NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Tính cấp thiết chọn đề tài

Như chúng ta đã biết, vốn tài liệu không chỉ là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá chất lượng thư viện mà còn là một trong bốn yếu tô cấu thành nên thư viện và thu hút bạn đọc thường xuyên đến sử dụng thư viện Trong thời đại ngày nay, khi nhìn vào lĩnh vực công nghệ thông tin ở bất kì quốc gia nào trên thế giới, chúng ta đều thấy một số điểm tương đồng rõ rệt: các mạng lưới liên kết và băng thông ngày càng mở rộng, công nghệ thông tin và mạng toàn cầu Internet ngày càng phát triển, lượng thông tin tăng lên theo cấp số nhân, tài liệu trở nên vô cùng phong phú đa dạng cả về nội dung và hình thức Các công cụ tạo ra thông tin số chủ yếu như máy tính, máy ảnh kỹ thuật số, máy quay, máy quét… cũng không ngừng được nâng cao về mặt công nghệ, góp phần vào việc đa dạng hóa kho tàng thông tin số hóa Tài liệu không chỉ ở dạng in ấn mà còn tồn tại ở dạng điện tử, đĩa CD- ROM, đĩa từ, vi phim, vi phiếu… điều này đã thúc đẩy công tác phát triển tài liệu và bảo quản chúng sao cho phù hợp với sự thay đổi và phát triển với tình hình hiện nay hơn.

Xây dựng phát triển nguồn tài nguyên số chính là một xu thế tất yếu vì mục đích sao lưu, bảo quản tài liệu, mở rộng đối tượng phục vụ và chia sẻ tài nguyên, tận dụng tối đa và có hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại Số hoá nguồn tài liệu - đây là công đoạn đòi hỏi đầu tư nhiều công sức, kinh phí nhưng lại là khâu dễ dàng thực hiện nhất Bởi vì hiện nay công nghệ số hóa tài liệu đã tiến bộ rất nhiều.

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng với xu thế hội nhập là những đòi hỏi và thách thức cho ngành thông tin – thư viện (TTTV) nói chung, Thư viện Quốc gia Việt Nam nói riêng cần phải có những đổi mới hoạt động, bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước cũng như những đổi mới chiến lược về phương pháp giáo dục, dạy và học tại Việt Nam.

Tham khảo miễn phí các tài liệu khác tại luanvantot.com

Dịch vụ viết luận văn trọn gói website: luanvantot.com Zalo/tele 0934573149

Với tính chất là một thư viện khoa học tổng hợp trong hệ thống các thư viện công cộng trong cả nước, Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) đã cố gắng thực hiện tốt các chức năng Văn hóa, Thông tin, Giáo dục, Giải trí nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của người dùng tin, góp phần quan trọng trong công việc học tập nâng cao trình độ của công dân cũng như công cuộc xây dựng phát triển đất nước TVQGVN có số lượng tài liệu vô cùng phong phú và đa dạng về tất cả các lĩnh vực và loại hình tài liệu.

Trong những năm qua, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã luôn chú trọng các hoạt động nghiệp vụ vủa mình đặc biệt là công tác số hóa phát triển và bảo quản vốn tài liệu số nhằm phục vụ đắc lực cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Thư viện đã tiến hành số hóa, phát triển và bảo quản tài liệu số (TLS) nhằm đáp ứng cho nhu cầu sử dụng tài liệu lâu dài của người dùng tin.

Tuy nhiên bên cạnh những thành tựu đã đạt được không phải không còn những bất cập, để công tác phát triển và bảo quản tài liệu số được hoàn thiện hơn nữa góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện Quốc gia Việt Nam, tôi quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình Với mong muốn tìm hiểu thực trạng công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN và đưa ra những giải pháp nhằm pháp triển hơn nữa công tác số hóa tài liệu và bảo quản tài liệu số tại Thư viện.

Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài “công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam”, tác giả mong muốn đưa ra những nhận xét đánh giá khách quan về thực trạng công tác phát triển và bảo quản tài liệu số, từ đó đề ra một số giải pháp và phương hướng góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác phát triển, bảo quản vốn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam.

Tham khảo miễn phí các tài liệu khác tại luanvantot.com

Dịch vụ viết luận văn trọn gói website: luanvantot.com Zalo/tele 0934573149

 Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài “Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN” có nhiệm vụ nghiên cứu như sau:

-Nghiên cứu nội hàm các khái niệm “phát triển”, “tài liệu số”, “phát triển tài liệu số”, “bảo quản tài liệu số” và các vấn đề liên quan có ý nghĩa lý luận theo hướng đề tài.

-Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của TVQGVN

-Nghiên cứu đặc điểm người dùng tin của TVQGVN

-Công tác phát triển tài liệu số tại TVQGVN

-Công tác bảo quản tài liệu số tại TVQGVN

-Đề xuất các giải pháp nhằm phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN.

Tình hình nghiên cứu theo hướng của đề tài

Cho đến nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về TVQGVN trên các lĩnh vực như:

- “Nghiên cứu hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam trong thời kỳ Công nghiệp hóa, Hiện đại hóa đất nước” của Nguyễn Thị Hoài Thu, khóa luận tốt nghiệp năm 2001.

-“ Công tác bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Ngô Thị Hằng Nga, khóa luận tốt nghiệp năm 2004.

- “ Công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Nguyễn Thị Thu Hiền, khóa luận tốt nghiệp năm 2006.

- “Số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Phạm Vũ Thủy Tiên, khóa luận tốt nghiệp năm 2006

-“Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu quý hiếm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” cuả Nguyễn Thị Bình, khóa luận tốt nghiệp năm 2008.

- “Số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Lê Thị Thúy, khóa luận tốt nghiệp 2010

Tham khảo miễn phí các tài liệu khác tại luanvantot.com

Dịch vụ viết luận văn trọn gói website: luanvantot.com Zalo/tele 0934573149

- “Công tác số hóa tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Lại Cao Bằng, khóa luận tốt nghiệp năm 2011.

-“Tìm hiểu về phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm thông tin thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Mai Thị Hương, khóa luận tốt nghiệp năm 2011.

Ngoài ra còn nhiều đề tài khác viết về thư viện Quốc gia Việt Nam như: Nguồn nhân lực tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, tìm hiểu công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu …

Tuy nhiên, đề tài về công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam thì chưa được nghiên cứu sâu và hoàn chỉnh Vì vậy tôi chọn đề tài: “ Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình Đây là đề tài hoàn toàn mới không trùng lặp với công trình nghiên cứu nào công bố trước đó.

Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu : công tác phát triển và bảo quản TLS

Phạm vi nghiên cứu: công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN trong giai đoạn hiện nay.

Phương pháp nghiên cứu

-Phương pháp luận: Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi đã áp dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa duy vật biện chứng và Chủ nghĩa duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin, các quan điểm, đường lối của Đảng và nhà nước về công tác TTTV ở nước ta.

-Phương pháp nghiên cứu cụ thể:

Trên cơ sở phương pháp luận đề tài đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:

Tham khảo miễn phí các tài liệu khác tại luanvantot.com

Dịch vụ viết luận văn trọn gói website: luanvantot.com Zalo/tele 0934573149

-Phân tích – Tổng hợp tài liệu

-Khảo sát, đánh giá thực trạng

-Phương pháp phỏng vấn trực tiếp, điều tra bằng phiếu hỏi

-Thống kê, so sánh; Phương pháp diễn dịch, quy nạp…

Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Kết quả của khóa luận góp phần hoàn thiện và làm sáng tỏ thêm lý luận về tài liệu số, phát triển và bảo quản tài liệu số

-Khóa luận phản ánh thực trạng công tác phát triển TLS và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN trong giai đoạn hiện nay.

- Nghiên cứu, phân tích đánh giá những thuận lợi khó khăn trong công tác phát triển và bảo quản TLS Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phát triển và bảo quản tài liệu số để nâng cao hiệu quả hoạt động của

Nội dung của khóa luận

Ngoài phần danh mục viết tắt, danh mục các bảng biểu đố, phần mục lục, phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung khóa luận gồm 3 chương, cụ thể như sau:

Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chương 2: Thực trạng công tác phát triển và bảo quản nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả phát triển và bảo quản nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Tham khảo miễn phí các tài liệu khác tại luanvantot.com

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 6

Những khái niệm chung

1.1.1 Khái niệm về phát triển

Trong lịch sử triết học, quan điểm siêu hình xem sự phát triển chỉ là sự tăng, giảm thuần túy về lượng, không có sự thay đổi về chất của sự vật; đồng thời nó cũng xem sự phát triển là quá trình tiến lên liên tục, không trải qua những bước quanh co phức tạp. Đối lập với quan điểm siêu hình, trong phép biện chứng, khái niệm phát triển dùng để chỉ quá trình vận động của sự vật theo khuynh hướng đi lên: từ trình độ thấp đến trình độ cao, từ kém hoàn thiện đến hoàn thiện hơn.

Phát triển cũng là quá trình phát sinh và giải quyết mâu thuẫn khách quan vốn có của sự vật; là quá trình thống nhất giữa phủ định các nhân tố tiêu cực và kế thừa, nâng cao nhân tố tích cực từ sự vật cũ trong hình thái mới của sự vật.

Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học xuấ bản năm 2006 định nghĩa: “Phát triển là sự biến đổi hoặc làm cho biến đổi từ ít đến nhiều, hẹp đến rộng, thấp đến cao, đươn giản đến phức tạp” [tr.769] Với ý nghĩa như vậy còn có thể hiểu phát triển là từ chưa đến tốt, từ xấu đến đẹp…

1.1.2 Khái niệm về tài liệu số/ tài liệu điện tử

Khái niệm tài liệu (trong tiếng anh là “document”) xuất phát từ một từ gốc latin là “Docure” có nghĩa là tất cả mọi cái viết ra để làm chứng cứ cho việc chỉ dẫn, giảng dạy “Phát triển vốn tài liệu trong thư viện và cơ quan thông tin” của hai tác giả “Phạm Văn Rính – Nguyễn Viết Nghĩa”, [tr.11].

Hiện nay có rất nhiều những định nghĩa khác nhau về tài liệu:

- Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST 16487-

70 “Văn thư và công tác lưu trữ Các thuật ngữ và định nghĩa”, khái niệm “Tài liệu” đã được định nghĩa là “phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người” Ngày nay, khái niệm “tài liệu” được định nghĩa như sau: “Tài liệu - là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó” Đối với công tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm sao có thể nhận dạng được thông tin chứa đựng trong tài liệu, sao cho tài liệu được trình bày theo trật tự được thiết lập với những tiêu chí nhất định.

- Còn theo tiêu chuẩn ISO 5127-1 của tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (International Standards Organization) thì tài liệu là toàn bộ vật mang tin và dữ liệu ghi trên đó dưới mọi hình thức nói chung là không đổi và con người hay máy có thể đọc được”.

Như vậy, từ những định nghĩa trên, có thể thấy rằng, theo nghĩa chung nhất, tài liệu là những vật mang thông tin đã được ghi trên đó theo nhiều dạng khác nhau phục vụ cho những mục đích khác nhau của con người.

- Theo bài giảng: (Thông tin học đại cương) của PGS.TS Trần Thị Quý thì

“tài liệu có thể hiểu là các dạng vật chất khác nhau được lưu giữ thông tin và có khả năng truyền tải thông tin trong thời gian và không gian”

 Khái niệm tài liệu số/ tài liệu điện tử

Sự phát triển cực kỳ mau lẹ của công nghệ thông tin và viễn thông đã làm thay đổi căn bản phương thức xuất bản tài liệu, rút ngắn đáng kể thời gian cung cấp thông tin đến tay người đọc và tạo tiền đề hình thành một loại tài liệu mới là tài liệu điện tử Các loại sách báo tài liệu điện tử này thường được gọi là e- book, e-journal, e- magazine cùng với các cơ sở dữ liệu đã tạo ra đã tạo ra một nguồn tin được gọi là nguồn tin điện tử rất phong phú, được lưu trữ trên đĩa CD- ROM, DVD- ROM,hay lưu hành trên các mạng cục bộ, mạng internet và đã trở thành nguồn thông tin chính của các thư viện điện tử hiện nay.(giáo trình phát triển vốn tài liệu trong thư viện và cơ quan thông tin) của hai tác giả “Phạm Văn Rính – Nguyễn Viết Nghĩa”, [tr.39].

Hiện nay khái niệm về tài liệu điện tử (electronic document) và tài liệu số hóa (digital document) ở Việt Nam vẫn còn mơ hồ, chưa có một khái niệm rõ ràng.

Có những quan điểm cho rằng hai khái niệm này là hoàn toàn giống nhau, lại có những quan điểm cho rằng chúng là hai khái niệm khác biệt nhau Tuy nhiên ở đây tôi không đi sâu phân biệt hai khái niệm này.

Theo giáo trình (phát triển vốn tài liệu trong thư viện và cơ quan thông tin) của hai tác giả “ Phạm Văn Rính – Nguyễn Viết Nghĩa” thì “hai khái niệm tài liệu điện tử và tài liệu số hóa là đồng nhất về mặt ngữ nghĩa, việc số hóa tín hiệu cũng được hiểu là điện tử hóa tín hiệu” [tr.40].

 Khái niệm tài liệu điện tử:

Tài liệu điện tử bao gồm tất cả các dạng tài liệu như sách, báo, tạp chí, các bộ phim, bản nhạc, các file multimedia, các trang web, các cơ sở dữ liệu… được bao gói hay được lưu trữ trên vật mang tin điện tử, có nghĩa là tất cả những cái gì có thể đọc được, truy cập được thông qua máy tính hay mạng máy tính điện tử.

 Khái niệm tài liệu số

Thuật ngữ “tài liệu số” đã xuất hiện vào đầu những năm 1990, nhưng đối với công tác quản lý tài liệu ở Nga, chỉ vào cuối những năm 1990 nó mới bắt đầu được sử dụng tích cực Tới thời điểm đó, trong các sách trong nước và nước ngoài có các thuật ngữ được chấp nhận chung là “tài liệu đọc được bằng máy”, “tài liệu trên vật mang là máy tính”, “tài liệu được máy tính dẫn hướng” và “đồ họa máy tính” Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu trên vật mang tin là máy tính” có trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141-98: “đó là tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử”.

Theo từ điển giải nghĩa của Mindwrrap, “tài liệu số” là những tài liệu được lưu giữ bằng máy tính Tài liệu số có thể được tạo lập bởi máy tính như việc xử lý các file văn bản, các bảng biểu hoặc chúng có thể được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạng khác TLS cũng được đề cập đến như là tài liệu điện tử.

Vai trò của tài liệu số với công tác phát triển và bảo quản tài liệu số

1.2.1 Vai trò của tài liệu số nói chung

Thư viện là nơi cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho người đọc phát triển toàn diện, đặc biệt là tư duy sáng tạo Để thư viện thật sự là nơi tiếp cận đầy đủ nhất kho tàng tri thức của nhân loại, đòi hỏi phải tăng cường vốn tài liệu, đảm bảo về nội dung, bao gồm đầy đủ các loại hình tài liệu, ngoài các loại tài liệu sách, báo,tạp chí truyền thống, cần thu thập đầy đủ các sản phẩm thông tin ở bất kỳ nơi nào và dưới bất cứ dạng nào Đặc biệt là chất lượng tài liệu phải đảm bảo phù hợp, đáp ứng được yêu cầu sử dụng của mọi đối tượng người dùng tin.

TLS trong thư viện chính là di sản văn hóa cuả dân tộc Bởi cũng giống như các loại tài liệu truyền thống khác TLS lưu giữ, truyền bá và bảo quản những giá trị văn hóa truyền thống của nhân loại từ đời này qua đời khác Đồng thời nó còn là cơ sở quan trọng để phục vụ bạn đọc; phục vụ các nhiệm vụ kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của đất nước

TLS giúp thư viện tăng tính linh hoạt và khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT Bởi lẽ, một bản TLS có thể cùng lúc phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, thời gian và vị trí địa lý của NDT.

Từ đó họ chủ động trong việc sắp xếp thời gian lấy được tài liệu qua hệ thống mạng thông tin ở mọi lúc mọi nơi.

Tiết kiệm kinh phí: Thư viện đỡ tốn kinh phí xây dựng kho tàng, kinh phí bổ sung tài liệu, bảo quản và kinh phí trả lương cho người phục vụ Hơn thế nữa là giúp cho NDT được dễ dàng thuận tiện, tiết kiệm được thời gian tiền bạc trong việc tìm thông tin Họ có thể ngồi ngay tại nhà hay tại phòng làm việc cũng có thể truy cập được từ khắp nơi trên thế giới. Đối với công tác bảo quản trong thư viện thì nó giúp bảo quản được phiên bản gốc của tài liệu, giữ gìn và tăng tuổi thọ của tài liệu quý hiếm bằng việc giảm hao mòn, rách nát do quá trình tiếp xúc trực tiếp với tài liệu của người sử dụng. TLS ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần xuất sử dụng.

TLS giúp thư viện mở rộng đối tượng phục vụ: phạm vi phục vụ các tài liệu của thư viện không bị bó hẹp trong khuôn viên của thư viện mà nó vươn tới các vị trí địa lý khác nhau như tại nhà, tại trường, tại nơi làm việc… TLS tạo ra môi trường và cơ hội bình đẳng rộng mở cho tất cả mọi người đều có cơ hội sử dụng tài liệu học tập bởi nguồn TLS không bị giới hạn về không gian và thời gian.

TLS giúp thư viện tăng khả năng đa truy cập cho phép người dùng có thể tra tìm tài liệu đồng thời theo nhiều dấu hiệu khác nhau Điều này cho phép NDT có thể mở rộng hay thu hẹp phạm vi tìm kiếm, rút ngắn thời gian và giảm thiểu nhiễu tin.

Tuyên truyển phổ biến tài liệu nước ta với thế giới TLS được lưu giữ trên hệ thống máy tính do đó bạn đọc dù ở bất cứ đâu, không gian và khoảng cách như thế nào thì cũng có thể tiếp cận với nguồn tài liệu của thư viện thông qua máy tính kết nối mạng internet hay intranet.

Xây dựng nguồn tài nguyên số chính là một xu thế tất yếu vì mục đích sao lưu, bảo quản tài liệu, mở rộng đối tượng phục vụ và chia sẻ tài nguyên, tận dụng tối đa và có hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại.

1.2.2 Tầm quan trọng của phát triển tài liệu số

Phát triển tài liệu số là một trong những nhiệm vụ quan trọng của hoạt động TTTV hiện đại, một trong những hoạt động phát triển tài liệu số là cần số hóa tài liệu Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin từ những đối tượng thực (văn bản, hình ảnh, bản đồ, băng ghi âm, ghi hình…) sang dạng điện tử hay còn gọi là dạng số để lưu giữ Việc số hóa tài liệu mang lại rất nhiều lợi ích như cung cấp dịch vụ thông tin không giới hạn về thời gian và không gian; cải thiện chất lượng dịch vụ tin cho những người dùng tin; giảm việc tiếp xúc trực tiếp đến những nguồn tài nguyên quý hiếm Số hóa tài liệu thư viện không chỉ giúp cho việc tiếp cận thông tin dễ dàng hơn, phong phú hơn mà còn góp phần bảo tồn và phát huy di sản văn hóa của dân tộc.

Hãy tưởng tượng rằng phải mất bao nhiêu giấy tờ và không gian để lưu trữ kho kiến thức khổng lồ của nhân loại ngày một nhiều, hơn nữa việc bảo quản và phạm vi sử dụng bị hạn chế Ngày nay khi mà công nghệ thông tin ngày càng phát triển, công nghệ số hóa tài liệu đã được áp dụng vào thực tiễn các cơ quan TTTV, TLS ngày một ra tăng thì vấn đề kho tàng, giá kệ lưu trữ không còn là vấn đề đáng lo ngại nữa Bởi tài liệu số:

-Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng

-Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau

-Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ

-Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu

Thư viện càng có nhiều tài liệu càng thu hút nhiều độc giả tới sử dụng do đó mà công tác phát triển TLS là đặc biệt quan trọng đối với tất cả các trung tâm TTTV Nếu như trước đây muốn mượn hay tìm một cuốn sách bất kì chúng ta đều phải đến các trung tâm TTTV thì nay khi mà các tài liệu đã được số hóa, với công nghệ mạng thì dù bạn ở bất cứ đâu, chỉ cần một cái click chuột là bạn có thể tìm ra vô số những tài liệu liên quan chủ đề mà bạn đang tìm kiếm Bạn cũng chẳng cần phải đến tận trung tâm TTTV mã vẫn có được tài liệu đó chỉ trong giây lát.

Do đó mà chúng ta cần không ngừng phát triển TLS bởi vai trò của TLS trong thời đại hôm nay là vô cùng quan trọng.

1.2.3 Vai trò của công tác bảo quản tài liệu số

Bảo quản TLS là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai.

Thực tế đã chứng minh rằng, tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn tùy thuộc vào điều kiện bảo quản chúng Để lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ. Đặc điểm của nước ta là nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nên khí hậu rất phức tạp Điều kiện thiên nhiên mỗi vùng một khác, các loại vi sinh vật và vi sinh vật phá hoại tài liệu phát triển nhanh, công nghệ, cộng thêm các điều kiện chủ quan khác như việc phá hoại, đánh cắp tài liệu Do vậy, công tác bảo quản TLS càng thêm nặng nề, không những phải chống lại những tác hại do yếu tố tự nhiên

Các yếu tố tác động đến công tác phát triển và bảo quản tài liệu số

đó, nhiệm vụ của công tác bảo quản trước hết là nghiên cứu các nguyên nhân dẫn đến sự hư hỏng, mất mát tài liệu, để từ đó tìm ra các biện pháp nhằm bảo vệ có hiệu quả TLS.

Tài liệu là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn thất lớn Bởi vậy, chúng cần được bảo quản tốt tại các phòng lưu trữ, việc nghiên cứu sử dụng chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ, chứ không thể đem ra trao đổi, mua bán hoặc sử dụng tùy tiện.

1.3 Các yếu tố tác động đến công tác phát triển và bảo quản nguồn tài liệu số

Chính sách là hệ thống các biện pháp cụ thể dựa trên cơ sở đường lối chính trị chung và tình hình thực tế, tác động lên một lĩnh vực hoạt động nhất định và trong một phạm vi nhất định nhằm đạt được mục đích nhất định Chính sách có thể bao gồm cả kế hoạch thực hiện cụ thể

Bất kỳ một cơ quan TTTV nào, dù là truyền thống hay hiện đại muốn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, muốn đạt được hiệu quả phục vụ tốt nhất,điều quan tâm trước tiên là phải xây dựng cho được một vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, phong phú về chủng loại với chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của NDT Tuy nhiên để làm được điều đó, các cơ quan TTTV không thể bổ sung ồ ạt các loại tài liệu có trên thị trường (do không đủ kinh phí để mua và xử lý,cũng như không đủ kho tàng, công nghệ lưu trữ, bảo quản) mà phải tiến hành lựa chọn, cân nhắc kỹ nội dung cũng như hình thức tài liệu cần bổ sung Cơ sở của việc lựa chọn đó là các nguyên tắc, quy tắc lựa chọn tài liệu được thể hiện trong chính sách lựa chọn tài liệu (selection policy) Những nguyên tắc này được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan TTTV được giao phó Mặt khác, chính sách phát triển nguồn tin không chỉ đơn giản là lựa chọn và đặt mua tài liệu mà còn bao gồm nhiều vấn đề khác như các thủ tục đặt hàng, mua bán, vấn đề phối hợp bổ sung, thanh lọc tài liệu cũ, các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính, hay nói khác đi mỗi cơ quan TTTV cần phải có một chính sách phát triển nguồn tin.

Chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu quan trọng hàng đầu đối với bất kỳ một cơ quan TTTV nào, là một một công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo của một thư viện hay cơ quan thông tin xác định phương hướng phát triển cách thức xây dựng vốn tài liệu của cơ quan cùng các quy định, quy chế, thủ tục lựa chọn tài liệu, nhà cung cấp tài liệu, phù hợp với khả năng tài chính cũng như cơ cấu tổ chức của từng cơ quan TTTV, khẳng định phương châm bổ sung tài liệu, các diện chủ đề và hình thức tài liệu mà thư viện quan tâm. Để xây dựng một chính sách phát triển TLS và bảo quản TLS, chúng ta phải tham khảo những nguyên tắc căn bản liên quan đến việc phát triển, bảo quản sưu tập truyền thống, so sánh những điểm giống và khác nhau, từ đó có thể phác thảo những bước đi của việc phát triển và bảo quản sưu tập số.

1.3.2 Kinh phí dành cho phát triển và bảo quản tài liệu số

Khi thành lập các cơ quan TTTV các Bộ, Ngành quan tâm đầu tư kinh phí phát triển tài liệu- đó là cơ sở đầu vào của hoạt động thông tin trên cơ sở chức năng nhiệm vụ, đối tượng của NDT Nhà nước, các Bộ, ngành đã đầu tư một khoản kinh phí khá lớn cho việc phát triển nguồn tin, đặc biệt công tác số hóa tài liệu rất tốn kém, đòi hỏi kinh phí lớn.

Trong công tác số hóa tài liệu nếu thiếu kinh phí sẽ dẫn đến quy trình bị ngắt quãng, ảnh hưởng đến tiến trình, chất lượng tài liệu được chọn để số hóa, không có kinh phí thì việc phát triển TLS và công tác bảo quản tốt TLS cũng khó mà thực hiện Chính vì vậy mà nguồn kinh phí ngân sách cho phát triển và bảo quản TLS là hết sức quan trọng.

Nếu như trong thư viện truyền thống người cán bộ thư viện chỉ được biết đến như là người trông coi sách, có nhiệm vụ giữ sách và cho mượn sách thì trong thời đại thư viện số vai trò của cán bộ thư viện thay đổi hoàn toàn Các công việc chính của cán bộ thư viện có thể vẫn là: Thu thập tài liệu, thông tin, xử lý kỹ thuật tài liệu, làm phân loại, biên mục, tổ chức các hình thức phục vụ, nhưng tính chất của công việc đã thay đổi cơ bản Người cán bộ thư viện được xem như là người tổ chức và chuyên gia thông tin, môi trường làm việc của họ là môi trường “số”. Nhiệm vụ của một cán bộ thư viện số được xem xét với các góc độ sau:

- Thu thập tư liệu: Lựa chọn, bổ sung, xử lý, bảo quản, tổ chức phục vụ các bộ sưu tập số;

-Thiết kế cấu trúc kỹ thuật cho thư viện số;

-Biên mục: Mô tả nội dung tài liệu số (siêu dữ liệu);

-Xây dựng kế hoạch, hỗ trợ các dịch vụ số (định hướng thông tin, tư vấn chuyển giao…)

- Tạo lập các giao diện thân thiện với người sử dụng trong hệ thống mạng;

-Xây dựng các chính sánh, tiêu chuẩn liên quan đến thư viện;

-Thiết kế, duy trì và chuyển giao các sản phẩm thông tin chất lượng cao với giá trị gia tăng;

-Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin số trong môi trường mạng;

-Bảo đảm an ninh thông tin;

-Hình thức, phương thức phục vụ.

Trước sự gia tăng không ngừng của lượng thông tin theo cấp số nhân, số mũ. Nghề thư viện đặc biệt được chú ý Vai trò của người cán bộ trong các trung tâm TTTV đã đóng vai trò quan trọng và có sự thay đổi căn bản về chất Họ từ một người giữ sách, nay trở thành nhà cung cấp thông tin có định hướng Cán bộ thư viện phải luôn đóng vai trò hướng dẫn cho bạn đọc Sự phát triển của công nghệ thông tin, vai trò của cán bộ thư viện ngày càng phải được nâng cao, đòi hỏi không chỉ có kiến thức chuyên môn mà cần những kỹ năng, hiểu biết về tin học, hệ thống máy tính Đặc biệt là cán bộ số hóa tài liệu, chuyển dữ liệu cho bạn đọc dưới dạng số hóa, nhằm đáp ứng nhu cầu của NDT.

Người cán bộ thư viện hôm nay, không thể chỉ đợi chờ một cách kiên nhẫn và đáp ứng một cách sốt sắng và mỹ mãn những nhu cầu của xã hội, mà người cán bộ thư viện hôm nay phải biết khám phá, giúp người đọc xác định được nhu cầu của họ, thậm chí còn phải biết khơi gợi, tạo lập cho người đọc những nhu cầu thông tin mới.

Người cán bộ thư viện hôm nay, không phải chỉ biết tổ chức ngăn nắp, thật khoa học nguồn tài liệu và nguồn tài nguyên thông tin của mình, đặt nó trong tình trạng sẵn sàng hoạt động mà còn phải biết tinh luyện, chế biến nguồn tài liệu ấy, làm gia tăng giá trị sử dụng của thông tin tài liệu cả về mặt chất lượng nội dung lẫn về mặt kiểu dáng bao gói tương ứng với thói quen sử dụng của người sử dụng. Trong một xã hội luôn chuyển động và chuyển động với tốc độ cao, thì mọi kiến thức đã có rất nhanh chóng bị đào thải, cách tốt nhất để tồn tại trong sự chuyển động ấy là phải chuyển động với cùng một tốc độ, với cùng một quỹ đạo, vì vậy năng lực cần thiết hàng đầu của người cán bộ thư viện hôm nay là năng lực thích ứng và thích nghi.

Chúng ta biết rằng mục đích của các thư viện cũng như mong muốn của NDT là làm sao có được trong một thư viện tất cả các nguồn tài liệu về mọi lĩnh vực tri thức Nếu như vẫn là các thư viện truyền thống và tài liệu truyền thống thì việc này là không thực tế Bởi lẽ số lượng tài liệu được xuất bản hàng năm tăng lên rất nhanh, nên không có một thư viện hay cơ quan thông tin nào có đủ khả năng để mua đầy đủ các loại tài liệu mà độc giả của mình sẽ dùng đến; không một cơ quan thông tin nào có thể tồn tại độc lập riêng biệt, mà không cần hỗ trợ của các cơ quan thông tin khác Ngay cả với TLS, nếu các cơ quan TTTV không thay đổi quan điểm

“sở hữu đầy đủ” sang quan điểm “sở hữu đầy đủ tối thiếu và truy cập linh hoạt khi cần thiết” thì điều này cũng khó mà thực hiện bởi chi phí cho việc số hóa tài liệu cũng không phải là ít.

Nhằm thỏa mãn nhu cầu của NDT, trong khi kinh phí đầu tư nhà nước có hạn thì các cơ quan TTTV cần phải có sự hợp tác, trao đổi chia sẻ nguồn tài liệu của cơ quan mình Đây cũng là một xu hướng khá phổ biến ở nước ta và trên thế giới hiện nay.

Tóm lại hợp tác và chia sẻ nguồn TLS là sự liên kết giữa các cơ quan TTTV độc lập lại với nhau thành một hệ thống TTTV toàn diện Hợp tác chia sẻ cũng cần có văn bản cụ thể giữa các cơ quan TTTV tham gia, trong đó phân định rõ trách nhiệm cho mỗi thành viên Chia sẻ nguồn tài liệu số là một trong những hoạt động rất quan trọng giúp thư viện:

+Tránh mua lại những bản trùng không cần thiết

+Tiết kiệm được ngân sách, cán bộ, và công tác số hóa, bảo quản tài liệu

+Tăng cường khả năng phát hiện và thu thập các nguồn tài liệu bên ngoài, tạo ra mức độ đầy đủ cao cho nguồn tin

+Phổ biến rộng rãi nguồn TLS đang lưu giữ

+Tạo sự thống nhất trong nghiệp vụ mô tả và phân loại.

+Trao đổi tài nguyên và thúc đẩy hợp tác nhiều mặt với các đơn vị khác

1.3.5 Hạ tầng cơ sở và trang thiết bị

Khái quát chung về Thƣ viện Quốc gia Việt Nam

1.4.1 Lịch sử hình thành và phát triển Thư viện

Thư viện Quốc gia Việt Nam tiền thân là Thư viện Trung ương Đông

Dương, được thành lập ngày 29/11/1917 Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) là thư viện trung tâm của cả nước, trực thuộc sự quản lý của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, có chức năng chủ yếu là thu nhâṇ các xuất bản phẩm lưu chiểu, các luận án tiến sĩ của người Việt Nam ; bổ sung các tài liệu ngoại văn ; xây dưng ̣, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tôc ̣ và về dân tộc ; biên soaṇ, xuất bản Thư muc ̣ quốc gia, Tổng thư muc ̣ ViêṭNam và các ấn phẩm thông tin khoa hoc ̣ ; tổ chức các dịch vụ đọc để đáp ứng nhu cầu học tập , nghiên cứu và giải trí của người dân ; nghiên cứu khoa hoc ̣ vàcông nghê ̣trong linh̃ vưc ̣ thông tin - thư viêṇ; tổchức bồi dưỡng và hướng dâñ chuyên môn, nghiêp ̣ vu ̣cho người làm công tác thư viêṇ trong cả nước Trụ sở đặt tại 31 Trường Thi ( nay là phố Tràng Thi) Hà Nội, nơi xưa kia thường diễn ra các cuộc tuyển chọn nhân tài thời phong kiến và cũng là trụ sở cuảKinh lược Bắc kỳ.

Trong gần một thế kỷ xây dựng, phát triển Thư viện luôn đạt những thành tựu nổi bật và vinh dự được nhà nước trao tặng Huân chương độc lập hạng nhất, huân chương lao động hạng nhất, nhì, ba.

Ngày 1 tháng 9 năm 1919 Thư viện Trung ương Đông Dương chính thức mở cửa phục vụ người đọc Năm 1922 ra đời Nghị định thực hiện chế độ lưu chiểu văn hoá phẩm trên toàn Đông Dương, Sở Lưu chiểu được thành lập Sở có nhiệm vụ thu nhận sách, báo, tạp chí, bản đồ được xuất bản trên toàn cõi Đông Dương.

Ngày 28/2/1935, Thư viện Trung ương Đông Dương Hà Nội được đổi tên thành Thư viện Pierre Pasquier.

Ngày 8/9/1945, chỉ 6 ngày sau khi tuyên bố Độc lập, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Sắc lệnh số 13 chuyển giao các Thư viện công cộng trong đó có Thư viện Pierre Pasquier về cho Bộ Quốc gia Giáo dục quản lý. Ngày 20/10/1945, Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục ra quyết định đổi tên Thư viện Pierre Pasquier thành Quốc gia Thư viện Nhưng sau đó, cùng với một số cơ quan khác, Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc được sát nhập vào Nha Giám đốc Đại học vụ và được đổi tên thành Sở Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc.

Từ khi Pháp chiếm lại Hà Nội (tháng 2/1947), theo Nghị định ngày 25/7/1947 của Phủ Cao ủy Pháp thì Nha Lưu trữ công văn và Thư viện Đông Dương được tái lập tại Sài Gòn Nha này ngoài việc lưu trữ tài liệu còn có nhiệm vụ điều khiển Thư viện Trung ương lúc đó được đổi tên thành Thư viện Trung ương ở Hà Nội.

Ngày 28/1/1955 Phó Thủ tướng Phạm Văn Đồng ký Nghị định số 446-TTg chuyển việc quản lý Thư viện Trung ương thuộc Bộ Giáo dục sang Bộ Tuyên truyền.

Qua nhiều năm phát triển và đổi tên, ngày 21/11/1958 Bộ trưởng Bộ Văn hóa ra nghị định tách Thư viện ra khỏi Vụ Văn hóa đại chúng thành Thư viện Quốc gia trực thuộc Bộ Là Thư viện trung ương của cả nước, đồng thời là thư viện trọng điểm của hệ thống Thư viện Công cộng nhà nước thuộc Bộ văn hóa- thể thao và Du lịch, TVQGVN có vốn tài liệu và sách báo khá lớn, phong phú nhất cả nước và đội ngũ cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ cao, thiết bị cơ sở vật chất tốt đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Ngoài ra TVQGVN cũng đang thực hiện công tác số hóa nguồn tài liệu để thuận tiện trong việc lưu giữ và để NDT tiện sử dụng.

Hiện nay, TVQGVN là thành viên chính thức của Hiệp hội thư viện thế giới (IFLA); thành viên của Đại hội cán bộ thư viện Đông Nam Á (CONSAL); trong lĩnh vực bảo quản, thư viện đã tham gia vào PAC (Preservation and Conservation Progarmme- chương trình bảo tồn và bảo quản) Thư viện đã được nhà nước tặng huân chương lao động Hạng Ba, Hạng Nhì, Hạng Nhất và Huân chương Độc lập Hạng Ba cùng nhiều bằng khen, Cờ Luân lưu của Bộ Văn hóa- Thể thao và Du lịch.

Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện trung tâm của cả nước, là Thư viện đứng đầu trong Hệ thống thư viện, đi đầu trong công tác tự động hóa và ứng dụng những thành tựu của công nghệ thông tin vào hoạt động của mình, ngoài việc hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ thì công tác số hóa tài liệu và tổ chức phát triển bảo quản nguồn TLS cũng là một vấn đề đang được Thư viện đặc biệt quan tâm

1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện

Theo quyết định số 579/TC-QĐ của Bộ Văn hóa thông tin ban hành ngày17/03/1997 về chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của TVQGVN “Thư việnQuốc gia Việt Nam là đơn vị sự nghiệp của Bộ Văn hóa thông tin có chức năng:gìn giữ di sản thư tịch của dân tộc thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân Góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kỹ thuật, văn hóa phục vụ công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.

TVQGVN là Thư viện Trung tâm của cả nước Vai trò thư viện trung tâm của TVQGVN được thể hiện trên các phương diện sau:

- Xây dựng và bảo quản kho tàng xuất bản phẩm dân tộc, thu thập và tàng trữ tài liệu về Việt Nam của các tác gải trong nước và nước ngoài.

- Luân chuyển và trao đổi tài liệu giữa các thư viện trong và ngoài nước.

- Thu nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu trong nước theo Luật xuất bản, các luận án tiến sỹ của công dân Việt Nam được bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài được bảo vệ tại Việt Nam.

- Biên soạn, xuất bản thư mục Quốc gia và phối hợp với thư viện trung tâm của các Bộ, ngành, hệ thống thư viện trong nước biên soạn Tổng thư mục Việt Nam.

- Nghiên cứu thư viện học, thư mục học; hướng dẫn nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước theo sự phân công của Bộ Văn hóa- Thể thao- Du lịch.

Theo quyết định số 81/2004/QĐ – VHTT ngày 24/08/2004 của Bộ trưởng

Bộ Văn hóa – Thông tin TVQGVN có những chức năng và nhiệm vụ cơ bản sau:

TVQGVN là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ văn hóa thông tin( nay là Bộ văn hóa- Thể thao – Du lịch) có trách nhiệm giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc, thu thập, tàng trữ, khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội.

 Thư viện có nhiệm vụ :

- Tổ chức phục vụ, tạo điều kiện cho người đọc sử dụng vốn tài liệu của thư viện theo quy định và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức

- Xây dựng và bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài viết về Việt Nam.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

Thực trạng nguồn tài liệu tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam

TVQGVN là nơi lưu trữ tư liệu lớn với nhiều giá trị văn hóa, lịch sử và các giá trị tri thức khác của nhân loại có nhiệm vụ xây dựng, phát triển, bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài về Việt Nam Với vai trò là Thư viện trung tâm của hệ thống thư viện trong cả nước do vậy vốn tài liệu của Thư viện ban đầu chỉ có khoảng vài nghìn bản thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau Trải qua gần 95 năm TVQGVN đã xây dựng được một nguồn vốn tài liệu khá lớn về số lượng, phong phú về ngôn ngữ thể hiện và đa dạng về loại hình Về ngôn ngữ, tài liệu của Thư viện được viết bằng tiếng Việt và các thứ tiếng: Anh, Trung Quốc, Pháp, Nga, Nhật Bản, Tây Ban Nha…Về loại hình, Thư viện hiện đang lưu trữ các tài liệu ở nhiều loại hình: Sách, báo, tạp chí in ấn, CD- ROM, cassette, CSDL thư mục, CSDL số hóa toàn văn.

2.1.1 Vốn tài liệu truyền thống

Sách: 1.500.000 đơn vị ( hàng năm tăng từ 100-120 nghìn bản sách).

Trong đó có các bộ sưu tập quý sau:

Sách xuất bản về Đông Dương trước 1954 : với hơn 6700 bản đây là những tài liệu rất quý để nghiên cứu về Đông Dương và Việt Nam.

Sách Việt từ năm 1955 tới nay : hơn 500.000 bản.

Tài liệu tra cứu : 4000 bản.

Sách Hán – Nôm : có hơn 5.000 tên, trong đó có những cuốn sách có tuổi thọ từ thế kỷ XV – XVI.

Luận án tiến sĩ : của công dân Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước và của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam gồm hơn 16.000 bản Hàng năm trung bình kho này tăng từ 700 đến 900 bản.

Sách kháng chiến : 3.996 tên sách của Việt Nam được xuất bản trong các vùng giải phóng và các vùng tạm chiếm thời kỳ kháng chiến chống Pháp, được thư viện sưu tầm trong nhiều năm sau ngày giải phóng Thủ đô.

Sách tiếng Nga : có 270.000 bản.

Sách tiếng Trung : khoảng hơn 50.000 bản.

Sách Lưu chiểu : được thành lập từ tháng 10 năm 1954 đến nay kho lưu chiểu đã có hơn 200.000 tên với khoảng 300.000 bản và tăng dần theo mức độ tăng trưởng của ngành xuất bản nước ta Kho Lưu chiểu được lưu trữ riêng, không đưa ra phục vụ và được bảo quản với điều kiện tốt, an toàn nhằm chuyển giao cho các thế hệ mai sau như là một phần di sản văn hóa thành văn của dân tộc Việt Nam.

STT Bộ sưu tập Số lượng (bản)

1 Sách Việt (bao gồm cả sách lưu chiểu) 800.000

Bảng 1: bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Báo, tạp chí: gần 9000 tên báo, tạp chí trong nước và nước ngoài Trong đó có hơn

1700 tên báo tạp chí xuất bản ở Đông Dương trước năm 1954 và ở Việt Nam trước năm

1975 (hay thường được gọi là kho nghiên cứu) Trong kho này, có rất nhiều tên báo chí có giá trị về kinh tế, văn hóa, xã hội như tạp chí: “Bulletin e’conomique de I’Indochine” ,

“Revue Indochinoise Illustre’e”, “ Nam Phong tạp chí”, “ Đông Dương tạp chí” và rất nhiều báo chí khác có giá trị về lịch sử, địa lý, nông nghiệp, pháp luật… đặc biệt còn có tờ báo đầu tiên về chữ quốc ngũ “Gia Định báo” Thư viện có năm 1890, 1896.

Thống kê số lượng báo, tạp chí tại TVQGVN

STT Bộ sưu tập Số lượng (tên)

1 Báo – Tạp chí Tiếng Việt 1.713

2 Báo – Tạp chí Tiếng Anh 2.153

3 Báo – Tạp chí Tiếng Pháp 990

4 Báo – Tạp chí Tiếng Nga 790

5 Báo – Tạp chí Tiếng Trung Quốc 500

7 Báo – Tạp chí kho nghiên cứu 1700

Bảng 2: Số lượng báo, tạp chí tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Ngoài ra còn nhiều ấn phẩm đặc biệt và vật mang tin khác như: Tranh, ảnh, bản đồ, hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của người Việt Nam viết và xuất bản ở nước ngoài….

Microfilm, Microfic : Microfilm do TVQGVN tự sản xuất hoặc bổ sung bao gồm khoảng gần 300 tên báo, tạp chí xuất bản trước năm 1954; báo ngoại: khoảng hơn 100 tên; sách Việt, sách ngoại, sách Nga; Sách Hán Nôm tổng số gần 2000 tên. Đặc biệt TVQGVN có 10.000 tên sách xuất bản ở Việt Nam trước năm 1954 do TVQG Pháp trao tặng dưới dạng Microfilm…

2.1.2 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn hiện nay của Thư viện

TVQGVN là một trong những thư viện có nguồn TLS lớn trong cả nước, có khả năng tiếp tục gia tăng mạnh mẽ trong thời gian tới với những dự án số hóa lớn sắp được triển khai, cùng với sự hợp tác liên kết với các nhà xuất bản Trong đó bên cạnh nguồn tài liệu số mua từ bên ngoài, các nguồn TLS do TVQGVN tạo lập cũng rất phong phú về nội dung và đa dạng về hình thức.

2.1.2.1 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn tự xây dựng

Luận án Tiến sĩ: Bộ sưu tập luận án Tiến sĩ bao gồm bản toàn văn tóm tắt và bản dịch tóm tắt nếu luận án bằng tiềng nước ngoài, đây là bộ sưu tập luận án tiến sĩ của người Việt Nam được bảo vệ trong và ngoài nước, là kho tài liệu đặc biệt quý của TVQGVN.

Tính đến tháng 12 năm 2010, TVQGVN đã số hóa 15.571 bản và đưa ra phục vụ được khoảng hơn 2.500.000 trang Một điểm thuận lợi của TVQGVN hiện nay là theo quy định của nhà nước thì tác giả luận án ngoài việc nộp lưu chiểu bản in còn nộp cả bản điện tử, đây là một trong những nguồn số hóa quan trọng được cập nhật thường xuyên.

Bộ sưu tập Thăng Long Hà Nội 1000 năm văn hiến: gồm 850 cuốn, 407.970 trang bao quát các chủ đề: Sách Thăng Long – Hà Nội trước năm 1954; Sách Thăng Long – Hà Nội sau năm 1954; Luận án Tiến sĩ về Thăng Long – Hà Nội; Sách Hán Nôm về Thăng Long – Hà Nội; Bản đồ Hà Nội và vùng phụ cận Hình thức truy cập: trực tuyến và trong mạng LAN

Sách Đông Dương: đây là kho tư liệu lịch sử quý hiếm, hiện TVQGVN đã số hóa

130.333 trang, 829 cuốn từ trước thế kỷ 17 đến năm 1954 gồm nhiều giá trị về lịch sử, địa lý, văn hóa của toàn bộ Đông Dương Nhằm bảo quản các tài liệu Pháp ngữ cổ quý giá-có giá trị đó tránh hư hại do thời gian, đồng thời để các nhà nghiên cứu và độc giả có thể tìm kiếm tra cứu những tài liệu trên dễ dàng hơn, TVQGVN kết hợp với Đại sứ quán Pháp tại Việt Nam và Bộ ngoại giao Pháp cùng một số thư viện của Việt Nam đã phối hợp thực hiện chương trình “Số hóa kho tài liệu Pháp ngữ cổ tại Việt Nam” (dự án VALEASE) Hiện tại TVQGVN đã đưa lên mạng trực tuyến phục vụ bạn đọc ,truy cập miễn phí (Bạn đọc truy cập trực tuyến tại: (http://dlib.nlv.gov.vn)

Sách Hán Nôm: Đây là kho sách cổ về chữ Nôm lớn tại Việt Nam Để bảo quản lâu dài và phổ biến rộng rãi kiến thức văn hóa, lịch sử, địa lý, văn học cổ hạn chế sử dụng bản gốc, TVQGVN đã phối hợp với Hội bảo vệ Di sản Hán Nôm số hóa toàn bộ kho sách này Hiện tại đã số hóa và đưa vào phục vụ trực tuyến được trên220.542 trang khoảng 1.293 bản tại địa chỉ: http://nom.nlv.gov.vn

Sách tiếng Anh viết về Việt Nam: Đây là dự án tạo lập nguồn số hóa, chia sẻ thông tin của Hiệp hội Thư viện các nước Đông Nam Á (CONSAL) với chương trình COCI để giới thiệu với bạn bè trên thế giới về đất nước con người Việt Nam. TVQGVN lựa chọn và số hóa 338 cuốn, tương đương 92.520 trang

Bộ sưu tập Tuồng, Cải lương: Số hóa 90 cuốn tương đương 4.818 trang

Công tác phát triển nguồn tài liệu số tại Thƣ viện

2.2.1 Chính sách bổ sung tài liệu số Đối với TVQGVN chính sách bổ sung luôn thể hiện sự quan tâm và đánh giá cao dành cho loại hình tài liệu số hoá toàn văn, trong đó đặc biệt quan tâm đến nguồn tự xây dựng, nhất là đối với nguồn tài liệu quý hiếm của Thư viện Tuy nhiên trên thực tế TVQGVN cũng như các trung tâm TTTV khác ở Việt Nam chưa có chính sách phát triển TLS mang tính chiến lược ban hành như một văn bản cụ thể cho việc bổ sung phát triển TLS mà chỉ tiến hành bổ sung TLS trên cơ sở nhằm đảm bảo việc lưu trữ và bảo quản vốn tài liệu quý hiếm của Thư viện theo các hình thức sau đây:

-Có bao nhiêu tiền thì làm từng ấy ( chính sách tài chính hàng năm dành cho việc phát triển nguồn lực số là không liên tục).

- Số hóa những tài liệu quý hiếm, có nguy cơ bị hủy hoại lớn nhất trước (mang tính chất bảo quản là chính): ở TVQGVN là Sách, báo Đông Dương; Sách Hán Nôm;

- Số hóa những tài liệu mà độc giả quan tâm và sử dụng nhiều nhất để giảm việc sử dụng của NDT đến tài liệu gốc, nhằm bảo quản lưu giữ tốt hơn vốn tài liệu quý hiếm của Thư viện: ở TVQGVN là Luận án tiến sĩ, các CSDL trực tuyến phù hợp như: ProQuest, Keesings, Wilson,

-Bổ sung qua nguồn lưu chiểu tài liệu: Xuất bản phẩm là dạng băng, đĩa CD, DVD, âm thanh, file mềm, hoặc những tài liệu điện tử kèm theo sách Đây là một trong những nguồn quan trọng cho các bộ sưu tập số của TVQGVN trong tương lai.

- Bổ sung qua nguồn trao đổi, biếu tặng từ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước như: các CSDL về Luật: Dalloz, Francis Lefebvre, UNIF

2.2.2 Kinh phí bổ sung tài liệu số

Khi thành lập các cơ quan TTTV các Bộ, Ngành quan tâm đầu tư kinh phí phát triển tài liệu- đó là cơ sở đầu vào của hoạt động thông tin trên cơ sở chức năng nhiệm vụ, đối tượng của NDT Nhà nước, các Bộ, ngành đã đầu tư một khoản kinh phí khá lớn cho việc phát triển nguồn tin.

Nguồn kinh phí cho việc xây dựng phát triển Thư viện của TVQGVN chủ yếu là do nhà nước và từ TVQGVN cấp Nguồn kinh phí này được phân bổ cho tất cả các hoạt động chung của Thư viện nhằm duy trì sự hoạt động liên tục và lâu dài của Thư viện.

(Bà Nguyễn Thị Thanh Mai, Vụ trưởng Vụ Thư viện cho biết: “Việc số hóa tài liệu cần tới nguồn kinh phí khá lớn Chỉ riêng Thư viện Quốc gia trong năm

2011 đã thực hiện dự án số hóa với kinh phí hơn 20 tỷ đồng Cũng theo bà Mai, kinh phí thực hiện số hóa hiện nay phụ thuộc hoàn toàn vào ngân sách nhà nước và nguồn tài trợ của nước ngoài chứ bản thân các thư viện không đủ khả năng thực hiện Trong khi đó, Thư viện Quốc gia có vốn tài liệu hơn 1.500.000 đầu sách được Nhà nước đầu tư khoảng 11 tỷ đồng, song nguồn ngân sách này ngày càng bị cắt giảm để ưu tiên cho những yêu cầu cấp bách khác”.

Việc số hóa tài liệu đòi hỏi phải có nguồn kinh phí rất lớn, đầu tư về trang thiết bị, hệ thống máy tính, cơ sở vật chất hiện đại, trong đó ngân sách tài chính của Thư viện còn nhiều hạn chế Nguồn kinh phí còn eo hẹp, không được bổ sung liên tục Giá tài liệu ngày một tăng cao dẫn đến tình trạng TLS bổ sung bị ngắt quãng, các tài liệu CD, DVD chưa được bổ sung liên tục đều đặn Nguồn kinh phí dành cho hoạt động bổ sung TLS hoá toàn văn rất lớn, mà phần lớn kinh phí đó lại được lấy từ ngân sách hoạt động của Thư viện, nên nguồn kinh phí cho bổ sung TLS không được liên tục và cũng không cụ thể mà nó thường là đột xuất, có đợt thì được bổ sung.

Qua phân tích phiếu điều tra cán bộ thư viện tại TVQGVN (phát ra 120 phiếu, thu về 100 phiếu), có 100 ý kiến (100%) đánh giá kinh phí nhà nước cho phát triển tài liệu số là chưa đủ; 0 ý kiến cho rằng kinh phí ngân sách nhà nước đáp ứng đầy đủ cho công tác phát triển TLS.

Bảng 4: Đánh giá của cán bộ về ngân sách nhà nước cấp cho phát triển TLS

Mức độ đáp ứng Số phiếu thu về Rất đầy đủ Đầy đủ Chưa đủ

2.2.3 Nguồn bổ sung tài liệu số

Hiện tại, nguồn tài liệu số hóa toàn văn của TVQGVN là khá lớn về số lượng và phong phú về định dạng (văn bản, âm thanh, video ) cũng như hình thức (được lưu trữ trên CD – ROM, DVD, trong ổ cứng các máy chủ, trên hệ thống mạng, cơ sở dữ liệu trực tuyến, website ) và còn có khả năng tiếp tục ra tăng mạnh mẽ trong thời gian tới với những dự án số hóa lớn sắp được triển khai, cùng với sự liên kết hợp tác với các nhà xuất bản.

Tiềm lực của Thư viện Quốc gia Việt Nam

• Có nguồn tài liệu số hóa toàn văn Luận án Tiến sĩ do tác giả nộp, hàng năm thu nhận được hàng nghìn bản (tương đương 400.000 trang mỗi năm )

• Có nguồn tài liệu sách, báo – tạp chí lưu chiểu rất lớn trong đó có nhiều dữ liệu điện tử

• Có nhiều đối tác là các đơn vị xuất bản trong và ngoài nước

• Có mối quan hệ với các thư viện quốc gia trên thế giới

• Nguồn lực của TVQGVN sẽ được bổ sung mạnh mẽ với các dự án lớn đang triển khai sắp tới.

Thư viện sẵn sàng liên kết chia sẻ với thư viện khác:

• Một phần khá lớn nguồn số hóa toàn văn đã/đang/sẽ tiếp tục mở cho phép bạn đọc truy cập trực tuyến miễn phí,

• TVQGVN cũng sẽ sẵn sàng chia sẻ nguồn lực trên với các đơn vị có nguồn lực số nhằm giảm chi phí bổ sung, tăng cường nguồn lực cũng như sử dụng hiệu quả các nguồn lực trên.

• Ngoài ra, các Bộ sưu tập truy cập hạn chế khác của TVQGVN trong thời gian tới cũng sẽ có các chính sách truy cập phù hợp nhất, nhằm mục đích có càng nhiều đơn vị càng nhiều bạn đọc sử dụng càng tốt.

Qua phân tích số liệu những năm gần đây, có thể thấy nguồn tài liệu nhập về TVQGVN chủ yếu thông qua lưu chiểu (chiếm 89,1%) số còn lại (10,9%) thông qua việc bổ sung trao đổi và biếu tặng Việc bổ sung tài liệu ngoại văn do kinh phí hạn chế nên trong nhũng năm gần đây TVQGVN ít có điều kiện bổ sung những tài liệu này Phần lớn các tài liệu ngoại nhập về chủ yếu thông qua trao đổi biếu tặng.

Nguồn bổ sung TLS có thể phân chia thành 2 bộ phận chính:

 Nguồn tài liệu số hóa do Thư viện tự xây dựng:

- Sách Đông Dương: kho tư liệu lịch sử quý hiếm

- Sách tiếng Anh viết về Việt Nam

- Sách, bản đồ về Hà Nội

 Nguồn lực tài liệu số hóa ngoại sinh

Tài liệu số hóa toàn văn nhập ngoại là những cơ sở dữ liệu được mua quyền sử dụng từ các nhà cung cấp khác nhau ở trong và ngoài nước, từ các nhà xuất bản, từ nguồn biếu tặng:

-CSDL tạp chí khoa học Việt Nam trực tuyến

Công tác bảo quản nguồn tài liệu số tại Thƣ viện

2.3.1 Nguyên nhân hủy hoại tài liệu số

Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các tác nhân hoá học đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí thì cũng đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu.

TLS luôn được lưu giữ và sử dụng trên máy tính, vì thế mà vấn đề quản lý TLS luôn gặp khó khăn do sự truyền tải dữ liệu thông qua mạng chung internet Có các nguyên nhân gây mất mát TLS:

 Bảo quản và xử lý bảo quản thực tế tài liệu chưa tốt

 Phương pháp lưu trữ và trưng bày, sử dụng chưa thích hợp

 Những thay đổi trong cơ quan thông tin thư viện về máy móc.

 Thay đổi cơ cấu nội dung thông tin.

 Cắt nguồn đầu tư, viện trợ của thư viện.

 Lỗi thời về công nghệ.

 Lỗi thời về khổ mẫu - fomat dữ liệu.

 Thảm họa do thiên nhiên hoặc con người mang lại.

Về vấn đề con người, ý thức của người dùng tin cũng là 1 nguyên nhân, một nguy cơ tiềm tàng dẫn đến sự mất mát tài liệu số Con người là chủ thể sáng tạo ra các sản phẩm công nghệ tiên tiến hiện đại, là chủ thể nâng cấp khổ mẫu và cho ra đời các phiên bản mới, các phần mềm hiện đại hơn Tuy nhiên chính con người lại là đối tượng mang lại nguy hiểm cho các nguồn tin số “Hacker” là thuật ngữ chỉ một người hay nhóm người sử dụng sự hiểu biết của mình về cấu trúc máy tính, hệ điều hành, mạng, các ứng dụng trong internet… để tìm các lỗi hổng, bảo mật Từ đó họ dùng virut, trojen, worm, spyware, để xâm nhập vào máy tính hoặc server của tổ chức nhắm mục đích lấy cắp thông tin, phá hoại hoặc để thể hiện trình độ của mình “ Hacker” tạo ra virut, một khi virut xâm nhập vào máy tính cá nhân hoặc hệ thống máy chủ của tổ chức, virut sẽ “ăn” một phần hay toàn bộ dữ liệu Vì thế, cần phải có các biện pháp thiết thực bảo vệ sự “khỏe mạnh” của máy tính để các dữ liệu số được sử dụng an toàn.

Cùng với sự ra tăng nguồn tài liệu số một cách nhanh chóng thì bảo quản tài liệu số là nhiệm vụ mà TVQGVN sẽ phải đối mặt trong những năm sắp tới.

2.3.2 Phương pháp bảo quản tài liệu số trong kỉ nguyên số

Trong công tác bảo quản TLS ngoài việc đặt đối tượng chính của công tác này là tài liệu thì cần phải có sự quan tâm đánh giá thích đáng cho hai nhóm đối tượng: đó là người quản lý TLS và người sử dụng TLS Trong đó, việc đưa người sử dụng trở thành một cộng đồng bảo quản TLS sẽ duy trì tuổi thọ của tài liệu lâu hơn rất nhiều lần; là yếu tố quan trọng góp phần thực hiện phần lớn các mục tiêu chiến lược của công tác bảo quản TLS bao gồm:

-Đảm bảo chắc chắn tuổi thọ cao nhất có thể cho tài liệu

-Thiết lập các chính sách ưu tiên cho các tài liệu quan trọng

-Kiểm tra và bảo quản dự phòng tài liệu

Người sử dụng TLS hoàn toàn có thể tham gia những khâu đầu trong công tác bảo quản TLS như sử dụng tài liệu đúng cách, hạn chế các yếu tố có thể gây hư hại đến tài liệu trong quá trình sử dụng, hay dự báo sự hư hỏng của tài liệu.

Số hóa kho tri thức thế giới là một trong những sáng kiến quan trọng nhất của thiên niên kỷ mới

Hiện nay, mọi thứ đều được số hóa Khi sách bắt đầu được số hóa, một câu hỏi được đặt ra: “Liệu chúng ta nên chấm dứt việc xuất bản sách in và thay vào đó là số hóa sách để đọc trên máy?” Tiện ích của tài liệu điện số là điều không thể phủ nhận Ngoài việc có thể đọc và lưu trữ tài liệu trên máy, số hóa sách mang lại nhiều lợi ích rất lớn Chính vì vậy, chúng ta cần biết sử dụng và bảo quản các dạng tài liệu điện tử một cách phù hợp, mang lại hiệu quả cao nhất cho người dùng tin.

Các chiến lược bảo quản: chiến lược liên quan đến bảo quản sưu tập số phải ngay khi bắt đầu vòng đời đối tượng số Tác giả, người sáng tạo và nhà xuất bản phải có mối quan hệ chặt chẽ, liên thông giữa người sáng tạo, xuất bản thông tin số, những người có trách nhiệm bảo quản:

 Làm mới dữ liệu: (Refreshment) : Là việc chuyển các file dữ liệu sang dạng lưu trữ mới Là công việc quan trọng đối với bất cứ một tổ chức tham gia cam kết số hóa nào Công nghệ thường bị lỗi theo thời gian Các nguồn sưu tập số phải đảm bảo khả năng truy cập liên tục tới tài liệu số cho đến khi còn cần thiết Để đảm bảo truy cập lâu dài, nó phải luôn được chuyển sang phương tiện lưu trữ mới có và ổn định.

 Di trú dữ liệu (Migration): Chuyển file ở dạng fomat đã được mã hóa sang dạng fomat khác để có thể sử dụng được trong môi trường máy tính hiện đại hơn ( VD: chuyển file dạng word star sang dạng Word Perfect, rồi từ Word 3.0 sang

 Di trú dữ liệu hướng tới việc chuyển các file ở các dạng fomat cũ sang dạng fomat hiện hành.

Tiêu chí lựa chọn tài liệu số :

 Danh tiếng nhà cung cấp thông tin.

Quy trình quản lý tài liệu số bắt đầu bằng việc chuyển đổi các tài liệu giấy và sổ sách sang những hồ sơ điện tử có thể lưu trữ dưới dạng file mềm Một tài liệu giấy được quét vào máy quét (scan) rồi chuyển thành file ảnh Sau đó phần mềm sẽ chuyển file đó thành file mềm giống nguyên dạng ban đầu và có thể lưu trữ theo ý của người sử dụng Khi cần, chỉ việc gõ từ khóa cần tìm Việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu số giúp loại bỏ những khó khăn trong việc tìm hồ sơ lưu trữ Với hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể quản lý hàng triệu tài liệu và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy. Để xây dựng bộ sưu tập mới, người làm công tác thông tin thư viện thường gặp phải hai loại tài liệu: tài liệu đã ở dạng điện tử và tài liệu in ấn cần phải số hóa. Nếu tài liệu ở dạng điện tử thì công việc hết sức dễ dàng, ngay cả việc sưu tầm, tổ chức tập in và chuyển đổi về dạng thích hợp Còn đối với dạng tài liệu in ấn thì ta phải tiến hành số hóa bằng cách quét tài liệu và chuyển qua dạng PDF ( Acrobat Reader ), khi sử dụng Greenstone để lưu trữ tài liệu trong đó CSDL thì tự động mang hai dạng HTML và PDF.

2.3.3 Ứng dụng bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Bảo quản tài liệu số là một trong những khâu rất quan trọng trong công việc tổ chức, quản lý tài liệu số hóa Công việc này hiện nay chưa được quan tâm một cách đúng mức ở TVQGVN nói riêng và ở Việt Nam nói chung.

Bảo quản tài liệu số ( Digital preservation), là một thuật ngữ thư viện khá mới trong kỷ nguyên thông tin như hiện nay Khác với cách bảo quản tài liệu in ấn, bảo quản tài liệu số không chỉ liên quan đến việc quản lý tài liệu số mà còn phải đảm bảo khả năng truy cập thông tin liên tục phù hợp với các công nghệ tiên tiến của thời đại. Bảo quản tài liệu số có thể hiểu là hình thức lưu trữ tài liệu số hay các tài liệu đã được số hóa nhằm đảm bảo tuổi thọ của tài liệu và duy trì khả năng truy cập liên tục của tài liệu, có thể duy trì khả năng truy cập vào nội dung số trong tương lai.

Hiện tại TVQGVN chưa có mô hình chuẩn hoặc hệ thống phần mềm chuyên nghiệp để quản lý và bảo quản tài liệu số Các phần mềm quản trị dữ liệu số hóa toàn văn mà TVQGVN đang sử dụng không có module bảo quản dữ liệu, không có cơ chế phục hồi dữ liệu Mặt khác TVQGVN đang sử dụng nhiều phần mềm quản trị CSDL số, do đó nguồn thông tin bị phân tán lớn, rất khó để có thể đảm bảo an toàn dữ liệu, nếu không có một chính sách bảo quản tài liệu số hợp lý.

Việc bảo quản tài liệu số hóa chỉ tập trung một số hình thức sau:

+ Sao lưu các bản gốc (tiff, jpg,pdf), lưu bằng nhiều hình thức lưu trữ khác nhau: Lưu trong ổ cứng máy tính, trên DVD, trên DataServer Trong thời gian tới TVQGVN đang có chủ trương gửi các dữ liệu của Thư viện tới các trung tâm dữ liệu datacenter, các ngân hàng dữ liệu do các nhà cung cấp dịch vụ lớn trong nước quản lý, nhằm giảm thiểu rủi ro, khủng hoảng.

Một số nhận xét về công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thƣ viện 56

Thư viện Quốc gia là thư viện đầu tiên trong cả nước đi tiên phong ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện Đồng thời, với vị trí là “Thư viện trung tâm của cả nước” Thư viện Quốc gia đã đào tạo một đội ngũ cán bộ tin học khá mạnh trong cả nước và giúp đỡ 64 thư viện tỉnh, thành triển khai hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện. Được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ ngành, Thư viện Quốc gia Việt Nam bước đầu đã đạt được những thành công trong công tác số hóa tài liệu Hiện nay, Thư viện đã tiến hành số hóa được sách Hán Nôm, sách Đông Dương cổ, sách luận án luận văn được lưu trên máy tính thông qua phần mềm Dlib để bảo quản và đưa ra phục vụ bạn đọc Hiện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đứng đầu số lượng trang tài liệu đã được số hóa trong hệ thống thư viện công cộng của cả nước.

Theo số liệu thống kê tính đến đầu năm 2012, tổng vốn tài liệu của TVQGVN có trên 2 triệu bản và gần 3 triệu trang tài liệu đã được số hóa và các nguồn lực thông tin khác TVQGVN đã tích cực tham gia các tổ chức nghề nghiệp quốc tế và khu vực như IFLA, CDNL, CDNL-AO, CONSAL, RFN Đã thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác với 122 thư viện thuộc 32 quốc gia trên thế giới trên các phương diện trao đổi tài liệu, trao đổi và đào tạo cán bộ, tổ chức sự kiện, triển khai các dự án hợp tác liên quốc gia.

Hàng năm, TVQGVN cấp hơn 20.000 thẻ bạn đọc, phục vụ trên 2.000 lượt bạn đọc/ngày tại thư viện và trên 4.500 lượt bạn đọc/ngày truy cập trực tuyến bằng

3 ngữ Việt – Pháp – Anh, trên www.nlv.gov.vn Trong thời gian tới, TVQGVN tích cực: Thu thập và bảo tồn di sản văn hóa chữ viết và xây dựng bảo tàng sách Việt Nam; Ứng dụng các chuẩn quốc tế về nghiệp vụ thư viện để đẩy nhanh quá trình hội nhập với các thư viện trong khu vực và trên thế giới; Xây dựng Thư viện Quốc gia thân thiện để tạo môi trường đọc và học tập suốt đời cho mọi người dân; Ưu tiên phát triển Thư viện quốc gia truyền thống - Hiện đại - Thư viện quốc gia số;

Mở rộng hợp tác quốc tế về các lĩnh vực trao đổi tài liệu, chia sẻ nguồn lực và đào tạo cán bộ thư viện - thông tin Thực hiện tốt vai trò là Thư viện Quốc gia của cả nước, góp phần thống nhất, xây dựng môi trường đào tạo và nâng cao chất lượng nghiệp vụ của thư viện Việt Nam Thể hiện qua các điểm sau:

+Tài liệu số có mật độ thông tin cao, có thể lưu trữ ở nhiều dạng khác nhau.

+Có khả năng đa truy cập: nhiều người cùng truy cập một lúc, truy cập từ xa qua hệ thống máy tính nối mạng.

+Việc xử lý thông tin do cán bộ có trình độ có chuyên môn và kiến thức tin học khá cao

+Đối với công tác bảo quản trong Thư viện thì nó giúp bảo quản được phiên bản gốc của tài liệu, giữa gìn và tăng tuổi thọ của tài liệu quý hiếm bằng việc giảm hao mòn, rách nát do quá trình tiếp xúc trực tiếp với tài liệu của người sử dụng.

-Qua khảo sát và tìm hiểu thực tế về công tác phát triển tài liệu số và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN có thể thấy nhu cầu sử dụng về nguồn tài liệu số của NDT là rất lớn Qua phân tích phiếu điều tra NDT tại TVQGVN ( phát ra 230 phiếu thu về

200 phiếu cho thấy, đa số người được hỏi (142 ý kiến chiếm 71%) cho rằng việc sử dụng TLS là rất cần thiết, 49 ý kiến (chiếm 24,5%)đánh giá là cần thiết chỉ có 9 ý kiến (chiếm 4,5%) đánh giá là không cần thiết Đây sẽ là điều kiện là tiền đề để phát triển nguồn tài liệu số và bảo quản tài liệu số trong tương lai.

Bảng 8: Đánh giá nhu cầu sử dụng TLS của Thư viện

Mức độ Rất cần thiết Cần thiết Không cần thiết

Biểu đồ 4: Đánh giá của NDT về nhu cầu sử dụng TLS của Thư viện

- Thư viện có phần mềm thư viện số Dlib phục vụ mạng LAN Phần mềm quản lý tài liệu số Dlib cho phép cán bộ thư viện mô tả dữ liệu thư mục theo chuẩn DublinCore, có gắn kết với tài liệu số các loại hình tài liệu: văn bản, âm thanh, hình ảnh… phần mềm được tích hợp trên trang web của TVQGVN, cho phép bạn đọc ở bất cứ đâu cũng có thể tra cứu vàoCSDL số; các bản ghi thư mục của các tài liệu số hóa sẵn sàng cung cấp cho bạn đọc qua các phương tiện OPAC hay Z39.50 Các thư viện hay các cơ quan có thể khai thác bản ghi thư mục của nhau một cách dễ dàng tùy theo từng nhu cầu; việc tuân thủ theo chuẩn RDF – Dublin Core cho phép các bộ máy tìm kiếm truy cập, tìm kiếm tin từ máy chủ của Thư viện, khiến Thư viện trở thành nguồn cung cấp thông tin số hóa tại Việt Nam và trên thế giới.

-Phần mềm quản trị thư viện số NLVNPF – là giải pháp quản trị dữ liệu số hóa toàn văn Hán Nôm, do TVQGVN đang phối hợp với Hội bảo vệ Di sản Hán Nôm phát triển, chạy trên môi trường web, sử dụng máy chủ Apache, CSDL mySQL, dữ liệu thư mục cũng được biên mục theo chuẩn DublinCore với 2 ngôn ngữ song song là Tiếng Việt và chữ Nôm, hỗ trợ đầy đủ font unicode Phần mềm có ưu điểm xử lý dữ liệu rất nhanh chóng và thuận tiện Đây là phần mềm được đánh giá là khá phù hợp trong công tác quản lý dữ liệu số hóa toàn văn tài liệu Hán Nôm.

+Phần lớn các dịch vụ thông tin – thư viện của TVQGVN là dịch vụ miễn phí, có một số dịch vụ có thu nhưng với giá chấp nhận được nên đã tạo điều kiện thuận lợi và thu hút được rất nhiều người dùng tin đến với Thư viện

+ Các trang thiết bị và hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ cho việc tin học hóa trong Thư viện đã được trang bị tương đối đầy đủ, có hệ thống phòng phục vụ khang trang, được trang bị nhiều thiết bị hiện đại như điều hòa nhiệt độ, camera, cổng từ

+Nguồn nhân lực phục vụ cho việc tin học hóa Thư viện đã có thể đáp ứng được yêu cầu Phần lớn đội ngũ cán bộ làm dịch vụ đều có tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ tốt và được đào tạo về nghiệp vụ thông tin – thư viện và được NDT đánh giá cao Qua 200 phiếu điều tra NDT tại TVQGVN cho thấy có 97 ý kiến (chiếm 48,5% ) cho rằng tác phong làm việc của cán bộ thư viện là nhiệt tình, rất nhiệt tình là 13 ý kiến (chiếm 6,5%), bình thường 87 ý kiến ( chiếm 43,5%), và chỉ có 3 ý kiến (chiếm 1,5%) cho rằng cán bộ thư viện chưa thực sự nhiệt tình.

Bảng 9: Đánh giá của NDT về tác phong làm việc của cán bộ thư viện

Mức độ Rất nhiệt tình Nhiệt tình Bình thường Không nhiệt tình

Biểu đồ 5: Đánh giá của NDT về tác phong làm việc của cán bộ thư viện

R ấ t nhi ệ t tình Nhi ệ t tình Bình th ườ ng Không nhi ệ t tình

+ Mức độ ứng dụng công nghệ hiện đại vào quá trình thực hiện dịch vụ thông tin – thư viện của TVQGVN là khá tốt và thường xuyên được đổi mới nên đã đáp ứng khá tốt nhu cầu của người dùng tin.

+ Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực thư viện ngày càng được chú trọng, mở rộng và phát triển Vị thế của ngành thư viện Việt Nam được khẳng định trên trường quốc tế

Bên cạnh những ưu điểm trên thì trong công tác phát triển và bảo quản tài liệu số Thư viện vẫn còn gặp phải những hạn chế sau:

-Về công nghệ: việc ứng dụng công nghệ mới trong việc xử lý chưa nhiều. Việc xử lý còn chậm phần mềm chưa đáp ứng , gây khó khăn không nhỏ cho cán bộ thư viện Thư viện chưa đầu tư nhiều cho những dịch vụ có giá trị gia tăng khác như dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc, dịch vụ lược dịch, biên dịch tài liệu, dịch cụ tra cứu tin theo yêu cầu…

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TÀI LIỆU SÔ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

Nhóm giải pháp về nội dung

3.1.1 Chú trọng bổ sung nguồn tài liệu số hóa toàn văn

Trước hết, TVQGVN cần sớm đưa ra sử dụng những tài liệu số hoá toàn văn đang được số hóa và lưu trữ tại các máy chủ dữ liệu Một lượng lớn tài liệu truyền thống có giá trị đã được số hoá toàn văn: Luận án Tiến sĩ, Hán Nôm, Đông Dương… hiện đã số hóa nhưng chưa đưa vào các CSDL trực tuyến hoặc mạng nội bộ Điều đó đồng nghĩa với việc, nguồn thông tin quý giá này đang bị lãng phí. Mặc dù chưa thể đưa vào phần mềm để phục vụ nhưng thư viện vẫn có thể phục vụ nguồn này bằng cách cung cấp các thông tin thư mục của tài liệu và kèm theo đó là các thông báo, hướng dẫn người dùng tin sử dụng một cách nhanh nhất, kể cả những cách đơn giản nhất là truy cập đến các thư mục (folder) chứa các dữ liệu đó, với các chính sách bảo vệ dữ liệu và bạn đọc cam kết sử dụng an toàn, hoặc nếu không cho phép rộng rãi tới mọi đối tượng người dùng tin thì có thể cho phép một số nhóm nào đó như: các nhà nghiên cứu, nhà quản lý, doanh nhân…

Việc bổ sung nguồn tài liệu dù ở bất kỳ dạng thức nào, cũng phải tính đến hai yếu tố: chính sách bổ sung và kinh phí bổ sung Đối với TVQGVN chính sách bổ sung luôn thể hiện sự quan tâm và đánh giá cao dành cho loại hình tài liệu số hoá toàn văn, trong đó đặc biệt quan tâm đến nguồn tự xây dựng, nhất là đối với nguồn tài liệu quý hiếm của thư viện Trong thực tế kinh phí dành cho hoạt động bổ sung tài liệu số hoá toàn văn rất lớn, mà phần lớn kinh phí đó lại được lấy từ ngân sách hoạt động của thư viện, điều này là một trong những trở ngại khi thư viện tiến hành xây dựng các bộ sưu tập số cho riêng mình.

Mặt khác giá của các CSDL toàn văn hữu ích được cung cấp trên thị trường quốc tế hiện nay là rất đắt Do đó tham gia các liên hiệp sử dụng các nguồn số hóa trực tuyến trong những năm vừa qua cũng là cách để TVQGVN giảm bớt kinh phí cho hoạt động này, nhưng vẫn có thể đáp ứng nhu cầu người dùng tin. Đồng thời, trên mạng Internet cũng có rất nhiều nguồn tài liệu số hoá toàn văn miễn phí Việc tìm kiếm những nguồn này, đánh giá giá trị sử dụng của chúng và giới thiệu các nguồn tin đến với người dùng tin đang được coi là một giải pháp ít chi phí để bổ sung nguồn tài liệu số hoá toàn văn cho Thư viện.

Ngoài ra, trong xu thế hội nhập ngày nay, TVQGVN cần đẩy mạnh mở rộng hơn nữa hoạt động hợp tác, giao lưu thông tin với các thư viện, các trung tâm thông tin, các tổ chức, cá nhân khác như đã thực hiện trước đây như: Kết hợp với Hội bảo vệ Di sản Hán Nôm, chương trình COCI (CONSAL), dự án “Số hóa kho tài liệu Pháp ngữ cổ tại Việt Nam” (VALEASE), đồng thời đẩy mạnh tham gia các Consortium (liên hiệp) để tiết kiệm kinh phí bổ sung tài liệu số hoá toàn văn và mở rộng đối tượng người dùng tin.

3.1.2 Nâng cao chất lượng nguồn tài liệu số hóa toàn văn

Hiệu quả của hoạt động thông tin không khi nào tách rời khỏi yếu tố chất lượng và sự đầy đủ, đa dạng của nguồn tin Nâng cao chất lượng nguồn tài liệu số hoá toàn văn cần phải được đặt đúng vị trí, để làm nền tảng cho hoạt động tạo lập, tra cứu và khai thác nguồn tài liệu này Để đảm bảo nguồn tài liệu số hoá toàn văn có một chất lượng tốt và từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động, Thư viện cần chú trọng hơn nữa đến việc xem xét, chọn lọc các tài liệu để số hoá, các kỹ thuật số hóa và xử lý tài liệu số, cũng như cân nhắc trước khi quyết định mua quyền sử dụng một nguồn tài liệu số hoá toàn văn từ bên ngoài Trong điều kiện kinh phí hạn chế, nếu không cẩn thận trong bổ sung, có thể dẫn đến tình trạng trùng lặp thông tin hoặc bổ sung cả những thông tin có chất lượng không cao, thậm chí đôi khi có thể gây hại vì phần lớn CSDL được bổ sung là CSDL từ nước ngoài và việc kiểm định tính chính xác, tính phù hợp của nội dung các CSDL này không phải là dễ dàng.

Song song với công tác bổ sung tài liệu số hoá toàn văn, cần làm tốt công tác kiểm tra, đánh giá và thanh lọc bảo quản nguồn tin.

Cũng như bất kỳ cơ quan thông tin – thư viện nào, việc tăng số lượng tài liệu và tăng chất lượng tài liệu luôn là hai mục tiêu không tách rời mà hoạt động xây dựng kho tin ở TVQGVN cần hướng tới, trong đó có hoạt động xây dựng và phát triển nguồn tài liệu số hoá toàn văn.

3.1.3 Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin taì liệu số

Khi đã có những bộ sưu tập số, cần phải cung cấp theo đó một hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin Trên cơ sở kho tài liệu số hoá toàn văn được tạo dựng, có thể triển khai cung cấp một số sản phẩm và dịch vụ mới như: Dịch vụ tra cứu, Dịch vụ tra cứu đọc sách qua điện thoại di động, Dịch vụ cung cấp thông tin , đặt hàng số hoá qua mạng… Để tăng cường chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, một mặt Thư viện phải cung cấp những sản phẩm, dịch vụ mới nhiều tiện ích, mặt khác Thư viện cần có một hệ thống trang thiết bị hiện đại, đồng bộ với nhiều tính năng mới, hiện đại, tạo điều kiện để thư viện có thể tạo ra các sản phẩm, dịch vụ thông tin có chất lượng cao.

Chất lượng của các sản phẩm, dịch vụ thông tin tăng tỉ lệ thuận với số yêu cầu được sử dụng chúng Nghĩa là, để đáp ứng yêu cầu của người dùng tin, các sản phẩm và dịch vụ phải không ngừng gia tăng về chất lượng, phong phú về loại hình và đa dạng về phương thức tiếp cận Một khi sản phẩm, dịch vụ thông tin đáp ứng các mong muốn của người dùng về mọi mặt, thì sẽ càng có thêm nhiều người đến với Thư viện để được sử dụng các sản phẩm, dịch vụ đó Trong giai đoạn hiện nay, Thư viện không chỉ thụ động chờ đợi người dùng tin mà cần chủ động hấp dẫn người dùng tin, biến những người dùng tin tiềm năng thành người dùng tin hiện hữu của Thư viện Một trong số các giải pháp để thu hút người dùng tin là tích cực quảng bá cho hình ảnh của Thư viện và tiếp thị các sản phẩm, dịch vụ cùng các chính sách, những hỗ trợ dành cho người dùng Thông qua các cuộc phỏng vấn nhỏ với người dùng tin tại Bộ phận Tra cứu thông tin, các phòng phục vụ, cán bộ thư viện có thể nắm bắt được nhu cầu về các sản phẩm, dịch vụ thông tin của người dùng Thông qua các tờ rơi, tờ quảng cáo có hình thức bắt mắt được đặt ở các vị trí dễ tạo sự chú ý trong các toà nhà Thư viện, hay được phân phát trực tiếp, người dùng tin sẽ biết rõ hơn về hệ thống các sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động khác của Thư viện Website cũng là một kênh thông tin hữu ích, có thể là cầu nối đưa mọi người đến với Thư viện như: Hỗ trợ trực tuyến, giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới, gửi yêu cầu Các giải pháp trong nhóm giải pháp nội dung đều nhằm phát triển số lượng, chất lượng của nguồn tài liệu số hoá toàn văn và hệ thống các sản phẩm, dịch vụ liên quan Thực hiện tốt các giải pháp này sẽ giúp Thư viện tạo lập được kho tài liệu số hoá toàn văn phong phú, đa dạng có chất lượng cao Đồng thời các sản phẩm, dịch vụ hữu ích sẽ giúp làm gia tăng giá trị của kho tin này Nếu kho tài liệu số hoá toàn văn là điểm thu hút người dùng tin tới với Thư viện thì chính các sản phẩm, dịch vụ là điểm hấp dẫn để họ tiếp tục quay trở lại nhiều lần để được sử dụng Thư viện.

Xây dựng nguồn tài liệu số hoá toàn văn phải được tiến hành hành song song với việc phát triển hệ thống các sản phẩm, dịch vụ liên quan Điều đó sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện, góp phần vào sự phát triển của

3.1.4 Giải quyết vấn đề bản quyền

Dịch vụ số hóa toàn văn tài liệu là một trong số những dịch vụ đang rất phổ biến trong các cơ quan thông tin thư viện hiện nay Hầu như mọi người dùng tin đều có nhu cầu khai thác, sử dụng loại dịch vụ này Tuy nhiên, mọi người, kể cả người cung cấp dịch vụ lẫn người sử dụng dịch vụ đều chưa quan tâm đến khía cạnh bản quyền trong quá trình triển khai dịch vụ Đây là vấn đề cần quan tâm và giải quyết không chỉ của TVQGVN mà còn là thời sự của các cơ quan thông tin – thư viện tại Việt Nam dù việc số hóa tài liệu với bất cứ mục đích nào cũng ảnh hưởng nhất định đến quyền lợi của của các chủ thể liên quan, đó là thực tế, vì lẽ đó mà ngay sau mỗi trang tên sách, vấn đề bản quyền luôn được khuyến cáo vi phạm, trừ những cuốn sách đã hết thời gian bảo hộ bản quyền hoặc những tài liệu không xác định được bản quyền tác giả.

Mặc dù có những khuyến cáo đã nêu trên, việc số hóa tài liệu của các cơ quan thông tin thư viện nói chung và TVQGVN nói riêng, cung cấp đến người dùng tin trực tiếp, nhằm mục đích giúp họ khai thác được tốt nguồn di sản trí tuệ chung của nhân loại là cấp thiết, là xu thế, và thư viện với thiên chức xã hội cơ bản của mình luôn nhận được sự hỗ trợ từ các tổ chức, cá nhân Đó có thể được xem là cơ sở pháp lý căn bản nhất đối với việc triển khai dịch vụ cung cấp tài liệu số hóa.

Theo Tuyên ngôn năm 1994 của UNESCO về thư viện công cộng đã khẳng định:“ các thư viện có chức năng giúp mọi người tiếp cận một cách tự do, không hạn chế đến các tư tưởng, văn hoá, văn minh” Trong Tuyên bố của Hội nghị toàn cầu về khoa học cho thế kỷ XXI (tại Budapest, 1999) cũng đã nhấn mạnh: Coi tri thức là của chung của nhân loại và khuyến cáo “… mở rộng quyền truy cập thông tin của mọi người”.

Như vậy, để việc cung cấp tài liệu số hóa của TVQGVN tuân thủ theo đúng pháp luật và các thông lệ quốc tế, và việc triển khai số hóa tài liệu phục vụ bạn đọc không vì mục đích lợi nhuận, và nhằm hỗ trợ người sử dụng dịch vụ có điều kiện thuận lợi trong việc khai thác, sử dụng những nguồn di sản trí tuệ chung của nhân loại Hơn nữa TVQGVN phần lớn chỉ cung cấp dịch vụ đọc tập tin chứ không cho phép tự do in ấn, sao chép và luôn nhắc nhở người sử dụng về tinh thần sử dụng hợp lý (fair use), đúng mục đích, và trích dẫn nguồn đối với các tài liệu cho phép bạn đọc in ấn, tải một phần.

Nhưng triển khai các dịch vụ số hóa là công tác vô cùng phức tạp, dễ bi vi phạm, TVQGVN cần có chính sách kiểm soát và quản lý tốt hơn nữa, đảm bảo quyền lợi cho cả người dùng tin của thư viện mình cũng như đảm bảo quyền lợi của tác giả.

3.1.5 Đảm bảo an toàn cho dữ liệu số

Công tác đảm bảo an ninh thông tin trong giai đoạn hiện nay là hết sức quan trọng đối với Thư viện bởi:

+ Nguồn tài liệu số tuy rất dễ phổ biến, sao lưu nhưng nguy cơ bị mất cũng rất cao Sự phát triển mạnh của mạng máy tính ngày càng tạo ra nhiều hình thức tấn công do virút.

+Tuổi thọ của các sản phẩm phần cứng không có cơ sở đảm bảo an toàn cho thông tin

+ Do khối lượng tài liệu và nguồn tin tại Thư viện rất lớn và giá trị nên khi xảy ra sự cố sẽ rất khó khôi phục.

Nhóm giải pháp về công nghệ

3.2.1 Phát triển hạ tầng cơ sở vật chất trang thiết bị

Cơ sở vật chất là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện, do đó nó có vai trò hết sức to lớn Cơ sở vật chất được hiểu như những ngôi nhà trong Thư viện,diện tích sử dụng dành cho hoạt động Thư viện cùng toàn bộ trang thiết bị của chúng Trong xu thế các cơ quan thông tin – thư viện tiến hành hiện đại hóa thì yếu tố cơ sở vật chất kĩ thuật được coi là yếu tố quan trọng, góp phần quyết định sự thành công hay thất bại của quá trình hiện đại hóa Trong những năm gần đây, được sự quan tâm của Đảng và nhà nước, trực tiếp là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Thư viện đã có một bộ mặt mới, thế đứng mới trong con mắt bạn bè, đồng nghiệp trong nước và khu vực Đồng thời với sự đầu tư của nhà nước đã mang lại cho TVQGVN những khả năng mới để mở rộng các hoạt động phát triển và bảo quản tốt nhất vốn tài liệu thành văn của dân tộc đã được tích lũy trong nhiều năm qua.

Cũng như tài liệu in ấn truyền thống, tài liệu số hoá toàn văn có thể bị hư hỏng, trong quá trình sử dụng của người dùng tin và hoặc trong điều kiện bảo quản không tốt Với đặc tính được lưu trữ trên các vật mang tin số, việc bảo quản tài liệu số hoá toàn văn liên quan chặt chẽ đến việc gìn giữ và nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị của Thư viện Muốn đánh giá đúng chất lượng của nguồn tài liệu số hoá toàn văn, sau tiêu chí về nội dung thông tin là những yêu cầu về phương tiện lưu trữ và khai thác thông tin Một CD– ROM hỏng không thể mang đến chút thông tin nào cho người dùng, một đầu đọc đĩa hay làm vấp đĩa cũng không thể giúp người dùng có cảm giác dễ chịu trong khi tiếp nhận thông tin, đường Internet quá chậm hay máy tính bị virus tấn công và thường bị tắt đột ngột luôn gây ức chế cho người dùng… Tất cả các yếu tố đó ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng nguồn tài liệu số hoá toàn văn Do đó, tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản, khai thác tài liệu số hoá toàn văn cũng là một việc cần làm để nâng cao chất lượng nguồn tài liệu này. Để đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị và nguồn tài liệu đã được số hóa cần có một môi trường và điều kiện làm việc thoáng, thuận lợi sẽ tạo điều kiện cho cán bộ làm việc hiệu quả hơn.

3.2.2 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin Ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các khâu công tác thư viện là một việc làm cực kì cấp thiết và hết sức quan trọng, nhất là trong công tác phát triển và bảo quản tài liệu số Trong những năm qua TVQGVN đã không ngừng tăng cường ứng dụng CNTT nhất là nguồn tài liệu thông tin điện tử Tuy nhiên trong những năm tới Thư viện cần phải tăng cường số hóa tài liệu toàn văn trên website của mình, bổ sung thêm nhiều các CSDL số toàn văn làm tăng cường chất lượng và khả năng sử dụng của các bộ sưu tập mà Thư viện đang nắm giữ.

Trong thời gian tới Thư viện cần có những đầu tư thích đáng cho việc ứng dụng CNTT

Cần có phần mềm mới để quản trị tốt các tài liệu truyền thống hiện có và tài liệu số, đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu về nghiệp vụ Thư viện và thực hiện được các dịch vụ cần thiết

Nâng cấp đường truyền và máy chủ…

3.2.3 Hoàn thiện hệ thống phần mềm

Như chúng ta đã biết, sẽ không có một phần mềm nào là hoàn hảo ngay từ khi được triển khai áp dụng mà đa số các phần mềm đều được nâng cấp và phát triển sau một thòi gian sử dụng nhất định Do vậy các nhà cung cấp phần mềm phải thường xuyên nghiên cứu nâng cấp phiên bản mới cho phù hợp với thực tế Hiện tại, Thư viện đang sử dụng phần mềm quản trị dữ liệu số Dlib để xây dựng và quản lý các CSDL số Tuy nhiên sau một thời gian áp dụng vào thực tế tại Thư viện thì vẫn còn một số tồn tại, phần mềm DLIB (DLIB) chưa thực sự đáp ứng, để quản lý được các bộ sưu tập lớn, TVQGVN cần đầu tư các giải pháp quản trị thư viện, các phần mềm quản trị dữ liệu số mạnh, bảo mật, có khả năng tích hợp các nguồn dữ liệu khác đồng thời có khả năng phục vụ cũng như bảo quản lâu dài như: Hệ thống Quản lý tài sản số - DigiTool, Hệ thống thư viện tích hợp ALEPH 500, Greenstone, phần mềm Dspace, MetaLib….Đảm bảo các yêu cầu cơ bản:

- Có các phân hệ quản trị mạnh: hỗ trợ cho các hoạt động chính là: tiếp nhận dữ liệu, biên tập siêu dữ liệu, quản lýbộ sưu tập, và quản trị hệ thống.

- Có phân hệ phát hiện tài nguyên thông tin, có khả năng tùy biến cao

- Có thể trao quyền cho bạn đọc bằng việc tạo điều kiện cho họ tìm kiếm siêu dữ liệu thư mục hoặc phần toàn văn của tài liệu, cũng như di chuyển qua những bộ sưu tập được tích hợp trong thư viên, mở xem các đối tượng số, và tận dụng được những dịch vụ cá nhân như là các công cụ quản lý bộ sưu tập, đảm bảo tính bảo mật của tài sản số và gắn với quyền truy xuất dữ liệu bằng việc cho phép thư viện xác lập và kiểm soát việc truy cập đến những đối tượng số.

- Hoạt động trong nhiều môi trường, cung cấp kho dữ liệu tích hợp duy nhất để mọi bộ phận, mọi đơn vị có thể truy cập và sử dụng, mang tính mở để các đơn vị thành viện tham gia có thể tự tạo bộ sưu tập cho riêng mình, có thể quản lý và kiểm soát riêng chỉ trong một kho dữ liệu với một phân hệ quản trị duy nhất Người dùng tin có thể tìm kiếm trên tất cả các bộ sưu tập thông qua một giao diện duy nhất, nhưng vẫn phản ánh được những đặc điểm riêng biệt của từng bộ sưu tập của từng thành viên.

- Có khả năng lưu trữ lớn và quản lý nhiều đối tượng số trong cùng một biểu ghi thư mục như: hình ảnh, âm thanh, văn bản, video… với siêu dữ liệu gắn kết được bảo mật cao

Nhóm giải pháp phát huy nhân tố con người

3.3.1 Đổi mới nhận thức của người làm công tác lãnh đạo quản lý

Tầm nhìn và quyết tâm của lãnh đạo và người quản lý có ý nghĩa quyết định đến việc phát triển của một thư viện nói chung và định hướng phát triển nguồn lực thông tin số nói riêng Trong những năm gần đây, các thế hệ lãnh đạo TVQGVN luôn nhận thức lấy công nghệ thông tin làm định hướng cho sự phát triển thư viện hiện tại trong tương lai, đây là điểm thuận lợi cho việc phát triển nguồn lực số hóa toàn văn cho TVQGVN, cũng với tinh thần đó, trong định hướng phát triển của TVQGVN trong thời gian tới đã xác định “Ưu tiên phát triển Thư viện Quốc gia hiện đại theo hướng xây dựng Thư viện Quốc gia số” Để TVQGVN phát triển theo kịp các nước trong khu vực và trên thế giới, xây dựng TVQGVN đúng nghĩa là thư viện số, đáp ứng tốt yêu cầu thông tin ngày càng đa dạng của độc giả trong và ngoài nước, việc hoạch định tầm nhìn và quyết tâm thực hiện của lãnh đạo thư viện trong thời gian tới là cần thiết.

3.3.2 Nâng cao trình độ đội ngũ kỹ thuật viên làm công tác tin học Đội ngũ kỹ thuật viên tin học là những người trực tiếp quản trị và điều hành các hoạt động phục vụ người dùng tin trực tuyến cũng như quản lý trang thiết bị tin học, họ cũng là những người góp sức tích cực trong việc số hoá toàn văn nguồn tài liệu đã được chọn lọc của Thư viện Đồng thời, các kỹ thuật viên tin học vừa trực tiếp hướng dẫn người dùng tin truy cập, khai thác tài liệu số hoá toàn văn vừa trực tiếp góp phần tạo ra và phát triển các sản phẩm, dịch vụ thông tin liên quan Là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu nhân sự của Thư viện, những kỹ thuật viên tin học cần được tạo điều kiện để nâng cao trình độ về mọi mặt nhất là cần nâng cao, cập nhật những kiến thức mới về Tin học và ngoại ngữ.

Một nội dung khác cần được thực hiện trong quá trình nâng cao trình độ đội ngũ kỹ thuật viên tin học là nâng cao kỹ năng giao tiếp với người dùng tin Đây là một yếu tố quan trọng để giúp tạo ấn tượng tốt với người dùng tin, giúp người dùng tin khai thác tốt hơn nguồn tài liệu số hoá toàn văn và các nguồn tài liệu khác, cũng như sử dụng các sản phẩm, dịch vụ thông tin một cách hiệu quả Và kỹ năng giao tiếp tốt cũng là một phương diện thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp, văn minh của cán bộ trong thời đại ngày nay, nhất là đối với một cơ quan văn hóa như TVQGVN.

3.3.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thư viện số hóa tài liệu

Ngay từ năm 1923, James I Wyer một học giả Mỹ đã cho rằng người cán bộ thư viện chính là linh hồn của thư viện Thực tiễn cho chúng ta thấy, hiện nay với sự xuất hiện của một số loại hình thư viện mới như thư viện điện tử, thư viện ảo…. nhưng vai trò của người thủ thư không mất đi mà trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, đòi hỏi người cán bộ thư viện luôn phải nâng cao trình độ thì mới có khả năng đáp ứng các yêu cầu phức tạp và đa dạng của NDT.

Cũng như các kỹ thuật viên tin học, những cán bộ thư viện của TVQGVN cũng có nguyện vọng luôn được học tập để nâng cao trình độ về mọi mặt.TVQGVN đã hết sức tạo mọi điều kiện để các cán bộ thư viện được đi học Sau đại học tại các cơ sở đào tạo: Trường Đại học Văn hoá Hà Nội, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội Các cán bộ thư viện cũng được cử đi tham dự các khoá học ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ trong và ngoài nước tham gia các cuộc hội thảo chuyên môn…Nhưng trong thời gian tới, để phát triển nguồn tài liệu số hoá toàn văn và bảo quản được tốt nguồn TLS này, Thư viện cần tạo điều kiện hơn nữa về mặt thời gian, kinh phí để hỗ trợ các cán bộ thư viện tham gia các hội thảo về số hoá tài liệu, bảo quản tài liệu số, về Thư viện số và các khoá đào tạo ngắn hạn về vấn đề này Đặc biệt, gần đây đã có nhiều bài giảng riêng lẻ về vấn đề này được chia sẻ trên mạng Internet và các khoá đào tạo trực tuyến được cung cấp, Thư viện cần có thêm nhiều nhiều biện pháp động viên, khuyến khích các cán bộ thư viện để họ tự tin và nhiệt tình tham gia các bài giảng, các khoá học kiểu này Có thể nói, đây là cách thức đầu tư phát triển nhân lực ít tốn kém thời gian và kinh phí mà lại phát huy tối đa khả năng tự học, tự nghiên cứu và sáng tạo của cán bộ.

Tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề, giúp cán bộ thư viện hiểu được, ý thức được sâu sắc về giá trị của những tài liệu số đối với cộng đồng xã hội nói chung và độc giả của thư viện nói riêng Từ đó giúp họ càng nhận thấy vai trò quan trọng của mình trong công việc và thực hiện công việc được giao tốt hơn nữa.

Một vấn đề nữa được đặt ra với giải pháp nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thư viện là: Dù kho tin có đồ sộ và quý giá đến đâu đi chăng nữa, dù trang thiết bị có hiện đại đến đâu đi chăng nữa, dù các chính sách của Thư viện vô cùng cởi mở và đặt người dùng tin vào vị trí trung tâm của hoạt động phục vụ, nếu các cán bộ thư viện lúc nào cũng không thân thiện với người dùng tin thì hiệu quả công việc không bao giờ cao Bởi vậy, các thư viện viên cần được bồi dưỡng để ý thức rõ tầm quan trọng của giao tiếp trong việc mời gọi người dùng tin đến với Thư viện Thư viện không nên bỏ qua điều này, mà nên cố gắng phát triển kỹ năng giao tiếp của cán bộ thư viện bằng nhiều hình thức khác nhau: Tổ chức thêm các cuộc hội thảo về kỹ năng giao tiếp với người dùng tin, lập diễn đàn (có thể là diễn đàn trên mạng) để các thư viện viên chia sẻ các tình huống khó khăn và cách giải quyết trong khi giao tiếp với người dùng tin… Để đáp ứng được yêu cầu trên, Thư viện phải tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ có cơ hội học thêm các kĩ năng và kiến thức: Kỹ năng quản lý; Kỹ năng về chính sách, quy tắc, tiêu chuẩn; Kỹ năng về công nghệ; Kỹ năng tìm kiếm chuyên gia; Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng trình bày; Dịch vụ khách hàng; Cam kết học tập suốt đời; Kỹ năng đánh giá; và một số các kỹ năng khác… Đúc kết lại, chúng ta thấy một chuyên gia TTTV của thế kỷ 21 phải được trang bị đầy đủ khối kiến thức và kỹ năng thuộc các lĩnh vực khoa học sau ( xem hình bên dưới)

Có thể khẳng định rằng, nghề TTTV đang ở tâm điểm của cuộc cách mạng đòi hỏi sự giao thoa của 3 ngành khoa học: Khoa học thư viện, Khoa học thông tin và Khoa học máy tính Chính cuộc cách mạng này tạo nên một diện mạo mới cho nghề TTTV.

Phải đào tạo lại trình độ ngoại ngữ, phấn đấu để cán bộ thư viện sử dụng thành thạo ít nhất một ngoại ngữ trong xử lý tài liệu và trong giao tiếp. Đặc biệt Thư viện phải luôn chú ý rèn luyện cho cán bộ có kiến thức xã hội, chính trị, xây dựng nề nếp, tác phong làm việc, giáo dục phẩm chất đạo đức cho cán bộ, trước hết là lòng yêu nghề, tận tình vì bạn đọc, sự phát triển chung của sự nghiệp Thư viện

Thư viện cần quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần, tạo môi trường làm việc thân thiện cho đội ngũ cán bộ (đây cũng là nhu cầu bức thiết của đa số cán bộ thư viện ở TVQGVN khi được hỏi về mức lương qua phiếu điều tra), giúp họ gắn bó với Thư viện, coi Thư viện là ngôi nhà thứ hai của mình.

3.3.4 Bồi dưỡng kiến thức thông tin cho người dùng tin

Người dùng tin là yếu tố năng động nhất của hoạt động thông tin Nếu không ngừng nâng cao năng lực khai thác thông tin của người dùng tin, Thư viện không thể hoạt động một cách hiệu quả nhất.

Tại TVQGVN, hoạt động đào tạo người dùng tin được tiến hành định kỳ hàng tuần, nội dung các khoá học này là những hiểu biết cơ bản nhất về Thư viện và các nguồn tin, cùng với các chính sách, nội quy và những hoạt động phục vụ người dùng tin, cũng như hướng dẫn người dùng cách tra cứu, khai thác thông tin ở các kho tài liệu và cách sử dụng các phòng phục vụ của Thư viện, các lớp tập huấn hoàn toàn miễn phí và luôn được tổ chức vào thời gian thích hợp do người tham dự tự chọn Tuy nhiên để nâng cao chất lượng tập huấn sử dụng Thư viện, cần thông tin rộng rãi đến mọi đối tượng người dùng tin của thư viện nhất là đối với bạn đọc mới đăng ký làm thẻ. Để nâng cao năng lực khai thác thông tin của người dùng, Thư viện cần tổ chức nhiều hơn nữa các buổi tập huấn chuyên về kỹ năng tìm kiếm, đánh giá, chọn lọc thông tin trên Internet, cũng như giới thiệu các nguồn tin hữu ích ở những Thư viện, cơ quan thông tin khác mà bạn đọc có thể được phép trở thành người dùng tin của nơi đó. Đối với hoạt động đào tạo người dùng tin, không thể chỉ tập trung vào một khía cạnh duy nhất là mở các lớp đào tạo, mà phải tiến hành các biện pháp tuyên truyền hướng đến đối tượng là người dùng tin hiện hữu và người dùng tin tiềm năng của Thư viện Hoạt động này vừa nhằm mục đích quảng bá cho kho tin củaThư viện, kích thích phát triển nhu cầu tin và góp phần làm cho Thư viện trở thành một hạt nhân năng động cuốn hút người dùng, vừa có tác dụng định hướng nhu cầu tin và làm cho các nhu cầu đó không phát triển lệch lạc, phiến diện trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay Để nuôi dưỡng và nhân rộng những nhu cầu tin lành mạnh, Thư viện không thể coi nhẹ các biện pháp tuyên truyền: In các tờ giới thiệu, quảng cáo thật đẹp và có thuyết phục để giới thiệu về nguồn tin của Thư viện– trong đó có nguồn tài liệu số hoá toàn văn và các sản phẩm, dịch vụ liên quan (có thể in dưới những hình thức và ngôn ngữ khác nhau để phù hợp với từng nhóm đối tượng người dùng tin); Viết những bài giới thiệu về Thư viện và nguồn tài liệu số hoá toàn văn được khai thác trực tuyến để những người ở xa có điều kiện trở thành người dùng tin của Thư viện; tổ chức những buổi thảo luận về nội dung tài liệu, đặc biệt là nội dung của những tài liệu số hoá toàn văn vì người dùng tin có thể tiếp cận nguồn này nhanh chóng và tiện lợi hơn các nguồn tin truyền thống; tổ chức đội ngũ cộng tác viên là những người dùng tin để cùng tuyên truyền…

Người dùng tin là đối tượng phục vụ mà mọi Thư viện hướng tới Để phát triển các hoạt động của mình, TVQGVN không thể không chú trọng đến việc nâng cao năng lực khai thác thông tin của người dùng Người dùng tin có năng lực khai thác thông tin cao sẽ có nhu cầu tin ngày càng phát triển và đó là điều kiện tiên quyết để Thư viện luôn phải tự mình nỗ lực về mọi mặt để hoàn thiện và phát triển các hoạt động của mình.

Nhân tố con người là một trong những nhân tố có tính chất quyết định đến hiệu quả của hoạt động thông tin – thư viện Vì lẽ đó, để tăng cường hiệu quả hoạt động của mình, TVQGVN cần quan tâm hơn nữa đến việc nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thư viện và đào tạo để nâng cao năng lực khai thác thông tin của người dùng tin.

Việc đưa người sử dụng (bạn đọc) trở thành một cộng đồng bảo quản tài liệu sẽ duy trì tuổi thọ của tài liệu lâu hơn rất nhiều lần; là yếu tố quan trọng góp phần thực hiện phần lớn các mục tiên chiến lược của công tác bảo quản tài liệu

Nhóm giải pháp khác

3.4.1 Tăng cường kinh phí đầu tư cho phát triển nguồn tài liệu số

Kinh phí đóng một phần không nhỏ trong việc phát triển của một thư viện, là vấn đề đáng quan tâm của bất cứ cơ quan Thông tin – Thư viện nào Trong công tác số hóa tài liệu nếu thiếu kinh phí sẽ dẫn đến quy trình bị ngắt quãng, ảnh hưởng đến tiến trình, chất lượng của dự án số hóa Chính vì vậy mà thư viện Quốc gia Việt Nam cần tăng cường với các thư viện khác, thu hút nguồn tài trợ của các bộ, các cấp, các nghành, các cơ quan liên quan Đồng thời xin hỗ trợ nguồn kinh phí từ Bộ Văn hóa – Thể thao – Du lịch, như vậy Thư viện mới có điều kiện để phát triển công tác số hóa này hơn nữa trong thời gian tới.

3.4.2 Tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo về công tác số hóa tài liệu

Thư viện cần tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo về công tác số hóa tài liệu. Bởi vì, đây là cơ hội để các chuyên gia thông tin, cán bộ thư viện thảo luận, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm công tác với nhau Các tổ chức học hỏi được những kinh nghiệm hay của nhau, hay tổ chức nào gặp khó khăn gì thì sẽ được các chuyên gia giúp đỡ tìm ra giải pháp.

Trên thực tế, tại Thư viện Quốc Gia Việt Nam chưa có một cuộc hội thảo chuyên đề dành cho công tác số hóa tài liệu mà chỉ có tuyên truyền, giới thiệu, mạn đàm, trao đổi thông tin, nguồn tài liệu.

3.4.3 Tăng cường mối quan hệ hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin

Trong nhiều năm qua nhất là trong thời gian gần đây, TVQGVN đã cố gắng đẩy mạnh hoạt động này Sự ra đời của các liên hiệp thư viện trong hệ thống thư viện công cộng là điều kiện thuận lợi thúc đẩy sự liên kết, phối hợp hoạt động giữa TVQGVN với các thư viện trong hệ thống thư viện công cộng cũng như các thư viện khác trong nước và quốc tế Tuy nhiên trong thời tới cần đẩy mạnh các hoạt động:

- Tạo lập các CSDL thư mục liên hợp giữa các thư viện lớn của Việt Nam nhằm giúp NDT có thể tra cứu và tìm được tài liệu ở bất cứ đâu khi cần thiết.

- TVQGVN cần có kế hoạch để thống nhất các CSDL địa chí của các địa phương,hiện nay đang được quản trị ở các thư viện tỉnh, thành phố, thành CSDL địa chí quốc gia nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn tài liệu đặc thù này.

- Các CSDL toàn văn cần được quản lý bằng những phần mềm tốt hơn để có thể đưa ra phục vụ rộng rãi hơn mà vẫn tránh được sao chép toàn văn (Hiện tại TVQGVN đang sử dụng mạng LAN

- Đẩy mạnh hơn nữa hợp tác quốc tế nhằm tranh thủ sự giúp đỡ của các thư viện lớn trên thế giới về tài liệu, công nghệ thư viên, chuẩn nghiệp vụ, đào tạo và tài chính… Chia sẻ nguồn tài liệu số là một trong những hoạt động rất quan trọng giúp thư viện:

+Tăng cường khả năng phát hiện và thu thập các nguồn tài liệu bên ngoài + Phổ biến rộng rãi nguồn tài liệu số đang lưu giữ

+ Trao đổi tài nguyên và thúc đẩy hợp tác nhiều mặt với các đơn vị khác Thông qua tìm hiểu công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện cho thấy hoạt động chia sẻ nguồn tài liệu số của thư viện hiện nay mới chỉ dừng lại ở một mức độ nhất định, chưa phát huy hết khả năng hiện có. Các hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin số mới chỉ diễn ra dưới dạng cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu của người dùng tin.

3.4.4 Đẩy mạnh công tác tuyên truyền giới thiệu nguồn tài liệu số Để phát huy hơn nữa hiệu quả của công tác tuyên truyền, quảng bá nguồn tài liệu số, Thư viện cần tăng cường hoạt động marketing đồng thời triển khai thêm các hình thức tuyên truyền giới thiệu khác.

Song song với hình thức tuyên truyền giới thiệu tới từng đơn vị, cần chú trọng phát triển các hình thức tuyên truyền quảng bá trên các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là mạng internet. Đối với các phương tiện thông tin đại chúng như các kênh truyền thanh,truyền hình, có thể giới thiệu nguồn tin trên các chương trình khoa học và giáo dục.Điều quan trọng là giới thiệu được địa chỉ truy cập tới nguồn tin trên internet (cần trả lời câu hỏi nguồn tin có những gì và có thể truy cập ở đâu?) Đối với hình thức quảng bá tuyên truyền trên mạng internet, đây là hình thức phổ biến hiện nay và cũng là hình thức mang lại hiệu quả cao nhất Ngoài ra Thư viện cần tiến hành tạo ra các kết nối liên kết trên trang tìm kiếm của các cơ quan thông tin – thư viện trong cả nước tới nguồn TLS của Thư viện

Vốn tài liệu là tài sản vô cùng quý giá của mỗi thư viện, nó quyết định sự tồn tại và phát triển cuả mỗi thư viện Hiệu quả phục vụ của thư viện tốt hay chưa, đều phụ thuộc vào tiềm năng, tuổi thọ của vốn tài liệu, vì vậy công tác số hóa tài liệu và bảo quản tài liệu số có ý nghĩa vô cùng to lớn trong hoạt động của các cơ quan TT – TV.

Hơn 90 năm xây dựng và phát triển TVQGVN đã không ngừng phấn đấu để thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ của mình, luôn gắn các hoạt động của mình với các nhiệm vụ chính trị, phát triển kinh tế, khoa học, văn hóa, xã hội, đào tạo và bồi dưỡng phát triển nhân tài cho đất nước Công tác phát triển và bảo quản tài liệu số luôn được chú ý mở rộng, tiến tới xây dựng thư viện số, thư viện điện tử phục vụ cho sự nghiệp phát triển đất nước, cho sự tiến bộ của loài người.

TVQGVN đã không ngừng nâng cấp trang thiết bị phục vụ cho công tác số hóa tài liệu và bảo quản các tài liệu số, tiến hành phục chế các tài liệu quý hiếm, các tài liệu bị hư hại Điều này cũng thể hiện sự nỗ lực, làm việc tận tụy hết mình của tất cả các thế hệ cán bộ Thư viện nói chung và cán bộ làm công tác số hóa tài liệu và bảo quản nói riêng Nhờ đó mà công tác số hóa tài liệu ngày càng phát triển, tài liệu số được bảo quản khá tốt Tài liệu số ngày càng ra tăng, nhưng đồng thời cũng hạn chế được các nhân tố xâm hại tài liệu số, tiết kiệm cho nhà nước một nguồn ngân sách khá lớn.

Tuy nhiên tình trạng “sách tự hủy diệt” đang là một thảm họa đối với thế giới và ở Việt Nam Do tính chất khí hậu nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm nên công tác tổ chức và bảo quản các tài liệu chưa số hóa tại thư viện càng khó khăn hơn gấp bội Vì vậy để giảm bớt và kiềm chế sự lão hóa của tài liệu theo quy luật tự nhiên, sự tàn phá của các tác nhân gây hại, TVQGVN luôn quan tâm đến vấn đề này, coi đó là nhiệm vụ then chốt trong chiến lược phát triển của Thư viện.