CHƯƠNG 1 GI�I THI�U V� THU� VÀ K� TOÁN THU� BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC KẾ TOÁN MÁY NGHỀ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP[.]
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: KẾ TỐN MÁY NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng điện xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong hoạt động kinh tế, chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn có ảnh hưởng lớn đến hiệu sản xuất, kinh doanh Vì hệ thống quản lý tài kế tốn nhanh, mạnh, cung cấp cách xác kịp thời thông tin, làm sở cho nhà lãnh đạo định quản trị cách nhanh chóng, hiệu vơ cần thiết Ngày nay, tính đa dạng phức tạp hoạt động kinh doanh, với phát trền không ngừng Công nghệ Thông tin, phần mềm kế tốn trở thành cơng cụ hỗ trợ hiệu xác Các phần mềm kế tốn giúp cho doanh nghiệp xử lý thông tin nhanh, an tồn, cung cấp báo cáo kế tốn kịp thời, hiệu Bộ giáo trình biên soạn nhằm giúp người đọc có nhìn cụ thể phần mềm kế toán, hướng dẫn cách thức sử dụng phần mềm Đối tượng giáo trình kế tốn máy doanh nghiệp sinh viên theo học trường đại học, cao đẳng, trung học chun nghiệp chun ngành kế tốn tài chuyên ngành kinh tế khác, có kiến thức sơ đẳng nguyên lý kế toán Tuy tác giả có nhiều cố gắng song giáo trình khơng tránh khỏi khiếm khuyết định Tác giả mong nhận nhiều ý kiến đóng góp chân thành đồng nghiệp bạn đọc gần xa để giáo trình ngày hồn thiện Chân thành cảm ơn Ngày 11 tháng 07 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS Vũ Thị Hường ThS Tạ Thị Kim Anh MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: BÀI 1: Tổ chức thơng tin kế tốn cơng tác kế tốn điều kiện áp dụng kế toán máy Sự cần thiết ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn 1.1 Ý nghĩa việc ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn 1.2 Hệ thống máy tính nguyên tắc hoạt động máy vi tính 1.3 Mối quan hệ kế toán ứng dụng tin học cơng tác kế tốn 1.4 Phần mềm kế toán Những NT thực kế toán máy vi tính Tiến trình kế tốn máy vi tính 3.1 Tiến trình kế tốn máy vi tính 3.2 Tổng quan xử lý nghiệp vụ kế toán 3.3 Hệ thống mã hoá xử lý nghiệp vụ kế toán 11 3.4 Hệ thống danh mục từ điển kế toán 12 3.5 Chứng từ trùng vấn đề khử trùng làm kế toán máy 12 3.6 Qui trình áp dụng kế tốn máy 13 BÀI 2: Phần mềm kế toán SAS INNOVA 14 Giới thiệu chung 14 1.1 Các phân hệ nghiệp vụ SAS 14 1.2 Các tham số kỹ thuật phần mền kế toán SAS 14 1.3 Chứng từ trùng vấn đề khử trùng SAS 14 1.4 Khởi động bắt đầu làm việc với SAS 17 Những thông tin hệ thống SAS 17 2.1 Lựa chọn hình thức ghi chép kế tốn (Trích dẫn theo hình thức NKC) 17 2.2 Các phím chức SAS 19 2.3 Sao chép liệu chương trình SAS 19 2.4 Các công việc chuẩn bị trước bắt đầu 19 Thiết lập thông tin ban đầu cho hệ thống 19 3.1 Thiết lập thông tin hệ thống 19 3.2 Tạo lập danh mục từ điển vào số dư đầu kỳ 20 Kế toán mua hàng công nợ phải trả 22 4.1 Cập nhật số liệu 22 4.2 Báo cáo 26 Kế toán bán hàng công nợ phải thu 26 5.1 Cập nhật số liệu 26 5.2 Báo cáo 29 Kế toán vốn tiền 29 6.1 Cập nhật số liệu 29 6.2 Báo cáo 32 Kế toán hàng tồn kho 32 7.1 Cập nhật số liệu 32 7.2 Báo cáo 36 Kế toán Tài sản cố định, CCDC 36 8.1 Khai báo thông tin TSCĐ 36 8.2 Tính khấu hao tháng điều chỉnh khấu hao tháng 37 8.3 Phân bổ khấu hao 37 8.4 Danh mục khai báo giảm TSCĐ 38 8.5 Khai báo khấu hao tài sản 38 8.6 Các báo cáo liên quan phân hệ TSCĐ 38 8.7 Ứng dụng vào quản lý CCDC phân bổ nhiều lần 38 Phiếu kế toán 38 9.1 Chức 38 9.2 Cập nhật phiếu kế toán 38 10 Kế toán giá thành sản phẩm 38 10.1 Phân loại lựa chọn phương án tính giá thành 38 10.2 Giá thành giản đơn 39 10.3 Giá thành định mức (giá thành quản trị) 40 11 Báo cáo thuế báo cáo tài 40 11.1 Báo cáo thuế 40 11.2 Báo cáo tài 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: KẾ TỐN MÁY Mã mơ đun: MĐ27 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Mơ đun Kế tốn máy thuộc nhóm mơn học/mơ đun chun mơn bố trí giảng dạy sau học xong môn học/mô đun chuyên môn nghề - Tính chất: Mơ đun Kế tốn máy mô đun chuyên môn nghề bắt buộc sử dụng bảng tính Exel ứng dụng phần mềm kế tốn vào thực hành cơng tác kế tốn - Ý nghĩa vai trị mơn học: giúp người học có kỹ việc sử dụng phần mềm kế tốn Mục tiêu mơn học: - Về kiến thức: + Trình bày khái niệm hàm Excel + Phân biệt hàm Excel - Về kỹ năng: + Sử dụng số phần mềm kế toán + Sử dụng thành thạo phần mềm Excel máy tính + Ứng dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác kế tốn - Về lực tự chủ trách nhiệm: Cẩn thận, trung thực, tuân thủ chuẩn mực kế toán Nội dung môn học: - Bài 1: Tổ chức thơng tin kế tốn cơng tác kế tốn điều kiện áp dụng kế toán máy - Bài 2: Phần mềm kế toán SAS INNOVA BÀI 1: Tổ chức thơng tin kế tốn cơng tác kế tốn điều kiện áp dụng kế toán máy Mã bài: MĐ27.01 Mục tiêu: - Hiểu cần thiết ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn - Nắm nguyên tắc thực kế toán máy máy vi tính - Quy trình thực kế toán máy - Những vấn đề khử trùng làm kế toán máy - Tuân thủ quy định luật kế tốn Nội dung chính: Sự cần thiết ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn 1.1 Ý nghĩa việc ứng dụng tin học vào công tác kế tốn - Giúp cho việc thu nhận, tính tốn, xử lý cung cấp thơng tin kế tốn cách nhanh chóng, kịp thời, có chất lượng cao đáp ứng yêu cầu quản lý - Giúp cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu, số liệu, thơng tin kinh tế tài đơn vị thuận lợi an toàn - Tiết kiệm chi phí hạch tốn, đảm bảo nâng cao hiệu lực, hiệu cơng tác kế tốn 1.2 Hệ thống máy tính nguyên tắc hoạt động máy vi tính - Phần cứng: Bộ trung tâm, nhập, xuất nhớ thiết bị ngoại vi - Phần mềm: Hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, phần mềm kế toán - Các thủ tục: quy định trình tự để tổ chức quản trị hoạt động - Các tệp liệu: bao gồm tệp cấu thành CSDL VD: Danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, … - Con người: Nhân viên xử lý thông tin, nhân viên xử lý nghiệp vụ 1.3 Mối quan hệ kế toán ứng dụng tin học cơng tác kế tốn - Ứng dụng tin học cơng tác kế tốn việc thiết kế chương trình theo nội dung trình tự hạch tốn phương pháp kế tốn thu nhận, tính tốn xử lý cung cấp thơng tin cần thiết thơng qua máy tính - Như vậy, việc trang bị máy vi tính cần thiết Song muốn thực kế toán máy vi tính phải cần có người có trình độ, nghiệp vụ chun mơn kế tốn tin học để xây dựng nên chương trình kế tốn máy (phần mềm kế toán) đồng thời người sử dụng chương trình phải có nghiệp vụ chun mơn - Máy tính phương tiện trợ giúp, cơng cụ tính tốn tủ hồ sơ lưu trữ thơng tin cỡ lớn nơi thực lập in báo biểu chuyên nghiệp cách nhanh chóng tiện lợi - Từ mối quan hệ kế toán tin học ta rút nhận định rằng: Việc tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện áp dụng kế toán máy phải tuân thủ theo yêu cầu tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện kế tốn thủ cơng Chỉ khác chỗ bước trình tự tính tốn tự động hố với phương tiện tính tốn đại 1.4 Phần mềm kế toán - Khái niệm: Phần mềm kế tốn hệ thống chương trình để trì sổ sách kế tốn máy vi tính Kế tốn máy cơng việc làm kế tốn sổ sách máy vi tính, vào hệ thống tài khoản phần mềm kế toán - Tác dụng: Phần mềm kế toán áp dụng để: + Tạo lập CSDL kế toán + Hiệu chỉnh, cập nhật lại CSDL theo yêu cầu + Kết xuất báo cáo, thông báo kế toán từ CSDL kế toán - Các phền mềm kế toán lưu hành: FAST, MISA, EFFECT, SAS, - Cơ sở liệu kế toán + Khái niệm: CSDL kế toán tập hợp liệu có cấu trúc, lưu trữ tệp có quan hệ với nhau, chúng quản lý cách hợp thông qua hệ quản trị CSDL nhằm đặt mục đích hệ thống thơng tin kế tốn là: xử lý liệu kế tốn thành thơng tin kế tốn-tài phục vụ cho nhu cầu quản trị + CSDL kế toán thường bao gồm: - Các tệp tài nguyên: tệp CSDL lưu trữ liệu liên quan đến thuộc tính hệ thống VD: Danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, … chúng có đặc điểm thay đổi - Tệp giao dịch: tệp CSDL lưu trữ liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Tệp báo cáo: tệp thông tin khái quát, tệp lưu trữ thông tin qua xử lý (chúng tồn dạng báo cáo) Những NT thực kế tốn máy vi tính Thực kế điều kiện áp dụng KTM hay thủ công phải đáp ứng yêu cầu bản, dễ hiểu, phù hợp với trình độ tin cậy cao, chất lượng thơng tin kế tốn trung thực, khách quan, đầy đủ, so sánh được, kịp thời, cân đối lợi ích chi phí cung cấp thông tin, Để đảm bảo yêu cầu phần mềm kế toán phải đảm bảo nguyên tắc: - Ghi nhận thơng tin tồn hoạt động tài phát hành, khơng trùng lặp, khơng bỏ sót - Đảm bảo mối quan hệ ghi chép, đối chiếu kế toán tổng hợp kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp - Đảm bảo liên kết đầy đủ chuyên đề kế tốn (phần hành kế tốn), đảm bảo tính đồng q trình kế tốn, phân cơng, phân nhiệm cơng tác tổ chức cán kế tốn - Đảm bảo thuận tiện cho việc sửa đổi, chữa sổ kế toán trường hợp ghi sai chứng từ theo ngun tắc chữa sổ kế tốn - Phải có hệ thống mật để bảo vệ thông tin - Đảm bảo lưu trữ chứng từ, báo cáo kế toán theo nguyên tắc chế độ quy định hành Tiến trình kế tốn máy vi tính 3.1 Tiến trình kế tốn máy vi tính Tiến trình kế tốn xác định tiêu hạch toán, lập chứng từ lập báo cáo định kỳ Tiến trình dù thực theo phương pháp thủ cơng hay tự động hố phải chọn hình thức kế tốn phù hợp tn thủ theo Các hình thức kế tốn là: Nhật ký chung, NKCT, chứng từ ghi sổ, Kế tốn máy cho phép lựa chọn hình thức kế toán tuân thủ Nhưng thường kế toán máy áp dụng theo phương pháp Nhật ký chung Theo phương pháp tiến trình kế tốn gồm bước sau: - Bước Ghi nhật ký kế toán Từ chứng từ gốc kiểm tra, kế toán tiến hành ghi nghiệp vụ vào nhật ký chung (có thể kết hợp với nhật ký chuyên dùng: nhật ký mua hàng, bán hàng, nhật ký thu chi tiền …) Đồng thời kế toán ghi vào sổ chi tiết cho đối tượng kế toán - Bước Ghi sổ Từ số liệu ghi nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh Ta nhặt số liệu ghi theo nội dung nghiệp vụ vào sổ Sổ sổ kế tốn tổng hợp cần dùng thêm sổ chi tiết để bổ sung thông tin chi tiết, giải thích số tổng hợp - Bước Thực bút toán điều chỉnh cuối kỳ Phản ánh khoản thu chi phát sinh mà chưa ghi sổ Các bút toán điều chỉnh cuối kỳ ghi nhật ký, sau ghi sổ - Bước Thực khố sổ Tính số dư cuối kỳ tài khoản tổng hợp, chi tiết đối chiếu lập báo cáo tài 3.2 Tổng quan xử lý nghiệp vụ kế tốn 3.2.1 Sơ đồ dịng xử lý nghiệp vụ DNSX điển hình 11 Khách hàng 13 Bán hàng 12 17 Lập hoá đơn 16 15 Lập KHSX 29 Nhà cung cấp 21 20 Kế toán lương 27 28 Kế toán phải thu 24 Mua hàng 18 22 19 Sản xuất Nhận hàng 10 31 X/N kho Gửi bán 14 30 Ghi sổ kế toán Nhân viên 26 23 Kế toán phải trả 25 Trong sơ đồ trên: Khách hàng gửi đơn đặt hàng đến phận bán hàng Bộ phận BH phải xử lý đơn thành liệu cần thiết để hỗ trợ cho xử lý tiếp phận có liên quan Bộ phận BH gửi liên lênh Bán hàng khảng định đơn đặt hàng chấp nhận cho khách Bộ phận bán hàng gửi lệnh bán hàng chưa xử lý tới phận lập hoá đơn Trên sở lệnh bán phiếu gửi hàng phận gửi hàng gửi tới phận lập hoá đơn lập hoá đơn bán hàng Bộ phận lập hoá đơn gửi liên hoá đơn bán hàng cho khách hàng để xác định số tiền thời hạn toán Bộ phận BH gửi liên HĐBH đến phận kế toán phải thu làm sở ghi chép nghiêp vụ BH sổ chi tiết theo dõi cơng nợ phải thu Bộ phận có nhiệm vụ trì liệu khách hàng cập nhật HĐBH để phản ánh nghiệp vụ liên quan Định kỳ kế toán phải thu phải gửi giấy báo tình hình cơng nợ cịn phải trả khách hàng cho tổ chức DN khách hàng Bộ phận BH gửi cho kho liên lênh BH làm xuất hàng (hàng gì? xuất hàng? giao hàng đâu) Bộ phận BH gửi đơn đặt hàng sản xuất cho phận sản xuất hàng khách đặt khơng có hết Tuỳ theo cách tổ chức đơn đặt hàng sản xuất cho phận lập kế hoạch sản xuất 10 Sau hàng đóng gửi cho khách hàng, phận vận chuyển gửi liên phiếu gửi hàng cho phận lập hoá đơn làm sở lập hoá đơn BH 11 Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho lập, hàng gửi từ kho đến phận giao hàng 12 Thành phẩm gửi từ phận sản xuất tới kho 13 Theo cách tổ chức khác mà phận kho theo dõi hàng trư đồng thời gửi đơn đặt hàng đến phận lập kế hoạch sản xuất hay phận sản xuất để bổ sung thành phẩm vào kho 14 Bộ phận giao hàng lập phiếu gửi hàng giao liên cho khách hàng làm sở nhận hàng 15 Bộ phận sản xuất gửi báo cáo tình hình sản xuất lên phận lập kế hoạch để xem xét tình hình sửa đổi kế hoạch 16 Bộ phận lập kế hoạch gửi kế hoạch đến phận sản xuất 17 Bộ phận sản xuất gửi yêu cầu mua hàng hoá dịch vụ tới phận mua hàng Bộ phận xem xét lập đơn đặt hàng gửi Nhà cung cấp 18 Bộ phận sản xuất gửi bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm cho kế tốn lương làm sở tính lương cho CNV 19 Bộ phận mua hàng gửi đơn đặt hàng cho phận nhận hàng để uỷ quyền nhận hàng 20 Đơn đặt mua hàng gửi đến Nhà cung cấp 21 Bộ phận mua hàng gửi đơn đặt mua hàng tới kế toán phải trả làm sở toán với Nhà cung cấp 22 Bộ phận nhận hàng tiến hành nhận hàng phiếu gửi hàng Nhà cung cấp lập báo cáo nhận hàng 23 Nhà cung cấp gửi hoá đơn BH cho đơn vị để làm sở toán Hoá đơn xử lý kế toán phải trả 24 Bộ phận nhận hàng gửi báo cáo nhận hàng, xác nhận nhận đủ hàng đặt đơn đặt hàng cho kế toán phải trả 25 Kế toán phải trả thực toán với Nhà cung cấp 26 Báo cáo chi tiền, ghi nhận toán với Nhà cung cấp gửi cho phận kế toán làm sở ghi sổ kế toán 27 kế tốn lương gửi giấy tờ có liên quan toán lương cho nhân viên 28 Bộ phận kế toán lương gửi bảng toán lương tới phận kế toán làm sở ghi sổ kế toán nghiệp vụ toán lương 29 Khách hàng toán tiền hàng kèm theo giấy báo trả tiền cho kế toán đơn vị 30 Giấy báo trả tiền kềm theo giấy báo nhận tiền gửi cho phận kế toán làm sở ghi sổ 31 Bộ phận nhận hàng mua gửi liên báo cáo nhận hàng hàng nhận mua tới kho Sau nhập kho hàng, kho ký nhận gửi liên cho phận theo dõi toán 3.2.2 Các thành phần hệ thống xử lý liệu - Nhập liệu: Từ chứng từ gốc đơn đặt hàng, hoá đơn bán hàng Nhà cung cấp, phiếu mua hàng, bảng chấm cơng, …nhân viên sử dụng máy tính tiến hành nhập liệu vào máy, xử lý liệu theo theo sổ sách kế tốn theo hình thức kế toán lựa chọn Trong KTM lưu trữ tài khoản nhớ điện tử, tập tin thay cho sổ kế toán thủ công, nhật ký thiết kế theo yêu cầu đặc thù nội dung hạch toán - Lưu trữ: Các tệp liệu phương tiện lưu trữ liệu hệ thống KTM Nó phận lưu trữ có tổ chức liệu Có nhiều loại tệp khác Tệp giao dịch liệu nghiệp vụ đầu vào, lưu trữ liệu cần sử dụng tức thời, lâu dài Ngược lại tệp chủ tệp chứa liệu sử dụng liên tục lâu dài Ví dụ: Khi thực bán hàng, kế toán ghi nhật ký bán hàng với mục đích ghi nhận, lưu trữ liệu bán hàng gọi tệp giao dịch (có thể ghi nhận nhiều lần bán hàng cho khách hàng) Quá trình chuyển sổ nghiệp vụ bán hàng vào sổ tài khoản phải thu khách hàng một, nghiệp vụ bán hàng xử lý, trình biến đổi liệu thành thông tin tổng hợp đối tượng quan tâm nhà quản lý Tệp tài khoản phải thu khách hàng gọi tệp chủ - Tệp tra cứu: chứa liệu hỗ trợ cho trình xử lý liệu bảng thuế thu nhập hay bảng giá - Tổ chức đầu ra: Các tài liệu cung cấp hệ thống đầu hệ thống Bảng cân đối thử, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, hoá đơn toán, phiếu gửi hàng, … ... tin học vào cơng tác kế tốn - Nắm ngun tắc thực kế toán máy máy vi tính - Quy trình thực kế tốn máy - Những vấn đề khử trùng làm kế toán máy - Tuân thủ quy định luật kế toán Nội dung chính: Sự... nhận toán với Nhà cung cấp gửi cho phận kế toán làm sở ghi sổ kế toán 27 kế toán lương gửi giấy tờ có liên quan toán lương cho nhân viên 28 Bộ phận kế toán lương gửi bảng toán lương tới phận kế toán. .. trì sổ sách kế tốn máy vi tính Kế tốn máy cơng việc làm kế tốn sổ sách máy vi tính, vào hệ thống tài khoản phần mềm kế toán - Tác dụng: Phần mềm kế toán áp dụng để: + Tạo lập CSDL kế toán + Hiệu