Giáo trình quản trị văn phòng (nghề kế toán doanh nghiệp cao đẳng)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng điện xây dựng Việt Xô) Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Quản trị văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thông tin Cấp quản trị phải lên lịch thời gian biểu công tác, thời gian biểu dự án cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức hội họp, hội nghị chuyến công tác; phải viết báo cáo tường trình, thư từ liên lạc; phải tiếp khách, gọi điện thoại, phải xếp chỗ làm việc theo luồng công việc… Tất hoạt động hành văn phịng nêu quản trị hệ thống thủ tục theo tiêu chuẩn Quản trị văn phòng ngày trở thành ngành học lớn giới Các nước phát triển giới có hiệp hội quản trị văn phịng Mơn Quản trị văn phịng đưa vào giảng dạy Việt Nam từ sớm Việt Nam nhập kinh tế thị trường Trong q trình biên soạn chúng tơi cố gắng tiếp cận kiến thức lĩnh vực quản trị văn phòng mặt khác cố gắng chắt lọc vấn đề phù hợp với điều kiện quản lý kinh tế Việt Nam Tài liệu quản trị văn phòng gồm chương: Chương 1: Một số vấn đề văn phòng quản trị văn phịng Chương 2: Tổ chức cơng tác văn phòng Chương 3: Một số nghiệp vụ văn phịng Chương 4: Tổ chức cơng tác lễ tân Chương 5: Soạn thảo kỹ thuật soạn thảo văn Chúng tin sách giúp ích bạn đọc trình học tập, nghiên cứu ứng dụng công việc Tập thể tác giả cẩn trọng trình biên soạn, song sách khơng tránh khỏi thiếu sót, chúng tơi mong nhận ý kiến đóng góp đồng nghiệp, nhà nghiên cứu anh chị em sinh viên Xin chân thành cảm ơn Ngày 30 tháng 04 năm 2019 Tham gia biên soạn ThS Trần Thị Thanh Tâm MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng quản trị văn phòng 1.1 Các khái niệm 1.2 Chức văn phòng quản trị văn phòng 1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.4 Vai trò quản trị văn phòng Tổ chức văn phòng 10 2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng 10 2.2 Bố trí văn phòng 12 2.3 Trang thiết bị văn phòng 14 Tổ chức máy hành văn phịng 15 3.1 Hình thức cấu tổ chức doanh nghiệp 15 3.2 Các nguyên tắc tổ chức nhà quản trị 15 3.3 Các mối quan hệ nhà quản trị hành 17 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 19 Quản trị thời gian 19 1.1 Sự cần thiết phải quản trị thời gian 19 1.2 Các biện pháp quản trị thời gian 19 Quản trị thông tin 20 2.1 Tổng quan quản trị thông tin 20 2.2 Quản lý văn đến 21 2.3 Quản lý văn 23 2.4 Văn nội 24 2.5 Quản lý sử dụng dấu 24 Công tác lập hồ sơ 25 3.1 Những vấn đề chung công tác lập hồ sơ 25 3.2 Lập danh mục hồ sơ 25 3.3 Lập hồ sơ công việc 27 3.4 Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 29 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG 31 Hoạch định tổ chức họp, hội nghị 31 1.1 Các họp không nghi thức 31 1.2 Các họp theo nghi thức 32 1.3 Các hội nghị từ xa 34 Hoạch định xếp chuyến công tác 34 2.1 Mục đích phân loại chuyến công tác 34 2.2 Hoạch định chuyến công tác 34 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN 36 Những vấn đề chung công tác lễ tân 36 1.1 Khái niệm phân loại lễ tân 36 1.2 Vai trò lễ tân 36 1.3 Nguyên tắc hoạt động lễ tân quan 36 Tổ chức tiếp khách 37 2.1 Hoạt động đón tiếp khách quan 37 2.2 Tiếp khách qua điện thoại 41 2.3 Đãi khách 43 2.4 Lễ tân hội nghị tiệc chiêu đãi 43 CHƯƠNG 5: SOẠN THẢO VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 45 Soạn thảo văn 45 1.1 Những vấn đề chung soạn thảo văn quản lý 45 1.2 Thể thức ngôn ngữ văn quản lý nhà nước 47 1.3 Kỹ thuật soạn thảo số văn hành thơng thường 57 Công tác lưu trữ 66 2.1 Khái niệm, vị trí tính chất cơng tác lưu trữ 66 2.2 Nội dung công tác lưu trữ 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO 71 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Quản trị văn phịng Mã mơn học: MH19 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Mơn học quản trị văn phịng thuộc mơn học sở nghề, học sau học mơn chung khác nghề kế tốn doanh nghiệp sản xuất - Tính chất: Mơn học quản trị văn phịng môn học sở bắt buộc, cung cấp kiến thức cung cách tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng giúp việc cho nhà quản trị để nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp điều kiện cạnh tranh kinh tế thị trường Mục tiêu mơn học: - Về kiến thức: + Trình bày vai trị cơng việc văn phịng, quản trị văn phòng; + Nắm kiến thức quản trị thông tin, quản trị thời gian công tác công tác lập hồ sơ; + Nắm số nghiệp vụ văn phòng: hoạch định tổ chức họp, hội nghị, chuyến công tác, tổ chức công tác lễ tân; + Nắn nội dung soạn thảo kỹ thuật soạn thảo vă bản, công tác lưu trữ - Về kỹ năng: + Tổ chức nơi làm việc, xây dựng ban hành văn bản, quản lý văn kỹ tổ chức công tác lễ tân hội nghị, tiệc chiêu đãi; công tác soạn thảo, kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu cách khoa học; + Diễn tả nghệ thuật tiếp khách nghe điện thoại; + Kiểm sốt cơng việc văn phòng; + Vận dụng học vào thực tế - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Có ý thức học tập theo phương pháp biết suy luận, kết hợp lý luận với thực tiễn + Có thái độ nghiêm túc, cách tiếp cận khoa học xem xét vấn đề thuộc lĩnh vực quản trị văn phịng Nội dung mơn học: Chương 1: Một số vấn đề chung văn phòng quản trị văn phịng Chương 2: Tổ chức cơng tác văn phòng Chương 3: Một số nghiệp vụ văn phịng Chương 4: Tổ chức cơng tác lễ tân Chương 5: Soạn thảo văn công tác lưu trữ CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã chương: MH19.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, chức nhiệm vụ văn phòng quản trị văn phòng tổ chức - Trình bày cấu tổ chức văn phịng tổ chức máy hành văn phòng - Vận dụng học vào thực tế Nội dung chính: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng quản trị văn phòng 1.1 Các khái niệm Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức , phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức Administration: q trình làm việc thơng qua người để thực mục tiêu tổ chức môi trường biến động Quản trị phối hợp tất tài ngun, thơng qua tiến trình: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề Quản trị HC-VP việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra cơng tác văn phịng nằm đạt mục tiêu đề cách có hiệu 1.2 Chức văn phòng quản trị văn phòng 1.2.1 Chức văn phòng a Chức giúp việc điều hành Văn phòng phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo công tác quản lý điều hành quan đơn vị Chức thể thông qua hoạt động: xây dựng, triển khai chương trình, kế hoạch, cơng tác, tổ chức, tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức chuyến công tác lãnh đạo, công tác văn thư - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc - Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch - Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan b Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu Để có định tối ưu, người lãnh đạo cần vào ý kiến tham mưu cấp quản lý, người trợ giúp Những ý kiến tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án Đây hoạt động cần thiết, hữu hiệu vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu Những kết quả tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng mà văn phịng thu thập Những thơng tin cần phải sàng lọc, phân tích, tổng hợp lưu giữ khai thác sử dụng theo yêu cầu lãnh đạo lĩnh vực cụ thể Công việc thuộc công tác tổng hợp hoạt động văn phòng Trong số quan đơn vị, chủ thể làm cơng tác tham mưu cá nhân tập thể Bộ phận tham mưu thường đặt văn phịng (ngồi phận tham mưu văn phịng, cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề chuyên sâu) Tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý Như vậy, Văn phòng vừa nơi thực công tác tham mưu, vừa nơi thu thập, tổng hợp thông tin, tổng hợp ý ý kiến phận khác, cung cấp cho lãnh đạo Đây cơng việc có liên quan mật thiết với nhau, nhằm mục đích trợ giúp cho công tác điều hành, quản lý quan đạt hiệu cao c Chức hậu cần, quản trị Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Quy mô đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị Văn phòng phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng trang thiết bị, phương tiện vật chất nhằm đặt hiệu cao chức hậu cần văn phòng Qua ba chức trên, văn phòng vừa đầu mối giúp việc cho lãnh đạo Các chức vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị 1.2.2 Chức quản trị văn phòng a Chức hoạch định Bao gồm cơng việc sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác thường kỳ quan thân văn phòng - Hoạch định hội họp quan lãnh đạo quan - Hoạch định chuyến công tác lãnh đạo quan - Hoạch định sở vật chất, phương tiện làm việc quan - Hoạch định kinh phí bảo đảm cho hoạt động quan… Hoạch định chức giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn phòng, để triển khai đồng có trọng tâm, trọng điểm cơng tác văn phịng thời gian định Hoạch định tăng tính tự chủ cơng tác văn phịng, tạo phối hợp phận, cá nhân việc thực công tác văn phịng b Chức tổ chức cơng tác văn phòng Chức gồm nội dung: - Thiết lập máy văn phòng phù hợp với chức nhiệm vụ giao - Tổ chức thực nhiệm vụ văn phòng để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho hoạt động phận khác quan, đơn vị c Chức nhân Đây hoạt động nhà quản trị lực lượng lao động thuộc văn phòng Nội dung quản trị nhân văn phịng bao gồm cơng việc: - Xác định nhu cầu nhân làm công tác văn phịng - Phân cơng bố trí cơng việc cụ thể cho người, phận vào nhu cầu cơng việc, trình độ chun mơn lực người - Tuyển chọn phát triển nguồn nhân lực cá nhân - Tuyển chọn phát triển nguồn nhân lực văn phòng d Chức lãnh đạo Lãnh đạo hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn đạo người khác để đạt mực tiêu đề Chánh văn phòng lãnh đạo đội ngũ lao động văn phòng thực nhiệm vụ văn phòng e Chức kiểm tra - Kiểm tra trình áp dụng chế, phương pháp để đảm bảo hoạt động thành đạt phù hợp với mục tiêu, kế hoạch, chuẩn mực tổ chức - Trong quản trị văn phòng, kiểm tra hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu trạng cơng tác văn phịng với kế hoạch, tiêu chuẩn, quy chế cơng tác, quy trình làm việc từ có giải pháp, uốn nắn sai lệch - Kiểm tra bao gồm nội dung sau: + Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc, quy trình cơng tác… + Kiểm tra công việc: kiểm tra nghiệp vụ chuyên mơn văn phịng có thực theo tiêu chuẩn, thủ tục, chương trình, kế hoạch đề hay không + Kiểm tra nhân sự: nhận xét việc thực quy chế làm việc đánh giá lực cán nhân viên văn phòng 1.3 Nhiệm vụ văn phịng - Xây dựng chương trình kế hoạch tổ chức thực chường trình kế hoạch công tác - Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin - Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực - Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu - Tư vấn văn cho thủ trưởng - Tổ chức công tác tiếp khách, đối nội, đối ngoại - Chủ trì phối hợp với đơn vị chuẩn bị hội họp - Phối hợp với đơn vị tổ chức chuyến công tác lãnh đạo - Bảo đảm sở vật chất cho hoạt động quan kinh phí, trang thiết bị làm việc - Xây dựng cấu tổ chức văn phòng hợp lý Tùy theo điều kiện cụ thể đặc điểm, tính chất quan, đơn vị mà văn phịng thêm hoăc bớt số nhiệm vụ cho phù hợp 1.4 Vai trò quản trị văn phòng - Quản trị văn phịng phận khơng thể thiếu quan, đơn vị Tổ chức khoa học công tác văn phịng có lợi ích sau: + Tạo tiền đề phát triển cho quan, đơn vị B2: Xây dựng dự thảo VB phù hợp với hình thức, thể thức VB theo quy định NN B3: Duyệt văn B4: Hoàn thiện thể thức làm thủ tục ban hành 1.3 Kỹ thuật soạn thảo số văn hành thơng thường 1.3.1 Soạn thảo Quyết định: (xem mẫu phần Phụ lục) a Khái niệm: Quyết định loại văn thông dụng, nhiều quan, tổ chức nhân có thẩm quyền ban hành - Quyết định QPPL ban hành quan Quyết định QPPL Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng quan ngang Bộ, UBND cấp để định chủ trương, biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động, quy định biện pháp để thực chức quản lý ngành, quản lý kinh tế, văn hóa, xã hội… - Quyết định cón ban hành để hợp lý hóa văn QPPL điều lệ, quy chế, quy định phụ lục kèm theo (nếu có); - Ngồi định trên, quan ban hành định cá biệt để giải vụ việc cụ thể đối tượng cụ thể Đó định tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng lương, kỷ luật, điều động công tác, xử phạt vi phạm hành chính… b Bố cục Quyết định: * Phần mở đầu: Quốc hiệu, Tên quan ban hành, Số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại, trích yếu nội dung ban hành - Căn ban hành định cần dựa vào nguồn văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao - Căn dựa vào tình hình thực tế địi hỏi phải xử lý kịp thời * Phần khai triển: - Nội dung Quyết định: thường viết theo dạng điều khoản, điều trình bày đọng, khơng dùng câu từ chuyển tiếp, xếp theo trình tự logic định - Điều khoản thi hành: cần nêu rõ cụ thể đối tượng chịu trách nhiệm thi hành * Phần kết: Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Thủ trưởng ký Phó Thủ trưởng ký thay; Con dấu quan ban hành, nơi nhận 57 1.3.2 Soạn thảo Báo cáo: a Khái niệm: Là văn trình bày kết đạt hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, để cấp định quản lý phù hợp Báo cáo phải có nội dung trung thực, xác, đầy đủ, kịp thời Báo cáo báo cáo thường kỳ: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo sơ kết tháng, báo cáo tổng kết; báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất b Yêu cầu Báo cáo : - Báo cáo viết trung thực, khách quan, có thơng tin cụ thể, trọng điểm - Câu văn ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc, trình bày đánh giá, nhận định dựa kết khảo sát, mơ tả - Đúng thể thức, hình thức quy định c Báo cáo có nội dung cấu trúc sau : * Phần mở đầu: Quốc hiệu, Tên quan ban hành, Số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại VB: Báo cáo, trích yếu nội dung báo cáo * Nội dung Báo cáo - Đặt vấn đề: Nêu điểm chủ trương cơng tác, nhiệm vụ giao, hoàn cảnh thực - Nội dung: + Kiểm điểm việc làm, việc hoàn thành, chưa hoàn thành, ưu khuyết điểm trình thực hiện, đánh giá kết quả, nguyên nhân đạt + Khi soạn thảo phải vào mẫu, quy định cấp trên, trường hợp khơng có mẫu quy định, người viết báo cáo phải tự xác định yêu cầu, nội dung, đối chiếu kết công tác thu thập tài liệu, số liệu để viết báo cáo tương ứng thực trạng công tác * Kết thúc thông báo: Kiến nghị phương hướng, giải pháp khắc phục, nêu kiến nghị có * Phần kết: Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Thủ trưởng ký Phó Thủ trưởng ký thay; Con dấu quan ban hành, nơi nhận 1.3.3 Soạn thảo công văn: (xem mẫu phần Phụ lục) a Khái niệm: 58 Công văn văn khơng có tên loại, dùng để thơng tin hoạt động giao dịch, trao đổi công tác chủ thể có thẩm quyền để giải nhiệm vụ có liên quan Cơng văn văn nội văn đến, với nội dung chủ yếu sau: - Thông báo một, vài vấn đề hoạt động công vụ tạo nên văn QPPL ban hành - Hướng dẫn thực văn cấp - Thông báo số hoạt động dự kiến xảy VD: mở lớp đào tạo, bồi dưỡng - Xin ý kiến vấn đề hoạt động quan - Trình kế hoạch mới, đề nghị lên cấp - Xác nhận vấn đề có liên quan đến hoạtđộng quan - Thăm hỏi, phúc đáp, cám ơn Phù hợp với nội dung có loại cơng văn hướng dẫn, giải thích, phúc đáp, đơn đốc, giao dịch, đề nghị, đề xuất, thăm hỏi b Bố cục công văn: * Phần mở đầu: Quốc hiệu; Tên quan ban hành; Số ký hiệu; địa danh, ngày tháng; trích yếu nội dung cơng văn; nơi gửi * Nội dung công văn bao gồm: - Đặt vấn đề: nêu rõ lý do, sở ban hành - Giải vấn đề: Trình bày yêu cầu giải Nội dung cần trình bày cụ thể, rõ ràng, thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt Cách hành văn phù hợp với loại cơng văn, bảo đảm tính thuyết phục, tạo điều kiện thuận lợi cho nghiên cứu giải - Kết luận vấn đề: Viết ngắn gọn, khẳng định nội dung nêu, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải văn cần thiết * Phần kết: Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Con dấu quan ban hành, nơi nhận c Một số loại công văn: Công văn hướng dẫn: Nội dung công văn hướng dẫn: - Đặt vấn đề: phải nêu rõ tên loại, số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu văn cần hướng dẫn khái quát vấn đề cần hướng dẫn thực 59 - Giải vấn đề: Nêu rõ cứ, chủ trương sách, định cần hướng dẫn thực Phân tích mục đích ý nghĩa, tác dụng chủ trương phương diện kinh tế, xã hội… nêu cách thức tổ chức biện pháp thực - Phần kết luận: Yêu cầu phổ biến cho quan, tổ chức, cá nhân hữu quan biết tổ chức thực chủ trương, sách, định Cơng văn giải thích: Đây lọai cơng văn dùng để cụ thể hoá, chi tiết hoá nội dung văn nghị quyết, thị… việc thực cơng việc mà cá nhân, quan nhận chưa rõ, hiểu sai thực chưa thống Nêu cứ, trích yếu văn đồng thời nêu nội dung chưa rõ giải thích cụ thể, tương ứng Nêu cách thức tổ chức thực biện pháp thực Công văn đạo: Là văn quan cấp thông tin cho quan cấp công việc cần phải triển khai, cần phải thực Nội dung cơng văn đạo có kết cấu sau: - Đặt vấn đề: nêu rõ mục đích, yêu cầu công việc cần phải triển khai, cần phải thực - Giải vấn đề: nêu yêu cầu cần đạt được, nhiệm vụ, biện pháp cần áp dụng để đạt yêu cầu - Nêu yêu cầu mà cấp cần phải thực báo cáo kết cho cấp đạo Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Là văn quan cấp gửi cho quan cấp nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động thi hành chủ trương, biện pháp hay định Nội dung công văn đôn đốc nhắc nhở thường bao gồm: - Đặt vấn đề: nêu tóm tắt nhiệm vụ giao cho cấp văn đạo tổ chức thực nhắc lại chủ trương, kế hoạch yêu cầu cấp thực hiện, nêu ưu điểm cấp thực thi nhiệm vụ giao, đồng thời nhấn mạnh khuyết điểm lệch lạc cần khắc phục để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Giải vấn đề: nêu rõ nội dung yêu cầu thực nhiệm vụ giao cho cấp dưới, đề biện pháp thời gian thực hiện, vạch biện pháp sai lệch cần chấn chỉnh giao trách nhiệm cụ thể cho tổ chức, cá nhân trực tiếp tổ chức thực 60 - Phần kết luận: yêu cầu tổ chức cá nhân triển khai thực báo cáo kết thực lên cấp vào thời hạn định Công văn đề nghị, yêu cầu: Là văn quan cấp gửi cho quan cấp trên, quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với để đề nghị, yêu cầu giải công văn liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Nội dung thường bao gồm: - Đặt vấn đề: nêu lý mục đích việc đề nghị, yêu cầu - Giải vấn đề: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị yêu cầu; nội dung cụ thể việc đề nghị, yêu cầu; thời gian cách thức giải đề nghị, yêu cầu - Phần kết luận: Thể mong mỏi quan tâm, xem xét đề nghị u cầu Cơng văn phúc đáp: Là văn dùng để trả lời vấn đề mà quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức nhiệm vụ quan ban hành văn Nội dung thường bao gồm: - Đặt vấn đề: ghi rõ trả lời (phúc đáp) công văn số, ký hiệu, ngày tháng nào, vấn đề gì… - Giải vấn đề: trả lời vấn đề mà nội dung văn gửi đến yêu cầu phải giải đáp quan phúc đáp có đầy đủ thơng tin xác để trả lời; trình bày giải thích lý từ chối trả lời hẹn thời gian trả lời quan phúc đáp không đầy đủ thông tin - Phần kết luận: Đề nghị quan phúc đáp có vấn đề chưa rõ, chưa thoả đáng cho biết ý kiến để nghiên cứu trả lời Cách trình bày phải lịch sự, thể quan tâm quan phúc đáp Công văn hỏi ý kiến: Là văn thường dùng để quan cấp cần có ý kiến đóng góp quan cấp tổ chức, cá nhân hữu quan vấn đề quan hỏi ý kiến đóng góp dự thảo văn QPPL ; văn quan cấp trình thực chủ trương sách quan cấp gặp khó khăn, vướng mắc cần có cơng văn xin ý kiến đạo quan cấp Nội dung công văn hỏi ý kiến thường bao gồm: - Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích hỏi ý kiến để làm vấn đề nào? 61 - Giải vấn đề: Trình bày vấn đề cần hỏi ý kiến, nêu cách làm thời gian thực việc hỏi ý kiến - Phần kết luận: yêu cầu trả lời văn thời gian Công văn giao dịch: Là văn để quan, tổ chức dùng để thông tin, thông báo cho biết vấn đề có liên quan đến yêu cầu thực nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn Đây cơng văn sử dụng phổ biến hoạt động quản lý Nhà nước đa dạng Nội dung công văn giao dịch bao gồm: - Đặt vấn đề: nêu lý vấn đề cần thông báo, giao dịch - Giải vấn đề: trình bày vấn đề cần giao dịch, thơng báo (thực trạng cơng việc, thành tựu, khó khăn, vướng mắc, yêu cầu, đề nghị…) - Phần kết luận: nêu mục đích việc cần giao dịch yêu cầu tổ chức, cá nhân nhận công văn giao dịch Công văn mời họp: Là văn để quan nhà nứơc triệu tập thức quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận… vấn đề có liên quan Cơng văn mời họp thức nội dung gần với giấy mời họp Nội dung mời họp bao gồm: - Đặt vấn đề: Nêu rõ lý mời họp - Giải vấn đề: Nêu nội dung họp (về vấn đề gì) Thời gian, địa điểm họp, đề nghị, yêu cầu cần thiết… - Phần kết luận: Nêu yêu cầu đến họp thành phần, mời không đến dự xin thông báo cho biết theo địa chỉ… trước ngày… 1.3.4 Soạn thảo Tờ trình: a Khái niệm: Tờ trình loại văn dùng để trình bày, đề xuất với quan cấp xét duyệt chủ trương hoạt động, phương án công tác mà thân quan định b Bố cục Tờ trình: - Phần mở đầu: Quốc hiệu, Tên quan ban hành, Số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại VB: Tờ trình, trích yếu nội dung tờ trình, Nơi gửi trình - Nội dung Tờ trình - Đặt vấn đề: Nêu lý đưa nội dung trình duyệt Phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt - Nội dung: 62 + Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, phương án khả thi cách cụ thể, rõ ràng với luận kèm theo tài liệu có thơng tin trung thực, độ tin cậy, thuận lợi, khó khăn triển khai thực hiện, biện pháp khắc phục + Nêu ý nghĩa tác dụng đề nghị sản xuất, đời sống xã hội, công tác lãnh đạo, quản lý - Kết thúc tờ trình: Nêu kiến nghị cấp xem xét chấp thuận đề xuất nêu để sớm triển khai thực Có thể nêu vài phương án để cấp duyệt, nhằm cần thiết chuyển đổi phương án Kiến nghị phải xác đáng * Phần kết: Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Thủ trưởng ký Phó Thủ trưởng ký thay; Con dấu quan ban hành, nơi nhận Tờ trình đính kèm theo văn phụ để minh hoạ cho phương án đề xuất tờ trình 1.3.5 Phương pháp soạn thảo Thông báo: a Khái niệm: Là văn thông tin hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội Thơng báo có cấu trúc nội dung sau: - Thông báo vài vấn đề hoạt động công vụ tạo nên văn QPPL ban hành - Thông báo số hoạt động thực dự kiến xảy ra, ví dụ: mở lớp đào tạo, bồi dưỡng… - Thông báo kế hoạch mới…, thông báo ý kiến kết luận buổi họp… b Bố cục Thông báo: * Phần mở đầu: Quốc hiệu, Tên quan ban hành, Số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại VB: thơng báo, trích yếu nội dung thông báo * Nội dung Thông báo - Đặt vấn đề: Khơng trình bày lý do, mà giới thiệu trực tiếp vào vấn đề cần thông báo - Nội dung: + Đối với Thông báo truyền đạt chủ trương sách, định, thị cần nhắc lại tên văn truyền đạt, tóm tắt nội dung văn yêu cầu quán triệt, triển khai thực + Đối với Thông báo kết hội nghị, họp phải nêu ngày họp, thành phần tham dự, người chủ trì, tóm tắt nội dung hội nghị, định, nghị có hội nghị, họp 63 + Đối với thông báo nhiệm vụ giao ghi rõ, ngắn gọn đầy đủ nhiệm vụ yêu cầu thực hiện, biện pháp cần áp dụng để triển khai thực + Thông báo thông tin hoạt động nêu rõ nội dung hoạt động quản lý, lý tiến hành thời gian tiến hành hoạt động Thơng báo phải viết ngắn, gọn, cụ thể, dể hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết * Kết thúc thơng báo: Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc nội dung xã giao, cảm ơn thấy cần thiết * Phần kết: Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Thủ trưởng ký Phó Thủ trưởng ký thay; Con dấu quan ban hành, nơi nhận 1.3.6 Soạn thảo Biên a Khái niệm: Biên văn hành dùng để ghi chép lại việc xảy xảy hoạt động quan tổ chức người chứng kiến thực - Biên hội nghị loại văn hành dùng để ghi chép lại, phản ảnh lại ý kiến thảo luận hội nghị, kết luận, định hội nghị làm sở cho định xử lý, sở để kiểm tra việc thực định hội nghị làm cho nhận định, kết luận khác - Biên có nhiều loại khác biên hội nghị, họp; biên việc xảy ra; biên xử lý; biên bàn giao, nghiệm thu; biên hoà giải… b Bố cục biên bản: * Phần mở đầu: Quốc hiệu, Tên quan ban hành, Số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại VB: Biên bản, trích yếu nội dung biên bản; * Nội dung biên - Đặt vấn đề: Ghi rõ thời gian lập biên bản, địa điểm, thành phần tham gia - Nội dung biên bản: Ghi diễn biến kiện Nội dung biên phải ghi chép xác, cụ thể, trung thực số liệu, kiện, khơng suy đốn chủ quan Biên phải đảm bảo yêu cầu: trung thực, xác, khách quan đầy đủ - Kết thúc biên bản: Ghi thời gian kết thúc * Phần kết: Thẩm quyền ký: tối thiểu phải có người ký; Con dấu hợp pháp đóng lên chữ ký chủ toạ phiên họp biên hội nghị, họp; Nơi nhận 1.3.7 Phương pháp soạn thảo Đề án a Khái niệm 64 Đề án công tác văn trình bày dự kiến, kế hoạch nhiệm vụ công tác quan b Yêu cầu - Phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình quan đơn vị - Lập luận chặt chẽ, dẫn chứng xác, có sức thuyết phục - Biện pháp phải cụ thể, dự kiến rõ thời gian thực khâu công việc c Phương pháp viết đề án Phần mở đầu: phần nhận định tình hình, đặc điểm Cần khái quát ngắn gọn tình hình đặc điểm khả quan đơn vị để thấy cần thiết thực đề án Phần nội dung: nêu mục tiêu, nhiệm vụ biện pháp thực Cần dự kiến khả rủi ro, khó khăn, cản trở, thuận lợi thực đề án Phần kết luận: nêu ý nghĩa, tầm quan trọng đề án triển vọng kết đạt mặt kinh tế, trị, quản lý, kiến nghị với cấp hỗ trợ để thực đề án 1.3.8 Phương pháp soạn thảo hợp đồng a Khái niệm Hợp đồng thỏa thuận văn bản, tài liệu giao dịch bên ký kết việc thực nhiệm vụ, công việc định quy định rõ quyền nghĩa vụ bên để xây dựng thực kế hoạch b Yêu cầu - Phù hợp với đặc điểm, khả bên ký kết - Lập luận chặt chẽ, khoản mục xác, đầy đủ, pháp luật, phù hợp với điều kiện bên tham gia ký kết c Các loại hợp đồng - Hợp đồng kinh tế - Hợp đồng dân d Phương pháp viết hợp đồng Phần mở đầu: xác định rõ tên hợp đồng, thời gian, địa điểm ký, xác lập hợp đồng, thơng tin có liên quan chủ thể hợp đồng… Phần nội dung: ghi rõ ràng buộc trách nhiệm bên ký kết, thường gọi khoản (điều) Phần kết thúc: vào yêu cầu cụ thể mà bên xác định số lượng cần ký tiến hành ký kết 65 Cơng tác lưu trữ 2.1 Khái niệm, vị trí tính chất cơng tác lưu trữ 2.1.1 Tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị xã hội, tổ chức kinh tế cá nhân không kể thời gian sản sinh, chế độ xã hội, vật liệu phương pháp chế tác lựa chọn để bảo quản, phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học công tác thực tiễn - Ý nghĩa tài liệu lưu trữ + Ý nghĩa lịch sử + Ý nghĩa khoa học + Ý nghĩa thực tiễn + Ý nghĩa kinh tế + Ý nghĩa văn hóa 2.1.2 Cơng tác lưu trữ Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Công tác lưu trữ ngành hoạt động Nhà nước, bao gồm mặt trị, khoa học, pháp chế thực tiễn tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Vị trí cơng tác lưu trữ: đời sống xã hội công tác lưu trữ phục vụ cho nhu cầu công tác quan nhà nước, tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang, phận nhân viên thuộc lĩnh vực trị, kinh tế, xã hội, giáo dục cung cấp thông tin cần thiết cho cá nhân, gia đình - u cầu cơng tác lưu trữ: + Tính khoa học + Tính mật 2.1.3 Thu thập tài liệu lưu trữ hành a Khái niệm Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ việc sưu tầm, làm phong phú thêm tài liệu cho kho lưu trữ quan, lưu trữ Nhà nước Trung ương địa phương theo nguyên tắc phương pháp thống b Nguyên tắc 66 - Nguyên tắc 1: Thu thập, bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử, tài liệu sản sinh thời đại lịch sử phải để riêng cho thời đại, lịch sử - Nguyên tắc 2: Thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ Phông lưu trữ khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tập thể, cá nhân có giá trị lịch sử thu thập bảo quản kho lưu trữ Điều kiện để quan thành lập phơng lưu trữ: + Có văn pháp quy quan cấp có thẩm quyền thành lập quan quy định rõ chức năng, nhiệm vụ tổ chức quan + Có ngân sách độc lập (tài khoản kho bạc) + Có dấu văn thư độc lập - Nguyên tắc 3: Thu thập bổ sung tài liệu cho khối phông lưu trữ Khối phơng tồn tài liệu phơng lưu trữ hình thành trình hoạt động đơn vị có liên quan chức năng, nhiệm vụ, quan hệ trực thuộc c Nội dung công tác thu thập tài liệu lưu trữ quan - Các tài liệu thu thập bổ sung vào lưu trữ quan gồm: + Các tài liệu văn thư hành giải xong + Các tài liệu cũ để lại đơn vị, tổ chức, cá nhân cán - Cách thu thập tài liệu lưu trữ Cách 1: Lưu trữ quan hướng dẫn cho đơn vị, cá nhân quan cách lập hồ sơ, hệ thống hóa hồ sơ vào lập mục lục hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Cách 2: Lưu trữ quan trực tiếp nhận tài liệu từ đơn vị tổ chức, cá nhân để chỉnh lý có phối hợp với cán đơn vị, tổ chức + Tiếp nhận tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ nộp vào lưu trữ + Sưu tầm, bổ sung tài liệu cần thiết theo yêu cầu quan, Nhà nước 2.2 Nội dung công tác lưu trữ 2.2.1 Khái niệm nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ a Khái niệm: Là công tác sưu tầm, thu thập thêm, làm phong phú hoàn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ quan, kho lưu trữ nhà nước, TW, địa phương theo nguyên tắc phương pháp thống b Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ: - Tài liệu lưu trữ quan nộp theo chế độ nộp lưu trữ Nhà nước 67 Theo quy định Nhà nước, hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, sau 10 năm lưu trữ quan phải đem nộp vào lưu trữ Nhà nước - Tài liệu quan giải thể, ngừng hoạt động tài liệu phải tiến hành đánh giá phân loại lựa chọn cụ thể trường hợp tránh lưu trữ tài liệu không cần thiết - Tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ, tập thể ký gửi, biếu tặng nhượng lại cho lưu trữ Nhà nước - Tổ chức sưu tầm, bổ sung tài liệu thiếu qua thời kỳ lịch sử 2.2.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ a Khái niệm: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ kết hợp chặt chẽ hợp lí khâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ để tổ chức khoa học phông lưu trữ nhằm bảo quản sử dụng chúng tồn diện hiệu b Mục đích: để phân loại, chọn lọc tài liệu có giá trị để bảo quản tiêu hủy hết giá trị, tạo điều kiện thực khâu công tác lưu trữ, tạo điều kiện khai thác có hiệu tài liệu lưu trữ c Nguyên tắc: Các tài liệu lưu trữ phải chỉnh lý theo phông lưu trữ nhằm tạo điều kiện cho công tác thống kê, bảo quản, khai thác, sử dụng Phơng lưu trữ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân (Khoản Điều 2) d Nội dung cơng tác chỉnh lí tài liệu lưu trữ: Kiểm tra hồ sơ lập hoàn thiện hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ Chọn xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ theo phương án, phương pháp phân loại Đồng thời dự kiến nhân lực thời gian thực 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu a Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để nghiên cứu quy định thời gian bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan theo giá trị mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học giá trị khác, từ lựa chọn để bổ sung tài liệu có giá trị cho lưu trữ Nhà nước b Nguyên tắc: - Nguyên tắc lịch - Nguyên tắc trị - Nguyên tắc tổng hợp toàn diện 68 c Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu - Tiêu chuẩn nội dung - Tiêu chuẩn đơn vị hình thành phông - Tiêu chuẩn tác giả - Tiêu chuẩn lặp lại thông tin - Các tiêu chuẩn khác d Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ - Tổ chức hội đồng - Xác định giá trị tài liệu khâu văn thư phông lưu trữ quan kho lưu trữ Nhà nước đạo Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Tiêu hủy tài liệu 2.2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ a Khái niệm: Là tồn cơng việc thực nhằm bảo đảm giữ gìn ngun vẹn, lâu bền an tồn phịng lưu trữ b Nội dung cơng tác bảo quản tài liệu : - Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi thọ - Bảo đảm giữ gìn tồn vẹn trạng thái lý hoá tài liệu - Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học, thực nghiêm túc quy chế xuất nhập tài liệu - Kiểm tra tài liệu thường xuyên để phát hư hỏng c Yêu cầu sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ: - Địa điểm, thiết kế, kiến trúc nhà kho thơng thống - Có bìa cặp, tủ, giá để tài liệu dụng cụ chống cháy, thiết bị chống ẩm mốc, côn trùng, hệ thống thơng gió, hệ thống bảo vệ 2.2.5 Thống kê kiểm tra tài liệu a Khái niệm Thống kê tài liệu sử dụng công cụ, phương tiện chun mơn nghiệp vụ để nắm xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu hệ thống bảo quản tài liệu kho lưu trữ b Mục đích - Là để xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu - Xác định giá trị tài liệu, có kế hoạch mua sắm trang thiết bị để bảo quản - Làm sở cho việc quản lý Nhà nước công tác lưu trữ bảo vệ bí mật quốc gia 69 c Nguyên tắc - Bảo đảm thống kê tồn diện, kịp thời, xác tài liệu - Bảo đảm thống thống kê bảo quản tài liệu - Công cụ phải áp dụng thống thể loại, nội dung, đối tượng thống kê d Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ - Sổ nhập tài liệu vào kho lưu trữ - Mục lục hồ sơ - Sổ đăng ký mục lục hồ sơ - Sổ thống kê phông e Cơng cụ kiểm tra tài liệu - Hình thức kiểm tra: định kỳ, đột xuất - Phương pháp kiểm tra 2.2.6 Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ a Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phịng, kho lưu trữ tồn công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan nhà nước xã hội thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hóa, quân sự, ngoại giao quyền lợi khác đáng cơng dân b Ngun tắc - Ngun tắc trị - Nguyên tắc mật - Nguyên tắc đảm bảo cơng tác thơng tin tư liệu nhanh chóng, xác c Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: - Tổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc - Triển lãm tài liệu lưu trữ - Cấp phát chứng nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ - Viết đăng báo, phát thanh, truyền hình - Cơng bố tài liệu lưu trữ 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Nguyễn Thành Độ - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Kinh Tế Quốc Dân, 2012 Nguyễn Kỳ Hồng - Lê Văn In, Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh, 2015 Phạm Hưng (2010), Quản trị văn phịng Doanh nghiệp, NXB Chính trị Quốc gia Nguyễn Thành Độ (2015), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội Nguyễn Hải Sản, Giáo trình Quản trị học, NXB Thống kê, 2010 Thông tin truyền hình, báo, đài Thơng tin mạng internet 71 ... ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ văn phòng quản trị văn phòng 1.1 Các khái niệm 1.2 Chức văn phòng quản trị văn phòng 1.3... hành văn phịng nêu quản trị hệ thống thủ tục theo tiêu chuẩn Quản trị văn phòng ngày trở thành ngành học lớn giới Các nước phát triển giới có hiệp hội quản trị văn phịng Mơn Quản trị văn phòng. .. thuộc lĩnh vực quản trị văn phòng Nội dung môn học: Chương 1: Một số vấn đề chung văn phòng quản trị văn phòng Chương 2: Tổ chức cơng tác văn phịng Chương 3: Một số nghiệp vụ văn phòng Chương 4: