Hướng dẫn sử dụng HỆ THỐNG THEO DÕI CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH

Trung tâm CNTT&TT - BRVT Hướng dẫn sử dụng HỆ THỐNG THEO DÕI CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH Trung tâm CNTT&TT - BRVT DANH MỤC CHỨC NĂNG CHUNG: I Đăng nhập, đăng xuất hệ thống: Chức thảo luận trao đổi: II DÀNH CHO CÁN BỘ CÔNG CHỨC VIÊN CHỨC VPUB: Tiếp nhận văn chuyển sang từ phần mềm eOffice: Tạo văn đạo: Xem danh sách văn đạo: 3.1 Xem thông tin xử lý nhiệm vụ văn đạo ban hành: 3.2 Thêm nhiệm vụ, công việc vào văn đạo ban hành: 3.3 Đôn đốc nhiệm vụ, công việc: 3.4 Gia hạn nhiệm vụ, công việc: 11 3.5 Thu hồi nhiệm vụ, công việc: 12 Nhiệm vụ phân công: 14 Phê duyệt: 15 Nhiệm vụ cần theo dõi: 18 Báo cáo, thống kê: 20 III 7.1 Báo cáo nghiệp vụ: 21 7.2 Tình hình thực nhiệm vụ đơn vị: 21 7.3 Tình hình xử lý nhiệm vụ đơn vị 22 7.4 Báo cáo tình hình thực nhiệm vụ đơn vị 23 Tra cứu, tìm kiếm: 24 DÀNH CHO CÁC SỞ BAN NGÀNH: 24 Nhiệm vụ giao: 25 1.1 Cập nhật tiến độ: 25 1.2 Trả lại: 26 Nhiệm vụ phối hợp 26 Nhiệm vụ hạn: 27 Trung tâm CNTT&TT - BRVT I CHỨC NĂNG CHUNG: Đăng nhập, đăng xuất hệ thống: Để truy cập sử dụng phần mềm đạo điều hành, người dùng gõ địa sau vào trình duyệt: http://cddh.baria-vungtau.gov.vn/ Màn hình hiển thị hệ thống chứng thực tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu, nhập thông tin tài khoản đăng nhập gồm địa mail công vụ mật đăng nhập mail công vụ Tiếp theo click vào nút “Đăng nhập” để vào hệ thống Sau đăng nhập thành cơng hiển thị nội dung hình đây: Trang Trung tâm CNTT&TT - BRVT Để đăng xuất khỏi hệ thống người dùng click vào mũi tên hướng xuống màu trắng góc bên phải hình, sau click vào nút “Đăng xuất” Chức thảo luận trao đổi: Đây chức cho phép người giao nhiệm vụ, công việc người nhận xử lý nhiệm vụ, cơng việc trao đổi qua lại suốt trình xử lý nhiệm vụ, cơng việc Để sử dụng chức này, người dùng click chọn nhiệm vụ cần trao đổi thông tin để hiển thị nội dung chi tiết nhiệm vụ, nhập thông tin cần trao đổi vào ô “Nội dung thảo luận…” sau nhấn Enter để gửi nội dung Trang Trung tâm CNTT&TT - BRVT Tất thông tin thảo luận bên hiển thị đầy đủ để bên liên quan theo dõi II DÀNH CHO CÁN BỘ CƠNG CHỨC VIÊN CHỨC VPUB: Tiếp nhận văn chuyển sang từ phần mềm eOffice: Những văn cán công chức vpub soạn eOffice tự động chuyển sang danh sách “Tiếp nhận văn bản” đạo điều hành Danh sách tự động cập nhật liên tục có liệu văn phát sinh phần mềm eOffice Click vào biểu tượng bàn tay màu xanh có ngón tay hướng lên để tiếp nhận văn tiếp tục phân nhiệm vụ cần theo dõi Click vào biểu tượng thùng rác màu đỏ để xóa văn Click vào biểu tưởng bàn tay màu xanh dương có ngón tay hướng xuống để từ chối tiếp nhận văn Trang Trung tâm CNTT&TT - BRVT Tạo văn đạo: Để tạo văn đạo từ văn tiếp nhận từ phần mềm eOffice, click vào menu “Tạo văn đạo” menu bên trái hình, sau click vào văn bản, tiếp đến click vào nút “Phân công” form hiển thị thông tin văn cần đạo Sau click chọn người đạo văn bản, click vào nút “Phân nhiệm vụ, cơng việc” Màn hình “Thêm cơng việc” hiển thị, chọn đơn vị xử lý chính, chọn đơn vị phối hợp xử lý (nếu có), chọn hạn xử lý (bỏ trống nhiệm vụ khơng có hạn xử lý), nhập nội dung công việc, tiếp đến click vào nút “Lưu” để lưu thông tin nhiệm vụ vào sở liệu Trang Trung tâm CNTT&TT - BRVT Để giao nhiệm vụ, cơng việc đến cho quan, đơn vị cần phải ban hành nhiệm vụ, công việc Click vào nút “Ban hành”, hộp thoại xác nhận việc ban hành văn hiển thị, click vào nút “Đồng ý” để gửi đến quan đơn vị Văn sau ban hành xong chuyển qua danh sách “Văn đạo” Trang Trung tâm CNTT&TT - BRVT Xem danh sách văn đạo: Chức dành cho người đạo văn bản, người phê duyệt kết quả, người soạn thảo văn Để xem danh sách văn đạo, click vào menu “Văn đạo” bên trái hình Cột “Trạng thái” hiển thị trạng thái xử lý văn người phân nhiệm vụ, cơng việc Cột “Xử lý chính” hiển thị thơng tin người giao xử lý nhiệm vụ, cơng việc trạng thái xử lý văn người Các trạng thái xử lý văn đạo người ban hành gồm có: Đang xử lý, Đã xử lý, Hoàn thành Các trạng thái nhiệm vụ mà quan, đơn vị giao xử lý gồm có: Đợi xử lý, Đang xử lý, Đã hồn thành (nhiệm vụ trình chưa duyệt), Hồn thành (nhiệm vụ duyệt), Mới tạo ( nhiệm vụ vừa bổ sung chưa ban hành), Thu hồi (nhiệm vụ thu hồi người phân công nhiệm vụ), Trả lại (nhiệm vụ bị người giao xử lý trả lại) 3.1 Xem thơng tin xử lý nhiệm vụ văn đạo ban hành: Để xem thông tin xử lý nhiệm vụ văn đạo ban hành, click chọn văn muốn xem thông tin để hiển thị chi tiết văn bản, sau click vào nút “Theo dõi” Trang Trung tâm CNTT&TT - BRVT Thông tin xử lý nhiệm vụ văn hiển thị hình bên 3.2 Thêm nhiệm vụ, công việc vào văn đạo ban hành: Để thêm nhiệm vụ, công việc vào văn đạo ban hành, click chọn văn để hiển thị thông tin chi tiết văn bản, sau click vào nút “Bổ sung nhiệm vụ” Trang Trung tâm CNTT&TT - BRVT Cửa sổ popup “ Thêm công việc” hiển thị, nhập thông tin công việc cần bổ sung click vào nút “Lưu đóng” để lưu thơng tin vào sở liệu Công việc, nhiệm vụ sau bổ sung hiển thị “Danh sách bảng phân công công việc” với trạng thái “Mới tạo” Người phân cơng nhiệm vụ ban hành nhiệm vụ, cập nhật thơng tin hay xóa nhiệm vụ vừa bổ sung với thao tác click vào biểu tượng tương ứng hình bên Trang Trung tâm CNTT&TT - BRVT Cửa sổ popup “Thu hồi” nhiệm vụ hiển thị, nhập lý thu hồi click vào nút “Đồng ý” để thu hồi nhiệm vụ Nhiệm vụ sau thu hồi thành công hiển thị thơng báo hình bên Đồng thời trạng thái nhiệm vụ “Thu hồi” Đối với nhiệm vụ thu hồi cập nhật lại thơng tin ban hành lại, hay xóa nhiệm vụ Trang 13 Trung tâm CNTT&TT - BRVT Nhiệm vụ phân công: “Nhiệm vụ phân công” chức cho phép người phân công nhiệm vụ (người soạn thảo, người duyệt kết quả) xem lại danh sách nhiệm vụ ban hành Danh sách hiển thị mục tương tự thông tin hiển thị mục “Văn đạo” có điểm khác liệt kê đây: Văn đạo Nhiệm vụ phân công Người soạn thảo, người duyệt kết Chỉ có người soạn thảo, người duyệt quả, người đạo xem kết xem danh sách danh sách Theo dõi tổng quát trạng thái Chỉ theo dõi trạng thái xử lý nhiệm xử lý văn bên giao vụ bên nhận nhiệm vụ nhiệm vụ bên nhận nhiệm vụ giao giao Thực tất chức Chỉ thực chức theo như: theo dõi (xem thông tin dõi (xem thông tin xử lý nhiệm xử lý nhiệm vụ); bổ sung nhiệm vụ); chức đôn đốc nhiệm vụ vụ cho văn bản; đôn đốc; gia hạn; (đối với nhiệm vụ đợi xử lý thu hồi; ban hành lại nhiệm vụ xử lý); ban hành lại (văn thu hồi trả lại; chỉnh sửa nhiệm trả lại) vụ thu hồi, tạo trả lại;xóa nhiệm vụ thu hồi, tạo trả lại Trang 14 Trung tâm CNTT&TT - BRVT Hiển thị tất nhiệm vụ Không hiển thị nhiệm vụ tạo, nhiệm vụ thu hồi Để xem danh sách nhiệm vụ phân công, click vào menu “Nhiệm vụ, công việc” => “Nhiệm vụ phân công” Bảng danh sách nhiệm vụ phân cơng có số đặc điểm hiển thị cần lưu ý sau: + Dòng chứa thông tin nhiệm vụ đến hạn tô màu hồng + Nhiệm vụ q hạn thơng tin hạn xử lý có chữ màu đỏ Phê duyệt: Đây chức dành cho người phê duyệt kết duyệt hay từ chối duyệt kết người giao xử lý cơng việc trình lên Để xem danh sách nhiệm vụ trình lên để duyệt, người phê duyệt kết click chọn “Nhiệm vụ, công việc” => “Phê duyệt” Danh sách nhiệm vụ phê duyệt hiển thị bao gồm: Đang xử lý (trạng thái “Đợi duyệt”), Đã xử lý (trạng thái “Đã duyệt”, “Từ chối duyệt”) Trang 15 Trung tâm CNTT&TT - BRVT Trên hình hiển thị danh sách nhiệm vụ đợi duyệt, có nút chức xem nội dung file đính kèm người giao việc trình gửi, tải file đính kèm người giao việc trình gửi, đồng ý duyệt, từ chối duyệt Nếu muốn xem chi tiết nhiệm vụ đợi duyệt click vào nhiệm vụ đó, thơng tin chi tiết nhiệm vụ đợi duyệt hiển thị Trang 16 Trung tâm CNTT&TT - BRVT (1) => Click vào “Đã trình” để xem chi tiết thơng tin file trình duyệt (2) => Click vào biểu tượng file đính kèm để mở xem nội dung file trình duyệt (3) => Đồng ý duyệt click vào biểu tượng bàn tay màu xanh có ngón tay hướng lên, hình “Duyệt” hiển thị, nhập nội dung duyệt click vào nút “Đồng ý” để gửi kết duyệt Trang 17 Trung tâm CNTT&TT - BRVT (4) => Từ chối duyệt click vào biểu tượng bàn tay màu đỏ có ngón tay hướng xuống Màn hình “Từ chối” hiển thị, nhập nội dung từ chối duyệt click vào nút “Đồng ý” để gửi kết Nhiệm vụ cần theo dõi: Đây chức dành cho người phân công theo dõi nhiệm vụ công việc Để vào chức người dùng click vào menu “Nhiệm vụ, công việc” => “Nhiệm vụ cần theo dõi”, danh sách nhiệm vụ phân công theo dõi hiển thị hình bên Các dịng hiển thị nhiệm vụ tô màu theo quy ước sau để dễ quản lý: + Nền màu vàng nhạt: nhiệm vụ cần theo dõi chưa mở xem chi tiết Trang 18 Trung tâm CNTT&TT - BRVT + Nền màu trắng: nhiệm vụ cần theo dõi mở xem chi tiết + Nền màu hồng: nhiệm vụ cần theo dõi đến hạn + Nhiệm vụ hạn có hạn xử lý chữ màu đỏ Các nhiệm vụ cần theo dõi phân theo nhóm trạng thái xử lý người giao nhiệm vụ: Đợi xử lý, Đang xử lý, Chờ duyệt, Hoàn thành Người theo dõi nhiệm vụ thực cơng việc như: xem trình xử lý nhiệm vụ, đôn đốc việc xử lý nhiệm vụ, chuyển theo dõi nhiệm vụ cho người khác Để thực việc này, người theo dõi click chọn nhiệm vụ để vào trang hiển thị chi tiết nhiệm vụ Trang 19 Trung tâm CNTT&TT - BRVT Chuyển theo dõi nhiệm vụ cho người khác: Một người phân công theo dõi nhiệm vụ, bận việc người chuyển theo dõi nhiệm vụ sang cho người khác Để chuyển theo dõi nhiệm vụ, người dùng click vào nút “Chuyển theo dõi”, hình chuyển theo dõi nhiệm vụ hiển thị, người dùng nhập thông tin cần thiết, sau click vào nút “Chuyển” để phân cho người khác theo dõi nhiệm vụ mà theo dõi Báo cáo, thống kê: Chức “Báo cáo, thống kê” giúp người dùng theo dõi cách tổng quát trình xử lý nhiệm vụ đơn vị mà phân cơng nhiệm vụ q trình xử lý nhiệm vụ đơn vị Ngồi cịn có chức trích xuất thơng tin thống kê file excel phục vụ cho công tác thống kê, báo cáo Trang 20 Trung tâm CNTT&TT - BRVT 7.1 Báo cáo nghiệp vụ: Đây chức liệt kê danh sách báo cáo cán công chức viên chức vpub tạo Để truy cập chức người dùng click vào menu “Báo cáo, thống kê” => “Báo cáo nghiệp vụ” Người dùng click vào nút download phía sau báo cáo để download máy xóa báo cáo click vào biểu tượng thùng rác phía sau 7.2 Tình hình thực nhiệm vụ đơn vị: Để xem tình hình thực nhiệm vụ quan đơn vị, người dùng vpub click vào menu “Báo cáo, thống kê” => “Tình hình thực nhiệm vụ đơn vị” Tại người dùng nhập thông tin cần thiết click vào nút “Thống kê” để hiển thị liệu thống kê theo tiêu chí nhập Trang 21 Trung tâm CNTT&TT - BRVT Để tạo báo cáo lưu báo cáo vào hệ thống người dùng click vào nút “Tạo báo cáo”, muốn xuất file báo cáo mà không lưu thông tin báo cáo vào hệ thống người dùng click vào nút “Kết xuất” 7.3 Tình hình xử lý nhiệm vụ đơn vị Đây chức cho phép người dùng sở ban ngành xem lại tình hình xử lý nhiệm vụ đơn vị Hình minh họa cho Sở TTTT vào xem tình hình xử lý nhiệm vụ Người dùng nhập thơng tin từ ngày, đến ngày, sau click vào nút “Thống kê” để hiển thị liệu thống kê theo tiêu chí nhập vào Để xuất liệu báo cáo file excel lưu thông tin báo cáo vào hệ thống, người dùng click vào nút “Tạo báo cáo” Để xuất thông tin file excel mà không lưu lại thông tin báo cáo người dùng click vào nút “Kết xuất” Trang 22 Trung tâm CNTT&TT - BRVT 7.4 Báo cáo tình hình thực nhiệm vụ đơn vị Để xem chi tiết thơng tin báo cáo tình hình thực nhiệm vụ đơn vị người dùng vpub click vào menu “Báo cáo, thống kê” => “Báo cáo tình hình thực nhiệm vụ đơn vị” Tại người dùng xem chi tiết văn bản, nhiệm vụ giao cho đơn vị trạng thái xử lý quan đơn vị Sau nhập thông tin cần thiết cho việc báo cáo, người dùng click vào nút “Thống kê” để hiển thị thông tin báo cáo Để xuất liệu báo cáo file excel lưu thông tin báo cáo vào hệ thống, người dùng click vào nút “Tạo báo cáo” Để xuất thông tin file excel mà không lưu lại thông tin báo cáo người dùng click vào nút “Kết xuất” Trang 23 Trung tâm CNTT&TT - BRVT Tra cứu, tìm kiếm: Đây chức cho phép người dùng vpub tra cứu tìm kiếm thơng tin văn đạo soạn thảo, bàn giao nhiệm vụ phân công theo dõi người giao nhiệm vụ tra cứu lại thông tin văn mà giao nhiệm vụ xử lý Chức liệt kê số văn theo tháng năm liệt kê tất văn mà người đăng nhập xử lý III DÀNH CHO CÁC SỞ BAN NGÀNH: Các sở ban ngành truy cập vào phần mềm đạo điều hành để tham gia vào trình xử lý nhiệm vụ mà UBND tỉnh giao cho qua địa chỉ: http://cddh.baria-vungtau.gov.vn/ Tài khoản mật để đăng nhập vào hệ thống tài khoản mail cơng vụ quan đơn vị cấp Trang 24 Trung tâm CNTT&TT - BRVT Nhiệm vụ giao: Các sở ban ngành muốn vào xem nhiệm vụ mà đơn vị phân cơng xử lý truy cập vào menu “Trang chủ” => “Nhiệm vụ, công việc” => “Nhiệm vụ giao” Danh sách nhiệm vụ giao phân vào nhóm “Đợi xử lý”, “Đang xử lý”, “Chờ duyệt”, “Hoàn thành” 1.1 Cập nhật tiến độ: Để thực công việc xử lý nhiệm vụ, người dùng phải click chọn nhiệm vụ để vào trang chi tiết nhiệm vụ Click vào nút “Cập nhật tiến độ” để cập nhật trình xử lý nhiệm vụ giao Màn hình cập nhật tiến độ hiển thị, người dùng cập nhật thông tin click vào nút “Lưu trình” để trình kết giải công việc đến người phê duyệt Trang 25 Trung tâm CNTT&TT - BRVT kết Nhiệm vụ sau cập nhật trạng thái “Đã hoàn thành” trình xong, xuất danh sách nhiệm vụ “Chờ duyệt” 1.2 Trả lại: Trong trường hợp người giao nhiệm vụ thấy nhiệm vụ phân công nhầm muốn trả lại, người trả lại cách click vào nút “Trả lại” hình hiển thị nội dung chi tiết nhiệm vụ giao Nhiệm vụ phối hợp Sở ban ngành muốn vào xem danh sách nhiệm vụ mà phân cơng phối hợp xử lý vào menu “Nhiệm vụ, công việc” => “Nhiệm vụ phối hợp” Đối với nhiệm vụ phối hợp, quan đơn vị theo dõi, xem thông tin phê duyệt nhập nội dung thảo luận liên quan đến việc xử lý nhiệm vụ Trang 26 Trung tâm CNTT&TT - BRVT Nhiệm vụ hạn: Nhiệm vụ hạn chức lọc công việc nhiệm vụ hạn mà sở ban ngành giao Để vào chức này, người dùng click vào menu “Nhiệm vụ, công việc” => “Nhiệm vụ hạn” Người dùng cập nhật tiến độ nhiệm vụ, trả lại nhiệm vụ cho người giao, theo dõi trình xử lý nhiệm vụ, chuyển xử lý cho người khác, thảo luận liên quan đến việc xử lý nhiệm vụ Trang 27 ... tâm CNTT&TT - BRVT DANH MỤC CHỨC NĂNG CHUNG: I Đăng nhập, đăng xuất hệ thống: Chức thảo luận trao đổi: II DÀNH CHO CÁN BỘ CÔNG CHỨC VIÊN CHỨC VPUB: ... Trung tâm CNTT&TT - BRVT I CHỨC NĂNG CHUNG: Đăng nhập, đăng xuất hệ thống: Để truy cập sử dụng phần mềm đạo điều hành, người dùng gõ địa sau vào trình duyệt: http://cddh.baria-vungtau.gov.vn/... gửi nội dung Trang Trung tâm CNTT&TT - BRVT Tất thông tin thảo luận bên hiển thị đầy đủ để bên liên quan theo dõi II DÀNH CHO CÁN BỘ CÔNG CHỨC VIÊN CHỨC VPUB: Tiếp nhận văn chuyển sang từ phần