lao động quản lý thông qua các hoạt động của mình (nói, lắng nghe, đọc, viết, gặp gỡ,

quan sát, suy nghĩ và tham gia hành động) để

thực hiện các chức năng của quản lý (lập kế

hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát)

Phân loại lao động quản lý

• Phân loại theo cấp quản lý trong nội bộ

Phân loại lao động quản lý

• Phân loại lao động quản lý theo hệ thống

cơ cấu của nền hành chính

– Lao động quản lý ở các cơ quan hành chính TW

– Lao động quản lý của chính quyền địa

phương các cấp

• Phân loại theo chức năng và đặc trưng

của vị trí quản lý, lãnh đạo

– Nhà quản lý cấp cao

– Nhà quản lý điều hành

Nội dung lao động của lao động quản

lý trong các cơ quan HCNN

• Nội dung cụ thể của lao động quản lý

được hình thành bởi vai trò và chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của các cơ quan

HCNN trong hệ thống thứ bậc hành chính Tổng quát chung thì bao gồm các nội

dung sau:

– Chỉ đạo: cung cấp các chỉ dẫn và giám thị

việc hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên ở

mức độ cao nhất

– Gợi ý: hướng dẫn, giải thích các quyết định, vạch

ra hướng tác nghiệp và giám sát nhân viên thực hiện

– Hỗ trợ - động viên: tạo điều kiện thuận lợi về mọi mặt cho các cố gắng của nhân viên nhằm hoàn thành nhiệm vụ và chia sẻ trách nhiệm với họ

trong việc lựa chọn quyết định

– Đôn đốc: thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc– Làm gương trong mọi sự thay đổi

– ủy quyền: trao trách nhiệm, quyền quyết định và giải quyết các vấn đề cho nhân viên

Đặc điểm của lao động quản lý thể hiện

trên các nội dung sau:

• Tầm nhìn: bất cứ một nhà lãnh đạo, quản lý nào cũng phải có cảm giác tốt về mục tiêu và có khả năng đưa ra mục tiêu đó

• Chủ trương: chủ trương là cái liên kết mọi người với nhà lãnh đạo, quản lý; là cái mà trong một

nhà lãnh đạo, quản lý hiệu quả thì luôn đi cùng với tầm nhìn

• Sự tin cậy: mọi người sẽ không đi theo nhà lãnh đạo, quản lý trừ khi anh ta cho họ thấy sự nhất quán và kiên định

• Sự bình dị: những nhà lãnh đạo, quản lý thành công nhất là những người xem bản thân như là người hỗ trợ cho nhân viên của mình chứ không phải là buộc nhân viên làm việc cho mình.

• Bình tĩnh: lãnh đạo, quản lý tốt không làm rối

tung vấn đề khi có những rắc rối xảy ra

• Rõ ràng: những nhà lãnh đạo, quản lý thực sự biết cách làm sáng tỏ vấn đề Họ không làm cho vấn đề trở lên phức tạp

• Tự chủ: những nhà lãnh đạo, quản lý thành

công nhất biết họ là ai và sẽ không cố gắng

“uốn” mình để trở thành những người không

phải là họ

II Những nội dung chủ yếu của tổ chức lao động quản lý trong cơ quan HCNN

1 Phân công và hợp tác lao động

2 Tổ chức nơi làm việc

3 Điều kiện làm việc của lao động quản lý

Phân công và hợp tác lao động

• Lao động của người lãnh đạo, quản lý là lao

động trí óc Sản phẩm của loại lao động này là các quyết định hành chính Để phân công và

hợp tác lao động cho loại lao động này cần căn

cứ dựa trên các biện pháp:

– Kế hoạch hóa và phân phối thời gian làm việc hợp lý – Lập biểu đồ theo dõi công việc

– Tổ chức khoa học hệ thống văn bản và thông tin phục

vụ cho công tác lãnh đạo quản lý

– Tổ chức hợp lý việc giao tiếp của lãnh đạo, quản lý

• Việc phân công và hợp tác lao động của lao

động quản lý, lãnh đạo dựa trên 3 năng lực kỹ năng cá nhân cơ bản:

– Đủ năng lực kỹ thuật để hoàn thành phần cơ học của công việc riêng biệt mà cá nhân nhà quản lý chịu

trách nhiệm;

– Đủ kỹ năng quản lý con người trong công tác với

người khác để làm một thành viên tích cực của nhóm

và có khả năng phát triển những cố gắng hợp tác

trong đội hình mà anh ta lãnh đạo.

– Đủ kỹ năng nhận thức để nhận biết những mối liên quan lẫn nhau giữa những yếu tố khác nhau tham gia vào tình huống của của nhà quản lý, kỹ năng sẽ đưa anh ta tới những hành động chắc chắn, đem lại tối đa

điều kiện để các cán bộ lãnh đạo không

mất thời gian vào những công việc không

cần thiết nhằm tập trung vào nhiệm vụ

chính của mình, tạo điều kiện kiểm tra và bao quát các nhân viên dưới quyền.

• Tổ chức nơi làm việc của lao động mang

tính quản lý phải dựa trên cơ sở các

nguyên tắc sau đây:

– Trang bị đầy đủ tại nơi làm việc các phương tiện vật chât - kỹ thuật cần thiết cho công việc, đặc biệt là các phương tiện để chứa đựng và phân loại tài liệu như các loại cặp đựng tài

– Nơi làm việc cần được bố trí ở vị trí tối ưu trong phòng làm việc và nhà làm việc, phù hợp với các quan hệ trao đổi thông tin (các quan hệ giao tiếp)

và phù hợp với cơ cấu quản lý cơ quan, tổ chức – Các nơi làm việc cần phải được bố trí sao cho

các lao động quản lý, lãnh đạo dễ bao quát và

tiếp cận nhất.

– Việc tổ chức các yếu tố điều kiện lao động trực

tiếp tại nơi làm việc như chiếu sáng, tiếng ồn và

màu sắc, khí hậu cũng như việc đáp ứng các nhu cầu phục vụ như phục vụ năng lượng, sửa chữa,

vệ sinh sinh hoạt và phục vụ thông tin được hợp

lý, trang trọng nhất.

• Trang bị nơi làm việc cho lao động quản

lý, lãnh đạo gồm:

– Máy tính nối mạng thông tin nội bộ, internet

– Các thông tin bằng văn bản

– Máy móc thiết bị chuyên ngành

– Điện thoại, máy fax, máy photocopy

– Giá, tủ đựng các tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ

– Bàn ghế để làm việc

–

3 Điều kiện làm việc của lao

động quản lý

• Ánh sáng, màu sắc, tiếng ồn

• Thông tin và phục vụ cho công việc

III Phân tích hiện trạng của tổ chức lao

động quản lý trong cơ quan HCNN

1 Phân tích nội dung và cấu trúc hao phí

thời gian làm việc của lao động quản lý;

2 Xác định hiện trạng các dòng thông tin và nội dung thông tin quản lý;

Phân tích nội dung và cấu trúc hao phí thời

gian làm việc của lao động quản lý

– Xuất phát từ các quy định về chức năng

nhiệm vụ, quyền hạn của toàn bộ cơ quan và của từng vị trí lãnh đạo, quản lý để xác định nội dung công việc mà các vị trí này phải đảm nhiệm nhằm định vị được các công việc mà mỗi người trong số họ phải làm Thông

thường, các hoạt động lao động được xác

định như sau:

– Căn cứ vào tính chất:

• Các công việc lãnh đạo (ra quyết định, định

hướng, hướng dẫn, kiểm tra công việc)

• Các công việc chuyên môn

• Các công việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ

• Các hoạt động xã hội

• Các công việc quản lý đơn thuần

– Căn cứ vào loại hoạt động:

• Các công việc thu thập, xử lý thông tin.

• Các công việc soạn thảo

• Các hoạt động giao tiếp

• Các hoạt động kiểm tra

– Các cộng việc thuộc nhiệm vụ lao động (ghi trong văn bản quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn)

– Các công việc không thuộc nhiệm vụ (ngoài chức năng)

• Việc phân tích các nội dung công việc này nhằm định lượng được mức độ tập trung thời gian lao động hoặc tương quan về tỷ lệ hàm lượng công việc giữa các loại công việc cụ thể với nhau tại mỗi vị trí công việc

• Xác định hệ số bận việc tại các vị trí lãnh đạo, quản lý

• Việc phân tích nội dung lao động làm căn

cứ để xác định mức độ hao phí thời gian làm việc tương ứng với các vị trí lao động quản lý.

• Tính cân đối với thành phần các dạng

hoạt động lao động khác nhau và tính hợp

lý của nội dung công việc lao động mang

tính quản lý.

• Tính hợp lý của phương pháp làm việc.

• Những thiếu sót về tổ chức lao động.

• Tình hình sử dụng thời gian làm việc và

tình trạng làm việc quá tải (làm thêm giờ quá mức quy định cho phép).

• Đánh giá quỹ thời gian còn có thể sử dụng của cá nhân.

• Kế hoạch lao động và kế hoạch công việc.

• Loại và số lượng các yếu tố ảnh hưởng

đến thời gian làm việc.

Xác định hiện trạng các dòng thông tin và

nội dung thông tin quản lý

• Hoạt động lao động của lao động mang tính quản lý là các hoạt động thu thập, truyền tin và xử lý thông tin =>

Cơ quan, tổ chức là một hệ thống thông tin phức tạp với nhiều đầu vào và đầu ra, với các liên hệ trực tiếp và các liên hệ ngược.

• Các thông tin được xử lý trong quá trình lãnh đạo và

quản lý đều được đặc trưng bởi mặt chất, mặt lượng và dòng thông tin:

– Mặt chất của thông tin được xác định bởi mức độ

phức tạp của các chức năng quản lý.

– Mặt lượng của thông tin được xác định bởi lượng lao động hao phí để xử lý và xác định nội dung của

• Việc tổ chức thông tin phải đáp ứng các yêu

cầu:

– Thông tin phải được chuyển tải với tốc độ sao cho chúng được sử dụng một cách có hiệu quả suất cao – Chi phí thời gian để thu thập, truyền đi và xử lý các thông tin là nhỏ nhất.

– Đường truyền tin ngắn nhất và trực tiếp nhất.

– Khả năng chứa đựng thông tin của mỗi một đơn vị phương tiện mang tin là lớn nhất.

– Thông tin phải trung thành với sự thật.

– Đảm bảo khả năng không bị hiểu nhầm của thông tin cao nhất.

IV Ảnh hưởng của lao động quản lý tới công

tác tổ chức lao động trong cơ quan HCNN