LUẬN VĂN: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ potx

Bắt nguồn từ nhu cầu này Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera được thành lập, xét theo đề nghị của Hội đồng Qủan trị của Tổng công ty Xây dựng Miền trung tại các tờ t

PHẦN I : TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY GỐM VÀ THUỶ

TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA -  -

I Qúa trình hình thành của Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera :

Cuộc sống ngày càng phát triển, nhu cầu của con người cũng không ngừng tăng lên, con người luôn đòi hỏi về nhiều mặt, về những nhu cầu trong cuộc sống như: ăn, mặc, đi lại Trong đó, nhu cầu về sinh hoạt cũng không kém phần quan trọng đối với mỗi người Bắt nguồn từ nhu cầu này Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera được thành lập, xét theo đề nghị của Hội đồng Qủan trị của Tổng công ty Xây dựng Miền trung tại các tờ trình số 2544/TCT-HĐQT ngày 7/12/2000 và đề nghị của Vụ trưởng vụ

Tổ chức lao động

Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera trước đây có tên là Công ty gốm sứ Hải Vân, trực thuộc Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, sau một thời gian sản xuất đổi lại với tên là Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera , là đơn vị thành viên hoạch toán phụ thuộc của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, có con dấu, có tải khoản phù hợp với phương thức hoạch toán Công ty được tổ chức và hoạt động theo điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung đã được Bộ trưởng Xây dựng phê chuẩn và theo điều lệ riêng của Công ty do Hội đồng quản trị Tổng công ty Xây dựng Miền Trung phê chuẩn

Sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại dụng cụ bằng gốm sứ cho sinh hoạt, đa dạng về chủng loại, mẫu mã tùy theo nhu cầu của khách hàng như: xí bệt, chậu rửa, tiểu treo, chân chậu, xí xổm Gốm sứ VIGLACERA được sản xuất trên dây chuyền tự động với công nghệ tiên tiến Vật liệu dùng để sản xuất chủ yếu là cao lanh, trường thạch, đất sét

2 Chức năng và nhiệm vụ của nhà máy gốm sứ VIGLACERA:

2.1 Chức năng của nhà máy:

Sản xuất các loại gốm sứ phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của người tiêu dùng

2.2 Nhiệm vụ của nhà máy:

Nhà máy gốm sứ VIGLACERA thực hiện nhiệm vụ kinh doanh theo sự phân công của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, cụ thể là:

 Triển khai thực hiện và quản lý, khai thác dự án đầu tư xây dựng nhà máy sứ vệ sinh VIGLACERA

 Sản xuất kinh doanh các chủng loại sản phẩm gốm sứ

 Khai thác chế biến khoáng sản phục vụ và sản suất vật liệu xây dựng

3 Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại nhà máy:

3.1 Bộ máy quản lý:

Để làm tốt công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động của nhà máy đạt hiệu quả, công tác qủan lý, cơ cấu trực tuyến - chức năng

3.2 Sơ đồ bộ máy quản lý của nhà máy:

Hội đồng quản trị Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng kế hoạch

kinh doanhh

Phòng kỹ thuật

Phòng công nghệ quản lý

Phòng tài chính

kế toán

Phòng tổ chức hành chính

Xưởng sản xuất

Xưởng cung

ứng mẫu

Xưởng sản xuất chính

Tổ làm

mẫu

Tổ đổ rấp khuôn

Tổ đổ rốp máy

Tổ đổ rốp thủ công công

Tổ đổ rốp phun men

Ghi chú: Quan hệ trực tiếp

Quan hệ công việc

3.2.Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:

Hội đồng quản trị

Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của

công ty trước hội đồng quản trị, có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp chỉ đạo, chỉ huy theo doiî công tác xây dựng

và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, cùng với sự tham mưu của kế toán trưởng điều hành công tác tài chính kế toán

Phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc về tổ chức, quản lý sản xuất thông qua đề

nghị của các phòng ban, các bộ phận sản xuất mà bàn bạc với giám đốc để đi đến quyết định tốt hơn nhằm thúc đẩy công ty ngày càng phát triển

Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tổ chức

hành chính, thực hiện các chính sách chế độ tiền lương đối với người lao động, sắp xếp

bố trí lao động, qủan lý hồ sơ lý lịch, lưu trữ hồ sơ đúng nguyên tắc, quản lý con dấu và các tài liệu khác một cách cẩn thận, chăm lo tổ chức đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty

Phòng kế hoạch kinh doanh: lập kế hoạch kinh doanh của công ty trong ngắn hạn,

nghiên cứu nắm bắt nhu cầu của thị trường, tổ chức mạng lưới bán hàng, tiếp nhận sản phẩm chuẩn bị hàng hóa xuất bán theo yêu cầu của kỳ bán hàng

Ngoài ra, phòng kế hoạch kinh doanh còn có nhiệm vụ cung ứng kịp thời đầy đủ vật tư phục vụ sản xuất, thành quyết toán vật tư tiêu hao trong

Phòng kỹ thuật: tham mưu cho giám đốc công ty trong công tác quản lý hoạt động

kinh doannh xây lắp và đầu tư xây dựng cơ bản nội bộ, lập hồ sơ tham gia đấu thầu xây dựng, lập hợp đồng xây lắp, quản lý quyết toán các công trình xây lắp

Phòng công nghệ và quản lý: tham mưu cho giám đốc công ty trong lĩnh vực

nghiên cứu, áp dụng khoa học công nghiêp, quản lý sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm nhằm hài lòng khách hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh

Kế toán thanh toán ngân hàng tiền lương, thuế

Kế toán công nợ

Phòng tài chính kế toán: thực hiện đúng theo pháp lệnh thống kê kế toán, chịu trách

nhiệm trước giám đốc về công tác tổ chức của công ty, theo dõi quản lý các loại tài sản

và nguồn vốn ghi chép, phản ảnh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tổng hợp, báo cáo kịp thời thông tin về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo để định hướng đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Các đơn vị sản xuất: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty,

quản lý tốt máy móc thiết bị, đảm bảo năng suất chất lượng của sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu, quản lý nhằm giảm tỷ lệ hỏng của sản phẩm, thực hiện vệ sinh công nghiệp đảm bảo an toàn trong sản xuất

3.4 Bộ máy kế toán:

a Sơ đồ bộ máy kế toán:

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ đối chiếu

Quan hệ công việc

b Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:

Kế toán trưởng: tổ chức công tác kế toán, thống kê toàn công ty tham mưu cho giám

đốc công ty về mặt tài chính, lập kế hoạch tài chính hằng năm, quí, tháng của công ty, phân tích hoạt động tài chính của công ty

Phó phòng tài chính kế toán, kiêm kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ: quản lý hoạt

động của phòng khi kế toán trưởng đi vắng kế toán tổng hợp lập báo cáo các quyết toán hàng quý, năm, lập báo cáo nhanh theo yêu cầu của giám đốc, kiểm tra, đối chiếu với các

kế toán phần hành, tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh, tính lãi lỗ, theo dõi tình hình tăng, giảm và khấu hoa tài sản cố định hàng kỳ, kiểm kê tài sản cố định, lưu trữ hồ sơ tài sản cố định trong công ty

Kế toán thanh toán, ngân hàng, tiền lương, thuế: có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra các

nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng về các nghiệp vụ liên quan đến chuyển khoản vay ngân hàng, bảo lãnh, cuối tháng thanh toán tiền lương phụ cấp và các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên, theo dõi kê khai và quyết toán các khỏan thuê và cơ quan thuế

Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiêu thụ: có nhiệm vụ hạch toán tình hình

nhập kho thành phẩm đi tiêu thụ theo các hình thức bán theo hợp đồng, bán qua đại lý, bán trực tiếp Theo dõi các hợp đồng bán chậm trả để kết hơpü với kế toán công nợ có

kế hoạch thu hồi nợ

Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu và phải trả, theo

từng đối tượng và thời gian cụ thể để có kế hoạch thu hồi công nợ và thanh toán cho người cung cấp, hàng tháng tiến hành đi đối chiếu công nợ với khách hàng

Thủ quỹ: có nhiệm vụ chi tiền mặt khi chứng từ đã có đủ chữ ký của giám đốc và kế

toán trưởng, theo dõi cập nhật hàng ngày vào sổ qũy, cuối mỗi ngày phải đối chiếu với sổ

Các loại sổ sử dụng tại công ty:

 Bảng kê ghi nợ và ghi các tài khoản, chứng từ ghi sổ

 Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, vay ngắn hạn, vay dài hạn

 Sổ theo dõi tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định

 Sổ theo dõi chi tiết các tài khoản 131, 141, 331, 152, 153

 Sổ theo dõi doanh thu, các loại chi phí

 Sổ đăng ký chứng từ ghí sổ, sổ cái

 Bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế toán

b Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày, khi nhận được chứng từ gốc có liên quan, kế toán tiến hành phân loại sau

đó định khoản và phản ảnh vào bảng kê ghi nợ (Có)

Song song với quá trình náy, số liệu từ chứng từ gốc được phản ảnh vào các sổ quỹ,

số tiền gởi ngân hàng và các sổ chi tiết có liên quan Cuối quý tập hợp những số phát sinh trong số để lên bảng kê ghi nợ (Có) cho từng tài khoản sử dụng Đối với kế toán vật

tư, cuối tháng tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết để phản ảnh vào sổ tổng hợp và lên bảng

kê xuất trong quý phục vụ cho kế toán tổng hợp trong việc tính giá thành

SƠ ĐỔI TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

Nhật ký

chung

Nhật ký chuyên dùng

Ghi chú:

Ghi hàng ngày, định kỳ

Đối chiếu, kiểm tra

Ghi cuối quý

Ghi cuối tháng

(1) Hằng ngày hoặc định kỳ kế toán ghi vào sổ nhật ký chung Nếu nghiệp vụ liên quan đến chi tiết thì đồng thời phải ghi vào sổ chi tiết, nếu nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt thì phải ghi vào sổ quỹ, nếu nghiệp vụ phát sinh tiếp diễn nhiều lần trong kỳ (mua - bán hàng), thì được ghi vào nhật ký chuyên dùng (nhật ký đặc biệt) trước khi ghi vào sổ (2) Sau khi vào nhật ký chung lấy số liệu ghi vào sổ cái tài khoản

(3) Cuối tháng căn cứ vào sổ cái tài khoản để lập bảng đối chiếu sẽ phát sinh tài khoản đồng thời căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết

(4) Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ với sổ cái tài khoản 111 và đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với bảng đối chiếu sổ phát suinh tài khoản

(5) Cuối quý căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết và bảng đối chiếu sổ phát sinh tài khoản kế toán tiến hành lập báo cáo kế toán

1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy gốm sứ :

KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2002

8 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh:

- Thu nhập từ hoạt động tài chính

- Chi phí hoạt động tài chính

381.994.946

X 206.506.543

9 Lợi nhuận từ hoạt động tài chính:

- Các khoản thu nhập bất thường

- Chi phí bất thường

206.506.543

X

X

II.ĐẶC ĐIỂM CÁC YẾU TỐ KINH DOANH CỦA CÔNG TY:

1.Tình hình tổ chức nhân sự của công ty :

Tổng số lao động của công ty là 150 người trong đó :

+ Phân theo chuyên môn nghiệp vụ:

Cơ cấu lao động Số người Nam Nữ Tỷ lệ (%)

+ Phân theo lao động tại các trung tâm,các phòng ban:

STT Tên đơn vị Số người Tỷ lệ (%)

Trung tâm điện báo

22 12,6

Nhìn chung đội ngũ lao động của công ty đều qua các năm

Cơ cấu lao động và tuyển dụng lao động hợp lý

Đội ngũ cán bộ quản lý chiếm 8% tổng số CBCN

Lao động có trình độ đại học chiếm 34%

Lao động có trình độ trung cấp chiếm 7,3%

Lao động phổ thông chiếm 58,6%

Hầu hết trong các phòng ban và các trung tâm đội ngũ lao động đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao,đều được tuyển dụng một cách hợp lý và trong một đội ngũ cán bộ thì trên 90% là trình độ đại học , cao đẳng.Họ làm việc dưới sự điều hành của các trưởng các phòng ban trung tâm.Mỗi cán bộ trong các phòng ban đều đảm nhận một khâu công việc.Đồng thời giữa các phòng ban,các trung tâm đều có quan hệ tham mưu với nhau để mang lại hiệu quả cao nhất cho toàn công ty.Như vậy trong suốt thời gian qua,chính sách đối với con người luôn là mối quan tâm hàng đầu của Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,chính sách đó được thể hiện qua cơ chế quản lý,cơ chế phân phối,cơ chế sử dụng và đào tạo

do Công ty Gốm và Thuỷ tinh quản lý

Các quỹ tiền lương thưởng được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân bổ dựa trên kết quả đóng góp của công ty

Công ty là một đơn vị không trực tiếp xác định lợi nhuận và kết quả kinh doanh

mà chỉ xác định sự chênh lệch giữa chi phí và doanh thu

Hoạt động của công ty theo cơ chế tài chính của Nhà Nứơc

Như vậy,qua các đặc điểm trên ta thấy Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại

Đà Nẵng Viglacera là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh

Đà Nẵng

b/Đặc điểm về các yếu tố vật chất của công ty:

Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị hầu hết các máy móc,trang thiết bị chuyên ngành hiện đại,bắt kịp nhịp độ phát triển của khu vực và thế giới.Những máy móc,trang thiết bị này có giá thành rất đắt,do đó một yêu cầu đặt ra đối với ngành là phải tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho có hiệu quả,nhanh chóng hoàn vốn và không ngừng phát triển sản xuất cả chiều rộng,lẫn chiều sâu.Một số chỉ tiêu về cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng

Cơ sở hạ tầng và máy móc thiết bị của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng ta thấy các máy móc trang thiết bị của chỉ tiêu có giá thành ở nguyên giá rất cao và chiếm một lượng lớn về số tiền đầu tư Điều này cho thấy rằng Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là một đơn vị lớn chính yếu của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng và công ty đã đầu tư rất lớn về cơ sở vật chất,những máy móc trang thiết

bị hiện đại có giá thành cao,cho nên công ty phải nổ lực không ngừng trong hoạt động kinh doanh để đem lại khoảng doanh thu tương xứng với chi phí Công ty Gốm và Thuỷ tinh trang bị cho công ty

Công tác quản lý nhân sự ở đây cũng đơn thuần quản lý về : Hồ sơ nhân viên, Quan hệ gia đình,Quá trình công tác,khen thưởng - kỹ luật

- Quá trình hoạt động : Ngày vào đoàn,ngày vào đảng

- Quá trình đào tạo : Quyết định cử đi học,ngành học

- Tình hình sức khoẻ : Các thông tin liên quan đến tình trạng sức khoẻ của nhân viên trong quá trình công tác tại công ty

2.Dữ liệu đầu vào :

- Bao gồm Bảng sơ yếu lý lịch của cá nhân trong quá trình xin việc của công ty.Sau khi quá trình tuyển chọn bằng phỏng vấn thì sẽ có quyết định thử việc của công ty,trong thời gian thử việc nếu đạt yêu cầu thì sẽ đi đến hợp đồng lao động giữa công ty và các nhân nhân viên được nhận vào làm việc tại công ty

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc Lập-Tự Do-Hạnh Phúc

Sơ Yếu Lý Lịch

Họ lót :

Tên :

Nam,nữ :

Ngày,tháng,năm sinh :

Địa chỉ thường trú,tạm trú :

Trình độ văn hoá :

Nghề nghiệp chuyên môn :

Trình độ ngoại ngữ :

Tình trạng sức khoẻ :

Tiểu sử bản thân từ năm 18 tuổi đến nay,có tiền án tiền sự hay không ?

- Thông tin về các phòng,tổ thuộc công ty là cơ sở để sau này phân phối nhân viên sau khi ký kết hợp đồng lao động về làm việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống kê và tìm kiếm sau này dựa theo thông tin của phòng,tổ chức làm việc - Thông tin khác chi tiết hơn nhằm lợi ích cho người quản lý ,cho công tác quản lý và mang lại hiệu quả cao trong công việc như : Chức vụ,tôn giáo,giới tính,chuyên môn,thành phần gia đình

a) Bảng sơ yếu lý lịch : Là lời khai của mỗi cá nhân nhân viên trong quá trình đến xin việc tại Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà NăÔng,nó bao gồm những thông tin chính xác về cá nhân,quan hệ với các cá nhân khác,quá trình công tác trước đây

Thông tin trong bảng sơ yếu lý lịch là cơ sở cho việc phục vụ công tác thiết lập hồ sơ nhân sự trong công ty,hoặc lập các báo cáo về tình hình nhân sự tại công ty

b/ Quyết định thử việc :

Sau khi trải qua một đợt phỏng vấn tại Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng,người lao động nếu đáp ứng đựơc các yêu cầu thì sẽ được tuyển chọn và được chuyển về Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera (chi nhánh của Bưu Điện Thành Phố) để thử việc (quyết định tuyển dụng lao động thuộc trách nhiệm của Bưu Điện Thành Phố) :

Bưu Điện Thành Phố Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Đà Nẵng Độc Lập-Tự Do-Hạnh Phúc

 -   - 

Quyết định số : Đà Nẵng,ngày tháng năm

Quyết Định Thử Việc Lao Động

- Căn cứ theo theo quyết định số 1899/QĐ - TCCB ngày 05/07/1997 của

Tổng Giám Đốc công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam quyết định triễn

khai hoạt động của Công Ty Viễn Thông trực thuộc Bưu Điện Thành Phố

Đà Nẵng

- Căn cứ theo yêu cầu tuyển dụng lao động của công ty và khả năng của

người lao động :

Quyết Định + Nay tiếp nhận ông/bà : , sinh ngày được thử việc

tại Công Ty với thời gian thử việc là hai tháng,kể từ ngày

Sau thời gian thử việc tại công ty,quyết định tuyển dụng nhân viên là do Giám

Đốc Công Ty quyết định và đề đạt lên Bưu Điện Thành Phố Đà Nẵng

+ Ông bà nói trên được hưởng mức lương,bậc lương,hệ số lương theo cách tính

lương của công ty

+ Các ông/bà trưởng các phòng ban,tổ,phó giám đốc,giám đốc trực thuộc công ty

chịu trách nhiệm tiếp nhận và phân công công tác cho nhân viên theo quyết định

này

Giám Đốc Công Ty

c) Hợp đồng lao động :

Sau khi thử việc tại công ty,nếu người lao động đáp ứng được các yêu cầu tuyển dụng của công ty và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao thì chính thức được nhận vào làm việc tại Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera Khi đó sẽ đi đến ký kết hợp đồng lao động giữa hai bên để ràng buộc về quyền lợi của người lao động

và nghĩa vụ đối với công ty.Hợp đồng lao động nêu rõ quyền lợi được hưởng của người lao động,quyền hạn và công việc của người lao động,thuộc sự quản lý của tổ,phòng ban nào.?ai phụ trách?Chức vụ,bậc lương theo tính chất công việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống kê,báo cáo tình hình nhân sự tại công ty

Số Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Độc Lập-Tự Do-Hạnh Phúc

Đà nẵng,ngày tháng năm

Hợp Đồng Lao Động Chúng tôi một bên là ông bà :

Chức vụ : Đại diện cho Công Ty Điện Thoại :

Một bên là ông bà :

Sinh ngày tháng năm

Thường trú tại :

Số chứng minh nhân dân :

Cấp ngày tháng năm

Nay thoả thuận ký kết hợp đồng lao động và cam kết làm theo những điều khoản sau đây : + Ông bà làm việc theo hợp đồng lao động này từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm

Quá trình thử việc từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm

Tại công ty viễn thông với : chức vụ : và công việc :

+ Thời gian làm việc :

được cấp phát dụng cụ làm việc :

làm việc với điều kiện an toàn lao động theo quy định hiện hành của nhà nước + Nghĩa vụ,quyền hạn và quyền lợi người lao động được hưởng :

+ Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động :

+ Các điều khoản chung : - Những thoả thuận chung :

- Hợp đồng có hiệu lực từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm

+ Hợp đồng phân thành hai bản :

- 1 bản do người lao động giữ

d) Các hệ thống dữ liệu khác :

Thông tin về chức vụ,tôn giáo,thành phần gia đình,chuyên môn

Tất cả hệ thống thông tin,dữ liệu trên góp phần giảm thiểu công việc cho người quản lý

và đem lại hiệu quả trong công việc

3.Dữ liệu đầu ra :

Nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty,dữ liệu đầu ra là các báo cáo lao động ở các phòng,tổ để dẫn đến báo cáo chung về tình hình tăng giảm lao động của công ty.Các báo cáo về tình hình thu chi ở từng bộ phận,cung cấp thiết bị cho các phòng,tổ hay cho các cá nhân có nhu cầu trong công ty Các báo cáo (Báo cáo tăng giảm lao động,báo cáo tình hình thu nhập,báo cáo phân tích lao động ) thông qua phó giám đốc,giám đốc duyệt rồi trình lên Công ty Gốm và Thuỷ tinh để được cấp phát hoặc phê nhận

Công tác quản lý nhân sự ở công ty Viễn THông không đặt nặng vấn đề tính Luơng vì đã

có một chương trình tính Lương riêng biệt và công tác tính Lương ở đây hết sức phức tạp

- Thâm niên công tác = ( Năm hiện tại ) - ( Năm vào ngành )

II.CHI TIẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CHI NHÁNH CÔNG TY GỐM VÀ THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA :

Sau khi nhận hồ sơ của người lao động,ký kết hợp đồng lao động thì công tác quản lý nhân sự bắt đầu thực hiện.Người quản lý cập nhật đầy đủ các thông tin về lý lịch,hồ sơ nhân viên và trong quá trình quản lý thì phaỉ cập nhật thông tin thường xuyên

về nhân viên như : quyết định cử đi học,bằng cấp,trình độ,đào tạo,vào đảng để đưa ra các quyết định đúng đắn về việc phân bổ bộ phận làm việc,chuyển bộ phận làm việc hoặc các quyết định khen thưởng,kỷ luật,quyết định tuyển dụng hay tinh giảm biên chế Xét chất lượng làm cơ sở cho việc tính lương từng tháng

Là một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng nên việc phân

bổ nhân sự hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của Phòng Tổ Chức Hành Chính thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng.Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera chịu trách nhiệm quản lý :

- Nhân viên nộp hồ sơ cho phòng Tổ Chức Hành Chính thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng và được gọi phỏng vấn ,nếu phù hợp công ty sẽ ra quyết định phân bổ nhân viên về công tác tại một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và Thuỷ tinh : Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera

- Được chuyển về Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,nhân viên nhận được quyết định thử việc của Ban Giám ĐôÚc Công Ty,sau quá trình thử việc phù hợp nhân viên nhận được hợp đồng lao động có chữ ký của cả hai bên : Người sử dụng lao động và người lao động chia thành hai bản và mỗi

bên giữ một bản.Người quản lý phân phối nhân viên về một bộ phận công tác phù hợp với trình độ và hữu ích cho công ty,đồng thời cập nhật thông tin cá nhân nhân viên vào chương trình quản lý và tiến hành công tác quản lý nhân viên

Nhìn chung công tác quản lý nhân sự ở Công Ty cũng là một quá trình phức tạp,đòi hỏi phải cập nhật thông tin quản lý một cách thường xuyên ở người quản lý.Để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn và những thông tin cần thiết về nhân sự như quyết định khen thưởng,lên chức,lên lương lên ban lãnh đạo của công ty,người quản lý cần phải theo dõi thường xuyên diễn biến,thay đổi về nhân sự của công ty

III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ:

1.Bảng dữ liệu sơ cấp :

Sau phân tích hiện trạng và khảo sát thực tế ở Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,xác định hiện trạng đi đến tìm hiểu công việc và từng đối tượng liên quan để đưa ra một loạt các dữ liệu thô ( chưa qua xử lý,phân tích) gọi là dữ liệu sơ cấp

Sau đây là danh sách dữ liệu sơ cấp thu thập được từ hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở công ty :

Địa chỉ của người có quan hệ

Ngày sinh của người có quan hệ

Quê quán của người có quan hệ

Dân tộc của người có quan hệ

Nghề nghiệp của người có quan hệ

Chức vụ của cán bộ nhân viên

Bộ phận công tác của nhân viên

Bảo hiểm xã hội

Khen thưởng kỷ luật

Hình thức khen thưởng kỷ luật

Lý do khen thưởng kỷ luật

Hotencha Hotenme TTHN Hotenvo(chong) Hotencon

Diachiqh Ngaysinhqh Quequanqh Dantocqh Nghenghiepqh Chucvu

Bophancongtac BHXH

BHYT Ngayvaodang Ngayvaodoan Trinhdovh Trinhdocm Ngoaingu Ngayhopdong Ngayvaonganh HeDT

KTKL HthucKTKL LydoKTKL

2.Tổ chức bộ mã cho chương trình :

a) Giới thiệu một số loại mã số thường dùng :

Ưu điểm : dễ nhận diện,khó lẫn lộn và việc xây dựng có thể tiến hành dễ dàng

Nhược điểm : không mang ý nghĩa gì tuy nhiên cũng có tính chất gợi nhớ và không cho phép chèn thêm một mã số mới giữa hai mã số cũ

- Mã gợi nhớ : cho phép sự ghi nhớ dễ dàng và có ý nghĩa bởi chúng mang tính gợi nhớ những đối tượng cần mã hoá

Ưu điểm : dễ xây dựng,nhận diện

Nhược điểm : nếu các đối tượng có cùng tên gọi thì dễ lẫn lộn và gây khó khăn trong trường hợp đối tượng mã hoá có sự thay đổi nào đó

- Mã mô tả : dùng mô tả những đặc tính của đối tượng

Ưu điểm : tính chất đơn giản,dễ hiểu.Có thể nới rộng được vì khi có những đối tuợng mới được đưa vào thì bao giờ cũng tương ứng những giá trị mới đối với các đặc tính được quan tâm đến

Nhược điểm : gặp nhiều rủi ro bởi việc nhận dạng sẽ rắc rối nếu số đặc tính được lựa chọn không cho phép phân biệt hai thực thể trong mọi trường hợp.sử dụng quá thường xuyên những ký tự chữ nên dễ gây ra các vấn đề đối với một số đối tượng

- Mã ghép nối : được chia ra nhiều vùng,mỗi vùng ứng với một đặc tính

Ưu điểm : dễ nhận diện,khả năng phân tích thống kê và kiểm tra một số đặc tính

Nhược điểm : cần đến một số lượng lớn ký tự do vậy cần thiết phải lựa chọn những đặc tính ổn định

- Mã phân cấp : chia đối tượng chính thành các nhóm đối tượng và gán cho chúng các giá trị.Trong các nhóm đối tượng có thể chia thành các nhóm chi tiết hơn và gáng các giá trị tương ứng

Ưu điểm : dễ lập dễ tập hợp phân tích số liệu

Nhược điểm : khó nhớ,khó nhận diện

b) Tổ chức bộ mã của chương trình :

- Macb : (Mã cán bộ ) : xxx ( là những số mang tính thứ tự )

Như : 001 là nhân viên thứ nhất

- Macv : ( Mã chức vụ ) : xxx ( là những ký tự thể hiện chức vụ nhân viên)

GĐO: Giám đốc

TPP : Trưởng phòng

- Madonvi: ( Mã đơn vị ) : xxxxx ( biểu thị cho đơn vị trực thuộc )

2 ký tự đầu biểu thị cho đơn vị trực thuộc như :

PB : nếu là phòng ban

TO : nếu là Tổ

TT : nếu là trung tâm

3ký tự sau biểu thị chức vụ của nhân viên hay trách nhiệm của bộ phận công tác như : PBGĐO : phòng giám đốc

PBPGĐ : Phòng phó giám đốc

TOKTH : Tổ kỹ thuật

TTKTH : Trung tâm kỹ thuật

- MaHD : ( Mã hợp đồng ) : xxx

- MaDT : ( Mã hệ Đào Tạo ) : xx

3.Xây dựng từ điển dữ liệu :

- Từ điển dữ liệu là một danh sách các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống thông tin với một số đặc trưng về tên,kiểu,lĩnh vực tác dụng,các quy tắc tác động

Trước khi xây dựng từ điển dữ liệu cần phải phân tích cặn kẽ dữ liệu,thanh lọc dữ liệu nhằm tránh tối đa các hiện tượng mập mờ

C(4) C(10) L(2) D(9) C(30)

TT

TT KTT KTT

TT KTT KTT

C(90) C(20) C(90) N(10) C(10) C(20) C(40) N(20) C(50) C(10) C(5) C(10) D(9) D(9) OLE C(20) C(20) C(30) C(4) D(9) D(9) C(4) C(20) N(5) N(5) C(50) Memo N(3) C(20) D(9)

QT1

Phucapcv Chatluongcv

KTT KTT

TT KTT

C(5) N(4) N(10) C(5)

oan

13.Ngayvaod

ang x x 14.TPGĐ x x 15.Lydoroico

ngty x x 16.N_roicon

gty x x 17.Trinhdonn x x 18.Anh x x 19.Trinhdoc

m x x 20.MaCV x x 21.Chucvu x x x 22.Madonvi x x 23.Bophanco

ngtac x x x 24.Diachi x x x 25.Dienthoai x x x 26.MaHD x x 27.Ngayhopd

ong x x x 28.BHXH x x 29.BHYT x x 30.MaDT x x 31.HeDT x x x 32.Mabacluo

ng x x 33.HSL x x x