Đang tải... (xem toàn văn)
Đây là điều quan trọng: một slide chỉ nên trình bày một ý tưởng, không nên nhồi nhét hơn một ý tưởng vào một slide. Do đó, tất cả những bullet, dữ liệu, hoặc biểu đồ trong slide chỉ nên dùng để yểm trợ cho ý tưởng chính. Ý tưởng của slide có thể thể hiện qua tựa đề của slide. Nếu tựa đề slide không chuyển tải được ý tưởng một cách nhanh chóng, thì diễn giả sẽ phải tốn thì giờ giải thích, và có thể làm loãng hay làm cho khán giả sao lãng vấn đề
Kĩ trình bày: Cách soạn powerpoint slide Trong hội nghị khoa học ngày, khán giả trung bình phải nhìn nghe từ 300 đến 500 slide Đó số lượng lớn, khó nhớ hết. Mục tiêu chúng ta, tác giả, phải giúp cho người nghe lĩnh hội vấn đề nhanh, “tiêu hóa” thơng tin nhanh, ý vào báo cáo mình. Ngun tắc chung chữ, tốt. Ít chữ có nghĩa người nghe tập trung vào tác giả nói (thay viết). Cố nhiên, tác giả không bao giờ đọc slide 1. Cẩn thận với PowerPoint Nếu có 20 hộp sơn, không tự nhiên trở thành họa sĩ. Tương tự, có 20 slides, khơng hẳn có báo cáo – mà loạt slides. Để có báo cáo tốt, tác giả đòi hỏi phải thực tập nhiều Một vấn đề PowerPoint tính đồng dạng. Ba đặc điểm sau làm cho báo cáo khó theo dõi: 1. Những slide có format giống 2. Dùng điểm bullet slide 3. Dùng màu 4. Mỗi slide cần phải có tựa đề Đặc điểm 1-3 làm cho người theo dõi mệt mỏi, lặp lặp lại nhiều lần Nếu được, cố gắng sáng chế nhiều màu khác để dùng nói chuyện; khơng có nhiều màu nền, dùng màu đơn giản Tựa đề slide giống bảng đường. Bảng đường dẫn dắt câu chuyện cách logic lí thú. Do đó, tác giả cần phải suy nghĩ cách đặt tựa đề cho slide cho đơn giản đủ để khán giả biết đâu câu chuyện. Sau vài hướng dẫn cho cách soạn slide 2. Mỗi slide nên trình bày ý tưởng Đây điều quan trọng: slide nên trình bày ý tưởng, không nên nhồi nhét ý tưởng vào slide Do đó, tất bullet, liệu, biểu đồ slide nên dùng để yểm trợ cho ý tưởng Ý tưởng slide thể qua tựa đề slide. Nếu tựa đề slide không chuyển tải ý tưởng cách nhanh chóng, diễn giả phải tốn giải thích, làm lỗng hay làm cho khán giả lãng vấn đề 3. Slide trình bày theo cơng thức n x n Một slides có nhiều chữ (text) làm khán giả khó theo dõi ý tưởng bị loãng. Mỗi slide, có chữ, nên tn thủ theo cơng thức “n by n”. Cơng thức có nghĩa định slide có dịng chữ dịng nên có chữ. Một slide khơng nên có dòng chữ (n < 7) 4. Viết slide theo công thức telegraphic Giữa đọc nghe, làm cho khán giả dễ theo dõi hơn? Câu trả lời đọc, đọc địi hỏi nỗ lực nghe. Nếu diễn giả soạn slide với nhiều chữ, khán giả đọc khơng nghe. Nhưng diễn giả cần khán giả phải nghe đọc (vì họ đọc báo hay báo cáo khoa học chi tiết hơn). Do đó, soạn slide ngắn gọn giúp khán giả tiêu đọc dành nhiều lắng nghe diễn giả Cách viết slide tốt cách viết telegraphic. Đó cách viết ngắn gọn, phóng viên đặt tựa đề tin. Nói cách khác, cách viết không tuân theo văn phạm Anh ngữ, không cần phải có câu văn hồn chỉnh Cụ thể tránh dùng mạo từ (the, a/an) cố gắng viết ngắn, bỏ chữ khơng cần thiết Ngồi ra, cố gắng chọn chữ ngắn nhất, câu văn ngắn (nếu có thể). Chẳng hạn như: Thay viết Thì nên viết Regarding On However But Furthermore Also Consequently So Necessary Needed Có thể lấy vài ví dụ để minh họa cho cách viết ngắn sau: Thay viết Thì nên viết We needed to make a comparison of x and y We needed to compare x and y There is a possibility that X will fail X may fail Evaluating the component Evaluating components The user decides his/her settings Users decide their settings The activity of testing is a laborious process Testing is laborious No need for the following No need for Various methods can be used to solve this Methods: problem such as 5. Dùng bullet Bullet thường hay sử dụng nói chuyện powerpoint, cần phải cân nhắc không nên dùng nhiều bullet nói chuyện. Nguyên tắc không lặp lại từ bullet. Ví dụ, thay viết The advantages of using this system are it will enable researchers to limit the time needed in the laboratory it will help researchers to find the data they need it will permit researchers to produce more accurate results nên viết ngắn gọn sau: Advantages for researchers: limits lab time finds relevant data produces more accurate results hay chí đơn giản chuyên nghiệp hơn: The system enables researchers to ➢ limit lab time ➢ find relevant data ➢ produce more accurate results 6. Dùng biểu đồ hình ảnh Người xưa có câu “một hình có giá trị hàng vạn chữ” để nói lên tầm quan trọng biểu đồ. Thật vậy, thường nhớ biểu đồ nhớ bảng số liệu chi chít. Chúng ta dễ cảm nhận có ấn tượng với biểu đồ số. Biểu đồ có giá trị lâu, người ta thường trích dẫn biểu đồ hội nghị khoa học. Do đó, cần phải đầu tư thời gian để suy nghĩ cách trình bày biểu đồ cách có ý nghĩa Có nhiều dạng biểu đồ dạng áp dụng cho tình cá biệt Một số hướng dẫn chung tóm lược sau: Loại biểu đồ Mục đích Tối đa Hình trịn (Pie chart) Phần trăm, cấu – 5 slides Biều đồ (bar chart) Dùng để so sánh, tương – slides quan, xếp hạng Biểu đồ tán xạ (scatter plot) Mô tả biến đổi theo thời gian, – slides mối tương quan Bảng số liệu So sánh số liệu cột dịng Hình ảnh cartoons Minh họa – slides Trong biểu đồ hay bảng số liệu, cần phải ý định danh đơn vị trục hoành trục tung. Biểu đồ hay bảng số liệu nên thiết kế cách đơn giản “chiến lược” (tức nhắm vào điểm cần trình bày), khơng nên q tham vọng làm lỗng chủ đề hay điểm nói chuyện Nên tránh dùng hình hoạt họa, hình ảnh làm giảm trang trọng nói chuyện. Hình hoạt họa dùng khơng chỗ cách làm cho người xem cảm thấy khó theo dõi thơng điệp nói chuyện 7. Font cỡ chữ Có hai nhóm font chữ chính: nhóm chữ khơng có chân (sans serif) nhóm có chân. Nhóm sans serif bao gồm Arial, Comic Sans, Papyrus, v.v. Nhóm font chữ có chân bao gồm Times New Roman, Courier, Script, v.v. Nhiều nghiên cứu tâm lí font chữ sans serif thường dễ đọc. Người đọc tiêu thời gian để đọc font chữ Arial Times hay Times New Roman. Chính mà “đại gia” internet Google, yahoo, Firefox, Amazon, YouTube, v.v dùng font chữ Arial, hay font tương tự Về cỡ chữ (size), phần lớn chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ (size) từ 18 trở lên Không dùng chữ viết hoa THIS IS A TEST. Chữ viết hoa hiểu la hét, lịch sự. Ngoài ra, chữ viết hoa khó đọc khó theo dõi. Tuy nhiên, viết nghiêng hay tơ đậm (bold-faced), đừng nên lạm dụng cách viết này. Chỉ dùng gạch đít cần nhấn mạnh điều quan trọng; khơng nên tránh cách viết 8. Màu Chọn màu cho chữ nghệ thuật. Màu đỏ màu cam màu “high-energy” khó tập trung. Màu xanh cây, xanh nước biển, nâu màu “ngọt dịu”, khó gây ý. Màu đỏ xanh khó thấy người với hội chứng mù màu Cách chọn màu cịn tùy vào bối cảnh mơi trường. Cũng cần phân biệt màu chữ (text color) màu (background color). Tựu trung lại, kinh nghiệm cho thấy: Nếu hội trường nhỏ hay giảng dạy (lecture): chọn chữ màu tối sáng. Ví dụ chữ màu đen hay màu xanh đậm trắng; Nếu hội trường rộng lớn: chọn chữ sáng tối, chữ màu trắng / vàng xanh đậm Tránh slide với chữ màu xanh cây và màu đỏ (hay chữ màu đỏ màu xanh cây), vì nhiều người bị mù màu với kết hợp này. Nói chung tránh chọn màu đỏ loại màu “high energy” dễ làm cho mắt bị mệt khó theo dõi Những lỗi phổ biến trình bày Powerpoint Đã dự nhiều hội nghị khoa học lớn nhỏ nhiều nơi, kể Việt Nam, thấy số sai lầm phổ biến cách trình bày powerpoint (PPT) Những sai lầm thường liên quan đến cách soạn slide, nội dung, cách trình bày Thật ra, ngày xưa, lúc bước vào học, phạm phải sai lầm thế, nhờ có thầy chỉnh sửa hướng dẫn, nên tránh sai lầm học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm Nay đến lúc tơi chia sẻ kinh nghiệm cá nhân bạn Mục tiêu nói chuyện chuyển giao thông tin Chuyển thông tin từ đầu sang nhiều đầu Khơng chuyển giao, mà cịn phải chuyển giao cách có hiệu Để đạt hiệu quả, diễn giả cần phải có nội dung tốt, slide hoàn chỉnh, phong cách trình bày chuyên nghiệp Chỉ thuyết trình hội đủ nhu cầu xem thành công Nhưng thực tế, thấy nhiều nói chuyện hội nghị trở thành nhạt nhẽo, khán giả chẳng học hỏi từ nói chuyện Chúng ta có câu Chiếc áo không làm nên thầy tu Tương tự, diễn giả có nhúm slide, chưa diễn giả có thuyết trình Một nhúm slide khác với thuyết trình Đã tham dự nhiều hội nghị hội thảo Việt Nam, tơi rút số kinh nghiệm, hay nói số sai lầm phổ biến Những sai lầm soạn slide Vấn đề chọn màu. Một sai lầm phổ biến cách chọn màu cho slide Có hai màu diễn giả cần phải chọn: màu (background color) màu chữ (text color) Nhiều diễn giả không ý nên chọn màu khơng thích hợp Chẳng hạn màu xanh đậm mà chữ màu đỏ hay màu đen, màu trắng chữ màu vàng, v.v khơng thích hợp Khơng thích hợp khó đọc Nhiều người Việt có thói quen chọn màu đỏ chói làm màu nền, cách chọn khơng thích hợp, màu đỏ màu “high energy” làm cho người đọc khó ý Nếu hội trường rộng, nên chọn màu chữ sáng (màu vàng, trắng) tối (màu xanh đậm) Nếu hội trường nhỏ hay trung bình, nên chọn chữ màu đậm (xanh đậm hay đen) sáng (màu trắng) Một ví dụ chọn màu (mây) màu chữ khơng thích hợp Mầu sắc Tránh kết hợp mầu đỏ xanh nhiều người bị mù mầu với kết hợp Ngộ độc Powerpoint! Cẩn thận chọn mầu mầu chữ Vấn đề chọn kiểu chữ (font). Kiểu chữ có ảnh hưởng đến khả tiếp thu tốc độ đọc Nhiều diễn giả không ý đến font chữ soạn slide, nên gây khó khăn cho khán giả Có hai loại kiểu chữ chính: kiểu chữ có chân kiểu chữ khơng có chân (sans serif) Kiểu chữ có chân tiêu biểu Time, Times New Roman, Cambria Kiểu chữ khơng có chân Arial, Verdata, Calibri Nhiều người Việt thích chọn kiểu chữ có chân họ nghĩ kiểu chữ đẹp Đẹp đúng, sai lầm PPT, có nhiều nghiên cứu kiểu chữ có chân làm người ta tốn đọc kiểu chữ khơng có chân Đó lí “đại gia” internet Yahoo! Google dùng chữ khơng có chân trang web họ Có diễn giả thích “trang trí” chữ cách làm bóng (shadow) cho chữ Đây kĩ thuật giờ, mà cịn phản tác dụng, khó đọc nhức mắt Tuyệt đối khơng “trang trí” chữ bóng! Khổ chữ. Khơng khó chịu diễn giả trình bày slide mà khán giả khơng đọc khổ chữ q nhỏ Nhưng thực tế vấn đề xảy nhiều lần, mà diễn giả vơ tư, không quan tâm đến khán giả Kinh nghiệm cho thấy nên chọn cỡ chữ từ 18 đến 30 Nếu chọn kiểu chữ Arial khổ chữ 18 hay 20 hợp lí; chọn kiểu chữ Calibri kích thước phải cỡ 25 hay 30 dễ đọc Mỗi slide nên có tựa đề, tựa đề nên có kích thước 35 đến 45 Nếu có ghi (footnote) dùng kích thước 12 Quá nhiều chữ slide. Một sai lầm phổ biến diễn giả trình bày nhiều chữ slide Có nhiều slide, tơi khơng phân biệt đoạn văn power point Thật vậy, có nhiều người lí (có thể lười biếng) nên cắt từ Word dán vào slide Cũng có người sợ không thuộc bài, nên viết hết câu văn slide văn Đây sai lầm tai hại, khán giả khơng theo dõi Nghiên cứu tâm lí rằng, người bình thường lĩnh hội nội dung slide vịng 20-30 giây; qua thời gian mà khơng lĩnh hội họ bỏ, diễn giả thất bại việc truyền đạt thông tin Để khắc phục vấn đề này, cần phải biết “qui ước n x n” Theo qui ước này, slide có n dịng, dịng nên có n chữ Chẳng hạn slide có dịng dịng nên có chữ Một slide có dịng trở nên q nhiều Số dịng lí tưởng 3-5 5 Viết slide viết văn bản. Người thiếu kinh nghiệm thường soạn slide họ viết văn bản, tức câu cú có chủ từ, động từ, theo văn phạm Dĩ nhiên, khơng có sai cách làm thế, cách làm thiếu tính chun nghiệp Người có kinh nghiệm soạn slide theo cơng thức telegraphic, tức viết giống viết điện tín ngày xưa, hay cách phóng viên viết tiêu đề báo Cách viết telegraphic có hiệu giảm số chữ slide, giúp diễn giả tập trung vào cách diễn giải vấn đề đọc Một cách phân biệt cách viết theo kiểu văn telegraphic sau: Văn bản: Loãng xương bệnh với đặc điểm mật độ xương suy giảm dẫn đến gia tăng nguy gãy xương Telegraphic: Loãng xương – mật độ xương giảm nguy gãy xương tăng Tất slide, ngoại trừ trích dẫn nguyên văn, nên viết theo kiểu điện tín Những vấn đề liên quan đến nội dung Khơng có thơng điệp chính. Có nhiều hội nghị mà nghe xong thuyết trình chẳng biết diễn giả muốn nói gì, hay tiếp thu thơng tin Vấn đề diễn giả thất bại cung cấp thơng điệp Mỗi thuyết trình phải có thơng điệp Thơng điệp cần phải trình bày slide mà tiếng Anh gọi money slide, hiểu nôm na “slide ăn tiền” Nếu thơng điệp khơng có thuyết trình khán giả cảm thấy đến nghe chẳng có tiếp thu thơng tin xứng đáng Do đó, trước soạn nói chuyện, diễn giả cần phải suy nghĩ cẩn thận money slide gì, trước soạn slide khác Chất lượng thơng tin nghèo nàn. Nhiều thuyết trình mà diễn giả trình bày thơng tin nghèo nàn, thiếu tính liên đới đến chủ đề chính, hệ khán giả không nắm lấy vấn đề cách logic Làm thuyết trình powerpoint thử nghiệm kĩ viết, mà kĩ chọn thông tin thể thơng tin Thơng tin phải xác, đáng tin cậy, thể cách thích hợp Chẳng hạn khoa học, cách thể liệu biểu đồ bánh (pie chart) vô dụng nhất, thiếu tính chuyên nghiệp nhất, nhàm chán Dùng hoạt hình q nhiều. Nhiều người thích dùng hoạt hình (animation) thuyết trình Đây sai lầm nghiêm trọng Giới khoa học nói chung tương đối bảo thủ, hiểu theo nghĩa khơng thích đùa trẻ Hoạt hình xem hình thức khoe kĩ thuật trẻ Hoạt hình cịn làm cho khán giả phân tâm, thay tập trung vào thơng tin họ lại ý đến hình ảnh hay chữ nhảy nhót cách … vơ duyên Cần tránh hoạt hình báo cáo khoa học Dùng clipart q nhiều. Ngồi hoạt hình, số diễn giả có xu hướng dùng clipart cách thái Có thể dùng để minh hoạ cho vài ý tưởng qua clipart, dùng nhiều gây phản tác dụng, giảm tập trung khán giả Những vấn đề liên quan đến phong cách trình bày 10 Đọc slide. Có q nhiều diễn giả hội nghị Việt Nam đọc slide, “đại kị” Khi diễn giả đọc slide, khán giả nghĩ diễn giả máy nói, khơng am hiểu vấn đề, thụ động Đọc slide làm cho diễn giả quay lưng lại với khán giả, “nhiệm vụ” diễn giả nói chuyện với khán giả khơng phải nói với … slide Đọc slide gây ấn tượng phản cảm, khán giả nghĩ diễn giả nói soạn cho để nói (trong thực tế có vấn đề này) 11 Nói chuyện khơng dính dáng đến slide. Ngược lại với đọc slide diễn giả nói chuyện chẳng liên quan đến slide trình chiếu Dĩ nhiên, tín hiệu cho thấy diễn giả lạc đề khơng có tập dượt trước, dấu hiệu cho thấy diễn giả không nắm vững vấn đề Vì khơng nắm vững vấn đề bắt đầu … lan man Tình trạng xảy nhiều diễn giả người soạn slide (mà soạn cho) Nên nhớ thuyết trình khoa học, diễn giả cần phải có tạo niềm tin cách trình bày nghiên cứu hay tác phẩm Nếu nói chuyện mà diễn giả chẳng có mình, tồn liệu người khác, người khác soạn, khán giả nghĩ diễn giả "máy nói", rối 12 Khơng dùng laser pointer. Một “bệnh” phổ biến diễn giả Việt Nam không dùng laser pointer Một thuyết trình khoa học có nội dung khơng phải dễ theo dõi, có giản đồ phức tạp minh hoạ cho qui trình khoa học, diễn giả cần phải dẫn dắt khán giả cách dùng laser pointer để đến chỗ nói Khơng có laser pointer, khán giả khó theo dõi, họ bỏ sau 30 giây mà khơng hiểu diễn giả muốn nói Nhưng nên sử dụng pointer thích hợp Một thói quen ngược lại không dùng pointer dùng tuỳ tiện, quơ pointer vị trí chẳng liên quan đến slide Có người vơ ý hay hồi hộp quơ laser pointer trần nhà làm khán giả theo dõi buổi trình bày trở nên hài hước 13 Nói q giờ. Một “bệnh” phổ biến diễn giả Việt Nam nói Nói cho phép bất lịch diễn gỉa (có người nói nặng nề “ăn cắp” giờ) Nói q cịn gây rối loạn đến chương trình gây khó khăn cho ban tổ chức Cố gắng nói cho phép Một ước tính quan trọng slide trung bình tốn phút Do đó, báo cáo 15 phút diễn giả nên có 15 slides, hay tối đa 20 slides (kể tựa đề, phần cảm tạ, conflict of interest) 14 Điệu trình bày. Tuy khơng phổ biến lắm, tơi thấy diễn giả có điệu không thân thiện với khán giả Những điệu kể đến bỏ tay vào túi quần, dùng ngón tay trỏ vào khán giả, khoanh tay ngang ngực, v.v Những động thái gây ấn tượng hống hách, xem thường khán giả, nên phản cảm Cần phải tuyệt đối tránh! 15 Làm chủ toạ theo kiểu dạy đời. Ngồi “bệnh” trên, cịn có bệnh khác hay thấy hội nghị Việt Nam vai trò chủ toạ Rất thường xun tơi thấy chủ toạ đóng vai trị tóm lược phê bình báo cáo diễn giả Có chủ toạ cịn lên lớp cho diễn giả Đó việc làm lịch sự, vô lễ, vô văn hố khoa học, phản cảm Có nhiều trường hợp việc xảy cách hài hước, người chủ toạ nói sai (do khơng có chun môn, hay chuyên môn chưa vững) Trong thực tế, chủ toạ phiên họp khoa học có nhiệm vụ giới thiệu nói chuyện, điều khiển buổi họp cho giờ, khơng có đặt câu hỏi chủ toạ đóng vai trị “khơi mào” câu hỏi cho diễn giả Nên nhớ người chủ toạ chức tóm lược phê bình báo diễn giả *** Trên số vấn đề (nhưng xem “sai lầm”) báo cáo khoa học powerpoint Những sai lầm đặc biệt phổ biến hội nghị Việt Nam mà người viết trải nghiệm thời gian 10 năm qua Sai lầm vấn đề (vì phạm phải); vấn đề học hỏi từ sai lầm Học hỏi từ người trước có hiệu nhanh Trong này, tơi trình bày số lời khuyên để khắc phục cho sai lầm Tôi học hỏi từ sai lầm Nhiều đồng nghiệp nghiên cứu sinh học từ lời khuyên họ thành cơng Do đó, tơi hi vọng lời khuyên giúp ích cho bạn thành công lần báo cáo tới ... trước so? ? ?n nói chuy? ?n, di? ?n giả c? ?n phải suy nghĩ c? ?n th? ?n money slide gì, trước so? ? ?n slide khác Chất lượng thơng tin nghèo n? ?n. Nhiều thuyết trình mà di? ?n giả trình bày thơng tin nghèo n? ?n, thiếu... decides his/her settings Users decide their settings The activity of testing is a laborious process Testing is laborious No need for the following No need for Various methods can be used to solve... di? ?n giả khơng n? ??m vững v? ?n đề Vì không n? ??m vững v? ?n đề bắt đầu … lan man Tình trạng xảy nhiều di? ?n giả khơng phải người so? ? ?n slide (mà so? ? ?n cho) N? ?n nhớ thuyết trình khoa học, di? ?n giả c? ?n phải