Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Đồng bằng Sông Cửu Long theo khuôn khổ COSO

Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 59 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nhỏ vừa Đồng Sông Cửu Long theo khuôn khổ COSO Evaluation of the internal control system for SMEs in the Mekong Delta based on the COSO framework Hà Mỹ Trang1*, Trịnh Hồ Vũ Ngân1, Thạch Keo Sa Ráte1 Trường Đại học Cần Thơ, Cần Thơ, Việt Nam * Tác giả liên hệ, Email: hmtrang@ctu.edu.vn THÔNG TIN DOI: 10.46223/HCMCOUJS econ.vi.17.5.2066.2022 Ngày nhận: 02/10/2021 Ngày nhận lại: 20/11/2021 Duyệt đăng: 30/11/2021 Từ khóa: DNNVV; hệ thống kiểm sốt nội bộ; khn khổ COSO TĨM TẮT Hệ thống kiểm sốt nội công cụ thiếu đơn vị sản xuất kinh doanh Hệ thống xây dựng chặt chẽ giúp đơn vị quản lý tốt vốn đầu tư, giám sát hoạt động đơn vị cách hiệu kịp thời Đơn vị dễ dàng điều hành hoạt động, giảm thất tài sản từ trì khả hoạt động liên tục Trên sở phân tích hệ thống kiểm sốt nội theo khn khổ COSO, nghiên cứu kết luận doanh nghiệp nhỏ vừa mẫu khảo sát với thiếu hụt vốn, quy mô số lượng lao động dẫn đến hệ thống kiểm sốt nội khơng xây dựng có đơn sơ tồn số vấn đề bất cập Thứ nhất, doanh nghiệp chưa đảm bảo bí mật thu nhập nhân viên nên dễ gây chia rẽ nội Thứ hai, việc phân chia công việc cho phận doanh nghiệp cịn chồng chéo tình trạng kiêm nhiệm nhiều chức vụ gây nguy thất thoát trục lợi Thứ ba, đơn vị phạm vi nghiên cứu chưa thành lập phận chuyên trách kiểm tra, kiểm sốt dẫn đến cơng tác giảm thiểu rủi ro trở nên yếu kém, doanh nghiệp gặp trở ngại đánh giá mục tiêu kinh doanh Ngồi ra, báo cáo tài đơn vị chưa xem xét công ty kiểm toán nào, việc quản lý lượng tiền tồn quỹ chưa có sở khoa học Trước thực trạng nêu trên, giải pháp nghiên cứu đưa góp phần hình thành trì hệ thống kiểm sốt nội đơn vị cách hiệu ABSTRACT Keywords: SMEs; internal control system; the COSO framework The internal control system is an effective tool to ensure the safety of investment capital, manage business risks, and build an effective and timely operating mechanism From that basis, the enterprise can grasp the operational situation, avoid causing loss of assets and affect its continuous operative ability Evaluation of the five components that make up the internal control system based on the COSO framework, the study concludes that for small and medium-sized enterprises, due to limited capital, size, and the number of employees, the internal control system remains some typical limitations First, enterprises not ensure the 60 Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 confidentiality of employees’ income, causing disunity among employees Second, the division of work to accountants, storekeepers, and cashiers also violates the principle of nonduality which has potential risks of loss and intentional profit Third, most units have not yet established an internal control/audit committee, leading to poor risk management and difficulty controlling business objectives Besides, an independent auditor has not reviewed the financial statements, and management of the fund’s cash amount has not yet had a scientific basis Based on the aforementioned results, several proposed solutions will improve the internal control system for small and medium enterprises in the Mekong Delta Giới thiệu Ngày để tồn môi trường cạnh tranh ngày gay gắt Doanh Nghiệp Nhỏ Và Vừa (DNNVV) phải thật khéo léo khâu tổ chức điều hành đơn vị Các DNNVV có đặc điểm loại hình kinh doanh ngày đa dạng với chất hoạt động nhỏ lẻ non trẻ dễ mắc phải rủi ro kinh doanh Theo Bộ Kế hoạch Đầu tư (2021), thống kê tính đến ngày 31/12/2019 tổng số Doanh Nghiệp (DN) hoạt động Việt Nam số lượng DNNVV chiếm tỷ lệ 30.2%, DN siêu nhỏ 67.2% Điểm chung DNNVV phải hoạt động môi trường kinh doanh theo chế thị trường với quản lý nhà nước Vì vậy, đòi hỏi DNNVV phải thật khéo léo q trình hoạt động để cạnh tranh tồn lâu dài Góp phần đạt điều đòi hỏi DNNVV phải xây dựng Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ (HTKSNB) chặt chẽ gắn với đặc điểm DN điều cần thiết cấp bách Trước thay đổi mạnh mẽ thị trường, nhà kinh doanh chuyển sang đầu tư dàn trãi dần tách khỏi vai trò quản lý trực tiếp DN, từ hình thành nên rủi ro có liên quan Cụ thể, cơng tác giám sát không kịp thời gây thiếu hụt thông tin kinh doanh Người quản lý chun mơn tài kế tốn nên khó quản lý kiểm soát gian lận xảy kinh doanh Vì vậy, việc đầu tư xây dựng HTKSNB chỉnh chu điều cần thiết, đó, việc xây dựng HTKSNB theo khuôn khổ COSO xem tảng quan trọng đánh giá khuôn khổ thông dụng (Noorvee, 2006) Mặc dù hoạt động nghiên cứu HTKSNB với thay đổi liên tục thị trường HTKSNB cần phải cải tiến Xem xét nghiên cứu trước cho thấy HTKSNB chủ yếu xây dựng cho DN lớn (Eniola & Akinselure, 2016; Noorvee, 2006) ngân hàng thương mại (Al-Matari, Mohammed, & Al-Matari, 2017; Dao & Le, 2012) Nhưng mô hình tổ chức HTKSNB dành cho đơn vị vừa nêu khơng giải khơng tương thích với thực trạng tồn DNNVV Hơn nữa, theo Nguyen (2017), nghiên cứu hướng đến xây dựng HTKSNB sở quy tắc thừa nhận mà không đánh giá thực tiễn đơn vị Qua đó, khó để DNNVV giải tồn trình xây dựng HTKSNB Nghiên cứu khơng đóng vai trò quan trọng việc làm rõ yếu tố cấu thành nên HTKSNB theo khuôn khổ COSO (McNally, 2013), mà gắn liền với thực trạng tổ chức HTKSNB hữu DNNVV Đồng Bằng Sông Cửu Long (ĐBSCL) nơi có nhiều yếu so với vùng khác nước (Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam, 2020) Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 61 Cơ sở lý thuyết 2.1 Khái niệm kiểm soát nội Theo Noorvee (2006), Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB) trình xây dựng thực tất thành viên đơn vị, chủ đạo vai trị nhà quản lý KSNB có tác dụng ngăn ngừa, phát giảm thiểu gian lận kinh doanh KSNB trở nên quan trọng đơn vị dần chuyển đổi từ hình thức quản lý thủ cơng sang quản lý dựa cơng nghệ số hóa KSNB cần xây dựng cho phù hợp với quy định hành Từ đó, đơn vị có sở điều chỉnh mơ hình kinh doanh phù hợp với kinh tế mở tiếp cận theo hướng quản trị đại Đối với AICPA (2014), KSNB tiến trình xây dựng người quản trị, người lập kế hoạch nhân viên nhằm mục tiêu cung cấp báo cáo tài đáng tin cậy, đề xuất biện pháp bảo vệ tài sản đơn vị sở xây dựng sách, thủ tục, quy trình, tổ chức cho phù hợp với đặc điểm quy mô đơn vị Như nói, KSNB phận khơng thể tách khỏi hoạt động kinh doanh, hình thành đóng góp một nhóm người nhằm hướng đến mục tiêu chung tổ chức 2.2 Vai trị kiểm sốt nội Theo Al-Zwyalif (2015), Sharma Senan (2019) KSNB phận khơng thể tách khỏi q trình quản trị điều hành công ty HTKSNB tốt giúp DN cung cấp thông tin xác, góp phần giảm thiểu rủi ro mang lại hiệu việc sử dụng nguồn lực có (Eniola & Akinselure, 2016) Theo Al-Matari cộng (2017), HTKSNB nhân tố cốt lõi máy kế tốn, cơng cụ quan trọng giúp DN tối ưu hóa nguồn lực, ngăn ngừa gian lận, hạn chế sai sót hoạt động chống lại nguy tham nhũng, trục lợi Theo Kinyau (2016), HTKSNB tổ chức hoàn thiện giúp DN loại bỏ rào cản gian lận, chiếm đoạt tài sản, từ nhanh chóng đạt mục tiêu tổ chức 2.3 Các phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội Theo McNally (2013) HTKSNB gồm 05 thành phần “mơi trường kiểm sốt, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thơng, đánh giá rủi ro hoạt động giám sát” 2.3.1 “Về mơi trường kiểm sốt” Theo Noorvee (2006) “mơi trường kiểm soát” tảng tổ chức, phản ánh ý thức người vai trò HTKSNB HTKSNB hiệu bền vững nhà quản lý có quan điểm, thái độ, nhận thức rõ ràng việc xây dựng vận hành thủ tục kiểm sốt Theo Noland Metrejean (2013), “mơi trường kiểm sốt” xem văn hóa tổ chức, tác động đến góc nhìn tồn nhân viên, tạo tảng cho thành phần lại HTKSNB phát huy hiệu Theo McNally (2013), “mơi trường kiểm sốt” đo lường bốn nhân tố gồm “triết lý quản lý phong cách điều hành, tính trung thực giá trị đạo đức, trách nhiệm giám sát thực thi tổ chức, phản ánh sách nguồn lực có” “Triết lý quản lý phong cách điều hành” phản ánh cách làm việc giao tiếp cấp cấp (McNally, 2013) Việc xây dựng văn hóa cơng sở thân thiện giúp cho HTKSNB DN trở nên chặt chẽ hiệu (Liu, Lin, & Shu, 2017; Zhou, 2016) Theo Zhou (2016) việc cung cấp lợi ích mặt tài lương thưởng phụ cấp cho nhân viên 62 Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 làm giảm thiểu rủi ro HTKSNB Bởi vì, nhân viên có thu nhập thỏa mãn động gian lận không tồn tổ chức Nhưng phân chia lợi ích nội DN cần xây dựng hợp lý để tránh gây chia rẻ nội từ tăng hiệu HTKSNB (Philip, 2018) Vì vậy, bảo mật lợi ích nhân viên điều kiện quan trọng để người cống hiến hết lịng đơn vị Theo Wood Brathwaite (2013) mơi trường kiểm sốt cịn đo lường qua “tính trung thực giá trị đạo đức” Nó tồn dạng văn xử lý nhân viên sai phạm ban hành thực thi Để tăng tính thực thi răn đe quy định đề xuất cần phải cụ thể thể văn hay gọi mô tả công việc Từ sở này, nhân viên nắm quyền lợi, trách nhiệm chế tài kèm theo, kết động vi phạm nội đơn vị giảm thiểu triệt để “Trách nhiệm giám sát thực thi tổ chức” McNally (2013) đánh giá thông qua hoạt động giám sát chủ DN người đại diện theo pháp luật Một HTKSNB hiệu quản lý sát chủ DN Điều cần cụ thể hóa thành văn sở thiết lập thể chế ban hành văn phân chia công việc rõ ràng cho vị trí đơn vị (Wood & Brathwaite, 2013; Wang, 2019) Ngồi ra, theo Philip (2018), mơi trường kiểm sốt ngày hồn thiện DN đầu tư vào nguồn vốn người Wood Brathwaite (2013) cho người lao động đào tạo nâng cao trình độ góp phần làm giảm nguy gian lận rủi ro kinh doanh Ngoài ra, nhân viên có đủ kiến thức chun mơn cơng việc giao trơi chảy, DN xảy rủi ro sai sót 2.3.2 Về hoạt động kiểm soát Theo McNally (2013), hoạt động kiểm soát quy chế, thủ tục nhà quản lý thiết kế xây dựng nhằm ngăn ngừa hạn chế tới mức thấp rủi ro xảy dẫn đến việc không đạt mục tiêu thiết lập đơn vị “Hoạt động kiểm sốt” tồn nơi tổ chức, chế ban hành cần phải khả thi, ủng hộ từ phía nhân viên, ngược lại nhân viên cần chấp hành nghiêm túc quy định cấp (Wood & Brathwaite, 2013) Theo McNally (2013) “hoạt động kiểm sốt” đo lường thơng qua việc phân chia nhiệm vụ, tách biệt chức vụ quyền hạn phận chủ chốt, vị trí mà dễ tồn rủi ro phận trực tiếp quản lý tài sản tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định Sự trao quyền cho nhân viên cần có sở (ủy quyền - phê chuẩn), điều giúp cho DN tổ chức vận hành trôi chảy, giảm thiểu gánh nặng cho cấp Ngồi ra, việc xây dựng hoạt động kiểm sốt cần quan tâm đến lợi ích đạt cho hài hịa với chi phí mà DN phải bỏ Đồng thời, thời đại 4.0 việc đưa cơng nghệ vào xây dựng hoạt động kiểm soát điều quan trọng mà HTKSNB đại cần hướng tới (Noorvee, 2006) Ngoài ra, Wood Brathwaite (2013) cho hoạt động kiểm soát khác cần DN quan tâm trình luân chuyển chứng từ, xây dựng chứng từ nhiều liên đưa công nghệ 4.0 vào công tác kế tốn Tóm lại, hồn thiện “mơi trường kiểm sốt hoạt động kiểm soát” theo McNally (2013) hai phận khơng thể thiếu việc hồn thiện HTKSNB Mơi trường kiểm sốt tốt điều kiện tiên để hoạt động kiểm sốt hiệu Vì thế, để đảm bảo hoạt động kiểm sốt hữu hiệu DN cần phải trọng đến việc xây dựng thủ tục kiểm soát 2.3.3 Về đánh giá rủi ro Theo McNally (2013), đánh giá rủi ro việc phát phân tích nguy ảnh hưởng đến tình hình thực mục tiêu tổ chức, tiền đề giúp DN thực Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 63 chế, sách quản lý rủi ro hiệu Như vậy, đánh giá rủi ro hoạt động địi hỏi DN phải có tiêu chuẩn để đo lường đánh giá rủi ro Đồng thời, tổ chức máy nhân cho họ có đủ lực phát rủi ro tiềm tàng điều cần thiết Việc xác định xác rủi ro đánh giá rủi ro theo McNally (2013) chia thành 03 nhóm gồm “đánh giá rủi ro chiến lược (rủi ro đe dọa việc đạt chiến lược kinh doanh DN), rủi ro kinh doanh (rủi ro làm ảnh hưởng đến kết hoạt động kinh doanh) rủi ro cấp độ hoạt động (rủi ro xảy hiệu quy trình thực hiện)” Theo Wang (2019) DN đánh giá rủi ro cần quan tâm đến điều kiện đặc điểm hoạt động DN Trong đó, tùy loại rủi ro mà DN đưa giải pháp cho phù hợp Đặc biệt, rủi ro liên quan đến vốn tiền tài sản giá trị DN quản lý sử dụng cần phải xem xét nghiêm túc (Wood & Brathwaite, 2013; Wang, 2019) Người đứng đầu DN cần thực quy trình quản lý sử dụng tài sản rõ ràng, cần truyền tải thông suốt nội DN tầm quan trọng quản lý rủi ro (Philip, 2018) Tóm lại, HTKSNB DN có hiệu hay khơng đánh giá rủi ro nhân tố nên ưu tiên hàng đầu 2.3.4 Về thông tin truyền thông Theo McNally (2013), truyền thông phần thơng tin, có vai trị truyền đạt cung cấp thông tin đến cá nhân bên lẫn bên ngồi DN Thơng tin truyền tải kịp thời xác giúp nhà quản lý xác định vấn đề tồn từ giải triệt để (Wang, 2019) Thơng tin hoạt động kiểm soát đơn vị nên thực hai chiều, đạo từ cấp xuống phản hồi từ cấp lên nhằm giúp thông tin lưu thơng xác có thống cao Thông tin sau thống cần truyền thông rộng rãi nhằm hạn chế rủi ro sai lệch thơng tin khơng đầy đủ, thiếu tính quán Theo Noorvee (2006) hệ thống thông tin truyền thông xây dựng cần phù hợp với đặc điểm quy mô DN Hiện nay, ngồi kênh thơng tin truyền thống thơng báo bảng thông báo hay thiết lập báo cáo nội truyền thơng miệng việc đưa cơng nghệ vào HTKSNB điều cần thiết (Noorvee, 2006; Wang, 2019) Tóm lại, việc thiết lập hệ thống thơng tin truyền thông hiệu giúp thông tin truyền tải mạch lạc, nhanh chóng xác hạn chế gây sai lệch thông tin 2.3.5 Về hoạt động giám sát HTKSNB cần phải xem xét hoàn thiện theo thời gian Khẳng định McNally (2013) xây dựng sở hoạt động giám sát gồm đánh giá thường xuyên đánh giá riêng biệt Theo Noorvee (2006), “đánh giá thường xuyên” việc cho phép lãnh đạo doanh nghiệp giám sát thường xuyên, liên tục nhằm trả lời câu hỏi liệu HTKSNB phần hành có hữu hoạt động Cịn “đánh giá riêng biệt”, theo Noorvee (2006) hoạt động tiến hành định kỳ, hoạt động có phạm vi mức độ thực khác tùy thuộc vào phán đoán nhà quản lý Đặc biệt, hệ thống giám sát tốt cần tách biệt người thực giám sát người giám sát Theo Noorvee (2006) “hoạt động giám sát” cần tổ chức thường xuyên, liên tục nhằm đánh giá lực làm việc nhân viên, kiểm kê tài sản dễ mát tiền, vật tư, sản phẩm, hàng hóa Đồng thời, khoản toán DN cần thực đối chiếu định kỳ Đặc biệt, hoạt động giám sát cần phải thiếu sót HTKSNB, giúp nhà quản lý có sở để khắc phục kịp thời Như vậy, với tảng 05 phận cấu thành nên HTKSNB theo khuôn khổ COSO McNally (2013), nghiên cứu tiến hành thống kê đánh giá thực trạng tổ chức HTKSNB DNNVV ĐBSCL, từ đưa biện pháp hồn thiện HTKSNB có DN 64 Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 Phương pháp thu thập số liệu phương pháp nghiên cứu 3.1 Phương pháp thu thập số liệu Nghiên cứu thu thập liệu thứ cấp từ số liệu Sách trắng doanh nghiệp Việt Nam (Bộ Kế hoạch Đầu tư, 2020, 2021) Đối với liệu sơ cấp nghiên cứu thu thập số liệu thông qua vấn 60 DNNVV ĐBSCL 3.2 Thiết kế mẫu nghiên cứu Nhằm làm rõ thực trạng HTKSNB DNNVV ĐBSCL, nghiên cứu lựa chọn Thành Phố Cần Thơ (TPCT), tỉnh An Giang tỉnh Sóc Trăng để tiến hành thu thập số liệu nghiên cứu HTKSNB Đây 03 địa phương đánh giá có số lượng DNNVV lớn ĐBSCL Phương pháp chọn mẫu thuận tiện lựa chọn nhằm giúp cho trình thu thập số liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian chi phí Ngồi ra, để giải mục tiêu nghiên cứu đánh giá thực trạng HTKSNB DNNVV nên bảng câu hỏi thiết kế có nội dung dài chi tiết sâu vào tìm hiểu mơ hình tổ chức, quản lý điều hành đơn vị Vì vậy, để đảm bảo kết khảo sát đầy đủ khả thi phương pháp chọn mẫu thuận tiện phù hợp Nghiên cứu tiến hành khảo sát 60 DNNVV, với đối tượng khảo sát cá nhân nắm rõ tình hình hoạt động DN giám đốc, kế tốn trưởng Trong đó, khảo sát cụ thể 20 DNNVV tỉnh An Giang, 20 DNNVV tỉnh Sóc Trăng 20 DNNVV TPCT 3.3 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thống kê mơ tả sử dụng để phân tích, trình bày giải thích liệu thơng qua giá trị thống kê (Hoang & Chu, 2008) Với phương pháp nghiên cứu thể tổng quan địa bàn nghiên cứu phản ánh thực trạng HTKSNB DNNVV ĐBSCL Phương pháp nghiên cứu định tính theo Hoang Chu (2008) thực thông qua việc vấn có cấu trúc, vấn bán cấu trúc nhằm đánh giá thực trạng HTKSNB ưu khuyết điểm HTKSNB DNNVV mẫu khảo sát Kết nghiên cứu 4.1 Tổng quan số lượng DNNVV Hình Số lượng DNVVN An Giang, Cần Thơ Sóc Trăng Nguồn: Bộ Kế hoạch Đầu tư (2020, 2021) Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 65 Qua Hình cho thấy số lượng DNNVV tỉnh An Giang, tỉnh Sóc Trăng TPCT nhìn chung có thay đổi theo thời gian Trong đó, tỉnh An Giang TPCT tính đến 31/12/2019 số lượng DNNVV có biến động tăng năm 2017 so với bình quân giai đoạn 2011 - 2015 giảm nhẹ năm 2018, xem xét đến thời điểm 31/12/2019 số DNNVV 1,146 1,973 DN Riêng tỉnh Sóc Trăng số lượng DNNVV liên tục tăng tính đến 31/12/2019 số lượng DNNVV đạt 758 DN Qua cho thấy DNNVV có tăng giảm khơng ổn định nhạy cảm trước vấn đề kinh tế xã hội 4.2 Đặc điểm DNNVV mẫu khảo sát 4.2.1 Về lĩnh vực hoạt động ĐBSCL vùng kinh tế trọng điểm nước việc sản xuất kinh doanh nơng nghiệp Vì vậy, đa số DNNVV mẫu khảo sát lựa chọn lĩnh vực sản xuất thương mại chiếm tỷ trọng cao Hình Lĩnh vực kinh doanh DNNVV khảo sát Nguồn: Tổng hợp từ kết khảo sát (2020) Qua Hình cho thấy nhóm DNNVV hoạt động lĩnh vực sản xuất thương mại chiếm tỷ trọng lớn (chiếm 35%) thấp lĩnh vực sản xuất (chiếm 11.67%) Từ số liệu ta thấy xu hướng DNNVV ĐBSCL có đa dạng lĩnh vực hoạt động Sự kết hợp sản xuất & thương mại hay dịch vụ & thương mại đem đến lợi cho DNNVV việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ đa dạng, đáp ứng thị hiếu nhu cầu khách hàng 4.2.2 Về loại hình hoạt động Hình Loại hình DNNVV khảo sát Nguồn: Tổng hợp từ kết khảo sát (2020) 66 Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 Qua Hình cho thấy công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn (TNHH) có số lượng khảo sát nhiều (chiếm 66.67%), công ty cổ phần với 11 DN (chiếm 18.33%), DN tư nhân với 08 DN (chiếm 13.33%), cuối công ty hợp danh với số lượng 01 DN (chiếm 1.67%) Do đặc điểm DNNVV có vốn đầu tư nhỏ, số người lao động nên loại hình cơng ty TNHH nhiều DNNVV lựa chọn Với loại hình hoạt động quản lý điều hành thực đơn giản, đặc biệt có trách nhiệm nghĩa vụ hữu hạn khoản nợ Nhưng điểm bất cập loại hình khơng thể phát hành cố phiếu dẫn đến khả mở rộng quy mơ cịn nhiều hạn chế 4.2.3 Về vốn điều lệ Qua Hình cho thấy vốn điều lệ DNNVV chủ yếu 05 tỷ đồng, tương ứng 41 DN (chiếm 68%), 11 DN có vốn điều lệ từ 05 tỷ đến 10 tỷ đồng (chiếm 18%), có 05 DN với vốn điều lệ từ 10 tỷ đến 20 tỷ (chiếm 8%) thấp từ 20 tỷ đến 50 tỷ đồng có 03 DN (chiếm 5%) Qua cho thấy DNNVV khiêm tốn vốn, điểm đặc trưng bất lợi để DNNVV mở rộng quy mơ sản xuất Hình Vốn điều lệ DNNVV khảo sát Nguồn: Tổng hợp từ kết khảo sát (2020) 4.3 Đánh giá HTKSNB DNNVV mẫu khảo sát 4.3.1 Về môi trường kiểm soát 4.3.1.1 Cách thức quản lý điều hành DNNVV Theo số liệu điều tra có 51/60 nhà quản lý, tương ứng 85% tổng số mẫu điều tra có trao đổi cơng việc thường xun với nhân viên DN, điều giúp nhà quản lý hiểu tình hình hoạt động vấn đề tồn đơn vị Tuy nhiên, có khoảng 15% DNNVV nhà quản lý giao tiếp trao đổi cơng việc với nhân viên Vì vậy, nhà quản lý khó kiểm sốt tốt hoạt động đơn vị mình, tiềm ẩn rủi ro thơng tin khơng thơng suốt Đồng thời, đoàn kết nội đơn vị bị ảnh hưởng, dẫn đến yếu HTKSNB Xem xét chế độ lương thưởng phúc lợi cho nhân viên DNNVV quan tâm Việc tổ chức nghỉ dưỡng định kỳ cuối năm thực đặn 48/60 DN phản ánh quan tâm chủ DN đến tinh thần người lao động Tuy nhiên, có 12/60 DN khơng có chế độ nghỉ dưỡng định kỳ, đời sống tinh thần người lao động không chăm lo mức Kết nhân viên không nghỉ ngơi hợp lý, chế độ nghỉ dưỡng không quan tâm, công việc trở nên tải dễ xảy sai sót đe dọa tính hiệu HTKSNB Về khía cạnh vật chất, có 34/60 DN mẫu khảo sát có hình thức trả lương lương cứng khoản thưởng, điều giúp nhân viên cải thiện đời sống Tuy nhiên, việc giữ bí Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 67 mật thu nhập thực 37/60 DN có 23/60 DN chiếm 38.33% khơng đảm bảo bí mật thu nhập nhân viên Chính điều tồn rủi ro mâu thuẫn nội bộ, phân chia lợi ích cục bộ, khiến nhân viên không tập trung hướng đến mục tiêu chung DN 4.3.1.2 Chính sách nguồn lực Bảng Thống kê tiêu sách nguồn lực DNNVV Nội dung Thực hướng dẫn, đào tạo Có cho nhân viên Khơng Tần suất Tỷ trọng (%) 40 66.67 20 33.33 35 58.33 10.00 5.00 1.67 1.67 Không 14 23.33 Thưởng thêm hoàn thành nhiệm vụ Thưởng lễ 21 35.00 Chế độ đãi ngộ cho nhân viên Thưởng thêm hồn hồn thành cơng việc thành nhiệm vụ 11 18.33 24 40.00 6.67 Có, thời gian tùy vào chức vụ, quyền hạn Có, 06 tháng 01 lần Thực nâng cao trình độ, tay Có, 03 tháng 01 lần nghề cho nhân viên cũ Có, 01 tháng 01 lần Có, 12 tháng 01 lần Thưởng lễ Không Nguồn: Tổng hợp từ kết khảo sát (2020) Hoạt động hướng dẫn cho nhân viên chuyển giao công việc, đào tạo nghề thực 66.67% DNNVV, điều giúp cho nhân viên dễ dàng tiếp cận với vị trí làm việc Ngược lại, có 33.33% DNNVV khơng tổ chức tập huấn đầy đủ cho nhân viên Vì vậy, nhân viên khơng nắm rõ công tác, khả tiếp thu công việc chậm gắn bó nhân viên Kết sai sót dễ xảy nhân viên không thạo việc, dẫn đến HTKSNB hiệu Đối với nhân viên cũ, DNNVV mẫu khảo sát có chế độ đãi ngộ tốt, mơi trường làm việc động thăng tiến Qua Hình cho thấy, việc nâng cao kiến thức chuyên môn thực 46/60 DN, chiếm tỷ lệ 76.67% Việc đưa nhân viên cũ tập huấn giúp nâng cao trình độ cho người lao động từ hiệu làm việc ngày cải thiện Đối với 14/60, chiếm tỷ lệ 23.33% DN hạn chế kinh phí, đặc biệt số lượng người lao động phận nên DN khơng xếp thời gian để người lao động tham gia lớp nâng cao nghiệp vụ Thực trạng dẫn đến nhân viên có hội cập nhật kiến thức, ảnh hưởng đến chất lượng công việc ngắn hạn dài hạn DN 68 Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 Hình DNNVV có thực nâng cao nghiệp vụ, tay nghề cho nhân viên cũ Nguồn: Tổng hợp từ kết khảo sát (2020) 4.3.1.3 Phân định quyền hạn Bảng Thống kê tiêu phân định quyền hạn DNNVV Nội dung Ban hành quy định quyền hạn, trách nhiệm vị trí Mơ tả cơng việc cho vị trí văn Tần suất Có Khơng Có Khơng Tỷ trọng (%) 52 86.67 13.33 53 88.33 11.67 Nguồn: Tổng hợp từ kết khảo sát (2020) Phân tích câu trả lời đáp viên cho thấy, việc ban hành quy định quyền hạn, trách nhiệm vị trí thực 52/60 DN, chiếm 86.67% tổng số DN khảo sát Tuy nhiên, 08/60, chiếm 13.33% DN chưa thực phân định quyền hạn văn đồng nghĩa với việc chưa cụ thể hóa quyền hạn trách nhiệm nhân viên Điều dẫn đến thiếu thông suốt nhiệm vụ vị trí Kết lãnh đạo khó kiểm sốt kết cơng việc cá nhân, phận Ngoài việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm mơ tả cho vị trí công tác xem sở để đánh giá mức độ hồn thành cơng việc giao Trong số DNNVV khảo gần 88.33% DN thiết kế mô tả cho vị trí cơng việc đơn vị Đây điểm tích cực mơi trường kiểm sốt, mô tả giúp DN tuyển dụng ứng viên phù hợp Đồng thời, DN bố trí theo dõi công việc người, đánh giá chất lượng làm việc, lập kế hoạch phát triển nhân sự, hoạch định chế độ lương, thưởng thích hợp Khi có chế độ đãi ngộ rõ ràng nhân viên ngày tích cực nhiệt tình làm việc để nhận lợi ích cam kết 4.3.1.4 Tính trung trực giá trị đạo đức Có 49/60 DNNVV có ban hành văn quy định xử lý trường hợp nhân viên vi phạm quy định DN Từ sở DN hạn chế sai phạm đến từ yếu tố người Cụ thể, văn xử lý vi phạm phần có tác dụng răn đe, nhắc nhở nhân viên, mặt Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 69 khác đảm bảo việc thưởng, phạt DN rõ ràng, minh bạch Bên cạnh đó, có 11/60 DN chưa ban hành quy định xử lý nhân viên sai phạm Điều tiềm ẩn rủi ro trình tác nghiệp nhân viên, gian lận chiếm đoạt tài sản xảy mà khơng có sở để xử lý Tóm lại, triết lý quản lý phong cách điều hành DNNVV xây dựng sở giao tiếp lãnh đạo cấp dưới, yếu tố tinh thần người lao động DNNVV quan tâm chăm lo Tuy nhiên, số DNNVV mục tiêu lợi nhuận rào cản chi phí nên cơng tác đào tạo phát triển nguồn lực người chưa đầu tư mức Đặc biệt, vấn đề giữ bí mật thu nhập người chưa thực hiện, làm giảm đồn kết nội DN Chính vấn đề gây hạn chế cho DNNVV trình xây dựng HTKSNB trì HTKSNB bền vững 4.2.2 Hoạt động kiểm soát Trong hoạt động kiểm soát, nghiên cứu đặc biệt quan tâm đến việc tổ chức hoạt động kiểm sốt q trình xử lý nghiệp vụ yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến tính xác cơng tác kế tốn hoạt động kinh tế đơn vị; phân công phân nhiệm yếu tố quan tâm nghiên cứu 4.2.2.1 Quy tắc bất kiêm nhiệm Qua số liệu điều tra cho thấy có 49/60 DNNVV chiếm tỷ lệ gần 82% có phân chia cơng việc nhân viên Các vị trí dễ xảy sai phạm kế toán, thủ quỹ, thủ kho DN bố trí nhân khác Cịn lại 11/60 DN chiếm gần 18% tồn kiêm nhiệm vị trí quan trọng (cùng 01 nhân viên vừa làm kế tốn vừa làm thủ kho vừa làm kế toán vừa làm thủ quỹ) Nguyên nhân ghi nhận số nhân DNNVV hạn chế nên DN bắt buộc phải cho kiêm nhiệm công tác Đồng thời, số DNNVV cịn mang tính chất gia đình, tồn tin tưởng lẫn nên kiêm nhiệm nhằm giảm bớt chi phí trì máy nhân Điều dẫn đến khả xảy rủi ro thất thoát tài sản, địi hỏi đơn vị phải thực việc kiểm soát, đối chiếu sổ sách cách cẩn trọng Đây nguyên tắc then chốt để đo lường hữu hiệu tầm quan trọng thủ tục kiểm sốt DN Hình Phân chia quyền hạn vị trí kế tốn thủ quỹ DNNVV Nguồn: Tổng hợp từ kết khảo sát (2020) 4.2.2.2 Ủy quyền phê chuẩn Do nhà quản lý dần tách khỏi công tác điều hành trực tiếp nên việc ủy quyền thiếu Trong hoạt động mua bán, bên cạnh việc bán hàng thu tiền hoạt động bán chịu nhiều DNNVV áp dụng, việc bán chịu giúp DNNVV có nhiều khách hàng 70 Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 tiềm ẩn rủi ro bị chiếm dụng vốn rủi ro không thu hồi khoản phải thu Trong số DNNVV khảo sát có 76.67% đồng ý ban giám đốc người xét duyệt định bán chịu cho khách hàng Thứ nhất, họ người hiểu rõ khả cung ứng sản phẩm, hàng hóa DN Thứ hai, họ người nắm rõ thông tin khách hàng (khách hàng truyền thống khách hàng mới) Thứ ba, họ người điều phối chịu trách nhiệm hoạt động DN Vì vậy, việc đứng xét duyệt sách bán chịu nhiệm vụ tất yếu ban giám đốc Tuy nhiên, phủ định vai trị cung cấp thơng tin tham mưu kế tốn q trình định bán chịu 4.2.2.3 Phân công phân nhiệm Bảng Thống kê hoạt động phân công phân nhiệm DNNVV Nội dung Tần suất Tỷ trọng (%) Phòng kinh doanh 10 16.67 Phòng kế tốn 11 18.33 Phịng vật tư 12 20.00 6.67 3.33 11 18.33 5.00 Phòng vật tư + Phòng ban khác 1.67 Phòng kinh doanh + Phòng ban khác 3.33 Phòng kinh doanh + Phòng kế tốn + Phịng vật tư 6.67 17 28.33 43 71.67 Phòng ban khác Phòng kinh doanh + Phòng kế tốn Bộ phận đặt mua hàng Phịng kinh doanh + Phịng vật tư DNNVV Phịng kế tốn + Phịng vật tư Thủ kho có tham gia vào Có q trình đặt mua hàng Khơng Nguồn: Tổng hợp từ kết khảo sát (2020) Qua Bảng cho thấy để tách biệt chức người mua hàng người ghi sổ cơng tác phân chia trách nhiệm cần DNNVV quan tâm mức Nhìn chung, DNNVV có phân cơng cho phận vật tư phòng kinh doanh chịu trách nhiệm đặt hàng chủ yếu (chiếm 36.67%) Tuy nhiên, có 11/60 DN chiếm 18.33% việc mua hàng phận kế tốn phụ trách có tham gia thủ kho vào trình đặt hàng chiếm 28.33%, điều tiềm ẩn rủi ro gian lận số liệu thực tế số liệu ghi vào sổ kế toán Đây điểm hạn chế công tác quản lý hàng tồn kho cần có điều chỉnh số DNNVV nhằm giúp HTKSNB chặt chẽ Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 71 4.2.2.4 Các hoạt động kiểm soát khác Bảng Thống kê hoạt động kiểm soát khác DNNVV Nội dung Chỉ dùng Excel Tần suất Tỷ trọng (%) 10 16.67 25 41.67 25 41.67 58 96.67 Khơng 3.33 Có Chứng từ lập nghiệp vụ phát sinh Không 58 96.67 3.33 12 20.00 15.00 39 65.00 Phần mềm kế toán chuyên Các loại phần mềm sử nghiệp dụng Excel + Phần mềm kế tốn chun nghiệp Có Đánh số chứng từ có liên tục In lưu Hình thức quản lý sổ sách kế Lưu máy tính file mềm tốn Lưu máy tính + In lưu Nguồn: Tổng hợp từ kết khảo sát (2020) Qua Bảng cho thấy DNNVV nhìn nhận vai trị cơng nghệ thơng tin cơng tác kế toán Tất DNNVV khảo sát thực cơng việc kế tốn với hỗ trợ phần mềm, đó, sử dụng phần mềm excel chiếm 16.67%, cịn lại 83.34% DN có đầu tư vào phần mềm kế tốn thơng minh MISA, ACsoft Ngồi ra, nghiên cứu cịn quan tâm đến việc tổ chức thực chế độ chứng từ kế toán, số DNNVV khảo sát có 90% DNNVV thực việc đánh số thứ tự cho chứng từ cách liên tục chứng từ lập kiện xảy Điều giúp cho việc ghi sổ liên tục, tránh tình trạng quên ghi sổ ghi sổ sai, việc bảo quản chứng từ dễ dàng trình tìm kiếm nhanh chóng Cơng tác quản lý sổ sách lưu trữ sổ sách kế toán triển khai với nhiều hình thức khác nhìn chung tất DNNVV quan tâm thực Trong đó, có 65% DN thực việc quản lý sổ sách kết hợp truyền thống (in đưa vào lưu trữ) quản lý đại (bản điện tử) Tuy nhiên, có 09 DN chiếm 15% mẫu khảo sát thực lưu trữ mềm, điều sai quy định Điều 15, Điều 41 Luật kế toán số 88/2015/QH13 (Quốc hội, 2015) Điều 9, Nghị định 174/2016/NĐ-CP (Chính phủ, 2016) Vì vậy, việc tổ chức in ấn đưa vào lưu trữ chứng từ sổ định kỳ theo quy định pháp luật cần thiết Tóm lại, hoạt động kiểm sốt DNNVV đánh giá cao, DNNVV có thực nội dung như: bán hàng cho khách hàng thiếu nợ xét duyệt đầy đủ, hoạt động mua hàng có quy trình rõ ràng, việc cải tiến áp dụng công nghệ vào hoạt động kế toán DNNVV quan tâm Tuy nhiên, tồn số hạn chế người phụ trách nhiều vị trí 72 Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 quan trọng dẫn đến q tải trục lợi, DNNVV cần xếp phân chia công việc rõ ràng, xác định rõ tránh nhiệm cá nhân cho công việc giao 4.2.3 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro việc làm quan trọng đòi hỏi tham gia tất nhân viên Tùy thuộc vào quy mô tình cụ thể mà cơng tác đánh giá rủi ro thiết kế để xác định rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng đến DN Trong viết này, nghiên cứu tập trung phân tích liệu DNNVV có thực “trích lập khoản dự phịng tổn thất tài sản” theo quy định Thông tư số 48/2019/TT-BTC (Bộ tài chính, 2019), đặc biệt đánh giá quy trình quản lý tiền mặt DN Bảng Thống kê công tác đánh giá rủi ro DNNVV Nội dung Công tác đánh giá rủi ro thất doanh thu Cơng tác lập kế hoạch kinh doanh năm Công tác điều chỉnh kế hoạch kinh doanh Ấn định mục tiêu cho phận Quy định giao dịch 20 triệu Qui định số tiền tồn quỹ vào cuối ngày Nơi cất giữ tiền mặt đơn vị Tần suất Tỷ trọng (%) Có 39 65.00 Khơng 21 35.00 Có 58 96.67 3.33 58 96.67 3.33 Có 46 76.67 Khơng 14 23.33 Có 59 98.33 1.67 Có 37 61.67 Khơng 23 38.33 Két sắt 40 66.67 Thủ quỹ giữ 18 30.00 3.33 Khơng Có Khơng Khơng Khơng cố định Nguồn: Tổng hợp từ kết khảo sát (2020) Qua Bảng cho thấy 39/60 DN tương ứng với 65% có tìm hiểu nguy gây thất doanh thu, 58/60 DN tương ứng 96.67% có thực việc lập kế hoạch hoạt động định kỳ cần thiết DNNVV sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch kinh doanh cho phù hợp Điều giúp DN xác định yếu tố ảnh hưởng đến việc thực mục tiêu có thay đổi giúp cho đơn vị ngày phát triển Tuy nhiên, có đến 23.33% DN khơng ấn định mục tiêu cho phận, việc đo lường nỗ lực phòng ban hay cá nhân khơng có sở, từ cơng tác khen thưởng trở khơng hợp lý Ngồi ra, có 98.33% số DNNVV có quy định sử dụng chứng từ không dung tiền mặt khoản chi từ 20 triệu trở lên Việc quản lý tiền mặt chưa DNNVV quan tâm, cụ thể có gần 40% DN khơng thiết lập hạn mức tồn quỹ cuối ngày, lượng tiền nhàn rỗi đơn vị bị chiếm dụng hồn tồn khơng sinh lợi nhuận Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 73 Bảng Thống kê biện pháp giảm thiểu rủi ro DNNVV Nội dung “Trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho” “Trích lập khoản dự “Trích lập dự phịng nợ phải thu phịng tổn thất tài sản” khó địi” theo Thơng tư số 48/2019/TT-BTC (Bộ tài “Trích lập dự phịng giảm giá Hàng tồn kho + Nợ phải thu khó địi” chính, 2019) “Khơng trích lập dự phịng tổn thất tài sản” Tần suất Tỷ trọng (%) 3.33 26 43.33 15 25.00 17 28.33 Nguồn: Tổng hợp từ kết khảo sát (2020) Bên cạnh việc phân tích rủi ro việc giảm thiểu rủi ro sở “trích lập khoản dự phịng tổn thất tài sản” theo Thơng tư số 48/2019/TT-BTC (Bộ tài chính, 2019) cần thiết Qua số liệu thu thập có 43/60 DN, chiếm 71.67% có thực việc “trích lập dự phịng tổn thất tài sản” Trong đó, “trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho” chiếm 3.33%, “trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi” chiếm 43.33% trích lập hai khoản mục chiếm 25% Điều giúp DNNVV có chắn thuế hợp lệ, DNNVV chủ động trước rủi ro xảy Đối với DNNVV khơng “trích lập dự phịng” thỏa mãn Thơng tư số 48/2019/TT-BTC (Bộ tài chính, 2019) ngắn hạn khơng làm tăng thu nhập rịng niên độ kế toán, nhiên lâu dài DN gặp khó khăn xảy rủi ro Tóm lại, công tác đánh giá rủi ro việc làm quan trọng thường bị bỏ qua DNNVV Việc đặt mục tiêu cho phòng ban chưa DNNVV quan tâm mức Công tác “trích lập dự phịng tổn thất tài sản” cần rà soát đánh giá sở Thơng tư 48/2019/TT-BTC (Bộ tài chính, 2019) nhằm giúp DN giảm thiểu rủi ro cho tương lai Đặc biệt, việc trì số tiền tồn quỹ cần quy định rõ ràng nhằm giảm nguy tiền nguy trục lợi từ lỗ hỏng HTKSNB 4.2.4 Thông tin truyền thông Trong phận cấu thành nên HTKSNB thơng tin truyền thơng công cụ thiếu Qua Bảng cho thấy, có 40/60 (chiếm 66.67%) DNNVV có sổ tay hướng dẫn kế tốn Sổ tay có vai trị quan trọng việc cung cấp thông tin bảng liệt kê phân loại tài khoản kế toán sử dụng, diễn giải chi tiết mục đích nội dung tài khoản, cách thức xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh DN Tuy nhiên, có 20/40 DN chiếm 33.33% chưa có sổ tay hướng dẫn sách thủ tục kế tốn Điều gây khó khăn cho hoạt động kiểm sốt lãnh đạo DN việc thực thi quy định kế toán phần hành kế toán cịn hạn chế Do đó, DNNVV cần xem xét thiết lập sổ tay công cụ thiết yếu hệ thống thông tin kế tốn, giúp thơng tin truyền tải thống hạn chế sai sót q trình tác nghiệp Sổ tay hướng dẫn kế tốn khơng giúp cho kế tốn nắm quy trình thực cơng việc cách cụ thể mà sở để nhà quản lý kiểm sốt cơng tác kế tốn DN 74 Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 Bảng Thống kê tiêu đo lường thông tin truyền thông DNNVV Nội dung Tần suất Tỷ trọng (%) Đơn vị có ban hành văn Có hướng dẫn kế tốn Khơng 40 66.67 20 33.33 Đơn vị có sơ đồ hạch tốn thống Có rõ ràng Không 57 95.00 5.00 Zalo 8.33 Email 8.33 Ứng dụng khác 1.67 Zalo + Email 6.67 Zalo + Trao đổi trực tiếp 15.00 Email + Trao đổi trực tiếp 13.33 5.00 3.33 Zalo + Ứng dụng khác + Trao đổi trực tiếp 3.33 Zalo+ Email+ Trao đổi trực tiếp 18 30.00 Email + Ứng dụng khác + Trao đổi trực tiếp 5.00 Zalo + Email + Ứng dụng Hình thức nhận thơng báo từ ban khác + Trao đổi trực tiếp lãnh đạo Zalo + Email + Ứng dụng khác Nguồn: Tổng hợp từ kết khảo sát (2020) Có 57/60 DN (chiếm tỷ lệ 95%) xây dựng sử dụng sơ đồ hạch toán thống dạng hình vẽ hay cịn gọi lưu đồ kế tốn, sở nghiệp vụ kế toán giống hạch toán thống DN Đây phương pháp giúp nâng cao hữu hiệu cho HTKSNB độ đáng tin cậy báo cáo tài Điểm tích cực hoạt động “thông tin truyền thông” DNNVV mẫu khảo sát 100% DNNVV sử dụng mạng xã hội Gmail, Zalo, Messenger, … gửi nhận thông tin Việc sử dụng công nghệ 4.0 vào công việc đem đến nhiều ưu điểm cho DNNVV Thứ nhất, thơng tin chuyển từ khắp phịng ban, từ lãnh đạo đến nhân viên ngược lại nhanh chóng Thứ hai, việc gửi nhận thông tin diễn dễ dàng không tốn nhiều tiền bạc hay thời gian Tuy nhiên, việc thông tin truyền thông cách ngắn gọn dạng tin nhắn gây khó khăn việc đọc hiểu gặp mặt trao đổi trực tiếp; thiếu đồng thiết bị có nhân viên điều hạn chế Ngồi ra, thơng tin DN có nguy bị tiết lộ rị rỉ khơng có sách bảo mật phù hợp Tóm lại, “thơng tin truyền thơng” DNNVV trọng vào việc áp dụng phần mềm phổ biến Gmail, Zalo, Messenger Một mặt, đảm bảo lực truyền tải nhanh chóng, mặt khác chi phí truyền thơng thơng tin DN giảm thiểu Tuy nhiên, Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 75 việc thiếu sổ tay kế toán gây hạn chế cơng tác giám sát điều hành Ngồi ra, cần làm rõ vai trò tài liệu in ấn truyền thống thay sử dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động kiểm sốt 4.2.5 Hoạt động giám sát Việc đánh giá thường xuyên đánh giá riêng biệt hoạt động DN giúp nhà quản lý đánh giá chất lượng HTKSNB từ có điều chỉnh cải tiến kịp thời Hoạt động giám sát với hoạt động kiểm soát phối hợp chặt chẽ với hình thành thủ tục kiểm soát hữu hiệu 4.2.5.1 Đánh giá thường xuyên Bảng Thống kê hoạt động đánh giá thường xuyên DNNVV Nội dung Doanh nghiệp có ban kiểm sốt/kiểm tốn nội DN có thiết lập phận Chăm Sóc Khách Hàng (CSKH) Tần suất Tỷ trọng (%) Có 27 45.00 Khơng 33 55.00 Có 48 80.00 Khơng 12 20.00 Nguồn: Tổng hợp từ kết khảo sát (2020) Có 55% DNNVV hỏi khơng có ban kiểm soát phận kiểm toán nội Điều xuất phát từ khó khăn DNNVV phân tích Tuy nhiên, để đáp ứng nội dung Nghị định 05/2019/NĐ-CP Chính phủ (2019) Thơng tư 08/2021/TT-BTC (Bộ tài chính, 2021) DN bổ nhiệm chức danh “kiểm sốt nội bộ” thay phải thành lập “ban kiểm sốt” Khi có phận chun trách hoạt động KSNB đơn vị thực tốt Ngoài ra, DNNVV mẫu khảo sát quan tâm đến ý kiến đóng góp khách hàng, cụ thể có 48/60 DN chiếm tỷ lệ 80% có thành lập phận CSKH, cách thức đánh giá lý tưởng với độ tin cậy cao nhằm tìm giải pháp hữu hiệu cho DNNVV Việc thiết lập phận CSKH chưa thực 12 DN chiếm tỷ lệ 20% gây khó khăn cho nhà quản trị việc cải thiện chất lượng sản phẩm dịch vụ, chưa đánh giá hài lịng khách hàng, kết khó có cải tiến điều chỉnh với nhu cầu khách hàng 4.2.5.2 Đánh giá riêng biệt Hầu hết DNNVV trọng vào việc thực đánh giá riêng biệt nhằm kiểm soát lỗ hỏng HTKSNB Qua khảo sát, nghiên cứu thống kê Tài Sản Cố Định (TSCĐ) có đến 96.67% DN thực việc kiểm kê TSCĐ vào cuối năm tài theo quy định Khoản 2, Điều 40, Luật kế tốn số 88 (Quốc hội, 2015) Ngồi ra, hàng ngày DNNVV có thực kiểm kê tiền mặt với 93.33% DN thực Công tác kiểm kê giúp DNNVV phát tài sản có thừa hay thiếu số liệu sổ sách so với số liệu thực tế chất lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa ứ đọng DN Trên sở DNNVV tiến hành cải tiến HTKSNB ngày trở nên chặt chẽ 76 Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 Hình Thực trạng sử dụng dịch vụ kiểm toán độc lập DNNVV Nguồn: Tổng hợp từ kết khảo sát (2020) Về việc sử dụng dịch vụ kiểm toán độc lập qua Hình cho thấy có 63% DNNVV có sử dụng dịch vụ nhằm kiểm tra tính trung thực hợp lý số liệu kế toán, đánh giá tính hữu hiệu HTKSNB Ngược lại, có 37% DN khơng sử dụng dịch vụ kiểm tốn DN khơng có nhu cầu muốn giảm thiểu chi phí kinh doanh Tuy nhiên, để kết luận tình hình tài kế tốn DNNVV trung thực nhà quản lý cần xem xét sử dụng dịch vụ kiểm toán độc lập vừa đảm bảo cung cấp báo cáo tài đáng tin cậy vừa cải tiến hoạt động kiểm sốt cho đơn vị Tóm lại, DNNVV có trọng tiếp thu lắng nghe ý kiến từ khách hàng Đây hình thức giám sát lý tưởng với độ tin cậy cao từ giúp DNNVV nắm điều cịn yếu từ xây dựng giải pháp phù hợp Ngồi ra, hoạt động kiểm kê tài sản nhận quan tâm DNNVV, giúp DN tránh xảy thất khơng đáng có Tuy nhiên, số DNNVV chưa tiến hành kiểm định kỳ chưa thành lập ban kiểm soát kiểm toán nội 4.3 Thảo luận chung Theo McNally (2013), HTKSNB hữu hiệu ngăn ngừa rủi ro hạn chế sai phạm xảy DN Tuy nhiên, việc xây dựng HTKSNB cần xem xét đến yếu tố lợi ích đạt có tương xứng với phần chi phí mà DN phải bỏ Khi phân tích cụ thể 05 thành phần cấu thành nên HTKSNB theo McNally (2013), DNNVV ĐBSCL rõ ràng tồn số nhược điểm làm ảnh hưởng đến tính hữu hiệu HTKSNB Nguyên nhân vấn đề đặc điểm DNNVV hạn chế quy mô, thiếu vốn, đồng thời, cách thức kinh doanh theo kiểu gia đình phổ biến dẫn đến HTKSNB xây nhưng sơ sài chưa hiệu HTKSNB yếu xuất cách điều hành, quản lý đơn vị Các yếu khiến đơn vị hoạt động hiệu quả, rủi ro thất thoát tài sản giả định hoạt động liên tục bị vi phạm Việc đề giải pháp chung cho DNNVV ĐBSCL điều khó, DN có sách riêng, cách thức hoạt động khác nhau, tồn khuyết điểm riêng biệt Vì vậy, tùy yếu cụ thể mà DN chọn lọc biện pháp phù hợp số giải pháp nghiên cứu đề từ góp phần hồn thiện HTKSNB cho DNNVV bối cảnh 4.4 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB DNNVV 4.4.1 Đối với mơi trường kiểm sốt DNNVV nên trọng vào việc giữ bí mật tiền lương cho nhân viên kèm theo đề xuất tiêu khen thưởng cụ thể văn bản, làm DN vừa tạo động phấn đấu cho nhân viên vừa tăng tinh thần đoàn kết phấn đấu cho tồn đơn vị Song song cần nâng cao lực quản lý cho lãnh đạo đơn vị, nâng cao nghiệp vụ chun mơn cho nhân viên hình thức đào tạo ngắn hạn tổ chức hoạt động thi đua học tập nâng cao trình độ Ở DN nhỏ gặp khó khăn kinh phí đào tạo, nhà quản lý thực biện pháp Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 77 tốn thu xếp thời gian cho nhân viên tham gia lớp tập huấn miễn phí, buổi chia kiến thức cục thuế, hiệp hội nghề nghiệp tổ chức Ngồi ra, thực chia chi phí học tập với nhân viên họ có nhu cầu tham gia vào khóa đào tạo ngắn hạn 4.4.2 Đối với hoạt động kiểm soát DNNVV cần tách biệt vị trí dễ xảy sai phạm gian lận Đồng thời, công tác phân công phân nhiệm cần có văn rõ ràng để phản ánh quyền trách nhiệm cá nhân Đối với DNNVV đăng ký kinh doanh với hình thức cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên DN tư nhân, số lượng người lao động ít, khơng thể tách biệt vị trí quan trọng việc kiêm nhiệm vị trí (kế tốn kiêm thủ quỹ thủ kho) chấp nhận theo quy định Khoản 7, Điều 13, Luật Kế toán số 88 (Quốc hội, 2015) Khoản 3, Điều 19, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP (Chính phủ, 2016) Tuy nhiên, nhà quản lý cần trực tiếp, thường xuyên giám sát quản lý biện pháp tốn chi phí tổ chức kiểm kê thường xuyên, lắp đặt camera giám sát, xây dựng quy trình thực rõ ràng sở số tay hướng dẫn Tổ chức in ký đầy đủ tài liệu kế toán định kỳ Đối với tài liệu điện tử cần quản lý theo quy định Luật kế tốn đảm bảo an tồn liệu q trình gửi, nhận, truyền tin bảo quản 4.4.3 Đối với hoạt động đánh giá rủi ro DNNVV cần xác định định mức tiền mặt tồn quỹ sở xem xét kế hoạch chi tiêu ngày Đối với lượng tiền nhàn rỗi lựa chọn phương thức bảo quản an toàn sinh lợi gửi vào ngân hàng Ban hành văn quản lý tiền mặt tồn quỹ, cách thức bảo quản tiền nhằm hạn chế thất thoát Thường xuyên đánh giá rủi ro trích lập dự phịng rủi ro nhằm giảm thiểu thiệt hại theo quy định Thông tư 48/2019/TT-BTC (Bộ tài chính, 2019) 4.4.4 Đối với thơng tin truyền thông DNNVV cần xây dựng hướng dẫn công tác kế tốn để cơng việc thực trơi chảy quy định pháp luật Đồng thời, sổ tay hướng dẫn cần cập nhật thường xuyên tránh lỗi thời, lạc hâu Từ giúp nhà quản lý giám sát cơng việc kế tốn khơng có đủ kiến thức chun ngành Tiếp tục trì áp dụng cơng nghệ 4.0 vào truyền thơng cần có qui định nhằm đảm bảo an tồn liệu DN cần có thống ưu tiên sử dụng công cụ truyền thơng khơng tốn chi phí nhằm giảm thiểu chi phí hoạt động đơn vị 4.4.5 Đối với hoạt động giám sát DNNVV cần tổ chức phận kiểm tốn nội dạng phịng ban cá nhân chuyên trách nhằm xây dựng thủ tục kiểm soát phương pháp kiểm soát hiệu Kết luận Đặc điểm tổ chức HTKSNB DNNVV ĐBSCL sở khuôn khổ COSO theo McNally (2013) gồm 05 thành phần “mơi trường kiểm sốt, hoạt động kiểm sốt, đánh giá rủi ro, thơng tin truyền thông, hoạt động giám sát” Nghiên cứu phát điểm yếu hữu HTKSNB DNNVV Tùy vào quy định, sách đặc điểm DN mà HTKSNB xây dựng với quy mơ khác yếu tố lợi ích chi phí cần DNNVV quan tâm Các DN cần dựa vào điều kiện thực tế mà có điều chỉnh cải tiến kịp thời nhằm giúp HTKSNB ngày hoàn thiện 78 Hà Mỹ Trang cộng HCMCOUJS-Kinh tế Quản trị Kinh doanh, 17(5), 59-79 Tài liệu tham khảo AICPA (2014) The importance of internal controls in financial reporting and safeguarding plan assets Truy cập ngày 10/01/2020 https://www.kellerowens.com/wpcontent/uploads/2014/08/2014-The-Importance-of-Internal-Control-in-FinancialReporting-and-Safeguarding-Plan-Assets.pdf Al-Matari, Y A., Mohammed, S A S A., & Al-Matari, E M (2017) Audit committee activities and the internal control system of commercial banks operating in Yemen International Review of Management and Marketing, 7(1), 191-196 Al-Zwyalif, I M (2015) The role of internal control in enhancing corporate governance: Evidence from Jordan International Journal of Business and Management, 10(7), 57-66 doi:10.5539/ijbm.v10n7p57 Bộ Kế hoạch Đầu tư (2020) Sách trắng doanh nghiệp Việt Nam 2020 [The white book on Vietnamese businesses 2020] Hanoi, Vietnam: Nhà xuất Thống kê Bộ Kế hoạch Đầu tư (2021) Sách trắng doanh nghiệp Việt Nam 2021[The white book on Vietnamese businesses 2021] Hanoi, Vietnam: Nhà xuất Thống kê Bộ tài (2019) Thơng tư số 48/2019/TT-BTC ngày 08 tháng 08 năm 2019 Hướng dẫn việc trích lập xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng tổn thất khoản đầu tư, dự phòng tổn thất nợ phải thu khó địi dự phịng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, cơng trình xây doanh nghiệp [Circular No 48/2019/TT-BTC dated August 8, 2019 on Guiding the treatment of provisions for devaluation of inventory, loss from financial investments, bad debts and warranties for products, goods, services, construction works at the enterprise] Truy cập ngày 10/05/2020 https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Ke-toan-Kiem-toan/Thong-tu-48-2019-TT-BTChuong-dan-trich-lap-va-xu-ly-cac-khoan-du-phong-giam-gia-hang-ton-kho-346536.aspx Bộ tài (2021) Thơng tư số 08/TT-BTC ngày 25 tháng 01 năm 2021 Ban hành Chuẩn mực kiểm toán nội Việt Nam nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp kiểm toán nội [Circular No 08/TT-BTC dated January 25, 2021 on Vietnamese standards and the code of ethics for internal auditing] Truy cập ngày 10/05/2020 https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Dau-tu/Thong-tu-08-2022-TT-BTC-su-dung-khoanthu-chi-trong-qua-trinh-lua-chon-nha-dau-tu-504367.aspx Chính phủ (2016) Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2016 Quy định số điều chi tiết Luật kế toán [Decree No 174/2016/ND-CP dated December 30, 2016 on Some article of the Law on Accounting] Truy cập ngày 10/05/2020 https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Ke-toan-Kiem-toan/Nghi-dinh-174-2016-ND-CPhuong-Luat-ke-toan-336391.aspx Chính phủ (2019) Nghị định số 05/2019/NĐ-CP ngày 22 tháng 01 năm 2019 Về kiểm toán nội [Decree No 05/2019/ND-CP dated January 22, 2019 on Internal Audit] Truy cập ngày 10/05/2020 https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Ke-toan-Kiem-toan/Nghi-dinh-05-2019ND-CP-quy-dinh-ve-kiem-toan-noi-bo-315316.aspx Dao, P M., & Le, H V (2012) Hệ thống kiểm soát nội gắn với quản lý rủi ro ngân hàng thương mại giai đoạn [Internal control system associated with risk management at commercial banks] Tạp chí Ngân hàng, 24(2012), 20-26 Eniola, O J., & Akinselure, O P (2016) Effect of internal control on financial performance of firms in Nigeria (A study of selected manufacturing firms) IOSR Journal of Business and Management, 18(10), 80-85 doi:10.9790/487x-1810048085