Untitled TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN GIÁO TRÌNH MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Giáo viên biên soan Trần Thị Mai Oanh Hà Nội, 2013 1 MỤC LỤC Chương 1 Nhập môn dự[.]
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN GIÁO TRÌNH MƠN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Giáo viên biên soan: Trần Thị Mai Oanh Hà Nội, 2013 MỤC LỤC Chương 1: Nhập môn dự án công nghệ thông tin Khái niệm dự án, quản lý dự án công nghệ thông tin Người quản lý dự án tiêu chuẩn chọn lựa Cấu trúc nhân nhóm dự án phần mềm .8 Chương 2: Xác lập nội dung dự án 11 Xác định mục đích mục tiêu dự án 11 Lập dự thảo hồ sơ dự án 13 Thiết lập vai trị (roles) nhóm dự án CNTT trách nhiệm (duty) vai trò dự án phần mềm, bao gồm Product manager, project manager, developer, user-education, tester, logistic manager 14 Chương 3: Lập kế hoạch thực dự án .17 Lập danh mục công việc 17 Phương pháp ước lượng thời gian, nguồn nhân lực tính chi phí cho cơng việc .18 Phương pháp xác định danh mục rủi ro quản lý rủi ro 20 Phương pháp lập kế hoạch dự án (dùng Microsoft Project Manager) 23 Phương pháp khai thác thông tin trạng từ kế hoạch dự án 31 Phương pháp cập nhật thông tin thực dự án 32 Phương pháp đánh giá sử dụng nguồn nhân lực, tài nguyên cho dự án 32 Phương pháp khái tốn chi phí dự án nhập mơn kế tốn dự án .32 Chương 4: Các cơng cụ quản lý dự án 36 Phần mềm để trợ giúp quản lý dự án Microsoft Project Manager 36 Nhóm dự án (Team work) .37 Các quy trình quản lý dự án .41 Các hồ sơ dự án 43 Các biểu mẫu/báo cáo chuẩn dự án 43 Chương 5: Kiểm tra triển khai dự án .53 Phương pháp thu thập thông tin dự án phương pháp đánh giá trạng dự án 53 Phương pháp tổ chức hội thảo 54 Phương pháp quản lý rủi ro 58 Điều chỉnh kế hoạch dự án .61 Phương pháp chung quản lý thay đổi 61 Chương 6: Tổng kết dự án .67 Các thông tin cần cho tổng kết dự án .67 Phương pháp tập hợp thông tin tổng kết dự án 69 Trình bày học kinh nghiệm 70 Quy trình bàn giao kết dự án 71 Tài liệu tham khảo 72 Chương 1: Nhập môn dự án công nghệ thông tin Khái niệm dự án, quản lý dự án cơng nghệ thơng tin Dự án gì? Theo quan điểm chung dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phảithực theo phương pháp riêng, khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thểnhằm tạo sản phẩm Từ cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định đểtạo sản phẩm Theo PMBOK® Guide 2000, p 4, dự án “một nỗ lực tạm thời cam kết để tạo ramột sản phẩm dịch vụ nhất” Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào đặc tính: Nỗ lực tạm thời: dự án có điểm bắt đầu kết thúc cụ thể Dự án kết thúc khiđã đạt mục tiêu dự án dự án thất bại Sản phẩm dịch vụ nhất: điều thể có khác biệt so với nhữngsảnphẩm, dịch vụ tương tự có kết dự án khác Tóm lại định nghĩa câu: Dự án chuỗi công việc (nhiệm vụ,hoạt động), thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi,thời gian ngân sách Dự án CNTT CNTT = Phần cứng + Phần mềm, tích hợp phần cứng, Phần mềm người Dự án CNTT = DA liên quan đến phần cứng, phần mềm, mạng Thí dụ DA CNTT: Dự án xây dựng hệ thống tính cước chăm sóc khách hàng cácBưu điện Tỉnh/Thành, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Quản lý Dự án gì? Phương pháp quản lý dự án lần đầu áp dụng lĩnh vực quân Mỹ vàonhững năm 50 kỷ trước Các lực lượng thúc đẩy phát triển phương pháp quản lýdự án là: Nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày “khắt khe, khó tính” với hàng hoá,dịch vụ, dẫn tới gia tăng độ phức tạp quy trình tổ chức , quản lý sản xuất chấtlượng sản phẩm, dịch vụ Kiến thức người không ngừng phát triển tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật Quản lý dự án “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dựán để thỏa mãn yêu cầu dự án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge(PMBOK® Guide), 2000, p.6) Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian,nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúngthời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu đãđịnh kỹ thuật, chấtlượng sản phẩm, dịch vụ, phương pháp điều kiện tốt cho phép Mục tiêu quản lý dự án Mục tiêu quản lý dự án nói chung hồn thành công việc dự án theo đúngyêu cầu kỹ thuật chất lượng, phạm vi ngân sách duyệt theo tiến độ thờigian cho phép Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể chi phí, nguồn nhân lực …) chất lượng cóquan hệ chặt chẽ với Tầm quan trọng mục tiêu khác dự án,giữa thời kỳ dự án, tựu chung, đạt tốt mục tiêu thườngphải “hy sinh”, hai mục tiêu Cụ thể, trình quản lý dự án thường diễnracác hoạt động đánh đổi mục tiêu Đánh đổi mục tiêu dự án việc hy sinh mục tiêu đểthực tốt mục tiêu ràng buộckhông gian thời gian Nếu công việc dự ándiễn theo kế hoạch khơng phải đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, nhiều nguyên nhân khách quan, chủ quan cơng việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi kỹnăng quan trọng nhà quản lý dự án Tác dụng quản lý dự án Phương pháp quản lý dự án điều phối nỗ lực cá nhân, tập thể; địi hỏi hợp tác chặtchẽ, kết hợp hài hồ nguồn lực hạn hẹp nên chất là: Liên kết tất hoạt động, công việc dự án Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó nhóm quản lý dựán với khách hàng nhà cung cấp đầu vào cho dự án Tăng cường hợp tác thành viên rõ trách nhiệm thành viên thamgia dự án Tạo điều kiện sớm phát khó khăn, vướng mắc phát sinh điều chỉnh kịp thờitrước thay đổi điều kiện khơng dự đốn Tạo điều kiện cho việc đàmphán bên liên quan việc giải bất đồng cục Tạo sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao Tuy nhiên, phương pháp quản lý dự án có mặt hạn chế Những mâu thuẫn docùng chia nguồn lực đơn vị; quyền lực trách nhiệm nhà quản lý dự ántrong số trường hợp không thực đầy đủ; vấn đề hậu dự án điểm cần đượckhắc phục với phương pháp quản lý dự án CNTT Người quản lý dự án tiêu chuẩn chọn lựa Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án kiến thức riêng ngành QLDA Ngoài ra, người quản trị dự án cịn phải có kiến thức kinhnghiệm trong: + Quản lý tổng quát + Lãnh vực ứng dụng dự án + Các kỹ cần thiết nhà quản lý dự án: Kỹ lãnh đạo: Lãnh đạo kỹ để nhà quản lý dự án đạo, định hướng,khuyến khích phối hợp thành viên nhóm thực dự án Đây kỹnăng quan trọng Nó địi hỏi nhà quản lý dự án có phẩm chất cần thiết, cóquyền lực định để thực thành cơng mục tiêu dự án Kỹ lập kế hoạch kiểm soát dự án: Nhà quản lý dự án phải người chịu tráchnhiệm kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ khách hàng Vì vậy, nhà quản lý dự ánphải có kỹ lập lịch trình dự án xác định tiêu chí để đánh giá cơng việc hồnthành Đồng thời, nàh quản lý dự án phải biết thiết lập quy trình hệ thống để đánh giávà kiểm sốt mức độ thành cơng bảng kế hoạch Kỹ giao tiếp thông tin quản lý dự án: Nhà quản lý dự án có trách nhiệmphối hợp, thống hoạt động phận chức quan liênquan để thực công việc dự án nên bắt buộc phải thành thạo kỹ giao tiếp Nhà quản lý dự án phải có kiến thức, hiểu biết cơng việc phịng chức năng, cókiến thức rộng số lĩnh vực kỹ thuật Nhà quản lý dự án cần giỏi kỹ năngthông tin, truyền thông, kỹ chia sẻ thông tin thành viên dự án nhữngngười liên quan trình triển khai dự án Kỹ thương lượng giải khó khăn vướng mắc: Nhà quản lý dự án qtrình thực trọng trách có quan hệ với nhiều nhóm Đồng thời, vớisự phát triển tổ chức dự án, trách nhiệm nhà quản lý dự án ngày tăng nhưngquyền lực họ cấp không tương xứng Do thiếu quyền lực, bắt buộc nhà quảnlý phải có kỹ thương lượng giỏi với nhà quản lý cấp người đứngđầu phận chức chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa quan tâm, ủng hộ củacấp trên, người đứng đầu việc giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động dự án Kỹ tiếp thị quan hệ khách hàng: Một nhiệm vụ quan trọng củanhà quản lý dự án trợ giúp đơn vị, doanh nghiệp hoạt động Marketing Làmtốt công tác tiếp thị giúp đơn vị giữ khách hàng tại, tăng thêm khách hàngtiền Kỹ định: Lựa chọn phương án cách thức thực công việc dự án lànhững định quan trọng, đặc biệt điều kiện thiếu thơng tin cónhiều thay đổi, biến động Để định kịp thời cần nhiều kỹ tổnghợp nhà quản lý như: kỹ tổ chức bao gồm lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phântích; kỹ xây dựng nhóm thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội kỹ côngnghệ liên quan đế n kinh nghiệm, kiến thức dự án Cấu trúc nhân nhóm dự án phần mềm Các dạng tổ chức Các dạng tổ chức cấu trúc mà thông qua cơng ty tổ chức hoạt động hàngngày để tối ưu hố hiệu Có ba dạng tổ chức theo chức năng, ma trận theo dự án Chúng có đặc điểm sau: Các dạng tổ chức Đặc điểm − Mỗi phận chịu trách nhiệm thực tập hợp hoạtđộng cụ thể, thường xuyên, tương đối ổn định Cấu trúc chức − Nhiều người thực dạng hoạt động − Báo cáo theo thứ bậc, báo cáo cá nhân với nhàquản lý riêng − Chức giám đốc dự án tương đối thấp so với chứcnăng giám đốc chức − Các cá nhân báo cáo lên theo thứ bậc chức năng,nhưng họ báo cáo theo chiều rộng với từ giám đốcdự án trở lên − Trong số tổ chức, sơ đồ báo cáo theo ma trận có thểlà hình thức tồn lâu dài Cấu trúc ma trận − Trong dự án có cấu trúc ma trận ma trận tạmthời − Cấu trúc ma trận mơ tả hội tụ yếu, cânbằng hay hội tụ mạnh phụ thuộc vào chức tương đốicủa giám đốc dự án so với giám đốc chức − Giám đốc dự án đội dự án nòng cốt hoạt động mộtđơn vị tổ chức hoàn toàn độc lập với tổ chức mẹ (tổ chứctruyền thống) Cấu trúc theo dự án − Trong số tổ chức, cấu trúc dự án tuý Hay “dự án tuý” baogồm hệ thống tự hỗ trợ, chẳng hạn phòngnhân hay phòng thu mua riêng Trong tổ chức khác,cấu trúc dự án tuý lại chia sẻ hệ thống hỗ trợ vớitổ chức mẹ Chức cấu trúc tổ chức Chức chức giám đốc dự án thơng qua dự án Điều đượcminh hoạ hìnhtrên Phải lưu ý cấu trúc chức tuý chức năngcủa giám đốc dự án tuơng đối thấp so với giám đốc 10