TỔNG QUAN BÁO CÁO
Tóm tắt học phần Tin học đại cương
1.1.1 Thông tin tóm tắt học phần a) Thông tin chung
- Tên học phần: TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG
- Tên Tiếng Anh: Fundamental of Informatics
- Thời lượng: 4 tín chỉ (75 tiết), trong đó 45 tiết lý thuyết, 30 tiết thực hành
- Điều kiện học tập: Học và thực hành trực tiếp trên máy vi tính (Lớp học online hoặc/và offline) b) Nội dung
- Các kiến thức chung về máy tính, mạng Internet và hệ điều hành Microsoft Windows 10 (MS Windows 10 còn gọi tắt là Windows 10 hay Win 10)
- Soạn thảo văn bản trên ứng dụng Microsoft Word (MS Word còn gọi tắt là Word)
- Thiết kế bài trình chiếu bằng ứng dụng Microsoft Powerpoint (MS Powerpoint còn gọi tắt là Powerpoint)
- Xử lý bảng tínhbằng ứng dụng Microsoft Excel (MS Excel còn gọi tắt là Excel)
- Làm quen với bài thi quốc tế do Microsoft cấp chứng chỉ về sử dụng Microsoft Office cấp độ “đặc thù/chuyên sâu” (MOS: Microsoft Office Specialist) với 2 ứng dụng Word và Excel. c) Đánh giá học phần:
- Đánh giá quá trình với tỷ trọng điểm quá trình là 30% theo các nội dung: Tinh thần thái độ học tập, bài tập lớn (tiểu luận), kiểm tra thường xuyên;
- Thi kết thúc học phần hoặc làm đồ án môn học với tỷ trọng điểm kết thúc học phần là 70% Cụ thể:
Trường hợp thi kết thúc học phần:
Nội dung thi kết thúc học phần sẽ bao gồm Word, Powerpoint, Excel (Chi tiết về nội dung thi kết thúc học phần trong Bảng 1);
TT Nội dung thi Điểm tối đa
- Định dạng trang in cho văn bản
- Chèn tiêu đề (trên, dưới), số trang (nằm trong tiêu đề)
- Soạn thảo nội dung văn bản, định dạng văn bản
- Chèn: Hình ảnh, hình cơ bản, chữ nghệ thuật, chữ rơi đầu đoạn, biểu tượng vào trong văn bản
- Văn bản đặc biệt: Chia cột một số đoạn, sử dụng điểm dừng Tab trong văn bản, tạo mục lục cho văn bản
- Xuất bản văn bản thành file định dạng PDF
- Tạo, hiệu chỉnh, áp dụng Master slide
- Thiết kế bài trình chiếu: 3-5 slides (Áp dụng Master slide ở trên để thiết kế)
- Tạo hiệu ứng: Chuyển cảnh giữa các slide, hiệu ứng hoạt hình cho các đối tượng trong từng slide (Một số hiệu ứng đã được tạo từ bên trong Master slide)
- Tạo, hiệu chỉnh, áp dụng Handout master để xuất bản handout của bài trình chiếu thành file định dạng PDF
- Sao chép file dữ liệu bảng tính có sẵn về máy, đổi tên
- Lập các công thức để hoàn thiện nội dung trong file bảng tính
- Định dạng bảng tính: Đóng khung, tô màu (khung, chữ), làm nền, định dạng hiển thị dữ liệu số và ngày
- Định dạng trang in cho bảng tính, trong đó có thiết lập vùng in, tiêu đề trang in
Bảng 1: Nội dung thi kết thúc học phần
Hình thức thi kết thúc học phần: Thi thực hành trực tiếp trên máy tính hoặc Thi trực tuyến trên hệ thống thông qua ứng dụng Microsoft Teams.
Trường hợp làm đồ án môn học:
Sinh viên chọn đề tài theo giợi ý của giảng viên;
Giảng viên hướng dẫn chi tiết sinh viên thực hiện đồ án về: Hình thức, bố cục, nội dung chi tiết;
Sinh viên hoàn thiện đồ án theo khung thời gian quy định (Mặc định là trong thời gian học) và nộp đồ án (bản mềm và có thể bao gồm cả bản cứng) cho giảng viên đánh giá. d) Tài liệu học tập
- Tài liệu học tập chính: Giáo trình TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG, Khoa CNTT, Trường Đại học Tài Chính – Marketing (Tài liệu lưu hành nội bộ).
- Tài liệu tham khảo: Các tài liệu (sách, giáo trình) có nội dung liên quan đến Win
10, sử dụng Word, Powerpoint, Excel (Nên chọn bộ Office 2016 hoặc Office 2019).
1.1.2 Tóm tắt nội dung một số tiện ích, ứng dụng cơ bản liên quan đến học phần a) Một số tiện ích cơ bản a 1 ) Bộ gõ Tiếng Việt UniKey
Hiện nay để làm việc với các văn bản Tiếng Việt chúng ta cần sử dụng một bộ gõ
TV Có khá nhiều bộ gõ TV đang lưu hành tuy nhiên UniKey là công cụ hỗ trợ nhập văn bản Tiếng Việt có dấu và chuyển đổi văn bản được sử dụng phổ biến và ổn định nhất (Hình 1).
Hình 1: Giao diện bộ gõ Tiếng Việt Unikey a2) Trình nén file Winrar Để nén và mã hóa dữ liệu phục vụ cho việc lưu trữ, truyền tải dữ liệu người ta có thể sử dụng các chương trình nén Có khá nhiều chương trình nén được sử dụng hiện nay, tuy nhiên WinRar là chương trình được cài đặt trong hầu hết các PC.Công cụ WinRar hỗ trợ nén dữ liệu thành các file nén (có phần mở rộng rar) và giải nén các file dữ liệu đã được nén (Hình 2)
Hình 2: Giao diện trình nén file WinRAR a 3 ) Trình quản lý tập tin “File Explorer”
“File Explorer” là một tiện ích có sẵn của các HĐH Windows, nó hỗ trợ các thao tác liên quan đến tập tin (file) và thư mục (folder) như tạo folder, sao chép file/folder, di chuyển file/folder, xóa file/folder, thay đổi thuộc tính file/folder (Hình 3).
Hình 3: Giao diện trình quản lý tập tin “File Explorer” a 4 ) Trình quản lý hệ thống “Control Panel”
“Control Panel” (Tạm dịch: Bảng điều khiển) là một chức năng được đưa vào trong tất cả các HĐH Windows để hỗ trợ thiết lập hệ thống cho máy tính (Thiết lập cấu hình cho HT) như thiết lập ngày, giờ, thiết lập các định dạng dữ liệu số, ngày, giờ mặc định, v.v (Hình 4).
Hình 4: Giao diện trình quản lý hệ thống “Control Panel” b) Một số ứng dụng cơ bản b 1 ) Ứng dụng Microsoft Word
- Microsoft Word là ứng dụng để soạn thảo và xử lý văn bản một cách chuyên nghiệp.
- Ứng dụng MS Word là một trong các ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office Ứng dụng này cho phép người sử dụng có thể thực hiện các thao tác liên quan đến soạn thảo văn bản từ cấp độ đơn giản đến chuyên sâu tùy thuộc vào khả năng, nhu cầu và tính chất công việc của người sử dụng (User).
- Với ứng dụng MS Word người dùng (User) có thể:
+ Soạn thảo và trình bày nhiều mẫu văn bản;
+ Đưa các đối tượng, họa tiết vào trong văn bản;
+ Thực hiện các chức năng để chế bản điện tử;
+ Sử dụng nhiều công cụ tiện ích hỗ trợ cho công tác biên soạn tài liệu.
- Tùy thuộc vào phiên bản của bộ MS Office mà tên gọi của MS Word có thể kèm theo số hiệu phiên bản Phiên bản MS Office đang sử dụng khá phổ biến hiện nay là MS Word 2016 hoặc MS Word 2019 (Được cập nhật từ MS Word 2016) Hình
5 là giao diện của ƯD MS Word 2016/9
Hình 5: Giao diện của ứng dụng MS.Word 2016 b 2 ) Ứng dụng Microsoft Powerpoint
- Microsoft Powerpoint là ứng dụng được sử dụng để thiết kế và hỗ trợ trình chiếu, thuyết trình văn phòng chuyên nghiệp.
- Ứng dụng MS Powerpoint cũng là một trong các ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office Ứng dụng này cho phép người sử dụng có thể thực hiện các thao tác liên quan đến thiết kế bài trình chiếu hỗ trợ thuyết trình hoặc trình chiếu tự động từ cấp độ đơn giản đến chuyên sâu tùy thuộc vào khả năng, nhu cầu và tính chất công việc của người sử dụng.
- Với ứng dụng MS Powerpoint người dùng có thể:
+ Trình bày các bài trình chiếu (Presentation) hỗ trợ cho công tác thuyết trình hoặc trình chiếu tự động với nhiều mẫu trình chiếu chuyên nghiệp;
+ Đưa (Chèn) thêm nhiều đối tượng đồ họa, âm thanh, video vào trong các trang trình chiếu (Slide);
+ Tạo nhiều hiệu ứng sinh động cho bài trình chiếu;
+ Sử dụng các công cụ để hỗ trợ cho quá trình trình chiếu.
Tương tự như ứng dụng MS Word, tên gọi của ứng dụng MS Powerpoint cũng có thể kèm theo số hiệu phiên bản của MS Office Hình 6 là giao diện của ƯD MS.Powerpoint 2016/9
Hình 6: Giao diện của ứng dụng MS PowerPoint 2016 b 3 ) Ứng dụng Microsoft Excel
- Microsoft Excel là ứng dụng sử dụng để tổ chức, xử lý và lưu trữ dữ liệu đơn giản trong công tác văn phòng.
- Ứng dụng MS Excel là một trong các ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office Ứng dụng này cho phép người sử dụng có thể thực hiện các thao tác liên quan đến tổ chức, lưu trữ và xử lý bảng tính từ cấp độ đơn giản đến nâng cao tùy thuộc vào khả năng, yêu cầu và tính chất công việc của người sử dụng.
- Sử dụng ứng dụng MS Excel người dùng có thể:
+ Tổ chức dữ liệu với lượng dữ liệu từ ít cho tới nhiều và thậm chí rất nhiều theo cách thức khá đơn giản;
+ Trình bày các báo cáo dữ liệu với nhiều họa tiết;
+ Sử dụng các hàm có sẵn để xử lý, tính toán trên dữ liệu theo yêu cầu một cách thuận lợi;
+ Sử dụng các công cụ hỗ trợ để phân tích, xử lý và dự báo một cách chuyên nghiệp.
Phiên bản MS Excel đang sử dụng phổ biến hiện này là MS Excel 2016 hoặc MS. Excel 2019 (Bản nâng cấp theo bộ MS Office 2019) Hình 7 là giao diện của ƯD
Hình 7: Giao diện của ứng dụng MS Excel 2016
Ngoài ra bộ Microsoft Office còn cung cấp rất nhiều ứng dụng khác để hỗ trợ người dùng trong các công việc văn phòng hàng ngày như: MS Access, MS.OneNote, MS OneDrive, v.v.
Bối cảnh thực hiện báo cáo
1.2.1 Lý do chọn đề tài
Trong thời đại số như hiện nay thì mỗi chúng ta cho dù hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào thì việc tổ chức và xử lý dữ liệu dưới dạng bảng không thể không biết đến ứng dụng Microsoft Excel trong bộ Microsoft Office Quá trình làm việc trên ứng dụng Microsoft Excel thì thao tác định dạng dữ liệu không chỉ đòi hỏi người sử dụng biết cách thao tác mà còn phải có những kỹ năng nhất định.
Chính vì vậy, trong phạm vi của báo cáo tiểu luận môn học THDDC em đã chọn đề tài “Định Dạng Dữ Liệu Trong Các Ô Của Microsoft Excel” để thực hiện cho toàn bộ báo cáo này.
1.2.2 Mục tiêu của báo cáo
Báo cáo tiểu luận THĐC được thực hiện hướng tới các mục tiêu cơ bản sau:
- Tóm tắt và hệ thống hóa một số kiến thức cơ bản liên quan về máy tính, HĐH, các ứng dụng MS Word, MS Excel, MS Powerpoint làm cơ sở cho báo cáo;
- Trình bày chi tiết thao tác định dạng dữ liệu trong ứng dụng Microsoft Excel.
Bố cục của báo cáo
Báo cáo này thực hiện trên cơ sở bố cục theo quy định của một báo cáo khoa học.
Bố cục chi tiết của báo cáo gồm:
Phần đầu hay còn gọi là phần trước nội dung, gồm:
- Các bìa trước: Bìa ngoài và bìa lót;
- Các nhận xét, đánh giá của giảng viên: Giảng viên 1; Giảng viên 2;
- Các danh mục: Thuật ngữ Tiếng Anh, Từ viết tắt, Bảng biểu, Hình ảnh;
- Mục lục; b) Phần nội dung
Phần nội dung là phần chính của báo cáo được chia thành 4 chương:
- Chương 1: Tổng quan báo cáo;
- Chương 2: Cơ bản về máy vi tính và hệ điều hành;
- Chương 3: Định dạng dữ liệu trong các ô của Microsoft Excel
- Chương 4: Kết luận và kiến nghị. c) Phần cuối
Phần cuối hay còn được gọi là phần sau nội dung, gồm:
- Các bìa sau: Bìa lót sau, bìa ngoài sau.
CƠ BẢN VỀ MÁY TÍNH VÀ HỆ ĐIỀU HÀNH
Giới thiệu về máy vi tính
2.1.1 Kiến trúc của máy vi tính
Máy tính được cấu tạo từ rất nhiều thiết bị khác nhau Dựa vào nhiệm vụ của mỗi thiết bị trong hệ thống máy tính, những thiết bị này có thể phân thành bốn (04) nhóm (khối) thiết bị cơ bản: Khối nhập, khối xuất, khối xử lý, khối lưu trữ (Hình 8).
Hình 8: Sơ đồ minh họa kiến trúc của các PC a) Khối thiết bị nhập
Khối thiết bị nhập gọi tắt là “Khối nhập” (Input block) bao gồm các thiết bị được gọi là thiết bị nhập (Input device).
Các TBN có nhiệm vụ đưa dữ liệu vào trong máy tính để xử lý, đóng vai trò là đầu vào của hệ thống máy tính. a 2 ) Một số thiết bị nhập cơ bản:
Bàn phím (Keyboard): Là thiết bị nhập chuẩn (Standard input device) thường là loại bàn phím chuẩn (Standard keyboard) hoặc bàn phím mở rộng (Extended keyboard) Bàn phím được sử dụng để nhập dữ liệu dưới dạng ký tự (Character). Máy quét (Scanner): Là thiết bị hỗ trợ nhập dữ liệu vào máy tính dưới dạng hình ảnh.
Máy quay phim (Video recorder), Webcam: Là các thiết bị hỗ trợ nhập dữ liệu vào máy tính dưới dạng các clip hình ảnh (Video clip).
Microphone: Là thiết bị hỗ trợ nhập dữ liệu vào máy tính dưới dạng âm thanh. v.v. b) Khối thiết bị xuất
Khối thiết bị xuất gọi tắt là “Khối xuất” (Output block), bao gồm các thiết bị được gọi là thiết bị xuất (Output device). b 1 ) Nhiệm vụ:
Các TBX có nhiệm vụ thể hiện hay hiển thị nội dung dữ liệu, thông tin đã được xử lý theo yêu cầu của người sử dụng dưới các hình thức khác nhau và đóng vai trò là đầu ra của hệ thống máy tính. b 2 ) Một số thiết bị xuất cơ bản:
Màn hình (Monitor): Là thiết bị xuất chuẩn (Standard output device) và hiện nay thường là màn hình tinh thể lỏng (LCD) có độ phân giải cao (High resolution) Màn hình hỗ trợ thể hiện dữ liệu dưới dạng dữ liệu điện tử hay dữ liệu số (Digital data). Máy in (Printer), máy vẽ (Plotter), máy sao chụp (photocopy): Là các thiết bị hỗ trợ thể hiện dữ liệu trên một số chất liệu như giấy, phim, … nhưng chủ yếu là chất liệu giấy.
Máy chiếu (Projector): Là thiết bị hỗ trợ thể hiện dữ liệu số trên màn chiếu với độ phân giải cao, sắc nét và có thể phóng đại kích thước lên nhiều lần tùy vào khả năng của mỗi loại máy chiếu.
Loa (Speaker), tai nghe (Headphone/Earphone): Là thiết bị hỗ trợ thể hiện dữ liệu dưới dạng âm thanh hay các clip âm thanh. v.v. c) Khối thiết bị xử lý trung tâm
Khối thiết bị xử lý trung tâm (Central Processing Block) gọi tắt là “Khối xử lý” gồm nhiều thiết bị xử lý được gắn kết vào trong một thùng chứa (Case) và thường được gọi chung với tên gọi CPU (Central Processing Unit). c 1 ) Nhiệm vụ:
Các TBXL có nhiệm vụ thực hiện các thao tác tính toán (hay còn gọi là “xử lý”) trên cơ sở dữ liệu đầu vào để tạo ra dữ liệu kết xuất đầu ra theo yêu cầu của người dùng hoặc yêu cầu của xử lý CPU đóng vai trò trung tâm kết nối các thành phần của máy tính lại với nhau. c 2 ) Các thiết bị xử lý cơ bản:
Chíp xử lý (Processor chip): Chíp xử lý còn gọi là chíp CPU được ví như bộ não của máy tính và nó gần như quyết định tốc độ xử lý của máy tính.
Bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên (RAM): Nơi lưu trữ dữ liệu trung gian để đưa vào xử lý trong Chip xử lý.
Bộ nhớ chỉ đọc (ROM): Nơi lưu trữ chương trình “Khởi tạo máy” (Boot) của nhà sản xuất máy tính.
Bo mạch chính (Mainboard): Mạch điện tử tích hợp để gắn tất cả các thiết bị khác vào trong máy tính thông qua các khe cắm (Slot), bàn cắm (Soket), giắc cắm (Jack), các cổng giao tiếp (Interface port). v.v. d) Khối thiết bị lưu trữ
Khối thiết bị lưu trữ gọi tắt là “Khối lưu trữ” gồm các thiết bị gọi là thiết bị lưu trữ (Storage device). d 1 ) Nhiệm vụ:
Các TBLT có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu, thông tin ở cả đầu vào lẫn đầu ra thậm chí là trong cả quá trình xử lý của hệ thống máy tính. d 2 ) Các thiết bị lưu trữ cơ bản: Đĩa cứng (HD) - Ổ đĩa cứng (HDD): Đĩa cứng được làm bằng hợp kim và để cố định trong ổ đĩa cứng (nên còn được gọi là “Đĩa cố định” - Fixed disk) thường có kích thước lớn. Đĩa quang (CD, VCD, DVD) - Ổ đĩa quang (CDD, DVDD): Đĩa quang được làm bằng nhựa và có thể dễ dàng lấy ra khỏi ổ đĩa quang, sử dụng cơ chế ánh sáng để lưu trữ thông tin.
Thiết bị nhớ (Flash driver, Memory card, Memory chip, …): Thường được cấu tạo từ các chíp nhớ dựa trên các kỹ thuật xung – số.
Thiết bị ngoại vi (Auxiliary devices)
TBNV là những thiết bị hỗ trợ thêm cho máy tính để bổ sung thêm tính năng cho máy tính Ví dụ: Máy in hỗ trợ kết xuất dữ liệu dưới dạng “bản cứng” (Hard-copy),thiết bị trỏ (Pointer) hay chuột (Mouse) hỗ trợ di chuyển và chọn nhanh các đối tượng, …
2.1.2 Các lĩnh vực của công nghệ thông tin
Có nhiều lĩnh vực hay mảng liên quan đến CNTT, tuy nhiên hiện khi đề cập đến CNTT thì người ta thường hay quan tâm tới 2 mảng chính của nó là: Phần cứng (Hardware) và Phần mềm (Software). a) Phần cứng
Phần cứng trong CNTT bao gồm các thành phần có tính hữu hình hay các thiết bị và lĩnh vực này thường thiên về mảng kỹ thuật điện - điện tử, kỹ thuật số, …. b) Phần mềm
Hệ điều hành máy tính
2.2.1 Khái niệm – Chức năng của các hệ điều hành a) Khái niệm
Hệ điều hành (Operating System: OS) máy tính là một phần mềm đặc biệt (Thuộc nhóm phần mềm hệ thống) để quản lý mọi tài nguyên và hoạt động của máy tính. Mọi máy tính đều phải có ít nhất 1 hệ điều hành (HĐH) Nếu máy tính có nhiều hơn 1 HĐH thì tại mỗi thời điểm cũng chỉ có duy nhất 1 HĐH được sử dụng và gữ vai trò kiểm soát máy tính mà thôi. b) Chức năng
Các HĐH thường có nhiều chức năng, đặc biệt là các HĐH hiện nay Tuy nhiên, 2 chức năng cơ bản nhất của 1 HĐH phải có đó là:
- Chức năng quản lý: QL các tài nguyên (Phần cứng, phần mềm, …), QL các tiến trình đang diễn ra trong máy tính;
- Là trung gian để người dùng giao tiếp với máy tính: Chức năng này hiện nay các HĐH thường thực hiện thông qua việc cung cấp các giao diện giao tiếp. c) Đặc điểm của các hệ điều hành
Các HĐH máy tính có thể có rất nhiều đặc trưng riêng nhưng nhìn chung đều có 3 đặc điểm sau:
- Là phần mềm được thực thi (Execute) hay chạy (Run) đầu tiên và kết thúc cuối cùng;
- Việc thực thi HĐH chính là quá trình khởi động máy tính và việc kết thúc HĐH chính là quá trình đóng (Shut down) hay tắt (Turn off) máy tính;
- Cung cấp các tiện ích (Accessories) hay công cụ (Tools) để giúp người sử dụng thực hiện các thao tác đối với các thiết bị cũng như quản lý các files, folders trên máy tính.
2.2.2 Hệ điều hành Windows a) Đôi nét về sự ra đời
HĐH Windows là một trong các HĐH của hãng Microsoft, phiên bản (Verson) đầu tiên được sử dụng rộng rãi là Windows 3.0 và hiện nay phiên bản được sử dụng phổ biến trong hầu hết các PC trên thế giới là bản Windows 10. b) Đặc điểm của HĐH Windows
Mặc dù hiện nay các HĐH máy tính thường có những đặc điểm tương đồng, tuy nhiên HĐH Windows là một trong những HĐH đầu tiên có đầy đủ các đặc điểm mà hiện nay những đặc điểm này đã mang tính phổ biến Các đặc điểm có thể chỉ ra là:
- HĐH Windows có giao diện đồ họa (GUI) thân thiện, trực quan, dễ sử dụng;
- HĐH Windows là HĐH đa nhiệm (Multi-task), đa người dùng (Multi-user);
- HĐH Windows là HĐH xử lý song song;
- HĐH Windows cung cấp nhiều tiện ích hỗ trợ (Accessories) để NSD dễ dàng quản lý và thao tác với máy tính. c) Hệ điều hành Windows 10
Kể từ phiên bản Windows 95 cho đến hiện tại (Windows 11), cấu trúc (các thành phần) chính của HĐH này bao gồm:
- Màn hình nền (Desktop): Chứa các biểu tượng (Icon) của các ứng dụng, tiện ích,
… để người dùng có thể sử dụng nhanh.
- Thanh tác vụ (Taskbar): Chứa nút lệnh Start để kích hoạt trình đơn (Menu) Start và biểu tượng của các chương trình (tác vụ) đang thực hiện hoặc sẽ có thể được thực hiện khi người dùng click chuột vào biểu tượng cùng với thông tin về tình trạng hoạt động của máy tính (ngày, giờ, …)
- Các tiện ích hỗ trợ (Accessories): Cung cấp các công cụ để NSD kiểm soát, cấu hình và giao tiếp với máy tính một cách thuận lợi, dễ dàng.
2.2.3 Một số thao tác trên hệ điều hành Windows 10 a) Thao tác quản lý tập tin và thư mục
- Để thực hiện các thao tác liên quan đến quản lý các tập tin (File) và các thư mục (Folder), trong HĐH Windows sử dụng tiện ích (Accessory) “File Explorer” (Hình 3).
+ Double click on “This PC” item in desktop (PC icon); hoặc
+ Click on “File Explorer” item in taskbar (Folder icon); hoặc
- Thao tác cơ bản: a 1 ) Chọn file(s), folder(s)
+ Chọn 1 file, folder: Click vào file, folder cần chọn.
+ Chọn nhiều (nhóm) files, folders liên tục nhau:
Click chọn file, folder đầu (hoặc cuối) nhóm;
Giữ phím Shift và Click vào file, folder cuối (hoặc đầu) nhóm. a 2 ) Tạo mới 1 folder
+ Chọn folder chứa folder mới;
+ Click vào CC “New folder” (Ctrl+Shift+N);
+ Nhập tên cho folder mới;
+ Nhấn enter hoặc click ra ngoài để hoàn tất. a 3 ) Đổi tên file, folder
+ Chọn file, folder muốn đổi tên;
+ Nhập tên mới cho folder;
+ Nhấn enter hoặc click ra ngoài để hoàn tất. a 4 ) Xóa các files, folders
+ Chọn các files, folders muốn xóa;
+ Click vào CC “Delete” (Delete);
+ Xác nhận xóa (Yes/Ok) hoặc bỏ xóa (No/Cancel). a 5 ) Sao chép (Copy) các files, folders
+ Chọn các files, folders muốn sao chép (Nguồn sao chép);
+ Click vào CC “Copy” (Ctrl+C);
+ Chọn folder chứa kết quả copy (Đích sao chép);
+ Click vào CC “Paste” (Ctrl+V) để hoàn tất. a 6 ) Di chuyển (Move) các files, folders
+ Chọn các files, folders muốn di chuyển (Nguồn di chuyển);
+ Click vào CC “Cut” (Ctrl+X);
+ Chọn folder chứa kết quả di chuyển (Đích di chuyển);
+ Click vào CC “Paste” (Ctrl+V) để hoàn tất. a 7 ) Thay đổi thuộc tính (Property) của các files, folders
Các files, folders thường có 4 thuộc tính cơ bản: Archive (Lưu trữ), Read-only (Chỉ đọc), Hidden (Ẩn) và System (Hệ thống), trong đó 2 thuộc tính Hidden và Read- only mặc nhiên được phép thay đổi Để thay đổi 2 thuộc tính này thực hiện:
+ Chọn file, folder cần thay đổi thuộc tính;
+ Chọn (Check) để thiết lập, bỏ chọn (Uncheck) để bỏ thiết lập các thuộc tính Hidden, Read-only cho file, folder (Hình 9);
Hình 9: Giao diện hội thảo dể thay đổi 2 thuộc tính cơ bản của file, folder
+ Click Ok để hoàn tất. b) Thao tác liên quan đến kiểm soát cấu hình máy tính
- Để thực hiện các thao tác liên quan đến quản lý và kiểm soát cấu hình máy tính, trong HĐH Windows sử dụng tiện ích “Control Panel” (Hình 4).
+ Double click vào “Control Panel” item trên Desktop, hoặc
+ Chọn trực tiếp item “Control Panel” trong Start menu.
- Thao tác cơ bản: Để thực hiện các thao tác, từ giao diện của Control Panel, click chọn tiện ích tương ứng thông qua biểu tượng của tiện ích. b 1 ) Hiệu chỉnh ngày, giờ của hệ thống
+ Click chọn “Date and Time” (Hình 10);
Hai thuộc tính cơ bản
Hình 10: Giao diện để tha đổi ngày - giờ cho hệ thống
+ Click vào nút lệnh “Change date and time…” để thay đổi ngày, giờ cho hệ thống máy tính;
+ Click vào nút lệnh “Change time zone…” để thay đổi múi giờ cho hệ thống máy tính. b 2 ) Quản lý Font chữ của hệ thống
Hình 11: Giao diện quản lý các Font của hệ thống
+ Click chọn font cần thay đổi;
+ Thực hiện các thao tác xem, xóa, đổi tên, … tương tự như đối với file được trình bày trong mục a) ở trên. b 3 ) Thiết lập cách hiển thị các giá trị số, ngày, giờ theo từng vùng miền lãnh thổ
Hình 12: Giao diện để thiết lập các tham số theo vùng miền, lãnh thổ
+ Chọn quốc gia, vùng lãnh thổ để thiết lập chuẩn cho các giá trị số, ngày, giờ trong “Danh sách thả xuống” Format;
+ Click vào nút lệnh “Additional settings…” để điều chỉnh một số thiết lập theo vùng lãnh thổ hiện tại của máy tính.
ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU TRONG CÁC Ô CỦA MICROSOFT EXCEL
Các vấn đề chung
3.1.1 Dữ liệu trong Microsoft Excel a) Khái niệm
- Dữ liệu (Data) trong Excel là tất cả những thông tin có thât được máy tính xử lý.
Dữ liệu có thể là số, văn bản, ngày tháng hoặc thời gian và có thể định dạng dữ liệu theo nhiều cách khác nhau.
- Kiểu dữ liệu (Data type) trong Excel là việc phân loại dữ liệu thành một danh mục theo các thuộc tính của nó. b) Các kiểu dữ liệu
- Kiểu chuỗi ký tự (text) bao gồm các ký tự chữ từ A đến Z, và các ký tự đặc biệt có trên bàn phím Những dữ liệu dạng chuỗi như số nhà, số điện thoại, mã số khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') Kiểu dữ liệu này sẽ được mặc định canh lề trái ô và không có giá trị tính toán.
Hình 13: Dữ liệu dạng chuỗi trong Excel
Dữ liệu dạng số trong Excel được bao gồm các dữ liệu dạng số từ 0 đến 9, cả số âm và số dương; các dấu +, - , *, (, $ hoặc một dấu đơn vị tiền tệ khác tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của HĐH
Theo mặc định, dữ liệu dạng số được căn sang phải ô.
Hình 14: Dữ liệu dạng số trong Excel
- Kiểu ngày, giờ (Date/Time)
Dữ liệu kiểu ngày giờ sẽ được mặc định căn lề phải ô, với kiểu dữ liệu khi nhập phải tuân thủ theo dạng thức ngày giờ của hệ thống.
Trong trường hợp nhập sai, Excel sẽ chuyển sang chuỗi và dữ liệu ngày giờ có giá trị trong tính toán.
+ Tổ hợp phím Ctrl+; (dấu phẩy) hiển thị ngày hệ thống.
+ Tổ hợp phím Ctrl+Shift+; hiển thị giờ hệ thống.
Hình 15: Dữ liệu ngày, giờ trong Excel
Dữ liệu luận lý là dữ liệu chứa giá trị True hoặc False.
Hình 16: Dữ liệu dạng luận lý trong Excel
Dữ liệu là công thức toán học, công thức phải được bắt đầu bằng dấu = Kết quả hiển thị trong ô không phải là công thức mà là giá trị trả về của công thức mà bạn đã nhập.
Các toán tử sử dụng trong công thức là: “+, -, *, /, lũy thừa, phần trăm”. Dấu so sánh: , =, =, c) Định dạng dữ liệu
Về cơ bản, các kiểu định dạng dữ liệu trong Excel bao gồm:
- Định dạng dữ liệu số
- Công cụ sao chép định dạng
3.1.2 Công cụ sử dụng Để định dạng dữ liệu trong các ô của MS Excle, ta sử dụng các công cụ trongRibbon “Home” (Hình 17) hoặc hộp hội thoại “Format Cells” (Hình 18).
Hình 17: Các công cụ trong Ribbon “Home”
Hình 18: Các công cụ trong hộp hội thoại “Format Cells”
3.1.3 Nội dung định dạng dữ liệu
- Định dạng font chữ Định dạng được thực hiện ở nhóm Font của thẻ Home hoặc trong thẻ Number của hộp thoại Format Cells
Hình 19: Định dạng Font chữ trên thẻ Home
Hình 20: Định dạng Font chữ trong hộp thoại Format Cells
- Định dạng lề trong các ô
Canh lề cho nội dung ô (hoặc vùng) được thực hiện ở nhóm Alignment của thẻ Home hoặc trong thẻ Alignment của hộp thoại Format Cells.
Hình 21: Định dạng lề cho ô trên thẻ Home
Hình 22: Định dạng lề cho ô trong hộp hội thoại Format Cells
- Định dạng hiển thị theo các chế độ định dạng Định dạng được thực hiện ở nhóm Number của thẻ Home hoặc thẻ Font của hộp thoại Format Cells.
Hình 23: Định dạng hiển thị theo các chế độ định dạng trên ở nhóm Number của thẻ Home
Hình 24: Định dạng hiển thị theo các chế độ định dạng ở hộp hội thoại Format Cells
- Công cụ sao chép định dạng
Thao tác sao chép định đạng trong MS Excel bằng Format Painter trong nhóm Clipboard của thẻ Home.
Hình 25: Công cụ sao chép định dạng Format Painter trong nhóm Clipboard của thẻ Home
Định dạng font chữ
3.2.1 Thay đổi font chữ, kích thước chữ a) Thay đổi font chữ Để thay đổi font chữ, ta cần thực hiện:
+ Chọn ô hoặc phạm vi ô có văn bản hoặc số mà bạn muốn định dạng.
+ Bấm vào mũi tên bên cạnh phông và chọn một phông chữ khác.
Hình 26: Thay đổi font chữ b) Thay đổi kích thước chữ
+ Để thay đổi cỡ phông, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh cỡ phông mặc định và chọn kích cỡ bạn muốn.
Hình 27: Thay đổi kích thước chữ
3.2.2 Thay đổi dạng chữ, màu sắc a) Thay đổi dạng chữ
- Các dạng (Style) chữ: chữ in đậm (Bold), chữ in nghiêng (Italic), chữ gạch chân (Underline).
+ Chữ in đậm (Bold): Click chọn “B” trong nhóm Font hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+B
+ Chữ in nghiêng (Italic): Click chọn “I” trong nhóm Font hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+I
+ Chữ gạch chân (Underline): Click chọn “U” trong nhóm Font hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+U.
Hình 28: Thay đổi dạng chữ b) Thay đổi màu chữ
+ Click chọn biểu tượng Font Color trên nhóm Font để thay đổi màu chữ tùy thích
Hình 29:Thay đổi màu chữ
3.2.3 Đóng khung, tô nền a) Đóng khung
+ Click chọn biểu tượng Borders trên nhóm Font để thay đổi.
Hình 30: Đóng khung cho bảng tính Excel b) Tô nền
+ Click chọn biểu tượng Fill Color trên nhóm Font để thay đổi.
Hình 31: Tô nền cho bảng tính Excel
Định dạng lề trong các ô
3.3.1 Căn lề trong các ô a) Căn lề theo chiều ngang
+ Nhấn chọn thẻ Page Layout, chọn biểu tưởng Margins, chọn tiếp Custom Margins.
Hình 32: Giao diện Margins trong thẻ Page Layout
+ Sau đó thực hiên căn lề theo chiều ngang dữ liệu thông qua điều chỉnh Top,Bottom.
Hình 33: Thao tác căn lề theo chiều ngang dữ liệu
+ Nhấn OK. b) Căn lề theo chiều dọc
+ Thực hiện như hình trên (Hình 32)
+ Sau đó thực hiên căn lề theo chiều dọc dữ liệu thông qua điều chỉnh Left, Right. (Hình 33)
3.3.2 Thay đổi hướng dữ liệu trong ô
+ Chọn ô hoặc vùng dữ liệu cần thay đổi hướng.
+ Click chọn chọn hướng xoay văn bản trong một ô, rồi chọn một tùy chọn.
Hình 34: Thay đổi hướng dữ liệu trong ô
3.3.3 Cho dữ liệu nằm trên nhiều dòng Để đưa dữ liệu nằm trên nhiều dòng, ta cần thực hiện:
+ Chọn dữ liệu và số dòng cần điều chỉnh
+ Click chọn Merge & Center để gộp nhiều ô, dòng chứa dữ liệu thành 1 ô
Hình 35: Thao tác gộp cho dữ liệu nằm trên nhiều dòng
Định dạng hiển thị theo các chế độ định dạng
3.4.1 Các chế độ định dạng dữ liệu a) Chế độ định dạng “General”
General: Định dạng số chung, không kèm bất kì định dạng đặc biệt nào khác. b) Chế độ định dạng “Number”
Number: Định dạng số thông thường, cho phép lựa chọn hiển thị số lượng số thập phân sau dấu chấm, dấu phẩy ngăn cách phần nghìn và hiển thị giá trị âm trong ngoặc đơn. c) Chế độ định dạng “Currency”
Currency: Định dạng tiền tệ, cho phép chọn ký hiệu tiền tệ đi kèm số. d) Chế độ định dạng “Accounting”
Accounting: Định dạng kế toán, thường đi kèm ký hiệu tiền tệ và giá trị âm trong ngoặc đơn. e) Chế độ định dạng “Short Date”
Date: Định dạng ngày, tháng năm. f) Chế độ định dạng “Percentage”
Percentage: Định dạng phần trăm. g) …
3.4.2 Cách thực hiện định dạng hiển thị theo một số chế độ định dạng cơ bản a) Định dạng theo chế độ định dạng “General”
+ Chọn ô, vùng dữ liệu cần định dạng.
+ Mở hộp thoại Format Cells, chọn thẻ Number, rồi chọn lệnh “General” và chọn loại định dạng tương ứng tại ô Type (nếu có).
Hình 36: Định dạng theo chế độ định dạng “General” b) Định dạng theo chế độ định dạng “Number”
+ Chọn ô, vùng dữ liệu cần định dạng.
+ Mở hộp thoại Format Cells, chọn thẻ Number, rồi chọn lệnh “Number” và chọn loại định dạng tương ứng tại ô Type.
Hình 37: Định dạng theo chế độ định dạng “Number” c) Định dạng theo chế độ định dạng “Currency”
+ Chọn ô, vùng dữ liệu cần định dạng.
+ Mở hộp thoại Format Cells, chọn thẻ Number, rồi chọn lệnh “Currency” và chọn loại định dạng tương ứng tại ô Type.
Hình 38: Định dạng theo chế độ định dạng “Currency” d) …
