Giáo trình quản lý dự án công nghệ thông tin (nghề kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính cao đẳng)

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VIỆT NAM - HÀN QUỐC THÀNH PHỐ HÀ NỘI NGUYỄN TUẤN HẢI (Chủ biên) LÊ TRỌNG HƯNG – ĐẶNG MINH NGỌC GIÁO TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THÔNG TIN Nghề: Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính Trình độ: Cao đẳng (Lưu hành nội bộ) Hà Nội - Năm 2021 LỜI GIỚI THIỆU Ngày nay, phát triển khoa học kỹ thuật hỗ trợ nhiều sống, công việc nghiên cứu nhân loại Sự phát triển vi tính khơng đem lại thuận tiện việc tính tốn, giải đáp tốn riêng rẽ, đơn lẻ máy mà ứng dụng phát triển chủ yếu ứng dụng quản lý hệ thống Trong vài năm trở lai đây, với phát triển mạnh mẽ Công Nghệ Thông Tin, trở thành lĩnh vực trọng điểm nước nay, Sự phát triển đóng góp nhiều lĩnh vực khác Ytế, giáo dục, nghiên cứu khoa học Điều giải phóng nguời khỏi rắc rối việc tìm kiếm thơng tin, thống kê hay tính tốn tổ chức thơng tin nhiều lĩnh vực liên quan khác Một hệ thống tin học hóa giúp làm giảm thiểu nhiều công việc tay làm rút ngắn công đoạn thừa lặp lặp lại nhiều lần nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí hiệu việc quản lý cấu trúc chung giáo trình chia làm 10 chương: Chương 1: Tổng quan dự án CNTT Chương 2: Triển khai kế hoạch dự án Chương 3: Quản lý phạm vi dự án Chương 4: Lập lịch triển khai dự án Chương 5: Quản lý chi phí dự án Chương 6: Quản lý chất lượng dự án Chương 7: Quản lý nhân dự án Chương 8: Quản lý truyền thông dự án Chương 9: Quản lý rủi ro dự án Chương 10: Quản lý mua sắm dự án Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2021 Chủ biên: Ths.Nguyễn Tuấn Hải MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC Chương Tổng quan dự án công nghệ thông tin 1.1 Các khái niệm bản, giai đoạn, vòng đời dự án 1.2 Các bên tham gia dự án 15 1.3 Ảnh hưởng môi trường đến công tác tổ chức, quản lý dự án 17 1.4 Các kiến thức, kỹ cần thiết quản lý dự án 19 Chương Triển khai kế hoạch 21 2.1 Triển khai kế hoạch dự án 22 2.2 Thực thi kế hoạch 24 2.3 Kiểm soát thay đổi tổng thể 27 Chương Quản lý phạm vi dự án 34 3.1 Khởi thảo 35 3.2 Lập kế hoạch 40 3.3 Quy định kiểm soát phạm vi 42 Chương Lập lịch triển khai dự án 48 4.1 Xác định hành động 49 4.2 Xây dựng ước lượng thời gian 51 4.3 Triển khai lịch trình 57 4.4 Kiểm sốt lịch trình 60 Chương Quản lý chi phí dự án 63 5.1 Lập kế hoạch nguồn tài nguyên 64 5.2 Ước tính chi phí 66 5.3 Dự toán ngân sách cho chi phí 73 5.4 Kiểm sốt chi phí 73 Chương Quản lý chất lượng dự án 77 6.1 Xác định chất lượng dự án 79 6.2 Đảm bảo chất lượng 80 6.3 Kiểm soát chất lượng dự án 84 Chương Quản lý nhân dự án 90 7.1 Xác định cấu tổ chức 90 7.2 Tổ chức đội dự án 93 7.3 Triển khai đội hình 96 Chương Quản lý truyền thông dự án 103 8.1 Xác định thông tin - kế hoạch trao đổi thông tin 103 8.2 Phân phối thông tin - kênh trao đổi thông tin 107 8.3 Báo cáo hiệu dự án 110 8.4 Tổng hợp thông tin quản lý 111 Chương Quản lý rủi ro dự án 115 9.1 Xác định rủi ro 116 9.2 Định lượng rủi ro 119 9.3 Giảm thiểu rủi ro 121 9.4 Kiểm soát rủi ro 124 Chương 10 Quản lý mua sắm dự án 126 TÀI LIỆU THAM KHẢO 129 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên môn học: Quản lý dự án công nghệ thông tin Mã môn học: MH 24 Thời gian môn học: 60 (Lý thuyết: 52 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập: giờ; Kiểm tra: giờ) VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠN HỌC - Vị trí: + Mơn học bố trí sau sinh viên học xong môn học chung, môn sở chuyên ngành đào tạo chuyên môn nghề - Tính chất: + Là mơn học chun mơn nghề MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC - Trang bị phương pháp luận, tiêu chuẩn cho việc quản lý dự án nói chung dự án Cơng nghệ thơng tin nói riêng - Hoạch định công việc cần chuẩn bị trước dự án Công nghệ thông tin hoạt động - Thực hoạt động quản lý kiểm sốt dự án Cơng nghệ thơng tin hoạt động - Tích lũy số kinh nghiệm, học thực tế quản lý dự án Cơng nghệ thơng tin Việt Nam - Có kỹ giao tiếp, thông tin, thương lượng, định, giải khó khăn vướng mắc q trình quản lý dự án - Có ý thức tự giác, tính kỷ luật cao, tinh thần trách nhiệm học tập Thể tính khoa học, sáng tạo, có khả làm việc độc lập nhóm NỘI DUNG MÔN HỌC Thời gian Số TT Tên chương mục Tổng Lý số thuyết Thực hành, Kiểm thảo luận, tra Bài tập Tổng quan dự án CNTT Các khái niệm bản, giai đoạn, vòng đời dự án 1 Các bên tham gia dự án Ảnh hưởng môi trường đến công tác tổ chức, quản lý dự án Các kiến thức, kỹ cần thiết quản lý dự án 1 1 0 Triển khai kế hoạch dự án Triển khai kế hoạch dự án 1 Thực thi kế hoạch 2 Kiểm soát thay đổi tổng thể 1 Khởi thảo 3 Lập kế hoạch Quy định kiểm soát phạm vi 3 Xác định hành động 2 Xây dựng ước lượng thời gian: 2 Triển khai lịch trình 2 Kiểm sốt lịch trình 2 Quản lý phạm vi dự án Lập lịch triển khai dự án Quản lý chi phí dự án Lập kế hoạch nguồn tài nguyên Ước tính chi phí 1 Dự tốn ngân sách cho chi phí 2 Kiểm sốt chi phí 2 Quản lý chất lượng dự án Xác định chất lượng dự án 1 Đảm bảo chất lượng 2 Kiểm soát chất lượng dự án 1 3 Quản lý nhân dự án Xác định cấu tổ chức 10 Tổ chức đội dự án 1 Triển khai đội hình 1 Quản lý truyền thông dự án Xác định thông tin, thiết kế kế hoạch trao đổi thông tin Phân phối thông tin, xác định kênh trao đổi thông tin Báo cáo hiệu dự án 1 Tổng hợp thông tin quản lý 1 Xác định rủi ro 1 Định lượng rủi ro 1 Giảm thiểu rủi ro 1 Kiểm soát rủi ro 1 Xác định danh mục mua sắm 1 Thủ tục mua sắm 1 Lựa chọn nhà cung cấp 1 Quản lý hợp đồng cung cấp 60 52 1 0 Quản lý rủi ro dự án Quản lý mua sắm dự án Cộng Chương Tổng quan dự án công nghệ thông tin Giới thiệu Quản lý dự án lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng nhiệm vụ hàng ngày nhà quản lý hay cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý Để hiểu rõ làm chủ kiến thức, nội dung xung quanh nhiệm vụ, hoạt đông quản lý dự án, cụ thể dự án công nghệ thống tin - CNTT, trước tiên, bạn cần phải trang bị kiến thức nhằm khai thông khái niệm, thuật ngữ quản lý dự án CNTT MỤC TIÊU - Nắm khái niệm quản lý dự án - Giải thích thuộc tính dự án - Phân biệt dự án dự án CNTT - Trình bày Mục tiêu quản lý dự án - Trình bày tác dụng quản lý dự án - Giải thích giai đoạn quản lý dự án - Giải thích bên tham gia dự án - Biết ảnh hưởng môi trường đến công tác tổ chức, quản lý dự án NỘI DUNG 1.1 Các khái niệm bản, giai đoạn, vòng đời dự án 1.1.1 Các khái niệm 1.1.1.1 Dự án gì? Theo quan điểm chung dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phải thực theo phương pháp riêng, khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo sản phẩm Từ cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo sản phẩm Theo PMBOK® Guide 2000, p 4, dự án “một nỗ lực tạm thời cam kết để tạo sản phẩm dịch vụ nhất” Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào đặc tính: - Nỗ lực tạm thời: dự án có điểm bắt đầu kết thúc cụ thể Dự án kết thúc đạt mục tiêu dự án dự án thất bại - Sản phẩm dịch vụ nhất: điều thể có khác biệt so với sản phẩm, dịch vụ tương tự có kết dự án khác Tóm lại định nghĩa câu: Dự án chuỗi công việc (nhiệm vụ, hoạt động), thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi, thời gian ngân sách 1.1.1.2 Các thuộc tính dự án a Dự án có mục đích, kết rõ ràng: Tất dự án thành cơng phải có kết xác định rõ ràng nhà chung cư, hệ thống mạng quan bạn, hệ thống mạng cáp truyền hình, … Mỗi dự án bao gồm tập hợp nhiệm vụ cần thực hiện, nhiệm vụ cụ thể thực thu kết độc lập tập hợp kết tạo thành kết chung dự án Các kết theo dõi, đánh giá hệ thống tiêu chí rõ ràng Nói cách khác, dự án bao gồm nhiều hợp phần khác quản lý, thực sở đảm bảo thống tiêu thời gian, nguồn lực (chi phí) chất lượng b Thời gian tồn dự án có tính hữu hạn: dự án sáng tạo Giống thực thể sống, dự án trải qua giai đoạn: hình thành, phát triển kết thúc hồn thành Nó khơng kéo dài mãi, dự án kết thúc hoàn thành, kết dự án chuyển giao, đưa vào khai thác sử dụng c Sản phẩm, kết dự án mang tính độc đáo, lạ: Khác với q trình sản xuất liên tục, có tính dây chuyền, lặp lặp lại, kết dự án sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính mới, thể sức sáng tạo người Do đó, sản phẩm dịch vụ thu từ dự án nhất, khác biệt so với sản phẩm loại Tuy nhiên, nhiều dự án, tính thường khó nhận Vì vậy, dự án cần phải tạo giá trị chẳng hạn thiết kế khác nhau, môi trường triển khai khác nhau, đối tượng sử dụng khác nhau… Từ cho thấy dự án hồn tồn giống không tạo giá trị mới, thể có đầu tư trùng lặp, gây lãng phí, tình trạng phổ biến dự án nói chung, dự án Cơng nghệ thơng tin (CNTT) nói riêng d Dự án liên quan đến nhiều bên: Dự án có tham gia nhiều bên hữu quan nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công, xây dựng) nhiều trường hợp có quan quản lý nhà nước dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước Tuỳ theo tính chất dự án yêu cầu nhà tài trợ mà tham gia thành phần có khác Để thực thành công mục tiêu dự án, nhà quản lý dự án cần trì thường xuyên mối quan hệ với phận quản lý khác e Dự án thường mang tính khơng chắn: Hầu hết dự án địi hỏi quy mơ tiền vốn, vật liệu lao động lớn để thực khoảng thời gian giới hạn Đặc biệt dự án CNTT, nơi mà công nghệ thay đổi sau 18 tháng (quy luật Moore), thời gian đầu tư vận hành kéo dài thường xuất nguy rủi ro cao f Môi trường tổ chức, thực hiện: Quan hệ dự án tổ chức quan hệ chia sẻ nguồn lực khan đội ngũ lập yêu cầu hệ thống, kiến trúc sư, lập trình, kiểm định chất lượng, đào tạo - chuyển giao … Đồng thời, dự án cạnh tranh lẫn tiền vốn, thiết bị Đặc biệt, số trường hợp thành viên ban quản lý dự án có “2 thủ trưởng” nên khơng biết phải thực mệnh lệnh của cấp trực tiếp mà hai mệnh lệnh có tính mâu thuẫn Từ đó, thấy rằng, mơi trường quản lý dự án có nhiều quan hệ phức tạp động 1.1.1.3 Dự án CNTT - CNTT = Phần cứng + Phần mềm, tích hợp phần cứng, Phần mềm ngườ - Dự án CNTT = DA liên quan đến phần cứng, phần mềm, mạng - Thí dụ DA CNTT: Dự án xây dựng hệ thống tính cước chăm sóc khách hàng Bưu điện Tỉnh/Thành, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh 1.1.2 Quản lý Dự án gì? Phương pháp quản lý dự án lần đầu áp dụng lĩnh vực quân Mỹ vào năm 50 kỷ trước Các lực lượng thúc đẩy phát triển phương pháp quản lý dự án là: - Nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày “khắt khe, khó tính” với hàng hoá, dịch vụ, dẫn tới gia tăng độ phức tạp quy trình tổ chức, quản lý sản xuất chất lượng sản phẩm, dịch vụ - Kiến thức người không ngừng phát triển tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật … Quản lý dự án “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dự án để thỏa mãn yêu cầu dự án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.6) Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ, phương pháp điều kiện tốt cho phép Chương Quản lý rủi ro dự án Giới Thiệu Bạn muốn trở thành Giám đốc dự án CNTT giỏi? Sự tồn bạn lĩnh vực đầy biến động thường phụ thuộc vào khả quản lý rủi ro Bạn phải đương đầu với rủi ro cơng nghệ thay đổi chóng mặt, thị trường nhân lực biến động, gián đoạn cung ứng tiềm từ phía dây chuyền cung cấp vốn tiếng vụ liên doanh thu lợi bất ngờ Những dẫn trình bày khơng thể khiến bạn trở thành chuyên gia quản lý rủi ro giúp bạn tránh mắc phải sai lầm chung Trong chủ đề này, học cách định lượng thiết lập ưu tiên cho rủi ro gắn liền với dự án a) Tầm Quan trọng Quản lý rủi ro - Quản lý rủi ro dự án nghệ thuật kỹ nhận biết khoa học, nhiệm vụ, đối phó với rủi ro thơng qua hoạt động dự án mục tiêu đòi hỏi quan trọng dự án - Quản lý rủi ro thường không ý dự án, lại giúp cải thiện thành công dự án việc giúp chọn lựa dự án tốt, xác định phạm vi dự án, phát triển ước tính có tính thực tế - Một nghiên cứu Ibbs Kwak việc quản lý rủi ro không khoa học nào, đặc biệt dự án công nghệ thông tin - Nghiên cứu KPMG cho thấy 55% dự án đường băng sân bay không trọng việc quản lý rủi ro b) Qui trình quản lý rủi ro Thế rủi ro? - Một từ điển định nghĩa rủi ro “sự mát bỏ lỡ hội” - Rủi ro dự án liên quan tới thấu hiểu vấn đề tiềm tàng phía trước xuất dự án mà chúng cản trở thành cơng dự án Mục đích việc quản lý rủi ro dự án giảm tối thiểu khả rủi ro tăng tối đa hội tiềm Những tiến trình bao gồm: - Lập kế họach quản lý rủi ro: định tiếp cận hoạch định công việc quản lý rủi ro cho dự án - Nhận biết rủi ro: xác định yếu tố rủi ro ảnh hưởng tới dự án tài liệu đặc điểm chúng - Phân tích tính chất rủi ro: đặc điểm, phân tích rủi ro, ưu tiên xem xét ảnh hưởng chúng tới mục tiêu dự án 115 - Phân tích mức độ rủi ro: xem xét khả xảy hậu rủi ro - Kế hoạch đối phó rủi ro: thực bước đề cao hội cắt giảm bớt mối đe doạ đáp ứng mục tiêu dự án - Giám sát kiểm soát rủi ro: giám sát rủi ro nảy sinh, nhận biết rủi ro mới, cắt giảm rủi ro, đánh giá hiệu việc cắt giảm rủi ro MỤC TIÊU - Trình bày rủi ro tầm quan trọng việc quản lý tốt rủi ro dự án - Giải thích qui trình quản lý rủi ro - Mơ tả quy trình phân tích cơng cụ kỹ thuật giúp nhận biết rủi ro dự án - Tự tin vận dụng biện pháp giảm thiểu rủi ro NỘI DUNG 9.1 Xác định rủi ro - Nhận biết rủi ro - Chiến lược quản lý rủi ro - Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro 9.1.1 Nhận biết rủi ro - Thành viên dự án nên xem xét tài liệu dự án nắm nguy dẫn tới rủi ro từ nhà tài trợ công ty - Mức độ chi tiết thay đổi yêu cầu dự án - Tại điều quan trọng có/khơng tính rủi ro mục tiêu Dự án? - Cái rủi ro đặc thù, kế hoạch ngăn chặn rủi ro? - Rủi ro ngăn chặn nào? - Những có trách nhiệm thực kế hoạch ngăn chặn rủi ro? - Khi mốc tiếp cận rủi ro? - Cần tài nguyên gì, tới đâu để ngăn chặn rủi ro? Một số phạm trù rủi ro khác giúp nhận biết rủi ro tiềm tàng: - Rủi ro thị trường: Sản phẩm hữu ích cho cơng ty hay tiêu thụ cơng ty khác? Và liệu người tiêu dùng có chấp nhận sản phẩm hay dịch vụ khơng? 116 - Rủi ro tài chính: Liệu cơng ty có đủ điều kiện để thực dự án? Có phải dự án cách tốt để sử dụng nguồn tài cơng ty? - Rủi ro cơng nghệ: Liệu dự án có khả thi mặt kỹ thuật? Liệu cơng nghệ có lỗi thời trước sản phẩm sản xuất? Nhận biết rủi ro quy trình nắm bắt khơng thoả mãn tiềm tàng từ bên liên quan tới dự án Một số công cụ kỹ thuật nhận biết rủi ro: - Phát huy trí tuệ dân chủ (Brainstorming) - Kỹ thuật Delphi - Phỏng vấn (Interviewing) - Phân tích Mạnh - Yếu - Thời - Nguy (SWOT= Strong – Weak Opportunity - Threats) 9.1.2.Chiến lược quản lý rủi ro Trong hầu hết tổ chức, người quản lý dự án thường thấy hoạt động môi trường động quản lý với tài nguyên hạn chế Số rủi ro, hay tổn thất tiềm cao Những tổn thất thường có tác động tiêu cực tới dự án thời gian lịch biểu, ngân sách, chất lượng hay tổ hợp lĩnh vực Người quản lý dự án muốn ngăn chặn tổn thất mà cách tốt để làm điều kiểm soát rủi ro Kiểm soát rủi ro bao gồm việc nhận diện hoạt động đe dọa (Các kiện không mong muốn) với họ Điều gọi phân tích rủi ro Người quản lý dự án phải xác định xác suất xuất (như thấp, trung bình cao) đe dọa tác động kỹ thuật, vận hành kinh tế lên tổ chức, điều gọi trình đánh giá rủi ro Người quản lý dự án xác định biện pháp cần tiến hành để ngăn cản đe dọa khỏi xuất hay để làm giảm nhẹ tác động đe dọa, điều gọi quản lý rủi ro Ưu điểm kiểm soát rủi ro có nhiều Bằng việc nhận diện hoạt động găng đe dọa với chúng, người quản lý dự án sửa đổi lại ước lượng thời gian chi phí tương ứng Họ tập trung nỗ lực vào hoạt động găng để đảm bảo tác động tối thiểu lên dự án Họ khái lược rủi ro tổng thể dự án Và kết tự chuẩn bị cho phương án đối phó với tương lai khơng chắn Cuối cùng, họ dùng kiểm soát rủi ro để phát triển kế hoạch dự phòng tin cậy, hữu dụng Khi thực kiểm sốt rủi ro, bạn nên khuyến khích tham gia tất người tham dự then chốt vào dự án…Việc đưa vào đầy đủ phù hợp người có khả tương ứng với khác biệt việc kiểm sốt rủi ro tin cậy vơ dụng Việc thiếu họ có nghĩa khơng xác định hoạt động găng đe dọa tương ứng 117 Bạn nên xác định hoạt động quan trọng nhận diện tất đe dọa tiềm cho hoạt động Những hoạt động hay khơng thể hoạt động đường găng Phân tích làm cho người quản lý dự án phải sửa lại logic lịch biểu để phản ánh tầm quan trọng hoạt động Người quản lý dự án nên dùng sổ nhật ký kiểm soát rủi ro, vẽ hình để ghi lại Bảng 9-1 Các câu hỏi cần đề cập kế hoạch quản lý rủi ro Hoạt động tới hạn (hoạt động găng) Tác động Xác suất Đe dọa Nhật ký kiểm soát rủi ro nên dùng để xây dựng kế hoạch dự phòng giải đe dọa cho hoạt động Găng Những kế hoạch nên giảm bớt hay khử bỏ tác động rủi ro cho hoạt động Găng Kiểm sốt rủi ro khơng khử bỏ rủi ro, đơn giản giúp cho người quản lý dự án xác định rủi ro quan trọng với hầu hết hoạt động quan trọng Người quản lý dự án khơng nhận diện tất rủi ro Về chất, tất điều họ làm giảm thiểu số lượng tác động rủi ro Mức độ kiểm soát rủi ro phụ thuộc nhiều vào khối lượng công việc, thời gian nỗ lực mà người quản lý dự án sẵn lịng dành để làm Họ bị ngập chìm số thống kê xác suất tính tốn tác động tài tổn thất Mức độ kiểm soát rủi ro nên phụ thuộc vào quy mô tầm quan trọng dự án Hiển nhiên dự án lớn quan trọng yêu cầu người quản lý dự án kiểm soát rủi ro phải thật khoa học Bảng 9-2 Bảng đánh giá rủi ro theo hành động Hoạt động Găng Đe dọa (1) (2) Tác động (H,M,L) (3) (1) Tên nhiệm vụ cần thực (2) Hành động cản trở hay làm dừng tiến triển nhiệm vụ (3) Mức độ theo đe dọa ảnh hưởng tới nhiệm vụ 118 Xác suất (4) Người quản lý dự án nên sử dụng danh sách kiểm duyệt để đánh giá rủi ro nêu hình Danh sách kiểm duyệt trợ giúp việc nhận diện rủi ro cho dự án bạn 9.1.3 Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch rủi ro bao gồm kế hoạch dự phòng, kế hoạch rút lui, quỹ dự phòng: - Kế hoạch dự phòng (đối phó bất ngờ) hoạt động xác định trước mà thành viên dự án thực kiện rủi ro xuất - Kế hoạch rút lui thực cho rủi ro có tác động lớn tới yêu cầu mục tiêu dự án - Quỹ dự phòng (bất ngờ) hay tiền trợ cấp giữ nhà tài trợ dùng giảm nhẹ chi phí hay rủi ro lịch biểu có thay đổi phạm vi hay chất lượng Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm số bước sau: Xác định chiến lược phương pháp quản lý rủi ro phương pháp định lượng định tính, kế hoạch xếp loại Lập kế hoạch dự phòng cách xác định phương pháp đối phó chiến lược giảm thiểu, đồng thời xây dựng kế hoạch dựa tình huống, tích hợp biện pháp đối phó chiến lược giảm thiểu thành tổng thể toàn diện Lập kế hoạch quản lý rủi ro đường tới hạn cách xác định chất đặc trưng tầm quan trọng rủi ro đường tới hạn Định nghĩa dấu hiệu rủi ro làm dấu hiệu cảnh báo sớm để nhận biết rủi ro Chỉ định người chịu trách nhiệm cho rủi ro mối đe dọa định Định dấu hiệu rủi ro mà cần giám sát biện pháp đối phó mà cần thực Lập quỹ dự phòng rủi ro (contingency reserve) nhằm hỗ trợ cho kế hoạch Lập quy trình cập nhật kế hoạch suốt vịng đời dự án 9.2 Định lượng rủi ro - Bản chất rủi ro - Tỷ lệ rủi ro - thành cơng - Phân tích định tính 119 - Phân tích định lượng - Báo cáo ảnh hưởng - Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro bước cuối q trình khám phá phân tích Trong chủ đề bạn sử dụng ma trận rủi ro để xác định ưu tiên rủi ro dự án Bạn Giám đốc dự án xếp vào hệ thống thư điện tử Thật không may cho bạn hệ thống thư bạn cho Virus tràn ngập công ty Điện thoại bàn trợ giúp treo! Khơng mạng bạn truy cập thư điện tử, WEB hay chí máy in mạng Bạn bị Virus công công việc văn phòng bạn tạm ngừng hoạt động làm cho khách hàng nhà quản lý cấp cao vơ tức giận Điều xảy ra? Nếu bạn đặt kế hoạch cho kịch bạn có chiến lược nhằm giải hỏng hóc thu xếp vấn đề nhanh cang tốt Bằng cách thực đánh giá rủi ro, bạn tránh bị sơ hở tình khơng may 9.2.1 Bản chất rủi ro Rủi ro không kiểm sốt dẫn tới thất bại dự án Theo nghiên cứu vào năm 1998 nhóm Gartner có tới 40% dự án CNTT đảm nhận thất bại, bị từ bỏ Tất dự án CNTT có ngân sách triệu usd trở lên có tới 90% thất bại Theo nghiên cứu thất bại xem khơng có khă thực 90% tính hứa hẹn thời gian ngân sách.Do đó, rủi ro thước đo tình trạng khơng chắn Nó gồm thành phần: - Bản thân kiện rủi ro - Thước đo khả mà kiện rủi ro xẩy - Ảnh hưởng hay tính nghiêm trọng kiện rủi ro vào dự án bạn Rủi ro dự án CNTT: Dự án CNTT đối mặt với vài yếu tố rủi ro định làm cho chúng dễ thất bại hơn: - Tỷ lệ lớn dự án CNTT chưa thực trước đó, đối tượng vạn khởi đầu nan thường không tính tốn quy trình ước lượng - Thiếu nhóm chun gia CNTT nhiều kinh nghiệm cần để hồn tất dự án Đây thường áp lực lớn, ép buộc ban quản lý dự án - Công nghệ sử dụng nguyên vật liệu xây dựng dự án CNTT dễ lỗi thời nguyên tắc chung lỗi thời sau 18 tháng 120 - Nhiều dự án CNTT lớn kết nối với quy trình nghiệp vụ quan trọng, đòi hỏi việc khắt khe nhiều hoạt động bị phá vỡ - Quy tắc quản lý dự án CNTT tương đối mẻ kết chưa có nhiều kinh nghiệm phát triển so với lĩnh vực khác xây dựng … Hãy xem xét dự án CNTT bị hủy bỏ chuỗi siêu thị lớn Canada Dự án việc thi hành SAP toàn quốc mang thẻ ghi giá tiền 89 triệu usd Do trường hợp điển hình với dự án hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) nên việc thực thi hệ thống liên kết chặt chẽ với vài quy trình nghiệp vụ Khi hệ thống ngừng hoạt động ngày đưa cơng ty khách hàng vào tình trạng xáo trộn hồn tồn tuần Chi phí dự án, hậu mặt tài từ xáo trộn nghiệp vụ ngày hư hại đến danh tiếng công ty gần chứng tỏ tai họa cho tổ chức Hậu rủi ro: Nhận thức hậu rủi ro dự án CNTT có tác động tàn phá lên cơng ty Ví dụ: Trong báo cáo đầu quý I năm 2001, ông Phillip Knight – Giám đốc điều hành công ty Nike cho đối tượng liên quan dự án nhà phân tích biết giảm sút 30% tiền lãi dự án quản lý chuỗi cung cấp trị giá 400 triệu usd thất bại Randstad công ty nhân lớn thứ ba giới nhìn thấy hoạt động Bắc Mĩ họ từ lợi nhuận 46,2 triệu usd nửa đầu năm 2000 thiệt hại 42,7 triệu usd nửa đầu năm 2001 Lý viện dẫn báo cáo đối tượng liên quan dự án việc giảm đáng kể tuyển dụng lựa chọn hội đồng Doanh thu từ hội đồng phụ thuộc lớn vào ứng dụng phận giao tiếp khách hàng (Front office) khơng cịn hoạt động thích hợp Dự án CNTT để thay hệ thống vượt ngân sách hàng triệu usd thời hạn 12 tháng 9.3 Giảm thiểu rủi ro - Các biện pháp đối phó - Kế hoạch dự phòng Sau nhận biết mức độ rủi ro, bạn phải định đối phó Ta có chiến lược chính: - Tránh rủi ro: loại trừ rõ ràng mối đe dọa hay rủi ro, thường loại trừ nguyên nhân 121 - Chấp nhận rủi ro: chấp nhận kết rủi ro xảy - Thuyên chuyển rủi ro: luân phiên hậu rủi ro giao trách niệm quản lý cho bên thứ ba -Giảm nhẹ rủi ro: việc giảm bớt ảnh hưởng kiện rủi ro việc cắt giảm cố xảy 9.3.1.Các biện pháp đối phó Biện pháp đối phó(countermeasure) hành động phòng ngừa đội dự án lựa chọn nhằm loại bỏ trung hoà rủi ro Các biện pháp phịng ngừa phương pháp cơng tích cực nhằm ngăn ngừa xảy Ví dụ: Đặt hải đăng bờ biển đầy đá biện pháp đối phó giúp cho tàu thuyền tránh tảng đá tiềm ẩn nguy hiểm định Giảm thiểu (mitigation) hành động thực nhằm giảm thiểu tác động rủi ro xảy Giảm thiểu phản ứng nhanh nhay sau rủi ro xảy Ví dụ: Đặt túi khí tơ ví dụ giảm thiểu chúng thiết kế để phản ứng nhằm giảm thiểu thương tích-rủi ro-khi có tai nạn Thuật ngữ giảm thiểu đơi dùng với ý nghĩa biện pháp đối phó giảm thiểu 9.3.2.Kế hoạch dự phịng (Contingency Planning) Lập kế hoạch dự phịng bao gồm dự đốn đáp ứng với hồn cảnh gây tác động tiêu cực lên dự án Tiến trình yêu cầu người quản lý dự án xác định bước cần thiết để vượt qua vấn đề dự kiến Trong chừng mực đó, kế hoạch dự phịng thực thơng qua phân tích rủi ro Với rủi ro nhận diện người quản lý dự án đưa mô tả, xác suất xuất (như thấp, vừa, hay cao), tác động(như thấp, vừa, hay cao) đáp ứng thích hợp Một xem xét quan trọng cho việc xây dựng kế hoạch dự phịng có hỗ trợ từ người tham dự bị ảnh hưởng tình Sự chấp thuận cần thiết kế để làm cho dự án tiến lên Thiếu chấp thuận gây việc thực kế hoạch dự phịng bị chậm trễ Với hồn cảnh khơng thể dự kiến trước mà lại không bao quát kế hoạch dự phòng, người quản lý dự án xây dựng sổ nhật kí khoản mục hành động giống nêu Bảng 9-6 Sổ nhật kí khoản mục hành động nên chứa cột để ghi lại điều sau: 122 Bảng 9-6 Sổ nhật ký Mô tả [1] Ưu tiên [2] Người chịu trách nhiệm [3] Ngày giải [4] [1] Tạo lời thuật vấn đề hay biến cố [2] Xác định tầm quan trọng vấn đề hay biến cố [3] Định danh cá nhân giải quýêt vấn đề hay biến cố [4] Xác định thời gian vấn đề hay giải quết Người quản lý dự án xét duyệt sổ nhật kí khoản mục hành động họp trạng, vốn cung cấp hội lí tưởng để bổ sung thêm ô vào sổ nhật kí khoản mục hành động Kế hoạch dự phịng (continggency Planning) kỹ thuật quản lý dùng để xác định cụ thể hành động mà đội dự án cần thực để xử lý rủi ro dự án nhằm đạt thành công cho dự án Kế hoạch dự phòng bao gồm chiến lược giảm thiểu biện pháp đối phó Ví dụ: Một giám đố dự án bắt tay vào dự án phát triển Web đề khoản chi phí dự phịng ngân sách cho chi phí tài nguyên phát sinh, chuẩn bị phương pháp xếp lịch trình thay thế, biện pháp phản ứng nhanh với tình trạng khẩn cấp nhằm giảm ảnh hưởng thiếu hụt kỹ tiềm ẩn Anh ta tính tốn khoản nợ tiềm tàng dự án vượt q chi phí lịch trình đồng thời xây dựng kế hoạch dự phòng với nhà tài trợ Có thể có tranh luận gay gắt việc quản lý quỹ dự phòng (contingency fund), từ phương pháp “khoản tiền lớn” (big pot) để chi tiêu cho rủi ro đế việc tăng phần tiền phân bổ cho công việc dựa rủi ro tương ứng chúng Nhiều người thường nhầm lẫn rủi ro kinh doanh với rủi ro dự án, dự an CNTT không tránh khỏi nhầm lẫn Cần ghi nhớ rủi ro dự án rủi ro thân dự án Tính biến động tốc độ thị trường CNTT khiền cho việc hoạch định dự án kéo dài năm gần không thể.Những rủi ro kèm với dự án CNTT thường đa dạng phức tạp Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm số bước, vài bước giới phần trước này: Xác định chiến lược phương pháp quản lý rủi ro dùng việc định nghĩa phương pháp định hướng định tính, kế hoạch xếp loại 123 Lập kế hoạch dự phịng cách xác định phưong pháp đối phó chiến lược giảm thiểu, đồng thời xây dựng kế hoạch dựa tình 9.4 Kiểm sốt rủi ro - Giám sát kiểm soát rủi ro liên quan tới việc hiểu biết tình trạng chúng - Kiểm soát rủi ro liên quan đến việc thực kế hoạch quản lý rủi ro chúng xảy - Kết việc giám sát kiểm soát rủi ro điều chỉnh hoạt động, yêu cầu thay đổi dự án, cập nhật kế hoạch - Kiểm sốt đối phó rủi ro liên quan đến việc chấp hành quy trình quản lý rủi ro kế hoạch rủi ro để đối phó với kiện rủi ro - Rủi ro phải kiểm soát theo đặc điểm giai đoạn cụ thể, có định rủi ro có chiến lược làm giảm nhẹ rủi ro BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG Giám đốc dự án ưu tiên rủi ro nào? A Bằng ảnh hưởng tài B Bằng ảnh hưởng đường thời gian C Bằng toàn ảnh hưởng lên dự án D Bằng ưu tiên thực thi Phản ứng với kiện rủi ro không xác định trước việc xẩy gọi là: A Phản ứng giảm thiểu rủi ro B Phản ứng nhanh C Phản ứng hoạt động hiệu chỉnh D Phản ứng dự phòng Kỹ thuật sau dùng để theo dõi rủi ro dự án? A Ma trận xác suất ảnh hưởng B Biểu đồ Pareto C Biểu đồ R D Phân tích PERT (Kỹ thuật duyệt đánh giá dự án) Trong suốt giai đoạn xây dựng dự án, đội dự án xác định số lượng rủi ro ảnh hưởng tới chất lượng kết Trước xây dựng kế hoạch phản ứng rủi ro, đội dự án nên: A Không để ý đến rủi ro không nằm đường tới hạn B Liệt kê tất ràng buộc dự án C Phân tích khả rủi ro xẩy ảnh hưởng tiềm ẩn rủi ro D Sử dụng phương pháp luận kỹ thuật duyệt đánh giá chương trình để ưu tiên rủi ro 124 Chiến lược phản ứng rủi ro nhằm làm giảm khả hay ảnh hưởng kiện rủi ro bất lợi tới ngưỡng cửa chấp thuận gọi là: A Tránh rủi ro B Chuyển giao rủi ro C Giảm thiểu rủi ro D Chấp thuận rủi ro Phương pháp thích hợp để định liệu rủi ro xác định có cụ thể hố hay khơng gì? A Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro B Dùng phân tích độ nhạy cảm C Xác định xem liệu dấu hiệu rủi ro có đạt hay khơng D Duyệt sổ ghi vấn đề Hai kết xẩy kế hoạch dự án kinh phí bắt buộc xác lập thấp gì? (Chọn hai đáp án) A Dự án bị huỷ bỏ B Lịch trình dự án tăng lên C Lịch trình dự án giảm xuống D Tính dự án giảm xuống E Chất lượng dự án giảm xuống Đối phó mối đe doạ rủi ro thơng thường rơi vào ba loại nào? (Chọn 3) A Phủ nhận B.Giảm thiểu C Tránh khỏi D Chấp thuận E Cơ hội 125 Chương 10 Quản lý mua sắm dự án Giới Thiệu * Vai trò trang thiết bị công tác tổ chức thực dự án CNTT Hiện nay, hầu hết dự án CNTT thường bao gồm hạng mục chính, thứ hạng mục phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng, phần mềm chuyên dụng thứ hai hạng mục trang thiết bị phục vụ cài đặt, triển khai phần mềm Trong trình triển khai, thực dự án, lập kế hoạch tổng thể (tham khảo chương 2), phải lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị nhiệm vụ thành phần có vị trí đặc biệt quan trọng, định thành công dự án, giai đoạn tiếp theo, dự án cần phải lắp đặt, đưa trang thiết bị vào hoạt động, cung cấp môi trường để triển khai hệ thống phần mềm Các trang thiết bị dự án CNTT bao gồm máy chủ, máy trạm, thiết bị mạng, đường truyền, thiết bị chuyên dụng thiết bị hỗ trợ khác đảm bảo điều kiện môi trường, sản xuất, quản lý cho hệ thống hoạt động … Do đó, giai đoạn thực kế hoạch dự án vừa giai đoạn tổ chức quản lý, thực kế hoạch đầu tư phát triển hệ thống giải pháp phần mềm vừa giai đoạn tổ chức đầu tư, lắp đặt trang thiết bị phần cứng * Tầm quan trọng việc quản lý trang thiết bị dự án Xuyên suốt tiến trình quản lý dự án bao gồm giai đoạn đề cập chương I, giao đoạn, công tác trang thiết bị thực sau: - Giai đoạn xây dựng ý tưởng: chủ yếu đề cập đến phác họa mơ hình hệ thống cách tổng thể, khái qt nhất, có tính khả thi, đáp ứng mục đích, nhu cầu, mục tiêu dự án Ở giai đoạn này, dự án đưa tổng mức đầu tư cho hạng mục giải pháp phần mềm, hạng mục mua sắm phần cứng chi phí khác - Giai đoạn phát triển: sau có thiết kế bản, hệ thống cho biết phải đầu tư trang thiết bị nào, lập bảng dự toán kinh phí kế hoạch cài đặt để thực giai đoạn Đầu tư trang thiết bị thực theo quy trình thủ tục mua sắm – đấu thầu nhằm trách lãng phí, đảm bảo hiệu đầu tư đáp ứng yêu cầu nhà tài trợ khách hàng - Giai đoạn thực hiện: giai đoạn này, dự án tập trung vào tổ chức thủ tục hợp đồng mua sắm, lắp đặt trang thiết bị theo yêu cầu hệ thống phần mềm cài đặt thử nghiệm sau 126 - Cuối giai đoạn kết thúc: trang thiết bị, dự án lắp đặt xong hạng mục phần cứng theo kế hoạch đề ra, thực công việc hồn tất thủ tục hợp đồng tốn hợp đồng mua sắm theo quy định pháp luật hành a) Thủ tục mua sắm Những tiến trình bao gồm: - Lập kế hoạch mua sắm: xác định danh mục mua sắm - Lập kế hoạch đấu thầu để tuyển chọn nhà thầu cung cấp trang thiết bị - Tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà cung cấp - Cuối quản lý hợp đồng hoàn tất thủ tục lý hợp đồng Tuy nhiên, tùy theo nguồn vốn mà xác định hình thức mua sắm phù hợp, thuận tiện đem lại hiệu cao Chẳng hạn: - Nguồn vốn sở hữu nhà nước có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước phải thực theo quy trình, thủ tục mua sắm pháp luật hành quy định - Nguồn vốn sở hữu tư nhân theo điều kiện để tổ chức thực đảm bảo đáp ứng yêu cầu, thủ tục nhanh gọn đảm bảo hiệu - Các hình thức trên, pháp lý để giúp cho bên mua bên bán thực đàm phán dễ dàng đến thống sở pháp lý cao quan hệ mua – bán hợp đồng Tài liệu có mong muốn đưa quy trình tổng quát xã hội thừa nhận, sở pháp lý quan trọng, phục vụ hiệu công tác mua sắm quản lý đầu tư dự án CNTT b) Các khái niệm đấu thầu Căn theo Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 văn pháp lý có liên quan, thuật ngữ liên quan đến công tác đấu thầu, mua sắm hiểu sau: - Chủ đầu tư người sở hữu vốn giao trách nhiệm thay mặt chủ sở hữu, người vay vốn trực tiếp quản lý thực dự án - Bên mời thầu chủ đầu tư tổ chức chun mơn có đủ lực kinh nghiệm chủ đầu tư sử dụng để tổ chức đấu thầu theo quy định pháp luật đấu thầu (trong nhiều trường hợp gọi Ban quản lý dự án) - Nhà thầu tổ chức, cá nhân có đủ tư cách hợp lệ, tham gia đấu thầu tổ chức thực dự án - Hoạt động đấu thầu bao gồm hoạt động bên liên quan trình lựa chọn nhà thầu 127 - Trình tự thực đấu thầu gồm bước chuẩn bị đấu thầu, tổ chức đấu thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm định phê duyệt kết đấu thầu, thông báo kết đấu thầu, thương thảo, hoàn thiện hợp đồng ký kết hợp đồng - Đấu thầu trình lựa chọn nhà thầu đáp ứng yêu cầu bên mời thầu để thực gói thầu thuộc dự án sở bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch hiệu kinh tế - Xét thầu trình bên mời thầu xem xét, phân tích, đánh giá xếp hạng hồ sơ dự thầu để lựa chọn nhà thầu thích hợp - Đóng thầu thủ tục tập hợp hồ sơ dự thầu, niêm phong sau thời hạn nhận hồ sơ dự thầu - Mở thầu thủ tục mở hồ sơ dự thầu niêm phong trước đó, cơng bố giá dự thầu hồ sơ họp mở thầu, với tham gia chứng kiến nhà thầu - Thẩm định việc xem xét đánh giá hồ sơ có tầm quan trọng cao Thẩm định khác với xét duyệt chỗ thẩm định nhiều người xét duyệt, thảo luận, bàn bạc đưa định thống nhất, xét duyệt người có thẩm quyền xem xét ký duyệt - Gói thầu phần dự án, số trường hợp đặc biệt gói thầu tồn dự án; gói thầu gồm nội dung mua sắm giống thuộc nhiều dự án khối lượng mua sắm lần mua sắm thường xuyên - Gói thầu EPC gói thầu bao gồm tồn cơng việc thiết kế, cung cấp thiết bị, vật tư xây lắp - Hồ sơ mời sơ tuyển toàn tài liệu bao gồm yêu cầu lực kinh nghiệm nhà thầu làm pháp lý để bên mời thầu lựa chọn danh sách nhà thầu mời tham gia đấu thầu - Hồ sơ dự sơ tuyển toàn tài liệu nhà thầu lập theo yêu cầu hồ sơ mời sơ tuyển - Hồ sơ mời thầu toàn tài liệu sử dụng cho đấu thầu rộng rãi đấu thầu hạn chế bao gồm yêu cầu cho gói thầu làm pháp lý để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu trúng thầu; cho việc thương thảo, hoàn thiện ký kết hợp đồng - Hồ sơ dự thầu toàn tài liệu nhà thầu lập theo yêu cầu hồ sơ mời thầu nộp cho bên mời thầu theo quy định nêu hồ sơ mời thầu 128 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ tài liệu Quản lý dự án Cục Ứng dụng CNTT, Bộ Bưu chính, Viễn thơng [2] A Guide to The Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA, 1996 129 ... 5: Quản lý chi phí dự án Chương 6: Quản lý chất lượng dự án Chương 7: Quản lý nhân dự án Chương 8: Quản lý truyền thông dự án Chương 9: Quản lý rủi ro dự án Chương 10: Quản lý mua sắm dự án Xin... khai thông khái niệm, thuật ngữ quản lý dự án CNTT MỤC TIÊU - Nắm khái niệm quản lý dự án - Giải thích thuộc tính dự án - Phân biệt dự án dự án CNTT - Trình bày Mục tiêu quản lý dự án - Trình. .. cung cấp 1 Quản lý hợp đồng cung cấp 60 52 1 0 Quản lý rủi ro dự án Quản lý mua sắm dự án Cộng Chương Tổng quan dự án công nghệ thông tin Giới thiệu Quản lý dự án lĩnh vực kiến thức mang tính kinh