CƠNG TY CỔ PHẦN LILAMA 18.1 QUY CHẾ LÀM VIỆC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2017

CƠNG TY CỔ PHẦN LILAMA 18.1 CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số:…./QCĐH-HĐQT Tp.HCM, ngày … tháng … năm 2017 Dự thảo QUY CHẾ LÀM VIỆC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2017 Căn cứ: - Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13, ngày 26 tháng 11 năm 2014; - Điều lệ Công ty cổ phần Lilama 18.1, ngày 14 tháng 09 năm 2015; Nhằm đảm bảo Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 Công ty Cổ phần Lilama 18.1 diễn thành công tốt đẹp, Hội đồng quản trị xây dựng quy chế, nguyên tắc làm việc, ứng xử, biểu Đại hội sau: Mục đích - Đảm bảo trình tự, nguyên tắc ứng xử, biểu Đại hội đồng cổ đông thường niên Công ty Cổ phần Lilama 18.1 diễn quy định thành công tốt đẹp - Các Nghị Đại hội đồng cổ đơng thể ý chí thống Đại hội đồng cổ đông, đáp ứng nguyện vọng quyền lợi cổ đông pháp luật Đối tượng phạm vi - Đối tượng: Tất cổ đông, người đại diện (người ủy quyền) khách mời tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên Công ty Cổ phần Lilama 18.1 phải chấp hành, tuân thủ quy định Quy chế này, Điều lệ Công ty quy định hành pháp luật - Phạm vi áp dụng: Quy chế sử dụng cho việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 Công ty cổ phần Lilama 18.1 Giải thích thuật ngữ/từ viết tắt - Công ty : Công ty cổ phần Lilama 18.1 - HĐQT : Hội đồng quản trị - BKS : Ban kiểm soát - BTC : Ban tổ chức Đại hội - ĐHĐCĐ : Đại hội đồng cổ đông - Đại biểu : Cổ đông, người đại diện (người ủy quyền) Nội dung quy chế 4.1 Điều kiện tiến hành Đại hội đồng cổ đông - Đại hội đồng cổ đông Công ty tiến hành có số đại biểu tham dự đại diện 51% tổng số cổ phần có quyền biểu - Trường hợp khơng có đủ số lượng đại biểu cần thiết vòng ba mươi (30) phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội, người triệu tập họp huỷ họp Đại hội đồng cổ đơng phải triệu tập lại vịng ba mươi (30) ngày kể từ ngày dự định tổ chức Đại hội đồng cổ đông lần thứ Đại hội đồng cổ đông triệu tập lại tiến hành có thành viên tham dự cổ đơng đại diện uỷ quyền dự họp đại diện cho 33% cổ phần có quyền biểu 4.2 Điều kiện cổ đông tham dự Đại hội Các cổ đông Công ty theo danh sách chốt đến hết ngày 31/03/2017 có quyền tham dự ĐHĐCĐ; trực tiếp tham dự uỷ quyền cho đại diện tham dự 4.3 Khách mời Đại hội - Là chức danh quản lý Công ty, khách mời, thành viên BTC Đại hội cổ đông Công ty mời tham dự Đại hội - Khách mời không tham gia phát biểu Đại hội (trừ trường hợp Chủ tọa Đại hội mời, có đăng ký trước với BTC Đại hội Chủ tọa Đại hội đồng ý) 4.4 Đại biểu tham dự Đại hội phải tuân thủ quy định sau - Đúng giờ, trang phục lịch sự, trang trọng, tuân thủ việc kiểm tra an ninh (nếu có), giấy tờ tùy thân v.v… theo yêu cầu BTC Đại hội - Nhận hồ sơ tài liệu, giấy tờ phục vụ Đại hội phận đón tiếp trước hội trường Đại hội - Cổ đông đến muộn có quyền đăng ký sau có quyền tham gia biểu Đại hội Chủ tọa khơng có trách nhiệm dừng Đại hội cổ đông đến muộn đăng ký tham dự; kết biểu vấn đề tiến hành biểu trước đại biểu đến tham dự không bị ảnh hưởng - Để điện thoại chế độ rung tắt máy, cần bên đàm thoại - Người ủy quyền tham dự Đại hội không ủy quyền tham dự Đại hội cho người thứ ba tham dự Đại hội - Khơng hút thuốc phịng Đại hội - Tn thủ quy định Ban tổ chức, Chủ tọa điều hành Đại hội - Trường hợp có đại biểu không tuân thủ quy định kiểm tra biện pháp, quy định nói trên, Chủ tọa sau xem xét cách cẩn trọng, từ chối trục xuất đại biểu nói khỏi nơi diễn Đại hội để đảm bảo Đại hội diễn cách bình thường theo chương trình kế hoạch 4.5 Chủ tọa Đoàn chủ tịch - Đoàn Chủ tịch gồm 05 người, bao gồm 01 chủ tịch 04 thành viên Chủ tịch Hội đồng quản trị Chủ tịch Đoàn Chủ tịch Chủ tọa ĐHĐCĐ Chủ tọa điều hành công việc Đại hội theo nội dung, chương trình mà Hội đồng quản trị dự kiến thông qua trước Đại hội - Trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt tạm thời khả làm việc thành viên Hội đồng quản trị lại bầu người số họ làm chủ tọa Đại hội Trường hợp khơng có người làm chủ toạ, thành viên Hội đồng quản trị có chức vụ cao điều khiển để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ toạ họp số người dự họp người có phiếu bầu cao làm Chủ tọa họp - Nhiệm vụ Đoàn Chủ tịch:  Điều hành hoạt động ĐHĐCĐ Công ty theo chương trình dự kiến HĐQT ĐHĐCĐ thông qua  Hướng dẫn đại biểu Đại hội thảo luận nội dung có chương trình  Trình dự thảo, kết luận vấn đề cần thiết để Đại hội biểu  Trả lời vấn đề Đại hội yêu cầu  Giải vấn đề phát sinh suốt trình Đại hội - Nguyên tắc làm việc Đoàn Chủ tịch: Đoàn Chủ tịch làm việc theo nguyên tắc tập thể, tập trung dân chủ, định theo đa số 4.6 Thư ký Đại hội: - Thư ký Đại hội Chủ tọa cử - Nhiệm vụ quyền hạn:  Ghi chép đầy đủ, trung thực nội dung Đại hội  Tiếp nhận phiếu đăng ký phát biểu Đại biểu  Lập biên họp soạn thảo Nghị ĐHĐCĐ  Hỗ trợ Chủ tọa công bố thông tin liên quan đến họp ĐHĐCĐ thông báo đến cổ đông theo quy định pháp luật Điều lệ Công ty - Chủ tọa thư ký ĐHĐCĐ có quyền thực biện pháp cần thiết để điều khiển họp cách hợp lý, có trật tự, theo chương trình thông qua phản ánh mong muốn đa số người dự họp 4.7 Ban thẩm tra tư cách cổ đông - Ban thẩm tra tư cách cổ đông Đại hội gồm 03 (ba) người, bao gồm 01 (một) Trưởng Ban 02 (hai) thành viên, Đoàn Chủ tịch giới thiệu, Đại hội biểu tín nhiệm, chịu trách nhiệm trước Đoàn Chủ tịch, ĐHĐCĐ nhiệm vụ - Nhiệm vụ Ban thẩm tra tư cách cổ đông:  Ban thẩm tra tư cách cổ đơng Đại hội có trách nhiệm kiểm tra tư cách tình hình cổ đơng, đại diện cổ đông đến dự họp  Trưởng Ban thẩm tra tư cách cổ đơng báo cáo với ĐHĐCĐ tình hình cổ đơng dự họp Nếu họp có đủ số lượng cổ đơng có quyền dự họp đại diện 51% số cổ phần có quyền biểu tham dự họp ĐHĐCĐ Cơng ty tổ chức tiến hành 4.8 Ban kiểm phiếu - Ban kiểm phiếu gồm đại biểu thức tham dự Đại hội Chủ tọa giới thiệu (không 03 người) để Đại hội thông qua biểu cách giơ thẻ biểu - Nhiệm vụ Ban kiểm phiếu:  Phổ biến nguyên tắc, thể lệ, hướng dẫn cách thức biểu  Kiểm ghi nhận phiếu biểu quyết, lập biên kiểm phiếu, công bố kết quả; chuyển biên cho Chủ tọa phê chuẩn kết biểu 4.9 Phát biểu Đại hội Đại biểu tham dự Đại hội muốn phát biểu ý kiến phải đồng ý Chủ tọa Đại hội Đại biểu phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình Đại hội thơng qua gửi ý kiến văn cho Thư ký Đại hội tổng hợp báo cáo Chủ tọa Chủ tọa Đại hội xếp cho đại biểu phát biểu theo thứ tự đăng ký, đồng thời giải đáp thắc mắc cổ đông Đại hội ghi nhận trả lời sau văn 4.10 Thể lệ biểu Đại hội a) Các quy định chung biểu - Tất vấn đề chương trình nội dung họp Đại hội phải ĐHĐCĐ thảo luận biểu thông qua; - Mỗi cổ phần có quyền biểu sở hữu đại diện sở hữu ứng với đơn vị biểu quyết; - Mỗi đại biểu đến tham dự Đại hội cấp 01 (một) thẻ biểu 01 (một) phiếu biểu Trên Thẻ biểu Phiếu biểu có ghi rõ mã đại biểu, họ tên, số cổ phần sở hữu và/ ủy quyền có quyền biểu đại biểu Thẻ biểu Phiếu biểu Công ty in, đóng dấu treo gửi trực tiếp cho cổ đơng Đại hội b) Thể thức biểu quyết, trình tự xin ý kiến biểu Từng vấn đề đưa trước Đại hội thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ xin ý kiến theo trình tự: - Tán thành (đồng ý) với nội dung vừa đệ trình - Không tán thành (không đồng ý) với nội dung vừa đệ trình - Khơng có ý kiến với nội dung vừa đệ trình Khi tiến hành biểu Đại hội, cổ đông tiến hành biểu thông qua nội dung hai phương thức sau: - Phương thức giơ thẻ biểu quyết: Khi biểu Đại hội, đại biểu giơ Thẻ biểu lên cao hướng phía Chủ tọa đồn Phương thức dùng để thông qua vấn đề khác trừ báo cáo tờ trình Đại hội Trường hợp đại biểu không giơ Thẻ biểu ba lần biểu “tán thành”, “không tán thành” “khơng có ý kiến” vấn đề xem biểu tán thành vấn đề Trường hợp đại biểu giơ cao Thẻ biểu ba lần hai số ba lần biểu “tán thành”, “khơng tán thành”, “khơng có ý kiến” vấn đề xem biểu khơng tán thành vấn đề Theo phương thức biểu giơ Thẻ biểu quyết, Thành viên Ban kiểm phiếu đánh dấu mã đại biểu số phiếu biểu tương ứng đại biểu Tán thành, Không tán thành, Không ý kiến - Phương thức thức điền vào Phiếu biểu quyết: Đối với nội dung, đại biểu chọn ba phương án “Tán thành”, “Khơng tán thành”, “Khơng có ý kiến” in sẵn Phiếu biểu cách đánh dấu “X” “√” vào chọn Phương thức dùng để thông qua báo cáo hội đồng quản trị, báo cáo Ban Giám đốc, báo cáo Ban Kiểm soát nội dung tờ trình Đại hội Sau hồn tất tất nội dung cần biểu Đại hội, đại biểu gửi Phiếu biểu thùng phiếu kín niêm phong Đại hội theo hướng dẫn Ban kiểm sốt c) Tính hợp lệ phiếu biểu - Phiếu biểu hợp lệ phiếu theo mẫu in sẵn có đóng dấu treo Công ty Ban tổ chức phát ra, không bị tẩy xóa, cạo sửa, rách, nát… khơng viết thêm nội dung khác quy định cho phiếu này, phải có chữ ký, chữ ký phải có đầy đủ họ tên viết tay đại biểu tham dự Trên phiếu biểu quyết, nội dung biểu (báo cáo, tờ trình) hợp lệ đại biểu đánh dấu chọn (01) ba (03) ô vuông biểu Nội dung biểu không hợp lệ nội dung không theo quy định nội dung biểu không hợp lệ - Phiếu biểu không hợp lệ:  Ghi thêm nội dung khác vào phiếu biểu  Phiếu biểu không theo mẫu in sẵn Ban tổ chức phát ra, phiếu dấu treo cơng ty, bị tẩy xóa, cạo sửa d) Ghi nhận kết biểu - Ban kiểm phiếu có nhiệm vụ thu, ghi nhận trả thẻ biểu - Ban Kiểm phiếu kiểm tra số phiếu tán thành, không tán thành, ý kiến nội dung chịu trách nhiệm ghi nhận, thống kê báo cáo kết kiểm phiếu biểu ĐHĐCĐ e) Tỷ lệ tối thiểu cần đạt biểu - Đối với định loại cổ phần tổng số cổ phần loại quyền chào bán; sửa đổi bổ sung Điều lệ Công ty; tổ chức lại giải thể Công ty; giao dịch mua bán tài sản Công ty chi nhánh thực có giá trị lớn 50% tổng giá trị tài sản Công ty ghi báo cáo tài gần kiểm tốn phải số đại biểu đại diện 75% tổng số quyền biểu tất đại biểu dự họp chấp thuận - Đối với vấn đề lại, phải số đại biểu đại diện 51% tổng số quyền biểu tất đại biểu dự họp chấp thuận 4.11 Biên bản, Nghị Quyết họp ĐHĐCĐ Biên họp nghị ĐHĐCĐ phải đọc thông qua trước bế mạc Đại hội Thực - Tất đại biểu, khách mời tham dự Đại hội có trách nhiệm tuân thủ đầy đủ nội dung quy định quy chế này; Các quy định, nội quy, quy chế quản lý hành công ty quy định pháp luật có liên quan - Người triệu tập ĐHĐCĐ có quyền:  Yêu cầu tất người dự họp chịu kiểm tra biện pháp an ninh khác;  Yêu cầu quan có thẩm quyền trì trật tự họp; trục xuất người không tuân thủ quyền điều hành chủ tọa, cố ý gây rối trật tự, ngăn cản tiến triển bình thường họp không tuân thủ yêu cầu kiểm tra an ninh khỏi họp ĐHĐCĐ - Các nội dung không quy định chi tiết quy chế thống áp dụng theo quy định Điều lệ Công ty, Luật Doanh nghiệp 2014 văn pháp luật hành Nhà nước Quy chế có hiệu lực sau ĐHĐCĐ Công ty biểu thông qua T.M HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH HỒ VĂN TOÀN