Giáo trình hệ quản trị cơ sở dữ liệu (nghề kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính cao đẳng) 2

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ KHOA: CÔNG NGHỆ THƠNG TIN VÀ NGOẠI NGỮ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU NGHỀ: KỸ THUẬT SỬA CHỮA, LẮP RÁP MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ- ngày tháng năm 20 …… ……………… Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm MÃ TÀI LIỆU:MĐ27 LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình đƣợc biên soạn dành cho sinh viên trƣờng cao đẳng nghề mạng máy tính theo BÀI trình khung Tổng cục dạy nghề Giáo trình đƣợc biên soạn tảng Microsoft Access 2010 Nội dung giáo trình gồm BÀI: BÀI 1:Tổng quan hệ quản trị csdl Access BÀI 2: Xây dựng bảng BÀI 3:Truy vấn liệu BÀI 4: Xây dựng form BÀI 5: Macro – Tập lệnh BÀI 6: Báo biểu (Report) Mặc dù cố gắng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp ý kiến độc giả để giáo trình hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! Tam Điệp, ngày 20 tháng năm 2018 Biên soạn Phạm Thị Quỳnh Hƣơng MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QTCSDL ACCESS 12 Các khái niệm hệ quản trị CSDL 12 a Cơ sở liệu gì? 12 b Mơ hình CSDL quan hệ gì? 12 c HQTCSDL quan hệ: 12 Giới thiệu chung Access 12 a Khả Access 13 b Ứng dụng Access 13 c Các đối tƣợng Access 13 Môi trƣờng làm việc & Các khái niệm 13 3.1 Giới thiệu môi trƣờng làm việc 13 a Vùng làm việc 13 b Thanh Quick Access 13 c Thanh Navigation Pane 14 3.2 Hệ thống menu Access 14 3.3 Các thành phần tập tin CSDL access 15 a Bảng (Tables) 15 b Truy vấn (Queries) 15 c Biểu mẫu (Forms) 15 d Báo cáo (Reports) 15 e Tập lệnh (Macros) 15 f Bộ mã lệnh (Modules) 16 Một số thao tác 16 4.1 Khởi động BÀI trình 16 4.2 Thoát khỏi Access 16 4.3 Tạo tập tin CSDL access 16 4.4 Mở tập tin CSDL access có đĩa 16 4.5 Lƣu CSDL access 16 BÀI 2: XÂY DỰNG BẢNG (TABLE) 18 Các khái niệm (bảng, trƣờng, mẫu tin, kiểu liệu, thuộc tính)\ 18 1.1 Bảng 18 1.2 Trƣờng 18 1.3 Mẫu tin 19 1.4 Kiểu liệu 19 1.5 Thuộc tính 20 Tạo lập bảng 20 2.1 Lập bảng nhờ trợ giúp Wizard 20 2.2 Tạo bảng chức Table Design 20 2.3 Chuyển qua chế độ Datasheet View 22 Trƣờng thuộc tính 22 3.1 Các thuộc tính trƣờng (Field Properties) 23 3.1.1 Field Size: 23 3.1.2 Decimal Places: 23 3.1.3 Format: 23 a Định dạng kiểu liệu Text 23 b Định dạng liệu kiểu number 24 c Các ký tự định dạng liệu kiểu số: 24 d Định dạng liệu kiểu Data/Time: 25 e Định dạng liệu kiểu Yes/No: 25 3.2 Chi tiết số thuộc tính Field 26 3.2.1 Input Mask (mặt nạ nhập liệu): 26 3.2.2 Validation rule (Quy tắc hợp lệ): 27 3.2.3 Validation text (Thông báo lỗi): 27 3.2.4 Required (Yêu cầu): 27 3.2.5 AllowZeroLength: 27 3.2.6 Index ( Chỉ mục/ Sắp xếp) 28 3.2.7 Caption: 28 3.2.8 Defaut value: 28 Nhập liệu 28 4.1 Thêm Record 28 4.2 Xóa record: Di chuyển đến record cần xóa 28 4.3 Tìm kiếm liệu 29 4.4 Thay liệu 29 4.5 Sao chép di chuyển liệu 29 Làm việc với liệu datasheet view 30 5.1 Chọn font chữ 30 5.2 Thay đổi vị trí cột 30 5.3 Ẩn cột 30 5.4 Giữ cố định cột 31 5.5 Điều chỉnh chiều cao dòng 31 5.6 Đổi tên cột 31 5.7 Sắp xếp record 31 a Sắp xếp theo field 31 b Sắp xếp theo nhiều fields 32 5.8 Lọc record 32 Quan hệ bảng 32 6.1 Các loại quan hệ 33 6.2 Khai báo quan hệ Bảng 33 BÀI 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU 40 Giới thiệu chung 40 1.1 Khái niệm query 40 1.2 Các loại query Access 40 Select query 41 2.1 Tạo select query wizard 41 2.2 Tự tạo select query chế độ thiết kế (Design view) 42 2.2.1 Các bƣớc tạo select query chế độ thiết kế 42 2.2.2 Cách nhập biểu thức điều kiện dòng Criteria 43 2.3 Tự tạo select query có tính chất thống kê (total query) 45 2.3.1 Chức Total query 45 2.3.2 Các bƣớc tạo Total query 46 2.4 Tự tạo select query có tham số 48 Action query 49 3.1 Cách tạo query Update 49 3.2 Cách tạo Append Query 49 3.3 Cách tạo Delete Query 50 3.4 Cách tạo câu lệnh Make-Table query 50 Crosstab Query 51 4.1 Tạo query Crosstab wizard 52 4.2 Tạo query Crosstab lệnh Crosstab query 52 Áp dụng biểu thức 53 5.1 Các hàm thông dụng 53 5.1.1 Các hàm xử lý liệu kiểu Text 53 5.1.2 Các hàm ngày 54 5.1.3 Hàm điều kiện 55 5.1.4 Hàm sở liệu 55 5.2 Các phép toán sử dụng biểu thức 56 5.2.1 Các phép toán số học 56 5.2.2 Phép toán ghép chuỗi 56 5.2.3 Phép toán so sánh 56 5.2.4 Các phép toán logic 57 5.2.5 Các phép toán so sánh khác 57 5.2.6 Dấu bọc 58 BÀI TẬP THỰC HÀNH 58 BÀI 4: XÂY DỰNG FORM 62 Khái niệm form 62 Cách tạo form wizard 63 Tạo form từ cửa sổ Design 64 a Layout View 64 b Design view 64 Các thuộc tính form đối tƣợng 65 4.1 Các thuộc tính form 65 Kỹ thuật Main/Sub Form 69 5.1 Tạo Main/Sub Form wizard 69 5.2 Tạo Main/Sub Form chế độ Design View 71 BÀI 5: MACRO 77 Khái niệm macro 77 Tạo macro 78 2.1 Tạo macro 78 2.2 Tạo Nhóm macro 78 2.3 Tạo macro có điều kiện 79 2.4 Thi hành macro 79 Tạo nút lệnh form 79 3.1 Quy tắc chung gọi đối tƣợng form 79 3.2 Các thuộc tính nút lệnh form 79 BÀI TẬP THỰC HÀNH 80 BÀI 6: BÁO BIỂU (REPORT) 82 Giới thiệu report 82 1.1 Các dạng mẫu report 82 1.2 Các chế độ hiển thị report 82 1.3 Các thành phần report 82 Cách tạo sử dụng report wizard 83 Tạo sử dụng report từ cửa sổ Design 85 3.2 Thiết kế số dạng báo cáo 87 a Thiết kế báo cáo dạng văn 87 b Thiết kế báo cáo đơn giản dạng bảng 88 c Thiết kế báo cáo thống kê 88 3.3 Sắp xếp phân nhóm báo cáo 88 3.4 Báo cáo phụ 91 Thực thi report 91 CÂU HỎI KIỂM TRA 92 BÀI TẬP THỰC HÀNH 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 MÔ ĐUN: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS Mã mơ đun: MĐ27 Vị trí tính chất mơ đun: - Vị trí: Mơ đun đƣợc bố trí sau sinh viên học xong môn học chung, môn sở chun ngành đào tạo chun mơn nghề - Tính chất: Là mô đun sở nghề Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức + Trình bày đƣợc khái niệm hệ quản trị sở liệu Microsoft Access; + Tạo lập đƣợc bảng liệu, xây dựng đƣợc quan hệ bảng; + Sử dụng, quản lý, bảo trì khai thác số liệu bảng; - Về kỹ + Thực đƣợc truy vấn liệu; + Thiết kế đựợc đối tƣợng Form , Report, Macro; + Ứng dụng đƣợc Microsoft Access toán thực tế - Về lực tự chủ trách nhiệm + Bố trí làm việc khoa học đảm bảo an tồn cho ngƣời phƣơng tiện học tập + Cần cù, chủ động học tập, đảm bảo an toàn học tập Nội dung mô đun: Thời gian Số Thực Kiểm Tên mô đun Tổng Lý TT hành tra số thuyết Bài tập Bài 1: Tổng quan hệ quản trị 2 cở sở liệu Microsoft Access Các khái niệm hệ quản 0.5 0.5 trị CSDL Giới thiệu chung MS Access 0.5 0.5 Môi trƣờng làm việc & Các khái 0.5 0.5 niệm Một số thao tác 0.5 0.5 15 11 Bài 2: Làm việc với bảng (Table) Khái niệm: bảng, trƣờng, mẫu tin, kiểu liệu, thuộc tính 0.5 0.5 Tạo lập bảng (datasheet, sử dụng wizard, thủ cơng) Trƣờng & thuộc tính 2.5 1.5 0.5 1.5 Nhập liệu 10 Số TT Tổng số Làm việc với liệu datasheet view Quan hệ bảng 0.5 1.5 Bài 3: Truy vấn liệu (Query) 20 14 Giới thiệu chung 0.5 0.5 Select query 1.5 6.5 Action query 6.5 1.5 Crosstab Query 1 Áp dụng biểu thức 0.5 1.5 10 Khái niệm form 0.5 0.5 Cách tạo form wizard 2.5 0.5 2 0.5 1.5 0.5 1.5 0.25 0.25 1.75 0.25 1.5 0.5 1.5 0.5 3.5 0.5 0.5 60 17 41 Tạo form từ cửa sổ Design Các thuộc tính form đối tƣợng Kỹ thuật Main/Sub Form Bài 5: Macro Khái niệm macro Tạo macro Tạo nút lệnh form, thực thi macro nút lệnh Bài 6: Báo biểu (Report) Giới thiệu report Kiểm tra Tên mô đun Bài 4: Làm việc với Form Thời gian Thực Lý hành thuyết Bài tập 0.5 1.5 Cách tạo sử dụng report wizard Tạo sử dụng report từ cửa sổ Design Cộng 11 1 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QTCSDL ACCESS Mã bài: MĐ27-01 Giới thiệu: Microsoft Access ệ Quản Trị iệu QT tương tác ngư i s d ng ch y mơi trư ng indows Microsoft ccess có khả thao tác d liệu, khả kết xuất d liệu cho phép ngư i s d ng thiết kế nh ng biểu mẫu báo cáo phức t p đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý, trình bày kết theo d ng thức chuyên nghiệp Mục tiêu: - Nhắc lại khái niệm hệ quản trị CSDL; - Trình bày đƣợc xuất xứ khả ứng dụng phần mềm MS Access; - Thực thao tác cửa sổ ứng dụng Nội dung chính: Các khái niệm hệ quản trị CSDL M c tiêu: - Trình bày đƣợc khái niệm sở liệu, mơ hình CSDL quan hệ, HQTCSDL quan hệ a Cơ sở liệu gì? Cơ sở liệu (Database): tập hợp liệu có liên quan với chứa thơng tin tổ chức (nhƣ trƣờng đại học, ngân hàng, công ty, nhà máy, ), đƣợc lƣu trữ thiết bị nhớ thứ cấp (nhƣ băng từ, đĩa từ, …) để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin nhiều ngƣời sử dụng với nhiều mục đích khác b Mơ hình CSDL quan hệ gì? Theo mơ hình này, liệu đƣợc thể bảng Mỗi bảng gồm dịng cột, cột có tên Mỗi dịng cho thơng tin đối tƣợng cụ thể quản lý (mỗi dòng thƣờng đƣợc gọi ghi hay mẫu tin) c HQTCSDL quan hệ: Là phần mềm để tạo lập CSDL theo mơ hình CSDL quan hệ thao tác CSDL Giới thiệu chung Access Mục tiêu: - Trình bày đƣợc xuất xứ, khả năng, ứng dụng đối tƣợng phần mềm MS Access; Phần mềm Microsoft Access (gọi tắt Access) hệ quản trị sở liệu nằm phần mềm Microsoft Office hãng Microsoft, dùng để tạo, xử lý sở liệu Trong Microsoft Access 2010 có thêm số tính so với phiên trƣớc, đặc biệt hỗ trợ định dạng Web-ready cho sở liệu Trong phiên trƣớc Access cho phép sử dụng công cụ lệnh xuất cở 12 On Got Focus: Thiết lập nhận biết có di chuyển trỏ đến form trƣờng form mở On Click: Macro thi hành click vào đối tƣợng On Dbl Click: Macro thi hành Double click vào đối tƣợng On Mouse Down: Macro thi hành ấn giữ chuột đối tƣợng On Mouse Move: Macro thi hành di chuyển chuột khỏi đối tƣợng On Mouse Up: Macro thi hành nhã chuột khỏi đối tƣợng On Key Down: Macro thi hành ấn giữ phím đối tƣợng On Key Press: Macro thi hành ấn phím đối tƣợng On Key Up: Macro thi hành nhã phím đối tƣợng BÀI TẬP THỰC HÀNH Tạo form FORMDIEMSO nhƣ mẫu với yêu cầu nhƣ sau: Nút Xem chi tiết FORM FormDIEMTHEOMON FormDIEMTONGHOP tùy theo tùy chọn ngƣời sử dụng Nút Quay lại đóng form FORMDIEMSO trở cửa sổ giao diện BÀI trình 1.FORMDIEMSO Hƣớng dẫn: - Tại kiện (event) click nút Xem chi tiết, gán macro macroNutXemChiTiet (sửa lại Form Name cho FORMDIEMTHEOMON thay cho 4FKETQUAMON FORMDIEMTONGHOP cho 5FKETQUATONGHOP) Trong dieukhien tên điều khiển Option group - Tại kiện (event) click nút Quay lại, gán macro macroNutQuayLaiCuaFDiemSo 80 FORMDIEMTHEOMON FORMDIEMTONGHOP Hƣớng dẫn: FORMDIEMTHEOMON FORMDIEMTONGHOP form dạng Main/Sub Form Các bƣớc hƣớng dẫn làm Main/Sub xem BÀI 4, mục 81 BÀI 6: BÁO BIỂU (REPORT) Mã bài: MĐ27-06 Giới thiệu: Báo cáo phương thức h u hiệu gi p ngư i s d ng trình bày d liệu dư i d ng đầy đủ dễ hiểu, nhanh chóng, đẹp mắt để in ấn Ngư i s d ng t ch hợp báo cáo d ng thức trình bày d liệu khác như: hình ảnh, biểu đồ, văn Mục tiêu: - Trình bày đƣợc ứng dụng report CSDL Access; - Thực đƣợc cách tạo report; - Vận dụng đƣợc report, biết cách thực thi report - Thực thao tác an toàn với máy tính Nội dung chính: Giới thiệu report Mục tiêu: - Trình bày đƣợc dạng mẫu report, chế độ hiển thị thành phần report - Thực đƣợc tạo report; 1.1 Các dạng mẫu report - Báo cáo dạng cột (columnar): báo cáo dạng đƣợc trình bày theo dạng cột kèm theo phần nhãn cột liệu bên trái, dòng tƣơng ứng với trƣờng liệu - Báo cáo dạng hàng (Tabular): Báo cáo trình bày liệu theo dạng bảng bao gồm nhiều hàng nhiêu cột - Báo cáo dạng nhóm/ Tổng (Group/Total): Báo cáo dạng tổ chức liệu thành nhóm, nhóm trình bày liệu theo dạng Tabular Ngƣời sử dụng nhóm liệu theo cấp tính tốn giá trị tổng cho nhóm giá trị tính tổng cho tồn nhóm - Báo cáo dạng biểu đồ (Chart) - Báo cáo dạng nhãn (Label Report) - Báo cáo với báo cáo 1.2 Các chế độ hiển thị report Báo cáo đƣợc trình bày theo chế độ sau: Report design: Chế độ thiết kế báo cáo Layout PreView: Chế độ trình bày liệu báo cáo Print PreView: Chế độ xem hình thức báo cáo trƣớc in ấn 1.3 Các thành phần report - Báo cáo khơng phân nhóm (Hình 6.1) 82 Hình 6.1 - Báo cáo có xếp v phân nhóm ( ình 6.2) Hình 6.2 Cách tạo sử dụng report wizard Mục tiêu: - Thực đƣợc cách tạo report wizard Hình 6.3 B1: (Hình 6.3) Chọn tab Create Ribbon, nhóm lệnh 83 Reports, click nút Report Wizard − Chọn Table/Query làm liệu nguồn cho Report − Chọn field hiển thị Report khung Available Field click nút để chọn field click nút để chọn nhiều field Click Next Hình 6.4 B2: (Hình 6.4) Nếu report lấy liệu nguồn từ bảng bỏ qua bƣớc này, ngƣợc lại liệu lấy từ nhiều bảng chọn field kết nhóm Click Next B3: (Hình 6.5) Chọn field muốn xếp liệu cho report Có thể xếp kết report cách kết hợp tối đa field Hình 6.5 Hình 6.6 84 B4: (Hình 6.6) Chọn dạng Report ∗ Layout: gồm dạng Columnar, Tabular, Justified ∗ Orientation:chọn hƣớng trang in Portrait (trang đứng), Landscape (trang ngang) Click Next B5: (Hình 6.7) Nhập tiêu đề cho report − Chọn chế độ xem report sau tạo xong * Preview the report: xem trƣớc report vừa tạo * Modify the report’s design: mở report chế độ design để chỉnh sửa − Click Finish để kết thúc Kết quả: (HÌnh 6.8) Hình 6.7 Hình 6.8 h c h nh: Từ CSDL BÀI 2, thực hƣớng dẫn mục để tạo báo cáo nhƣ hình VI.8 Tạo sử dụng report từ cửa sổ Design Mục tiêu: - Biết cách tạo report khơng phân nhóm report có phân nhóm từ cửa sổ design 3.1 ạo m i báo cáo B1: Chọn tab Create Ribbon, nhóm lệnh Reports, click nút Report Design Xuất cửa sổ thiết kế report cửa sổ Property Sheet (Hình 6.9) 85 Hình 6.9 Thơng thƣờng, report trắng xuất có phần Detail, muốn xuất phần Report Header/Footer Page Header/ Footer click chuột vào góc trái Report ngang với phần Detail để xuất lựa chọn Màn hình thiết kế báo cáo với chế độ song song tồn tại, là: - Report View: Xem hình ảnh báo cáo vừa tạo - Design View: Mở báo cáo chế độ tự thiết kế báo cáo - Print Preview: Xem hình ảnh báo cáo với kích thƣớc thật liệu thật để in - Layout Preview: Chỉ xem hình ảnh báo cáo, cịn liệu chƣa xác, Access bỏ qua điều kiện chọn, kết nối, … Trên hình thiết kế báo cáo ln để cơng cụ Toolbox Fieldlist giống nhƣ cửa sổ thiết kế biểu mẫu Các thành phần cửa sổ thiết kế báo cáo gồm: Detail: Lặp lại theo liệu (từng ghi bảng truy vấn nguồn) - Page Header/Page Footer: Lập lại trang lần Phần thƣờng chứa số trang, ngày tháng lập báo cáo, … Report Header/Report Footer: Mỗi báo cáo lặp lần Phần chứa tiêu đề chung toàn báo cáo dạng tổng cộng Ngoài báo cáo có phân nhóm cịn chứa Group Header/Footer dùng làm tiêu đề dòng tổng cộng cho nhóm báo cáo B2: Chỉ định Table query làm nguồn liệu cho Report thuộc tính Record Source cửa sổ Property Sheet B3: Nhấn vào biểu tƣợng Add Existing Fields để xuất cửa sổ Field List, lần lƣợt dùng chuột kéo field Field List control nhóm lệnh Controls Ribbon thả vào report Th c h nh: Tạo báo cáo Danh Sách Sinh viên dạng: (Hình 6.10) 86 Hình 6.10 ng d n: Báo cáo đƣợc thiết kế nhƣ sau: (Hình 6.11) Hình 6.11 3.2 Thiết kế số dạng báo cáo a Thiết kế báo cáo dạng văn Gồm văn giống đƣợc gửi tới đối tƣợng có thơng tin CSDL Đặc trƣng báo cáo dạng văn trộn lẫn với thông tin CSDL Vì vậy, tồn thiết kế nằm phần Detail Trong báo cáo thƣờng gồm điều khiển: - Nhãn: Chứa đoạn văn với font chữ theo yêu cầu thực tế - Textbox: Có thể chứa thơng tin lấy trực tiếp từ nguồn liệu kết xuất từ thông tin CSDL Do Text box gồm loại: bị buộc tính tốn đƣợc - Ảnh: Có thể bị buộc khơng bị buộc 87 b Thiết kế báo cáo đơn giản dạng bảng Tiêu đề: Nếu tiêu đề xuất xuất trang đầu chọn Report Header Nếu tiêu đề xuất trang chọn Page Header - Đầu cột: Thƣờng để Page Header (trừ trƣờng hợp dán nối trang đẻ Report Header) - Text box chứa liệu nguyên dạng: Kéo liệu xuất bảng từ Field List vào phần Detail Xóa nhãn kèm điều khiển Việc chỉnh giống nhƣ chỉnh điều khiển form + Nếu muốn giá trị trùng xuất lần, ví dụ tên ngƣời kèm tên ngoại ngữ mà ngƣời biết, mở thuộc tính Textbox đặt Hide Duplicate Yes + Để có textbox có độ cao giống nhau, nên chọn cách chép tác động vào thuộc tính điều khiển - Tạo Textbox (điều khiển tính tốn đƣợc) chứa liệu kết xuất dạng: = Trong đặc biệt điều khiển số thứ tự Nhƣng phải đặt thuộc tín Running Sum Over All - Có Textbox đƣợc dùng làm trung gian để tính giá trị cho textbox khác Khi phải đặt thuộc tính Visible No - Dịng tổng cộng đặt Report Footer - Số trang ngày lập báo cáo để Page Footer Hàm Page, cho biết số trang thời Hàm Pages, cho biết tổng số trang báo cáo - Muốn kẻ khung dùng điều khiển dạng Line Muốn xác sử dụng thuộc tính left, width, top, height Tại Textbox đặt thuộc tính Border Style chọn Solid/Dashes … - Cuối báo cáo (Report Footer) thƣờng có dịng tổng cộng điều khiển dạng tính tốn đƣợc với hàm thƣ viện hàm thƣ viện có điều kiện, là: = Sum| Avg| StDev| StDevP| Var| VarP () =Count| Min| Max () = DSum| DAvg| DStDev| DStDevP| DVar| DVarP (; ; ) =DCount| DMin| DMax (;;) c Thiết kế báo cáo thống kê Nguồn liệu báo cáo trƣờng hợp đơn giản truy vấn dạng crosstab, ngồi dùng bảng trắng viết mã lệnh VBA để tính tốn liệu, dồn vào bảng 3.3 Sắp xếp phân nhóm báo cáo Muốn liệu xuất báo cáo đƣợc xếp theo thứ tự đó, khơng thiết phải xếp truy vấn Có thể xếp báo cáo Để thực công việc này, cần mở hộp thoại Group, Sort & Totals (Có thể mở hộp thoại Group, Sort & Totals cách click nút Group & Sort nhóm 88 lệnh Grouping & Totals) Cửa sổ Group, Sort & Totals xuất bên dƣới cửa sổ thiết kế Hình 6.12 − Click khung Add a Sort để chọn field xếp − Click nút Add a group để chọn field kết nhóm, chọn field kết nhóm field list, cửa sổ thiết kế xuất group header Ví dụ: Báo cáo đƣợc thiết kế nhƣ hình 6.13: Hình 6.13 (Lƣu ý: Nguồn liệu cho report Total query) Kết báo cáo h nh 6.13 là: (Hình 6.14) 89 Hình 6.14 h c h nh: ạo báo cáo dạng có phân nhóm sau: (Hình 6.15) ng d n: (Hình 6.16) Hình 6.15 90 Hình 6.16 3.4 Báo cáo phụ Cũng nhƣ form, tạo báo cáo với nguồn liệu lấy từ nhiều bảng phải đảm bảo khuôn dạng thực tế, ngƣời ta phải dùng báo cáo chính-phụ, ví dụ phiếu xuất vật tƣ, lý lịch nhân viên, … Cách tạo báo cáo – phụ giống nhƣ Form, gồm bƣớc sau: - Tạo báo cáo - Tạo báo cáo phụ nhƣ báo cáo độc lập - Mở đồng thời cửa sổ thiết kế báo cáo cửa sổ Database Kéo báo cáo phụ từ cửa sổ Database vào - Mở thuộc tính điều khiển Subreport báo cáo Kiểm tra kết nối liệu qua thuộc tính LinkMasterFields LinkChildFields Chú ý thuộc tính LinkMasterFields LinkChildFields cịn xuất biểu đồ (Khơng cần tạo báo cáo phụ dạng biểu đồ mà nên dùng Insert\Chart) Do liên kết liệu dạng báo cáo liệu biểu đồ Thực thi report Mục tiêu: - Thực đƣợc cách xem trƣớc report để in Sau thiết kế xong, phải xem Report trƣớc in, hình thức report xem chế độ preview hình thức in giấy Để xem report trƣớc in, chọn cách sau: (HÌnh 6.17) − Chọn Tab File- Chọn Print- Print Preview − Chọn tab Home- View- Print Preview h c h nh: Thực thi báo cáo hình 6.16 Hình 6.17 91 CÂU HỎI KIỂM TRA Report access gì? Trình bày thành phần report khơng phân nhóm Trong q trình tạo Report, để liên kết nguồn liệu với Report, ta sử dụng thuộc tính Report? Để tạo report có xếp phân nhóm, cần gọi đến cửa sổ hộp thoại nào? Khi thiết kế báo cáo, muốn báo cáo in số trang, ngày lập báo cáo, ta cần đặt điều khiển lên báo cáo đặt phần báo cáo? Khi thiết kế báo cáo, muốn đặt điều khiển để thống kê số liệu tính tốn, ta đặt điều khiển phần báo cáo? Với nhãn (label), đặt Report Header Page Header kết khác nhƣ nào? Trong trƣờng hợp xem trƣớc báo cáo cho kết giống nhau? Để tạo điều khiển textbox thể số thứ tự, cần thiết kế report nhƣ nào? (đặt điều khiển đâu? Thiết đặt thuộc tính cho điều khiển nhƣ nào?) BÀI TẬP THỰC HÀNH Mở sở liệu QLSV, Thiết kế report danh sách sinh viên theo lớp, kết nhóm theo lớp Dùng sở liệu QLSV để thiết kế report theo mẫu với yêu cầu nhƣ sau: - Kết nhóm theo sinh viên - Điểm kết điểm cao điểm lần điểm lần 2, khơng thi lần điểm kết điểm lần - Điểm trung bình dựa vào điểm kết - Xếp loại dựa vào điểm trung bình, cách xếp loại giống nhƣ query 92 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bùi Thế Tâm Giáo trình Ms ccess nâng cao Nhà xuất giao thông vận tải – Năm 2005 [2] Ơng Văn Thơng Quản trị s d liệu v i M ccess Nhà xuất thống kê – Năm 2001 [3] Internet Giáo trình Microsoft Access 2010 94 ... chính: Các khái niệm hệ quản trị CSDL M c tiêu: - Trình bày đƣợc khái niệm sở liệu, mơ hình CSDL quan hệ, HQTCSDL quan hệ a Cơ sở liệu gì? Cơ sở liệu (Database): tập hợp liệu có liên quan với... Q3 ( ) 721 3546 CDTH1A A201 Nguyễn Lâm Nam 10/10/88 12 Trần Não PN CDTH2A A2 02 Tạ Thanh Lam Nữ 11/01/86172E Nuyên Hồng GV CDTH2A A203 Hoàng Minh Nam 22 /11/881 32/ 12 Nguyễn Trãi Q5 CDTH2A A204 Lê... CDTH1A Cao Đẳng Tin Học 1A Nguyễn Văn Minh CSDL Cơ Sở Dữ Liệu CDTH1B Cao Đẳng Tin Học 1B Nguyễn Văn CTDL Cấu Trúc Dữ Liệu CDTH2A Cao Đẳng Tin Học 2A Thắng Lê Thanh Hùng CTR Chính trị CDTH2B Cao