Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu thực tế và hạch toán kế toán tại Công ty TNHH XD-TM Cao Minh và đặc biệt là kế toán Nguyên vật liệu – Công cụ dụng cụ.
- So sánh giữa lý luận và thực tiễn tại công ty.
- Học hỏi và tích lũy kinh nghiệm thực tế, đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm cho bản thân.
Phạm vi của đề tài
- Giới hạn về không gian: Công ty TNHH XD-TM Cao Minh.
- Giới hạn về thời gian: Số liệu sử dụng trong đề tài là năm 2012.
- Giới hạn về nội dung: Kế toán Nguyên vật liệu – Công cụ dụng cụ.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập số liệu:
Phỏng vấn, quan sát, thu thập tài liệu từ công ty tại phòng kế toán.
Thu thập thêm thông tin từ báo chí và Internet.
- Phương pháp so sánh giữa lý thuyết và thực tiễn.
Bố cục của đề tài
Nội dung đề tài gồm có ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận (lý thuyết chung) nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại Cao Minh.
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại Cao Minh.
CƠ SỞ LÝ LUẬN (LÝ THUYẾT CHUNG) NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP
Tổng quan về kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ trong hoạt động xây lắp của doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý NVL
Nguyên vật liệu trong hoạt động xây lắp của doanh nghiệp là những đối tƣợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng chủ yếu cho quá trình chế tạo sản phẩm Thông thường giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm Do đó, việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả góp phần hạ giá thành và nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Sản phẩm của doanh nghiệp xây dựng là các công trình, hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn Do vậy, NVL dùng trong doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật Trong mỗi quá trình sản xuất, NVL không ngừng chuyển hóa về mặt hình thái và giá trị nhƣ sau:
+ Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ thi công công trình.
+ Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái sản xuất vật chất của sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong trong toàn bộ chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm Do vậy tăng cường công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tốt sẽ đảm bảo sử dụng có hiệu quả tiết kiệm nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
1.1.2 Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý CCDC
- Công cụ dụng cụ là tƣ liệu lao động không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ (theo quy định hiện hành giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 10 triệu đồng, thời gian sử dụng từ một năm trở xuống) Những tƣ liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn đƣợc coi là CCDC:
Các loại giàn giáo ván khuôn chuyên dùng cho hoạt động xây lắp
Các dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh sành sứ
Quần áo, dày giép chuyên dùng để làm việc
+ CCDC tham gia vào nhiều chu kì hoạt động sản xuất kinh doanh, trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, vẫn giữ nguyên cho đến lúc bị hỏng.
+ Trong quá trình sử dụng, giá trị công cụ dụng cụ chuyển dịch vào từng phần, vào chi phí sản xuất kinh doanh
+ Một số CCDC có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn, cần thiết phải dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh.
1.1.3 Yêu cầu quản lý NVL – CCDC
- Tập trung quản lý chặt chẽ, có hiệu quả vật liệu trong quá trình thu mua dự trữ bảo quản và sử dụng.
- Trong quá trình sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán nguyên vật liệu chặt chẽ và khoa học là công cụ quan trọng để quản lý tình hình thu mua nhập, xuất, bảo quản sử dụng vật liệu.
- Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm kê định kỳ nhằm ngăn chặn các hiện tƣợng tiêu cực.
1.1.4 Nhiệm vụ kế toán NVL – CCDC
- Lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết, phương pháp kế toán tổng hợp và phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho phù hợp với đặc điểm, tình hình của doanh nghiệp nhằm một mặt nâng cao hiệu quả của quá trình quản lý, mặt khác tiết kiệm nhân công và giảm áp lực lên công việc của phòng kế toán.
- Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ và tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ Phát hiện và xử lý kịp thời vật liệu, công cụ dụng cụ thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí.
- Tham gia kiểm kê đánh giá lại vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ quy định của nhà nước, lập báo cáo kế toán về vật liệu, dụng cụ phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý,điều hành phân tích kinh tế.
Phân loại và đánh giá NVL – CCDC
Có rất nhiều tiêu thức phân loại NVL, nhưng thông thường kế toán chỉ sử dụng một số tiêu thức cơ bản để phân loại NVL.
Căn cứ vào tính năng sử dụng của NVL mà kế toán có thể phân thành các nhóm sau:
- NVL chính: Là loại nguyên vật liệu không thể thiếu trong quá trình thi công xây lắp NVL chúng thường chiếm tỷ trọng lớn trong thông số nguyên vật liệu của doanh nghiệp sau quá trình thi công, hình thái của nguyên vật liệu chính thay đổi hoàn toàn để hình thành công trình.
- NVL phụ: là những loại NVL có tác dụng phụ trong quá trình thi công xây lắp, đƣợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lƣợng của sản phẩm hoặc được dùng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý nhƣ dầu mỡ bôi trơn, dầu nhờn.
- Nhiên liệu: là một loại vật liệu phụ có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng cho quá trình sản xuất.
Ví dụ: Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng (xăng, dầu.v.v.), thể khí (ga, khí đốt.v.v), và ở thể rắn (các loại than.v.v).
- Phụ tùng thay thế: là những loại vật tƣ, sản phẩm phụ tùng dùng để thay thế, sửa chữa các loại máy móc thiết bị, phương tiện vận tải.
Ví dụ: Các loại ốc, đinh vít, bu loong để thay thế sửa chữa các máy móc thiết bị; các loại vỏ, ruột xe khác nhau để thay thế các phương tiện vận tải.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu, thiết bị dùng trong xây dựng cơ bản (gạch, đá, xi măng, sắt thép) Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả các thiết bị, phương tiện cần lắp, không cần lắp, CCDC và vật kết cấu dùng vào các công trình XDCB nhƣ các loại thiết bị điện, các loại thiết bị vệ sinh.
- Phế liệu: là những phần vật chất mà doanh nghiệp có thể thu hồi đƣợc trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Căn cứ vào nguồn cung cấp, kế toán có thể phân loại NVL thành các nhóm sau:
NVL mua ngoài: là loại NVL do doanh nghiệp mua ngoài mà có, thông thường là mua của các nhà cung cấp.
NVL tự chế biến: do doanh nghiệp tự sản xuất ra để sản xuất sản phẩm.
NVL thuê ngoài gia công: là loại NVL không phải do DN SX, mà cũng không phải mua ngoài, mà do DN thuê ở các cơ sở gia công.
NVL nhận vốn góp liên doanh: là loại NVL do các bên liên doanh góp vốn theo thỏa thuận trên hợp đồng.
NVL được cấp, thưởng: là loại NVL do đơn vị cấp trên cấp theo quy định.
Tương tự NVL thì CCDC cũng được phân chia thành từng nhóm chi tiết tùy theo yêu cầu quản lý và công tác kế toán của từng DN Để phục vụ cho công tác kế toán quản lý đƣợc thuận lợi thì toàn bộ CCDC đƣợc chia thành 3 loại:
- Công cụ dụng cụ lao động: dụng cụ gỡ lắp, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, dụng cụ áo bảo vệ lao động, khuôn mẫu, lán trai.
1.2.2.1 Đánh giá NVL nhập kho
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nên hàng tồn kho, do đó kế toán nguyên, vật liệu phải tuân thủ theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể được thực hiện thấp hơn giá trị gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ƣớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ƣớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ đúng Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho ở thời điểm và trạng thái hiện tại. Để có thể theo dõi sự biến động của nguyên, vật liệu và tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế có liên quan đến nguyên, vật liệu, doanh nghiệp cần thực hiện việc tính giá nguyên, vật liệu.Tính giá nguyên vật liệu là phương pháp kế toán dùng thước đo tiền tệ để thể hiện trị giá của nguyên, vật liệu nhập - xuất và tồn kho trong kỳ.
Nguyên vật liệu của doanh nghiệp có thể đƣợc tính giá theo giá thực tế hoặc giá hạch toán Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đƣợc xác định tùy theo từng nguồn nhập, từng lần nhập cụ thể sau:
- Nguyên vật liệu mua ngoài:
Trị giá thực tế của NL,
Chi phí thu mua (kể cả hao mòn - trong định mức)
Các khoản giảm trừ phát sinh khi mua
+ Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế (GTGT) theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi dự án thì giá trị nguyên vật liệu mua vào đƣợc phản ánh theo tổng giá trị thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không đƣợc khấu trừ (nếu có).
+ Trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thì giá trị của nguyên vật liệu mua vào đƣợc phản ánh theo giá mua chƣa có thuế Thuế GTGT đầu vào khi mua nguyên vật liệu và thuế GTGT đầu vào của dịch vụ vận chuyển, bốc xếp, bảo quản… đƣợc khấu trừ và hạch toán vào tài khoản 133.
+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài bằng ngoại tệ thì phải đƣợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch.
Thuế không hoàn lại (nếu có)
Các khoản giảm trừ (nếu có)
- Vật liệu do tự chế biến: Trị giá thực tế vật liệu do tự chế biến nhập lại kho bao gồm trị giá thực tế của vật liệu xuất ra để chế biến và chi phí chế biến.
Giá thực tế nhập kho
= Giá thực tế vật liệu xuất chế biến
- Vật liệu thuê ngoài gia công:
Trị giá thực tế vật liệu thuê ngoài gia công nhập lại kho bao gồm trị giá thực tế của vật liệu xuất ra để thuê ngoài gia công, chi phí gia công và chi phí vận chuyển từ kho của doanh nghiệp đối với gia công và từ nơi gia công về lại kho của doanh nghiệp.
Giá thực tế = Giá thực tế + Chi phí + Chi phí nhập kho thuê ngoài gia công gia công vận chuyển
- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh
Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, góp vốn cổ phần là giá thực tế các bên tham gia góp vốn chấp nhận.
Giá thực tế nhập kho
= Giá thỏa thuận giữa các bên tham gia góp vốn
+ Chi phí liên quan (nếu có)
1.2.2.2 Đánh giá NVL xuất kho
Vì nguyên vật liệu đƣợc nhập kho ở thời điểm khác nhau theo những nguồn nhập khác nhau và theo giá thực tế nhập kho khác nhau, nên doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp tính giá sau:
- Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh
Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh là xác định giá xuất kho từng loại nguyên, vật liệu theo giá thực tế của từng lần nhập, từng nguồn nhập cụ thể Phương pháp này thường được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng, các mặt hàng có giá trị lớn hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện đƣợc.
Giá trị hàng xuất trong kỳ
= Số lượng hàng xuất trong kỳ x Đơn giá xuất tương ứng Ưu điểm: Xác định đƣợc chính xác giá vật tƣ xuất làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại.
Nhược điểm: Trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật liệu sẽ rất phức tạp.
- Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO)
Vị trí, vai trò của NVL – CCDC trong sản xuất kinh doanh
Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tƣ liệu sản xuất, là đối tƣợng lao động đã qua sự tác động của con người NVL được phân chia thành NVL chính và NVL phụ, việc phân chia này không phải dựa vào đặc tính vật lý, hóa học hoặc khối lƣợng tiêu hao mà dựa vào sự tham gia của chúng vào việc cấu thành nên sản phẩm mới.
- Khác với NVL, CCDC cũng là tƣ liệu lao động nhƣng không có đủ những tiêu chuẩn quy định về giá trị và thời gian sử dụng của TSCĐ Trong quá trình thi công xây dựng, chi phí sản xuất cho ngành xây dựng gắn liền với việc sử dụng nguyên-nhiên vật liệu, máy móc và các thiết bị thi công xây dựng Trong quá trình đó, CCDC cũng là 1 trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm mới và cấu thành nên sản phẩm.
- Trong doanh nghiệp xây dựng, chi phí về NVL-CCDC thường chiếm tỷ trọng rất lớn( khoảng 60-70% trong tổng giá trị công trình) Do vậy, NVL-CCDC có vị trí, vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nếu thiếu NVL-CCDC thì không thể tiến hành đƣợc các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và quá trình thi công xây dựng nói riêng Thông qua quá trình thi công xây dựng, kế toán NVL-CCDC có thể đánh giá những khoản chi phí chƣa hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm Bởi vậy, doanh nghiệp cần tổ chức công tác kế toán quản lý chặt chẽ NVL-CCDC ở tất cả các khâu từ quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL-CCDC nhằm hạ thấp chi phí sản xuất xuống một mức nhất định nào đó, giảm mức tiêu hao NVL-CCDC trong sản xuất còn là cơ sở để tăng sản phẩm mới Qua đó, ta có thể nói rằng NVL-CCDC có vị trí,vai trò đặc biệt quan trọng và không thể thiếu đƣợc trong quá trình sản xuất kinh doanh nói chung và quá trình thi công xây dựng nói riêng.
chứng từ Các và sổ sách liên quan
+ Hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn giá trị gia tăng
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
+ Phiếu xuất vật tƣ theo hạn mức
- Chứng từ theo dõi quản lý
+ Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ
+ Biên bản kiểm kê hàng tồn kho
- Sổ chi tiết vật tƣ, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
- Bảng tổng họp chi tiết vật tƣ, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Phương pháp kế toán chi tiết NVL – CCDC
1.5.1 Phương pháp thẻ song song Đặc điểm của phương pháp thẻ song song là sử dụng các sổ chi tiết để theo dõi thường xuyên, liên tục sự biến động của từng mặt hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhập chứng từ tại kho, kế toán tiến hành việc kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào sổ chi tiết cả về mặt số lƣợng và giá trị.
Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu tồn kho theo chi tiết từng loại trên các sổ chi tiết với số liệu tồn kho trên thẻ kho và số liệu kiểm kê thực tế, nếu có chênh lệch phải xử lý kịp thời Sau khi đối chiếu và đảm bảo số liệu đã khớp đúng, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết Nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu.
Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết Nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu đƣợc dùng để đối chiếu với số liệu trên tài khoản 152 “Nguyên, vật liệu” trên sổ cái.
Phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ dàng ghi chép và đối chiếu nhưng cũng có nhược điểm là sự trùng lặp trong công việc Nhưng phương pháp này rất tiện lợi khi doanh nghiệp xử lý công việc bằng máy tính.
Bảng kê tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn
Sổ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
1.5.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Là sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến động của từng mặt hàng tồn kho cả về số lƣợng và trị giá Việc ghi sổ chỉ thực hiện một lần vào cuối tháng và mỗi danh điểm vật liệu đƣợc ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển.
Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận chứng từ tại kho, kế toán cần kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các bảng kê nhập, xuất cả về số lƣợng và giá trị theo từng loại vật liệu.
Cuối tháng, kế toán cần tổng hợp số lƣợng và giá trị từng loại nguyên vật liệu đã nhập, xuất trong tháng và tiến hành vào sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán cần đối chiếu số liệu tồn kho theo chi tiết từng loại trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu tồn kho trên thẻ kho và số liệu kiểm kê thực tế, nếu có chênh lệch phải đƣợc xử lý kịp thời.
Sau khi đối chiếu và đảm bảo số liệu đã khớp đúng, kế toán tiến hành tính tổng trị giá nguyên vật liệu nhập - xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ, số liệu này dùng để đối chiếu trên TK 152 trong sổ cái.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển đơn giản, dễ dàng ghi chép và đối chiếu, nhưng vẫn có nhược điểm là tập trung công việc vào cuối tháng nhiều, ảnh hưởng đến tính kịp thời, đầy đủ và cung cấp thông tin cho các đối tƣợng có nhu cầu sử dụng khác nhau.
Chứng từ xuất Chứng từ nhập
Bảng kê nhập Thẻ kho
Phiếu xuất Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu luân chuyểnBảng tổng hợp Nhập- Xuất-Tồn
Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
1.5.3 Phương pháp số dư Đặc điểm của phương pháp sổ số dư là sử dụng sổ số dư để theo dõi sự biến động của từng mặt hàng tồn kho chỉ về mặt trị giá theo giá hạch toán, do đó phương pháp này thường được dùng cho các doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán vật liệu để ghi sổ kế toán trong kỳ. Định kỳ, sau khi nhận chứng từ tại kho, kế toán cần kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ và cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ.
Căn cứ vào các phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất), kế toán phản ánh số liệu vào bảng lũy kế nhập - xuất - tồn kho từng loại vật liệu Cuối tháng, kế toán cần tổng hợp số liệu nhập, xuất trong tháng và xác định số dƣ cuối tháng của từng loại vật liệu trên bảng lũy kế số lƣợng tồn kho trên sổ số dƣ phải khớp với trị giá tồn kho trên bảng lũy kế, số liệu tổng cộng trên bảng lũy kế dùng để đối chiếu với số liệu trên TK 152 trong sổ cái. Phương pháp sổ số dư thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công việc kế toán thủ công, hạn chế sự trùng lặp trong công việc giữa thủ kho và nhân viên kế toán.
toán tổng Kế hợp nhập - xuất NVL – CCDC
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư
Ghi hàng ngày, định kì Ghi cuối kì Đối chiếu số liệu
1.6 Kế toán tổng hợp nhập - xuất NVL – CCDC
1.6.1 Phương pháp kê khai thường xuyên
Là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn vật tƣ, hàng hóa trên sổ kế toán.
Giá trị vật tƣ, hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán có thể đƣợc xác định tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán theo công thức:
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
= Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ
+ Trị giá hàng nhập kho trong kỳ
- Trị giá hàng xuất kho trong kỳ
Cuối kỳ kế toán so sánh giữa số liệu kiểm kê thực tế vật tƣ, hàng hóa tồn kho và số liệu vật tƣ, hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán nếu có sai sót chênh lệch thì phải xử lý kịp thời.
Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng các đơn vị sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao.
Tài khoản TK151 “Hàng mua đang đi đường”
Tài khoản TK152 “Nguyên vật liệu”
Tài khoản TK153 “ Công cụ dụng cụ”
Nội dung và kết cấu của tài khoản TK151 “Hàng mua đang đi đường” :
Nợ TK151 - Hàng mua đang đi đường Có
Số dư nợ: Giá trị hàng tồn kho mua đang đi đường
+ Giá trị hàng tồn kho mua đang đi đường trong kỳ.
+ Giá trị hàng tồn kho đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển bán thẳng.
Nội dung và kết cấu của tài khoản Tài khoản TK152 “Nguyên vật liệu”
Nợ TK152 - Nguyên vật liệu Có
Số dư nợ: Giá trị nguyên vật liệu tồn kho
+ Giá trị NVL nhập kho trong kỳ.
+ Trị giá NVL thừa khi kiểm kê.
+ Giá trị NVL xuất kho trong kỳ.
+ Chiết khấu thương mại khi mua NVL được hưởng.
+ Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê.
Nội dung và kết cấu của tài khoản TK153 “ Công cụ dụng cụ”
Nợ TK153 - Công cụ dụng cụ Có
Số dư nợ: Trị giá CCDC tồn kho
+ Giá trị CCDC nhập kho trong kỳ + Giá trị CCDC xuất kho trong kỳ.
+ Trị giá CCDC thừa khi kiểm kê + Chiết khấu thương mại khi mua
+ Trị giá CCDC thừa khi kiểm kê.
Kế toán nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
+ Trường hợp mua trong nước
- Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về nhập kho đủ theo chứng từ, phương pháp thuế GTGT khấu trừ, ghi:
Nợ TK152,153 – Theo giá thực tế ( không tính thuế
GTGT) Nợ TK1331 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
Có TK111,112,141,331 – Tổng thanh toán
- Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn nhưng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chưa về nhập kho: lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”. Trong kỳ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về vẫn ghi như thường.
Cuối kỳ, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chƣa về kế toán ghi: Nợ TK151 – Trị giá NVL, CCDC theo chứng từ
Nợ TK133 – Thuế GTGT (nếu có)
Có TK111,112,141,331 - Tổng thanh toán
Sang kỳ sau, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK152,153 – Trị giá NVL, CCDC nhập kho
Có TK 151 – Trị giá NVL, CCDC nhập kho
- Trường hợp, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã về nhập kho nhưng doanh nghiệp chưa nhận được hóa đơn: nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chƣa có hóa đơn” Nếu trong kỳ hóa đơn về thì kế toán ghi nhƣ trường hợp hàng và hóa đơn cùng về.
Cuối kỳ, nếu hóa đơn chƣa về, theo giá tạm tính, kế toán ghi:
Nợ TK152,153 – Trị giá NVL, CCDC nhập kho (giá tạm tính) Có TK111,112,141,331 – Tổng thanh toán
Sang kỳ, khi hóa đơn về, căn cứ giá thực tế trên hóa đơn, kế toán điều chỉnh, nếu giá ghi trên hóa đơn cao hơn giá tạm tính thì ghi bổ sung:
Nợ TK152,153 – Trị giá NVL, CCDC nhập kho (phần chênh lệch)
Nợ TK133 – Thuế GTGT (nếu có)
Có TK 111,112,141,331 – Số tiền chênh lệch thanh toán
Nếu giá ghi trên hóa đơn thấp hơn giá tạm tính, ghi giảm giá trị hàng hóa nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK111,112,141,331 – Số tiền nhận lại (Phần chênh lệch)
Nợ TK133 – Thuế GTGT (nếu có)
Có TK152,153 – Trị giá NVL, CCDC nhập kho (phần chênh lệch)
- Các chi phí phát sinh nhƣ chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm… đƣợc tính vào giá nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK152,153 – Các chi phí thực tế phát sinh Nợ TK 133 – Thuế GTGT (nếu có)
Có TK111,112,141,331 – Tổng thanh toán
- Nếu bên bán cho doanh nghiệp hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc trả lại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho bên bán thì ghi giảm giá hàng nhập kho:
Nợ TK111,112,141,331 – Số tiền đƣợc giảm giá hoặc trả lại
Có TK152,153 – Trị giá NVL,CCDC giảm giá hoặc trả lại Có TK133 – Thuế GTGT (nếu có)
- Khi thanh toán trước kỳ hạn cho người bán, doanh nghiệp sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán, phản ánh vào thu nhập hoạt động tài chính, kế toán ghi:
Nợ TK111,112,141,331 – Số tiền chiết khấu đƣợc hưởng Có TK515 – Số tiền chiết khấu được hưởng
- Trường hợp, mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thiếu so với chứng từ, phát hiện khi kiểm kê:
* Nếu chƣa xác định đƣợc nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK152,153 – Trị giá thực tế NVL,CCDC nhập kho Nợ TK133 – Thuế GTGT (nếu có)
Nợ TK1381 – Trị giá NVL,CCDC thiếu
Có TK112,141,331 – Tổng thanh toán
* Nếu xác định đƣợc nguyên nhân liên quan đến nhà cung cấp, nếu nhà cung cấp giao hết số hàng, kế toán ghi:
Nợ TK152,153 – Trị giá thực tế NVL,CCDC thiếu Có TK1381 – Trị giá NVL,CCDC thiếu
Nếu nhà cung cấp không giao thêm nữa, kế toán ghi:
Nợ TK111,112,331 – Số tiền nhà cung cấp trả lại
Có TK1381 – Trị giá NVL,CCDC thiếu
Có TK133 – Thuế GTGT (nếu có) liên quan đến NVL,CCDC thiếu
- Trường hợp, mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thừa so với chứng từ, phát hiện khi kiểm kê:
* Nếu chỉ giữ hộ, gia công kế toán ghi:
Nợ TK002 – NVL, CCDC nhận giữ hộ
Khi trả người bán số hàng thừa, kế toán ghi:
Có TK002 – NVL, CCDC nhận giữ hộ
* Nếu chƣa xác định đƣợc nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK152,153 – Trị giá thực tế NVL,CCDC nhập kho Nợ TK133 – Thuế GTGT ( Hóa đơn mua hàng)
Có TK112,141,331 – Tổng thanh toán ( Hóa đơn mua hàng)
Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý (Giá trị thực tế thừa – Giá chƣa thuế)
* Nếu xác định đƣợc nguyên nhân thừa do bên bán xuất, doanh nghiệp mua luôn số hàng thừa:
Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý
Nợ TK133 – Thuế GTGT liên quan đến hàng thừa Có TK111,112,331 – Thanh toán bổ sung
- Nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự chế, kế toán ghi: Nợ TK152,153 – Trị giá NVL, CCDC nhập kho
Có TK154 – Chi phí SXKD dở dang
- Nhập nguyên vật liệu do doanh nghiệp nhận vốn góp liên doanh từ đơn vị khác, kế toán ghi:
Nợ TK152,153 – Trị giá NVL, CCDC nhập kho Có TK411 – Nguồn vốn kinh doanh
- Nhập nguyên vật liệu lại từ bộ phận sản xuất do không dùng hết, kế toán ghi:
Nợ TK152 – Trị giá NVL nhập kho
Có TK621 – Chi phí NVL trực tiếp
+ Trường hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập khẩu:
- Đối với hàng nhập khẩu dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Nợ TK152,153 – Trị giá NVL, CCDC
Có TK331 – Phải trả người bán
Có TK3333 – Thuế nhập khẩu phải nộp
Có TK3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp Đồng thời phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp đƣợc khấu trừ:
Nợ TK133 – Thuế GTGT của hảng nhập khẩu đƣợc khấu trừ
Có TK33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Kế toán xuất kho Nguyên vật liệu
- Xuất NVL dùng cho sản xuất kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK621, 627, 641, 642 – Chi phí SXKD
Có TK152 – Giá trị NVL xuất kho
- Xuất NVL đi góp vốn liên doanh với đơn vị khác, kế toán ghi: Nợ TK222 – Giá thỏa thuận giữa các bên tham gia liên doanh
Có TK152 – Giá trị NVL xuất kho
- Xuất NVL đi gia công chế biến tại doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK154 – Chi phí SXKD dở dang
Có TK152 – Giá trị NVL xuất kho
- Xuất NVL bán ra ngoài, kế toán ghi: Nợ TK632 – Giá vốn hàng bán
Có TK152 – Giá trị NVL xuất kho
- Xuất NVL cho vay mƣợn nội bộ, kế toán ghi: Nợ TK 1368 – Phải thu nội bộ khác
Có TK 152 – Giá trị NVL xuất kho
- Xuất NVL đi góp vốn liên doanh vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, kế toán ghi: Nợ TK222 – Góp vốn liên doanh (Theo giá đánh giá lại)
Nợ TK811 – Chi phí khác (Số chênh lệch giá trị ghi sổ lớn hơn giá đánh giá lại)
Có TK152 – Giá trị NVL xuất kho
Có TK711 – Thu nhập khác (Giá đánh giá lại vật tƣ, hàng hóa nhỏ hơn giá trị ghi sổ nhỏ hơn giá đánh giá lại) Nếu NVL đánh giá lại có chênh lệch lớn hơn giá ghi sổ, kế toán ghi:
Nợ TK711 – Thu nhập khác ( Phần thu nhập tương ứng với lợi ích của bên góp vốn liên doanh)
Có TK 3887 – Doanh thu chƣa thực hiện (Chi tiết chênh lệch do đánh giá lại vật tƣ đi góp vốn vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát) Khi cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát bán số NVL cho bên thứ ba độc lập, kế toán ghi:
Nợ TK3387 – Doanh thu chƣa thực hiện
Có TK711 – Thu nhập khác
Kế toán xuất kho Công cụ dụng cụ
- Xuất CCDC dùng cho sản xuất kinh doanh, kế toán ghi:
* CCDC có giá trị nhỏ, phân bổ 1 lần, kế toán ghi: Nợ TK621, 627, 641, 642 – Chi phí
Có TK153 – Giá trị CCDC xuất kho
* CCDC có giá trị lớn, phân bổ nhiều lần, kế toán ghi: Nợ TK142,242 – Chi phí trả trước
Có TK153 – Công cụ dụng cụ
Lần đầu phân bổ, kế toán ghi:
Nợ TK241,627,641,642 – Trị giá phân bổ lần đầu Có TK142,242 – Chi phí trả trước
Các kỳ kế tiếp, theo giá trị phân bổ từng kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK241,627,641,642 – Trị giá phân bổ kỳ tiếp theo
Có TK142,242 – Chi phí trả trước
- Xuất CCDC cho thuê, kế toán ghi:
Nợ TK142,242 – Chi phí trả trước
Có TK153 – Công cụ dụng cụ
Xác định giá trị hao mòn công cụ dụng cụ cho thuê:
Nợ TK 627 – Chi phí SXC (Chuyên cho thuê tài sản)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Không chuyên cho thuê tài sản)
Có TK142,242 – Chi phí trả trước
Ghi nhận số tiền thu đƣợc từ cho thuê CCDC, ghi: Nợ TK111,112,131 – Tổng số tiền thu đƣợc
Có TK511 – Doanh thu dịch vụ (Doanh nghiệp chuyên cho thuê tài sản)
Có TK515 – Doanh thu hoạt động tài chính (DN không chuyên cho thuê tài sản) Nhận lại CCDC cho thuê, kế toán ghi:
Nợ TK 153 – Trị giá CCDC nhập kho
Có TK 142,242 – Giá trị còn lại của công cụ cho thuê
Xuất dùng NVL,CCDC cho SXKD và XDCB
Xuất VL thuê ngoài gia công
Giảm giá hàng mua Trả lại cho người bán
Xuất NVL dùng cho SXKD NVL, CCDC thiếu
Xuất NVL đầu tư liên kết Góp vốn liên doanh
Sơ đồ 1.4: Hạch toán tổng hợp NVL,CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên
Nhập kho NVL,CCDC mua ngoài
Thuê ngoài gia công Hoàn thành
Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Thuế tiêu thụ đặc biệt Phải nộp
Nhận vốn góp liên doanh
NVL,CCDC thừa chờ xử lý TK222
Không hết nhập lại kho
1.6.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ
Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tƣ hàng hóa trên sổ kế toán, từ đó xác định giá trị vật tƣ, hàng hóa đã xuất trong kỳ theo công thức:
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ
= Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ
+ Trị giá hàng nhập kho trong kỳ
-Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ thì mọi biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho mà đƣợc theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng, tài khoản 611 “Mua hàng”.
Phương pháp kiểm kê định kỳ áp dụng tại các doanh nghiệp có nhiều loại vật tư, hàng hóa với quy cách, mẫu mã đa dạng, giá trị thấp, được xuất dùng hay bán thường xuyên.
Tài khoản TK611 “Mua hàng”
Tài khoản TK152,153 “Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ”
Nội dung và kết cấu của tài khoản TK152,153 “Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ”
Nợ TK152,153 “Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ” Có
+ Kết chuyển giá trị thực tế NVL,
CCDC tồn kho cuối kỳ.
+ Kết chuyển giá trị thực tế của NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ
Nội dung và kết cấu của tài khoản Tài khoản TK611 “Mua hàng”
Nợ TK611 - Mua hàng Có
+ Kết chuyển giá trị NVL, CCDC, hàng + Kết chuyển giá trị NVL, CCDC, hàng hóa tồn kho đầu kỳ hóa tồn kho cuối kỳ.
+ Giá trị NVL, CCDC, hàng hóa nhập + Trị giá NVL,CCDC, hàng hóa xuất kho trong kỳ kho trong kỳ.
+ Trị giá NVL, CCDC, hàng hóa trả lại cho người bán.
- Đầu kỳ, kết chuyển trị giá NVL, CCDC và hàng mua đang đi đường, ghi: Nợ TK611 – Mua hàng
Có TK151,152,153 – Hàng đi đường, NVL,CCDC
- Trong kỳ, căn cứ vào chứng từ mua hàng và thực tế kiểm nhận đủ, nhập kho NVL, CCDC kế toán ghi:
Theo phương pháp thuế GTGT khấu trừ ghi: Nợ TK 611 – Mua hàng
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
Có TK 111,112,141,331 – Tổng thanh toán
Theo phương pháp thuế GTGT trực tiếp ghi:
Có TK 111,112,141,331 – Tổng thanh toán
- Chiết khấu khi thanh toán tiền mua NVL, CCDC được hưởng ghi: Nợ TK111,112,331
Có TK 515 – Doanh thu hoạt đông tài chính
-Nếu bên bán cho doanh nghiệp hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá hoặc trả lại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho bên bán thì ghi giảm giá hàng nhập kho:
Nợ TK111,112, 331 – Số tiền thực nhận
Có TK611 – Trị giá NVL,CCDC giảm giá hoặc trả lại Có TK133 – Thuế GTGT (nếu có)
- Khi nhập kho NVL, CCDC đã mua kỳ trước đang đi đường nay về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK611 – Trị giá thực tế NVL, CCDC nhập kho
Có TK111 – Hàng mua đang đi đường
- Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế, NVL,CCDC tồn kho vào cuối kỳ, phản ánh kết quả kiểm kê, kế toán ghi:
Nợ TK151,152,153 – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Có TK 611 – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Phân bổ vào các tài khoản có liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK621,627,641,642 - Trị giá NVL, CCDC sử dụng trong
SXKD Có TK611 – Trị giá NVL, CCDC xuất kho trong kỳ
Riêng đối với CCDC xuất dùng căn cứ vào giá trị phân bổ cho các đối tƣợng:
Nợ TK621,627,642 – Loại phân bổ 100%
Nợ TK142, 242 – Loại phân bổ nhiều lần Có TK611 - Mua hàng
Sơ đồ 1.5: Hạch toán tổng hợp NVL,CCDC theo phương pháp kiểm kê kỳ
TK133 Xuất NVL, CCDC dùng trong SXKD NVL,CCDC mua vào trong kỳ
Kết chuyển NVL,CCDC tồn kho Xuất NVL,CCDC trả lại hoặc Và đang đi trên đường đầu kỳ Giảm giá cho người bán
K/c NVL,CCDC đang đi đường cuối kỳ
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI CAO
Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại CAO MINH 25
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công Ty
Loại hình doanh nghiệp : Công ty TNHH Có Ba Thành Viên trở lên
− Tên Công ty : Công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại Cao Minh
− Tên giao dịch : Cao Minh Trading Contruction Co.,Ltd
− Tên viết tắt : Cao Minh Co.,Ltd
− Địa chỉ trụ sở chính : 192 Nguyễn Thái Sơn, P4, Q Gò Vấp, TP HCM
− Địa chỉ Email : caominhmeo@hcm.vnn.vn
Công Ty TNHH Xây Dựng Thương Mại Cao Minh do 3 thành viên sáng lập: + Ông Lê Phương Vũ
+ Bà Nguyễn Thị Minh Hiếu
+ Bà Võ Trương Nhị Lam
Năm 1999 hiện trạng công nghệ kỹ thuật chƣa phát triển nhiều, ở Việt Nam những yêu cầu phải đáp ứng của một xã hội phát triển ngày càng cao, dẫn đến nhiều doanh nghiệp trong ngành ra đời trong sự cạnh tranh gay gắt.
Ông Lê Phương Vũ trước đây là sinh viên trường Đại Học Kiến Trúc, Ông có ý định và sáng kiến thành lập một công ty chuyên ngành về xây dựng và trang trí nội thất Từ đó, Ông đã mời hai người bạn của Ông cùng nhau góp vốn để kinh doanh.
Sau khi hoàn thành các thủ tục cần thiết Công ty đã đƣợc cấp giấy phép chính thức vào ngày 22/01/1999, theo Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Kinh Doanh do Sở Kế Hoạch và Đầu tƣ cấp ngày 22/01/1999 số ĐKKD: 070740 Diện tích mặt bằng 600m 2 trong đó 100m 2 làm văn phòng giao dịch và phòng làm việc, 500m 2 còn lại làm kho vật tư và xưởng cơ khí.
Các giai đoạn phát triển của công ty:
− Từ năm 1999 đến 2000 Công ty nghiên cứu về mảng thiết kế và sản xuất các mặt hàng nội điện tử em bé và xích đu Do nắm bắt được tình hình biến động của thị trường trong ngành xây dựng, Công ty đã chọn hướng xây dựng làm thế mạnh, Ban Giám Đốc đã xác định ngành xây dựng làm mũi nhọn, là thế mạnh chủ lực sống còn của Công Ty.
− Từ năm 2001 đến năm 2004 Công Ty đã tham gia xây dựng cho khu chế xuất Tân Thuận, khu công nghiệp Bến Lức Long An, Nhà máy khí Rajchienr, Nhà máy thép Vina Tafong, Nhà máy chế biến thức ăn gia súc Chinfon, Công ty còn sản xuất và kinh doanh xích đu, nôi, giường trẻ em và một số đồ dùng cho nhà trẻ Sản phẩm được sản xuất bằng ống thép liền, sơn tĩnh điện có thể tháo lắp để vận chuyển.
2.1.1.2 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, đặc điểm kinh doanh
- Ngành nghề kinh doanh theo giấy phép hoạt động kinh doanh:
Xây dựng dân dụng, công nghiệp; San lắp mặt bằng; Sửa chữa nhà ở và trang trí nội thất; Sản xuất các sản phẩm cơ khí; Đại lý ký gởi hàng hóa.
Tƣ vấn đầu tƣ và xây dựng công trình: thăm dò, thí nghiệm, lập và thẩm định dự án đầu tƣ xây dựng, thiết kế; Lập tổng dự toán và thẩm định thiết kế, tổng dự toán; Quản lý và thực hiện dự án; Kiểm định chất lƣợng công trình; Tƣ vấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế về thiết kế, cung cấp vật tƣ thiết bị, xây lắp công trình.
Giám sát thi công xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp.
Số TT Tên thành viên Vốn Điều Lệ ( đồng)
2.1.2 Bộ máy tổ chức tại công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH TM-XD Cao Minh
Chức năng của từng bộ phận
- Là người đại diện và chịu trách nhiệm cao nhất của công ty trước pháp luật, các đối tác là khách hàng, nhà cung cấp về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Tổng điều hành mọi hoạt động hằng ngày của công ty, chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh cũng nhƣ tình hình tài chính của công ty.
- Ra các quyết định về cơ cấu tổ chức điều hành, cơ cấu lương và chi thưởng đối với nhân viên của công ty Bổ nhiệm và miễn nhiệm cán bộ chủ chốt, báo cáo tài chính định kỳ hằng năm.
- Là người trợ giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực của Công ty theo sự phân công của giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và pháp luật về những công việc đƣợc giao Phó giám đốc Công ty do tổng giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật.
Phòng Tài Chính Kế Toán
Xưởng Sản Xuất Đội Thi Công
Công nhân Sản Xuất Đội Lắp Dựng Đội Tổ Hợp
+ Phòng kế hoạch vật tư
- Tham mưu cho giám đốc, quản lý vật tư và máy móc thiết bị Nghiên cứu theo dõi vật tư và máy móc thiết bị, theo dõi và lập kế hoạch cung ứng sử dụng vật tƣ, tổ chức quản lý kho vật tƣ.
+ Phòng Tài chính - Kế toán
- Tham mưu cho chủ nhiệm công trình về kế hoạch thu chi tài chính, cập nhật chứng từ, theo dõi sổ sách thu chi của ban chỉ huy công trình, phục vụ kỹ sƣ tƣ vấn, các khoản cấp phát, cho vay và khối lƣợng hàng tháng với các đội sau khi đƣợc chủ công trình duyệt. Thực hiện tất cả các chính sách của nhà nước về tài chính, thuế, tiền lương cho văn phòng và các đội Báo cáo định kỳ tháng, quyết toán công trình.
- Phục vụ quá trình xây dựng và hoàn thiện công trình nhƣ lắp ráp cửa, điện, hệ thống cấp thoát nước cho công trình xây dựng.
- Có nhiệm vụ quản lý nhân sự, tính lương, khen thưởng, thực hiện chế độ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, bảo hộ lao động cho các cán bộ công nhân viên, quản lý hành chánh, quản lý các dụng cụ, phương tiện, chăm lo đời sống các cán bộ nhân viên và công tác phúc lợi.
- Thực hiện nhiệm vụ do chủ nhiệm công trình giao và chịu trách nhiệm về kỹ thuật, chất lƣợng, tiến độ công trình Lãnh đạo đội có nhiệm vụ lo nơi ăn chỗ ở, làm việc, kho xưởng, bến bãi, phương tiện, thiết bị nhân lực phù hợp với tiến độ, công nghệ thi công. Kiểm tra đôn đốc hàng ngày về quy trình thi công đúng thiết kế, đảm bảo chất lƣợng. Các phòng nghiệp vụ cùng các đội là một thể thống nhất có trách nhiệm giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ đƣợc chủ nhiệm công trình giao.
Cách bố trí mỗi phòng ban riêng biệt tạo nên tính độc lập giữa các phòng ban hạn chế sự tác động gây cản trở công việc do mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ riêng biệt công việc của từng người độc lập với nhau.
Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH XD – TM Cao Minh
2.2.1 Nguồn NVL – CCDC của công ty TNHH XD – TM Cao Minh
Đối với Nguyên vật liệu
+ Xi măng, công ty chỉ dùng 5 loại xi măng là: Xi măng Fico PCB40, Xi măng Thăng Long, Xi măng Holcim đa dụng, Xi măng Holcim PCB40, Xi măng Hà Tiên PCB40
+ Thép hộp, thép không rỉ, thép lá mạ kẽm
+ Cát xây, cát tô, cát đại (dùng để đổ bê tông
- Nguyên vật liệu phụ:Thép ống nhựa, bao tải, bột trét trong, bột trét ngoài, Đinh 5, đinh 1x2, Cột tre (làm kê chắn).
- Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có dụng cung cấp nhiệt lƣợng cho các loại máy móc nhƣ: Dầu diezen, Xăng…
- Phụ tùng thay thế : là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô nhƣ: săm lốp ô tô, bạc đạn, mâm xe,…
- Phế liệu thu hồi: Bao gồm các đoạn thừa của thép, sắt, tre, gỗ không dùng đƣợc nữa, vỏ bao xi măng.
Đối với Công cụ dụng cụ
- Công cụ dụng cụ: dàn giáo, mác, cuốc, xẻng…
- Bao bì luân chuyển: vỏ bao xi măng…
- Đồ dùng cho thuê: các loại máy móc phục vụ thi công…
2.2.1.2 Nhiệm vụ kế toán NVL - CCDC tại công ty
Xuất phát từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cũng nhƣ vai trò, vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép phản ánh kịp thời, chính xác số lƣợng, chất lƣợng và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu tiêu hao sử dụng cho sản xuất, nguyên vật liệu nhập xuất tồn kho
- Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu hướng dẫn kinh doanh kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ kho nhập xuất, thực hiện dúng các chế độ thanh toán ban đầu về nguyên vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ ) mở các sổ sách, thuế chi tiết về nguyên vật liệu đúng phương pháp quy định, giúp cho việc lãnh đạo và chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua, tình hình dự trữ và tiêu hao nguyên vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn nguyên, vật liệu thừa việc sử dụng nguyên vật liệu phi pháp, lãng phí.
- Tham gia kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu theo chế độ quy định của Nhà nước, lập báo cáo kế toán về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý và điều hành phân tích kinh tế.
2.2.1.3 Nguồn cung cấp NVL - CCDC
DNTN Hoàng Phong Phú, công ty CP TM & DV Đức Toàn, công ty TNHH Thương Mại Từ Tường, DNTN Vĩnh Ký, công ty CP TM & DV Phúc Lâm,…
2.2.2 Tổ chức công tác kế toán NVL - CCDC tại công ty
Tại công ty TNHH TM & XD Cao Minh việc mua vật tƣ do phòng kế hoạch vật tƣ đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tƣ hoặc theo yêu cầu sản xuất thi công Khi vật tư được mua về, người đi mua hàng sẽ mang hóa đơn: Hóa đơn mua hàng, hóa đơnGTGT của đơn vị bán, hóa đơn cước phí vận chuyển lên phòng kế toán Khi mua NVL –CCDC về đến công ty hoặc kho, nếu xuất thẳng không qua kho thì thủ kho xác nhận vào mặt sau của tờ hóa đơn đã nhận hàng Nếu nhập kho người đi mua hàng gởi hóa đơn cho phòng vật tƣ để lập phiếu nhập kho Khi nhập kho, thủ kho kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng vật tƣ ghi trên hóa đơn của NVL – CCDC xong thủ kho ghi ngày tháng năm nhập kho và cùng người giao hàng ký xác nhận Trường hợp vật liệu mua về có khối lượng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tƣ lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ" Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tƣ về số hàng mua về đúng quy cách,mẫu mã, chất lƣợng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho Hàng ngày thủ kho chuyển chứng từ lên phòng kế toán làm căn cứ để ghi vào sổ.
Phiếu nhập kho đƣợc chia làm 3 liên:
+ Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc tại phòng kế hoạch vật tư
+ Liên 2: Do thủ kho lưu giữ rồi gửi lên phòng kế toán
+ Liên 3: Cán bộ mua kèm theo với hóa đơn GTGT
Khi có nhu cầu sử dụng NVL – CCDC bộ phận có nhu cầu viết “ Giấy đề nghị cung ứng vật tƣ” Chuyển cho phòng vật tƣ, phòng vật tƣ căn cứ vào giấy đề nghị để lập phiếu xuất kho Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu chuyển kế toán trưởng ký rồi chuyển cho Giám Đốc hoặc người ủy quyền duyệt rồi giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho đề nhận hàng Sau khi đối chiếu khối lƣợng nguyên vật liệu trên phiếu xuất kho tại cột số lƣợng yêu cầu đối với khối lƣợng nguyên vật liệu thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lƣợng thực xuất và ký xác nhận.
Phiếu xuất kho đƣợc chia làm 3 liên:
+ Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc tại phòng kế hoạch vật tư
+ Liên 2: Thủ kho nhận rồi chuyển lên phòng kế toán
+ Liên 3: Do đội vật tƣ giữ
Ngoài số lƣợng vật tƣ dùng cho thi công, cho quản lý phục vụ quá trình thi công thì NVL – CCDC ( các phế liệu thu hồi từ công ty) hoặc cho các đơn vị khác vay tạm thời hoặc xuất cho các đội gia công.
Trường hợp xuất bán thì lập hóa đơn bán hàng đồng thời cũng là phiếu xuất hàng. Hóa đơn bán hàng đƣợc lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc tại phòng kế hoạch vật tư
2.2.3 Phương pháp tính giá NVL – CCDC
2.2.3.1 Tính giá NVL – CCDC nhập kho
Nhập kho mua ngoài:(Có hợp đồng mua bán giữa hai bên)
Vật liệu đƣợc thu mua từ nhiều nguồn khác nhau và vào các thời điểm khác nhau nên giá thu mua và chi phí thu mua sẽ khác nhau dẫn đến giá trị nhập cũng khác nhau Do vậy, chúng đòi hỏi phải được đánh giá theo giá thực tế trên thị trường là giá mua ghi trên hóa đơn và chi phí thu mua gồm có chi phí vận chuyển.
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Chi phí vận + chuyển bốc dỡ
+ Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá ghi trên hóa đơn.
Nghiệp vụ 1:Căn cứ HĐ số 0000590 ký hiệu PP/11P ngày 14/12/2012 công ty nhập
941 Kg thép ống tròn, giá chƣa thuế là 18.500 đ/Kg của DNTN Hoàng Phong Phú trả bằng tiền mặt với số tiền : 17.408.500 đồng, thuế GTGT 10%.
Vậy giá thực tế nhập là 17.408.500 đồng (giá ghi trên hóa đơn chưa thuế)
+ Trường hợp bên bán không vận chuyển vật tư cho công ty thì giá thực tế nhập kho là giá ghi trên hóa đơn cộng chi phí vận chuyển.
HĐ số 0037323 ký hiệuDT/11P ngày 17/12/2012 công ty nhập 12,5tấn Xi măng Holcim đa dụng của công ty CP TM & DV Đức Toàn với giá
10%) Chi phí vận chuyển 12,5 tấn Xi măng là 1.000.000 đồng chƣa bao gồm thuế, (thuế
Vậy giá thực tế nhập xi măng:
Nhập kho thuê ngoài gia công chế biến
+ Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến
Căn cứ vào hóa đơn xưởn g nhập gia công hoàn thành ngày 28/12/
2012 vì kèo bằng tôn dày 5mm, hàn kết cấu thành phẩm kích thước 200m m x 105m m x100 mm đơn giá chi tiết 14.50
0 x 200 cái = 2.900.000 và gia công chi tiết đầu nối cọc 150mm x 150mm, đơn giá 6.000 đồng x 1500 cái 9.000.000 đồng, tổng cộng là 11.900.000đồng, cùng với số lƣợng thép công ty mua về xuất gia công trị giá là
Vậy giá thực tế nhập kho vì kèo, đầu nối cọc:
Nhập kho khi thu hồi từ các công trình
Do tính chất đặc thù của ngành xây dựng nên các công trình, hạn học công trình sau khi hoàn thành thì các phế liệu thu hồi, một số vật liệu chƣa sử dụng sẽ tiến hành nhập kho
Ngày 24/12/2012 công ty tái nhập Xi măng Vicem Hà Tiên đa dụng thừa kế toán xác định giá trị thừa 13.500.000 đồng.
Vậy giá thực tế nhập kho : 13.500.000 đồng
Nghiệp vụ 5: Căn cứ HĐ số 0000059 ký hiệu VK/12P ngày 30/12/2012 công ty nhập Thép láp tròn các loại của DNTN Vĩnh Ký trả bằng chuyển khoản với số tiền 18.697.140 đồng (thuế GTGT 10%) Giá mua thép: 14.200 đồng/Kg Số lƣợng ghi trên hóa đơn là 1.197 Kg, số lƣợng thực nhập: 2.100 Kg.
Vậy giá thực tế nhập kho: Giá ghi trên hóa đơn
2.2.3.2 Tính giá NVL – CCDC xuất kho
Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công: tính theo giá bình quân gia quyền.
Cụ thể công ty có các nghiệp vụ phát sinh trong tháng nhƣ sau:
Nghiệp vụ 1: Căn cứ vào giấy đề nghị lĩnh vật tƣ yêu cầu số lƣợng xuất là 850 Kg thép ống tròn cho công trình Metro Rạch Giá Theo phiếu nhập kho số 258/PN ngày 14/12/2012 thép đƣợc nhập 941Kg với giá 18.500 đ/Kg có số lƣợng tồn đầu kỳ 634Kg giá 17.800đ/Kg.
Giá thực tế xuất kho của 1kg thép:
18.218 x 850 = 15.485.300 đồng Nghiệp vụ 2: Cũng căn cứ vào giấy đề nghị lĩnh vật tƣ yêu cầu số lƣợng xuất là
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI CAO MINH
Nhận xét và đánh giá chung về công tác kế toán NVL – CCDC tại công ty TNHH Xây Dựng Thương Mại Cao Minh
Doanh nghiệp đã tổ chức sử dụng tốt khoản mục chi phí NVL – CCDC góp phần thực hiện đƣợc mục tiêu hạ giá thành sản phẩm của doanh nghiệp.
Trong thời gian ngắn nghiên cứu và tìm hiểu về thực tế quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH XD – TM Cao Minh, em nhận thấy công tác quản lý NVL – CCDC của doanh nghiệp tương đối tốt Doanh nghiệp đã tổ chức tốt một phòng ban chuyên thu mua theo dõi quản lý vật liệu đảm bảo đƣợc cân đối giữa kế hoạch sản xuất, nhu cầu và khả năng cung ứng vật tƣ.
Doanh nghiệp thường nhập NVL, CCDC của những bạn hàng có quan hệ lâu năm nên không phải trả khoản chi phí vận chuyển đồng thời việc vận chuyển luôn đƣợc tổ chức hợp lý, tránh những ảnh hưởng xấu đến chất lượng sản phẩm, tiết kiệm được chi phí. Cùng với việc thu mua và theo dõi việc vận chuyển NVL – CCDC, phòng kế toán và thủ kho đã kết hợp nhịp nhàng trong công tác tổ chức hạch toán NVL – CCDC để đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm cho doanh nghiệp góp phần giảm chi phí trong sản xuất kinh doanh.
Về tổ chức bộ máy
- Công ty đã xây dựng bộ máy quản lý gọn nhẹ và hợp lý do công ty có quy mô nhỏ, nhân viên quản lý gồm 8 người thuộc các phòng kế toán, kế hoạch, giám sát công trường Các phòng ban trên đã quản lý hiệu quả trong phần việc của mình, góp phần hỗ trợ có hiệu quả cho Ban giám đốc trong công tác tổ chức và giám sát thi công.
- Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại công ty đƣợc tổ chức đầy đủ, trình tự luân chuyển chứng từ đƣợc xây dựng hợp lý, đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, nhanh chóng, kịp thời.
- Bộ máy quản lý của công ty ngày càng hoàn thiện hơn, công ty đã tổ chức đầy đủ các phòng ban cơ bản tạo nền móng cho sự phát triển sau này Đồng thời làm cho công tác quản lý của công ty đƣợc chặt chẽ, công việc của từng phòng ban đƣợc phân công rõ ràng, do đó mỗi phòng ban đều có trách nhiệm làm tốt nhiệm vụ của mình Các phòng ban quản lý hỗ trợ có hiệu quả cho ban giám đốc trong công tác tổ chức và giám sát việc thi công cũng nhƣ các hoạt động khác của công ty Về khía cạnh này có thể kể đến vai trò của phòng thi công và phòng quản lý chất lƣợng Phòng thi công đã hoàn thành chức năng và nhiệm vụ của mình là triển khai thực hiện các kế hoạch xây lắp, đảm bảo về chất lƣợng công trình và tiến độ thi công cho phù hợp với thời hạn giao nhận thầu Phòng quản lý chất lƣợng luôn theo sát các công trình đảm bảo các quy chế an toàn lao động và các quy trình thi công luôn đƣợc tuân thủ để có thể cung cấp cho khách hàng những sản phẩm xây lắp an toàn và chất lƣợng nhất.
Về đội ngũ nhân viên
- Đội ngũ nhân viên kế toán tuổi trẻ, nhiệt tình, có trình độ, có tay nghề, có năng lực chuyên môn cao Sử dụng thành thạo vi tính và dựa vào đó để lấy cơ sở dữ liệu cần thiết để phục vụ cho công tác quản lý nguyên, vật liệu nói riêng và tất cả các phần mềm quản lý nói chung.
Về áp dụng kế toán máy
- Việc áp dụng kế toán máy đã giúp cho công tác kế toán giảm bớt khối lƣợng công việc, gọn nhẹ quá trình từ xử lý chứng từ vào sổ sách kế toán và lập báo cáo Vì khi sử dụng kế toán máy thì kế toán viên chỉ việc nhập thông tin vào máy tính, còn các khâu tính toán số liệu, vào các sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp và lên báo cáo đều do máy tính tự động làm một cách chính xác và nhanh chóng Không những thế việc áp dụng kế toán máy còn cho phép kế toán xem xét các số liệu, tìm kiếm hay sửa chữa dễ dàng, cho phép in ra các báo cáo, sổ sách tại thời điểm bất kỳ phục vụ cho yêu cầu quản lý, giúp các nhà quản lý ra quyết định kịp thời và chính xác.
Về chế độ, chính sách liên quan đến kế toán NVL – CCDC
- Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm của công ty. Hình thức này dễ ghi chép, lại đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Với khối lƣợng lớn NVL – CCDC, chủng loại phong phú, việc công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên đề hạch toán là hoàn toàn hợp lý Phương pháp này cho phép công ty theo dõi được thường xuyên, liên tục tình hình biến động của NVL – CCDC, để đƣa ra biện pháp xử lý kịp thời.
Về thủ tục nhập – xuất kho NVL – CCDC
- Với khối lƣợng NVL – CCDC lớn, chủng loại đa dạng, công ty đã có nhiều biện pháp nhằm quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và xuất dùng Trong khâu thu mua công ty đã quy định chặt chẽ các thủ tục khi tiến hành nhập kho NVL – CCDC khi tiến hành nhập kho phải có hội đồng kiểm nghiệm với đầy đủ các thành viên đại diện liên quan, trong đó có một đại diện của phòng kế toán Trước khi kiểm nghiệm NVL – CCDC các thành viên của hội đồng kiểm nghiệm phải căn cứ vào giá đã duyệt, các hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên Với các thủ tục cho thấy công tác kế toán NVL – CCDC là chặt chẽ, đảm bảo đƣợc yêu cầu quản lý.
- Quá trình xuất dùng NVL – CCDC phải thông qua xét duyệt yêu cầu sử dụng Sau đó, kế toán vật tƣ mới đƣợc phép viết phiếu xuất kho cho những NVL – CCDC có giá trị lớn. Còn đối với những NVL – CCDC có giá trị nhỏ thì các thủ tục này chỉ thông qua phòng. Nhìn chung có thể thấy công tác kế toán về thủ tục nhập – xuất kho là chặt chẽ, hợp lý, có sự liên kết giữa các phòng ban chức năng, tạo thuận lợi cho quản lý theo dõi tổng quát và chính xác biến động của NVL – CCDC, cung cấp kịp thời về tình hình nhập
– xuất – tồn kho NVL – CCDC.
Với một khối lƣợng NVL lớn khác nhau nên ít nhiều công ty sẽ phải gặp những khó khăn trong quá trình theo dõi và quản lý Và do một số nguyên nhân khác nhau nên công tác kế toán còn có những hạn chế nhất định.
Thứ nhất: Đối với việc sử dụng hệ thống tài khoản NVL - CCDC
Hiện nay, công ty mới chỉ mở TK 152 nhƣng chƣa thực sự chi tiết cho từng loại vật liệu, việc phân loại vật liệu còn quá đơn giản, kế toán chƣa theo dõi một cách riêng rẽ tình hình hiện có và sự biến động của từng nhóm vật tƣ.
Thứ hai: Về công tác kế toán nguyên vật liệu
Phương pháp kế toán chi tiết NVL – CCDC được công ty áp dụng là phương pháp ghi thẻ song song Về cơ bản công ty đã thực hiện tốt kế toán chi tiết NVL – CCDC Tuy nhiên, do thẻ kho và sổ chi tiết vật tƣ đƣợc mở theo tháng cho nên việc kiểm tra đối chiếu chỉ đƣợc thủ kho và kế toán thực hiện vào cuối tháng Ngoài ra, khi thực hiện hach toán đối với phế liệu thu hồi thì kế toán không làm thủ tục nhập kho và theo dõi trên sổ sách kế toán nào mà chỉ tập trung vào một chỗ Chính vì thế nó sẽ ảnh hưởng đến quản lý, sử dụng, gây mất mát, làm thiệt hại đến công ty.
Thứ ba: Về báo cáo kế toán liên quan đến NVL – CCDC Ở công ty trong kỳ số liệu xuất dùng phục vụ cho quá trình sản xuất là theo kế hoạch, do vậy trong quá trình sản xuất tại đơn vị thi công vẫn còn tình trạng tiêu hao vật liệu thực tế ít hơn so với kế hoạch dẫn đến cuối kỳ vẫn còn NVL – CCDC ở đơn vị chƣa sử dụng.
Thứ tƣ: Về trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL – CCDC tại công ty
Thứ nhất: Về việc sử dụng hệ thống tài khoản NVL – CCDC Để đảm bảo nhu cầu về vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty tiến hành được thường xuyên, liên tục, không bị gián đoạn và quản lý được vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể số liệu hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu Bởi vậy, nguyên vật liệu phải đƣợc phân loại theo quy cách phẩm chất nhất định Vật liệu tại công ty có rất nhiều chủng loại Vì vậy công ty nên phân loại và lập sổ điểm danh vật liệu nhằm quản lý NVL – CCDC một cách khoa học,tránh sự nhầm lẫn của các loại NVL với nhau.
Phân loại NVL nên chia thành 6 nhóm và có chi tiết cho từng nhóm nhƣ sau:
TK 1521: Nguyên vật liệu chính
TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
TK 1523: Phụ tùng thay thế
Sau đó căn cứ vào chủng loại và số lƣợng của nhóm nguyên vật liệu để lập sổ danh điểm nguyên vật liệu Mỗi nhóm vật liệu sẽ đƣợc ghi trên mỗi trang sổ, trong mỗi nhóm vật liệu sẽ ghi đầy đủ các loại vật liệu của nhóm đó Ví dụ : nhóm xi măng, sắt, thép, gạch đá
Cách xây dựng danh điểm vật liệu phổ biến là kết hợp giữa số liệu tài khoản vào việc phân chia vật tƣ cho mỗi loại đƣợc đánh số liên tục theo quy ƣớc của loại đó Giữa các loại để trống, phòng khi có các loại vật tƣ mới để ghi bổ sung Với nguyên tắc này giúp kế toán nhận biết đƣợc vật tƣ một cách nhanh chóng thông qua danh điểm vật tƣ. Việc xây dựng danh điểm sẽ căn cứ vào số liệu tài khoản và đánh số lần lƣợt theo từng loại vật tƣ trong nhóm đó Số danh điểm vật liệu của từng nhóm sẽ căn cứ vào chủng loại và số lƣợng của nhóm vật tƣ đó để phân chia một cách cụ thể.
Ví dụ: TK 152: Nguyên vật liệu chính – xi măng sẽ đƣợc phân ra:
- TK 152.110: Xi măng Hà tiên
- TK 152.112: Xi măng Thăng Long
Thứ hai: Về sổ kế toán chi tiết
Kế toán chi tiết NVL – CCDC được công ty áp dụng là phương pháp ghi thẻ song song Qua nghiên cứu tình hình thực tế của công ty xét trên các mặt quản lý nói chung về trình độ kế toán và thủ kho, em nhận thấy là phù hợp, tuy nhiên việc áp dụng phương pháp này dẫn đến đối chiếu chậm vì mọi công việc đều dồn đến cuối tháng Do đó, để lãnh đạo công ty nắm được tình hình tăng, giảm NVL – CCDC, vốn lưu động một cách kịp thời, phòng kế toán nên cập nhật hàng ngày các loại phiếu nhập, phiếu xuất để kế toán ghi vào sổ chi tiết song còn lên bảng tình hình nhập – xuất NVL – CCDC Nếu để cuối tháng mới hạch toán nhƣ vậy sẽ gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin, báo cáo quyết toán sẽ bị chậm.
Thứ ba: Về báo cáo kế toán liên quan đến NVL – CCDC
Các đơn vị còn tồn vật liệu lập phiếu báo cáo vật tƣ còn lại cuối kỳ gửi cho phòng kế toán để theo dõi vật tƣ tồn cuối kỳ đồng thời làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình sử dụng NVL – CCDC.
Sau mỗi hạng mục công trình, các đơn vị thi công phát hiện thấy số NVL – CCDC còn tồn lại, căn cứ vào từng loại vật liệu và khả năng sử dụng NVL – CCDC để xuất dùng ở kỳ tiếp theo.
Thứ tƣ: Về trình độ nhân viên kế toán Để công tác kế toán đƣợc hoàn thiện hơn thì ngoài việc khắc phục những hạn chế trên, công ty cần phải chú ý bồi dƣỡng nhân viên kế toán trẻ Công ty có thể đƣa ra nhiều biện pháp khác nhau: gửi nhân viên đi đào tạo tại các lớp dạy thực hành kế toán, mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ còn về phần bản thân các kế toán viên thì phải thường xuyên trao dồi kiến thức, nâng cao tinh thần học hỏi
Nguồn lực về con người bao giờ cũng quan trọng nhất, chính vì vậy, đầu tư cho công tác đào tạo nhân viên kế toán là biện pháp hữu hiệu nhất để hoàn thiện công tác kế toán tại mỗi đơn vị nói chung và tại công ty TNHH XD – TM Cao Minh nói riêng.