Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong các công ty thương mại, giúp quản lý hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự phát triển bền vững.
Một hệ thống nội bộ mạnh mẽ là cần thiết để đảm bảo an toàn cho nguồn vốn đầu tư, đánh giá hiệu quả hoạt động của ban điều hành và theo dõi hiệu suất làm việc của doanh nghiệp kịp thời.
Việc thiết lập và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp đang trở thành một yếu tố quan trọng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Công ty TNHH URC Việt Nam, thuộc tập đoàn Universal Robina Corp của Philippines, đang ngày càng đóng góp đáng kể vào doanh thu và lợi nhuận cho công ty mẹ Tuy nhiên, doanh nghiệp này đang phải đối mặt với áp lực cạnh tranh mạnh mẽ từ các đối thủ trong ngành thực phẩm và nước giải khát như Tân Hiệp Phát, Vinamilk, Masan, Vĩnh Hảo, cũng như các tập đoàn đa quốc gia lớn như Coca-Cola, Pepsi, và Nestlé Để nâng cao hiệu quả hoạt động, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại URC Việt Nam là rất cần thiết.
Việt Nam được chọn làm luận văn tốt nghiệp cao học vì nhận thấy tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý Mục tiêu là tìm hiểu lý luận về kiểm soát nội bộ và đánh giá thực trạng tại Công ty TNHH URC Việt Nam Qua đó, đề xuất giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp công ty vượt qua khó khăn hiện tại và đạt được mục tiêu phát triển trong tương lai.
Các nghiên cứu có liên quan
Những bài báo, nghiên cứu khoa học
- Evaluating and Improving Internal Control in Organizations, 2012
Published by IFAC (International Federation of Accountants) (Tạm dịch: Đánh giá và cải thiện kiểm soát nội bộ trong các tổ chức)
Bài báo nhấn mạnh vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong việc giúp tổ chức đạt được mục tiêu Nó trình bày các tiêu chí đánh giá và phát triển hệ thống KSNB, bao gồm xác định vai trò và trách nhiệm của cá nhân và tổ chức, thúc đẩy văn hóa tổ chức, đảm bảo năng lực, và quản lý rủi ro Bên cạnh đó, bài viết cũng đề cập đến tầm quan trọng của truyền thông thường xuyên, giám sát và đánh giá, cũng như tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình Cuối cùng, bài báo cung cấp hướng dẫn ứng dụng các nguyên tắc này vào thực tiễn tổ chức.
- Scott Thompson, Demand Media; 2013 What happens When the Internal Controls Break Down in a Company? , Chron newspaper #1 in 2013
(Tạm dịch: Điều gì xảy ra nếu các kiểm soát nội bộ trong một công ty mất tác dụng?)
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của đơn vị; tuy nhiên, khi hệ thống này mất tác dụng, nó có thể gây ra những tác động xấu và ảnh hưởng dây chuyền đến toàn bộ tổ chức Các ví dụ cụ thể cho thấy sự suy giảm của KSNB có thể ảnh hưởng tiêu cực đến các mục tiêu hoạt động hiệu quả, mục tiêu báo cáo tài chính và mục tiêu tuân thủ Để khắc phục tình trạng này, cần đề xuất một số giải pháp nhằm củng cố và nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB.
Những luận văn thạc sĩ, tiến sĩ trong những năm gần đây
- Bùi Thị Minh Hải, 2011 Hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam, Luận án tiến sĩ, Trường đại học Kinh tế quốc dân
Luận án đã trình bày những lí luận chung về hệ thống KSNB, đặc điểm của ngành may ảnh hưởng như thế nào đến hệ thống KSNB
Bài viết phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam thông qua khảo sát và phỏng vấn Nó đánh giá những ưu điểm đã đạt được và lý giải nguyên nhân của các hạn chế hiện có Đồng thời, bài viết cũng đề xuất các phương hướng, giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp may mặc trong nước.
Nguyễn Thị Kim Tuyến (2012) đã thực hiện nghiên cứu về việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định trong luận văn thạc sĩ của mình tại Trường đại học Kinh tế TP.HCM Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trong ngành thủy sản.
Bài viết này hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) theo COSO 1992, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản ở tỉnh Bình Định thông qua khảo sát, quan sát và phỏng vấn Đồng thời, bài viết đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu thủy sản, cùng với các kiến nghị đối với doanh nghiệp và Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
- Đinh Thụy Ngân Trang, 2007 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam , Luận văn thạc sĩ Trường đại học kinh tế
Luận văn đã trình bày cơ sở lí luận về hệ thống KSNB theo COSO 1992, kiểm soát nội bộ trong xử lí dữ liệu điện tử
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty Nuplex Resins Việt Nam cần được phân tích kỹ lưỡng, đặc biệt là trong các thủ tục kiểm soát liên quan đến chu trình mua hàng - thanh toán, chu trình bán hàng - thu tiền và chu trình sản xuất Việc đánh giá thực trạng này sẽ giúp xác định những điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro cho công ty.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty Nuplex Resins Việt Nam cần được hoàn thiện thông qua việc xác định định hướng cụ thể Cần đưa ra các giải pháp rõ ràng nhằm cải thiện chu trình mua hàng - thanh toán, chu trình bán hàng - thu tiền và chu trình sản xuất để nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính minh bạch.
Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết này tập trung vào việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của công ty TNHH URC Việt Nam, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thực phẩm và nước giải khát Chúng tôi sẽ nhận diện và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống KSNB, đồng thời tìm hiểu nguyên nhân của những ảnh hưởng này Bên cạnh đó, bài viết cũng đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao tính hiệu quả và hiệu lực của hệ thống KSNB, từ đó giúp công ty khắc phục những khó khăn hiện tại và phát triển bền vững trong tương lai.
Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Do hạn chế về thời gian và nguồn lực, bài viết chỉ tập trung vào các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và hoạt động kế toán thanh toán hàng xuất – nhập tại công ty Tác giả đã tiến hành khảo sát thông qua bảng câu hỏi và phỏng vấn các trưởng phòng, trợ lý tổng giám đốc cùng nhân viên liên quan về hệ thống KSNB tại công ty URC ở Bình Dương, mà không thực hiện nghiên cứu cho các chi nhánh ở Hà Nội và Quảng Ngãi.
Dựa trên thông tin thu thập và lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ, tác giả sẽ phân tích thực trạng và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty, đồng thời đề xuất các biện pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống này.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài này áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính, tập trung vào việc thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua bảng câu hỏi về hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) để khảo sát thực trạng của hệ thống này tại công ty Nghiên cứu cũng bao gồm việc quan sát các hoạt động thực tiễn của ban lãnh đạo và nhân viên, cũng như công tác phối hợp giữa các cá nhân và các bộ phận trong công ty.
Thu thập thông tin và dữ liệu thứ cấp từ các nguồn báo chí, tạp chí chuyên ngành kế toán-kiểm toán, kinh tế học, các báo cáo khoa học, giáo trình ngành kế toán-kiểm toán, và những website uy tín trên Internet Ngoài ra, đề tài còn sử dụng thông tin nội bộ của công ty để tăng cường độ tin cậy và tính chính xác của nghiên cứu.
Bài viết này sẽ so sánh, đối chiếu và thống kê mô tả dữ liệu để đánh giá thực trạng hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB) tại công ty Đồng thời, chúng tôi sẽ đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp.
Những đóng góp mới của đề tài
- Cung cấp những nét mới về hệ thống KSNB theo COSO 2013
Bài viết phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty TNHH URC Việt Nam và đưa ra các kiến nghị, giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động Các quy trình kế toán thanh toán hàng xuất-nhập được thiết lập một cách đầy đủ và khoa học, kèm theo sơ đồ minh họa giúp người đọc dễ hiểu và dễ áp dụng.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận chung, đề tài gồm những phần sau:
Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ Chương 2: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH
Chương 3: Một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH URC Việt Nam
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ
Thuật ngữ “kiểm soát nội bộ” đã xuất hiện từ thời cổ đại, với hai bộ máy chính quyền ở Ai Cập và Hi Lạp có nhiệm vụ thu thuế và giám sát lẫn nhau Qua hàng ngàn năm, khái niệm này đã phát triển thành một hệ thống lí luận quan trọng trong tổ chức Đặc biệt, sau các vụ gian lận tài chính tại Worldcom và Enron vào đầu những năm 2000, cùng với sự ra đời của luật Sarbanes-Oxley, yêu cầu các công ty niêm yết báo cáo về hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ, vấn đề kiểm toán đã trở nên cấp bách hơn bao giờ hết Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ đánh giá báo cáo tài chính mà còn phát hiện điểm yếu trong quản lý và đánh giá các rủi ro từ cả bên trong lẫn bên ngoài công ty.
Những giai đoạn phát triển của hệ thống KSNB đƣợc trình bày nhƣ sau: a Giai đoạn sơ khai
Hệ thống KSNB chủ yếu thiên về các hoạt động kế toán, nhƣ bảo vệ tiền
Vào năm 1900, việc bảo vệ các tài sản đã được chú trọng, tiếp theo là đảm bảo độ chính xác của các số liệu kế toán vào năm 1929 và 1936 Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã đề xuất hiệu quả quản lý theo hướng khoa học vào năm 1949, nhằm giữ an toàn cho tài sản, tăng độ tin cậy của dữ liệu và khuyến khích tuân thủ chính sách Năm 1958, Uỷ ban các thủ tục kiểm toán đã ban hành SAP 29, quy định các thủ tục kiểm toán, kiểm soát kế toán và kiểm soát nội bộ có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính Đến năm 1972, SAP 54 được giới thiệu với cách tiếp cận mới trong quản lý kế toán, nhằm ngăn chặn và phát hiện các lỗi cũng như bất thường trong báo cáo tài chính.
The increasing prevalence of corporate fraud in subsequent years has heightened societal interest in internal accounting control systems This growing concern underscores the importance of establishing professional standards for evaluating these controls, as highlighted in Chapter 2 of "New Works in Accounting History" published by Garland Publishing Inc.
Sau vụ bê bối chính trị trên chính trường Mỹ - Watergate (1973), vào năm
1977, luật về chống hối lộ nước ngoài ra đời
Vào năm 1979, AICPA đã thành lập một uỷ ban đặc biệt về kiểm soát nội bộ (KSNB) nhằm đưa ra hướng dẫn thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB Cùng năm đó, SEC yêu cầu các công ty phải báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến công tác kế toán AICPA cũng đã ban hành các hướng dẫn bổ sung về ảnh hưởng của việc xử lý bằng máy vi tính đối với KSNB.
Các sự kiện gần đây đã thu hút sự chú ý của công chúng đối với vấn đề kiểm soát nội bộ, liên quan đến các cơ quan quản lý nhà nước, nghị sĩ, giám đốc điều hành, kế toán và kiểm toán viên Trong giai đoạn này, khái niệm kiểm soát nội bộ đã được mở rộng và phát triển liên tục, dẫn đến việc thành lập Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) vào năm 1985.
Từ năm 1985 trở đi, sự quan tâm của xã hội đến KSNB ngày càng mạnh mẽ
Vào tháng 4 năm 1988, SAS 55 đã chỉ ra rằng cấu trúc kiểm soát nội bộ của một đơn vị bao gồm ba yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống kiểm soát và các thủ tục kiểm soát.
Vào năm 1992, báo cáo COSO đã được ban hành, thiết lập nền tảng cơ bản cho hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) Báo cáo này thống nhất các định nghĩa về KSNB và đưa ra năm yếu tố chính bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát Điểm nổi bật của báo cáo COSO 1992 là tầm nhìn rộng và tính chất quản trị, khi mà KSNB không chỉ liên quan đến báo cáo tài chính mà còn mở rộng ra các lĩnh vực hoạt động, quản trị doanh nghiệp và tuân thủ Trong giai đoạn hiện đại, nhiều nghiên cứu về hệ thống KSNB đã được thực hiện trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Hiểu biết về tình hình kinh doanh và môi trường hoạt động của đơn vị là yếu tố quan trọng trong việc đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu, theo quy định của IAS 315 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ (KSNB) được xây dựng dựa trên các tiêu chí của COSO 1992 Bên cạnh đó, ISA 265 yêu cầu kiểm toán viên thông báo về những khiếm khuyết trong KSNB đã được xác định, nhằm đảm bảo sự quan tâm và phát hiện kịp thời những vấn đề liên quan đến KSNB.
- Phát triển về phía quản trị:
Năm 2001, hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM) đã được hình thành, và vào tháng 10 năm 2004, lý thuyết COSO 2004 được ban hành dựa trên Báo cáo COSO 1992, nhằm hỗ trợ các tổ chức trong việc quản lý rủi ro hoạt động Theo COSO 2004, quản trị rủi ro doanh nghiệp là một quá trình do con người điều khiển, áp dụng cho việc thiết lập chiến lược toàn đơn vị và các cấp độ bên trong, nhằm nhận diện các rủi ro tiềm tàng và quản lý chúng trong phạm vi chấp nhận được, từ đó đảm bảo thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
CoBiT, hệ thống khuôn mẫu quốc tế về quản lý thông tin trong môi trường tin học, được ISACA và ITGI phát hành vào năm 1996, tập trung vào việc kiểm soát trong lĩnh vực công nghệ thông tin Hệ thống này bao gồm các lĩnh vực như hoạch định và tổ chức, mua sắm và triển khai, phân phối và hỗ trợ, cùng với giám sát, nhằm cung cấp công cụ hữu ích cho các nhà quản lý doanh nghiệp và những người kiểm tra trong việc áp dụng vào các hoạt động công việc.
Phát triển chuyên sâu vào các ngành nghề cụ thể là xu hướng quan trọng trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ Dựa trên báo cáo COSO 1992, Ủy ban Basel đã ban hành báo cáo Basel năm 1998, tập trung vào kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng và tổ chức tín dụng Đến năm 2000, Ủy ban Basel tiếp tục phát hành báo cáo bổ sung liên quan đến kiểm toán nội bộ và mối quan hệ giữa kiểm toán viên và ngân hàng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giám sát.
Để đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội và môi trường kinh doanh, Uỷ ban COSO đã giới thiệu báo cáo COSO 2013, nhằm mở rộng và linh hoạt hóa việc áp dụng hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) Báo cáo này không chỉ cập nhật ba mục tiêu chính: hiệu quả quản lý, báo cáo tài chính và tính tuân thủ, mà còn giới thiệu 17 nguyên tắc được hệ thống hóa một cách khoa học Những nguyên tắc này giúp các tổ chức tiếp cận và xác định rủi ro, từ đó đạt được các mục tiêu đề ra.
1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đã dẫn đến sự hình thành các định nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp
Theo COSO 1992, kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình do con người quản lý, được chi phối bởi hội đồng quản trị và nhân viên của tổ chức, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt được ba mục tiêu chính.
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và quy định đƣợc tuân thủ
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả bao gồm bốn yếu tố cơ bản: quá trình, con người, sự hợp lý và mục tiêu Các yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động đạt được kết quả mong muốn.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình liên tục, bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát diễn ra ở tất cả các bộ phận trong đơn vị và được kết hợp thành một hệ thống thống nhất Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ đơn vị đạt được các mục tiêu đề ra.
Giới thiệu COSO 2013
Báo cáo COSO 2013 cần phải đƣợc cập mới vì nhiều lí do:
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ và Internet, cùng với quá trình toàn cầu hóa, đã làm tăng tốc độ phát triển của doanh nghiệp Điều này dẫn đến việc kinh doanh trở nên phức tạp hơn và tiềm ẩn nhiều rủi ro, từ đó yêu cầu hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) phải hoạt động hiệu quả và hữu hiệu hơn.
Hoạt động kinh doanh ngày càng đa dạng và môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, điều này yêu cầu cần có khuôn khổ pháp lý chặt chẽ hơn và hình phạt nghiêm khắc hơn so với COSO 1992.
Khuôn mẫu COSO cũ có phần cồng kềnh và khó thực hiện, vì vậy báo cáo COSO mới được thiết kế gọn nhẹ hơn, tập trung vào báo cáo tài chính, tuân thủ và hoạt động quản lý.
Mục tiêu quản lý tập trung vào việc điều hành hiệu quả và hiệu suất của đơn vị, bao gồm các chỉ tiêu về hoạt động, tài chính và bảo vệ tài sản.
Mục tiêu của báo cáo tài chính và phi tài chính trong doanh nghiệp là đảm bảo tính kịp thời, tin cậy và minh bạch Ngoài ra, báo cáo còn phải tuân thủ các quy định, chuẩn mực và nội quy của đơn vị.
+ Mục tiêu tuân thủ - liên quan đến luật pháp hoặc những quy định và nội quy trong công ty mà mọi người phải tuân theo
Cấu trúc mới này sẽ giúp các tổ chức áp dụng khuôn khổ kiểm soát nội bộ một cách hiệu quả hơn, dễ dàng xác định các lỗ hổng trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và giữa tình trạng tuân thủ hiện tại và lý tưởng, từ đó đưa ra các giải pháp ngăn chặn tình trạng mất kiểm soát.
1.3.2 Những nguyên tắc trong COSO 2013
Hệ thống KSNB gồm năm thành phần liên quan và tương tác lẫn nhau COSO 2013 không chỉ cập nhật ba mục tiêu mà còn giới thiệu 17 nguyên tắc được hệ thống hóa, trình bày chi tiết và tập trung hơn, nhằm nhắc nhở về các rủi ro tiềm tàng của tổ chức.
- Các nguyên tắc liên quan đến môi trường kiểm soát gồm:
Đơn vị cần chứng minh tính trung thực và giá trị đạo đức; Hội đồng quản trị phải thể hiện sự độc lập với người quản lý và thực hiện chức năng giám sát nhằm cải thiện và vận hành hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB).
Nguyên tắc 3 yêu cầu nhà quản lý, dưới sự giám sát của hội đồng quản trị, thiết lập cơ cấu tổ chức rõ ràng, xây dựng các loại báo cáo phù hợp, và phân định trách nhiệm cũng như quyền hạn Điều này nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu của đơn vị một cách hiệu quả.
Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc thu hút, phát triển và giữ chân người tài phù hợp với mục tiêu của đơn vị
Nguyên tắc 5: Các đơn vị cần yêu cầu cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức Điều này đảm bảo rằng mỗi cá nhân đều nhận thức rõ vai trò của mình trong việc đạt được các mục tiêu chung, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn bộ tổ chức.
- Các nguyên tắc liên quan đến đánh giá rủi ro bao gồm:
Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đánh giá các rủi ro liên quan đến mục tiêu
Nguyên tắc 7 yêu cầu các đơn vị phải xác định và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của mình Việc này là cần thiết để xây dựng cơ sở vững chắc cho công tác quản lý rủi ro hiệu quả.
Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị
Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi có thể ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB
- Các nguyên tắc liên quan đến đánh giá rủi ro bao gồm:
Nguyên tắc 10 yêu cầu các đơn vị lựa chọn và thiết lập các hoạt động kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, từ đó đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức độ chấp nhận được Việc này giúp đảm bảo sự an toàn và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị.
Nguyên tắc 11 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lựa chọn và cải thiện các hoạt động kiểm soát chung trong môi trường công nghệ thông tin Các hoạt động này cần được thiết kế nhằm hỗ trợ đạt được các mục tiêu đã đề ra Việc tối ưu hóa các kiểm soát này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn đảm bảo sự an toàn và bảo mật thông tin trong tổ chức.
Nguyên tắc 12 nhấn mạnh rằng các đơn vị cần thực hiện các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách đã được thiết lập và các thủ tục cụ thể nhằm đảm bảo việc thực hiện các chính sách đó một cách hiệu quả.
- Những nguyên tắc liên quan đến thông tin và truyền thông bao gồm:
Nguyên tắc 13 yêu cầu các đơn vị phải thu thập, tạo ra và sử dụng thông tin chất lượng và phù hợp để hỗ trợ các bộ phận trong hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) Việc này đảm bảo rằng thông tin được sử dụng hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu suất và tính chính xác trong quản lý và ra quyết định.
Trách nhiệm của các đối tƣợng có liên quan đến kiểm soát nội bộ
Mức độ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) phụ thuộc vào sự tham gia và đóng góp của các bên liên quan, cả bên trong lẫn bên ngoài đơn vị Các đối tượng bên trong có vai trò và trách nhiệm tương ứng đối với hệ thống KSNB, góp phần đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của hệ thống này.
Trong một công ty, Ban giám đốc điều hành các hoạt động, nhưng họ còn phải báo cáo và làm việc dưới sự giám sát của hội đồng quản trị Hội đồng quản trị đại diện cho đại hội đồng cổ đông, có trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của công ty Các thành viên hội đồng cần đảm bảo tính khách quan và có năng lực chuyên môn cao để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Để hoàn thành trách nhiệm của mình, họ cần nắm rõ các hoạt động và môi trường làm việc của đơn vị, đồng thời biết cách sắp xếp thời gian hợp lý.
Ban giám đốc có thể gặp khó khăn trong việc kiểm soát hoạt động của đơn vị do thiếu năng lực hoặc kinh nghiệm, dẫn đến tình trạng kiểm soát chồng chéo hoặc không kiểm soát được Ngoài ra, sự không trung thực và việc xuyên tạc kết quả hoạt động để đạt mục tiêu cá nhân cũng là vấn đề nghiêm trọng Để khắc phục tình trạng này, một hội đồng quản trị mạnh mẽ và năng động cần kết hợp các kênh thông tin khác nhau nhằm nhận diện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
Giám đốc điều hành có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và báo cáo hội đồng quản trị về các vấn đề liên quan Họ cần tạo ra "tiếng nói chung" để đảm bảo tính chính trực và giá trị đạo đức trong môi trường kiểm soát Tại các đơn vị lớn, giám đốc điều hành chỉ đạo các nhà quản lý cấp dưới như giám đốc nhân sự và sản xuất, đồng thời rà soát các phương pháp kiểm soát Ngược lại, nhà quản lý cấp dưới có trách nhiệm thiết lập chính sách và thủ tục kiểm soát cụ thể Đối với các đơn vị nhỏ hơn, giám đốc điều hành sẽ trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động Ngoài ra, giám đốc tài chính và các chức danh tương đương cũng đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát tài chính của đơn vị.
1.4.3 Kiểm toán viên nội bộ
Kiểm toán viên nội bộ đóng vai trò thiết yếu trong việc đánh giá và duy trì hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận trong tổ chức.
KSNB liên quan đến trách nhiệm của từng thành viên trong đơn vị, với mọi người tham gia vào các hoạt động kiểm soát ở mức độ khác nhau, từ trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ đến thủ kho bảo quản hàng hóa Tất cả thành viên đều thuộc một hệ thống xử lý thông tin, từ ghi chép ban đầu đến phản hồi và báo cáo các vấn đề như vi phạm đạo đức và chính sách Hơn nữa, sự đóng góp của các thành viên trong quá trình đánh giá rủi ro và giám sát là rất quan trọng.
1.4.5 Các đối tƣợng khác ở bên ngoài
Ngoài các đối tượng nội bộ, những đối tượng bên ngoài cũng đóng góp quan trọng vào hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), giúp đơn vị đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Các kiểm toán viên bên ngoài, bao gồm kiểm toán viên độc lập và kiểm toán viên nhà nước, thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán tuân thủ để phát hiện các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Thông qua đó, họ cung cấp thông tin quan trọng giúp ban giám đốc và hội đồng quản trị nhận biết và kịp thời chấn chỉnh những vấn đề này.
Các nhà lập pháp và cơ quan lập quy có trách nhiệm ban hành luật lệ và quy định, nhằm giúp các đơn vị nhận thức và thực hiện các hoạt động trong khuôn khổ pháp luật.
- Các khách hàng và nhà cung cấp cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích thông qua các giao dịch với đơn vị
Các đối tượng bên ngoài như nhà phân tích tài chính và giới truyền thông cũng đóng góp quan trọng vào hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị.
Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tài sản của đơn vị, bao gồm cả tài sản vật chất như máy móc và thiết bị, cũng như tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán và hợp đồng KSNB giúp ngăn chặn tình trạng đánh cắp, tham nhũng, hư hại và lạm dụng tài sản do sử dụng không đúng mục đích, lãng phí hoặc vượt quá thẩm quyền.
Con người là tài sản quý giá của công ty, và một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân những nhân viên giỏi, có tay nghề cao và đạo đức Hệ thống này không chỉ bảo vệ nhân viên có trách nhiệm mà còn tạo điều kiện để họ phát huy tối đa năng lực, từ đó đóng góp vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
1.5.2 Giúp doanh nghiệp quản lí hoạt động kinh doanh hiệu quả
Hệ thống KSNB được thiết kế để hạn chế sự lặp lại không cần thiết trong các tác nghiệp, từ đó giảm thiểu lãng phí về thời gian và nguồn lực, nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành Hệ thống này đảm bảo rằng mọi cơ chế và tác nghiệp đều tuân thủ quan điểm quản trị điều hành, cùng với các quy trình quy chuẩn của đơn vị, đồng thời cam kết tuân thủ các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nền tảng cho việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và quản lý công việc hiệu quả, đồng thời là cơ sở cải tiến hệ thống quản lý và tác nghiệp khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc ngành nghề.
1.5.3 Đảm bảo cung cấp thông tin đáng tin cậy
Các báo cáo tài chính và chỉ số kinh tế do bộ máy kế toán tổng hợp là cơ sở quan trọng cho quyết định của nhà quản lý, nhà đầu tư và cổ đông Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đảm bảo thông tin được cung cấp một cách liên tục, kịp thời, chính xác và đáng tin cậy về hoạt động của đơn vị, đồng thời phản ánh đầy đủ các nội dung kinh tế chủ yếu, từ đó tạo dựng lòng tin với các bên liên quan bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
1.5.4 Giảm thiểu những rủi ro, sai sót
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập một cách khoa học và rõ ràng, đảm bảo cơ chế vận hành minh bạch và hiệu quả Mỗi nhân viên trong đơn vị đều nắm rõ nhiệm vụ của mình nhờ vào các quy định chặt chẽ về trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ Điều này không chỉ giảm thiểu nguy cơ rủi ro và gian lận mà còn giúp tránh những sai sót không cần thiết.
Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh giúp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh, ngăn chặn các sai sót trong vận hành máy móc, hạn chế việc chậm tiến độ công việc, kiểm soát chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Dù đã đầu tư nhiều vào thiết kế và vận hành hệ thống, không có hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) nào hoàn toàn hiệu quả Tính hữu hiệu của hệ thống phụ thuộc vào yếu tố con người, bao gồm năng lực làm việc và độ tin cậy của nhân sự Hệ thống KSNB chỉ có thể hạn chế rủi ro tiềm tàng từ các nguyên nhân khác nhau.
Những hạn chế do con người gây ra bao gồm sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hoặc ước lượng sai, cũng như việc hiểu sai chỉ dẫn từ cấp trên hoặc các báo cáo từ cấp dưới.
- Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị
Hoạt động kiểm soát thường tập trung vào các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, dẫn đến việc các nghiệp vụ không thường xuyên thường bị bỏ qua Hệ quả là những sai phạm trong các nghiệp vụ này dễ dàng bị xem nhẹ và không được xử lý kịp thời.
Người quản lý cần đảm bảo rằng chi phí cho các hoạt động kiểm soát không vượt quá giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hoặc gian lận gây ra Do đó, không phải tất cả các rủi ro đều có quy trình kiểm soát tương ứng, vì điều này phụ thuộc vào chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp…
Hạn chế của Kiểm soát nội bộ (KSNB) là nguyên nhân chính khiến hệ thống này không thể đảm bảo tuyệt đối mà chỉ có thể đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu đề ra KSNB chỉ có khả năng dự đoán những rủi ro do gian lận và sai sót có thể xảy ra, nhưng không thể ngăn chặn hoàn toàn các rủi ro bất ngờ và đột xuất Do đó, việc thường xuyên hoàn thiện KSNB là cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động của nó.
1.7 Bài học kinh nghiệm từ các đơn vị tổ chức trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống KSNB
Dựa trên những kinh nghiệm từ việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của các công ty như Vinamilk, dược Hậu Giang và Nuplex Resins Việt Nam, có thể rút ra những yếu tố quan trọng sau đây để cải thiện hệ thống KSNB: sự cam kết từ lãnh đạo, quy trình rõ ràng, đào tạo nhân viên, và ứng dụng công nghệ hiện đại.
Nhà quản lý cần xây dựng và thống nhất chuẩn mực đạo đức trong doanh nghiệp, đồng thời làm gương cho nhân viên Các chuẩn mực này phải phù hợp với văn hóa và đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp Mỗi nhân viên cần nhận thức rõ tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và tuân thủ nghiêm ngặt quy trình giám sát, đảm bảo sự nhất quán từ ban giám đốc đến nhân viên Ban giám đốc cần có năng lực trong việc điều hành và quản lý đơn vị để đạt được hiệu quả cao nhất.
Cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong việc củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Sự hỏng hóc của dây chuyền máy tính, trang thiết bị và cơ sở hạ tầng không kịp thích ứng với sự thay đổi trong thiết kế sản xuất và thị trường sẽ làm cho hệ thống KSNB trở nên yếu kém Do đó, việc đầu tư vào cơ sở vật chất tốt sẽ giúp nâng cao tính hiệu quả và độ bền vững của hệ thống KSNB.
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm và quy trình hoạt động, cần thực hiện định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập, bao gồm việc kiểm tra và cải tiến máy móc sản xuất, chất lượng sản phẩm, quy trình tuyển dụng và ghi chép kế toán Tất cả các quy trình hoạt động và theo dõi nội bộ nên được văn bản hóa và truyền đạt một cách rộng rãi trong tổ chức.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần được cập nhật và phát triển liên tục để ứng phó với các rủi ro bất ngờ có thể xảy ra Trong khi các nhà quản lý thường thiết kế thủ tục kiểm soát cho các hoạt động thường xuyên, thì những rủi ro thường không thể dự đoán trước Do đó, việc cập nhật hệ thống KSNB là cần thiết để đáp ứng những thay đổi trong từng giai đoạn phát triển của công ty.
Chương 1 đã trình một cách khái quát các lí luận về hệ thống KSNB, trong đó bao gồm: Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống KSNB, khái niệm hệ thống KSNB theo COSO 1992, các thành phần của hệ thống KSNB, trách nhiệm của các đối tƣợng có liên quan đến hệ thống KSNB, ý nghĩa cũng nhƣ hạn chế của hệ thống KSNB
Mỗi doanh nghiệp có quy mô và điều kiện kinh doanh riêng, do đó, chiến lược xây dựng và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần được điều chỉnh phù hợp với hoàn cảnh cụ thể Mục tiêu của việc này là đạt được các mục tiêu đã đề ra và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn.
Hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chương 1 sẽ là nền tảng cho việc phân tích và đánh giá hệ thống KSNB tại công ty TNHH URC Việt Nam Qua đó, những biện pháp sẽ được đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB, giúp giải quyết những khó khăn hiện tại và thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH URC VIỆT NAM
Tổng quan về công ty TNHH URC Việt Nam
URC (Tập đoàn Universal Robina) là một tập đoàn đa quốc gia hoạt động tại nhiều quốc gia châu Á như Philippines, Malaysia, Indonesia, Trung Quốc, Hồng Kông, Singapore và Việt Nam Tập đoàn này sở hữu 14 nhà máy và 45 kho bãi với diện tích từ 5.000 m² trở lên, phục vụ cho sản xuất và phân phối các sản phẩm đa dạng URC cung cấp cả sản phẩm truyền thống và những sản phẩm mới được nghiên cứu riêng cho từng thị trường địa phương Tại các nước Thái Lan, Malaysia, Indonesia và Việt Nam, URC đã khẳng định vị thế hàng đầu trong việc chiếm lĩnh thị phần trong nhiều nhóm sản phẩm.
Bánh: Bánh quy nhân kem, bánh quy giòn,bánh xốp,bánh sôcôla…
Kẹo: Kẹo bạc hà nhân sôcôla, kẹo sữa,…
Snack: Snack tôm, Snack sôcôla, khoai tây chiên,…
Nước giải khát: Trà xanh C2, Trà Ôlong, Nước tăng lực Rồng Đỏ…
Công ty TNHH URC Việt Nam được thành lập vào tháng 12 năm 2003, bắt đầu với hoạt động nhập khẩu từ Thái Lan để khảo sát thị trường Việt Nam Đến tháng 08 năm 2005, công ty chính thức xây dựng nhà máy và sản xuất sản phẩm tại khu công nghiệp Việt Nam-Singapore, Thuận An, Bình Dương, với giấy phép kinh doanh đầy đủ.
- Tên Công ty: CÔNG TY TNHH URC VIỆT NAM
- Tên giao dịch: URC VIETNAM Co., Ltd
- Người đại diện: Ông Dela Rosa Tristan Bello
- Chức vụ: Tổng giám đốc
- Trụ sở đặt tại: Số 26 Đường số 6, Khu công nghiệp Việt Nam- Singapore, Thuận An, Bình Dương, Việt Nam
- Email: urcvietnamese@urc.com.vn
- Hình thức sở hữu: Công ty TNHH (100% vốn nước ngoài)
- Vốn điều lệ: 58.180.000 USD (tương đương 1.229.634.300.000 VND), tỷ giá: 1 USD = 21.135 VND
Tất cả sản phẩm của công ty được sản xuất trên dây chuyền hiện đại, đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế của tập đoàn Quy trình sản xuất được giám sát chặt chẽ, cam kết mang đến sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao nhất.
Công ty TNHH URC Việt Nam, với sự hỗ trợ mạnh mẽ từ các hoạt động xúc tiến thương mại và quảng cáo, cùng kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực thực phẩm và nước giải khát tại khu vực Châu Á - Thái Bình Dương, cam kết hợp tác chặt chẽ với các đối tác bán hàng Đội ngũ nhân viên tài năng, năng động và chuyên nghiệp của công ty luôn sẵn sàng đồng hành để đạt được những thành công lớn trong kinh doanh.
2.1.1.2 Quá trình phát triển của công ty
Trong những năm đầu thâm nhập vào thị trường Việt Nam, Công ty TNHH URC Việt Nam đã phải đối mặt với nhiều khó khăn, đặc biệt là trong việc nghiên cứu thị trường, xây dựng hệ thống phân phối và ổn định đội ngũ nhân viên Doanh thu chủ yếu phụ thuộc vào hàng nhập khẩu, loại hàng hóa này thường không ổn định, gây cản trở cho sự phát triển của công ty.
Kể từ năm 2006, công ty đã tập trung vào việc mở rộng sản xuất hàng trong nước và giảm nhập khẩu Sau khi nghiên cứu hành vi tiêu dùng từ tháng 4-2006, công ty quyết định giới thiệu các sản phẩm mới như trà xanh C2, kẹo Dynamite Bigbang, bánh quy nhân kem CreamO và bánh Snack Funbite, mang lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh doanh.
- Năng suất lao động bình quân trong năm 2005 là: 185 USD/người/tháng
- Năm 2014 năng suất lao động bình quân là: 605 USD/người/tháng
Sản xuất nước giải khát đã tăng từ 1 chuyền lên 9 chuyền, trong khi sản xuất bánh quy và kẹo cũng được mở rộng từ 1 chuyền lên 2 chuyền Sản xuất snack hiện vẫn giữ nguyên 1 chuyền.
Trong năm đầu tiên hoạt động, công ty chỉ tập trung kinh doanh tại hai khu vực chính là TP HCM và Hà Nội Tuy nhiên, đến nay, công ty đã mở rộng hoạt động và phát triển kinh doanh trên toàn quốc.
- Lao động khi mới thành lập công ty là 126 người, đến nay số lượng lao động đã tăng lên 1.625 người
- Vốn điều lệ từ: 20.000.000 USD đã tăng lên 58.180.000 USD (tương đương 1.229.634.300.000VND), tỷ giá: 1 USD= 21.135 VND
2.1.1.3 Chức năng – nhiệm vụ a Chức năng
Công ty chuyên về sản xuất kinh doanh ngành nước giải khát và thực phẩm
Công ty hoạt động theo nguyên tắc kinh doanh tập trung, sở hữu tư cách pháp nhân đầy đủ và có con dấu riêng để thực hiện giao dịch Đồng thời, công ty cũng mở tài khoản ngân hàng theo quy định của nhà nước.
Công ty chuyên nhập khẩu hàng thành phẩm, nguyên liệu, phụ gia thực phẩm, phụ liệu và vật tư máy móc thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Công ty chuyên xuất khẩu trực tiếp hàng thành phẩm, nguyên liệu, phụ gia thực phẩm, và thiết bị máy móc phục vụ sản xuất kinh doanh cho tập đoàn Nhiệm vụ của công ty là đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các sản phẩm cần thiết cho hoạt động sản xuất.
Nhiệm vụ chính của công ty là phát triển bền vững và vững mạnh trên thị trường Việt Nam Mục tiêu là trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực nước giải khát và thực phẩm, hoạt động hiệu quả thông qua việc xây dựng thương hiệu mạnh và quản lý chi phí hiệu quả.
Công ty thực hiện phân phối theo lao động, đảm bảo chế độ lương bổng hợp lý, bảo hiểm và phúc lợi xã hội, đồng thời chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho toàn thể cán bộ công nhân viên Chúng tôi cũng chú trọng nâng cao trình độ văn hóa và chuyên môn nghiệp vụ để phát triển nguồn nhân lực bền vững.
(Nguồn: Thông tin nội bộ công ty)
2.1.2 Đặc điểm hoạt động của công ty
URC (Tập đoàn Universal Robina) là một công ty đa quốc gia hoạt động sản xuất kinh doanh trên nhiều thị trường toàn cầu, ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của các công ty con Tại Việt Nam, công ty TNHH URC Việt Nam hoạt động dưới sự quản lý của công ty mẹ tại Philippines, thường xuyên báo cáo kết quả hoạt động để đảm bảo lợi ích tập đoàn Tổng giám đốc công ty chịu trách nhiệm quản lý hoạt động hàng ngày và báo cáo trực tiếp cho tổng giám đốc tập đoàn về các chiến lược, kế hoạch và kết quả kinh doanh Ban kiểm soát có nhiệm vụ hỗ trợ tổng giám đốc trong việc rà soát các hoạt động của công ty, phát hiện sai sót và thực hiện điều chỉnh kịp thời để đảm bảo công ty đi đúng hướng.
Sơ đồ tổ chức của công ty thể hiện ở hình 2.1 (phụ lục chương 2)
Cơ cấu chung của công ty TNHH URC Việt Nam bao gồm các bộ phận đảm nhận chức năng khác nhau, tất cả đều hướng tới mục tiêu tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Mối quan hệ giữa các bộ phận là ràng buộc, nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng Công ty hoạt động quy mô lớn và phải tuân thủ nhiều quy định pháp lý như bảo vệ môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, và nghĩa vụ thuế Do đó, cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm được thiết lập chặt chẽ để phù hợp với tính chất hoạt động phức tạp Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt của ngành thực phẩm và nước giải khát, trình độ chuyên môn và khả năng chịu áp lực của nhân viên đóng vai trò rất quan trọng.
Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH URC Việt Nam
Công ty luôn duy trì và nâng cấp máy móc thiết bị để cải thiện tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm Sắp tới, công ty sẽ nhập khẩu thêm 3 dây chuyền sản xuất nước giải khát, 1 dây chuyền sản xuất bánh quy, 1 dây chuyền sản xuất kẹo và 1 dây chuyền sản xuất khoai tây chiên nhằm đáp ứng nhu cầu tăng trưởng doanh số Đồng thời, công ty mở rộng phân phối sản phẩm ra các huyện hải đảo và tỉnh miền núi, với mục tiêu tăng thị phần và đạt mức tăng trưởng bền vững hàng năm từ 20% đến 25%.
2.1.3 Tổ chức thông tin và báo cáo kế toán
Sơ đồ tổ chức phòng kế toán thể hiện ở hình 2.2 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán (phụ lục chương 2)
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, với phòng kế toán đặt tại văn phòng chính, đảm nhiệm toàn bộ công tác kế toán Hàng ngày, các văn phòng đại diện sẽ tổng hợp và gửi chứng từ gốc về phòng kế toán để đảm bảo quá trình kế toán diễn ra hiệu quả.
Phòng kế toán hiện tại bao gồm các vị trí: Kế toán trưởng, phó phòng kế toán, kế toán hàng nhập khẩu, kế toán hàng nội địa, kế toán thanh toán, kế toán phúc lợi nhân viên, và kế toán giá thành Tất cả các hoạt động của phòng kế toán đều được giám sát và chỉ đạo bởi giám đốc tài chính.
Tổ chức bộ máy kế toán cần tuân thủ nguyên tắc gọn nhẹ, loại bỏ những trung gian không cần thiết, nhằm tạo điều kiện cho cán bộ kế toán chuyên môn hóa, từ đó nâng cao trình độ nghiệp vụ và hiệu suất công tác.
2.2 Thực trạng về hệ thống KSNB tại công ty TNHH URC Việt Nam 2.2.1 Mục tiêu và phương pháp khảo sát
Mục tiêu khảo sát là đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), phân tích các ưu điểm và nhược điểm hiện có Từ đó, đề xuất những kiến nghị và giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả của hệ thống này.
- Nội dung khảo sát: Khảo sát thực trạng của hệ thống KSNB công ty qua
Năm thành phần quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin – truyền thông và giám sát Những thành phần này đóng vai trò thiết yếu trong việc khảo sát và nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán trong công ty.
Bảng khảo sát và kết quả phỏng vấn được thực hiện tại công ty URC Bình Dương, không bao gồm các chi nhánh khác như Hà Nội và Quảng Ngãi.
Tác giả đã tiến hành khảo sát thông qua bảng câu hỏi gửi đến các nhân viên trong công ty và thực hiện phỏng vấn trực tiếp với các trưởng phòng ban liên quan đến quy trình kiểm soát nội bộ (KSNB) Bên cạnh đó, tác giả cũng quan sát thực tế công việc của nhân viên để xác định xem họ có tuân thủ đúng quy trình hay không.
Bài viết này tập trung vào việc thu thập bảng câu hỏi khảo sát, thông tin từ quan sát thực tế và phỏng vấn để đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH URC Việt Nam Qua việc tổng hợp các thông tin cần thiết, chúng tôi phân tích ưu điểm và nhược điểm của hệ thống, từ đó đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty.
2.2.2 Kết quả khảo sát thực tế về hệ thống KSNB tại công ty TNHH URC Việt Nam
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc định hình sắc thái chung của doanh nghiệp, bao gồm các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế, vận hành và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB).
Để đánh giá tính chính trực và giá trị đạo đức, tác giả đã thực hiện khảo sát và thu thập được kết quả tổng hợp, được trình bày trong bảng 2.1: Kết quả khảo sát về tính chính trực và giá trị đạo đức (xem Phụ lục chương 2).
Qua khảo sát, công ty TNHH URC Việt Nam đã tạo dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp tích cực, nâng cao tính chính trực và giá trị đạo đức Công ty tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về sức khỏe, an toàn lao động và bảo vệ môi trường trong hoạt động sản xuất 100% người tham gia khảo sát xác nhận công ty có quy định rõ ràng về đạo đức, ứng xử và cam kết tuân thủ pháp luật, cùng với thông tin về biện pháp xử lý gian lận, thể hiện sự chú trọng vào tính chính trực và các giá trị đạo đức trong công ty.
Tuy nhiên, việc giảm thiểu áp lực công việc để ngăn chặn hành vi thiếu trung thực của nhân viên gặp khó khăn, với chỉ 86% nhân viên cho biết họ đang phải đối mặt với sức ép lớn từ công việc.
2.2.2.1.2 Chính sách nhân sự và đảm bảo về năng lực
Theo khảo sát, nhân viên đáp ứng tốt yêu cầu công việc với tỷ lệ 93%, đặc biệt là nhân viên khối hành chính, họ năng động, chuyên môn cao và dễ tiếp thu công nghệ mới Đội ngũ trưởng phòng có năng lực và tuân thủ pháp luật, luôn lắng nghe ý kiến của nhân viên Tất cả nhân viên đều được tham gia đào tạo ngắn hạn và hỗ trợ nghiệp vụ khi tuyển dụng hoặc thay đổi công việc Công ty tổ chức hội thảo chuyên đề, như lớp về thuế cho nhân viên kế toán và hội thảo an toàn lao động cho nhân viên sản xuất, đồng thời huấn luyện về phòng chống cháy nổ để đảm bảo an toàn tài sản và an ninh trật tự.
Công ty đã thiết lập quy chế đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả, với tỷ lệ thực hiện đánh giá kết quả công việc định kỳ đạt 98% Điều này giúp quản lý và nhân viên kiểm soát và nâng cao chất lượng làm việc Cuối năm, công ty tiến hành đánh giá và xếp hạng nhân viên để áp dụng các chính sách khen thưởng và kỷ luật hợp lý.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ công ty TNHH URC Việt Nam
Trong những năm gần đây, công ty đã nỗ lực xây dựng thương hiệu và phát triển kinh doanh Những thành tựu đáng chú ý bao gồm bằng khen doanh nghiệp xuất sắc, giải vàng thương hiệu an toàn vệ sinh thực phẩm và chứng nhận sản phẩm vì sức khỏe cộng đồng.
Công ty đang trên đà tăng trưởng mạnh, do đó, ban giám đốc chú trọng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) để ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận Nhân viên thể hiện nhiệt huyết trong việc xây dựng văn hóa làm việc lành mạnh và hiệu quả Tuy nhiên, việc thực hiện các quy trình trong hệ thống KSNB vẫn chưa triệt để và cần điều chỉnh một số thủ tục kiểm soát Đánh giá cụ thể các thành phần của hệ thống KSNB sẽ được trình bày trong phần sau.
2.3.2 Đánh giá từng bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 2.3.2.1 Môi trường kiểm soát Ƣu điểm: Theo phần phân tích thực trạng trên, ta thấy công ty đã tạo đƣợc môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp được thể hiện trong nội quy công ty
Công ty cam kết duy trì tính chính trực và các giá trị đạo đức, đồng thời kiên quyết chống lại các hành vi tiêu cực Hàng tháng, tổng giám đốc thường xuyên ăn trưa cùng công nhân, điều này không chỉ thể hiện tinh thần dân chủ mà còn góp phần xây dựng niềm tin và sự gắn bó lâu dài giữa nhân viên và ban lãnh đạo.
Ban giám đốc đã quyết định triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp SAP, giúp quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thông qua phần mềm và hệ thống máy tính, tăng cường hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Đội ngũ cán bộ công nhân viên được đào tạo chuyên môn và tay nghề cao, luôn nhiệt tình trong công việc, góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt hơn Chính sách khen thưởng và kỷ luật công bằng cũng đã thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả công việc.
Công ty chưa tạo điều kiện cho nhân viên giám sát trong việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận, dẫn đến việc ý thức tuân thủ kém Nhân viên thường chỉ chú trọng đến kết quả báo cáo mà không tuân thủ quy trình hoạt động, chỉ thực hiện lại khi bị nhắc nhở Một bộ phận nhỏ nhân viên không chấp hành quy định, trong khi hình phạt hiện tại quá nhẹ, không đủ sức răn đe.
Chính sách hỗ trợ và phát triển chuyên môn cho nhân viên hiện nay còn hạn chế, chủ yếu là nhân viên phải tự chi trả chi phí cho các khóa học bên ngoài và tự sắp xếp thời gian học tập.
Nguyên nhân gây ra những nhƣợc điểm trên:
Sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực, đặc biệt là giữa các thương hiệu lâu đời trong nước như Tân Hiệp Phát, Vinamilk, Masan, Vĩnh Hảo và các tập đoàn đa quốc gia như Coca-Cola, Pepsi, Nestlé, Liwayway, đã tạo ra nhiều thách thức cho công ty trong việc thực hiện kế hoạch và đạt được các mục tiêu đề ra, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.
Nhân viên tại công ty chủ yếu là những người gắn bó lâu dài, phản ánh tập quán làm việc của người Á Đông, với cách xử lý vấn đề thiên về tình cảm Chính sách quy định nghiệp vụ còn thiếu chi tiết, dựa vào sự tin tưởng, dẫn đến việc ưu tiên cho ứng viên quen biết trong tuyển dụng Công ty chưa có tiền lệ sa thải, tạo tâm lý ỷ lại, ngại tố cáo và ngăn chặn gian lận.
2.3.2.2 Đánh giá rủi ro Ƣu điểm: Công ty có đề ra mục tiêu thực hiện và quan tâm đến nhiều yếu tố ảnh hưởng xấu đến mục tiêu hoạt động thông qua việc đánh giá kết quả hoạt động thường xuyên và định kì, ghi nhận và giúp nhân viên khắc phục khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và thường xuyên cập nhật tin tức, thời sự liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong nước cũng như nước ngoài
Công tác đánh giá rủi ro tại công ty chưa được chú trọng đúng mức, dẫn đến khó khăn trong việc xác định các mối đe dọa đối với mục tiêu và mức độ ảnh hưởng của chúng Thiếu bộ phận chuyên trách đánh giá và định lượng rủi ro, cùng với việc không có công cụ hỗ trợ, khiến cho công tác dự đoán rủi ro chủ yếu mang tính cảm tính Do đó, các biện pháp khắc phục thường mang tính chất may rủi khi sự cố xảy ra.
Nguyên nhân gây ra những nhƣợc điểm trên:
Kinh phí đầu tư cho mô hình đánh giá rủi ro và công cụ hỗ trợ dự đoán rủi ro còn lớn, khiến công ty chưa thể triển khai Bên cạnh đó, người quản lý chưa được đào tạo chuyên sâu về kiểm soát nội bộ, dẫn đến việc định dạng và đo lường rủi ro còn hạn chế, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và cảm tính.
2.3.2.3 Hoạt động kiểm soát Ưu điểm: Tài sản được kiểm soát tương đối tốt, hàng hoá trong kho được kiểm kê cuối tháng giữa số thực trong kho và số liệu trên hệ thống Công ty cũng quan tâm đến việc kiểm soát hiệu quả tài chính, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
Với sự đầu tư mạnh mẽ từ tập đoàn, công ty luôn đảm bảo nguồn vốn cần thiết cho các dự án đầu tư và cải tiến quy trình sản xuất Máy móc và thiết bị sản xuất liên tục được nâng cấp và thay mới, đặc biệt là các linh kiện được nhập khẩu từ tập đoàn, giúp cải thiện tiến độ sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Quy trình hoạt động đã được thiết lập ổn định và đi vào nề nếp Hệ thống kế toán chứng từ được thiết kế một cách hiệu quả, với đầy đủ các loại chứng từ và nội dung rõ ràng, tuân thủ đúng quy định của nhà nước.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH URC VIỆT NAM 58 3.1 Quan điểm về hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH URC
Những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là yếu tố quan trọng phản ánh sắc thái chung của công ty và là nền tảng cho các thành phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Việc hoàn thiện môi trường kiểm soát sẽ giúp củng cố hệ thống KSNB, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của các thành phần khác Để đạt được điều này, cần áp dụng các giải pháp cụ thể nhằm cải thiện môi trường kiểm soát.
Để duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng động, công ty cần tiếp tục phát huy những mặt tích cực đã đạt được, đồng thời thiết lập văn hóa lành mạnh Việc tuyên dương và khen thưởng các cá nhân, tập thể có thành tích tốt sẽ góp phần vào sự phát triển chung Khuyến khích nhân viên chủ động ngăn ngừa và phát hiện gian lận thông qua nội quy rõ ràng, dễ hiểu, thể hiện quan điểm về đạo đức và mục tiêu của công ty Ban giám đốc cần làm gương cho nhân viên, đồng thời bảo vệ và khen thưởng những người tố cáo tiêu cực, gian lận, thực hiện tiết kiệm và chống lãng phí, đặc biệt trong việc sử dụng tài sản của công ty.
Để nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên, công ty cần tổ chức các khoá huấn luyện như kỹ năng bán hàng cho phòng kinh doanh, nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy cho phòng cơ điện, và vệ sinh an toàn thực phẩm cho nhân viên kiểm định chất lượng Đối với những nghiệp vụ cần đào tạo nhiều người, nên cho một nhân viên tham gia khoá học và sau đó đào tạo lại cho các nhân viên khác nhằm tiết kiệm chi phí Việc này đảm bảo nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt nhiệm vụ Đồng thời, công ty cũng nên mở các cuộc thi và trang web nội bộ để tạo sân chơi lành mạnh, khuyến khích tinh thần học hỏi, sáng tạo và giao lưu kinh nghiệm giữa các nhân viên.
Ban kiểm soát cần thể hiện năng lực, sự khách quan và độc lập trong việc đánh giá các quy trình hoạt động của công ty Trưởng ban kiểm soát không được kiêm nhiệm chức vụ điều hành, đảm bảo các đánh giá và kiến nghị phải rõ ràng, chính xác Điều này không chỉ khẳng định ưu điểm và khuyết điểm trong hoạt động của công ty mà còn giúp nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của chính sách công ty, từ đó tuân thủ các quy trình hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
Để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong tổ chức, cần phân chia trách nhiệm rõ ràng và quy trách nhiệm cho người đứng đầu Việc không có người chịu trách nhiệm sẽ dẫn đến tình trạng đùn đẩy nhiệm vụ và khó khăn trong việc xác định ai là người chịu trách nhiệm khi sự cố xảy ra Trưởng bộ phận cần được giao quyền quản lý, đôn đốc và chịu trách nhiệm về kết quả công việc của nhân viên cấp dưới, đồng thời có quyền xử phạt nếu có vi phạm Do các hoạt động trong công ty liên quan đến nhiều khâu và công đoạn, việc phối hợp giữa các bộ phận là rất quan trọng, nhân viên cần hỗ trợ lẫn nhau và đặt ra thời hạn thực hiện công việc để không ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Để nâng cao hiệu quả quản lý và trách nhiệm công việc, công ty cần sắp xếp bộ máy tổ chức một cách khoa học và ổn định, phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động Việc rà soát chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban và phân tích hiện trạng tổ chức một cách khách quan là rất cần thiết Đồng thời, công ty cần lập kế hoạch tuyển dụng 3 quản lý vùng, 6 giám sát bán hàng và 25 nhân viên bán hàng nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực cho các bộ phận và hỗ trợ đạt được chỉ tiêu kinh doanh đã đề ra.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện đánh giá rủi ro
Công ty đang phát triển mạnh mẽ với doanh thu và lợi nhuận hàng năm tăng trưởng Để duy trì vị trí dẫn đầu trong thị trường nước giải khát tại Việt Nam, công ty cần nâng cao chất lượng sản phẩm và cải tiến mẫu mã Đồng thời, việc tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực, đặc biệt là vốn đầu tư từ công ty mẹ, là rất quan trọng Để đạt được các mục tiêu này, nhà quản lý cần phân tích và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng để kiểm soát rủi ro ở mức chấp nhận được.
Xây dựng kế hoạch và mục tiêu rõ ràng là rất quan trọng cho sự phát triển của công ty Cần phân tích các thế mạnh và yếu điểm của doanh nghiệp, đồng thời xác định ảnh hưởng của môi trường nội bộ như cơ sở vật chất, trình độ nhân viên, và chất lượng sản phẩm, cũng như các yếu tố bên ngoài như lạm phát, tỉ giá, chính sách thuế, và sự cạnh tranh trong ngành Định kỳ rà soát các báo cáo để nhận diện nguy cơ tiềm ẩn và nhận thức về các rủi ro có thể đe dọa đến hoạt động kinh doanh là cần thiết Lấy ý kiến từ ban kiểm soát và các bộ phận để phát hiện những kẽ hở trong quản lý và hoạt động, từ đó nhận dạng các khó khăn và rủi ro có thể xảy ra.
Dự kiến và phòng ngừa rủi ro là rất quan trọng cho nhân viên, bao gồm các tình huống như cháy nhà xưởng và mất dữ liệu Công ty đã triển khai các biện pháp bảo vệ dữ liệu, ngăn ngừa lỗi phần mềm và bảo vệ khỏi hư hỏng Chương trình quét virus và mạng quản trị nội bộ được xây dựng để đảm bảo an toàn thông tin Khi xảy ra sự cố, cần thông báo kịp thời cho nhân viên để có biện pháp ứng phó hiệu quả.
Mua bảo hiểm tài sản cho công ty, bao gồm bảo hiểm cháy, rủi ro đặc biệt, bảo hiểm mọi rủi ro và bảo hiểm rủi ro gián đoạn kinh doanh, giúp công ty an tâm trong hoạt động và nâng cao khả năng ứng phó với các rủi ro.
Hiện nay, công ty đang đối mặt với rủi ro chảy máu chất xám do nhân viên thường xuyên nhảy việc để tìm kiếm môi trường làm việc tốt hơn Điều này gây khó khăn trong quản lý nhân sự và tốn kém chi phí, trung bình khoảng 4 triệu đồng cho mỗi nhân viên trong quá trình tuyển dụng và đào tạo Để giữ chân người lao động, công ty cần có chế độ lương thưởng hợp lý và cạnh tranh, đồng thời triển khai các biện pháp động viên tinh thần, tạo môi trường làm việc thân thiện, đáng tin cậy, và hỗ trợ nhân viên phát triển năng lực bản thân.
Rủi ro trong việc nhân viên bán hàng chạy theo doanh số có thể dẫn đến việc bán hàng cho khách hàng nợ nhiều hoặc khó đòi, do công ty trả lương dựa trên số lượng sản phẩm bán ra Đặc biệt, với các mặt hàng thực phẩm và nước giải khát có thời hạn sử dụng ngắn, nhân viên thường phải bán tống hàng và khuyến mãi để giải phóng hàng tồn kho Để giảm thiểu rủi ro này, công ty cần xem xét hạn mức dư nợ, nâng cao năng lực nhân viên bán hàng và lập kế hoạch sản xuất dựa trên tình hình tiêu thụ thực tế thay vì chỉ dựa vào sản xuất của kỳ trước.
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát là cần thiết để quản lý rủi ro mà công ty có thể gặp phải Bằng cách hoàn thiện các hoạt động này, công ty có thể điều chỉnh quy trình hoạt động, giúp nhà quản lý theo dõi hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu Điều này cho phép thực hiện những thay đổi và điều chỉnh phù hợp Một số giải pháp để nâng cao hoạt động kiểm soát bao gồm:
Để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của công ty, cần phân chia trách nhiệm rõ ràng, tránh để nhân viên kiêm nhiệm quá nhiều công việc từ đầu đến cuối Mỗi phòng ban cần được trao quyền hạn tương ứng, bao gồm quyền tham mưu và quyền hạn chức năng chuyên môn Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban là yếu tố quan trọng để thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra.
Công ty cần phê duyệt hạn mức dư nợ, với sự chấp thuận của trưởng phòng kinh doanh Nhân viên bán hàng phải phối hợp chặt chẽ với kế toán công nợ để thu hồi nợ và chỉ được trả hoa hồng liên quan đến lô hàng khi khách hàng đã thanh toán đầy đủ Điều này nhằm ngăn chặn tình trạng nhân viên bán hàng chạy theo số lượng, bán hàng cho những khách hàng có nợ lâu và số nợ lớn, gây ảnh hưởng đến vốn kinh doanh.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
Tăng cường giao lưu và trao đổi kinh nghiệm nhằm nâng cao năng lực quản lý và điều hành công ty Hiểu rõ chiến lược công ty và xây dựng mục tiêu, chiến lược cho từng phòng ban, bộ phận là cần thiết để thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ một cách bài bản và ổn định Ban giám đốc cần thiết lập mục tiêu hoạt động rõ ràng, nâng cao uy tín công ty và đảm bảo chất lượng vệ sinh, an toàn thực phẩm.
Ban giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên nhận thức rõ về vai trò và ý nghĩa của hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) Họ cũng lắng nghe ý kiến đóng góp từ các nhân viên trong công ty, từ đó xây dựng kế hoạch cụ thể và rõ ràng nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB.
Để truyền đạt hiệu quả các ý tưởng kinh doanh, cần nhấn mạnh tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và triển khai chỉ đạo tốt trong việc thực hiện các quy trình kinh doanh Đồng thời, việc quan tâm đến đời sống của nhân viên trong công ty cũng là yếu tố không thể thiếu.
Công ty đang tiếp tục hoàn thiện nội quy và quy trình hoạt động, bao gồm việc cập nhật các biểu mẫu cần thiết Đặc biệt, chúng tôi chú trọng đến công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên để nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển nguồn nhân lực.
Tuyển dụng nhân viên có năng lực và chuyên môn phù hợp là rất quan trọng để kết nối các bộ phận trong công ty và giải quyết các vấn đề một cách toàn diện Cần kiến nghị ban giám đốc thành lập quỹ hỗ trợ nhân viên học nâng cao chuyên môn, đồng thời mở các lớp bồi dưỡng kỹ năng như văn hóa ứng xử, làm việc nhóm và công nghệ cho nhân viên kỹ thuật Hiện tại, kinh phí đào tạo được lấy từ lợi nhuận công ty và hạch toán vào chi phí hàng năm, cho thấy sự liên kết giữa công tác đào tạo và hiệu quả sản xuất kinh doanh Công ty cũng nên tìm kiếm thêm nguồn tài chính từ các quỹ tài trợ bên ngoài để nâng cao quá trình đào tạo và huấn luyện.
Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển của công ty Ban giám đốc cần chú trọng hơn đến đời sống của cán bộ công nhân viên, thiết lập các chế độ khen thưởng và kỷ luật hợp lý Đồng thời, cần đẩy mạnh phong trào thi đua giữa các phòng ban, đặc biệt là khuyến khích nhân viên trong xưởng sản xuất đạt năng suất cao.
Ban giám đốc cần nhận thức rõ ràng về tác động tiêu cực của rủi ro đối với việc đạt được mục tiêu của đơn vị Họ tiếp nhận thông tin và báo cáo từ cấp dưới cũng như các nguồn bên ngoài, sau đó chuyển tải thông tin này đến các bộ phận liên quan, tạo nên một quy trình trao đổi thông tin hai chiều hiệu quả giữa cấp trên và cấp dưới.
Ban giám đốc định kỳ xem xét và xây dựng tiêu chuẩn đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của các phòng ban nhằm phát hiện biến động bất thường và đề ra định hướng phát triển chung Ngoài việc kiểm tra định kỳ và đột xuất các số liệu tài chính, quy trình hoạt động, ban giám đốc cũng tăng cường kiểm tra từ xa thông qua báo cáo trên phần mềm nội bộ và hệ thống mạng trực tuyến của công ty, tất cả nhằm đạt được mục tiêu tuân thủ các hoạt động, báo cáo tài chính và quản lý.
3.3.2 Kiến nghị đối với các phòng ban trong công ty
Các phòng ban đóng vai trò quan trọng trong việc tạo cảm giác trách nhiệm và hứng thú cho nhân viên với kế hoạch được giao Sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhóm làm việc và sự tham gia của những nhân viên chủ chốt là cần thiết để thực hiện các thay đổi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Việc tuân thủ quy trình và nội quy công ty không chỉ đảm bảo tính tin cậy của các số liệu tài chính mà còn góp phần xây dựng ý thức tốt trong toàn bộ tổ chức.
Tham gia tích cực vào các phong trào do công ty tổ chức, như các cuộc thi chào mừng ngày lễ và ngày thành lập công ty, cũng như tham gia diễn đàn nội bộ, sẽ góp phần tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và lành mạnh.
Để nâng cao năng lực và tính chuyên nghiệp, nhân viên cần chủ động tham gia các khóa đào tạo do công ty tổ chức, học hỏi từ đồng nghiệp và tham gia lớp học bên ngoài để cải thiện kỹ năng mềm, kiến thức tin học và ngoại ngữ Việc tham gia các khóa học về thuế, quy định an toàn vệ sinh thực phẩm và công nghệ sản xuất sẽ giúp nhân viên áp dụng kịp thời những kiến thức mới Công ty cũng cần thiết lập các chỉ tiêu đánh giá năng lực nhân viên dựa trên tiến độ và mức độ hoàn thành công việc, khuyến khích các phòng ban đặt ra mục tiêu cụ thể và hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện.
Đoàn kết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên là rất quan trọng trong công ty, vì công việc thường bị ảnh hưởng bởi nhiều công đoạn trước đó Sự phối hợp giữa các nhân viên giúp duy trì tiến độ chung, do đó cần thiết lập quy định rõ ràng về nhiệm vụ, thời gian hoàn thành và trách nhiệm nếu không tuân thủ quy trình của công ty.
Các phòng ban chức năng và cá nhân cần tự quan sát, kiểm tra quy trình hoạt động để phát hiện biến động bất thường và đánh giá rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu tổ chức Việc phối hợp với ban giám đốc và ban kiểm soát là cần thiết để nhận diện rủi ro và đề xuất biện pháp kiểm soát phù hợp Qua đó, nhân viên kiểm tra có cơ hội học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn.
Các phòng ban cần hỗ trợ ban kiểm soát bằng cách cung cấp đầy đủ chứng từ, văn bản, sổ sách ghi chép và tài liệu liên quan để phục vụ cho công tác kiểm tra và giám sát trong công ty Ban kiểm soát phải duy trì tính độc lập trong chuyên môn, nghiệp vụ, đồng thời trình bày ý kiến nhận xét một cách khách quan và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình.
Trong mọi công ty, các hoạt động và quy trình đều chịu ảnh hưởng từ những nguy cơ và sự cố có thể cản trở khả năng hoàn thành công việc Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng dựa trên các biện pháp, chính sách, thủ tục, cũng như tinh thần và giá trị của những người liên quan, trở thành yếu tố sống còn cho mọi doanh nghiệp Hệ thống này không chỉ giúp nâng cao năng lực và cải tiến hiệu quả hoạt động mà còn hạn chế các sự cố, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra.