QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành “Hướng dẫn thực hiện công tác trao đổi sinh viên với các trường đại học nước ngoài tại Đại học Quốc gia Hà Nội”

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 3763/QĐ-ĐHQGHN Hà Nội, ngày 07 tháng 11 năm 2012 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành “Hướng dẫn thực công tác trao đổi sinh viên với trường đại học nước Đại học Quốc gia Hà Nội” GIÁM ĐỐC ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Căn Nghị định số 07/2001/NĐ-CP, ngày 01/02/2001 Chính phủ Đại học Quốc gia; Căn Quy chế Tổ chức Hoạt động Đại học Quốc gia ban hành theo Quyết định số 16/2001/QĐ-TTg, ngày 12/02/2001 Thủ tướng Chính phủ; Xét đề nghị Trưởng ban Chính trị Cơng tác Học sinh Sinh viên, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Hướng dẫn thực công tác trao đổi sinh viên với trường đại học nước Đại học Quốc gia Hà Nội” Điều Chánh Văn phòng, Trưởng ban chức năng, Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Nơi nhận: (đã ký) - Như Điều (để thực hiện); - Lưu: VT, Ban CT&CTHSSV, Tr.30 PGS.TS Nguyễn Kim Sơn ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CÔNG TÁC TRAO ĐỔI SINH VIÊN VỚI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC NƯỚC NGOÀI TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Ban hành kèm theo Quyết định số 3763 /QĐ-ĐHQGHN ngày tháng 11 năm 2012 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Hướng dẫn quy định việc thực công tác trao đổi sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh (sau gọi chung chương trình trao đổi sinh viên) Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) với sở giáo dục đại học nghiên cứu có uy tín giới (sau gọi chung trường đại học đối tác) Hướng dẫn áp dụng đơn vị thành viên, trực thuộc ĐHQGHN (sau gọi đơn vị) có sinh viên tham gia chương trình trao đổi sinh viên ĐHQGHN đơn vị ký kết với trường đại học đối tác Điều Mục tiêu Tạo hội cho sinh viên ĐHQGHN học tập, giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm, trau dồi kỹ năng, nâng cao kinh nghiệm thực tiễn môi trường giáo dục quốc tế; tăng cường khả học sử dụng ngoại ngữ, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo Thu hút sinh viên nước đến học tập, nghiên cứu, tăng cường mức độ quốc tế hóa ĐHQGHN Tiếp cận chuyển giao kinh nghiệm quản trị đào tạo quản trị người học tiên tiến ĐHQGHN Góp phần quảng bá, phát triển thương hiệu nâng cao vị ĐHQGHN trường quốc tế Điều Nguyên tắc Thực điều khoản nêu văn ký kết ĐHQGHN hay đơn vị với trường đại học đối tác Thực pháp luật, tôn trọng phong tục tập quán nước, bảo đảm tính hiệu quả, thiết thực quyền lợi bên sinh viên; phù hợp với sách, quy định lĩnh vực giáo dục đào tạo quốc gia Phát huy hiệu công tác hợp tác quốc tế để nâng cao chất lượng đào tạo hoàn thiện phương thức quản trị đại học Đảm bảo huy động nguồn kinh phí khác cho hoạt động đào tạo Thực chế độ báo cáo quản lý theo quy định Điều Chương trình trao đổi sinh viên Chương trình trao đổi sinh viên hoạt động tiếp nhận sinh viên nước đến tham quan, giao lưu học tập ngắn hạn ĐHQGHN gửi sinh viên ĐHQGHN tham quan, giao lưu học tập ngắn hạn trường đại học đối tác khuôn khổ văn thỏa thuận mà ĐHQGHN ký kết khuôn khổ hoạt động hiệp hội đại học mà ĐHQGHN thành viên Điều Hình thức trao đổi sinh viên Có hai hình thức trao đổi Trao đổi theo chương trình thiết kế: Là hình thức trao đổi sinh viên tham gia chương trình tham quan, giao lưu, học tập ngắn hạn từ tuần đến tháng không cấp chứng nhận hoặc/và chứng Trao đổi tín (credits transfer): Là hình thức trao đổi sinh viên tham dự số môn học phù hợp với thời hạn từ tuần đến năm học Kết thúc chương trình trao đổi, tùy theo kết học tập sinh viên cấp chứng hoặc/và chứng nhận cho số tín hồn thành Với hình thức trao đổi này, ĐHQGHN thừa nhận tín trường đối tác có uy tín cấp dùng để thay mơn học tương đương chương trình đào tạo ĐHQGHN Điều Ký kết văn trao đổi sinh viên Ngoài văn ĐHQGHN cam kết thực khuôn khổ hoạt động hiệp hội đại học văn ĐHQGHN ký kết với trường đại học đối tác, sở lực thực tế, đơn vị chủ động ký kết với trường đại học đối tác chương trình trao đổi sinh viên theo hình thức trao đổi theo chương trình thiết kế trao đổi tín Các đơn vị ký kết chương trình trao đổi sinh viên với trường đại học đối tác có uy tín Các điều khoản văn ký kết phải có tính khả thi Đối với điều khoản ký kết liên quan đến phối hợp đơn vị thuộc ĐHQGHN để thực hiện, đơn vị chủ trì phải trao đổi thật kỹ với đơn vị có liên quan để có thống cao triển khai thực Điều Xây dựng nội dung chương trình trao đổi ĐHQGHN Chương trình thiết kế chủ yếu chương trình tham gia hội thảo khoa học, lớp học mùa đơng, mùa hè, chương trình giao lưu, tham quan ĐHQGHN/các đơn vị tổ chức phối hợp với đơn vị tài trợ đồng tổ chức Nội dung chương trình trao đổi thiết kế cho trường hợp cụ thể, phù hợp với mục đích, yêu cầu hoạt động Chương trình trao đổi tín 2.1 Chương trình trao đổi tín tiếp nhận sinh viên nước ngồi đến học tập mơn học chương trình đào tạo ĐHQGHN giảng dạy tiếng Việt tiếng Anh 2.2 Sinh viên muốn tiếp nhận vào học chương trình trao đổi tín phải có trình độ tiếng Việt tiếng Anh (tùy thuộc vào môn học đăng ký) đạt yêu cầu quy định nêu “Hướng dẫn quản lý lưu học sinh ĐHQGHN” (ban hành theo Quyết định số 3925/QĐ-ĐHQGHN ngày 27/12/2011) Chương II CHƯƠNG TRÌNH TRAO ĐỔI SINH VIÊN NƯỚC NGỒI Điều Thơng báo việc tiếp nhận sinh viên nước Hàng năm sở điều khoản ký kết, đơn vị Giám đốc giao làm đầu mối công tác trao đổi sinh viên ĐHQGHN đơn vị xây dựng kế hoạch tiếp nhận sinh viên nước đến trao đổi, báo cáo Giám đốc ĐHQGHN Thủ trưởng đơn vị phê duyệt Sau kế hoạch phê duyệt, đơn vị làm đầu mối công tác trao đổi sinh viên ĐHQGHN/của đơn vị có trách nhiệm thông báo tới trường đại học đối tác việc tiếp nhận sinh viên nước đến ĐHQGHN đơn vị tham gia chương trình trao đổi Thông báo cần gửi đến trường đối tác công bố trang web tiếng Việt tiếng Anh ĐHQGHN và/hoặc đơn vị trước thời gian nhập học tháng Nội dung thông báo cần nêu rõ: số lượng sinh viên, chương trình trao đổi thiết kế, ngành học tiếp nhận, đơn vị tổ chức, chương trình, điều kiện xét tuyển (đặc biệt yêu cầu trình độ tiếng), hỗ trợ lại, chỗ ở, sinh hoạt phí kể khoản kinh phí sinh viên cần phải đóng góp cho chương trình (nếu có), thời hạn cuối tiếp nhận/trả lời hồ sơ chấp nhận, mẫu hồ sơ đăng ký (bộ hồ sơ, mẫu hồ sơ, phần phụ lục có), cách đăng ký hồ sơ, cán phụ trách việc tiếp nhận hồ sơ (địa chỉ, điện thoại, email, ) Điều Xét tuyển tiếp nhận sinh viên nước Tiếp nhận xét hồ sơ a Đối với chương trình trao đổi sinh viên theo thỏa thuận hiệp hội ĐHQGHN ký kết với trường đối tác Đơn vị Giám đốc giao nhiệm vụ phụ trách công tác trao đổi sinh viên làm đầu mối tiếp nhận hồ sơ sinh viên từ trường đối tác gửi đến tổ chức hội đồng xét tuyển Hội đồng xét tuyển bao gồm đại diện đơn vị đầu mối, Ban Quan hệ Quốc tế, Ban Đào tạo, Ban Chính trị Cơng tác Học sinh Sinh viên đại diện đơn vị có chương trình trao đổi mà sinh viên đăng ký tham gia chương trình trao đổi Căn vào tiêu chuẩn, điều kiện, tiêu, Hội đồng xét chọn ĐHQGHN có trách nhiệm xét chọn sinh viên đủ điều kiện tham gia cho chương trình b Đối với sinh viên trao đổi theo thỏa thuận đơn vị ký kết với trường đối tác Căn vào chức nhiệm vụ phòng chức khoa, môn trực thuộc, Thủ trưởng đơn vị định việc giao nhiệm vụ làm đầu mối tiếp nhận hồ sơ sinh viên nước ngồi đăng ký tham gia chương trình trao đổi theo nội dung thông báo đến trường đối tác Việc tiếp nhận, xét chọn hồ sơ sinh viên cho chương trình trao đổi thực sinh viên trao đổi theo thỏa thuận ĐHQGHN ký kết với trường đối tác c Đối với sinh viên đăng ký tự Sinh viên đăng ký tham gia học môn học đơn vị đăng ký qua địa liên hệ dẫn thơng tin mơn học Đơn vị tiếp nhận sinh viên tổ chức xét duyệt hồ sơ thông báo kết cho sinh viên Thông báo tiếp nhận sinh viên Căn vào kết xét chọn Hội đồng, đơn vị giao nhiệm vụ phụ trách công tác trao đổi sinh viên ĐHQGHN có trách nhiệm gửi giấy thơng báo tiếp nhận đến sinh viên xét chọn (với sinh viên trao đổi ĐHQGHN ký kết) đơn vị (với sinh viên trao đổi đơn vị ký kết) trước tháng tính đến ngày bắt đầu nhập học chương trình trao đổi Nội dung giấy thông báo tiếp nhận sinh viên cần ghi rõ thời gian nhập học, việc đón tiếp sinh viên, bố trí chỗ ở, yêu cầu visa (nếu có) vấn đề liên quan khác để sinh viên làm chuẩn bị điều kiện tham gia học tập ĐHQGHN ĐHQGHN làm giấy tiếp nhận sinh viên tham gia trao đổi theo thỏa thuận mà ĐHQGHN ký kết Các đơn vị đào tạo làm giấy tiếp nhận sinh viên tham gia trao đổi theo thỏa thuận mà đơn vị ký kết Đón tiếp sinh viên ĐHQGHN/các đơn vị cần cử cán đón tiếp sinh viên, kể việc đón sinh viên sân bay, sinh viên đến nhập học Mọi chi phí cho việc đưa đón sinh viên cần thông báo cụ thể giấy báo tiếp nhận sinh viên Cán cử làm nhiệm vụ đón tiếp sinh viên cần hướng dẫn cho sinh viên thủ tục nhập học, chỗ thông tin liên quan khác cách chi tiết, chu đáo Khuyến khích đơn vị phối hợp với tổ chức Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Sinh viên tổ chức cho sinh viên tình nguyện tham gia đón tiếp sinh viên, đặc biệt sinh viên ngành ngoại ngữ, du lịch, quốc tế học Điều 10 Quản lý, tổ chức đào tạo triển khai chương trình trao đổi Quản lý sinh viên thời gian ĐHQGHN Các đơn vị có sinh viên nước ngồi đến tham gia chương trình trao đổi có trách nhiệm quản lý sinh viên theo quy định hành đào tạo, quản lý sinh viên, quản lý lưu học sinh ĐHQGHN (Quy chế đào tạo đại học ĐHQGHN ban hành kèm theo Quyết định số 3079/QĐ-ĐHQGHN ngày 26 tháng 10 năm 2010; Quy chế đào tạo sau đại học ĐHQGHN ban hành kèm theo Quyết định số 1555/QĐ-ĐHQGHN ngày 25 tháng 05 năm 2011; Quy định công tác sinh viên ĐHQGHN ban hành kèm theo Quyết định số 2875/QĐCT&HSSV ngày 18 tháng năm 2009; Hướng dẫn quản lý lưu học sinh ĐHQGHN ban hành kèm theo Quyết định số 3925/QĐ- ĐHQGHN ngày 27 tháng 12 năm 2011) Đánh giá, cấp giấy chứng nhận, chứng cho sinh viên Căn vào quy định hành đào tạo, quản lý sinh viên, đơn vị quản lý chương trình đào tạo ngành học, mơn học mà sinh viên tham gia chương trình trao đổi chịu trách nhiệm đánh giá sinh viên nước cấp chứng nhận/chứng (nếu có) cho sinh viên kết thúc chương trình trao đổi Kết đánh giá sinh viên lưu hồ sơ sinh viên gửi trường đối tác sinh viên kết thúc chương trình trao đổi Chương III SINH VIÊN CỦA ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐI TRAO ĐỔI Ở CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỐI TÁC Điều 11 Tiếp nhận thơng báo thơng tin chương trình trao đổi sinh viên từ trường đại học đối tác ĐHQGHN có trách nhiệm tiếp nhận thơng báo thơng tin chương trình trao đổi từ hiệp hội đại học trường đối tác chương trình trao đổi ĐHQGHN ký kết Các đơn vị đào tạo tiếp nhận thông tin chương trình trao đổi từ trường đối tác chương trình trao đổi đơn vị ký kết Thông báo tuyển chọn sinh viên trao đổi gửi đến đơn vị đường văn thư đồng thời công bố trang web ĐHQGHN và/hoặc đơn vị Nội dung thông báo phải ghi rõ yêu cầu trường đối tác mẫu đăng ký có ghi rõ mơn học dự kiến tham gia học để trao đổi tín chương trình trao đổi tương ứng Điều 12 Tuyển chọn gửi hồ sơ sinh viên tham gia chương trình trao đổi Trên sở tiêu chí tuyển chọn chương trình, đơn vị đào tạo thành lập Hội đồng tuyển chọn sinh viên đáp ứng đủ điều kiện theo quy định chương trình Đối với thỏa thuận đơn vị đào tạo ký kết đơn vị ban hành định cử sinh viên tham gia chương trình trao đổi liên hệ với đối tác để gửi hồ sơ liên quan thời hạn Trong định cần ghi rõ quyền lợi/trách nhiệm sinh viên tham dự chương trình trao đổi Đối với thỏa thuận ĐHQGHN ký kết, đơn vị đào tạo gửi danh sách sinh viên đủ điều kiện tham dự chương trình trao đổi ĐHQGHN Trên sở danh sách đơn vị gửi, ĐHQGHN tổ chức Hội đồng xét chọn dựa tiêu chí mà trường đối tác yêu cầu ĐHQGHN chịu trách nhiệm liên hệ gửi danh sách sinh viên đủ điều kiện tham gia chương trình trao đổi theo định Hội đồng đến trường đại học đối tác Sinh viên sau hồn thành chương trình trao đổi, tùy thuộc vào kết tính chất chương trình trao đổi, gia hạn thời gian học tập nước ngồi phía đối tác đồng ý, tổng thời gian tham gia chương trình trao đổi không năm học Trong trường hợp này, sinh viên phải có đơn đề nghị phải cho phép đơn vị quản lý sinh viên văn Điều 13 Công nhận kết chương trình trao đổi sinh viên Ngồi việc đáp ứng yêu cầu trường đối tác, sinh viên tham gia chương trình trao đổi tín phải lựa chọn mơn học phù hợp với chương trình đào tạo theo học có khả chuyển đổi tương đương Sinh viên sau hồn thành chương trình trao đổi, tùy thuộc vào kết tính chất chương trình trao đổi, kết học tập sinh viên xem xét để thay mơn học tương ứng (đối với chương trình trao đổi tín chỉ) mơn học kỹ mềm (đối với chương trình tham quan, giao lưu, học tập ngắn hạn ) Thủ trưởng đơn vị đào tạo quy định xem xét khả thay mơn học cơng nhận chuyển đổi tín Đối với việc trao đổi tín thực trường đại học đối tác thuộc nhóm 200 đại học hàng đầu giới chuyển đổi sang chương trình đào tạo chuẩn ĐHQGHN kết học tập cộng thêm 01 điểm Thủ trưởng đơn vị đào tạo có trách nhiệm định cơng nhận kết môn học chuyển đổi cho sinh viên nước ngồi đến tham gia chương tình trao đổi đơn vị đồng thời cơng nhận chuyển đổi kết môn hoc chuyển đổi cho sinh viên đơn vị sau kết thúc chương trình trao đổi trường đại học đổi tác Chương IV KINH PHÍ Điều 14 Kinh phí tham gia chương trình trao đổi sinh viên Sinh viên nước ngồi sinh viên ĐHQGHN tham gia chương trình trao đổi sinh viên cách tự nguyện, sau nghiên cứu chấp thuận tất điều khoản tài mà chương trình thơng báo Đối với sinh viên nước ngồi Kinh phí mà sinh viên cấp phải đóng góp phụ thuộc vào điều khoản ký kết ĐHQGHN/ đơn vị trường đối tác theo chương trình trao đổi cụ thể Kinh phí cụ thể mà sinh viên cấp phải đóng góp cần thông báo đầy đủ rõ ràng nội dung thông báo gửi đến trường đối tác nhắc lại chi tiết giấy báo tiếp nhận sinh viên Các khoản kinh phí mà sinh viên ĐHQGHN đơn vị hỗ trợ (nếu có), chẳng hạn học phí, nhà ở, sinh hoạt phí , ĐHQGHN/ đơn vị khơng thực miễn phí trực tiếp mà tính thành tổng kinh phí cấp học bổng tương đương để sinh viên trực tiếp chi trả cho khoản mục tương ứng đơn vị ĐHQGHN Đối với sinh viên ĐHQGHN đến trường đại học đối tác Căn vào thông báo trường đối tác việc tiếp nhận sinh viên ĐHQGHN tham gia chương trình trao đổi, ĐHQGHN đơn vị thông báo cho sinh viên khoản kinh phí mà sinh viên cấp phải đóng góp (nếu có) nội dung thông báo tuyển chọn sinh viên tham gia xét chọn để sinh viên có đủ thơng tin làm hồ sơ đăng ký tham dự Sinh viên tham gia chương trình trao đổi trường đại học đối tác hỗ trợ kinh phí sinh viên u cầu đóng góp kinh phí để xây dựng quỹ đối ứng đón tiếp sinh viên nước ngồi đến ĐHQGHN tham gia chương trình trao đổi song phương Kinh phí phải đóng góp sinh viên vào điều khoản nêu văn thỏa thuận mà ĐHQGHN/các đơn vị ký kết với trường đối tác Căn vào điều khoản ký kết, ĐHQGHN/các đơn vị thông báo tới sinh viên đầy đủ, rõ ràng khoản kinh phí mà sinh viên phải đóng góp muốn tham gia chương trình trao đổi (kể khoản kinh phí phải đóng Việt Nam để bù cho khoản kinh phí mà ĐHQGHN/các đơn vị trả tiếp nhận sinh viên nước ngồi đến tham gia chương trình trao đổi) Khoản kinh phí mà sinh viên phải đóng góp nộp trực tiếp cho đơn vị giao làm đầu mối công tác trao đổi sinh viên chương trình trao đổi ĐHQGHN ký kết cho đơn vị nơi sinh viên học chương trình trao đổi đơn vị ký kết trước đơn vị định cử sinh viên trao đổi Điều 15 Kinh phí tổ chức phát triển hoạt động trao đổi sinh viên Kinh phí tổ chức phát triển hoạt động trao đổi sinh viên bao gồm: - Kinh phí hỗ trợ trường đại học đối tác - Kinh phí đối ứng ĐHQGHN/các đơn vị từ ngân sách nhà nước - Kinh phí hỗ trợ đơn vị, cá nhân ngồi nước - Kinh phí đóng góp sinh viên tham gia chương trình Điều 16 Phương thức theo dõi quản lý nguồn kinh phí cho chương trình trao đổi Đối với chương trình trao đổi sinh viên theo thỏa thuận hiệp hội ĐHQGHN ký kết với trường đại học đối tác Hàng năm, vào văn thỏa thuận trao đổi sinh viên mà ĐHQGHN ký kết với trường đại học đối tác, đơn vị Giám đốc giao nhiệm vụ phụ trách công tác trao đổi sinh viên có trách nhiệm xây dựng dự tốn kinh phí đối ứng cho hoạt động báo cáo Giám đốc ĐHQGHN (qua Ban kế hoạch Tài chính) để xem xét, phê duyệt Căn vào chương trình trao đổi, ĐHQGHN chuyển kinh phí theo quy định để thực nhiệm vụ trao đổi sinh viên cho đơn vị dựa số lượng sinh viên trao đổi mà đơn vị tiếp nhận theo yêu cầu ĐHQGHN Đối với chương trình trao đổi đơn vị đào tạo ký kết với trường đại học đối tác Khoản kinh phí để thực chương trình trao đổi Thủ trưởng đơn vị tự cân đối tổng kinh phí cấp sở dự toán hàng năm đơn vị Chương V CƠ CHẾ PHỐI HỢP THỰC HIỆN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ Điều 17 Cơ chế phối hợp thực Đối với chương trình trao đổi sinh viên ĐHQGHN ký kết với trường đại học đối tác Đơn vị Giám đốc giao cho nhiệm vụ làm đầu mối công tác trao đổi sinh viên ĐHQGHN chịu trách nhiệm liên hệ với đơn vị việc tiếp nhận sinh viên nước ngồi đến tham gia chương trình trao đổi ĐHQGHN Thủ trưởng đơn vị có đào tạo ngành mà sinh viên đăng ký chương trình trao đổi có trách nhiệm tiếp nhận sinh viên đến tham gia trao đổi đơn vị theo chương trình trao đổi theo yêu cầu ĐHQGHN 2 Đối với chương trình trao đổi sinh viên đơn vị ký kết với trường đại học đối tác Vào cuối kỳ học/năm học, Thủ trưởng đơn vị đào tạo có trách nhiệm báo cáo ĐHQGHN số lượng sinh viên đến đơn vị thông qua chương trình trao đổi, kể chương trình đơn vị ký kết học kỳ/năm học báo cáo Điều 18 Phân công trách nhiệm cho đơn vị ĐHQGHN chịu trách nhiệm quản lý công tác trao đổi sinh viên theo văn thỏa thuận ĐHQGHN đơn vị ký kết với trường đại học đối tác Đối với chương trình trao đổi sinh viên ĐHQGHN ký kết với trường đại học đối tác a Đơn vị làm đầu mối công tác trao đổi sinh viên ĐHQGHN - Chịu trách nhiệm tiếp nhận/thông báo nội dung chương trình trao đổi sinh viên; hỗ trợ sinh viên hoàn thiện hồ sơ, thủ tục cần thiết để sinh viên làm thủ tục nhập/xuất cảnh; tổ chức việc xét chọn, cử sinh viên tham gia chương trình trao đổi theo yêu cầu trường đại học đối tác - Phối hợp với Ban Chính trị Cơng tác Học sinh Sinh viên đơn vị liên quan việc tiếp nhận/tuyển chọn sinh viên theo tiêu chuẩn tham gia cho chương trình trao đổi - Phối hợp với Ban Quan hệ Quốc tế việc tiếp nhận sinh viên nước đến ĐHQGHN - Hỗ trợ sinh viên ĐHQGHN việc hoàn thiện hồ sơ đáp ứng yêu cầu trường đối tác - Phối hợp với Ban Đào tạo việc thơng báo/quảng bá chương trình đào tạo ĐHQGHN tiếp nhận sinh viên quốc tế đến trao đổi - Phối hợp với Trung tâm Truyền thông Quan hệ Công chúng đưa mẫu hồ sơ lên mạng ĐHQGHN b Ban Đào tạo Cung cấp nội dung chương trình đào tạo tiếp nhận sinh viên trao đổi (bằng tiếng Việt tiếng Anh) phối hợp với Trung tâm Truyền thông Quan hệ Công chúng đưa lên trang web ĐHQGHN để sinh viên nước ngồi tìm hiểu đăng ký tham gia c Ban Kế hoạch Tài - Cấp kinh phí cho hoạt động chương trình trao đổi sinh viên theo khoản kinh phí Giám đốc phê duyệt khoản kinh phí nêu văn thỏa thuận mà ĐHQGHN ký kết với trường đối tác - Phối hợp với với Ban Quan hệ Quốc tế, Ban Chính trị Cơng tác Học sinh Sinh viên đề xuất khoản kinh phí cấp/thu sinh viên tham gia chương trình trao đổi trình Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt d Trung tâm Hỗ trợ sinh viên - Tạo điều kiện đón tiếp sinh viên (đưa đón sinh viên có yêu cầu), bố trí chỗ cho sinh viên nước ngồi ký túc xá khu vực dành riêng cho sinh viên quốc tế - Hỗ trợ thủ tục việc mua bảo hiểm y tế chăm sóc sức khỏe cho sinh viên suốt thời gian sinh viên Việt Nam e Trung tâm Truyền thông Quan hệ Công chúng Chịu trách nhiệm đưa tài liệu/hồ sơ liên quan đến chương trình trao đổi lên trang web ĐHQGHN kịp thời, nhanh chóng, xác ban chức năng/các đơn vị đề xuất g Các đơn vị đào tạo - Ban hành định cử sinh viên đơn vị tham gia chương trình trao đổi nội dung thông báo giấy tiếp nhận sinh viên trường đại học đối tác - Tiếp nhận sinh viên nước đến học theo chương trình trao đổi đơn vị, bao gồm sinh viên tham gia chương trình trao đổi theo văn ĐHQGHN ký kết đến từ trường đại học đối tác chưa tiếp nhận sinh viên đơn vị khơng đào tạo ngành phù hợp với ngành mà đơn vị đào tạo - Quản lý sinh viên nước theo quy chế đào tạo, quy định công tác sinh viên hướng dẫn quản lý lưu học sinh ĐHQGHN - Liên hệ với trường đại học đối tác nơi có sinh viên đơn vị tham gia trao đổi để theo dõi/quản lý sinh viên - Tiếp nhận chuyển điểm cho sinh viên sinh viên hoàn thành chương trao đổi nước nước - Quảng bá để thu hút ngày nhiều sinh viên nước ngồi đến đơn vị thơng qua chương trình trao đổi sinh viên hình thức khác h Đoàn Thanh niên/Hội Sinh viên Tạo điều kiện, có hình thức thu hút tổ chức hoạt động văn hóa, văn nghệ, hoạt động xã hội từ thiện… cho sinh viên nước tham gia thời gian sinh viên Việt Nam Đối với chương trình trao đổi sinh viên đơn vị ký kết với trường đại học đối tác - Các đơn vị có trách nhiệm hồn thiện tất thủ tục để tiếp nhận/cử sinh viên tham gia chương trình trao đổi theo điều khoản ký kết với trường đối tác theo yêu cầu giấy tiếp nhận sinh viên tham gia chương trình trao đổi - Phối hợp chặt chẽ với đơn vị liên quan, đặc biệt với Trung tâm Hỗ trợ Sinh viên việc đón tiếp/bố trí chỗ cho sinh viên ký túc xá - Quản lý sinh viên theo quy định hành Chương VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 19 Chế độ báo cáo Ngoài báo cáo đột xuất theo yêu cầu ĐHQGHN quan quản lý khác, kết thúc học kỳ năm học, đơn vị tổ chức sơ kết tổng kết, đánh giá công tác trao đổi sinh viên đặc biệt ý đến việc đánh giá chất lượng, số lượng sinh viên đến/đi tham gia chương trình trao đổi báo cáo ĐHQGHN qua Ban Chính trị Công tác Học sinh Sinh viên Trong trình thực hiện, đơn vị cần kịp thời báo cáo ĐHQGHN vấn đề bất thường xảy có liên quan đến sinh viên tham gia chương trình trao đổi vấn đề vướng mắc cần xin ý kiến đạo Điều 20 Tổ chức thực Hướng dẫn áp dụng kể từ ngày ký Quyết định ban hành Trong trình thực hiện, có vấn đề phát sinh vướng mắc, khó khăn, đơn vị phản ánh ĐHQGHN để điều chỉnh, bổ sung cho hợp lý Khi cần thiết, Giám đốc ĐHQGHN định điều chỉnh số nội dung Hướng dẫn cho phù hợp với tình hình thực tế./ KT GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC (đã ký) PGS.TS Nguyễn Kim Sơn