Untitled BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGHỀ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết địn[.]
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng điện xây dựng Việt Xô) Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Quản trị văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thông tin Cấp quản trị phải lên lịch thời gian biểu công tác, thời gian biểu dự án cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức hội họp, hội nghị chuyến công tác; phải viết báo cáo tường trình, thư từ liên lạc; phải tiếp khách, gọi điện thoại, phải xếp chỗ làm việc theo luồng công việc… Tất hoạt động hành văn phịng nêu quản trị hệ thống thủ tục theo tiêu chuẩn Quản trị văn phòng ngày trở thành ngành học lớn giới Các nước phát triển giới có hiệp hội quản trị văn phịng Mơn Quản trị văn phịng đưa vào giảng dạy Việt Nam từ sớm Việt Nam nhập kinh tế thị trường Trong q trình biên soạn chúng tơi cố gắng tiếp cận kiến thức lĩnh vực quản trị văn phòng mặt khác cố gắng chắt lọc vấn đề phù hợp với điều kiện quản lý kinh tế Việt Nam Tài liệu quản trị văn phòng gồm chương: Chương 1: Một số vấn đề văn phòng quản trị văn phịng Chương 2: Tổ chức cơng tác văn phòng Chương 3: Một số nghiệp vụ văn phịng Chương 4: Tổ chức cơng tác lễ tân Chương 5: Soạn thảo kỹ thuật soạn thảo văn Chúng tin sách giúp ích bạn đọc trình học tập, nghiên cứu ứng dụng công việc Tập thể tác giả cẩn trọng trình biên soạn, song sách khơng tránh khỏi thiếu sót, chúng tơi mong nhận ý kiến đóng góp đồng nghiệp, nhà nghiên cứu anh chị em sinh viên Xin chân thành cảm ơn Ngày 30 tháng 04 năm 2019 Tham gia biên soạn Ths Trần Thị Thanh Tâm MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng quản trị văn phòng 1.1 Các khái niệm 1.2 Chức văn phòng quản trị văn phòng 1.3 Nhiệm vụ văn phòng 10 Tổ chức văn phòng 10 2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng 10 2.3 Trang thiết bị văn phòng 12 2.2 Bố trí văn phịng 13 Tổ chức máy hành văn phịng 15 3.1 Hình thức cấu tổ chức doanh nghiệp 15 3.2 Các nguyên tắc tổ chức nhà quản trị 16 3.2 Các mối quan hệ nhà quản trị hành 18 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 19 Quản trị thời gian 19 1.1 Sự cần thiết phải quản trị thời gian 19 1.2 Các biện pháp quản trị thời gian 19 Quản trị thông tin 20 2.1 Tổng quan quản trị thông tin 20 2.2 Quản lý văn đến 21 2.3 Quản lý văn 23 2.4 Văn nội 24 2.5 Quản lý sử dụng dấu 24 Công tác lập hồ sơ 24 3.1 Những vấn đề chung công tác lập hồ sơ 24 3.2 Danh mục hồ sơ 25 3.3 Lập hồ sơ công việc 27 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG 31 Hoạch định tổ chức họp, hội nghị 31 1.1 Các họp không nghi thức 31 1.2 Các họp theo nghi thức 32 1.3 Các hội nghị từ xa 34 Hoạch định xếp chuyến công tác 34 2.1 Mục đích phân loại chuyến cơng tác 34 2.2 Hoạch định chuyến công tác 34 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN 37 Những vấn đề chung công tác lễ tân 37 1.1 Khái niệm phân loại lễ tân 37 1.2 Vai trò lễ tân 37 1.3 Nguyên tắc hoạt động lễ tân quan 37 Tổ chức tiếp khách 37 2.1 Hoạt động đón tiếp khách quan 37 2.2 Tiếp khách qua điện thoại 41 2.3 Đãi khách 44 2.4 Lễ tân hội nghị tiệc chiêu đãi 44 CHƯƠNG 5: SOẠN THẢO VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 46 Soạn thảo văn 46 1.1 Những vấn đề chung soạn thảo văn quản lý 46 1.2 Thể thức ngôn ngữ văn quản lý nhà nước 48 1.3 Kỹ thuật soạn thảo số văn hành thông thường 58 Công tác lưu trữ 66 2.1 Khái niệm, vị trí tính chất công tác lưu trữ 66 2.2 Nội dung công tác lưu trữ 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Quản trị văn phịng Mã mơn học: MH16 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Mơn học quản trị văn phịng thuộc môn học sở, học sau học mơn chung khác nghề kế tốn doanh nghiệp sản xuất - Tính chất: Mơn học quản trị văn phịng mơn học sở bắt buộc, cung cấp kiến thức cung cách tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng giúp việc cho nhà quản trị để nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp điều kiện cạnh tranh kinh tế thị trường Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: + Trình bày vai trị cơng việc văn phịng, quản trị văn phịng; + Trình bày kiến thức quản trị thông tin, quản trị thời gian công tác công tác lập hồ sơ; + Phân biệt số nghiệp vụ văn phòng: hoạch định tổ chức họp, hội nghị, chuyến công tác, tổ chức công tác lễ tân; + Trình bày nội dung soạn thảo kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác lưu trữ - Về kỹ năng: + Tổ chức nơi làm việc, xây dựng ban hành văn bản, quản lý văn kỹ tổ chức công tác lễ tân hội nghị, tiệc chiêu đãi; công tác soạn thảo, kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu cách khoa học; + Diễn tả nghệ thuật tiếp khách nghe điện thoại; + Kiểm sốt cơng việc văn phịng; + Vận dụng học vào thực tế - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Có ý thức học tập theo phương pháp biết suy luận, kết hợp lý luận với thực tiễn + Có thái độ nghiêm túc, cách tiếp cận khoa học xem xét vấn đề thuộc lĩnh vực quản trị văn phòng Nội dung môn học: Chương 1: Một số vấn đề chung văn phòng quản trị văn phòng Chương 2: Tổ chức cơng tác văn phịng Chương 3: Một số nghiệp vụ văn phòng Chương 4: Tổ chức công tác lễ tân Chương 5: Soạn thảo văn công tác CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã chương: MH16.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, chức nhiệm vụ văn phòng quản trị văn phịng tổ chức - Trình bày cấu tổ chức văn phòng tổ chức máy hành văn phịng - Vận dụng học vào thực tế Nội dung chính: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng quản trị văn phòng 1.1 Các khái niệm Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức - Administration: q trình làm việc thơng qua người để thực mục tiêu tổ chức môi trường biến động Quản trị phối hợp tất tài nguyên, thông qua tiến trình: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề Quản trị HC-VP việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra công tác văn phòng nằm đạt mục tiêu đề cách có hiệu 1.2 Chức văn phịng quản trị văn phòng 1.2.1 Chức văn phòng a Chức giúp việc điều hành: Văn phòng phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo công tác quản lý điều hành quan đơn vị Chức thể thông qua hoạt động: xây dựng, triển khai chương trình, kế hoạch, cơng tác, tổ chức, tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức chuyến công tác lãnh đạo, công tác văn thư - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc - Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch - Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan b Chức tham mưu tổng hợp: Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu Để có định tối ưu, người lãnh đạo cần vào ý kiến tham mưu cấp quản lý, người trợ giúp Những ý kiến tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án Đây hoạt động cần thiết, hữu hiệu vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu Những kết quả tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng mà văn phịng thu thập Những thơng tin cần phải sàng lọc, phân tích, tổng hợp lưu giữ khai thác sử dụng theo yêu cầu lãnh đạo lĩnh vực cụ thể Công việc thuộc công tác tổng hợp hoạt động văn phòng Trong số quan đơn vị, chủ thể làm cơng tác tham mưu cá nhân tập thể Bộ phận tham mưu thường đặt văn phịng (ngồi phận tham mưu văn phịng, cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề chuyên sâu) Tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý Như vậy, Văn phòng vừa nơi thực công tác tham mưu, vừa nơi thu thập, tổng hợp thông tin, tổng hợp ý ý kiến phận khác, cung cấp cho lãnh đạo Đây cơng việc có liên quan mật thiết với nhau, nhằm mục đích trợ giúp cho cơng tác điều hành, quản lý quan đạt hiệu cao c Chức hậu cần, quản trị: Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Quy mô đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị Văn phòng phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng trang thiết bị, phương tiện vật chất nhằm đặt hiệu cao chức hậu cần văn phòng Qua ba chức trên, văn phòng vừa đầu mối giúp việc cho lãnh đạo Các chức vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị 1.2.2 Chức quản trị văn phòng a Chức hoạch định Bao gồm công việc sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác thường kỳ quan thân văn phịng - Hoạch định hội họp quan lãnh đạo quan - Hoạch định chuyến công tác lãnh đạo quan - Hoạch định sở vật chất, phương tiện làm việc quan - Hoạch định kinh phí bảo đảm cho hoạt động quan… Hoạch định chức giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn phòng, để triển khai đồng có trọng tâm, trọng điểm cơng tác văn phịng thời gian định Hoạch định tăng tính tự chủ cơng tác văn phịng, tạo phối hợp phận, cá nhân việc thực cơng tác văn phịng b Chức tổ chức cơng tác văn phịng Chức gồm nội dung: - Thiết lập máy văn phòng phù hợp với chức nhiệm vụ giao - Tổ chức thực nhiệm vụ văn phòng để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho hoạt động phận khác quan, đơn vị c Chức nhân Đây hoạt động nhà quản trị lực lượng lao động thuộc văn phòng Nội dung quản trị nhân văn phịng bao gồm cơng việc: - Xác định nhu cầu nhân làm công tác văn phịng - Phân cơng bố trí cơng việc cụ thể cho người, phận vào nhu cầu cơng việc, trình độ chun mơn lực người - Tuyển chọn phát triển nguồn nhân lực cá nhân - Tuyển chọn phát triển nguồn nhân lực văn phòng d Chức lãnh đạo Lãnh đạo hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn đạo người khác để đạt mực tiêu đề Chánh văn phòng lãnh đạo đội ngũ lao động văn phòng thực nhiệm vụ văn phòng e Chức kiểm tra - Kiểm tra trình áp dụng chế, phương pháp để đảm bảo hoạt động thành đạt phù hợp với mục tiêu, kế hoạch, chuẩn mực tổ chức - Trong quản trị văn phòng, kiểm tra hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu trạng cơng tác văn phịng với kế hoạch, tiêu chuẩn, quy chế cơng tác, quy trình làm việc từ có giải pháp, uốn nắn sai lệch - Kiểm tra bao gồm nội dung sau: + Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc, quy trình công tác… + Kiểm tra công việc: kiểm tra nghiệp vụ chun mơn văn phịng có thực theo tiêu chuẩn, thủ tục, chương trình, kế hoạch đề hay không + Kiểm tra nhân sự: nhận xét việc thực quy chế làm việc đánh giá lực cán nhân viên văn phòng 1.3 Nhiệm vụ văn phòng - Xây dựng chương trình kế hoạch tổ chức thực chường trình kế hoạch cơng tác - Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin - Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực - Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu - Tư vấn văn cho thủ trưởng - Tổ chức công tác tiếp khách, đối nội, đối ngoại - Chủ trì phối hợp với đơn vị chuẩn bị hội họp - Phối hợp với đơn vị tổ chức chuyến công tác lãnh đạo - Bảo đảm sở vật chất cho hoạt động quan kinh phí, trang thiết bị làm việc - Xây dựng cấu tổ chức văn phòng hợp lý Tùy theo điều kiện cụ thể đặc điểm, tính chất quan, đơn vị mà văn phịng thêm hoăc bớt số nhiệm vụ cho phù hợp Tổ chức văn phòng 2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng 2.1.1 Văn phòng cấp ủy Đảng a Chức năng, nhiệm vụ văn phòng cấp ủy Đảng Văn phịng cấp ủy Đảng có chức tham mưu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo cấp ủy Đảng Nhiệm vụ: - Xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ 10 ... ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng quản trị văn phòng 1.1 Các khái niệm 1.2 Chức văn phòng quản trị văn phòng 1.3... hành văn phịng nêu quản trị hệ thống thủ tục theo tiêu chuẩn Quản trị văn phòng ngày trở thành ngành học lớn giới Các nước phát triển giới có hiệp hội quản trị văn phịng Mơn Quản trị văn phòng. .. PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã chương: MH16.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, chức nhiệm vụ văn phòng quản trị văn phòng tổ chức - Trình bày cấu tổ chức văn phịng tổ chức máy hành văn phịng