TIỂU LUẬN NHÓM môn QUẢN TRỊ văn PHÒNG công ty phạm phúc gia (PPG holdings)

TIỂU LUẬN NHĨM MƠN: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Giảng viên: Nguyễn Trần Duyên Phú Nhóm: B & W Nguyễn Ngọc Trúc Lê Thị Quỳnh Như Nguyễn Hoàng Diễm Thy Nguyễn Xuân Ý Nguyễn Văn Quỳnh MỤC LỤC CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1 Giới thiệu công ty…………………………………………………………… 1.2 Tổ chức- cơng việc nhân viên phịng ………………………… CHƯƠNG II: Thực trạng phận hành văn phịng cơng ty 2.1 Sự khoa học quản trị hành văn phịng: 2.1.1 Sắp xếp chỗ làm việc ……………………………………………………………12 2.1.2 Quản trị thông tin: xếp VB đến-VB …………………………………… 14 2.1.3 Công tác lưu trữ văn thư ………………………………………………………19 2.2 Các nghiệp vụ hành văn phịng 2.2.1 Quy trình xếp họp nội cơng ty Ví dụ cụ thể …………….21 2.2.2 Quy Trình Sắp Xếp Cuộc Họp Hội Nghị Ví dụ cụ thể …………………… 23 2.2.3 Công tác lễ tân …………………………………………………………………25 CHƯƠNG III: Nhân xét …………………………………………………………… 28 Hình 1:: Trụ sở cơng ty ……………………………………………………4 Hình 2: Nhân lực cơng ty ……………………………………………………… Hình 3: Một vài hình ảnh dự án The Long Hai resort công ty…………… .4 Hình 4: Sơ đồ bố trí phận hành văn phịng cơng ty PPG holdings…12 Hình 5: Thể luồng công việc công ty PPG ……………………………….13 Hình 6: sổ theo dõi cơng văn đến cơng ty PPG holdings …………………… 16 Hình 7: ví dụ văn đến cơng ty PPG …………………………………….18 Hình 8: sổ theo dõi văn công ty PPG holdings …………………………18 Hình ví dụ minh họa văn cơng ty………………………………… 20 Hình 10: ví dụ minh họa phịng họp …………………………………………………22 Hình 11: hình ảnh minh họa cho hình thức thơng báo cơng ty ……………….23 Hình 12: Hình ảnh dụng cụ nghe nhìn hỗ trợ cho họp ………………… 23 Bảng 1: tóm tắt vị trí –nhiệm vụ-u cầu cơng việc ………………………… Bảng 2: Bảng mơ tả quy trình xếp văn đến ……………………………….14 Bảng : Bảng mô tả quy trình xếp văn ……………………………… 17 Bảng 4: phân công nhiệm vụ cho họp hội nghị ………………………………24 CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1 Giới thiệu công ty: - Tên công ty: Công ty Phạm Phúc Gia (PPG Holdings) - Tên giao dịch quốc tế: PPG Holdings - Trụ sở chính: 35 Nguyễn Cơ Thạch, Khu đô thị Thủ Thiêm, Phường An Lợi Đơng, Quận 2, TP Hồ Chí Minh - Quy mô:50 người - Lĩnh vực hoạt động: Bất động sản, nhà hàng, nội thất - Ngày thành lập: 22/10/2014 - Cơng ty : tính tới có cơng ty hoạt động nước + PPG S-partking + PPG Land &house + PPG yacht &boats + PPG EAS - Các giai đoạn phát triển: + 2014: thành lập công ty + 2015: PPG Holdings tập trung đầu tư kinh doanh đa lĩnh vực lấy BĐS làm tảng bệ phóng +2018: Phạm Phúc Gia thức hoạt động mơ hình Tổng công ty với tên gọi PPG Holdings, tinh thần phát triển bền vững chuyên nghiệp với cấu tập trung phát triển theo nhiều nhóm thương hiệu: PPG Land & House, PPG Yacht & Boats, PPG EAS, PPG S-partking -Tầm Nhìn –Sứ Mệnh: + Tầm nhìn: PPG holdings định hướng phát triển trở thành tập đoàn đầu tư nghỉ dưỡng tuyệt mỹ với giá trị gia tăng không ngừng thu nhập kế thừa qua nhiều hệ + Sứ mệnh : vị trí nói lên giá trị - Một số hình ảnh cơng ty: Hình 1: Trụ sở cơng ty Hình 2: Nhân lực cơng ty Hình 3: Một vài hình ảnh dự án The Long Hai resort công ty 1.2 Tổ chức- công việc nhân viên phòng - Chức văn phòng + Tham mưu giúp lãnh đạo thực công tác tổ chức, cán + Bảo vệ trị nội + Đảm nhiệm cơng tác hành – tổng hợp, văn thư - lưu trữ + Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật + Thực công tác tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hành + Quản lý công tác bảo vệ tổ xe… - Vị trí cơng việc hàng chánh văn phòng bao gồm: - Chánh văn phòng - Lễ tân - Thư ký - Bộ phận văn thư- lưu trữ - Bộ phận quản trị phục vụ - Bộ phận kế toán- tài vụ - Bộ phận nhân - Bộ phận pháp lý - Bộ phận bảo vệ Bảng 1: tóm tắt vị trí –nhiệm vụ-u cầu cơng việc Vị trí Nhiệm vụ Yêu cầu công việc công việc Chánh văn -Tổ chức quản lý, đạo, điều hành cơng phịng - Có khả việc Văn phịng; đạo-dẫn dắt cấp - Phân công công việc nhân viên (Nguyễn người lao động thuộc Văn phòng; hướng Văn Bảo) dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực mơn hàng nhiệm vụ giao cơng chức, văn phịng người lao động thuộc quyền quản lý; - - Kỹ chuyên Có khả lên kế - Tổ chức phối hợp công tác với phịng hoạc-tổ chức cơng chun mơn tài chính, cấp quản lý -Tham việc tốt mưu giúp cho ban giám Đốc đưa định chiến lược - Kỹ tiếng anh – máy tính văn phịng - Kiểm soát việc chấp hành tuân thủ giỏi quy định công ty ,pháp luật Nhà nước lao động người lao động thuộc Văn phòng trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban Thư ký - -Biên tập văn bản,theo dõi văn đến, - Có khả quản lý thời Lê Thị kiểm tra hình thức ,nội dung trước gian( xếp –tổ chức lịch Đào trình lên giám đốc cơng tác, họp ) - Lên kế hoạch hàng tháng, tuần, ngày cho - Giao tiếp tốt giám đốc - - Nhạy bén công việc - Lên lịch công tác -chuẩn bị chuyến -Ngoại hình đẹp cơng tác cho giám đốc - Kỹ máy tính văn -Viết biên buổi họp phòng - Trực tiếp hỗ trợ tổ chức họp - Trung thực công ty, buổi hôi thảo -Tiếp khách ,giải guyết số vấn đề phát sinh Lễ tân - Nẵm vững kiến thức lễ Lê Thị tân Thu Hương -trực điện thoai- trả lời câu hỏi đến tư thắc mắc cảu khách hàng -thực cuôc gọi đi: lên lịch lại, thơng báo… - Giọng nói dễ nghe - Ngoại hình đẹp - Kỹ giao tiếp tốt -tiếp nhận_đón khách -tiếp khách thời gian khách đợi -sắp sếp phịng chờ-tiếp nước Cơng tác -Quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu Công văn thư ty Nguyễn Thị Huyền - Tính cách cẩn thận,tỉ mị -Sắp xếp lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ đào - tạo nhân theo quy trình hướng dẫn công ty cách gọn gàng, khoa học Kỹ máy tính văn phịng - dễ tìm theo danh mục Kỹ nhập liệu Phân loại, hệ thống hóa, biên mục hồ sơ số công việc liên quan đến chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ -Tiếp nhận xử lý công văn đến, công văn công văn nội -Tiếp nhận xử lý Công văn đến/đi/ nội Cơng ty theo quy trình xử lý cơng - Kỹ tổ chứcsắp xếp liệu văn -Tiếp nhận CV đến/đi/nội bộ, vào sổ, đóng dấu, ghi số lữu trữ cơng văn, có báo cáo cấp -Theo dõi việc xử lý công văn đơn vị đến hồn tất, có báo cáo - Quản lý sử dụng dấu Công ty theo quy định sử dụng dấu Lưu trữ gốc/ văn đóng dấu theo quy định, báo cáo cấp Trưởng - Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát phòng triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, nhân - tháng Phạm Thị Xuân - quản lý-kỷ luật - - Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV cơng ty Kỹ giao tiếp tốt - -Xây dựng sách thăng tiến thay nhân Kỹ tổ chức- Minh bạch-công - Kỹ tuyển dụng -Lập ngân sách nhân đào tạo nhân Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ viên tốt cho sản xuất kinh doanh chiến lược công ty -Xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động -Tổ chức thực công tác hành chánh theo chức nhiệm vụ theo yêu cầu Ban Giám đốc -Xây dựng quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị công ty -Xây dựng kế hoạch tổ chức, giám sát việc thực an tinh trật tư, an tồn lao động, vệ sinh lao động phịng chống cháy nổ - Nghiên cứu, soạn thảo trình duyệt qui định áp dụng Công ty, xây dựng cấu tổ chức công ty – phận tổ chức thực Đề xuất cấu tổ chức, máy điều hành Công ty Xây dựng hệ thống qui chế, qui trình, qui định cho Công ty giám sát việc chấp hành nội qui Kế tốn- - Kiểm tra hóa đơn-nhận- trả tài - Ghi chép khảo chi trả phân tích-tổng hợp - Kiểm tra sổ sách số liệu tỉ mị - Lên báo cáo kết kinh doanh lên - Chịu áp lức tốt cấp - Kỹ máy tính Trương Thị Loan - Trình số liệu lên cấp để phê duyệt 10 - Kỹ quan sát- văn phịng Hình 7: ví dụ văn đến cơng ty PPG b Sắp xếp văn Yêu cầu chung văn công ty: - Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, phản ảnh nội dung, vấn đề, việc cần giải - Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ cẩn thận sử dụng mục đích q trình tiếp nhận Tất văn cần tuân theo quy trình chung cơng ty: Bảng : Bảng mơ tả quy trình xếp văn 17 STT Bước Thực Kiểm tra Mô tả nhiệm vụ - Người phụ trách Cán cần kiểm tra hình thức Cán văn thư trước gửi đi( trường ( Nguyễn Thị Huyền) hợp bị bưu điện trả lại người kiểm tra người soạn thảo chịu trách nhiệm) Lập bảng theo dõi văn - sau kiểm tra cán lập Cán văn thư bảng theo dõi ghi số, ngày ( Nguyễn Thị Huyền) tháng, tên loại, người chịu trách nhiệm soạn thảo, người nhận • Trong trường hợp phát văn gửi bị thất lạc cần liên hệ với người có trách nhiệm quản lý để kịp thời xử lý Hình 8: sổ theo dõi văn công ty PPG holdings 18 Hình ví dụ minh họa văn công ty 2.1.3 Công tác lưu trữ văn thư Soạn thảo văn định bổ nhiệm vị trí cơng ty: 19 CƠNG TY CỔ PHẦN PHẠM GIA PPG HOLDING CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập –Tự Do –Hạnh phúc Số 234 -QDCTY TP.HCM, ngày 22 tháng 12 năm 2019 QUYẾT ĐỊNH V/v: Bổ nhiệm Giám đốc Công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ/HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÔNG TY CỔ PHẦN PHẠM GIA PPG HOLDING – Căn vào Điều lệ tổ chức hoạt động Công Ty CP Phạm Gia ppg holding – Căn vào Biên họp Hội đồng Quản trị Công ty – Căn vào yêu cầu hoạt động kinh doanh; – Xét lực phẩm chất nhân viên QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nay bổ nhiệm:bà Lê Thị Thủy bổ nhiệm chức phó chánh văn phịng cơng ty phần Phạm Gia PPG Holding kể từ ngày 1-01-2010 Điều 2: Quyền nghĩa vụ: kể từ ngày 1-1-2020 bà Lê Thị Thủy có trách nhiệm ,nghĩa vụ hỗ trợ chánh văn phịng thực quản lý cơng việc phịng 20 Điều 3:kể từ ngày 1-01-2020 bà Lê Thị Thủy hưởng quyền nghĩa vụ cảu công ty theo quy định Nơi nhận : TM chủ tich hội đồng quản trị -phịng hành -tk 2.2 Các nghiệp vụ hành văn phịng 2.2.1 Quy trình xếp họp nội cơng ty Ví dụ cụ thể Quy trình xếp họp nội Ơng Phậm Thị Xuân muốn mở họp nội vào 10 ngày sau kế hoạch mắt sản phẩm cho tháng sau Thư ký phải làm bước sau Bước Đăng ký phòng để họp trước tuần để tránh tới ngày họp khơng có phịng Hình 10: ví dụ minh họa phịng họp Bước Thơng báo cho người phịng tham dự cách ( thông qua lịch công tác, email, fax điện thoại) Trong biên thơng báo tóm tắt nội dung họp thời gian địa điểm cụ thể 21 Hình 11: hình ảnh minh họa cho hình thức thông báo công ty Bước Chuẩn bị tài liệu gửi trước cho tài liệu, biên họp cho người để dễ theo dõi Bước Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn (máy chiếu máy tính….) Hình 12: Hình ảnh dụng cụ nghe nhìn hỗ trợ cho họp Bước Chuẩn bi nước giải khát nước suối 355ml, café cho thành viên họp họp ngắn, sủ dụng trà cho họp có nhân cấp cao , thuộc vào thuộc vào định Bước Ghi biên Thư ký cần ghi ý tóm tắt họp, ghi lại tất ý kiến thành viên họp sử dụng (tốc ký, máy tính, máy ghi âm) Bước Theo dõi Thư ký người theo dõi tiến độ, ghi lại tất ý kiến đóng góp phụ trách sau họp cho người tham dự 22 2.2.2 Quy Trình Sắp Xếp Cuộc Họp Hội Nghị Ví dụ cụ thể Chuẩn Bị Cho Hội Nghị Lễ Tri Ân Khách Hàng” Mục Đích: Sau đợt mở bán hộ biệt thự nghỉ dưỡng từ đầu năm 2019, nhận thấy đón nhận khách hàng dự án thành công ngày hôm Tổng công ty định tổ chức hội nghị :”Lễ Tri Ân Khách Hàng” vào ngày 28/12/2019 Ý Nghĩa hội nghị : Để khách hàng cảm thấy an tâm đặt niềm tin sử dụng sản phẩm dịch vụ công ty mang lại giá trị tinh thần cho khách hàng Thành phần tham dự: • Chủ tịch; Tổng giám đốc • Trưởng phịng phịng ban • Các khách hàng đã, đặt cọc mua hoàn tất hộ biệt thự nghỉ dưỡng công ty Số lượng: 500 người Địa điểm tổ chức: Trung tâm hội nghị yến tiệc Adora Dynasty số 1A Tôn Thất Tùng, phường Bến Nghé, quận 1, Tp.HCM Kinh phí dự trù: 700.000.000 ( bảy trăm triệu đồng) Thời gian: vào ngày 28/12/2019 • Đón khách: 17h • Khai Tiệc: 19h 23 Dưới bảng phân công cụ thể: Bảng 4: phân công nhiệm vụ cho họp hội nghị Chi tiết cơng việc Phịng ban Chăm sóc khách hàng • Lập danh sách khách hàng đã, mua hoàn tất hộ biệt thự nghỉ dưỡng • Sau duyệt mẫu thiết kế thiệp mời, điền thông tin khách hàng lập danh sách gửi trước ngày 18/12/2019 • Giao lưu với khách trước bữa hội nghị • Lấy ý kiến khách hàng sau buổi hội nghị Marketing • Thiết kế thiệp mời (chốt mẫu thiết kế ngày 12/12/2019) • Thiết kế baner cho buổi hội nghị • Chuẩn bị tài liệu có liên quan đến buổi hội nghị thiết kế slide để trình chiếu • Làm việc trực tiếp với MC chương trình • Làm việc trực tiếp với Tổng giám đốc cho phát biểu • Ghi chép sau buổi hội nghị Nhân • Tham khảo dịch vụ như: MC cho chương trình,các tiết mục văn nghệ,trang trí tiệc, chọn ăn • Tham khảo dịch vụ quay phim, chụp hình cho buổi hội nghị • Kiểm tra lại dịch vụ nghe, nhìn địa điểm tổ chức • Khảo sát địa điểm tổ chức cụ thể chuẩn bị thêm phương án B(nếu có sơ xuất) 24 • Sắp xếp sơ đồ chỗ ngồi cho thành viên tham dự Kế tốn • Xem xét duyệt chi hạng mục cần cho hội nghị • Hoạch định giấy tờ, hố đơn sau liên quan buổi hội nghị Xây dựng chương trình cho hội nghị: - 17h: đón tiếp, hướng dẫn khách vào khu vực chờ, thưởng thức ăn, uống nhẹ trước buổi hội nghị - 19h – 19h30: • Khai mạc, MC tuyên bố lý bữa tiệc • tiết mục múa ( phút) • Giới thiệu đại biểu, chào đón khách mời • Tổng Giám Đốc trực tiếp phát biểu khó khăn thành công dự án đến ngày hôm nay, tri ân nồng nhiệt khách hàng tin tưởng đón nhận sản phẩm cơng ty • Mời chủ tịch, Tổng giám đốc số khách hàng khui rượu khai tiệc - 19h30-20h30: Khách mời đại biểu dùng tiệc, thưởng thức tiết mục văn nghệ - 20h30-21h: Gameshow, bốc thăm may mắn tặng quà - 21h15: Tiễn khách, chụp hình lưu niệm 2.2.3 Công tác lễ tân 25 a) Lên kế hoạch cho chuyến cơng tác nước ngồi cho cấp Mục đích chuyến cơng tác: Khảo sát vật tư-thiết bị cho dự án, tham quan nhà máy thiết bị vệ sinh TOTO Thượng Hải Trung Quốc Người công tác: Tổng giám đốc kinh doanh, trưởng phòng Marketing, Thư ký Tổng Giám Đốc Địa điểm: Thượng Hải - Trung Quốc (nhà máy trang thiết bị vệ sinh TOTO) Thời gian: từ ngày 02/01/2020 đến 08/01/2020 Kinh phí dự trù: • Vé máy bay chiều: hãng bay Vietnam airline hạng thương gia 16.000.000vnd (mười sáu triệu đồng cho người) Tổng người: 48.000.000vnd (bốn mươi tám triệu đồng) • Nơi ở: khách sạn Hyatt on the bunds hotel, 5.700.000vnd (năm triệu bảy trăm đồng đêm) Tổng cho đêm: 119.700.000vnd/3 phịng (Một trăn mười chin triệu bảy tram nghìn đồng),có xe đưa đón sân bay • Phương tiện lại: phía đối tác cho tài xế riêng đưa đón • Ăn uống: 30.000.000vnd ( ba mươi triệu đồng) • Kinh phí dự phịng: 50.000.000vnd (năm mươi triệu đồng) Cơng việc chuẩn bị: • Giấy tờ tuỳ thân, hộ chiếu có visa Trung Quốc (cịn hạn) • Giấy đường • Quyết định cơng tác • Tài liệu cần thiết cho chuyến • Giấy uỷ quyền cho Phó Giám Đốc • Thơng báo cho bên đối tác TOTO • Đặt vé máy bay, đặt hẹn khách sạn Lịch cơng tác 26 • Ngày 02/01/2020: bay chuyến Sài Gòn Thượng Hải lúc 09:15 – 14:30 Khi đến Thượng Hải có nhân viên khách sạn đón khách sạn, nghỉ ngơi 18h ăn tối với đối tác TOTO • Ngày 03/01/2020 đến ngày 05/01/2020: tham gia hội chợ triển lãm vật tưtrang thiết bị cần cho dự án • Ngày 06/01/2020 – 07/01/2020:Có họp ngắn đối tác bên Toto Chiều 15h tham quan nhà máy, sau có dùng bữa tối • Ngày 08/01/2020: bay chuyến Thượng Hải Sài Gịn lúc 12:30 – 17:45 Hồn tất chuyến cơng tác Sau chuyến cơng tác: • Soạn tổng hợp, gửi tóm tắt tài liệu thu thập qua chuyến công tác cho Tổng Giám Đốc theo dõi • Tổng hợp chứng từ chi phí cơng tác để tốn • Liên hệ với Phó Giám Đốc, xem công việc uỷ quyền thực chưa, báo cáo tóm tắt diễn biến doanh nghiệp • Lưu trữ tài liệu chuyến công tác b) Lên kế hoạch tổ chức bữa tiệc tất niên cuối năm cho nhân viên công ty sau năm làm việc nhằm gắn kết tất nhân viên cơng ty Mục đích: Qua năm thành công công ty, phần lớn công sức tồn thể CB-NV, tổng cơng ty định tổ chức bữa tiệc tri ân cuối năm, để nhìn thời chặng đường đồng hành, cống hiến, tăng thêm tình gắn kết người cơng ty tạo động lực để phấn đấu cho năm đến Địa điểm: Khu Nghỉ Dưỡng Cao Cấp Resort Lan Rừng Long Hải 27 Trang phục: thoải mái, tối có đêm Gala, tồn thể người mặc màu trắng đen Thời gian: từ ngày 20/12/2019 đến ngày 22/12/2019 Thành phần tham dự; tồn thể CB-NV cơng ty Cơng tác chuẩn bị cho bữa tiệc : • Lên kịch cho đêm Gala • Liên hệ địa điểm tổ chức (đặt phịng, đặt cho bữa trưa bữa tối, setup cho Team Building chương trình Đêm Gala) • Liên hệ với cơng ty tổ chức Team Building cho cơng ty • Liên hệ với nhiếp ảnh để ghi lại khoảng khắc đáng nhớ • Các phòng ban chuẩn bị tiết mục nhỏ góp vui cho bữa tiệc • Liên hệ nhà xe du lịch • Chuẩn bị phần quà tặng cho nhân viên phần bốc thăm trúng thưởng • Lên danh sách khen thưởng CB-NV có thành tích xuất sắc vượt bậc • video ngắn hành trình năm vừa qua công ty Ngân sách: 300.000.000vnd (ba trăm triệu đồng) Chương II : Nhận xét đánh giá Tổng công ty Phạm Phúc Gia - PPG Holdings với tên giao dịch quốc tế PPG Holdings, tiền thân từ công ty cổ phần Phạm Phúc Gia Với kinh nghiệm hoạt động 20 năm lĩnh vực Bất động sản, PPG đạt nhiều thành công với hướng riêng, nắm bắt thích ứng với thị trường, trọng đầu tư giải pháp tôn tạo giá trị tăng thêm cho BĐS từ tạo hiệu kinh doanh Năm 2018, năm đánh dấu tái cấu trúc máy Tổng Công ty, đưa công ty bước 28 vào thị trường lớn tăng trưởng mạnh Đây năm PPG Holdings bước vào định hướng "Tổng công ty mẹ" hỗ trợ cho công ty công ty hỗ trợ tạo nên vòng tròn kết nối chặt chẽ => Vì cấu gồm nhiều nhánh nhỏ nên Khả hoạt động Công ty cổ phần rộng, Khả huy động vốn Công ty cổ phần cao thông qua việc phát hành cổ phiếu Tuy nhiên, bên cạnh lợi nêu trên, loại hình cơng ty cổ phần có hạn chế định như: - Việc quản lý điều hành Công ty cổ phần phức tạp - Việc thành lập quản lý Công ty cổ phần phức tạp loại hình cơng ty khác bị ràng buộc chặt chẽ quy định pháp luật, đặc biệt chế độ tài chính, kế tốn ❖ Quy trình quản lí văn thư đến theo quy định cần có, xếp chặc chẽ có quan hệ mật thiết với Tất ghi lại Sổ theo dõi công văn đến (đi) Trong việc xếp chỗ làm việc cơng ty lựa chọn loại hình văn phịng kín, phận bố trí riêng biệt Điều mang đến lợi ích nhân viên khơng bị tác động người xung quanh Họ có quyền tự định để làm việc phận mình.Khơng bi tác nhân bên ngồi ảnh hưởng lợi rõ ràng không gian đóng kín, tác nhân giúp tạo lập sức mạnh hiệu công việc Tuy nhiên, Những chi phí tăng thêm nhiều cho tường, vách ngăn ngăn cách, thiết bị chiếu sáng, thiết bị điều hịa… Số lượng người mà khơng gian kín hạn chế nhiều so với không gian mở Chi phí dành cho tu, bảo dưỡng văn phòng tăng lên ❖ 29 Bên cạnh đó, cơng tác tổ chức họp , hội nghị chuẩn bị cách linh hoạt, chu đáo cho khâu Công tác chuẩn bị trọng chi tiết nhỏ nhằm tránh sai sót khơng đáng có q trình diễn 30 31 ... trình xếp văn ……………………………… 17 Bảng 4: phân công nhiệm vụ cho họp hội nghị ………………………………24 CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1 Giới thiệu công ty: - Tên công ty: Công ty Phạm Phúc Gia (PPG Holdings). .. đốc Công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ/HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÔNG TY CỔ PHẦN PHẠM GIA PPG HOLDING – Căn vào Điều lệ tổ chức hoạt động Công Ty CP Phạm Gia ppg holding – Căn vào Biên họp Hội đồng Quản. .. theo dõi cơng văn đến cơng ty PPG holdings 16 Hình 7: ví dụ văn đến công ty PPG b Sắp xếp văn Yêu cầu chung văn công ty: - Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, phản