TIỂU LUẬN NHÓM môn QUẢN TRỊ văn PHÒNG công ty phạm phúc gia (PPG holdings)

TIỂU LUẬN NHĨM MƠN: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Giảng viên: Nguyễn Trần Duyên Phú Nhóm: B & W Nguyễn Ngọc Trúc Lê Thị Quỳnh Như Nguyễn Hoàng Diễm Thy Nguyễn Xuân Ý Nguyễn Văn Quỳnh Mục lục nội dung CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY 1.1 Giới thiệu cơng ty: - Tên công ty: Công ty Phạm Phúc Gia (PPG Holdings) - Tên giao dịch quốc tế: PPG Holdings - Trụ sở chính: 35 Nguyễn Cơ Thạch, Khu thị Thủ Thiêm, Phường An Lợi Đông, Quận 2, TP Hồ Chí Minh - Quy mơ:50 người - Lĩnh vực hoạt động: Bất động sản, nhà hàng, nội thất - Ngày thành lập: 22/10/2014 - Cơng ty : tính tới có cơng ty hoạt động nước + PPG S-partking + PPG Land &house + PPG yacht &boats + PPG EAS - Các giai đoạn phát triển: + 2014: thành lập công ty + 2015: PPG Holdings tập trung đầu tư kinh doanh đa lĩnh vực lấy BĐS làm tảng bệ phóng +2018: Phạm Phúc Gia thức hoạt động mơ hình Tổng cơng ty với tên gọi PPG Holdings, tinh thần phát triển bền vững chuyên nghiệp với cấu tập trung phát triển theo nhiều nhóm thương hiệu: PPG Land & House, PPG Yacht & Boats, PPG EAS, PPG S-partking -Tầm Nhìn –Sứ Mệnh: + Tầm nhìn: PPG holdings định hướng phát triển trở thành tập đoàn đầu tư nghỉ dưỡng tuyệt mỹ với giá trị gia tăng không ngừng thu nhập kế thừa qua nhiều hệ + Sứ mệnh : vị trí nói lên giá trị - Một số hình ảnh cơng ty: Hình 1: Trụ sở cơng ty Hình 2: Nhân lực cơng ty Hình 3: Một vài hình ảnh dự án The Long Hai resort công ty 1.2 Tổ chức- công việc nhân viên phòng - Chức văn phòng + Tham mưu giúp lãnh đạo thực công tác tổ chức, cán + Bảo vệ trị nội + Đảm nhiệm cơng tác hành – tổng hợp, văn thư - lưu trữ + Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật + Thực công tác tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hành + Quản lý công tác bảo vệ tổ xe… - Vị trí cơng việc hàng chánh văn phịng bao gồm: - Chánh văn phòng - Lễ tân - Thư ký - Bộ phận văn thư- lưu trữ - Bộ phận quản trị phục vụ - Bộ phận kế toán- tài vụ - Bộ phận nhân - Bộ phận pháp lý - Bộ phận bảo vệ Bảng 1: tóm tắt vị trí –nhiệm vụ-u cầu cơng việc Thư ký Lê Thị Đào -Biên tập văn bản,theo dõi văn đến, kiểm tra hình thức ,nội dung trước trình lên giám đốc - Lên kế hoạch hàng tháng, tuần, ngày cho giám đốc - Lên lịch công tác -chuẩn bị chuyến công tác cho giám đốc -Viết biên buổi họp -Nhiệm Trực tiếp Vị trí vụ hỗ trợ tổ chức họp công ty, công việc buổi hôi thảo -Tiếp khách ,giải guyết Chánh văn -Tổ chức quản lý, đạo, điều hành công số vấn đề phát sinh phòng việc Văn phòng; - Phân công công việc nhân viên (Nguyễn người lao động thuộc Văn phòng; hướng Lễ tân Văn Bảo) dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực Lê Thị nhiệm vụ giao công chức, -trực thoai-thuộc trả lờiquyền câu hỏilý; đến tư Thu ngườiđiện lao động quản thắcphối mắchợp cảucông khách Hương - Tổ chức táchàng với phịng -thực cáctàicc gọicấp đi: quản lên lịch lại, chun mơn chính, lý -Tham thông báo… mưu giúp cho ban giám Đốc đưa -tiếp khách quyếtnhận_đón định chiến lược -tiếp khách thời gian khách đợi -sắp sếp sốt phịng chờ-tiếp nướcvà tuân thủ - Kiểm việc chấp hành quy định công ty ,pháp luật Nhà Công tác -Quản lý vàvới lưu lao trữ hồ sơ, tài liệu nước đối động người lao Công động văn thư ty thuộc Văn phịng q trình thực -Sắp lưunhiệm trữ văn tài liệu, hồ sơ đào chức xếp năng, vụ,bản, quyền hạn phòng Nguyễn tạo nhân theo quy trình hướng dẫn ban Thị Huyền công ty cách gọn gàng, khoa học dễ tìm theo danh mục Phân loại, hệ thống hóa, biên mục hồ sơ số công việc liên quan đến chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ -Tiếp nhận xử lý công văn đến, công văn công văn nội -Tiếp nhận xử lý Công văn đến/đi/ nội Công ty theo quy trình xử lý cơng văn -Tiếp nhận CV đến/đi/nội bộ, vào sổ, đóng dấu, ghi số lữu trữ cơng văn, có báo cáo cấp -Theo dõi việc xử lý công văn đơn vị đến hồn tất, có báo cáo Cơng ty - Quản lý sử dụng dấu theo quy định sử dụng dấu Lưu trữ gốc/ văn đóng dấu theo quy định, báo cáo cấp - Có khả quản lý thời gian( xếp –tổ chức lịch công tác, họp ) - Giao tiếp tốt - Nhạy bén cơng việc -Ngoại hình đẹp - Kỹ máy tính văn phịng - Trung thực u cầu cơng việc Có khả đạo-dẫn dắt cấp - Kỹ chuyên - Nẵm môn vữngvề kiến thức lễ hàng tân văn phịng - Có khả lên kế - Giọnghoạc-tổ nói dễ chức nghe cơng việc tốt - Ngoại hình đẹptiếng anh – - Kỹ - Kỹ máygiao tínhtiếp văntốt phịng giỏi - - Tính cách cẩn thận,tỉ mị Kỹ máy tính văn phịng Kỹ nhập liệu Kỹ tổ chứcsắp xếp liệu CHƯƠNG II : Thực trạng phận hành văn phịng cơng ty 2.1 Sự khoa học quản trị hành văn phịng: 2.1.1 Sắp xếp chỗ làm việc a Thiết kế: Công ty thiết kế chổ làm việc theo thiết kế kín, phận có chức khác xếp vào phịng, thuận tiện cho việc trao đổi thông tin nhân viên nhóm Gồm phịng phịng pháp lý,phịng nhân sự, phịng kế tốn tài chính, phòng quản lý- chánh văn phòng, phòng giám đốc, phòng cơng tác văn thư, ngồi cịn có phịng họp lớn phục vụ cho công tác nội công ty đảm bảo bảo mật thông tin cần thiết.Các thiết bị máy photo hay máy in tủ tài liệu đặt vị trí xen kẻ phịng thuận lợi cho cơng tác hành dễ dàng lấy thơng tin Các phịng bố trí khơng theo luồng cơng việc b Phân bổ: Tập trung theo chứng Các phận hành đặt phận chuyên môn phải đặt quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa giám sát chánh văn phịng c Sơ đồ bố trí hành văn phịng Hình 4: Sơ đồ bố trí phận hành văn phịng cơng ty PPG holdings Hình 5: Thể luồng cơng việc công ty PPG 2.1.2 Quản trị thông tin: xếp VB đến-VB a Sắp xếp văn đến: Yêu cầu chung văn đến công ty: - Các văn phải đăng kí văn thư Người nhận chịu trách nhiệm với văn đến phải kí vào sổ Đảm bảo tính nhanh chóng, bảo mật Tất văn gửi từ quan, đơn vị ngoài, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn chuyên ngành, văn hành chính, văn báo cáo, đơn từ, thư từ gửi đến từ quan, tổ chức trải qua quy trình quản lý sau: Bảng 2: Bảng mơ tả quy trình xếp văn đến STT Bước thực Nhận văn Phân loại Đăng ký văn đến công Mô tả nhiệm vụ Tiếp nhận văn đến Xem qua lượt ngồi bì xem có cơng văn gửi cho quan hay không, không chuyển thường trực để trả lại cho nhân viên bưu điện trực tiếp - Có nhiệm vụ bóc bì, kiểm tra số lượng, dấu niêm phong, trường hợp văn bị thiếu cần liên hệ với phận có trách nhiệm sau phân loại theo hướng sau: • Phân chia văn bản, thư từ, sách báo, thành loại riêng • Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, tin, vào sổ công văn đến Đối với văn gửi đến quan phải vào sổ đăng ký công văn đến - - Người thực Cán văn thư ( Nguyễn Thị Huyền) Cán văn thư ( Nguyễn Thị Huyền) Sau nhận phân loại, cán đóng dấu đến, ghi Cán văn thư ngày đến, quan gửi, số,ký hiệu văn bản, trích dẫn nội ( Nguyễn Thị Huyền) dung sơ bộ, cá nhân nơi giải văn Trình văn đến - Tất văn đến, sau đăng ký: Cán phải Cán văn thư trình cho người có thẩm ( Nguyễn Thị Huyền) quyền giải văn Hình 6: sổ theo dõi cơng văn đến cơng ty PPG holdings Hình 7: ví dụ văn đến cơng ty PPG b Sắp xếp văn Yêu cầu chung văn công ty: - Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, phản - ảnh nội dung, vấn đề, việc cần giải Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ cẩn thận sử dụng mục đích q trình tiếp nhận Tất văn cần tuân theo quy trình chung cơng ty: Bảng : Bảng mơ tả quy trình xếp văn STT Bước Thực Kiểm tra - Mô tả nhiệm vụ Người phụ trách Cán cần kiểm tra hình thức Cán văn thư trước gửi đi( trường ( Nguyễn Thị Huyền) hợp bị bưu điện trả lại người kiểm tra người soạn 10 Quy trình xếp họp nội Ông Phậm Thị Xuân muốn mở họp nội vào 10 ngày sau kế hoạch mắt sản phẩm cho tháng sau Thư ký phải làm bước sau Bước Đăng ký phòng để họp trước tuần để tránh tới ngày họp khơng có phịng Hình 10: ví dụ minh họa phịng họp Bước Thơng báo cho người phịng tham dự cách ( thơng qua lịch cơng tác, email, fax điện thoại) Trong biên thông báo tóm tắt nội dung họp thời gian địa điểm cụ thể Hình 11: hình ảnh minh họa cho hình thức thơng báo cơng ty Bước Chuẩn bị tài liệu gửi trước cho tài liệu, biên họp cho người để dễ theo dõi Bước Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn (máy chiếu máy tính….) 14 Hình 11: Hình ảnh dụng cụ nghe nhìn hỗ trợ cho họp Bước Chuẩn bi nước giải khát nước suối 355ml, café cho thành viên họp họp ngắn, sủ dụng trà cho họp có nhân cấp cao , thuộc vào thuộc vào định Bước Ghi biên Thư ký cần ghi ý tóm tắt họp, ghi lại tất ý kiến thành viên họp sử dụng (tốc ký, máy tính, máy ghi âm) Bước Theo dõi Thư ký người theo dõi tiến độ, ghi lại tất ý kiến đóng góp phụ trách sau họp cho người tham dự 2.2.2 Quy Trình Sắp Xếp Cuộc Họp Hội Nghị Ví dụ cụ thể Chuẩn Bị Cho Hội Nghị Lễ Tri Ân Khách Hàng” Mục Đích: Sau đợt mở bán hộ biệt thự nghỉ dưỡng từ đầu năm 2019, nhận thấy đón nhận khách hàng dự án thành công ngày hôm Tổng công ty định tổ chức hội nghị :”Lễ Tri Ân Khách Hàng” vào ngày 28/12/2019 Ý Nghĩa hội nghị : Để khách hàng cảm thấy an tâm đặt niềm tin sử dụng sản phẩm dịch vụ công ty mang lại giá trị tinh thần cho khách hàng Thành phần tham dự: 15 • • • Chủ tịch; Tổng giám đốc Trưởng phòng phòng ban Các khách hàng đã, đặt cọc mua hoàn tất hộ biệt thự nghỉ dưỡng công ty Số lượng: 500 người Địa điểm tổ chức: Trung tâm hội nghị yến tiệc Adora Dynasty số 1A Tôn Thất Tùng, phường Bến Nghé, quận 1, Tp.HCM Kinh phí dự trù: 700.000.000 ( bảy trăm triệu đồng) Thời gian: vào ngày 28/12/2019 • • Đón khách: 17h Khai Tiệc: 19h Dưới bảng phân công cụ thể: Bảng 4: phân công nhiệm vụ cho họp hội nghị Phịng ban Chi tiết cơng việc Chăm sóc khách hàng • Marketing • • • Lập danh sách khách hàng đã, mua hoàn tất hộ biệt thự nghỉ dưỡng • Sau duyệt mẫu thiết kế thiệp mời, điền thông tin khách hàng lập danh sách gửi trước ngày 18/12/2019 • Giao lưu với khách trước bữa hội nghị • Lấy ý kiến khách hàng sau buổi hội nghị Thiết kế thiệp mời (chốt mẫu thiết kế ngày 12/12/2019) Thiết kế baner cho buổi hội nghị Chuẩn bị tài liệu có liên quan đến buổi hội nghị thiết kế slide để trình chiếu • Làm việc trực tiếp với MC chương trình 16 Nhân • • Làm việc trực tiếp với Tổng giám đốc cho phát biểu Ghi chép sau buổi hội nghị • Tham khảo dịch vụ như: MC cho chương trình,các tiết mục văn nghệ,trang trí tiệc, chọn ăn Tham khảo dịch vụ quay phim, chụp hình cho buổi hội nghị Kiểm tra lại dịch vụ nghe, nhìn địa điểm tổ chức Khảo sát địa điểm tổ chức cụ thể chuẩn bị thêm phương án B(nếu có sơ xuất) Sắp xếp sơ đồ chỗ ngồi cho thành viên tham dự • • • • Kế tốn • • Xem xét duyệt chi hạng mục cần cho hội nghị Hoạch định giấy tờ, hoá đơn sau liên quan buổi hội nghị Xây dựng chương trình cho hội nghị: - 17h: đón tiếp, hướng dẫn khách vào khu vực chờ, thưởng thức ăn, uống • • • • nhẹ trước buổi hội nghị 19h – 19h30: Khai mạc, MC tuyên bố lý bữa tiệc tiết mục múa ( phút) Giới thiệu đại biểu, chào đón khách mời Tổng Giám Đốc trực tiếp phát biểu khó khăn thành cơng dự án đến ngày hôm nay, tri ân nồng nhiệt khách hàng tin tưởng đón nhận sản phẩm cơng ty • Mời chủ tịch, Tổng giám đốc số khách hàng khui rượu khai tiệc - 19h30-20h30: Khách mời đại biểu dùng tiệc, thưởng thức tiết mục văn nghệ - 20h30-21h: Gameshow, bốc thăm may mắn tặng quà - 21h15: Tiễn khách, chụp hình lưu niệm 2.2.3 Cơng tác lễ tân a) Lên kế hoạch cho chuyến cơng tác nước ngồi cho cấp 17 Mục đích chuyến cơng tác: Khảo sát vật tư-thiết bị cho dự án, tham quan nhà máy thiết bị vệ sinh TOTO Thượng Hải Trung Quốc Người công tác: Tổng giám đốc kinh doanh, trưởng phòng Marketing, Thư ký • Tổng Giám Đốc Địa điểm: Thượng Hải - Trung Quốc (nhà máy trang thiết bị vệ sinh TOTO) Thời gian: từ ngày 02/01/2020 đến 08/01/2020 Kinh phí dự trù: Vé máy bay chiều: hãng bay Vietnam airline hạng thương gia 16.000.000vnd (mười sáu triệu đồng cho người) Tổng người: 48.000.000vnd (bốn mươi tám triệu đồng) • Nơi ở: khách sạn Hyatt on the bunds hotel, 5.700.000vnd (năm triệu bảy trăm đồng đêm) Tổng cho đêm: 119.700.000vnd/3 phịng (Một trăn mười chin • • • triệu bảy tram nghìn đồng),có xe đưa đón sân bay Phương tiện lại: phía đối tác cho tài xế riêng đưa đón Ăn uống: 30.000.000vnd ( ba mươi triệu đồng) Kinh phí dự phịng: 50.000.000vnd (năm mươi triệu đồng) Cơng việc chuẩn bị: • Giấy tờ tuỳ thân, hộ chiếu có visa Trung Quốc (cịn hạn) • Giấy đường • Quyết định cơng tác • Tài liệu cần thiết cho chuyến • Giấy uỷ quyền cho Phó Giám Đốc • Thơng báo cho bên đối tác TOTO • Đặt vé máy bay, đặt hẹn khách sạn Lịch cơng tác • Ngày 02/01/2020: bay chuyến Sài Gòn Thượng Hải lúc 09:15 – 14:30 Khi đến Thượng Hải có nhân viên khách sạn đón khách sạn, nghỉ ngơi 18h ăn tối với đối tác TOTO • Ngày 03/01/2020 đến ngày 05/01/2020: tham gia hội chợ triển lãm vật tưtrang thiết bị cần cho dự án • Ngày 06/01/2020 – 07/01/2020:Có họp ngắn đối tác bên Toto Chiều 15h tham quan nhà máy, sau có dùng bữa tối • Ngày 08/01/2020: bay chuyến Thượng Hải Sài Gịn lúc 12:30 – 17:45 Hồn tất chuyến cơng tác 18 Sau chuyến cơng tác: • Soạn tổng hợp, gửi tóm tắt tài liệu thu thập qua chuyến công tác cho Tổng Giám Đốc theo dõi • Tổng hợp chứng từ chi phí cơng tác để tốn • Liên hệ với Phó Giám Đốc, xem cơng việc uỷ quyền thực chưa, báo cáo tóm tắt diễn biến doanh nghiệp • Lưu trữ tài liệu chuyến công tác b) Lên kế hoạch tổ chức bữa tiệc tất niên cuối năm cho nhân viên công ty sau năm làm việc nhằm gắn kết tất nhân viên cơng ty Mục đích: Qua năm thành công công ty, phần lớn công sức tồn thể CB-NV, tổng cơng ty định tổ chức bữa tiệc tri ân cuối năm, để nhìn thời chặng đường đồng hành, cống hiến, tăng thêm tình gắn kết người công ty tạo động lực để phấn đấu cho năm đến Địa điểm: Khu Nghỉ Dưỡng Cao Cấp Resort Lan Rừng Long Hải Trang phục: thoải mái, tối có đêm Gala, tồn thể người mặc màu trắng đen Thời gian: từ ngày 20/12/2019 đến ngày 22/12/2019 Thành phần tham dự; toàn thể CB-NV công ty Công tác chuẩn bị cho bữa tiệc : • • Lên kịch cho đêm Gala Liên hệ địa điểm tổ chức (đặt phịng, đặt cho bữa trưa bữa tối, • • • • • setup cho Team Building chương trình Đêm Gala) Liên hệ với công ty tổ chức Team Building cho công ty Liên hệ với nhiếp ảnh để ghi lại khoảng khắc đáng nhớ Các phòng ban chuẩn bị tiết mục nhỏ góp vui cho bữa tiệc Liên hệ nhà xe du lịch Chuẩn bị phần quà tặng cho nhân viên phần bốc thăm trúng thưởng 19 • • Lên danh sách khen thưởng CB-NV có thành tích xuất sắc vượt bậc video ngắn hành trình năm vừa qua cơng ty Ngân sách: 300.000.000vnd (ba trăm triệu đồng) Chương II : Nhận xét đánh giá Tổng công ty Phạm Phúc Gia - PPG Holdings với tên giao dịch quốc tế PPG Holdings, tiền thân từ công ty cổ phần Phạm Phúc Gia Với kinh nghiệm hoạt động 20 năm lĩnh vực Bất động sản, PPG đạt nhiều thành cơng với hướng riêng, nắm bắt thích ứng với thị trường, trọng đầu tư giải pháp tôn tạo giá trị tăng thêm cho BĐS từ tạo hiệu kinh doanh Năm 2018, năm đánh dấu tái cấu trúc máy Tổng Công ty, đưa công ty bước vào thị trường lớn tăng trưởng mạnh Đây năm PPG Holdings bước vào định hướng "Tổng công ty mẹ" hỗ trợ cho công ty công ty hỗ trợ tạo nên vòng tròn kết nối chặt chẽ => Vì cấu gồm nhiều nhánh nhỏ nên Khả hoạt động Công ty cổ phần rộng, Khả huy động vốn Công ty cổ phần cao thông qua việc phát hành cổ phiếu Tuy nhiên, bên cạnh lợi nêu trên, loại hình cơng ty cổ phần có hạn chế định như: - Việc quản lý điều hành Công ty cổ phần phức tạp - Việc thành lập quản lý Công ty cổ phần phức tạp loại hình cơng ty khác bị ràng buộc chặt chẽ quy định pháp luật, đặc biệt chế độ tài chính, kế tốn  20 Quy trình quản lí văn thư đến theo quy định cần có, xếp chặc chẽ có quan hệ mật thiết với Tất ghi lại Sổ theo dõi công văn đến (đi) Trong việc xếp chỗ làm việc cơng ty lựa chọn loại hình văn phịng kín, phận bố trí riêng biệt Điều mang đến lợi ích nhân viên không bị tác động người xung quanh Họ có quyền tự định để làm việc phận mình.Khơng bi tác nhân bên ảnh hưởng lợi rõ ràng khơng gian đóng kín, tác nhân giúp tạo lập sức mạnh hiệu công việc Tuy nhiên, Những chi phí tăng thêm nhiều cho tường, vách ngăn ngăn cách, thiết bị chiếu sáng, thiết bị điều hịa… Số lượng người mà khơng gian kín hạn chế nhiều so với khơng gian mở Chi phí dành cho tu, bảo dưỡng văn phòng tăng lên  Bên cạnh đó, cơng tác tổ chức họp , hội nghị chuẩn bị cách linh hoạt, chu đáo cho khâu Công tác chuẩn bị trọng chi tiết nhỏ nhằm tránh sai sót khơng đáng có q trình diễn 21 22 ... đốc Công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ/HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÔNG TY CỔ PHẦN PHẠM GIA PPG HOLDING – Căn vào Điều lệ tổ chức hoạt động Công Ty CP Phạm Gia ppg holding – Căn vào Biên họp Hội đồng Quản. .. số công việc liên quan đến chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ -Tiếp nhận xử lý công văn đến, công văn công văn nội -Tiếp nhận xử lý Công văn đến/đi/ nội Công ty theo quy trình xử lý cơng văn. ..Mục lục nội dung CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY 1.1 Giới thiệu cơng ty: - Tên công ty: Công ty Phạm Phúc Gia (PPG Holdings) - Tên giao dịch quốc tế: PPG Holdings - Trụ sở chính: 35 Nguyễn