ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội BÀI 3: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Nội dung    Khái quát hoạt động kiểm sốt nội doanh nghiệp Tìm hiểu đánh giá hệ thống kiểm soát nội Đánh giá hệ thống kiểm soát nội kiểm toán tài Mục tiêu Thời lượng học Sau học này, học viên có thể:  Hiểu chất hệ thống kiểm sốt nội  Vai trị kiểm soát nội doanh nghiệp với kiểm tốn báo cáo tài  Hiểu vận dụng yếu tố hệ thống kiểm soát nội  Vận dụng kỹ thuật tìm hiểu đánh giá hoạt động kiểm soát nội  Quy trình đánh giá hoạt động kiểm sốt nội cơng ty kiểm tốn kiểm tốn báo cáo tài  ACC509_Bai 3_v1.0011105225 10 tiết 49 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI Tình dẫn nhập Thomas Wong chủ sở hữu Công ty kinh doanh dược phẩm Wong với quy mơ vừa Cơng ty có chuỗi cửa hàng thuốc bán buôn bán lẻ nằm khu phố Công ty thành lập cha Wong từ 35 năm trước Wong nhà quản lý Công ty suốt 20 năm qua Trong năm trước, cửa hàng bán thuốc Wong phố thường Tất nhân viên quản lý làm việc Công ty thành viên gia đình Wong Họ làm việc chăm Wong tin tưởng tuyệt đối vào họ Trong vài năm trở lại Công ty xảy tình trạng trộm tiền, thuốc cửa hàng hoạt động Nhà thuốc năm sau không tốt Doanh thu lợi nhuận sụt giảm vấn đề ngày trở nên tồi tệ Những vấn đề hoạt động dường phức tạp vào thời điểm gần chuỗi cửa hàng thuốc có quy mơ lớn công ty khác bắt đầu bán hàng khu phố có cửa hàng thuốc Wong Wong bắt đầu tính tới việc mở rộng quy mơ sản xuất Việc bắt đầu việc vay tiền ngân hàng Ngân hàng yêu cầu Wong cung cấp báo cáo tài kiểm tốn Tuy nhiên, suốt q trình hoạt động, Cơng ty ơng chưa lần thực kiểm toán Trên thực tế, Wong cho báo cáo tài khơng có sai phạm nhân viên quản lý Công ty có trình độ tốt, đào tạo Đồng thời, ơng cho Cơng ty có hệ thống kiểm sốt khơng tồi Để vay tiền, Cơng ty mời Cơng ty Kiểm tốn WA thực kiểm tốn báo cáo tài WA thực đánh giá ban đầu chấp nhận kiểm toán báo cáo tài cơng ty Wong Câu hỏi WA có quan tâm tới hệ thống kiểm sốt Công ty Wong không mà ông Wong khẳng định hệ thống kiểm sốt Cơng ty tốt? Hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Wong có ảnh hưởng tới độ tin cậy thơng tin báo cáo tài nào? Kết đánh giá hệ thống kiểm soát nội sử dụng kiểm toán báo cáo tài chính? 50 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội 3.1 Khái quát hoạt động kiểm soát nội doanh nghiệp 3.1.1 Bản chất kiểm soát nội Trong hoạt động khác tổ chức, doanh nghiệp hoạt động kiểm sốt ln giữ vai trị quan trọng trình quản lý Vì chất lượng hoạt động kiểm sốt khơng ảnh hưởng tới tính trung thực thơng tin tài mà có khả chi phối định sản xuất kinh doanh trì hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Nhiều doanh nghiệp yêu cầu hệ thống kiểm soát nội phải thiết kế song hành với rủi ro ngành/lĩnh vực hoạt động thân doanh nghiệp Kiểm sốt nội q trình chịu ảnh hưởng hội đồng giám đốc, ban quản trị cá nhân liên quan, thiết kế nhằm đảm bảo đạt mục tiêu: độ tin cậy thông tin báo cáo; thực chế độ pháp lý quy định; hiệu hiệu hoạt động bảo vệ tài sản Bảo vệ an toàn tài sản bao gồm hoạt động kiểm soát thiết kế để chống lại hành vi khác lấy trộm tài sản, sử dụng bất hợp pháp, mua sắm lý tài sản không phê chuẩn Câu hỏi 3.1: Lấy ví dụ minh họa hoạt động kiểm sốt mà anh/chị biết Trên sở ví dụ đó, rõ mục đích thực giải thích cách thức đạt mục đích đó? Trả lời: Phụ thuộc vào ví dụ bạn Hãy xem minh họa sau đây: Để bảo quản tiền mặt doanh nghiệp tránh bị cắp, nhà quản lý quy định tiền mặt phải bảo quản két sắt chắn (Mục tiêu bảo vệ tiền khỏi cắp nên hoạt động kiểm soát thực bảo quản tiền mặt két an tồn) Kiểm sốt nội trình thiết lập từ ban giám đốc ban quản trị công ty để đạt bốn mục tiêu liệt kê Quá trình bao gồm việc thực thủ tục kiểm sốt sách để đảm bảo tất nghiệp vụ ghi chép phê chuẩn, ghi chép kỳ, ghi xác giá trị tài sản bảo vệ phù hợp Hoạt động kiểm sốt nội tốt cịn đảm bảo cung cấp thông tin phản hồi cho ban quản trị hiệu thủ tục kiểm soát thiết lập Câu hỏi 3.2: Tại kiểm toán quan tâm tới hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp kiểm toán? Trả lời: Khi thực kiểm toán, kiểm toán viên phải đạt hiểu biết hệ thống kiểm soát nội khách hàng với lý do:  Để đạt hiểu biết sâu khách hàng, rủi ro doanh nghiệp nhà quản lý làm để quản lý giải vấn đề phát sinh từ rủi ro  Để đánh giá rủi ro kiểm sốt từ kiểm toán viên xác định loại sai phạm phổ biến tồn  Để lập kế hoạch mở rộng thử nghiệm chi tiết số dư nhằm thu thập chứng kiểm tốn cần thiết cho trình bày ý kiến ACC509_Bai 3_v1.0011105225 51 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội Ban quản trị lựa chọn thủ tục kiểm soát đa dạng khác nhằm tạo cấu kiểm soát nội cho doanh nghiệp Chẳng hạn, ban quản trị đảm bảo trách nhiệm phân chia người nhận tiền cá nhân khác ghi nhận khoản phải thu Kiểm sốt chi tiết trường hợp cụ thể 3.1.2 Vai trò hoạt động kiểm soát nội doanh nghiệp Kiểm soát chức quản lý Quá trình quản lý bao gồm nhiều chức chia thành nhiều pha (giai đoạn) Ở giai đoạn định hướng cần có dự báo nguồn lực mục tiêu cần đạt tới, kiểm tra lại thông tin nguồn lực mục tiêu, xây dựng chương trình, kế hoạch Kiểm sốt khơng phải giai đoạn quản lý xuất giai đoạn khác quản lý Trong cơng ty, hoạt động kiểm sốt đóng vai trị quan trọng cổ đơng, đặc biệt kiểm sốt kết tài Nếu hoạt động kiểm sốt nội kết tài thường nghèo nàn kết thua lỗ Trong nhiều nghiên cứu thất bại cơng ty ngun nhân chủ yếu tổng hợp yếu hệ thống kiểm soát nội Sự thiếu vắng hoạt động kiểm soát thường nhà quản lý cấp cao quản lý cơng ty Câu hỏi 3.3: Vì thiếu vắng vai trị đạo hoạt động kiểm sốt nhà quản lý ảnh hưởng tới độ tin cậy thơng tin trình bày báo cáo tài chính? Trả lời: Tiếng nói nhà quản lý cấp cao nhân tố quan trọng đóng góp vào minh bạch trình báo cáo tài Chẳng hạn, nhà quản lý áp đặt nguyên tắc, thủ tục có liên quan tới hạch tốn thuế thơng tin trình bày báo cáo tài chứa đựng sai phạm Hoạt động kiểm sốt khơng hiệu khơng ngun nhân hành vi gian lận mà cịn ảnh hưởng tới tồn doanh nghiệp Trên thực tế, nhiều hoạt động kinh doanh nhanh chóng bị thất bại cơng ty khơng quan tâm tới việc xây dựng tảng kiểm soát tốt hoạt động “Những nghiên cứu cho thấy, có tới 80% gian lận tài ủy ban chứng khoán (Stock Exchange Committee – SEC) phát có liên quan tới nhà quản lý cấp cao doanh nghiệp kể giám đốc điều hành (Chief Executive Officer – CEO) giám đốc tài (Chief Financial Officer - CFO)1” Ghi nhớ Do vai trò quan trọng hoạt động kiểm sốt nói chung kiểm sốt nội nói riêng, nhiều đối tượng khác bao gồm đối tượng nội bên ngồi doanh nghiệp (kể kiểm tốn viên) với mục đích sử dụng khác quan tâm tới sử dụng hệ thống kiểm soát nội hiệu Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội thiết kế hồn hảo hệ thống ngăn ngừa hay phát sai phạm xảy Vì vậy, trường hợp, rủi ro kiểm sốt ln ln tồn Rittenberg, Auditing: Concepts for a changing environment, 2001, p.172 52 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội Báo cáo hoạt động kiểm soát nội Thông thường, báo cáo hoạt động kiểm soát doanh nghiệp chia thành loại sau đây:  Báo cáo nội cho ban quản trị Ban quản trị thường mong muốn báo cáo chất lượng hoạt động kiểm soát nội để đảm bảo cơng ty đạt mục tiêu để đảm bảo hệ thống khơng "rủi ro không cần thiết" Ban quản trị thường nhận báo cáo hệ thống kiểm soát nội từ ba nguồn bản: o Báo cáo quản lý từ hoạt động o Các báo cáo kiểm toán nội o Các báo cáo ngoại kiểm  Báo cáo ngoại kiểm từ ban quản trị Ban quản trị yêu cầu đưa báo cáo đánh giá hệ thống kiểm sốt Trong báo cáo này, thơng tin trình bày thường bao gồm nội dung sau: o Mục đích hoạt động kiểm sốt giới hạn hoạt động o Ban quản trị đưa giả thiết trách nhiệm việc thực quản lý hệ thống (bao gồm việc xây dựng sách thủ tục đồng thời lựa chọn đào tạo nhân cho kiểm soát) o Ban quản trị sử dụng kiểm toán nội yếu tố kiểm sốt o Uỷ ban kiểm tốn có liên quan tới q trình kiểm sốt o Ban quản trị nhận thơng tin phản hồi hoạt động kiểm soát từ kiểm tốn viên bên ngồi  Báo cáo theo u cầu tính tuân thủ Dạng báo cáo thường tồn điều kiện, tình định Ví dụ: Uỷ ban chứng khốn Nhà nước u cầu báo cáo hoạt động kiểm soát nội kế tốn cơng ty đại chúng  Báo cáo thương mại điện tử Những báo cáo tồn quốc gia có hoạt động thương mại điện tử phát triển Các báo cáo thương mại điện tử cung cấp thông tin đồng thời giám sát nghiệp vụ giao dịch điện tử Ví dụ: Ở Mỹ, Hiệp hội kế tốn viên cơng chứng Mỹ (AICPA) phát triển hai loại báo cáo để trợ giúp cho vấn đề thương mại điện tử WebTrust SysTrust Các báo cáo soạn thảo nhằm đảm bảo cho an tồn khách hàng, hoạt động kiểm sốt nội cơng ty sách có liên quan tới hoạt động giao hàng an toàn,  Báo cáo uỷ ban kiểm toán Các uỷ ban kiểm toán yêu cầu phát hành báo cáo trách nhiệm họ bao gồm đánh giá hệ thống kiểm soát nội Báo cáo thường có nội dung giống với báo cáo nội cho ban quản trị ACC509_Bai 3_v1.0011105225 53 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội 3.2 Tìm hiểu đánh giá hệ thống kiểm sốt nội 3.2.1 Tìm hiểu yếu tố hệ thống kiểm soát nội Để đáp ứng yêu cầu quản lý đảm bảo hiệu hoạt động đơn vị tổ chức cần xây dựng khơng ngừng củng cố hệ thống kiểm sốt nội với năm yếu tố bản: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, giám sát Môi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt thiết lập tiếng nói chung doanh nghiệp cách tạo ảnh hưởng tới ý thức cá nhân đơn vị Môi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố bên đơn vị bên ngồi đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình kiểm sốt nội Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ nhận thức hành động nhà quản lý doanh nghiệp Trên thực tế, tính hiệu hoạt động kiểm tra kiểm soát hoạt động tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào nhà quản lý doanh nghiệp Nếu nhà quản lý cho công tác kiểm tra kiểm sốt quan trọng khơng thể thiếu hoạt động đơn vị thành viên đơn vị thường có nhận thức đắn hoạt động kiểm tra kiểm soát tuân thủ quy định chế độ đề Ngược lại, hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía nhà quản lý chắn quy chế kiểm soát nội khơng vận hành cách có hiệu thành viên đơn vị Chú ý Môi trường kiểm soát tổ chức phức tạp đơi đánh giá thường mang tính chủ quan Tuy nhiên điều khơng ngăn cản kiểm tốn viên hiểu đánh giá tính hiệu mơi trường kiểm sốt việc làm giảm rủi ro việc trình bày sai lệch thơng tin kế toán Thực hành kiểm toán thường đề xuất kiểm toán viên nên xem xét yếu tố sau đánh giá mơi trường kiểm sốt:  Mơi trường bên o Triết lý quản trị phong cách điều hành hoạt động Kiểm soát chức quản trị chịu tác động hành vi người theo cách thức định để đạt mục tiêu cụ thể tổ chức Như vậy, nhân tố quan trọng hành vi người Triết lý quản trị phong cách điều hành dẫn tới quan điểm khác điều hành hoạt động doanh nghiệp nhà quản lý Các quan điểm ảnh hưởng trực tiếp đến sách, chế độ, quy định cách thức tổ chức kiểm tra kiểm sốt doanh nghiệp (vì nhà quản lý này, đặc biệt nhà quản lý cấp cao phê chuẩn định, sách thủ tục kiểm sốt áp dụng doanh nghiệp) o Cấu trúc tổ chức Cấu trúc/cơ cấu tổ chức xây dựng hợp lý doanh nghiệp góp phần tạo mơi trường kiểm soát tốt Cấu trúc tổ chức hợp lý đảm bảo hệ 54 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội thống xuyên suốt từ xuống việc ban hành quuyết định, triển khai định kiểm tra, giám sát việc thực định toàn doanh nghiệp Một cấu tổ chức hợp lý cịn góp phần ngăn ngừa có hiệu qủa hành vi gian lận sai sót hoạt động tài kế tốn doanh nghiệp Một cấu trúc tổ chức hợp lý phải thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động lĩnh vực doanh nghiệp cho không bị chồng chéo bỏ trống: thực phân chia tách bạch chức năng; bảo đảm độc lập tương đối phận, tạo khả kiểm tra, kiểm soát lẫn bước thực cơng việc Câu hỏi 3.4: Kiểm tốn viên thực tìm hiểu cấu trúc đơn vị kiểm tốn để làm gì? Trả lời: Kiểm tốn viên nên tìm hiểu chế thông thường áp dụng công ty khách hàng liên quan tới trách nhiệm, phê chuẩn thích hợp,… từ xem xét chức có hoạt động hay khơng? Tự chủ nào? Có nhân viên kiểm tra lại nghiệp vụ không? Ai phê chuẩn chi tiêu dịng sản phẩm mới? … o Chính sách nhân Sự phát triển doanh nghiệp gắn liền với đội ngũ nhân viên Đây nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt chủ thể trực tiếp thực thủ tục kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Nếu nhân viên có lực tin cậy, nhiều q trình kiểm sốt khơng cần thực mà đảm bảo mục tiêu đề kiểm soát nội Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thiết kế vận hành sách thủ tục kiểm soát chặt chẽ với đội ngũ nhân viên lực công việc thiếu trung thực phẩm chất đạo đức hệ thống kiểm sốt nội khơng thể phát huy hiệu Với lý nêu trên, nhà quản lý doanh nghiệp cần có sách cụ thể rõ ràng tuyển dụng, đào tạo, xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí cán đề bạt nhân phải phù hợp với lực chuyên môn phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục Câu hỏi 3.5: Kiểm tốn viên thực tìm hiểu sách nhân đơn vị kiểm toán để làm gì? Trả lời: Trong kiểm tốn, kiểm tốn viên xem xét sách nhân thiết kế nhằm đạt hiểu biết triết lý kiểm soát tổng thể phạm vi sách xem xét sách nhân có ứng dụng cách hiệu không? Hơn nữa, thông tin sách nhân cịn ảnh hưởng tới chi phí lương với nợ phải trả tương ứng o ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Ban giám đốc Uỷ ban kiểm toán Thành viên Ban giám đốc đại diện cổ đơng bầu có trách nhiệm giám sát quản trị, bao gồm đánh giá phê chuẩn chiến lược tổ chức Uỷ ban kiểm toán người máy lãnh đạo cao đơn vị thành viên Hội đồng quản trị không kiêm nhiệm chức vụ quản lý chuyên gia am hiểu lĩnh vực kiểm toán Uỷ ban kiểm toán thường có nhiệm vụ quyền hạn sau: 55 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội     o o Giám sát chấp hành luật pháp công ty Kiểm tra giám sát công việc kiểm toán viên nội Giám sát tiến trình lập báo cáo tài Dung hồ bất đồng (nếu có) Ban giám đốc với kiểm tốn viên bên ngồi Sự liêm giá trị đạo đức Hiệu lực sách thủ tục kiểm soát nội gắn liền với liêm giá trị đạo đức người tạo ra, quản lý giám sát chúng Sự liêm giá trị đạo đức xem sản phẩm chuẩn mực hành vi đạo đức công ty (họ trao đổi nào? hợp tác cơng việc nào?) Ngồi ra, chúng bao gồm hoạt động quản lý để thay đổi giảm yếu tố nhạy cảm cám dỗ - Đây nhân tố tác động tới cá nhân có hành vi khơng lương thiện, khơng liêm vi phạm đạo đức Bên cạnh đó, chúng bao gồm trao đổi giá trị đạo đức chuẩn mực hành vi cho cá nhân từ thông báo sách tiêu chuẩn thực hiện, Cam kết lực thực Năng lực hiểu biết kỹ cần thiết để thực nhiệm vụ xác định công việc cụ thể Cam kết lực thực bao gồm việc xem xét ban quản trị mức độ lực để chuẩn bị cho cơng việc cụ thể Điều cịn bao gồm việc xem xét lực chuyển hoá vào kỹ hiểu biết người thực  Mơi trường bên ngồi Mơi trường kiểm sốt chung doanh nghiệp cịn phụ thuộc vào nhân tố bên Các nhân tố khơng thuộc kiểm sốt nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến thái độ, phong cách điều hành nhà quản lý thiết kế vận hành quy chế thủ tục kiểm soát nội Các nhân tố bao gồm: o Sự kiểm soát quan chức Nhà nước o Ảnh hưởng chủ nợ o Môi trường pháp lý o Đường lối phát triển đất nước Ghi nhớ Mơi trường kiểm sốt có ảnh hưởng tới việc vận hành xử lý liệu Môi trường kiểm sốt gồm mơi trường bên mơi trường bên ngồi Mơi trường kiểm sốt phụ thuộc nhiều vào quan điểm, phong cách điều hành nhà quản lý 56 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội Đánh giá rủi ro Mục đích đánh giá rủi ro (của khách thể kiểm toán) xác định, phân tích quản lý rủi ro ảnh hưởng tới khả khách thể hoàn thành mục tiêu hoạt động chủ yếu Khi loại rủi ro xác định, ban quản trị xem xét dấu hiệu, tồn chúng tìm cách quản lý chúng Ban quản trị xây dựng kế hoạch, chương trình đề xuất cơng việc cụ thể để xác định loại rủi ro (cụ thể) ban quản trị định chấp nhận rủi ro yếu tố chi phí xem xét khác Kiểm toán viên nên xác định trình với cách tiếp cận từ xác định/nhận diện, đánh giá quản lý rủi ro Câu hỏi 3.6: Theo anh/chị, nhà quản trị “đối mặt” với rủi ro theo trình tự để đạt mục tiêu quản lý? Trả lời: Nhà quản trị phải nhận diện rủi ro, chấp nhận rủi ro dẫn tới việc nhà quản trị thiết lập hoạt động kiểm soát nhằm ngăn chặn hạn chế rủi ro mức chấp nhận Hoạt động kiểm sốt Những hoạt động kiểm sốt sách thủ tục tạo nên đảm bảo sách, đường lối ban quản trị thực đắn thời gian Thông thường, hoạt động kiểm sốt liên quan tới kiểm tốn báo cáo tài cơng ty gắn liền với việc thực đánh giá hoạt động, q trình xử lý thơng tin, kiểm sốt vật chất việc phân chia trách nhiệm Một hoạt động kiểm soát tồn thường để thực mục tiêu cụ thể Tuy nhiên, khơng thể có hoạt động kiểm sốt hồn hảo tới mức ngăn chặn phát tất sai phạm xảy hạn chế vốn có hoạt động hệ thống Kiểm tốn viên phải xem xét tồn hoạt động xác định xem hoạt động kiểm sốt có hiệu việc thực mục tiêu kiểm sốt tổng thể hay khơng Khi thực đánh giá hoạt động kiểm soát, kiểm toán viên cần nhận thức rõ hệ thống kiểm soát thiết kế hồn hảo bỏ qua sai phạm trọng yếu hạn chế cố hữu Câu hỏi 3.7: Liệt kê nhân tố chủ yếu tác động tới tính hiệu lực hoạt động kiểm soát nội doanh nghiệp? Trả lời: Những yếu tố liệt kê tác nhân trực tiếp gián tiếp dẫn tới hạn chế hoạt động kiểm soát nội bộ:  Ban giám đốc đặt yêu cầu giá phí thủ tục kiểm tra khơng vượt q lợi ích mà thủ tục mang lại thủ tục kiểm sốt khơng xây dựng  Phần lớn công tác kiểm tra nội thường tác động đến nghiệp vụ lặp lặp lại mà không tác động đến nghiệp vụ bất thường  Khả rủi ro, sai sót người, xuất phát từ thiếu chủ ý, sai sót xét đốn không hiểu thị tránh khỏi đơi khó kiểm sốt  Khả vượt tầm kiểm soát hệ thống kiểm sốt nội có thơng đồng người Ban giám đốc hay nhân viên với người khác hay đơn vị Hành vi khó phát hợp lý hoá chứng từ tài liệu tạo để che dấu sai phạm  Khả người chịu trách nhiệm thực kiểm soát nội lạm dụng đặc quyền Hoặc có biến động tình hình, thủ tục kiểm sốt có khả khơng cịn thích hợp không áp dụng… ACC509_Bai 3_v1.0011105225 57 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội Thơng tin truyền thông Khả đưa định phù hợp quản trị kiểm soát hoạt động thực thể pháp lý (công ty khách hàng) để chuẩn bị báo cáo tài phụ thuộc vào hiệu lực hệ thống thông tin bao gồm hệ thống kế tốn Một hệ thống thơng tin kế toán hiệu lực phải: o Nhận diện ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh o Phân loại xác nghiệp vụ cho mục đích lập báo cáo tài o Đo lường giá phí giá trị tài sản phù hợp với giả thiết kế toán chấp nhận o Ghi chép nghiệp vụ kỳ o Trình bày kết nghiệp vụ song song với báo cáo cách xác báo cáo tài Hoạt động truyền thông liên quan tới việc cung cấp hiểu biết vai trò trách nhiệm Cá nhân nên biết phải làm kiện/kết khơng mong muốn xảy ra, sau cần tìm hiểu ngun nhân Vì vậy, phần truyền thơng hiệu lực kết tốt không tốt, chẳng hạn báo cáo loại trừ, sử dụng công cụ quản lý hiệu Câu hỏi 3.8: Kiểm toán viên nên xem xét thông tin từ nguồn nào? Trả lời: Một kiểm tốn viên nên xem xét hai dịng truyền thơng thống dịng truyền thơng khơng thống để đánh giá yếu tố kiểm soát Trên thực tế, hệ thống kiểm soát thiết kế ngầm định gồm yếu tố thức khơng thức Giám sát Giám sát liên quan tới việc đánh giá cá nhân thích hợp việc thiết kế hoạt động kiểm soát sở thời gian thực hành động cần thiết Giám sát hồn thành từ hoạt động thực từ đánh giá riêng rẽ Thủ tục giám sát hoạt động xây dựng hoạt động thực bình thường thực thể pháp lý, bao gồm báo cáo quản trị định kỳ hoạt động giám sát cấp cao Kiểm toán nội thường xem yếu tố kiểm sốt quản lý có hiệu cao Giám sát trở thành yếu tố kiểm soát then chốt việc xác định rủi ro quan tâm nhiều cam kết kiểm toán Nếu ban quản trị phát triển hệ thống kiểm soát tốt để xem xét cách hiệu rủi ro, sau thiết lập hệ thống giám sát có hiệu nhằm đảm bảo hệ thống kiểm sốt hoạt động kiểm toán viên nên tập trung vào đánh giá rủi ro tính hiệu lực hệ thống giám sát 58 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội văn luật pháp có liên quan, đánh thuế, tính ước tính xác chi phí bảo hiểm xã hội khoản cịn phải trả Cách tiếp cận kiểm toán viên dựa phân tích rủi ro tổng thể Từ việc phân tích rủi ro, kiểm tốn viên đánh giá mơi trường kiểm sốt thơng qua việc vấn nhà lãnh đạo cao cấp, đánh giá tận tâm nhân viên quan sát môi trường làm việc chung Sau đó, kiểm tốn viên xác định nên sử dụng cách tiếp cận để xác định rủi ro thủ tục kiểm soát thực để xác định rủi ro Câu hỏi 3.10: Kiểm toán viên sử dụng kết đánh giá rủi ro hiệu lực thủ tục kiểm soát kiểm tốn báo cáo tài nào? Trả lời: Dựa vào đánh giá rủi ro tính hiệu lực thủ tục kiểm soát, kiểm toán viên xác định cần thiết phải mở rộng thủ tục kiểm tra chi tiết số dư tài khoản Nếu kiểm toán viên tin thủ tục kiểm soát đơn vị hiệu quả, trường hợp kiểm tốn viên sử dụng hệ thống kiểm soát hiệu lực để tối ưu hoá thủ tục kiểm toán áp dụng o Phương pháp dựa hệ thống sở - nghiệp vụ Mỗi hệ thống kế tốn phận thiết kế để kiểm sốt nghiệp vụ tính đầy đủ tính kỳ Các cơng ty kế tốn viên cơng chứng giới xây dựng mục tiêu kiểm sốt khác thực khác nội dung chi tiết mà thơi Các mục tiêu kiểm sốt thiết lập từ sở dẫn liệu số dư tài khoản Mối quan hệ sở dẫn liệu mục tiêu kiểm soát thể bảng (Bảng 3.2) Bảng 3.2: Mối liên hệ sở dẫn liệu số dư tài khoản mục tiêu kiểm sốt có liên quan Cơ sở dẫn liệu Các mục tiêu kiểm sốt có liên quan  Các nghiệp vụ ghi sổ có vững Tồn  Các nghiệp vụ ghi chép thời gian, với kỳ kế toán mà chúng diễn  Tất nghiệp vụ phải ghi chép Trọn vẹn  Các nghiệp vụ ghi chép thời gian, với kỳ kế toán mà nghiệp vụ xảy  Các nghiệp vụ ghi chép phê chuẩn đắn Quyền nghĩa vụ  Các nghiệp vụ ghi chép khoản phải trả phản ánh đắn quyền sở hữu nghĩa vụ phải trả  Các nghiệp vụ ghi chép với số tiền đắn; tính tốn có liên quan tới ghi chép thực xác Đánh giá Trình bày cơng bố  Tất nghiệp vụ điều chỉnh số dư tài khoản ghi chép mối liên hệ với nguyên tắc kế toán chấp nhận rộng rãi (GAAP) Tất nghiệp vụ phát sinh phân loại đắn Các sở dẫn liệu số dư tài khoản có liên hệ trực tiếp tới mục tiêu xử lý nghiệp vụ, tiếp đến liên quan tới hoạt động kiểm soát phục vụ cho việc đánh giá số dư tài khoản thể rõ ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh Một kiểm tốn viên xác định q trình 62 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội hệ thống mục tiêu kiểm soát thơng qua xác định kiểm soát đặc thù cho việc đánh giá hệ thống kiểm soát Câu hỏi 3.11: Kiểm toán viên phải lưu ý đặc trưng mối liên hệ mục tiêu kiểm soát thủ tục kiểm soát? Trả lời: Kiểm toán viên cần lưu ý số điểm liên quan tới mối quan hệ mục tiêu kiểm soát thủ tục kiểm soát sau:  Một số hoạt động kiểm soát ảnh tới nhiều mục tiêu kiểm soát  Kiểm tốn viên đánh giá sở dẫn liệu phần trình xác định rủi ro kiểm soát tổng thể  Kiểm toán viên nên kiểm tra trình xác định hoạt động kiểm sốt chủ yếu cho việc đánh giá tính hiệu hoạt động để giảm đánh giá rủi ro kiểm soát dựa sở việc thiết kế hệ thống hoạt động kiểm soát hệ thống Câu hỏi 3.12: Nếu trường hợp kiểm toán viên nhận thấy hoạt động kiểm soát không đảm bảo để thực mục tiêu kiểm sốt kiểm tốn viên phải lưu ý tới vấn đề thực kiểm tốn? Trả lời: Những vấn đề cần phải quan tâm trường hợp này: 3.2.3  Việc thiết kế cấu kiểm sốt khơng hiệu quả, có hay khơng hoạt động kiểm sốt biến khơng hoạt động hiệu  Các kết tương lai hệ thống kiểm sốt khơng hiệu quả, loại trình bày sai lệch xảy có khả khơng bị phát hoạt động kiểm sốt khơng thực  Việc áp dụng cho thực kiểm tốn thủ tục kiểm tra trực tiếp số dư tài khoản điều chỉnh để phát thơng tin trình bày sai lệch xảy hoạt động kiểm sốt khơng thực Tìm hiểu quy định chủ yếu thiết kế hoạt động kiểm soát nội Phân công, phân nhiệm Theo nguyên tắc này, trách nhiệm công việc cần phân chia cụ thể cho nhiều phận cho nhiều người phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo chun mơn hố cơng việc, sai sót xảy xảy thường dễ phát  Nguyên tắc phân nhiệm có ảnh hưởng lớn tới tính hiệu hoạt động kiểm soát phân tách chức năng: o Quyền phê duyệt nghiệp vụ o Thực nghiệp vụ o Quản lý trực tiếp tài sản o Ghi sổ nghiệp vụ tài sản ACC509_Bai 3_v1.0011105225 63 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội Nếu đơn vị thiết kế hệ thống kiểm sốt tn thủ theo quy định hệ thống kiểm soát giúp đơn vị đưa kết luận hoạt động kinh doanh có kiểm sốt cách thích hợp khơng  Ngun tắc thứ hai việc phân chia trách nhiệm phân chia chức phải có biện pháp kiểm tra bổ sung hoạt động có liên quan Đây coi thủ tục kiểm sốt bù trừ để làm giảm ảnh hưởng thiếu vắng thủ tục kiểm soát chủ yếu Ví dụ, ghi nhận nghiệp vụ tiền mặt theo giấy biên nhận cá nhân độc lập sau so sánh sổ gốc sổ quỹ  Nguyên tắc thứ ba có liên quan việc kiểm sốt phụ thuộc vào phân chia trách nhiệm phạm vi chức cụ thể Ban giám đốc phải phân bổ trách nhiệm cách phù hợp Câu hỏi 3.13: Anh/Chị lấy ví dụ minh họa quy định phân công, phân nhiệm thiết kế vận hành hoạt động kiểm sốt? Trả lời: Ví dụ tài khoản tổng hợp khoản phải thu phải bảo vệ kế toán trưởng, độc lập với cá nhân giữ sổ tài khoản doanh thu Quy định trách nhiệm rõ ràng Sự phân chia nhiệm vụ khó khăn, khơng hiệu khơng có quy định trách nhiệm cụ thể Thông thường, điều thực sơ đồ tổ chức, kết hợp với việc mô tả công việc liên quan Cả hai phương diện kỹ thuật sử dụng nhiều tổ chức người hiểu rõ trách nhiệm họ phải chịu trách nhiệm trước đặc điểm quy định khác đơn vị Kiểm soát vật chất Các hoạt động kiểm sốt việc giới hạn việc tiếp cận vật lý tài sản cơng ty Câu hỏi 3.14: Anh/Chị lấy ví dụ minh họa quy định kiểm soát vật chất hàng tồn kho? Trả lời: Ví dụ hoạt động kiểm soát đơn giản hàng tồn kho giữ chúng kho có khố, có cá nhân có thẩm quyền tiếp cận Sự tiếp cận quy định rõ tiếp cận trực tiếp tiếp cận gián tiếp (thông qua sử dụng tài liệu) Việc tiếp cận gián tiếp tài liệu đề cập đến thực tế hàng tồn kho cần thiết phải kiểm soát nghiệp vụ xuất (chỉ xuất có lệnh) Rõ ràng vào kho hàng mà khơng cần có cho phép việc bảo quản hàng tồn kho khố khơng cịn ý nghĩa Thẩm quyền phê duyệt phê duyệt Một điểm nêu tương đối quan trọng hoạt động kiểm sốt nội nói chung thẩm quyền phê duyệt phê duyệt Trong hướng dẫn kiểm soát nội bộ, quy định "mọi nghiệp vụ cần có cho phép phê duyệt cá nhân có thẩm quyền Giới hạn thẩm quyền phải quy định rõ" 64 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội Câu hỏi 3.15: Anh/Chị lấy ví dụ hàng tồn kho quan hệ với quy định phê duyệt? Trả lời: Ví dụ đơn đặt hàng gửi đến phận vận chuyển hàng hố thực có cho phép xuất hàng từ kho - trước chuyển hàng cho khách hàng phải có chữ ký nhân viên phụ trách đơn đặt hàng (có thẩm quyền) chữ ký người chịu trách nhiệm kiểm sốt tín dụng Thủ kho thị không xuất kho trừ có chữ ký cá nhân có thẩm quyền Trong chừng mực định, thủ kho thị việc giao hàng có chấp nhận cá nhân cấp cao cơng ty Kiểm sốt số học kiểm tra kế toán Trong hướng dẫn hoạt động kiểm soát nội nêu rõ, hệ thống kiểm soát nội kiểm tra chức ghi sổ, kiểm tra tính phép ghi sổ xử lý, kiểm tra tính đầy đủ ghi chép, kiểm tra tính xác xử lý Các hoạt động kiểm tra bao gồm việc kiểm tra xác số học sổ sách, kiểm tra tổng số, khớp số tiền sổ tài khoản kiểm tra kết kiểm tra, khớp nghiệp vụ kế toán với tài liệu Kiểm soát nhân Một điểm cần lưu ý hoạt động kiểm sốt nội có quan hệ với nhau, hỗ trợ Kiểm sốt nhân có quan hệ chặt chẽ với hai hình thức kiểm soát số học kiểm soát quyền phê duyệt Điểm nhấn mạnh người nên thực chức theo lực, quan điểm kinh nghiệm Hiệu hệ thống kiểm sốt phụ thuộc nhiều vào lực tính trực người tiến hành cơng việc Điều lý giải có trường hợp kiểm soát giấy tờ tốt thực tế lại yếu Giám sát Bất hệ thống kiểm soát nội phải bao gồm giám sát nhân viên có trách nhiệm nghiệp vụ hàng ngày ghi sổ nghiệp vụ Việc giám sát phần bổ trợ quan trọng để đảm bảo hệ thống kiểm soát nội hoạt động đúng, đảm bảo thực mục tiêu kiểm soát Kiểm soát mặt quản lý Các hoạt động kiểm soát tương tự hoạt động kiểm sốt thường khơng gắn liền với cơng việc kinh doanh hàng ngày Chính hoạt động kiểm soát lại quan tâm tới việc giám sát tổng thể, kiểm soát thường bao gồm biện pháp kỹ thuật tạo hiệu hoạt động kiểm tra như: lập kế hoạch cấp, tính chiến lược cơng việc kế tốn, quản lý kiểm tra ngân sách, kiểm toán nội bộ, Cần lưu ý rằng, hoạt động giám sát kiểm soát trực tiếp thực quan chức có kinh nghiệm kiểm sốt quản lý kiểm sốt gián tiếp, tạo "bộ khung" để hoạt động giám sát trực tiếp thực Ghi nhớ Những nguyên tắc có ảnh hưởng định tới hiệu lực hoạt động kiểm soát Đây định hướng xây dựng vận hành thủ tục kiểm soát doanh nghiệp ACC509_Bai 3_v1.0011105225 65 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội 3.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội kiểm tốn tài Trong kiểm tốn báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội rủi ro kiểm sốt khơng để xác minh tính hữu hiệu kiểm sốt nội mà làm sở cho việc xác định phạm vi thực thử nghiệm số dư nghiệp vụ đơn vị Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội có ý nghĩa quan trọng kiểm tốn báo cáo tài Cơng việc thường tiến hành theo sơ đồ sau Sơ đồ 3.3: Trình tự đánh giá hệ thống kiểm soát nội Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội thực theo trình tự định khái quát qua bốn bước sau: Bước 1: Đạt hiểu biết hệ thống kiểm soát nội  Kiểm toán viên cần phải có hiểu biết năm yếu tố hệ thống kiểm soát nội đơn vị bao gồm: o Mơi trường kiểm sốt o Đánh giá rủi ro o Hoạt động kiểm sốt o Thơng tin o Truyền thông hoạt động giám sát Kiểm tốn viên sử dụng nhiều thơng tin tích luỹ kiểm tốn trước (trong hồ sơ kiểm toán năm) tiếp tục cập nhật thay đổi thường xuyên vào hồ sơ kiểm toán 66 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội Kiểm tốn viên sử dụng câu hỏi danh mục nội dung kiểm tra để cập nhật hiểu biết thêm môi trường kiểm sốt việc đánh giá rủi ro cơng ty khách hàng Ngồi ra, kiểm tốn viên chọn cách vấn để thu thập hiểu biết thực đánh giá yếu tố khác hệ thống kiểm soát nội  Tiếp theo, cơng việc kiểm tốn viên xác định hoạt động kế toán chủ yếu hệ thống kế toán thu thập hiểu biết trình áp dụng hệ thống rủi ro kiểm soát đánh giá mức cao Trong giai đoạn này, kiểm toán viên phải xác định sách kiểm sốt thủ tục kiểm sốt có thực hay khơng Q trình cung cấp cho kiểm toán viên hiểu biết quy trình luân chuyển chứng từ, tài liệu, mở rộng việc sử dụng hệ thống máy tính loại sai phạm xảy Câu hỏi 3.16: Theo anh/chị, kiểm tốn viên có phải thu thập hiểu biết chi tiết thủ tục kiểm soát số dư khoản mục lập kế hoạch kiểm tốn khơng? Trả lời: Thơng thường, lập kế hoạch kiểm tốn khơng yêu cầu phải có hiểu biết chi tiết thủ tục kiểm soát số dư tài khoản, nghiệp vụ sở dẫn liệu Kiểm toán viên phải thu thập nhiều thông tin cần thiết khác để mở rộng hiểu biết mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế toán hoạt động giám sát Một kiểm tốn viên đưa định ban đầu để đánh giá rủi ro kiểm soát mức tối đa kiểm toán viên tin tưởng vào cấu kiểm soát tổng thể hoạt động kiểm sốt thực có hiệu để ngăn chặn sai phạm trọng yếu  Trong giai đoạn này, kiểm toán viên tìm hiểu kiểm sốt nội đơn vị hai mặt: o Thiết kế kiểm soát nội bao gồm thiết kế quy chế kiểm soát thiết kế máy kiểm soát o Vận hành thủ tục kiểm sốt (có vận hành liên tục có hiệu lực hay khơng?)  Kiểm tốn viên thu thập thơng tin hệ thống kế toán hoạt động kiểm soát nội cách: o Thực kỹ thuật "kiểm tra từ đầu đến cuối" hệ thống kế toán thủ tục xử lý hệ thống kế toán o Thực thẩm vấn nhân viên kế toán nhân viên thực (bao gồm việc thực thẩm vấn nhân viên khác công ty khách hàng để điền vào câu hỏi kiểm tra hoạt động kiểm soát) o Thực thăm quan nhà xưởng hoạt động đơn vị o Kiểm tra tài liệu khách hàng chuẩn bị bao gồm hướng dẫn kế tốn, chương trình việc mơ tả hệ thống o Kiểm tra giấy làm việc kiểm toán viên tiền nhiệm năm kiểm toán trước Kỹ thuật kiểm tra từ đầu tới cuối (Walkthrough Test) Kỹ thuật cung cấp cho kiểm tốn viên hiểu biết chất trình kế toán quan trọng ACC509_Bai 3_v1.0011105225 67 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội Sau đạt hiểu biết chung hệ thống kế toán, kiểm toán viên chọn nghiệp vụ thực lại nghiệp vụ theo trình xác định (trong hệ thống) để xác định thực trạng hoạt động hệ thống Kỹ thuật kiểm tra thường kết hợp với kỹ thuật vấn Kiểm toán viên phải thường xuyên ghi chép lại hiểu biết khách thể kiểm tốn suốt q trình thực kỹ thuật thể bảng tường thuật lưu đồ Thẩm vấn Kiểm toán viên vấn nhân viên quan trọng nhiều vị trí kế toán để đạt hiểu biết việc phân tách nhiệm vụ, việc mở rộng ứng dụng máy tính, tài liệu tạo từ việc ứng dụng hệ thống máy tính, thực hoạt động thực tế thủ tục kiểm soát chất q trình xử lý nghiệp vụ phịng kế toán Kỹ thuật thẩm vấn ngày trở lên quan trọng Kiểm toán viên phải trở thành người vấn nhậy cảm để hỏi đánh giá câu trả lời từ phía nhân viên cơng ty khách hàng Tham quan nhà máy quan sát hoạt động sản xuất kinh doanh Nhiều thủ tục kiểm soát dựa vào tính ngun vẹn thơng tin lĩnh vực nằm phạm vi kế toán Chẳng hạn, thông tin quan trọng cần để ghi hàng tồn kho việc nhận hàng Hàng tồn kho công nhân sản xuất cung cấp thông tin theo trình tự luân chuyển sản phẩm từ trình sản xuất tới tạo sản phẩm hoàn chỉnh Kiểm tốn viên nên đánh giá lịng nhiệt tình nhân viên thực sản xuất cách vận dụng thủ tục Một phần trình đánh giá thực cách kiểm tra tài liệu phần khác kiểm toán viên thu thập từ việc thăm quan, vấn với cá nhân Văn khách hàng chuẩn bị Nhiều khách hàng chuẩn bị tài liệu để mơ tả hệ thống kế tốn đơn vị giao nhiệm vụ, hoạt động Những thơng tin cung cấp hiểu biết thủ tục Tuy nhiên, kiểm toán viên phải ý sử dụng nhiều đơn vị không cập nhật tài liệu cách thường xun Vì vậy, mơ tả hệ thống kiểm sốt khơng phản ánh với q trình hoạt động thực tế Các giấy làm việc năm kiểm toán trước Đánh giá hoạt động kiểm soát đơn vị trình đánh giá liên tục Giấy làm việc kiểm toán viên năm trước thường mơ tả hoạt động kế tốn thủ tục xử lý then chốt Kiểm tốn viên sử dụng tài liệu sở cho việc kiểm tra cập nhật cần thiết 68 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội Cơng việc kiểm tốn viên năm kiểm tốn tập trung vào tìm hiểu thay đổi diễn hoạt động kế toán chủ yếu xác định thay đổi ảnh hưởng tới kiểm tốn  Sau có hiểu biết hệ thống kiểm sốt nội cơng ty khách hàng, kiểm tốn viên phải thực việc mô tả hoạt động kế toán hoạt động kiểm soát then chốt tài liệu Hình thức thể tài liệu giúp cho kiểm toán viên xem xét đánh giá rủi ro cách rõ ràng hơn, đồng thời giúp kiểm tốn viên phân tích ảnh hưởng hệ thống kiểm soát tới áp dụng thủ tục kiểm tra chi tiết số dư tài khoản Kiểm tốn viên sử dụng kỹ thuật lưu đồ (flowchart), bảng câu hỏi (questionnaires) bảng tường thuật (narratives) Bảng tường thuật Bảng tường thuật mô tả văn hệ thống kiểm soát nội khách hàng Tài liệu thường dùng phối hợp với tài liệu khác kiểm soát nội Đối với hệ thống đơn giản, kiểm tốn viên sử dụng bảng tường thuật để ghi nhận hiểu biết kiểm soát nội Khi sử dụng bảng tường thuật cần ý tới văn phong, bố cục Mặc dù bảng tường thuật giúp cho kiểm toán viên có mơ tả chi tiết Tuy nhiên, kỹ thuật phát huy tác dụng hệ thống kiểm sốt quy mơ nhỏ, hoạt động kiểm sốt có phần đơn giản, Trong nhiều trường hợp, sử dụng bảng tường thuật lại tạo khó khăn việc xem xét tổng quát nhiều mối quan hệ phận, trình tự kiểm sốt, đơn vị Bảng câu hỏi hệ thống KSNB Bảng liệt kê câu hỏi chuẩn bị trước q trình kiểm sốt lĩnh vực, kể mơi trường kiểm sốt Bảng thường đưa câu hỏi theo mục tiêu chi tiết hệ thống KSNB hệ thống KSNB Các câu hỏi thiết kế dạng trả lời "có" "khơng" câu trả lời “không” cho thấy nhược điểm KSNB Ưu điểm công cụ lập sẵn nên kiểm tốn viên thực nhanh chóng khơng bỏ sót vấn đề quan trọng Tuy nhiên, thiết kế chung nên bảng câu hỏi không phù hợp với công ty khách hàng thực kiểm tốn Ngồi dạng câu hỏi “đóng” trên, kiểm tốn viên sử dụng dạng câu hỏi “mở” bảng câu hỏi (ít sử dụng) Lưu đồ Lưu đồ tập hợp hình vẽ biểu thị hệ thống thơng tin kế tốn hoạt động kiểm sốt có liên quan cách sử dụng ký hiệu quy ước thống Kiểm tốn viên sử dụng ký hiệu quy ước chung để mô tả thống công việc theo chức cách đơn giản, rõ ràng loại nghiệp vụ, trình tự luân chuyển chứng từ, thủ tục kiểm soát, ACC509_Bai 3_v1.0011105225 69 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội Kiểm toán viên nên sử dụng kỹ thuật theo hướng từ trái sang phải, từ xuống, trình bày theo cột để mô tả công việc phận chức năng, nhân viên Bằng cách này, kiểm tốn viên có nhìn tổng thể tồn hệ thống mối quan hệ phận chức cơng ty đồng thời giúp kiểm tốn viên phân tích có hiệu việc phát thiếu sót hệ thống Tuy nhiên, kỹ thuật nhiều thời gian mô tả rõ mối quan hệ diễn dễ dàng bị bỏ sót hệ thống phức tạp, Ghi nhớ Tìm hiểu ban đầu hoạt động kiểm sốt nội có vai trị quan trọng giúp kiểm toán viên đánh giá ban đầu rủi ro kiểm sốt cơng ty khách hàng lập kế hoạch kiểm tốn Khi thực tìm hiểu hoạt động kiểm sốt, kiểm tốn viên thực tìm hiểu thiết kế vận hành thủ tục kiểm soát việc áp dụng kỹ thuật cụ thể Kiểm tốn viên sử dụng kỹ thuật khác để mô tả chi tiết hoạt động kiểm soát đơn vị kiểm toán: sử dụng lưu đồ, sử dụng bảng tường thuật, sử dụng bảng câu hỏi Bước 2: Đánh giá ban đầu rủi ro kiểm soát Sau hiểu biết hệ thống kiểm sốt nội hệ thống kế tốn cơng ty khách hàng, kiểm toán viên thực đánh giá ban đầu vể rủi ro kiểm soát Việc đánh giá ban đầu rủi ro kiểm soát cần thiết hướng dẫn kiểm tốn viên thực cơng việc kiểm tốn Nếu kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát mức cao thủ tục kiểm tốn cịn lại kiểm toán phải lập kế hoạch mà khơng thể dựa vào hoạt động kiểm sốt cơng ty khách hàng ngược lại Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VSA) Số 400, Đoạn 28 quy định "Dựa hiểu biết hệ thống kế toán hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên cơng ty kiểm tốn phải đánh giá ban đầu rủi ro kiểm soát sở dẫn liệu cho số dư tài khoản loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu" Rủi ro kiểm soát đánh giá thông qua hiểu biết hệ thống kiểm soát nội Nếu hệ thống kiểm soát nội thiết kế vận hành hữu hiệu rủi ro kiểm soát đánh giá thấp ngược lại Sau thu thập hiểu biết cách thiết kế vận hành hệ thống KSNB, kiểm toán viên đưa đánh giá (ban đầu) rủi ro kiểm soát cho mục tiêu kiểm sốt chi tiết Cơng việc làm riêng rẽ cho loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu chu trình nghiệp vụ theo bước sau đây:  Nhận diện mục tiêu kiểm soát mà theo q trình đánh giá vận dụng Trong bước KTV vận dụng mục tiêu KSNB cụ thể cho loại nghiệp vụ chủ yếu công ty  Nhận diện q trình kiểm sốt đặc thù KTV không cần thiết phải xem xét trình kiểm sốt mà phải nhận diện phân tích q trình kiểm sốt dự kiến có ảnh hưởng lớn đến việc thoả mãn mục tiêu kiểm soát mà mang lại hiệu cho kiểm toán 70 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội  Nhận diện đánh giá nhược điểm hệ thống KSNB Nhược điểm hoạt động kiểm soát nội vắng mặt q trình kiểm sốt thích đáng mà điều làm tăng rủi ro khả tồn sai phạm trọng yếu báo cáo tài Để làm việc này, kiểm toán viên thực theo trình tự: o Nhận diện trình kiểm sốt có o Nhận diện vắng mặt q trình kiểm sốt chủ yếu o Xác định khả sai phạm nghiêm trọng xảy o Nghiên cứu khả tồn trình kiểm sốt bù trừ/thay  Sử dụng bảng mơ hình kiểm sốt Phần lớn thể thức liên quan tới kiểm soát ảnh hưởng đến nhiều mục tiêu kiểm sốt đó, vài thủ tục kiểm sốt khác lại ảnh hưởng đến mục tiêu kiểm sốt định Tính chất phức tạp hoạt động kiểm soát khiến việc sử dụng bảng mơ hình kiểm sốt có vai trị quan trọng, giúp kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát thích đáng Bên cạnh đó, bảng mơ hình kiểm sốt dùng để giúp cho kiểm toán viên nhận diện q trình kiểm sốt với nhược điểm hoạt động kiểm soát Đây sở quan trọng cho kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát  Đánh giá rủi ro kiểm soát Khi nhận diện q trình kiểm sốt nhược điểm hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên tiến hành đánh giá ban đầu rủi ro kiểm soát theo mục tiêu kiểm soát loại nghiệp vụ kinh tế Kiểm tốn viên đánh giá rủi ro theo mức (định tính) gồm: mức thấp, mức trung bình mức cao theo tỷ lệ phần trăm Theo Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế (ISA) Số 400, kiểm toán viên thường đặt mức độ rủi ro kiểm soát cao trường hợp: o Hệ thống kế toán kiểm soát nội không áp dụng o Đánh giá áp dụng hệ thống kế toán kiểm soát nội xem không đủ Câu hỏi 3.17: Theo anh/chị, làm để biết đánh giá ban đầu rủi ro kiểm soát đắn? Trả lời: Mức độ rủi ro kiểm soát ban đầu chứng minh việc thực khảo sát (thử nghiệm kiểm soát) giai đoạn hai kiểm toán (giai đoạn thực thử nghiệm kiểm soát thử nghiệm bản) trước kiểm toán viên đưa mức độ rủi ro kiểm sốt thích hợp sử dụng kiểm toán Trong nhiều trường hợp, Ban giám đốc cơng ty khách hàng phản ứng lại trước rủi ro tiềm tàng cách thiết lập hệ thống kế toán kiểm soát nội để ngăn ngừa phát sửa chữa sai sót (vì rủi ro tiềm tàng rủi ro kiểm sốt có mối liên hệ chặt chẽ với nhau) Khi kiểm tốn viên phải đánh giá chung cho hai loại rủi ro rủi ro tiềm tàng rủi ro kiểm soát đánh giá rủi ro kiểm toán2 Theo ISA Số 400, Đoạn 40 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 71 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội Câu hỏi 3.18: Kiểm toán viên sử dụng kết đánh giá rủi ro kiểm soát kiểm tốn báo cáo tài chính? Trả lời: Trong kiểm tốn báo cáo tài chính, kết đánh giá rủi ro kiểm sốt có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định phép thử nghiệm áp dụng Nếu rủi ro kiểm soát đánh giá mức tối đa (khi kiểm sốt nội khơng hoạt động hoạt động khơng có hiệu lực, khơng phát ngăn chặn gian lận sai sót trọng yếu) kiểm tốn viên khơng thể dựa vào kiểm soát nội đơn vị để giảm bớt thử nghiệm số dư nghiệp vụ Vì thế, kiểm tốn viên phải tăng cường thử nghiệm để phát hành vi sai phạm trọng yếu Trong trường hợp này, kiểm toán viên khơng cần thực thử nghiệm kiểm sốt (thử nghiệm tuân thủ) Nếu rủi ro kiểm soát đánh giá thấp mức tối đa, kiểm tốn viên dựa vào kiểm soát nội đơn vị để giảm bớt thử nghiệm số dư nghiệp vụ Trong trường hợp này, kiểm toán viên thực thử nghiệm kiểm soát thử nghiệm quy trình thực kiểm tốn báo cáo tài Bước 3: Thực kiểm tra hoạt động kiểm soát Đánh giá ban đầu rủi ro kiểm soát dựa hiểu biết hệ thống kiểm sốt nội khía cạnh hệ thống thiết kế hoạt động Tuy nhiên, kiểm toán viên có kinh nghiệm biết có nhiều hệ thống kế tốn khơng hoạt động năm theo cách thức thiết kế (để hoạt động) Các cá nhân gián tiếp tạo điều Chẳng hạn, số thủ tục kiểm sốt bị bỏ qua nhân viên phòng kế toán chịu áp lực cao phải thực khối lượng lớn nghiệp vụ Hoặc người quản lý chi nhánh bỏ qua hoạt động kiểm soát để đạt thoả thuận với khách hàng Nếu kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm sốt mức thấp kiểm tốn viên phải thu thập đảm bảo tính hiệu lực hoạt động kiểm soát nội diễn năm tài kiểm tốn Câu hỏi 3.19: Nếu kiểm toán viên khẳng định hữu hiệu quy chế thủ tục kiểm soát, kiểm toán viên sử dụng kết nào? Trả lời: Nếu kết kiểm tra hoạt động kiểm soát kiểm toán viên thu thập chứng hữu hiệu quy chế thủ tục kiểm sốt kiểm tốn viên cơng ty kiểm tốn giảm bớt thử nghiệm số dư nghiệp vụ Trong kiểm tra hoạt động kiểm sốt, kiểm tốn viên vận dụng kỹ thuật khác tuỳ thuộc trường hợp cụ thể Chẳng hạn, phương pháp kiểm tra tài liệu thực lại thủ tục kiểm soát thường áp dụng trường hợp thủ tục kiểm soát (đã thực hiện) để lại “dấu vết” trực tiếp tài liệu (ví dụ: chữ ký phê duyệt, hoá đơn lưu, ) để lại dấu vết gián tiếp Nếu thủ tục kiểm sốt khơng để lại dấu vết tài liệu, kiểm toán viên tiến hành quan sát hoạt động liên quan đến kiểm soát nội vấn nhân viên đơn vị thủ tục kiểm sốt Ngồi kiểm toán viên sử dụng phương pháp bổ sung để xác minh kết thử nghiệm 72 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội Ví dụ, phương pháp kiểm tra từ đầu đến cuối - cách thức rà soát sơ lược kiểm tốn viên thực bổ sung số nghiệp vụ thủ tục kiểm soát quan trọng hoạt động đơn vị Với phương pháp kiểm tốn viên theo dõi bước thực nghiệp vụ sổ sách thực tế để đánh giá hoạt động kiểm soát nghiệp vụ Bước Đánh giá bổ sung rủi ro kiểm sốt Cơng việc kiểm toán viên đạt hiểu biết hoạt động kiểm sốt nội cơng ty khách hàng không dừng lại việc thực kiểm tra hoạt động kiểm sốt Kiểm tốn viên cần thực đánh giá bổ sung rủi ro kiểm soát trước kết luận rủi ro kiểm sốt Đây phần quy trình kiểm toán thiết kế để thực kiểm toán đạt hiệu mong muốn giữ rủi ro kiểm toán mức chấp nhận Ghi nhớ Nếu rủi ro kiểm soát đánh giá mở mức cao phạm vi số lượng thủ tục kiểm toán tăng lên Thêm vào đó, số trường hợp kiểm toán viên cần phải dựa vào số chứng kiểm tốn bên ngồi có mâu thuẫn với chứng kiểm toán thu thập nội Nếu rủi ro kiểm soát đánh giá mức thấp, kiểm toán viên cần dựa vào nhiều tài liệu nội công ty cung cấp giảm số lượng thủ tục kiểm tốn trì mức rủi ro kiểm toán chung mức ban đầu Số lượng chứng kiểm tốn phải thu thập q trình thực thủ tục kiểm toán dựa sở đánh giá rủi ro kiểm soát trình bày sau Một vấn đề cần lưu ý trình thực trên, kiểm toán viên phải ghi chép lại đánh giá hệ thống kiểm sốt nội công ty khách hàng giấy làm việc sổ tay làm việc kiểm toán viên Riêng trường hợp đánh giá rủi ro kiểm soát thấp mức tối đa, kiểm toán viên cần phải lưu vào hồ sơ sở sử dụng cho đánh giá ACC509_Bai 3_v1.0011105225 73 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội TĨM LƯỢC CUỐI BÀI  Hệ thống kiểm soát nội thiết lập tổ chức, đơn vị hệ thống thao tác, thủ tục, quy trình,… nhà quản lý xây dựng, áp dụng nhằm đạt mục tiêu như: bảo vệ an toàn cho tài sản chống lại hành vi cắp; Đảm bảo độ tin cậy thông tin phát hành vi làm sai lệch; Đảm bảo tuân thủ luật pháp, quy định chống lại hành vi không tuân thủ; Đảm bảo hiệu quả, hiệu Bởi vậy, hệ thống kiểm sốt nội khơng có vai trị quan trọng quản lý mà cịn có vai trị quan trọng kiểm tốn báo cáo tài  Đánh giá hệ thống kiểm soát nội quy định Chuẩn mực Kiểm toán áp dụng Chuẩn mực thực hành kiểm tốn báo cáo tài Kết đánh giá hệ thống kiểm soát nội sở cho việc xây dựng thủ tục kiểm toán vận dụng cho thủ tục  Mặc dù kiểm tốn viên có cho rằng, hệ thống kiểm sốt nội xây dựng hồn hảo sai phạm khơng phát ngăn chặn kịp thời xảy Đây hạn chế mang tính cố hữu hệ thống kiểm soát  Đánh giá hệ thống kiểm soát với việc thiết kế áp dụng thủ tục kiểm tra hệ thống kiểm sốt có ảnh hưởng quan trọng tới chất lượng kiểm toán 74 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội CÂU HỎI ƠN TẬP Hệ thống kiểm sốt nội gì? Trình bày yếu tố hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp? Tại kiểm toán viên cần đánh giá hệ thống kiểm soát nội q trình thực kiểm tốn báo cáo tài chính? Nêu trình tự thực đánh giá hệ thống kiểm soát nội thực kiểm tốn báo cáo tài Trình bày ưu, nhược điểm kỹ thuật mô tả hệ thống kiểm soát nội Mối quan hệ đánh giá rủi ro kiểm soát với việc xây dựng thủ tục kiểm toán bản? ACC509_Bai 3_v1.0011105225 75 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Bài 3.1 Thơng tin liệt kê danh mục công việc thường phải thực hệ thống kế toán liên quan tới hoạt động khác Công ty Hùng Anh:  Thu tiền (bán hàng) từ khách hàng  Chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng  Duyệt đơn đặt mua hàng  Ghi sổ chi tiết sổ tổng hợp khoản phải thu khách hàng  Đối chiếu với số dư, nghiệp vụ tiền gửi với ngân hàng  Duyệt bảng lương toán lương  Ghi chép nghiệp vụ tăng, giảm khấu hao tài sản cố định  Nhận hàng mua từ nhà cung cấp Yêu cầu: Giả sử, Hùng Anh có nhân viên phận kế toán, bạn thực phân công công việc cho nhân viên để đảm bảo phân tách trách nhiệm cách tốt Bài 3.2 Anh (chị) thành viên phòng kiểm toán nội trợ lý kiểm toán hỏi câu sau: Tại hàng ngày phải kiểm tra tất hoá đơn nhận phiếu nhập hàng nhận đơn đặt hàng theo định nghĩa chức kiểm toán nội đánh giá? Giám đốc sản xuất yêu cầu phòng kiểm toán nội điều tra mức độ tác động cao thép chất lượng sử dụng q trình sản xuất Đây có phải cơng việc kiểm tốn viên nội khơng? Anh (chị) thực vụ điều tra khơng thực nào? Tại kiểm toán viên độc lập có quyền xem xét hồ sơ kiểm toán nội kiểm toán viên nội lại khơng có quyền xem hồ sơ kiểm tốn kiểm toán độc lập? Bài 3.3 Nếu sau hồn thành cơng việc mơ tả hệ thống kiểm soát nội mà kiểm toán viên cảm thấy khơng có điểm yếu quan trọng hệ thống kiểm sốt nội liệu có cần thiết phải thực thử nghiệm kiểm sốt khơng? Giải thích sao? Bài 3.4 Trong q trình thực kiểm tốn mình, kiểm tốn viên độc lập đánh giá cơng việc kiểm tốn viên nội Hãy giải thích cách vắn tắt lý sao? Bài 3.5 Hải Anh, kiểm toán viên độc lập, lập kế hoạch kiểm toán cho Hợp tác xã bn bán Vì lý Hợp tác xã doanh nghiệp nhỏ lại hoàn toàn điều hành nhân viên làm việc nửa ngày (part-time) nên hệ thống kiểm soát nội yếu Hải Anh định đánh giá rủi ro kiểm soát mức tối đa khơng giới hạn thủ tục kiểm tốn chi tiết lĩnh vực Trong tình này, liệu Hải Anh bỏ qua việc đánh giá hệ thống kiểm sốt nội khơng? Tại sao? Bài 3.6 Tại nhà hát phố RTC, thủ quĩ ngồi văn phòng nhỏ lối vào, thủ quĩ nhận tiền khách hàng nhấn vào máy, máy in vé có đánh số trước Để vào nhà hát, khách hàng phải cầm vé tay đưa cho người sốt vé cách văn phịng người thủ quĩ 50 feets theo hướng hành lang Người soát vé xé nửa vé, mở cửa đưa trở lại cuống vé cho khách hàng Một nửa cịn lại vé, người sốt vé cho vào hộp khoá cẩn thận Yêu cầu: Nêu yếu tố kiểm soát nội thực tình hố đơn thu tiền? Những bước nên thực thường xuyên nhà quản lý giám sát để đảm bảo hiệu hoạt động kiểm soát? Giả sử rằng, thủ quĩ người gác cửa định thông đồng với để biển thủ tiền Những việc họ thực hiện? Tiếp tục giả định tình (3) câu kết thủ quĩ người gác cửa Thủ tục kiểm sốt phát việc biển thủ tiền này? 76 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 ... tài nào? Kết đánh giá hệ thống kiểm soát nội sử dụng kiểm toán báo cáo tài chính? 50 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội 3.1 Khái quát hoạt động kiểm soát nội doanh... thử nghiệm chi tiết số dư nhằm thu thập chứng kiểm toán cần thiết cho trình bày ý kiến ACC509_Bai 3_v1.0011105225 51 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội Ban quản trị lựa chọn thủ tục kiểm sốt... ln ln tồn Rittenberg, Auditing: Concepts for a changing environment, 2001, p.172 52 ACC509_Bai 3_v1.0011105225 Bài 3: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội Báo cáo hoạt động kiểm sốt nội Thơng thường,