Giáo trình mô đun Nghiệp vụ văn thư lưu trữ (Nghề Pháp luật Trình độ Trung cấp)

Ph�n 1 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ NGÀNH/NGHỀ PHÁP LUẬT TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Bạc Liêu, năm 2020 2 Bài 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG[.]

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ NGÀNH/NGHỀ: PHÁP LUẬT TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Bạc Liêu, năm 2020 Bài NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, nội dung yêu cầu công tác văn thư tổ chức - Nêu yêu cầu trách nhiệm cán làm công tác văn quan - Xác định trách nhiệm người làm công tác văn thư quan tổ chức - Học sinh nhận thức trách nhiệm thân, hiểu nghề nghiệp công việc thân tương lai Nội dung 2.1 Khái niệm, nội dung công tác văn thư 2.1.1 Khái niệm Văn thư từ gốc Hán, dùng để loại văn bản, giấy tờ “Văn” có nghĩa văn tự, “thư” có nghĩa thư tịch Theo quan niệm triều đại phong kiến trước làm cơng tác văn thư tức làm cơng việc có liên quan đến văn tự, thư tịch Ngày nay, khái niệm văn thư khơng cịn xa lạ quan, tổ chức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm cơng việc soạn thảo văn bản, quản lý văn … tức làm cơng tác văn thư Như định nghĩa công tác văn thư sau: Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức) 2.1.2 Nội dung Công tác văn thư bao gồm nội dung đây: a) Soạn thảo ban hành văn bản: - Thảo văn - Duyệt văn - Đánh máy, in ấn, chụp văn - Ký văn b) Quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạtđộng quan, tổ chức - Quản lý văn - Quản lý giải văn đến - Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan c) Quản lý sử dụng dấu - Các loại dấu - Bảo quản dấu - Sử dụng dấu 2.1.3 Yêu cầu công tác văn thư Trong trình thực nội dung công việc, công tác văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu đây: a) Nhanh chóng Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng cơng việc quan Giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc quan, giảm ý nghĩa việc đề cập văn Đồng thời gây tốn tiền của, công sức thời gian quan c) Chính xác - Chính xác nội dung văn + Nội dung văn phải tuyệt đối xác mặt pháp lý, tức phải phù hợp với Hiến pháp, Pháp luật văn quy định quan nhà nước cấp + Dẫn chứng trích dẫn văn phải hồn tồn xác, phù hợp thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu thật… + Số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng - Chính xác thể thức văn + Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; Thể thức đề ký, chữ ký, dấu quan; Nơi nhận văn Các yếu tố thơng tin nêu phải trình bày vị trí, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ + Mẫu trình bày phải tiêu chuẩn Nhà nước ban hành - Chính xác khâu kỹ thuật nghiệp vụ: + Yêu cầu xác phải quán triệt cách đầy đủ tất khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn + u cầu xác cịn phải thể thực với chế độ quy định Nhà nước công tác văn thư d) Bí mật Trong nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phịng làm việc cán văn thư đến việc lựa chọn cán văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội e) Hiện đại Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phịng đại Vì vậy, u cầu đại hố cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, chất lượng cao Hiện đại hố cơng tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung đất nước điều kiện cụ thể quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng phương tiện đại, phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu cơng tác văn thư 2.2 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư 2.2.1 Vị trí cơng tác văn thư Trong văn phịng, cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phịng Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan xem mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước 2.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư - Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật - Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan - Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 2.3 Những yêu cầu cán văn thư quan 2.3.1 Yêu cầu phẩm chất trị Người cán văn thư quan ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, có vấn đề có tính chất bí mật Vì vậy, địi hỏi với người cán văn thư u cầu phẩm chất trị Nói chung người cán văn thư phải có phẩm chất trị tốt Cụ thể là: - Người cán văn thư phải có lịng trung thành Lịng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan trung thành với thân mình; - Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản tình - Người cán văn thư phải ln ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành luật pháp nghĩa vụ - Người cán văn thư phải luôn rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên 2.3.2 Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ - Về lý luận nghiệp vụ + Người cán văn thư phải nắm vững nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, sở khoa học điều kiện thực tiễn + Bên cạnh hiểu biết nghiệp vụ chuyên môn phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn Điều quan trọng đặt khơng học tập lý luận nghiệp vụ trường mà cịn phải có ý thức ln ln học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt trình cơng tác; bước hồn thiện thân với hoàn thiện lý luận nghiệp vụ - Về kỹ thực hành + Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư + Khơng thể nói người cán văn thư giỏi mà không thực hành nghiệp vụ công tác văn thư cách thành thạo, có chất lượng suất cao Qúa trình thực hành nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ 2.3.3 Những yêu cầu khác a) Tính bí mật Tính bí mật người cán văn thư phải thể cụ thể: - Có kín đáo - Có ý thức giữ gìn bí mật - Bất trường hợp khỏi phịng làm việc khơng để văn bản, tài liệu bàn; ghi chép có nội dung quan trọng không vứt vào sọt rác - Luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật Nhà nước, bí mật quan b) Tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải thể nội dung: - Bất công việc phải thực hồn chỉnh đến chi tiết nhỏ, khơng bỏ qua chi tiết dù nhỏ nhất, đặc biệt việc thống kê kiểm tra nhiệm vụ, ghi chép chuyển lời nhắn v.v - Khơng bỏ sót công việc nhiệm vụ thường ngày công việc đột xuất nảy sinh c) Tính thận trọng Trước làm việc đề xuất việc phải suy xét cách thận trọng Đặc biệt việc phát sai sót cán quan công tác văn thư; trường hợp nghi ngờ văn giấy tờ giả mạo, nghi vấn việc sử dụng dấu khơng quy định có đề xuất tổ chức cải tiến công việc Tính thận trọng giúp cán văn thư có ý kiến chắn, tránh phạm phải sai lầm d) Tính ngăn nắp, gọn gàng - Người cán văn thư tiếp xúc với văn giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, khơng gọn gàng ngăn nắp ảnh hưởng khơng tốt đến cơng việc - Mặt khác, phịng làm việc văn thư khơng người văn thư làm việc mà cịn nơi có nhiều người đến liên hệ công việc xin giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp gây ấn tượng không tốt cán văn thư e) Tính tin cậy - Cán văn thư người tiếp xúc với văn bản, nắm nội dung hoạt động quan Vì người văn thư ln ln phải thể tính tin cậy Do có nhiều công việc nên lãnh đạo quan tâm kiểm tra công việc văn thư Phần lớn thủ trưởng tin tưởng văn thư Vì cán văn thư phải giữ vững tin tưởng để Thủ trưởng yên tâm làm việc - Mặt khác người cán văn thư phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn ln bảo đảm nghiệp vụ khơng sai sót Điều làm cho cán lãnh đạo yên tâm f) Tính nguyên tắc - Nội dung nghiệp vụ văn thư phải thực theo chế độ quy định Nhà nước quan, trước hết quy định quan chế độ bảo vệ bí mật, quy định công tác văn thư, lưu trữ v.v - Trong trường hợp vấn đề đặt có chi tiết khác với quy định Nhà nước quan, tốt phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, khơng tự ý giải việc ngồi quy định g) Tính tế nhị Cơng việc người cán văn thư tạo môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác Vì người cán văn thư phải lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng khơng hài lịng, phân tán thiếu kiên trì, mệt mỏi, xúc cảm, kể thái độ suồng sả kiểu bạn bè đồng nghiệp người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội có việc khẩn cấp phải trả lời yêu cầu người khác nghi ngờ điều cơng việc Tính tế nhị giúp cho cán văn thư ngày chiếm lòng tin yêu mến bạn bè đồng nghiệp người quan Điều giúp cho người cán văn thư tạo bầu khơng khí thoải mái phịng làm việc Đó điều kiện để nâng cao hiệu công việc 2.4 Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư quan 2.4.1 Trách nhiệm Thủ trưởng quan a) Trách nhiệm chung Thủ trưởng quan chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư phạm vi quan đạo nghiệp vụ cơng tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Công tác văn thư quan có làm tốt hay khơng tốt, trước hết thuộc trách nhiệm Thủ trưởng quan Để thực nhiệm vụ này, Thủ trưởng quan giao cho Chánh Văn phịng Trưởng phịng Hành (ở quan khơng có Văn phịng) tổ chức quản lý cơng tác văn thư phạm vi trách nhiệm b) Trách nhiệm nhiệm cụ thể - Thủ trưởng quan có trách nhiệm giải kịp thời xác văn đến quan - Thủ trưởng quan giao cho cán cấp giải văn cần thiết phải chịu trách nhiệm chung việc giải văn - Thủ trưởng quan phải ký văn quan trọng quan theo quy định Nhà nước Thủ trưởng quan giao cho cấp phó ký thay văn mà theo quy định phải ký văn thuộc phạm vi lĩnh vực cơng tác giao cho cấp phó phụ trách giao cho Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành quan) ký thừa lệnh văn có nội dung khơng quan trọng Ngồi nhiệm vụ nêu trên, tuỳ theo điều kiện cụ thể quan mà thủ trưởng quan làm số việc cụ thể khác như: xem xét cho ý kiến việc phân phối, giải văn đến quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành chế độ quy định công tác văn thư quan cấp dưới, đơn vị trực thuộc 2.4.2 Trách nhiệm Chánh văn phòng trưởng phòng Hành Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành quan khơng có Văn phịng) người trực tiếp giúp Thủ trưởng quan tổ chức thực nhiệm vụ cơng tác văn thư quan trực tiếp đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan cấp đơn vị trực thuộc Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm cơng việc sau: - Xem xét toàn văn đến để phân phối cho đơn vị, cá nhân báo cáo Thủ trưởng quan công việc quan trọng - Ký thừa lệnh thủ trưởng quan số văn Thủ trưởng giao ký văn Văn phòng trực tiếp ban hành - Tham gia xây dựng văn theo cầu Thủ trưởng quan - Xem xét mặt thủ tục, thể thức tất văn trước ký gởi - Tổ chức việc đánh máy văn - Trong điều kiện cụ thể, thủ trưởng giao làm sốviệc thuộc nhiệm vụ văn thư chuyên trách - Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạnh 2.4.3 Trách nhiệm Thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng quan tồn cơng tác văn thư đơn vị người trực tiếp đạo, đôn đốc kiểm tra công chức, viên chức đơn vị thực hịên tốt nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu đơn vị Cụ thể là: - Tổ chức giải văn đến thuộc phạm vi đơn vị - Tổ chức soạn thảo văn phạm vi đơn vị - Tổ chức lập hồ sơ nộp hồ sơ vào phòng lưu trữ quan phạm vi đơn vị - Thực số nhiệm vụ khác Thủ trưởng giao 2.4.4 Trách nhiệm công chức, viên chức quan nói chung Tất cơng chức quan nói chung phải thực đầy đủ nội dung cơng tác văn thư có liên quan đến phần việc Cụ thể là: - Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu Thủ trưởng - Thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm - Lập hồ sơ cơng việc làm nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định quan - Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn - Thực nghiêm túc quy định cụ thể chế độ công tác văn thư quan 2.4.5 Trách nhiệm văn thư chuyên trách quan Tại khoản 2, Điều 29 Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định trách nhiệm văn thư quan sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; - Giúp Chánh văn phòng Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyến xem xét, phê duyệt, ký ban hành - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; Ghi số, ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản; Đóng dấu văn (Kể dấu Khẩn, Mật) - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi chuyển phát văn - Sắp xếp, bảo quản, phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; - Hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; Giúp Chánh văn phòng Trưởng phòng Hành đơn đốc, nhắc nhở, kiểm tra cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - Quản lý sổ sách sở liệu, đăng ký quản lý văn bản; Làm thủ tục cấp Giấy Giới thiệu, Giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức - Bảo quản, sử dụng loại dấu quan Ngoài cơng việc nói trên, tuỳ theo lực yêu cầu cụ thể quan, văn thư chuyên trách giao kiêm nhiệm thêm số công việc đánh máy, trực điện thoại, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư quan, đơn vị cấp công tác lưu trữ quan công việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thời gian làm việc Câu hỏi ôn tập Nêu khái niệm, nội dung, yêu cầu cơng tác văn thư Phân tích vị trí, ý nghĩa, tác dụng cơng tác văn thư Vì phải phân công trách nhiệm thực nhiệm vụ cơng tác văn thư quan? Trình bày nhiệm vụ công tác văn thư thủ trưởng quan, Chánh văn phòng trưởng phòng hành quan khơng có văn phịng phải thực Trình bày nhiệm vụ cơng tác văn thư thủ trưởng đơn vị công chức, viên chức Nhà nước phải thực Trình bày nhiệm vụ cơng tác văn thư cán văn thư quan phải thực 10 Bài TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Mục tiêu: - Trình bày khái niệm nguyên tắc quản lý văn quan - Nêu bước quy trình quản lý văn - Lập loại sổ để quản lý văn quan - Thực thủ tục đăng ký văn bản, phát hành, chuyển giao theo dõi giải văn - Hiểu quy định nhà nước công tác chuyển giao quản lý văn đi, vận dụng việc tổ chức phận làm công tác văn thư; Nội dung bài: 2.1 Khái niệm nguyên tắc chung 2.1.1 Khái niệm Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan: Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành 2.1.2 Nguyên tắc quản lý văn đi: Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải 2.2 Nội dung tổ chức quản lý văn 2.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày tháng văn 2.2.1.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải 2.2.1.2 Ghi số ngày, tháng, năm văn a) Ghi số văn - Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc đánh số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định điểm a khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn (lấy số riêng cho loại) - Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, đăng ký sau: ... theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/ 2 011 /TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2 011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, đăng ký sau: 11 + Các loại văn bản: Chỉ... 2, Điều 15 Thông tư số 01/ 2 011 /TT-BNV b) Việc đóng dấu chi mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định Khoản Thông tư số 12 /2002/TT-BCA(A 11) 2.2.4... rộng ( 210 mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210 mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: 17 (1) (2) (3) (4) (5) (6) - Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bưu điện; ngày 10 tháng 1, phải