Untitled 1 SỞ LAO ĐỘNG TB&XH TỈNH HÀ NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HÀ NAM GIÁO TRÌNH MÔN HỌC SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNH/NGHỀ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số 285/QĐ CĐN n[.]
SỞ LAO ĐỘNG TB&XH TỈNH HÀ NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ HÀ NAM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGÀNH/NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số:285/QĐ-CĐN ngày 21 tháng năm 2017 Trường Cao đẳng Nghề Hà Nam Hà Nam, 2017 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Để đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu cho giảng viên sinh viên nghề Kế toán doanh nghiệp trường Cao đẳng nghề Hà Nam Chúng thực biên soạn giáo trình Soạn thảo văn Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm Dựa theo giáo trình này, sử dụng để giảng dạy cho trình độ trung cấp nghề Kế tốn doanh nghiệp LỜI NĨI ĐẦU Soạn thảo văn khâu quan trọng cần thiết hoạt động quan Nhà nước, tổ chức trị xã hội doanh nghiệp Công tác soạn thảo loại công văn, tờ trình, lập biên nghiệm thu, toán hợp đồng kinh tế, mẫu báo cáo kế toán hoạt động diễn thường xuyên doanh nghiệp Để tạo điều kiện giúp học sinh – sinh viên tiếp cận học tập môn học thuận lợi, nghiên cứu, tập hợp nhiều nguồn tài liệu cập nhật thông tư, quy định soạn thảo văn để biên soạn giáo trình Soạn thảo văn dùng cho chun ngành Kế tốn doanh nghiệp Nội dung giáo trình Soạn thảo văn gồm có chương: Chương 1: Những quy định chung văn Chương 2: Văn pháp quy Chương 3: Văn hành Chương 4: Văn hợp đồng Trong trình biên soạn khơng tránh khỏi thiếu sót, chúng tơi mong nhận ý kiến đóng góp bạn đọc để giáo trình ngày hồn thiện Hà Nam, ngày tháng năm 2017 Người biên soạn NGUYỄN HỒ PHƯƠNG MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN 1.Khái niệm, chức năng, vai trò văn 1.1.Khái niệm 1.2 Chức 1.3 Vai trò văn 12 Phân loại văn 14 2.1 Văn mang tính chất quyền lực nhà nước văn khơng mang tính chất quyền lực nhà nước 15 2.2 Văn công văn tư 15 2.3 Văn quản lý văn thông thường 15 2.4 Phân loại theo hình thức văn 15 Hình thức nội dung văn 16 3.1 Hình thức văn 16 3.2 Nội dung văn 17 Ý nghĩa việc soạn thảo văn 18 Quy trình soạn thảo văn 18 5.1 Định hướng trình soạn thảo văn 18 5.2 Xác lập quy trình soạn thảo văn 19 5.3 Thể thức văn 22 Văn quản lý nhà nước 43 Mẫu 1: Mẫu trình bày cơng văn 43 Mẫu 2: Mẫu trình bày văn có tên loại 45 Mẫu 3: Phông chữ (FONT) cỡ chữ để trình bày văn 45 CHƯƠNG 2: VĂN BẢN PHÁP QUY 47 1.Khái niệm đặc trưng văn pháp quy 47 1.1 Khái niệm 47 1.2 Đặc trưng văn pháp quy 47 Ý nghĩa tầm quan trọng văn pháp quy 48 Yêu cầu nội dung hình thức văn pháp quy 48 3.1 Những yêu cầu nội dung 48 3.2.Những yêu cầu hình thức 51 Các hình thức văn pháp quy 52 4.1 Một số văn pháp quy Chính phủ 52 4.2 Các văn pháp quy Thủ tướng Chính phủ 52 4.3 Các văn pháp quy thủ trưởng quan thuộc Chính phủ 53 4.4 Các văn pháp quy liên ngành 53 4.5 Các văn pháp quy Chính quyền cấp địa phương 53 Phương pháp soạn thảo văn pháp quy 53 5.1 Nghị 53 5.2 Quyết định 55 5.3 Chỉ thị 60 5.4 Thông tư 62 CHƯƠNG 3: VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 65 Khái niệm văn hành 65 Các hình thức văn hành chính: 65 2.1 Công văn 65 2.2 Tờ trình 66 2.3 Đề án 66 2.4 Báo cáo 67 2.5 Thông báo 67 2.6 Thông cáo 67 2.7 Biên 67 2.8 Diễn văn 68 2.9 Đơn thư 68 2.10 Giấy uỷ quyền 69 Phương pháp soạn thảo số văn hành thơng dụng 69 3.1 Cơng văn hành 69 3.2 Văn thông báo 71 3.3 Văn tờ trình 72 3.4 Đề án công tác 73 3.5 Báo cáo 74 3.6 Biên 75 CHƯƠNG 4: VĂN BẢN HỢP ĐỒNG 77 1.Văn hợp đồng kinh tế 77 1.1 Khái niệm hợp đồng kinh tế (HĐKT) 77 1.2 Văn HĐKT loại văn HĐKT 81 1.3.Văn phụ lục HĐKT biên bổ sung HĐKT 83 1.4.Nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ văn phạm văn HĐKT 85 Hợp đồng lao động 88 2.1.Khái niệm đặc điểm hợp đồng (HĐLĐ) 88 2.2 Nguyên tắc giao kết HĐLĐ 90 2.3 Quy định thực hợp đông lao động 91 2.4 Quy định chấm dứt hợp đồng lao động 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO 98 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã mơn học: MH 09 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Là mơn học sở nghề kế tốn doanh nghiệp, bố trí giảng dạy đồng thời với mơn sở nghề - Tính chất: Soạn thảo văn môn học buộc nhằm giúp sinh viên sau tốt nghiệp soạn thảo loại văn liên quan đến nghề như: công văn, tờ trình, biên nghiệm thu, tốn cơng trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ - Ý nghĩa vai trò môn học: Hoạt động trao đổi thông tin thể nhiều phương diện, nhiều phương thức khác nhau, văn coi phương tiện hoạt động quản lý Nhà nước doanh nghiệp Công tác văn thư - lưu trữ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp tiếp nhận quán triệt đường lối, chủ trương sách Đảng Nhà nước, thị, mệnh lệnh, hướng dẫn thực cấp cách đầy đủ kịp thời, giúp thông báo, quán triệt, hướng dẫn cụ thể cho cấp dưới, tổ chức thực văn chủ đạo cấp trên, mặt khác ghi nhận kết hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đầy đủ, kịp thời, xác Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: + Phân biệt loại văn bản:văn pháp qui,văn hành chính,văn hợp đồng + Xác định hình thức,nội dung quy trình soạn thảo văn + Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức học soạn thảo số văn pháp qui,văn hành thơng dụng văn hợp đồng - Về kỹ năng: + Phân loại loại văn + Thực phương pháp,kỹ thuật soạn thảo loại văn thông dụng: công văn,tờ trình,lập biên nghiệm thu,thanh tốn cơng trình,thảo hợp đồng kinh tế,hợp đồng lao động,các đơn từ khác - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Tuân thủ quy trình soạn thảo văn hình thức nội dung văn + Làm việc độc lập làm việc theo nhóm, giải cơng việc, vấn đề phức tạp điều kiện làm việc thay đổi + Hướng dẫn tối thiểu, giám sát người khác thực nhiệm vụ xác định; chịu trách nhiệm cá nhân trách nhiệm nhóm + Đánh giá chất lượng sản phẩm sau hoàn thành kết thực thành viên nhóm Nội dung mơn học: CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN Mã chương: 0901 Giới thiệu: Trang bị cho người học kiến thức chung văn khái niệm, phân loại, hình thức nội dung văn đời sống xã hội, quy trình soạn thảo loại văn theo quy định Mục tiêu: - Trình bày vai trò, chức văn hệ thống văn bản; - Trình bày hình thức nội dung, quy trình soạn thảo văn bản; - Phân loại hệ thống văn theo nội dung, hình thức, chức khác văn bản; - Thực số thể thức văn theo mẫu trình bày tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992; - Tuân thủ quy trình soạn thảo văn hình thức nội dung văn Nội dung chính: 1.Khái niệm, chức năng, vai trò văn 1.1.Khái niệm Văn đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Trong trình hoạt động quan, tổ chức, văn vừa phương tiện, vừa sản phẩm hoạt động quản lý, dùng để ghi chép truyền đạt định quản lý, thông tin từ hệ thống quản lý dến hệ thống bị quản lý Theo cách hiểu rộng, văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định 1.2 Chức 1.2.1 Chức thông tin Đây chức đầu tiên, chức văn nói chung văn quản lý hành nhà nước nói riêng Truyền đạt thông tin quản lý qua văn xem hình thức thuận lợi đáng tin cậy Ngày nay, văn đóng vai trị quan trọng có hiệu kết hợp với kỹ thuật truyền thông đại (Fax, Email) Chức thông tin văn thể phương diện sau: - Văn ghi lại thơng tin q trình hoạt động quan, tổ chức - Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi đến nơi khác hệ thống quản lý hay từ quan đến cá nhân; - Giúp quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý đánh giá thông tin thu qua hệ thống truyền đạt thông tin khác Dưới dạng văn bản, thời điểm nội dung thông báo thông tin thường có loại sau: + Thơng tin q khứ: thông tin liên quan đến việc giải trình hoạt động quan, tổ chức, song thông tin khứ có giá trị ngang hoạt động hành quan Vì vậy, để đảm bảo giá trị thông tin văn cần lựa chọn thông tin theo nguyên tắc tiêu chuẩn định + Thông tin hành: thông tin liên quan đến việc xảy hàng ngày quan, tổ chức ý nghĩa loại thông tin xét theo mục đích hoạt động, chức năng, nhiệm vụ thực hàng ngày quan Tính đa dạng thơng tin hành phản ánh hoạt động đa dạng quan nhiệm vụ khác mà quan phải thực trình hoạt động Thơng tin dự báo: thơng tin mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược hoạt động mà máy quản lý nhà nước nói riêng tổ chức nói chung dựa vào để hoạch định phương hướng hoạt động Thơng tin dự báo gắn liền với ngành khoa học dự báo, với công tác lập kế hoạch hoạt động mang tính dự báo khác + Ngồi ra, tùy theo tính chất, nội dung mục tiêu cơng việc, thơng tin phân loại theo tiêu chí khác như: phân loại theo lĩnh vực quản lý gồm có thơng tin kinh tế, thơng tin trị…; thơng tin phân loại theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn) thành thông tin từ xuống, thông tin từ lên, thông tin ngang cấp… 1.2.2 Chức quản lý Chức có văn sản sinh môi trường quản lý Là công cụ tổ chức hoạt động quản lý, văn giúp cho quan lãnh đạo điều hành hoạt động hệ thống bị quản lý nhiều phạm vi không gian thời gian Chính điều cho thấy chức quản lý văn Chính chức tạo nên vai trò đặc biệt quan trọng văn trình hoạt động quan, tổ chức Với chức thông tin, thực chức quản lí, văn trở thành sở đảm bảo cung cấp cho hoạt động quản lý thông tin cần thiết, giúp cho nhà lãnh đạo nghiên cứu ban hành định quản lý xác thuận lợi, phương tiện thiết yếu để quan quản lý truyền đạt xác định quản lý đến hệ thóng bị quản lý mình, đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động quan cấp dưới, để tổ chức hoạt động quản lý thuận lợi hiệu Chức quản lý văn quản lý tạo nên nhu cầu khách quan hoạt động quản lý nhu cầu sử dụng văn phương tiện quản lý Để văn thực chức quản lý phải đảm bảo khả thực thi quan, tổ chức nhận văn Văn quản lý ban hành mang tính quan liêu, khơng dựa mục tiêu quản lý cụ thể không phát huy chức thực tiễn quản lý Nghệ thuật quản lý nảy sinh thực tiễn, cịn q trình giải công viêc cách khoa học lại buộc người ta quay với quy định thức chứa đựng văn quản lý Vấn đề đạt phải để quy định khơng hạn chế tính sáng tạo người áp dụng chúng, đồng thời, không tạo nên sơ hở văn khuyến khích quan hệ khơng thức mang tính tiêu cực phát triển Chức quản lý van quản lý có tính khách quan, tạo thành nhu cầu hoạt động quản lý nhu cầu sử dụng văn phương tiện quản lý Tuy nhiên tính khách quan bị tính chủ quan người tạo lập văn làm sai lệch làm chức quản lý văn 1.2.3 Chức pháp lý Chức có văn quản lý nhà nước (đặc biệt văn QPPL) Văn quản lý nhà nước có chức pháp lý lẽ, sử dụng để ghi lại truyền đạt quy phạm pháp luật định quản lý hành Đó pháp lý để giải nhiệm vụ cụ thể quản lý nhà nước Cụ thể, văn quản lý nhà nước: -Ghi lại quy phạm pháp luật quan hệ mặt pháp luật tồn xã hội; 10