Kü thuËt so¹n th¶o v¨n b¶n BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kè[.]
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong công tác quản lý nhà nước nói chung, để truyền đạt thông tin hoạt động quản lý định quản lý có hiệu lực hiệu cần phải sử dụng hình thức văn quản lý khác Văn quản lý quan sử dụng làm phương tiện hữu hiệu để thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao Để kịp thời đáp ứng cầu thực tiễn đào tạo ngành Kế toán doanh nghiệp thay cho tập giảng Giáo trình trước Các tác giả chọn lọc thông tin mới, quy định để đưa vào giáo trình, có kế thừa tham khảo nội dung tập giảng, giáo trình chun mơn trường Nội dung giáo trình gồm: sau: Chương 1: Những quy định chung văn Chương 2: Thể thức kỹ thuật trình bày văn Chương 3: Văn quy phạm pháp luật Chương 4: Văn hành Chương 5: Văn hợp đồng Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang Page MỤC LỤC VĂN BẢN LỜI GIỚI THIỆU CHƯƠNG NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN Khái niệm, đặc điểm văn bản(VB) 1.1 Khái niệm 1.2 Đặc điểm Văn quản lý nhà nước 2.1 Khái niệm 2.2 Đặc điểm Phân loại văn 3.1 Theo hiệu lực pháp lý 3.2 Theo tính chất sử dụng: Theo NĐ 09/2010 3.3 Theo nội dung 3.4 Theo nguồn gốc văn 3.5 Theo phạm vi sử dụng Chức văn 4.1 Chức thông tin 4.2 Chức pháp lý 4.3 Chức quản lý điều hành 4.4 Chức văn hoá xã hội 10 4.5 Chức thống kê 10 4.6 Chức sử liệu 10 Yêu cầu hình thức nội dung văn 10 5.1 Yêu cầu hình thức 10 5.2 Yêu cầu nội dung 11 5.3 Yêu cầu thời gian 12 5.4 Yêu cầu ngôn ngữ văn phong 12 Vai trò, ý nghĩa việc soạn thảo văn 12 6.1 Vai trò 12 6.2 Ý nghĩa việc soạn thảo văn 13 Quy trình soạn thảo văn 13 CHƯƠNG THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN 15 1.Thể thức văn 15 1.1 Khái niệm thể thức văn 15 1.2 Các thành phần thể thức văn 15 1.3 Tác dụng thể thức văn 16 Kỹ thuật trình bày văn 16 2.1 Phơng chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề đánh số trang văn 16 2.2 Các thành phần thể thức văn 17 CHƯƠNG VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT 35 Khái niệm đặc trưng văn quy phạm pháp luật (QPPL) 35 1.1 Khái niệm 35 1.2 Đặc điểm 35 Ý nghĩa tầm quan trọng văn QPPL 36 2.1 Văn sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức 36 2.2 Văn phương tiện truyền đạt định quản lý, điều hành hoạt động 36 2.3 Văn phương tiện kiểm tra theo dõi hoạt động máy lãnh đạo 36 Page 2.4 Văn công cụ xây dựng hệ thống pháp luật 37 Yêu cầu nội dung, hình thức văn QPPL 37 3.1 Những yêu cầu nội dung 37 3.2 Những yêu cầu hình thức 37 Các hình thức văn QPPL 38 4.1 Một số văn QPPL phủ 38 4.2 Các văn pháp quy Thủ tướng Chính phủ 38 4.3 Các văn pháp quy thủ trưởng quan thuộc Chính phủ 38 4.4 Các văn pháp quy liên ngành 39 4.5 Các văn pháp quy quyền cấp địa phương 39 4.6 Các văn Quốc hội ban hành 40 Phương pháp soạn thảo văn pháp quy 40 5.1 Nghị 40 5.2 Quyết định 43 5.3 Chỉ thị 47 5.4 Thông tư 48 CHƯƠNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 50 Khái niệm đặc điểm văn hành 50 1.1 Khái niệm 50 1.2 Đặc điểm 50 Các hình thức văn hành 51 Phương pháp soạn thảo số văn hành thông dụng 52 3.1 Công văn 52 3.2 Thông Báo 58 3.3 Tờ Trình 63 3.4 Báo cáo 65 3.5 Biên 70 Thực hành 75 Kiểm tra 76 CHƯƠNG VĂN BẢN HỢP ĐỒNG 77 Văn hợp đồng kinh tế 77 1.1 Khái niệm hợp đồng kinh tế (HĐKT) 77 1.2 Cơ cấu HĐKT 81 1.3 Phụ lục hợp đồng văn bổ sung hợp đồng 82 1.4 Nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ văn phạm văn HĐKT 84 Hợp đồng lao động 85 2.1: Khái niệm đặc điểm hợp đồng lao động (HĐLĐ) 85 2.2 Nguyên tắc giao kết HĐLĐ 86 2.3 Quy định thực HĐLĐ 87 2.4 Quy định chấm dứt HĐLĐ 88 Thực hành 89 Kiểm tra 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 Page GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: SOẠN THẢO VĂN BẢN Mã môn học: MH17 Thời gian thực môn học: 45 giờ; (Lý thuyết: 27giờ; Thực hành, thảo luận, tập: 15 giờ; Kiểm tra: giờ) Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: Là mơn học sở nghề kế tốn doanh nghiệp, bố trí giảng dạy đồng thời với mơn sở nghề - Tính chất: Soạn thảo văn môn học bắt buộc giúp học sinh sau tốt nghiệp soạn thảo loại văn liên quan đến nghề như: cơng văn, tờ trình, biên nghiệm thu, tốn cơng trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ Mục tiêu môn học: - Kiến thức: + Phân biệt loại văn bản: văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn hợp đồng + Xác định hình thức,nội dung quy trình soạn thảo văn + Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức học soạn thảo số văn quy phạm pháp luật, văn hành thơng dụng văn hợp đồng - Kỹ năng: + Phân loại loại văn + Thực phương pháp, kỹ thuật soạn thảo loại văn thơng dụng: cơng văn, tờ trình, lập biên nghiệm thu, tốn cơng trình, thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ khác - Năng lực tự chủ trách nhiệm: + Tuân thủ quy trình soạn thảo văn hình thức nội dung văn + Có phẩm chất đạo đức lương tâm nghề nghiệp, có tinh thần làm việc hợp tác, có thái độ làm việc tích cực, chủ động,sáng tạo, trung thực,niềm nở gần gũi với người Page CHƯƠNG 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ VĂN BẢN Mã chương: MH17.01 Mục tiêu học: - Đánh giá vai trò,chức văn hệ thống văn thiếu quản lý nhà nước phương tiện để điều chỉnh quan hệ xã hội - Xác định hình thức nội dung,quy trình soạn thảo văn - Phân loại thống văn theo nội dung, hình thức, chức khác văn - Thực số thể thức văn theo mẫu trình bày tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 - Tuân thủ quy trình soạn thảo văn hình thức nội dung văn Nội dung chính: Khái niệm, đặc điểm văn (VB) 1.1 Khái niệm Văn hiểu theo nhiều cách khác: - Theo nghĩa rộng: Văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ký hiệu hay ngôn ngữ định (ngôn ngữ ghi lại dạng chữ chữ viết) Với cách hiểu rộng vậy, văn cịn gọi vật mang tin ghi ký hiệu ngôn ngữ (chủ yếu chữ viết) - Theo nghĩa hẹp: Văn khái niệm dùng để cơng văn giấy tờ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp + Công văn dùng để văn quan, xí nghiệp ban hành theo thể thức định (tức phải tuân theo quy định định hình thức nội dung văn bản): Quốc hiệu, quan ban hành,số, kí hiệu, địa danh, ngày tháng ban hành, chữ kí, dấu quan… + Giấy tờ văn hình thành quan, xí nghiệp khơng phải cơng văn (tức khơng theo thể thức chung) như: đơn từ cá nhân, loại sổ sách… - Nghĩa chung nhất: Page Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thơng tin ngơn ngữ hay kí hiệu định Tuỳ theo lĩnh vực cụ thể đời sống xã hội quản lý nhà nước mà văn có nội dung hình thức khác 1.2 Đặc điểm Văn có đặc điểm sau: - Văn phải thể ngơn ngữ viết thơng qua hệ thống kí hiệu, kí tự định - Ngơn ngữ viết, kí hiệu, kí tự phải thể chất liệu chuyên môn định (vật liệu ghi tin) - Thể ý chí chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận - Văn có nội dung hình thức khác tuỳ thuộc vào lĩnh vực đời sống xã hội mà phản ánh Văn quản lý nhà nước 2.1 Khái niệm Văn quản lí Nhà nước loại văn hình thành hoạt động quản lí chủ thể quản lí Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, hình thức, thủ tục pháp luật quy định Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ theo định hướng xã hội chủ nghĩa 2.2 Đặc điểm - Chủ thể ban hành : Các quan quản lí Nhà nước Văn quản lý Nhà nước văn luật, luật, văn khác quan hệ thống tổ chức máy Nhà nước (Bộ máy nhà nước cộng hoà XHCNVN theo hiến pháp 1992 gồm: Quốc hội, Uỷ ban thường vụ quốc hội; chủ tịch nước; Chính phủ; quan trung ương phủ; Tồ án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân Hội đồng nhân dân, UBND) ban hành để thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Nhà nước giao - Cơ chế ban hành: Văn quản lí Nhà nước ban hành theo hình thức, thủ tục pháp luật quy định Phân loại văn 3.1 Theo hiệu lực pháp lý a Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục trình tự luật định, có quy tắc xử chung, nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Page Gồm: Hiến pháp, Pháp lệnh, Luật, Nghị định, Nghị quyết, Nghị liên tịch, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch Ví dụ: Hiến pháp nước Cộng Hịa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm 2013 ( Quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015) b Văn cá biệt Văn cá biệt văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục định, đưa quy tắc xử riêng một nhóm đối tượng nhằm giải công việc cụ thể, phù hợp với chức quyền hạn Gồm : Quyết định cá biệt, thị cá biệt, điều lệ, quy chế, quy định Ví dụ: Quyết định Bộ trưởng Bộ nông nghiệp & Phát triển nông thôn việc khen thưởng đơn vị, cá nhân có thành tích cao cơng tác thi đua năm học 2015-2016 c Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường loại văn mang thông tin, điều hành, thực thi văn quy phạm pháp luật, dùng để giải cơng việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc quan tổ chức Gồm: Kế hoạch, quy hoạch, chương trình, chiến lược, đề án, thơng báo, báo cáo, cơng văn, tờ trình, giấy mời, biên bản… Ví dụ: Thông báo tuyển dụng viên chức năm 2016 trường Cao đẳng nghề Cơ Điện Xây Dựng Việt Xô d Văn chuyên ngành Văn chuyên ngành văn thể chun mơn nghiệp vụ mang tính chất đặc thù ngành lĩnh vực công tác định Gồm: Quy định, định, công văn, hóa đơn, séc, văn bằng, chứng Ví dụ: Văn ngoại giao: Công hàm, hiệp định, hiệp ước… Văn tài chính: Phiếu thu, phiếu chi, báo cáo toán… Văn tư pháp: Cáo trạng, định khởi tố, án văn… 3.2 Theo tính chất sử dụng: Theo NĐ 09/2010 - “Bản gốc” dự thảo cuối người có thẩm quyền duyệt Page - “Bản chính” Bản văn bản" hồn chỉnh nội dung thể thức văn quan, tổ chức ban hành Bản làm thành nhiều có giá trị - “Bản sao” nguyên từ có giá trị cấp có thẩm quyền xác nhận 3.3 Theo nội dung - Văn kinh tế: thị trường chứng khoán, đất đai… - Văn ngoại giao - Văn kỹ thuật: xây dựng nhà cửa, cầu đường, trắc địa, thủy văn… 3.4 Theo nguồn gốc văn - Văn đi: Văn mà quan đơn vị ban hành gửi đi, quan khác đối tượng tiếp nhận - Văn đến: Gồm văn đơn vị quan khác ban hành gửi tới - Văn lưu hành nội bộ: Văn ban hành sử dụng quan khơng gửi đi, khơng có giá trị ngồi quan 3.5 Theo phạm vi sử dụng - Văn mang tính chất mật: Sử dụng phạm vi hẹp, có nội dung bí mật nhà nước, quan kinh tế, trị, quốc phịng… mức độ: mật tuyệt mật - Văn sử dụng rộng rãi: Phổ biến cho đối tượng tiếp nhận Chức văn 4.1 Chức thông tin Văn sản sinh trước hết nhu cầu giao tiếp, chức thơng tin có tất loại văn Đây chức nói đến đầu tiên, trước chức quan trọng thơng qua chức chức khác thể Thông tin chứa văn quản lí Nhà nước khác với dạng thơng tin khác: Nó thơng tin mang tính thống, bền vững độ xác cao, hướng người đến hành động Nhà nước đặt Chức thông tin văn thể qua mặt sau: + Ghi lại thông tin quản lý; + Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi đến nơi khác hệ thông quản lý hay từ quan đến cá nhân; + Giúp quan thu nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; Page + Giúp quan đánh giá thông tin thu qua hệ thông truyền đạt thông tin khác nhau; Thông tin chứa đựng văn thể dạng : Thông tin khứ; thông tin hành; thông tin dự báo Thông tin văn phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, xác, kịp thời 4.2 Chức pháp lý Chức có văn Quản lí Nhà nước, điều phản ánh nội dung văn Quản lí Nhà nước (đặc biệt văn Quy phạm pháp luật); chứa đựng quy phạm, quy định, tiêu chuẩn, chế độ sách Tất điều làm sở cho quan Nhà nước thực thi công vụ Chức pháp lí văn cho phép trật tự pháp lí cơng dân làm tất mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu quyền nghĩa vụ công dân Mặt khác chức làm sở để tổ chức máy Nhà nước, đề xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ quan máy Có thể hiểu cách ngắn gọn chức pháp lí văn là: - Nó làm cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách nhiệm quan Nhà nước vấn đề xã hội mà quan Nhà nước với tư cách chủ thể quản lí lĩnh vực - Nó sở pháp lí để cơng dân thực quyền nghĩa vụ Chức thể phương diện đây: - Ghi lại quy phạm pháp luật quan hệ mặt luật pháp tồn xã hội - Là sở pháp lý cho hoạt động quan, tổ chức, đoàn thể… - Là sản phẩm vận dụng quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý NN quản lý xã hội, phản ánh trình giải nhiệm vụ phương diện pháp lý theo quy định pháp luật hành 4.3 Chức quản lý điều hành Đây chức có văn sản sinh môi trường quản lí Chức quản lí văn thể việc chúng tham gia vào tất giai đoạn q trình quản lí Quản lí trình gồm nhiều khâu từ: hoạch định, xây dựng tổ chức, xây dựng biên chế, quyêt định, tổ chức thực định, kiểm tra đánh giá Trong tất khâu nói khâu cần có tham gia văn Trong hoạt động quản lí xã hội đại định quản lí phải thể văn Như văn công cụ đầy hiệu lực q trình quản lí Page ... việc soạn thảo văn 12 6.1 Vai trò 12 6.2 Ý nghĩa việc soạn thảo văn 13 Quy trình soạn thảo văn 13 CHƯƠNG THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CỦA VĂN BẢN... thảo - Thu thập thông tin chuẩn bị soạn thảo - Soạn thảo văn Bước 2: Duyệt văn Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện thảo soạn - Các đơn vị soạn thảo trình dự thảo VB lên cấp tập thể cá nhân... Soạn thảo văn theo quy định giúp cho việc phân loại xử lý văn diễn nhanh chóng dễ dàng Quy trình soạn thảo văn Bước 1: Thảo văn - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo