Giáo trình quản lí dự án công nghệ thông tin (nghề ứng dụng phần mềm trình độ cao đẳng)

DỰ ÁN VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ

QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN

Quản lí Dự án

2 Người quản lý dự án

Bài 3: Đối tượng tham gia dự án

2 Ban quản lý dự án

4 Hướng dẫn trợ giúp đối với dự án CNTT

Bài 4: Tài liệu mô tả dự án

1 Mục đích-mục tiêu dự án

2 Tài liệu mô tả dự án

3 Khung Tài liệu mô tả cho dự án Công nghệ Thông tin

4 Các bước tiến hành khi làm tài liệu mô tả dự án

5 Lựa chọn công nghệ thực hiện và mô hình phát triển dự án

1 Khái niệm về Bảng công việc

2 Những yếu tố trong Bảng công việc

4 Các bước xây dựng BCV

Bài 6: Ước lượng thời gian và chi phí thực hiện dự án

2 Các kỹ thuật làm ước lượng

Bài 7: Xác định rủi ro

2 Xác định và phòng ngừa rủi ro

Bài 8: Lập lịch biểu tiến độ thực hiện và phân bố lực lượng, tài nguyên

1 Lập lịch biểu tiến độ thực hiện

2 Cách Phân bố lực lượng, tài nguyên

Bài 9: Sử dụng phần mềm

1 Giới thiệu một số phần mềm trợ giúp quản lí dự án

Bài 10: Sơ đồ luồng công việc

1 Sơ đồ luồng công việc

2 Các thủ tục Dự án

3 Mô tả luồng công việc

Bài 11: Hồ sơ dự án

1 Hồ sơ quản lí Dự án

4 Thư viện dự án, lưu trữ

7 Xây dựng Tổ dự án

Bài 12: Kiểm soát dự án

1 Các yếu tố làm ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng Phần mềm

2 Thu thập và đánh giá hiện trạng

3 Lập kế hoạch phòng ngừa rủi

4 Kiểm soát tài liệu Dự án

5 Các hoạt động điều chỉnh

7 Chỉnh sửa và lập kế hoạch lại

Bài 13: Khoán ngoài, mua sắm

3 Giám sát mối quan hệ bên thứ ba

Bài 14: Kết thúc dự án

2 Thống kê lại dữ liệu

BÀI 1: DỰ ÁN VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ

- Hiểu được các khái niệm về quản lý và dự án.

- Hiểu được các đặc điểm chung của hệ thống quản lý

- Phân tích được các tính chất của dự án và nắm bắt một số nguyên nhân thất bại dự án

- Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính

1.1 Khái niệm về quản lí

Quản lý là quá trình tác động của chủ thể lên đối tượng nhằm đạt được mục tiêu cụ thể, đặc biệt trong bối cảnh môi trường luôn biến đổi.

 Có chủ thể quản lí (người quản lí)

 Có đối tượng quản lí (người bị quản lí)

 Có mục tiêu cần đạt được

 Có môi trường quản lí

Quản lý là cần thiết để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả trong bối cảnh môi trường luôn thay đổi và nguồn lực có hạn Thông qua quản lý, tổ chức có thể tạo ra giá trị gia tăng, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc.

Chủ thể Quản lí Đối tượng

Quản lí Mục tiêu cần đạt được Môi trường (có thể biến động)

Quản lí sản xuất trong một nhà máy

- Tăng năng suất lao động

- Hạ giá thành sản phẩm

Qui ra các chỉ tiêu, con số cụ thể

- Điều kiện làm việc trong nhà máy

- Điều kiện sinh hoạt, đi lại trong thành phố

- Tình hình Chính trị, Xã hội của Nhà nước

- Ảnh hưởng của thế giới

- Ảnh hưởng của tự nhiên, khí hậu

Quản lí học tập trong trường học

- Học tốt (Qui ra các chỉ tiêu, con số cụ thể)

- Điều kiện dạy, học trong trường

Bảng 1: Quản lí tạo ra giá trị gia tăng của 1 tổ chức

Một số khái niệm khác nhau (đều được chấp nhận) về quản lí tổ chức

- Quản lí là nghệ thuật đạt mục đích thông qua nỗ lực của những người khác

- Quản lí là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự khác nhau trong cùng một tổ chức

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nguồn lực của tổ chức để đạt được mục tiêu với hiệu quả cao trong môi trường biến động Khái niệm này mang tính kiến thiết và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc điều phối các nguồn lực nhằm thích ứng với sự thay đổi liên tục của hoàn cảnh.

 Lập kế hoạch: quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức hành động để đạt mục tiêu

 Tổ chức: quá trình xây dựng và bảo đảm những điều kiện để đạt mục tiêu

 Lãnh đạo: quá trình chỉ đạo, thúc đẩy các thành viên làm việc một cách tốt nhất, vì lợi ích của tổ chức

 Kiểm tra: quá trình giám sát và chấn chỉnh, uốn nắn các hoạt động để đảm bảo công việc thực hiện theo đúng kế hoạch

1.2 Đặc điểm chung nhất của các Hệ thống quản lí a Có chủ thể quản lí và đối tượng quản lí

Hình 1: Chủ thể quản lí và đối tượng quản lí

- Chủ thể quản lí: tạo ra các tác động quản lí

Đối tượng quản lý phải tiếp nhận các tác động từ chủ thể quản lý, với mục đích thống nhất giữa hai bên Quá trình này yêu cầu có sự trao đổi thông tin đa chiều, trong đó chủ thể quản lý cần thu nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau Bên cạnh đó, tính linh hoạt, khả năng thích nghi, điều chỉnh và đổi mới của chủ thể quản lý là rất quan trọng, đặc biệt trong môi trường quản lý luôn biến động.

Kết luận: Quản lí là một tiến trình năng động.

1.3 Kết luận a Quản lí là một nghệ thuật

Vì sao Quản lí là nghệ thuật?

- Sự đa dạng, phong phú, muôn màu muôn vẻ của sự vật, hiện tượng

- Quản lí Cơ quan Hành chính  Quản lí Doanh nghiệp  Quản lí Trường học  Quản lí Dự án.

- Quản lí Dự án A  Quản lí Dự án B

Chủ thể quản lí Đối tượng quản lí

- Không phải mọi hiện tượng đều mang tính qui luật.

- Không phải mọi qui luật đều đã được tổng kết thành lí luận

- Quản lí là sự tác động đến con người, mà con người thì rất phức tạp Đòi hỏi người quản lí phải khéo léo, linh hoạt

- Hiệu quả quản lí phụ thuộc vào kinh nghiệm của người quản lí, cá tính của người quản lí, cơ may, vận rủi b Quản lí là một khoa học

Vì sao Quản lí là khoa học?

- Tổng hợp và vận dụng các qui luật: Kinh tế, Công nghệ, Xã hội

- Vận dụng những thành tựu của Khoa học, Công nghệ trong quản lí: các phương pháp dự báo, tâm lí học, Tin học c Quản lí là một nghề

Vì sao Quản lí là một nghề?

- Phải học mới làm được

- Muốn thực hành được, phải có được nhiều yếu tố ban đầu: cách học, chương trình học, năng khiếu nghề nghiệp, )

2.1 Khái niệm về Dự án

Dự án là sự kết hợp của nhiều công việc do một nhóm thực hiện, nhằm đạt được kết quả mong muốn trong khoảng thời gian và ngân sách đã định.

 Phải dự kiến đội hình thực hiện (nguồn nhân lực)

 Phải có ngày bắt đầu, ngày kết thúc

 Phải có ít nhất một con số nói lên kinh phí cho phép thực hiện công việc

Để đảm bảo hiệu quả công việc, cần mô tả rõ ràng kết quả đầu ra, bao gồm những đặc tính, đặc điểm cụ thể Sau khi hoàn thành, cần xác định được sản phẩm cuối cùng, giá trị sử dụng của nó và hiệu quả mà nó mang lại.

 Phải có một khoản tiền cấp cho Dự án thực hiện Người (hoặc đơn vị) cấp tiền gọi là chủ đầu tư

2.2 Các tính chất của Dự án

- Phân biệt hoạt động dự án và các hoạt động sản xuất dây chuyền

Hoạt động Dự án Hoạt động sản xuất dây chuyền

Tạo ra một sản phẩm xác định Cho ra cùng một sản phẩm

Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc Liên tục Đội ngũ nhiều chuyên môn khác nhau

 Ngại chia sẻ thông tin

Các kĩ năng chuyên môn hóa Đội hình tạm thời

- Khó xây dựng ngay một lúc tinh thần đồng đội

- Khó có điều kiện đào tạo thành viên trong nhóm, trong khi cần

- Có điều kiện đào tạo, nâng cấp các thành viên trong nhóm

Dự án chỉ làm một lần Công việc lặp lại và dễ hiểu

Làm việc theo kế hoạch trong một chi phí được cấp Làm việc trong một kinh phí thường xuyên hàng năm

Bị huỷ nếu không đáp ứng mục tiêu, yêu cầu Phải đảm bảo làm lâu dài

Ngày kết thúc và chi phí được tính theo dự kiến và phụ thuộc vào sự quản lí

Chi phí hàng năm được tính dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ

Bảng 2: Phân biệt hoạt động dự án và các hoạt động sản xuất dây chuyền

- Tính duy nhất của Kết quả Dự án

Dự án nhằm đạt được một kết quả mà trước đó chưa làm, hoặc chưa có

 Kết quả của dự án được hình thành dần dần, từng bước, từng giai đoạn Làm được đến đâu thì biết đến đó

Hoạt động Dự án Hoạt động sản xuất

Xây dựng nhà mới cho cá nhân và cơ quan, cũng như các căn hộ chung cư theo kế hoạch hàng năm của Thành phố Nghiên cứu các đề tài khoa học mới và thực hiện chương trình dạy học theo kế hoạch hàng năm của nhà trường Hướng dẫn sinh viên trong việc hoàn thành luận án Thực hiện chế tạo bom nguyên tử và tàu vũ trụ, đồng thời sản xuất vũ khí hàng loạt.

Xây dựng một phần mềm mới, do cơ quan đặt hàng Áp dụng một phần mềm trong hoạt động thường ngày (quản líkế toán, nhân sự, vật tư, sản xuất )

Chế tạo một loại xe máy mới Sản xuất hàng loạt xe máy theo thiết kế đã có sẵn, theo kế hoạch được giao.

Bảng 3: Hoạt động Dự án

Các hình thức kết thúc dự án

- Hoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (kết thúc tốt đẹp) đúng thời hạn.

- Hết kinh phí trước thời hạn (Kết thúc thất bại)

Ví dụ: nghiên cứu chế thuốc chữa bệnh SIDA Chi tiêu hết số tiền được cấp mà vẫn không tìm ra lời giải

- Đến ngày cuối cùng (nếu tiếp tục nữa cũng không còn ý nghĩa)

Ví dụ: xây dựng sân vận động phục vụ cho SeaGame

- Các tiêu chuẩn để đánh giá một dự án là thất bại

 Không đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra ban đầu

 Không đáp ứng được thời hạn

 Vượt quá ngân sách cho phép (20-30%)

- Các lí do khiến dự án thất bại

 (17%) Không lường được phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc

 dự kiến nhân lực, thời hạn, kinh phí không chính xác

 (32%) Quản lí dự án kém

Một số lý do khác dẫn đến thất bại trong dự án bao gồm việc mua phải thiết bị kém chất lượng, công nghệ quá mới khiến tổ chức không thể áp dụng kết quả của dự án, và sự ra đi của những người tham gia quan trọng.

 Xây dựng tài liệu nghiên cứu khả thi thật tốt cho dự án

 Quản lí dự án tốt

3.1 Các bước khảo sát một dự án

- Bước 2: Các hoạt động của dự án

- Bước 3: Kết thúc dự án

- Bước 4: Nhận xét về dự án

3.2 Sinh viên thực hành khảo sát

- Tìm 1 dự án mà các em cho là khả thi

Những trọng tâm cần chú ý trong bài

Bài mở rộng và nâng cao

- Tìm 1 dự án về công nghệ thông tin mà các em cho là khả thi

Yêu cầu về đánh giá kết quả học tập bài 1

+ Về kiến thức: Trình bày được khái niệm quản lý, dự án

+ Về kỹ năng: Phân tích được 1 dự án

+ Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, chính xác, ngăn nắp trong công việc.

+ Về kiến thức: Được đánh giá bằng hình thức kiểm tra viết, trắc nghiệm, vấn đáp + Về kỹ năng: Đánh giá kỹ năng Phân tích được 1 dự án

+ Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, chính xác, ngăn nắp trong công việc

BÀI 2: QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN

- Hiểu được tính chất, nội dung, phong cách quản lý dự án

- Nắm được vai trò, trách nhiệm cũng như tầm quan trọng của người quản lý trong việc xây dựng, phát triển, kiểm soát một dự án

1.1 Khái niệm về Quản lí Dự án

Quản lý dự án (QLDA) là quá trình sử dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật để định nghĩa, lập kế hoạch, triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án một cách hiệu quả.

Một dự án được quản lý hiệu quả phải đảm bảo sự hài lòng của chủ đầu tư về ba yếu tố chính: thời hạn hoàn thành, chi phí thực hiện và chất lượng kết quả.

Phân biệt hai loại công việc: Quản lí dự án và thực hiện dự án

Hình 1 : Quản lý dự án

Lịch sử sơ lược về Quản lí Dự án

- Việc quản lí dự án đã có từ thời xưa: trong chiến tranh, xây dựng Kim tự tháp và các kì quan thế giới

- Henry Gantt (đầu thế kỉ 20), đưa ra khái niệm sơ đồ Gantt => Quản lí công việc theo thời gian

- Cuối những năm 50: PERT (Program Evaluation and Review Technique) và CPM (Critical Path Method) => quản lí công việc trên những ràng buộc khác (độ ưu tiên, kinh phí, )

Các yêu cầu Các kết quả bàn giao của dự án

Những yêu cầu của người quản lí

Sau này, lý luận về quản lý dự án (QLDA) đã được mở rộng với những ý tưởng mới liên quan đến tổ chức, kiểm soát và sử dụng tài nguyên Điều này nhấn mạnh tính chất xã hội của khoa học QLDA, cho thấy sự cần thiết phải cân nhắc các yếu tố xã hội trong quá trình quản lý dự án.

1.2 Các phong cách Quản lí Dự án

Hình 2: Các phong cách Quản lí Dự án

- (1) Sau khi vạch kế hoạch rồi, phó mặc cho mọi người thực hiện, không quan tâm theo dõi Khi có chuyện gì xảy ra mới nghĩ cách đối phó

- (2) Một Đề tài Nghiên cứu Khoa học: Không có sáng kiến mới, cứ quanh quẩn với các Phương pháp cũ, Công nghệ cũ

- (3) Không lo lắng đến thời hạn giao nộp sản phẩm, đến khi dự án sắp hết hạn thì mới lo huy động thật đông người làm cho xong

- (4) Quản lí chủ động, tích cực Suốt quá trình thực hiện dự án không bị động về kinh phí, nhân lực và tiến độ đảm bảo (lí tưởng)

Một phong cách quản lí dự án thụ động có những đặc tính:

- Người quản lí luôn đứng sau các mục tiêu của dự án

- Hấp tấp, bị kích động, nghĩ về tương lai ngắn

Khi đưa ra quyết định, nhiều người thường chỉ tập trung vào những khó khăn tạm thời trước mắt, mà không xem xét liệu đó có phải là một bước đi đúng đắn hay không.

- Không kiểm soát được tình thế Nhiều khi phải thay đổi kế hoạch và tổ chức

Hậu quả của quản lí dự án thụ động

- Kết quả thu được không ổn định, phải sửa lại thường xuyên

- Tinh thần làm việc trong dự án không cởi mở, hợp tác

- Năng suất thấp, công việc không chạy

- Rối loạn trong điều hành

(3) Quản lí theo kiểu nước đến chân mới nhảy

(1) Quản lí theo kiểu đối phó

(4) Quản lí có bài bản

(2) Quản lí theo kiểu mất phương hướng

- Không sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên, nhân lực

Trước những thay đổi như yêu cầu của khách hàng và biến động nhân sự, nhiều người quản lý dự án rơi vào tình trạng bị động Điều này dẫn đến việc "người quản lý dự án bị dự án quản lý," nghĩa là những thay đổi chi phối công việc của họ thay vì họ chủ động quản lý các thay đổi đó.

- Hồ sơ dự án kém chất lượng

- Nói chung, dự án bị chậm tiến độ, tiêu vượt quá kinh phí Chất lượng dự án không đảm bảo, chất lượng khả nghi.

1.3 Các nguyên lí chung của Phương pháp luận Quản lí Dự án a Linh hoạt, mềm dẻo

- Lập lịch biểu thực hiện không cứng nhắc

- Đội hình thực hiện không cứng nhắc

- Công cụ thực hiện dự án không cứng nhắc

- Nguyên vật liệu sử dụng không cứng nhắc b Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn đơn vị thụ hưởng kết quả dự án)

Mục đích: xây nhà đẹp Các nhiệm vụ: mua vật liệu, xây, trát, hoàn thiện

- Dự án làm phần mềm

Mục đích: có phần mềm đáp ứng yêu cầu Nhiệm vụ: Thiết kế, lập trình, kiểm thử c Huy động sự tham gia của mọi người

- Kế hoạch không phải là kết quả của một nhóm người khôn ngoan, được chọn lựa, những người được trời phú cho các năng lực đặc biệt

- Cần “dân chủ hoá" việc lập kế hoạch

- Những người tham gia dự án phải đóng góp tích cực cho kế hoạch, tránh thái độ “thụ động”

- Tránh những thái độ chống đối, không chấp nhận hay không tuân thủ. d Làm rõ trách nhiệm của mỗi thành viên

Trách nhiệm của người phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử

Trách nhiệm của người thiết kế, người thi công e Tài liệu cô đọng và có chất lượng

- Việc làm tài liệu là rất quan trọng, nhưng “Quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông tin!”

- Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kĩ thuật (khía cạnh thực dụng)

- Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng)

Ví dụ: Dự án làm phần mềm Các độ đo cho mộtnhân viên lập trình

- Số dòng lệnh của Chương trình

- Thời gian hoàn thành một module chương trình

- Số lỗi phát hiện ra khi kiểm thử chương trình

- Số trang làm tài liệu thuyết minh cho chương trình

- Tốc độ xử lí của chương trình

- Tính thân thiện (dễ sử dụng) của chương trình? Không phải là một độ đo tốt

- Sự dễ hiểu, sáng sủa trong cách lập trình? Không phải là một độ đo tốt f Suy nghĩ một cách nhìn xa trông rộng

1.4.Các thuộc tính của Dự án IT

- Kết quả bàn giao có thể là ít hữu hình

- Phạm vi có thể khó kiểm soát

- Kĩ năng, kinh nghiệm, thái độ và kì vọng trái ngược nhau

- Có thể bất đồng về mục tiêu kinh doanh

- Thay đổi quan trọng về tổ chức

- Các yêu cầu, phạm vi, và lợi nhuận chính xác có thể rất khó xác định

- Sự thay đổi nhanh chóng về Công nghệ.

T hực hành

Bài 2: Quản lý dự án và người quản lý dự án

2 Người quản lý dự án

ĐỐI TƯỢNG THAM GIA DỰ ÁN

Đơn vị tài trợ

2 Ban quản lý dự án

4 Hướng dẫn trợ giúp đối với dự án CNTT

Bài 4: Tài liệu mô tả dự án

1 Mục đích-mục tiêu dự án

2 Tài liệu mô tả dự án

3 Khung Tài liệu mô tả cho dự án Công nghệ Thông tin

4 Các bước tiến hành khi làm tài liệu mô tả dự án

5 Lựa chọn công nghệ thực hiện và mô hình phát triển dự án

1 Khái niệm về Bảng công việc

2 Những yếu tố trong Bảng công việc

4 Các bước xây dựng BCV

Quản lý là quá trình mà chủ thể tác động lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu cụ thể, đặc biệt trong bối cảnh môi trường có sự biến động.

Quản lý là cần thiết để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi và với nguồn lực hạn chế Nó không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức.

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của cơ quan để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả, đặc biệt trong môi trường luôn biến động Đây là một khái niệm có tính chất kiến thiết, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc điều phối và sử dụng tài nguyên một cách tối ưu.

Quản lý hiệu quả đòi hỏi sự tiếp nhận và xử lý các tác động từ chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý Mục đích chính là tạo sự thống nhất giữa hai bên, đồng thời khuyến khích sự trao đổi thông tin đa chiều Chủ thể quản lý cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để đưa ra quyết định chính xác Hơn nữa, tính linh hoạt và khả năng thích nghi của chủ thể quản lý là rất quan trọng, bởi môi trường quản lý luôn biến động và yêu cầu sự điều chỉnh, đổi mới liên tục.

Dự án là một chuỗi công việc được thực hiện bởi một nhóm người, nhằm đạt được kết quả mong muốn trong một khoảng thời gian và ngân sách xác định.

Khi hoàn thành công việc, cần mô tả rõ ràng kết quả đầu ra, bao gồm những đặc tính và đặc điểm cụ thể Điều này giúp xác định giá trị sử dụng của sản phẩm, cũng như đánh giá hiệu quả thực tế của công việc đã thực hiện.

Xây dựng nhà mới cho cá nhân và cơ quan, cũng như các căn hộ chung cư theo kế hoạch hàng năm của Thành phố, là những hoạt động quan trọng Đồng thời, nghiên cứu các đề tài khoa học mới và thực hiện dạy học theo kế hoạch của nhà trường cũng rất cần thiết Hướng dẫn luận án cho sinh viên, chế tạo bom nguyên tử và tàu vũ trụ, cùng với việc sản xuất vũ khí hàng loạt, là những lĩnh vực có ảnh hưởng sâu rộng đến phát triển công nghệ và an ninh quốc gia.

Các lý do khác dẫn đến thất bại trong dự án bao gồm việc mua phải thiết bị kém chất lượng, công nghệ quá mới đối với tổ chức khiến việc áp dụng kết quả dự án gặp khó khăn, và sự ra đi của nhân sự quan trọng trong quá trình thực hiện.

Quản lý dự án (QLDA) là quá trình sử dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật để định nghĩa, lập kế hoạch, triển khai, tổ chức, kiểm soát và hoàn tất dự án một cách hiệu quả.

Một dự án được quản lý hiệu quả là khi kết thúc, nó phải đáp ứng sự hài lòng của chủ đầu tư về ba yếu tố chính: thời hạn hoàn thành, chi phí thực hiện và chất lượng kết quả đạt được.

Sau này, lý luận về quản lý dự án (QLDA) đã được mở rộng với những ý tưởng mới về tổ chức, kiểm soát và sử dụng tài nguyên Điều này nhấn mạnh tính chất xã hội của khoa học QLDA, cho thấy tầm quan trọng của việc tối ưu hóa nguồn lực trong các dự án để đạt được hiệu quả cao nhất.

Khi đưa ra quyết định, nhiều người chỉ tập trung vào những khó khăn tạm thời mà không xem xét liệu đó có phải là một bước đi đúng đắn hay không.

Trong bối cảnh hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang bị động trước những thay đổi như yêu cầu của khách hàng và biến động về nhân sự Tình trạng này dẫn đến việc "người quản lý dự án bị dự án quản lý," tức là các thay đổi đang chi phối công việc của người quản lý thay vì họ kiểm soát và điều chỉnh các thay đổi đó.

2 N gười quản lí dự án

2.1.Bảng phân vai trong Dự án

Người quản lý dự án (PM) là người chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các mục tiêu và mục đích Họ cũng xây dựng các kế hoạch dự án và đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và có hiệu lực.

Người tài trợ dự án (PS - Project sponsor) đóng vai trò quan trọng trong việc cấp vốn cho hoạt động của dự án, phê duyệt các kế hoạch và quyết định tiếp tục hoặc dừng dự án giữa chừng.

Hướng dẫn trợ giúp đối với dự án CNTT

Thực hành

TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN

Khung Tài liệu mô tả cho dự án Công nghệ Thông tin

án Công nghệ Thông tin

Các bước tiến hành khi làm tài liệu mô tả dự án

tài liệu mô tả dự án

Lựa chọn công nghệ thực hiện và mô hình phát triển dự án

hiện và mô hình phát triển dự án

BẢNG CÔNG VIỆC

Khái niệm về Bảng công việc (BCV)

Những yếu tố trong Bảng công việc

Các bước xây dựng BCV

Quản lý là quá trình tác động của chủ thể lên đối tượng quản lý để đạt được những mục tiêu cụ thể trong bối cảnh môi trường luôn biến động.

Quản lý là cần thiết để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi và với nguồn lực hạn chế Quản lý không chỉ giúp tổ chức hoạt động trơn tru mà còn tạo ra giá trị gia tăng, nâng cao hiệu suất và sự phát triển bền vững.

Quản lí là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của cơ quan để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả, đặc biệt trong môi trường luôn thay đổi Khái niệm này mang tính kiến thiết, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý trong việc thích ứng và phát triển.

Quản lý hiệu quả đòi hỏi sự tiếp nhận tác động từ các đối tượng quản lý, với mục tiêu thống nhất giữa chủ thể và đối tượng Sự trao đổi thông tin cần diễn ra theo nhiều chiều, cho phép chủ thể quản lý thu nhận dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau Bên cạnh đó, tính linh hoạt, khả năng thích nghi, điều chỉnh và đổi mới của chủ thể quản lý là rất quan trọng, đặc biệt trong môi trường quản lý luôn biến động.

Dự án là tập hợp các công việc do một nhóm thực hiện, nhằm đạt được kết quả mong muốn trong khoảng thời gian và ngân sách đã định.

Kết quả của công việc cần được mô tả rõ ràng, bao gồm những gì sẽ đạt được sau khi hoàn thành Cần xác định các đặc tính và đặc điểm của sản phẩm, giá trị sử dụng cũng như hiệu quả thực tế mà nó mang lại.

Xây dựng nhà mới cho cá nhân và cơ quan, cũng như các căn hộ chung cư theo kế hoạch hàng năm của Thành phố Nghiên cứu các đề tài khoa học mới và thực hiện dạy học theo kế hoạch hàng năm của nhà trường Hướng dẫn luận án cho sinh viên, đồng thời chú trọng vào việc chế tạo bom nguyên tử và tàu vũ trụ, cùng với sản xuất vũ khí hàng loạt.

Các lý do khác dẫn đến thất bại trong dự án bao gồm việc mua phải thiết bị kém chất lượng, công nghệ quá mới khiến tổ chức không thể áp dụng kết quả dự án, và sự ra đi của nhân sự chủ chốt.

Quản lý dự án (QLDA) là quá trình sử dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật để xác định, lập kế hoạch, triển khai, tổ chức, kiểm soát và hoàn thành dự án một cách hiệu quả.

Một dự án được quản lý hiệu quả cần đảm bảo sự hài lòng của chủ đầu tư về ba yếu tố chính: thời gian hoàn thành, chi phí thực hiện và chất lượng kết quả.

Sau này, lý luận về quản lý dự án (QLDA) đã được mở rộng với những ý tưởng mới liên quan đến tổ chức, kiểm soát và sử dụng tài nguyên Điều này nhấn mạnh tính chất xã hội của khoa học QLDA, cho thấy sự quan trọng của việc quản lý hiệu quả các nguồn lực trong các dự án để đạt được mục tiêu chung.

Khi đưa ra quyết định, chúng ta thường chỉ tập trung vào những khó khăn tạm thời và những trở ngại trước mắt, mà không xem xét liệu đó có phải là một bước đi đúng đắn hay không.

Trong bối cảnh thay đổi liên tục, như yêu cầu từ khách hàng và biến động nhân sự, nhiều người quản lý dự án đang rơi vào tình trạng bị động Hệ quả là "người quản lý dự án bị dự án quản lý," tức là các thay đổi quản lý các nhà quản lý dự án, thay vì ngược lại.

Người quản lý dự án (PM) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của dự án, chịu trách nhiệm chính về kết quả đạt được Họ xác định các mục tiêu và mục đích, xây dựng kế hoạch dự án chi tiết, và đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và hiệu lực.

Người tài trợ dự án (PS-Project sponsor) đóng vai trò quan trọng trong việc cấp tiền cho hoạt động của dự án, phê duyệt các kế hoạch và quyết định liệu dự án có nên tiếp tục hay dừng lại giữa chừng.

Các kỹ thuật làm ước lượng Thời gian

Thực hành

Quản lý là quá trình tác động của chủ thể lên đối tượng quản lý để đạt được các mục tiêu cụ thể, đặc biệt trong bối cảnh môi trường có sự biến động.

Quản lý là cần thiết để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi và với nguồn lực hạn chế Nó giúp tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức.

Quản lí là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của cơ quan để đạt được mục tiêu với hiệu quả cao, đặc biệt trong môi trường luôn biến động Khái niệm này mang tính kiến thiết và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lí trong việc thích ứng và phát triển bền vững.

Quản lý hiệu quả yêu cầu nhận diện các đối tượng quản lý chịu tác động từ chủ thể quản lý, với mục tiêu thống nhất giữa hai bên Sự trao đổi thông tin cần diễn ra theo nhiều chiều, cho phép chủ thể quản lý thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau Bên cạnh đó, tính linh hoạt và khả năng thích nghi của chủ thể quản lý là rất quan trọng, đặc biệt trong môi trường luôn biến động.

Dự án là tập hợp các công việc do một nhóm thực hiện để đạt được kết quả mong muốn trong thời gian và ngân sách đã định.

Kết quả của công việc cần được mô tả rõ ràng, bao gồm những sản phẩm cụ thể đạt được sau khi hoàn thành Điều này bao gồm các đặc tính, đặc điểm của sản phẩm, giá trị sử dụng của nó và hiệu quả thực tế mà nó mang lại.

Xây dựng nhà mới cho cá nhân và cơ quan, cũng như phát triển các căn hộ chung cư theo kế hoạch hàng năm của Thành phố Nghiên cứu các đề tài khoa học mới và thực hiện dạy học theo kế hoạch hàng năm của nhà trường Hướng dẫn sinh viên thực hiện luận án, đồng thời tham gia vào các dự án chế tạo bom nguyên tử và tàu vũ trụ, cũng như sản xuất vũ khí hàng loạt.

Một số lý do khác dẫn đến thất bại trong dự án có thể bao gồm việc mua phải thiết bị kém chất lượng, công nghệ quá mới khiến tổ chức không thể áp dụng hiệu quả kết quả dự án, hoặc sự ra đi của những người quan trọng trong nhóm thực hiện.

Quản lý dự án (QLDA) là quá trình sử dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật để xác định, lập kế hoạch, triển khai, tổ chức, kiểm soát và hoàn thành dự án một cách hiệu quả.

Một dự án được quản lý hiệu quả phải đảm bảo sự hài lòng của chủ đầu tư về ba yếu tố chính: thời hạn hoàn thành, chi phí thực hiện và chất lượng kết quả cuối cùng.

Sau này, lý luận về quản lý dự án (QLDA) đã được mở rộng với những ý tưởng mới về tổ chức, kiểm soát và sử dụng tài nguyên Điều này nhấn mạnh tính chất xã hội của khoa học QLDA, cho thấy sự cần thiết phải quản lý hiệu quả các nguồn lực trong các dự án nhằm đạt được mục tiêu chung.

Khi đưa ra quyết định, nhiều người thường chỉ tập trung vào những khó khăn tạm thời và các trở ngại trước mắt, mà không xem xét liệu đó có phải là một bước đi đúng đắn hay không.

Trong bối cảnh thay đổi liên tục, như yêu cầu của khách hàng và biến động nhân sự, nhiều người quản lý dự án đang rơi vào tình trạng bị động Hệ quả là "người quản lý dự án bị dự án quản lý", tức là các thay đổi đang kiểm soát họ thay vì họ kiểm soát các thay đổi này.

Người quản lý dự án (PM) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của dự án Họ chịu trách nhiệm chính về kết quả cuối cùng, xác định các mục tiêu và mục đích, cũng như xây dựng kế hoạch dự án Hơn nữa, người quản lý dự án cần đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được các chỉ tiêu đề ra.

Người tài trợ dự án (PS - Project sponsor) đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp tài chính cho hoạt động của dự án Họ có trách nhiệm phê duyệt các kế hoạch và quyết định về việc tiếp tục hoặc dừng dự án trong quá trình thực hiện.

XÁC ĐỊNH RỦI RO

Xác định và phòng ngừa rủi ro

Lập lịch biểu tiến độ thực hiện

Cách Phân bố lực lượng, tài nguyên

SỬ DỤNG PHẦN MỀM

Giới thiệu một số phần mềm trợ giúp quản lí dự án

trợ giúp quản lí dự án

Phần mềm MS Project

SƠ ĐỒ LUỒNG CÔNG VIỆC

Mô tả luồng công việc

HỒ SƠ DỰ ÁN

KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Các yếu tố làm ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng Phần mềm

đến năng suất và chất lượng Phần mềm

Thu thập và đánh giá hiện trạng

Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro

Kiểm soát thay đổi

Quản lý là quá trình tác động của người quản lý lên đối tượng quản lý để đạt được các mục tiêu cụ thể, trong bối cảnh môi trường luôn biến động.

Quản lý là cần thiết để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi và với nguồn lực hạn chế Nó không chỉ giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình mà còn tạo ra giá trị gia tăng, nâng cao hiệu suất và khả năng cạnh tranh.

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của cơ quan để đạt được mục tiêu hiệu quả trong môi trường luôn biến động Khái niệm này mang tính kiến thiết và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý trong việc tối ưu hóa hiệu suất và thích ứng với thay đổi.

Quản lý hiệu quả đòi hỏi sự tiếp nhận các tác động từ các chủ thể quản lý, nhằm thống nhất các mục tiêu giữa chủ thể và đối tượng quản lý Để đạt được điều này, cần có sự trao đổi thông tin đa chiều, với chủ thể quản lý thu nhận dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau Hơn nữa, tính linh hoạt, khả năng thích nghi, điều chỉnh và đổi mới của chủ thể quản lý là rất quan trọng, đặc biệt trong một môi trường quản lý luôn biến động.

Dự án là tập hợp các công việc thực hiện bởi một nhóm, nhằm đạt được kết quả dự kiến trong khoảng thời gian và ngân sách đã định.

Khi hoàn thành công việc, cần mô tả rõ ràng kết quả đầu ra, bao gồm những đặc tính và đặc điểm cụ thể Điều này giúp xác định giá trị sử dụng của sản phẩm, cũng như đánh giá hiệu quả của công việc đã thực hiện.

Xây dựng nhà mới cho cá nhân và cơ quan, cùng với việc phát triển các căn hộ chung cư theo kế hoạch hàng năm của Thành phố, là những hoạt động quan trọng Ngoài ra, nghiên cứu các đề tài khoa học mới và thực hiện dạy học theo kế hoạch của nhà trường cũng đóng góp vào sự phát triển giáo dục Hướng dẫn luận án cho sinh viên là một phần thiết yếu trong quá trình đào tạo Tuy nhiên, việc chế tạo bom nguyên tử và tàu vũ trụ, cùng với sản xuất vũ khí hàng loạt, cần được quản lý chặt chẽ để đảm bảo an toàn và tuân thủ các quy định quốc tế.

Có nhiều lý do dẫn đến sự thất bại của dự án, bao gồm việc mua phải thiết bị kém chất lượng, công nghệ quá mới mà tổ chức không thể áp dụng hiệu quả, và sự ra đi của nhân sự chủ chốt.

Quản lý dự án (QLDA) là quá trình sử dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật để định nghĩa, lập kế hoạch, triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc các dự án một cách hiệu quả.

Một dự án được quản lý hiệu quả cần đảm bảo sự hài lòng của chủ đầu tư về ba yếu tố chính: thời hạn hoàn thành, chi phí hợp lý và chất lượng kết quả đạt yêu cầu.

Sau này, lý luận về quản lý dự án (QLDA) đã được mở rộng với những ý tưởng mới liên quan đến tổ chức, kiểm soát và sử dụng tài nguyên Điều này nhấn mạnh tính chất xã hội của khoa học QLDA, cho thấy tầm quan trọng của việc tối ưu hóa các nguồn lực để đạt được hiệu quả cao trong quản lý dự án.

Khi đưa ra quyết định, nhiều người thường chỉ tập trung vào những khó khăn tạm thời và những trở ngại trước mắt, mà không xem xét liệu đó có phải là một bước đi đúng đắn hay không.

Trong bối cảnh hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang bị động trước những thay đổi từ yêu cầu của khách hàng và biến động nhân sự Tình trạng này dẫn đến việc "người quản lý dự án bị dự án quản lý", nghĩa là các thay đổi đang kiểm soát các quản lý dự án thay vì ngược lại.

Người quản lý dự án (PM) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của dự án Họ chịu trách nhiệm chính về kết quả, xác định mục đích và mục tiêu, cũng như xây dựng kế hoạch dự án Sự hiệu quả và hiệu lực trong việc thực hiện dự án phụ thuộc vào khả năng quản lý của họ.

Người tài trợ dự án (PS - Project sponsor) đóng vai trò quan trọng trong việc cấp tiền cho hoạt động của dự án, phê duyệt các kế hoạch và quyết định về sự tiếp tục hoặc dừng lại của dự án trong quá trình thực hiện.

Chỉnh sửa và Lập lại kế hoạch

- Khi nào phải làm lại kế hoạch

 Phát hiện ra những lỗi lầm trong kế hoạch đang thực hiện

 Gặp những thay đổi quá lớn, nếu không làm lại kế hoạch thì không thể đi tiếp được

- Khi lập kế hoạch lại có thể phải cấu trúc lại một phần hay toàn bộ dự án => yêu cầu thời gian, kinh phí,

Làm lại kế hoạch có nghĩa là điều chỉnh toàn bộ nội dung đã xây dựng, bao gồm mục đích, mục tiêu, mô tả sản phẩm, ước lượng thời gian, kinh phí và lịch biểu.

- Cần tận dụng những kết quả, kinh nghiệm đã có trong lần lập kế hoạch trước => có 1 kế hoạch tốt hơn

- Xác định rõ những lí do, nguyên nhân phải lập lại kế hoạch

- Xác định rõ những thay đổi cần có trong kế hoạch mới (khác với kế hoạch cũ)

- Phải được sự đồng thuận của Ban Quản lí dự án, nhà tài trợ (có thể cả của khách hàng)

- Thời gian chi phí cho việc lập lại kế hoạch:

 Nếu nhiều quá: ảnh hưởng đến tiến độ dự án

 Nếu ít quá: => kế hoạch có thể sơ sài, tiềm ẩn những sai lầm

- Tránh phải lập lại kế hoạch nhiều lần

8.1 Thu thập và đánh giá hiện trạng

- Bước 1: Thu thập các dữ liệu vềhiện trạng theo định kì (1 hoặc hai tuần) Công bố cho anh em biết

- Bước 2: Thu thập dữ liệu hiện trạng từ mọi thành viên của tổ dự án.

- Bước 3: Tránh đưa ra đánh giá (vội vã) khi thu thập dữ liệu (Cần phân tích kĩ lưỡng)

- Bước 4: Làm tài liệu tổng hợp (tốt nhất là tổng hợp từ các tài liệu, báo cáo điện tử)

- Sinh viên thu thập và đánh giá hiện trạng dự án

- Các yếu tố làm ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng của dự án CNTT

- Thu thập, đánh giá hiện trạng

- Lập kế hoạch phòng ngừa rủi ro

- Kiểm soát tài liệu dự án

- Các hoạt động điều chỉnh

- Chỉnh sửa và lập kế hoạch lại

- Sinh viên thu thập và đánh giá hiện trạngdự áncông nghệ thông tin

+ Về kiến thức: Nắm được các hoạt động kiểm soát dự án

+ Về kỹ năng: Thực hiện được tiến trình kiểm soát dự án

+ Về kiến thức: Nắm được các hoạt động kiểm soát dự án

+ Về kỹ năng: Thực hiện được tiến trình kiểm soát dự án;

KHOÁN NGOÀI, MUA SẮM

Giám sát mối quan hệ bên thứ ba

Thực hành

KẾT THÚC DỰ ÁN

Thống kê lại dữ liệu

Quản lí là quá trình tác động của chủ thể lên đối tượng nhằm đạt được mục tiêu cụ thể, đặc biệt trong bối cảnh môi trường luôn biến động.

Quản lý là cần thiết để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi và với nguồn lực hạn chế Quản lý không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức.

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nguồn lực của tổ chức để đạt được mục tiêu hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi Khái niệm này mang tính xây dựng, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc điều phối và sử dụng hiệu quả các nguồn lực nhằm thích ứng với sự biến động của môi trường.

Quản lý hiệu quả yêu cầu xác định rõ đối tượng quản lý, tiếp nhận tác động từ chủ thể quản lý Mục tiêu chính là tạo sự thống nhất giữa hai bên, đồng thời thiết lập kênh trao đổi thông tin đa chiều Chủ thể quản lý cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để đưa ra quyết định chính xác Ngoài ra, tính linh hoạt, khả năng thích nghi và điều chỉnh là yếu tố quan trọng, bởi vì môi trường quản lý luôn biến động và đòi hỏi sự đổi mới liên tục.

Dự án là tập hợp các công việc do một nhóm thực hiện, nhằm đạt được kết quả mong muốn trong khoảng thời gian và ngân sách đã định.

Khi hoàn thành công việc, cần mô tả rõ ràng kết quả đạt được, bao gồm các đặc tính và đặc điểm của sản phẩm Điều này giúp xác định giá trị sử dụng của kết quả và đánh giá hiệu quả của công việc đã thực hiện.

Xây dựng nhà mới và căn hộ chung cư theo kế hoạch hàng năm của Thành phố là một phần quan trọng trong phát triển đô thị Đồng thời, nghiên cứu các đề tài khoa học mới và thực hiện dạy học theo kế hoạch của nhà trường cũng góp phần nâng cao chất lượng giáo dục Hướng dẫn luận án cho sinh viên là nhiệm vụ thiết yếu để hỗ trợ nghiên cứu sinh Ngoài ra, chế tạo bom nguyên tử và tàu vũ trụ, cũng như sản xuất vũ khí hàng loạt, là những lĩnh vực nghiên cứu và phát triển cần được quản lý chặt chẽ.

Có nhiều lý do khác nhau dẫn đến sự thất bại trong các dự án công nghệ, bao gồm việc mua phải thiết bị kém chất lượng, công nghệ quá mới khiến tổ chức không thể áp dụng kết quả dự án, và sự ra đi của nhân sự chủ chốt.

Quản lý dự án (QLDA) là quá trình sử dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật để xác định, lập kế hoạch, thực hiện, tổ chức, kiểm soát và hoàn tất dự án một cách hiệu quả.

Một dự án được quản lý hiệu quả cần đảm bảo rằng khi kết thúc, chủ đầu tư sẽ hài lòng về các yếu tố như thời gian hoàn thành, chi phí thực hiện và chất lượng kết quả đạt được.

Sau này, lý luận về quản lý dự án (QLDA) đã được mở rộng với các ý tưởng mới liên quan đến tổ chức, kiểm soát và sử dụng tài nguyên Điều này nhấn mạnh tính chất xã hội của khoa học QLDA, cho thấy rằng việc quản lý dự án không chỉ là một quá trình kỹ thuật mà còn liên quan chặt chẽ đến các yếu tố xã hội và cộng đồng.

Khi đưa ra quyết định, chúng ta thường chỉ tập trung vào những khó khăn tạm thời và các trở ngại trước mắt, mà không xem xét liệu đó có phải là một bước đi đúng đắn hay không.

Trong môi trường làm việc hiện nay, nhiều dự án đang phải đối mặt với sự bị động trước những thay đổi liên tục, bao gồm yêu cầu từ khách hàng và biến động về nhân sự Tình trạng này dẫn đến việc "người quản lý dự án bị dự án quản lý", nghĩa là những thay đổi trở thành yếu tố chi phối công việc của người quản lý, thay vì họ có thể chủ động quản lý các thay đổi đó.

Người quản lý dự án (PM) là người chịu trách nhiệm chính về kết quả cuối cùng của dự án Họ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các mục tiêu và mục đích của dự án, xây dựng kế hoạch chi tiết và đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và hiệu lực.

Người tài trợ dự án (PS - Project Sponsor) đóng vai trò quan trọng trong việc cấp vốn cho các hoạt động của dự án, phê duyệt kế hoạch và quyết định về việc tiếp tục hoặc dừng dự án trong quá trình thực hiện.

Tiêu đề	Giáo Trình Quản Lí Dự Án Công Nghệ Thông Tin (Nghề Ứng Dụng Phần Mềm Trình Độ Cao Đẳng)
Tác giả	Lư Thục Oanh
Trường học	Cần Thơ
Chuyên ngành	Quản Lí Dự Án
Thể loại	sách giáo trình
Năm xuất bản	2021
Thành phố	Cần Thơ

Định dạng
Số trang	117
Dung lượng	1,57 MB