(TIỂU LUẬN) TIỂU LUẬN NHÓM môn QUẢN TRỊ văn PHÒNG công ty phạm phúc gia (PPG holdings)

TIỂU LUẬN NHĨM MƠN: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Giảng viên: Nguyễn Trần Duyên Phú Nhóm: B & W Nguyễn Ngọc Trúc Lê Thị Quỳnh Như Nguyễn Hoàng Diễm Thy Nguyễn Xuân Ý Nguyễn Văn Quỳnh MỤC LỤC CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1 Giới thiệu công ty…………………………………………………………… 1.2 Tổ chức- cơng việc nhân viên phịng ………………………… CHƯƠNG II: Thực trạng phận hành văn phịng cơng ty 2.1 Sự khoa học quản trị hành văn phịng: 2.1.1 Sắp xếp chỗ làm việc ……………………………………………………………12 2.1.2 Quản trị thông tin: xếp VB đến-VB …………………………………… 14 2.1.3 Công tác lưu trữ văn thư ………………………………………………………19 2.2 Các nghiệp vụ hành văn phịng 2.2.1 Quy trình xếp họp nội cơng ty Ví dụ cụ thể …………….21 2.2.2 Quy Trình Sắp Xếp Cuộc Họp Hội Nghị Ví dụ cụ thể …………………… 23 2.2.3 Công tác lễ tân …………………………………………………………………25 CHƯƠNG III: Nhân xét …………………………………………………………… 28 Hình 1:: Trụ sở cơng ty ……………………………………………………4 Hình 2: Nhân lực cơng ty ……………………………………………………… Hình 3: Một vài hình ảnh dự án The Long Hai resort công ty…………… .4 Hình 4: Sơ đồ bố trí phận hành văn phịng cơng ty PPG holdings…12 Hình 5: Thể luồng công việc công ty PPG ……………………………….13 Hình 6: sổ theo dõi cơng văn đến cơng ty PPG holdings …………………… 16 Hình 7: ví dụ văn đến cơng ty PPG …………………………………….18 Hình 8: sổ theo dõi văn công ty PPG holdings …………………………18 Hình ví dụ minh họa văn cơng ty………………………………… 20 Hình 10: ví dụ minh họa phịng họp …………………………………………………22 Hình 11: hình ảnh minh họa cho hình thức thơng báo cơng ty ……………….23 Hình 12: Hình ảnh dụng cụ nghe nhìn hỗ trợ cho họp ………………… 23 Bảng 1: tóm tắt vị trí –nhiệm vụ-u cầu cơng việc ………………………… Bảng 2: Bảng mơ tả quy trình xếp văn đến ……………………………….14 Bảng : Bảng mô tả quy trình xếp văn ……………………………… 17 Bảng 4: phân công nhiệm vụ cho họp hội nghị ………………………………24 CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1 Giới thiệu công ty: - Tên công ty: Công ty Phạm Phúc Gia (PPG Holdings) - Tên giao dịch quốc tế: PPG Holdings - Trụ sở chính: 35 Nguyễn Cơ Thạch, Khu đô thị Thủ Thiêm, Phường An Lợi Đơng, Quận 2, TP Hồ Chí Minh - Quy mô:50 người - Lĩnh vực hoạt động: Bất động sản, nhà hàng, nội thất - Ngày thành lập: 22/10/2014 - Cơng ty : tính tới có cơng ty hoạt động nước + PPG S-partking + PPG Land &house + PPG yacht &boats + PPG EAS - Các giai đoạn phát triển: + 2014: thành lập công ty + 2015: PPG Holdings tập trung đầu tư kinh doanh đa lĩnh vực lấy BĐS làm tảng bệ phóng +2018: Phạm Phúc Gia thức hoạt động mơ hình Tổng công ty với tên gọi PPG Holdings, tinh thần phát triển bền vững chuyên nghiệp với cấu tập trung phát triển theo nhiều nhóm thương hiệu: PPG Land & House, PPG Yacht & Boats, PPG EAS, PPG S-partking -Tầm Nhìn –Sứ Mệnh: + Tầm nhìn: PPG holdings định hướng phát triển trở thành tập đoàn đầu tư nghỉ dưỡng tuyệt mỹ với giá trị gia tăng không ngừng thu nhập kế thừa qua nhiều hệ + Sứ mệnh : vị trí nói lên giá trị - Một số hình ảnh cơng ty: Hình 1: Trụ sở cơng ty Hình 2: Nhân lực cơng ty Hình 3: Một vài hình ảnh dự án The Long Hai resort công ty 1.2 Tổ chức- công việc nhân viên phòng - Chức văn phòng + Tham mưu giúp lãnh đạo thực công tác tổ chức, cán + Bảo vệ trị nội + Đảm nhiệm cơng tác hành – tổng hợp, văn thư - lưu trữ + Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật + Thực công tác tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hành + Quản lý công tác bảo vệ tổ xe… - Vị trí cơng việc hàng chánh văn phòng bao gồm: - Chánh văn phòng - Lễ tân - Thư ký - Bộ phận văn thư- lưu trữ - Bộ phận quản trị phục vụ - Bộ phận kế toán- tài vụ - Bộ phận nhân - Bộ phận pháp lý - Bộ phận bảo vệ Bảng 1: tóm tắt vị trí –nhiệm vụ-u cầu cơng việc Vị trí cơng việc Chánh văn -Tổ ch phịng việc c - Phân (Nguyễn người Văn Bảo) dẫn, k nhiệm người - Tổ c chuyê mưu g - Kiể quy đ nước đ Văn p năng, Thư ký -Biên tập văn bản,theo dõi văn - Có khả quản lý thời - Lê Thị đến, kiểm tra hình thức ,nội dung trước gian( xếp –tổ chức Đào trình lên giám đốc lịch cơng tác, họp ) - Lên kế hoạch hàng tháng, tuần, ngày cho - giám đốc - Nhạy bén công việc Lên lịch công tác -chuẩn bị chuyến công tác cho giám đốc -Ngoại hình đẹp - Giao tiếp tốt Kỹ máy tính văn -Viết biên - Trực tiế côn -Tiếp sinh Lễ tân Lê Thị Thu Hương -trực điện th -thực thông báo -tiếp nhận -tiếp khác -sắp sếp p Công tác -Quản lý văn thư ty Nguyễn Thị Huyền -Sắp xếp tạo nh cơng dễ tìm Phân loạ số khoa học -Tiếp nhậ văn -Tiếp nhậ Cô văn -Tiếp nhận CV đến/đi/nội bộ, vào sổ, đóng dấu, ghi số lữu trữ cơng văn, có báo cáo cấp -Theo dõi việc xử lý công văn đơn vị đến hồn tất, có báo cáo - Quản lý sử dụng dấu Công ty theo quy định sử dụng dấu Lưu trữ gốc/ văn đóng dấu theo quy định, báo cáo cấp Trưởng - Lập kế hoạch phòng triển nguồn nh nhân - tháng Phạm Thị Xuân - Xây dựng ch nghiệp cho CN -Xây dựng chí nhân -Lập ngân sác Hoạch định n tốt cho sản xu công ty -Xây dựng quy pháp khuyến k động làm việc người lao độn -Tổ chức th Hình ví dụ minh họa văn công ty 2.1.3 Công tác lưu trữ văn thư Soạn thảo văn định bổ nhiệm vị trí cơng ty: 19 CƠNG TY CỔ PHẦN PHẠM GIA PPG HOLDING CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số 234 -QDCTY Độc Lập –Tự Do –Hạnh phúc TP.HCM, ngày 22 tháng 12 năm 2019 QUYẾT ĐỊNH V/v: Bổ nhiệm Giám đốc Công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ/HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÔNG TY CỔ PHẦN PHẠM GIA PPG HOLDING –Căn vào Điều lệ tổ chức hoạt động Công Ty CP Phạm Gia ppg holding –Căn vào Biên họp Hội đồng Quản trị Công ty –Căn vào yêu cầu hoạt động kinh doanh; –Xét lực phẩm chất nhân viên QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nay bổ nhiệm:bà Lê Thị Thủy bổ nhiệm chức phó chánh văn phịng công ty phần Phạm Gia PPG Holding kể từ ngày 1-01-2010 Điều 2: Quyền nghĩa vụ: kể từ ngày 1-1-2020 bà Lê Thị Thủy có trách nhiệm ,nghĩa vụ hỗ trợ chánh văn phòng thực quản lý cơng việc phịng 20 Điều 3:kể từ ngày 1-01-2020 bà Lê Thị Thủy hưởng quyền nghĩa vụ cảu công ty theo quy định TM chủ tich hội đồng quản trị Nơi nhận : -phịng hành -tk 2.2 Các nghiệp vụ hành văn phịng 2.2.1 Quy trình xếp họp nội cơng ty Ví dụ cụ thể Quy trình xếp họp nội Ông Phậm Thị Xuân muốn mở họp nội vào 10 ngày sau kế hoạch mắt sản phẩm cho tháng sau Thư ký phải làm bước sau Bước Đăng ký phòng để họp trước tuần để tránh tới ngày họp khơng có phịng Hình 10: ví dụ minh họa phịng họp Bước Thơng báo cho người phịng tham dự cách ( thơng qua lịch công tác, email, fax điện thoại) Trong biên thông báo tóm tắt nội dung họp thời gian địa điểm cụ thể 21 Hình 11: hình ảnh minh họa cho hình thức thơng báo cơng ty Bước Chuẩn bị tài liệu gửi trước cho tài liệu, biên họp cho người để dễ theo dõi Bước Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn (máy chiếu máy tính….) Hình 12: Hình ảnh dụng cụ nghe nhìn hỗ trợ cho họp Bước Chuẩn bi nước giải khát nước suối 355ml, café cho thành viên họp họp ngắn, sủ dụng trà cho họp có nhân cấp cao , thuộc vào thuộc vào định Bước Ghi biên Thư ký cần ghi ý tóm tắt họp, ghi lại tất ý kiến thành viên họp sử dụng (tốc ký, máy tính, máy ghi âm) Bước Theo dõi Thư ký người theo dõi tiến độ, ghi lại tất ý kiến đóng góp phụ trách sau họp cho người tham dự 22 2.2.2 Quy Trình Sắp Xếp Cuộc Họp Hội Nghị Ví dụ cụ thể Chuẩn Bị Cho Hội Nghị Lễ Tri Ân Khách Hàng” Mục Đích: Sau đợt mở bán hộ biệt thự nghỉ dưỡng từ đầu năm 2019, nhận thấy đón nhận khách hàng dự án thành công ngày hôm Tổng công ty định tổ chức hội nghị :”Lễ Tri Ân Khách Hàng” vào ngày 28/12/2019 Ý Nghĩa hội nghị : Để khách hàng cảm thấy an tâm đặt niềm tin sử dụng sản phẩm dịch vụ công ty mang lại giá trị tinh thần cho khách hàng Thành phần tham dự: • Chủ tịch; Tổng giám đốc • Trưởng phịng phịng ban • Các khách hàng đã, đặt cọc mua hoàn tất hộ biệt thự nghỉ dưỡng công ty Số lượng: 500 người Địa điểm tổ chức: Trung tâm hội nghị yến tiệc Adora Dynasty số 1A Tôn Thất Tùng, phường Bến Nghé, quận 1, Tp.HCM Kinh phí dự trù: 700.000.000 ( bảy trăm triệu đồng) Thời gian: vào ngày 28/12/2019 • Đón khách: 17h • Khai Tiệc: 19h 23 Dưới bảng phân công cụ thể: Bảng 4: phân công nhiệm vụ cho họp hội nghị Phịng ban Chăm sóc khách hàng Marketing Nhân Kế tốn Xây dựng chương trình cho hội nghị: - 17h: đón tiếp, hướng dẫn khách vào khu vực chờ, thưởng thức ăn, uống nhẹ trước buổi hội nghị - 19h – 19h30: • Khai mạc, MC tuyên bố lý bữa tiệc • tiết mục múa ( phút) • Giới thiệu đại biểu, chào đón khách mời • Tổng Giám Đốc trực tiếp phát biểu khó khăn thành công dự án đến ngày hôm nay, tri ân nồng nhiệt khách hàng tin tưởng đón nhận sản phẩm cơng ty • tiệc Mời chủ tịch, Tổng giám đốc số khách hàng khui rượu khai - 19h30-20h30: Khách mời đại biểu dùng tiệc, thưởng thức tiết mục văn nghệ - 20h30-21h: Gameshow, bốc thăm may mắn tặng quà - 21h15: Tiễn khách, chụp hình lưu niệm 2.2.3 Cơng tác lễ tân 25 a) Lên kế hoạch cho chuyến công tác nước ngồi cho cấp Mục đích chuyến cơng tác: Khảo sát vật tư-thiết bị cho dự án, tham quan nhà máy thiết bị vệ sinh TOTO Thượng Hải Trung Quốc Người công tác: Tổng giám đốc kinh doanh, trưởng phòng Marketing, Thư ký Tổng Giám Đốc Địa điểm: Thượng Hải - Trung Quốc (nhà máy trang thiết bị vệ sinh TOTO) Thời gian: từ ngày 02/01/2020 đến 08/01/2020 Kinh phí dự trù: • Vé máy bay chiều: hãng bay Vietnam airline hạng thương gia 16.000.000vnd (mười sáu triệu đồng cho người) Tổng người: 48.000.000vnd (bốn mươi tám triệu đồng) • Nơi ở: khách sạn Hyatt on the bunds hotel, 5.700.000vnd (năm triệu bảy trăm đồng đêm) Tổng cho đêm: 119.700.000vnd/3 phòng (Một trăn mười chin triệu bảy tram nghìn đồng),có xe đưa đón sân bay • Phương tiện lại: phía đối tác cho tài xế riêng đưa đón • Ăn uống: 30.000.000vnd ( ba mươi triệu đồng) • Kinh phí dự phịng: 50.000.000vnd (năm mươi triệu đồng) Cơng việc chuẩn bị: • Giấy tờ tuỳ thân, hộ chiếu có visa Trung Quốc (cịn hạn) • Giấy đường • Quyết định cơng tác • Tài liệu cần thiết cho chuyến • Giấy uỷ quyền cho Phó Giám Đốc • Thơng báo cho bên đối tác TOTO • Đặt vé máy bay, đặt hẹn khách sạn Lịch cơng tác 26 • Ngày 02/01/2020: bay chuyến Sài Gòn Thượng Hải lúc 09:15 – 14:30 Khi đến Thượng Hải có nhân viên khách sạn đón khách sạn, nghỉ ngơi 18h ăn tối với đối tác TOTO • Ngày 03/01/2020 đến ngày 05/01/2020: tham gia hội chợ triển lãm vật tư-trang thiết bị cần cho dự án • Ngày 06/01/2020 – 07/01/2020:Có họp ngắn đối tác bên Toto Chiều 15h tham quan nhà máy, sau có dùng bữa tối • Ngày 08/01/2020: bay chuyến Thượng Hải Sài Gịn lúc 12:30 – 17:45 Hồn tất chuyến cơng tác Sau chuyến cơng tác: • Soạn tổng hợp, gửi tóm tắt tài liệu thu thập qua chuyến công tác cho Tổng Giám Đốc theo dõi • Tổng hợp chứng từ chi phí cơng tác để tốn • Liên hệ với Phó Giám Đốc, xem công việc uỷ quyền thực chưa, báo cáo tóm tắt diễn biến doanh nghiệp • Lưu trữ tài liệu chuyến công tác b) Lên kế hoạch tổ chức bữa tiệc tất niên cuối năm cho nhân viên công ty sau năm làm việc nhằm gắn kết tất nhân viên cơng ty Mục đích: Qua năm thành công công ty, phần lớn công sức tồn thể CB-NV, tổng cơng ty định tổ chức bữa tiệc tri ân cuối năm, để nhìn thời chặng đường đồng hành, cống hiến, tăng thêm tình gắn kết người cơng ty tạo động lực để phấn đấu cho năm đến Địa điểm: Khu Nghỉ Dưỡng Cao Cấp Resort Lan Rừng Long Hải 27 Trang phục: thoải mái, tối có đêm Gala, tồn thể người mặc màu trắng đen Thời gian: từ ngày 20/12/2019 đến ngày 22/12/2019 Thành phần tham dự; toàn thể CB-NV công ty Công tác chuẩn bị cho bữa tiệc : • Lên kịch cho đêm Gala • Liên hệ địa điểm tổ chức (đặt phịng, đặt cho bữa trưa bữa tối, setup cho Team Building chương trình Đêm Gala) • Liên hệ với cơng ty tổ chức Team Building cho cơng ty • Liên hệ với nhiếp ảnh để ghi lại khoảng khắc đáng nhớ • Các phòng ban chuẩn bị tiết mục nhỏ góp vui cho bữa tiệc • Liên hệ nhà xe du lịch • Chuẩn bị phần quà tặng cho nhân viên phần bốc thăm trúng thưởng • Lên danh sách khen thưởng CB-NV có thành tích xuất sắc vượt bậc • video ngắn hành trình năm vừa qua công ty Ngân sách: 300.000.000vnd (ba trăm triệu đồng) Chương II : Nhận xét đánh giá Tổng công ty Phạm Phúc Gia - PPG Holdings với tên giao dịch quốc tế PPG Holdings, tiền thân từ công ty cổ phần Phạm Phúc Gia Với kinh nghiệm hoạt động 20 năm lĩnh vực Bất động sản, PPG đạt nhiều thành công với hướng riêng, nắm bắt thích ứng với thị trường, trọng đầu tư giải pháp tôn tạo giá trị tăng thêm cho BĐS từ tạo hiệu kinh doanh Năm 2018, năm đánh dấu tái cấu trúc máy Tổng Công ty, đưa công ty bước 28 vào thị trường lớn tăng trưởng mạnh Đây năm PPG Holdings bước vào định hướng "Tổng công ty mẹ" hỗ trợ cho công ty công ty hỗ trợ tạo nên vòng tròn kết nối chặt chẽ => Vì cấu gồm nhiều nhánh nhỏ nên Khả hoạt động Công ty cổ phần rộng, Khả huy động vốn Công ty cổ phần cao thông qua việc phát hành cổ phiếu Tuy nhiên, bên cạnh lợi nêu trên, loại hình cơng ty cổ phần có hạn chế định như: - Việc quản lý điều hành Công ty cổ phần phức tạp - Việc thành lập quản lý Công ty cổ phần phức tạp loại hình cơng ty khác bị ràng buộc chặt chẽ quy định pháp luật, đặc biệt chế độ tài chính, kế tốn ❖ Quy trình quản lí văn thư đến theo quy định cần có, xếp chặc chẽ có quan hệ mật thiết với Tất ghi lại Sổ theo dõi công văn đến (đi) Trong việc xếp chỗ làm việc cơng ty lựa chọn loại hình văn phịng kín, phận bố trí riêng biệt Điều mang đến lợi ích nhân viên không bị tác động người xung quanh Họ có quyền tự định để làm việc phận mình.Khơng bi tác nhân bên ảnh hưởng lợi rõ ràng khơng gian đóng kín, tác nhân giúp tạo lập sức mạnh hiệu công việc Tuy nhiên, Những chi phí tăng thêm nhiều cho tường, vách ngăn ngăn cách, thiết bị chiếu sáng, thiết bị điều hịa… Số lượng người mà khơng gian kín hạn chế nhiều so với khơng gian mở Chi phí dành cho tu, bảo dưỡng văn phòng tăng lên ❖ 29 Bên cạnh đó, cơng tác tổ chức họp , hội nghị chuẩn bị cách linh hoạt, chu đáo cho khâu Công tác chuẩn bị trọng chi tiết nhỏ nhằm tránh sai sót khơng đáng có q trình diễn 30 31 ... trình xếp văn ……………………………… 17 Bảng 4: phân công nhiệm vụ cho họp hội nghị ………………………………24 CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1 Giới thiệu công ty: - Tên công ty: Công ty Phạm Phúc Gia (PPG Holdings). .. Nhận văn Phân loại Đăng ký công văn đến Trình văn đến Hình 6: sổ theo dõi công văn đến công ty PPG holdings 16 Hình 7: ví dụ văn đến cơng ty PPG b Sắp xếp văn Yêu cầu chung văn công ty: - Văn. .. Công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ/HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÔNG TY CỔ PHẦN PHẠM GIA PPG HOLDING –Căn vào Điều lệ tổ chức hoạt động Công Ty CP Phạm Gia ppg holding –Căn vào Biên họp Hội đồng Quản trị