QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG BNI EVEREST CHAPTER Ban hành kèm quyết định số ngày của chủ tịch BNI Everest chapter (Dự thảo) CHƯƠNG 1 MỤC ĐÍCH CỦA QUY CHẾ VÀ CƠ CẦU TỔ CHỨC BNI EVEREST CHAPTER Đ[.]
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG BNI EVEREST CHAPTER Ban hành kèm định số: … ngày … chủ tịch BNI Everest chapter (Dự thảo) CHƯƠNG 1: MỤC ĐÍCH CỦA QUY CHẾ VÀ CƠ CẦU TỔ CHỨC BNI EVEREST CHAPTER Điều Mục đích cần thiết việc ban hành quy chế Quy chế giúp cho thành viên hiểu rõ vai trò, trách nhiệm trình sinh hoạt BNI Everest chapter qua xây dựng BNI Everest chapter ngày thành công với tập thể thành viên chất lượng, thực đầy đủ cam kết BNI để mang đến thật nhiều hội kinh doanh cho thành viên Quy chế mang tính đặc thù BNI Everest chapter quy định vấn đề Everest chapter bao gồm hết hoạt động BNI, vấn đề không đề cập quy chế thành viên tham khảo quy định BNI Việt Nam Điều Cơ cầu tổ chức BNI Everest chapter hoạt động theo cấu sau: Ban LT: Chủ tịch, Phó chủ tịch kiêm trưởng ban thành viên Tổng thư ký Các ban: Ban thành viên, ban thư ký, ban khách mời, ban đào tạo, ban phát triển, ban kiện, ban định hướng thành viên, ban cố vấn Đứng đầu ban trưởng ban thực nhiệm vụ ban Điều Nhiệm vụ chủ tịch - Lên kế hoạch phát triển chapter, đảm bảo chapter hướng, lộ trình thời hạn đặt đầu nhiệm kỳ - Điều hành buổi họp chapter - Giữ liên lạc với Giám đốc BNI Chapter có vấn đề cần tham khảo ý kiến điều hành - Là cầu nối giao lưu kết nối kinh doanh với chapter khác BNI tổ chức kết nối thương mại khác - Quan tâm chia sẻ khó khăn thành viên, tiếp thu ý kiến tích cực việc phát triển chapter - Cùng với ban thành viên giải mâu thuẩn thành viên - Chuẩn bị nghiêm túc cho vị trí chủ tịch nhiệm kỳ Điều Quy chế hoạt động ban 1/ Ban thành viên 2/ Ban thư ký 3/ Ban khách mời 4/ Ban đào tạo 5/ Ban kiện 6/ Ban phát triển 7/ Ban định hướng thành viên 8/ Ban cố vấn CHƯƠNG 2: BỔ NHIỆM, BÃI NHIỆM CÁC CHỨC DANH Điều Bổ nhiệm Chủ tịch BNI Everest chapter Chủ tịch BNI Everest chapter đương nhiệm bầu lại người khác vào vị trí chủ tịch cho nhiệm kỳ sau phải theo trình tự sau đây: Chủ tịch sau thảo luận với giám đốc BNI VN đề cử ứng viên cho vị trí chủ tịch thông qua ban LT biểu lấy ý kiến đa số Sau chủ tịch làm việc với ứng viên để thuyết phục đồng ý đảm nhận chức vụ chủ tịch nhiệm kỳ Nếu ứng viên khơng đồng ý quay quy trình số (1) Sau ứng viên đồng ý đảm nhận chức vụ chủ tịch nhiệm kỳ lấy ý kiến thành viên chapter buổi họp nội biểu theo đa số Nếu không thơng qua quay quy trình số (1) Trong trường hợp giám đốc khu vực BNI Việt Nam khơng tham gia họp chủ tịch đương nhiệm có trách nhiệm thơng báo với BNI Việt Nam kết biểu cho vị trí chủ tịch để làm thủ tục bổ nhiệm theo quy định BNI Chủ tịch không làm nhiệm kỳ liên tiếp, sau làm chủ tịch khơng nằm ban LT nhiệm kỳ Quy định nhằm đảm bảo BNI Everest chapter ln có hướng phát triển Điều Bổ nhiệm thành viên ban LT trưởng ban Việc bổ nhiệm thành viên ban LT trưởng ban tân chủ tịch bổ nhiệm vào lực, tính cam kết thành viên thời gian sinh hoạt chapter vừa qua Điều Bãi nhiệm chủ tịch Nếu trình thực nhiệm vụ chủ tịch mà chủ tịch đương nhiệm vi phạm nghiêm trọng cam kết BNI, vi phạm quy chế ảnh hưởng đến phát triển chapter thành viên nêu ý kiến buổi họp nội bộ, có lập biên kiến nghị với giám đốc BNI Việt Nam, việc bãi nhiệm chủ tịch Giám đốc BNI Việt Nam định Điều Bãi nhiệm vị trí cịn lại ban LT trưởng ban Chủ tịch chapter có quyền bãi nhiệm vị trí cịn lại ban LT trưởng ban trường hợp sau đây: Có hành vi ảnh hưởng nghiêm trọng đến đoàn kết, phát triển chapter; Đã cảnh cáo vi phạm nhiệm vụ đến lần thứ (bằng email bẳng văn bản) mà tái phạm không khắc phục sửa chữa ảnh hưởng đến mục tiêu chung chapter CHƯƠNG 3: CÁC BUỔI HỌP Điều Buổi họp thức Nội dung buổi họp Giao lưu mở ( 6:45 – 7:15) Chào mừng, giới thiệu ban Tổng quan BNI mục đích hoạt động Đào tạo kỹ Networking – phút Biểu dương khen ngợi Trao đổi Business Card Kết nạp hội viên 60 giây trình bày doanh nghiệp dành cho thành viên 60 giây trình bày dành cho khách mời 10 Báo cáo Phó chủ tịch_Trưởng ban thành viên 11 Báo cáo ban thành viên 12 Giới thiệu diễn giả tuần 13 Bài trình bày 10 phút, hỏi trả lời (tối đa 12 phút) 14 Trao đổi phiếu giới thiệu 15 Kiểm tra phiếu giới thiệu 16 Ban thư ký/thủ quỹ báo cáo 17 Cảm ơn khách mời định hướng cho khách mời BNI 18 Thông báo BNI Thế Giới, nhắc nhở báo cáo đặc biệt 19 Bốc thăm trao quà tặng 20 Kết thúc buổi họp Điều 10 Nội quy buổi họp Thành viên đến họp giờ, sau 7h00 tính trễ, trước 8h30 tính sớm Thành viên dự họp phải có trang phục lịch sự, thành viên ban LT trưởng ban phải mặc veston thắc caravat, tất phải đeo pin BNI bảng tên Khơng nói chuyện riêng, hạn chế sử dụng điện thoại các thiết bị cơng nghệ khác q trình diễn họp, trừ thành viên giao nhiệm vụ chụp ảnh truyền thông trang web chapter trang mạng xã hội Khơng hút thuốc phịng họp Tôn trọng người phát biểu Phải vỗ tay kết thúc phần trình bày Điều 11 Buổi họp nội Thời gian diễn buổi họp nội 9h15 đến 10h30 ngày thứ ba tuần cuối tháng Nội dung buổi họp nội Báo cáo để mục tiêu trưởng ban theo thứ tự: - Trưởng ban Thành viên: Công bố KPI tháng ban MC, khen thưởng thành viên xuất sắc nhắc nhở thành viên thiếu tiêu tháng, vi phạm quy chế - Tổng thư ký: Báo cáo quỹ, nhắc nhở thành viên chưa đóng quỹ, kế hoạch diễn giả tháng - Trưởng ban khách mời: Tổng kết khách mời, tổng hợp khách mời tiềm năng, báo cáo kế hoạch chăm sóc khách mời - Trưởng ban phát triển: báo cáo chương trình xây dựng power team, mời khách mời ngành nghề thiếu - Trưởng ban đào tạo: xây dựng chương trình đào tạo networking tháng tới - Trưởng ban kiện: chương trình hành động tháng - Trưởng ban định hướng thành viên: công bố danh sách thành viên định hướng - Trưởng ban cố vấn: góp ý xây dựng hạn chế chapter phần báo cáo không phút Báo cáo thành viên referral nhận tháng, referral cho, đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ, thi công lắp đặt, hậu mãi, bảo hành công ty thành viên Các thành viên phải chuẩn bị trước phần trình bày để trình bày không phút Biểu vấn đề quan trọng phát sinh tháng Đánh giá tổng hợp chủ tịch, khen thưởng, nhắc nhở thành viên đề mục tiêu tháng sau Các trưởng ban phải có mặt để thực bước họp nội bộ, trường hợp bất khả kháng dự họp phải có thành viên khác ban thay trình bày báo cáo mục tiêu CHƯƠNG 4: TIÊU CHUẨN THÀNH VIÊN, KẾT NẠP THÀNH VIÊN MỚI, TÁI GIA NHẬP Điều 12 Tiêu chuẩn thành viên Phải có trụ sở cơng ty rõ ràng phù hợp với ngành nghề hoạt động kinh doanh, thay đổi trụ sở phải báo với ban thành viên để cập nhật thông tin; Công ty hoạt động phải có giấy phép, giấy đăng ký kinh doanh phù hợp với quy định pháp luật; Thành viên tham gia giám đốc người đại diện theo pháp luật cơng ty phải có văn xác nhận đồng ý cho thành viên sinh hoạt BNI Everest chapter toàn quyền định giao dịch Thực cam kết BNI sinh hoạt Điều 13 Thành viên bị xem xét loại khỏi chapter trường hợp sau: 1/ Vi phạm cam kết diện BNI 2/ Ba tháng liên tiếp khơng hồn thành tiêu cá nhân chapter đề ra, trafficlight đỏ ba tháng liền không xanh tháng liền 3/ Vi phạm quy tắc ứng xử theo điều… 4/ Sau thời gian tạm nghĩ sinh hoạt tối đa tháng mà không quay trở lại sinh hoạt tiếp tục 5/ Sản phẩm dịch vụ cung cấp không chất lượng cam kết, sau thẩm định có xác định ban thành viên ban LT chapter Lần thứ nhắc nhở khắc phục, đến lần thứ hai xem xét loại khỏi chapter 6/ Khơng nộp phí sinh hoạt chapter q tháng Việc xem xét có loại hay cho thêm thời gian thử thách thành viên ban LT định Điều 14 Tiêu chuẩn kết nạp thành viên 1/ Thành lập năm 2/ Có trụ sở cơng ty rõ ràng 3/ Cơng ty có cấu hồn chỉnh 4/ Có lực cạnh tranh tốt với đối thủ thị trường Trường hợp đặc biệt thành viên thật chất lượng thiếu điều kiện phải thông qua ban LT đồng ý 100% phải lập biên việc biên có nêu lý chấp nhận kết nạp thành viên Điều 15 Tái gia nhập Ban thành viên đánh giá việc hoạt động thành viên chapter, phản ánh đến thành viên khơng tích cực, hỗ trợ, trao đổi để thành viên cản thiện tình hình Ban thành viên xem xét lại thái độ thành viên để xác định xem thành viên thực cải thiện hay chưa Dựa kết xem xét ban thành viên tiếp tục thấy thành viên chưa cải thiện mức (một lần gửi thư khuyên bảo lần viết thư cảnh cáo), ban thành viên đưa thành viên vào danh sách bị phạt vòng 60 ngày Một bị cảnh báo tình trạng thành viên phải xem xét thường xuyên Việc để xem xét xem việc thành viên lại chapter Thơng báo đến văn phịng BNI Việt Nam danh sách thành viên đủ điều kiện chưa đủ điều kiên tái gia nhập để văn phòng theo dõi Ban thành viên phải thông báo cho chapter việc để mở ngành nghề (Trường hợp thành viên không duyệt tái gia nhập Chapter) Thành viên duyệt tái gia nhập chuyển phí tái gia nhập cho văn phòng BNI Việt Nam trước hạn tái gia nhập CHƯƠNG 5: QUY TẮC ỨNG XỬ VÀ GIẢI QUYẾT MÂU THUẨN GIỮA CÁC THÀNH VIÊN Điều 16 Quy tắc ứng xử Group mail, mạng xã hội phương tiện truyền thông khác - Đối với email: Thông tin thành viên truyền tải email phải thật nghiêm túc, mail phải viết tiếng Việt có bỏ dấu, thành viên nhận mail phải phản hồi nhận mail có thêm ý kiến phản hồi mail Khuyến khích mail có tính xây dựng, tạo nhiệt huyết phần khởi cho thành viên chapter Nghiêm cấm hành vi dùng mail gây đoàn kết, chia rẽ chapter, gây “lửa” tinh thần người, mail mang tính trích, nói xấu người khác Đối với mail u cầu vắng mặt thời gian khơng cử avatar gửi tới chủ tịch trưởng ban thành viên chấp thuận chủ tịch trưởng ban thành viên có mail thơng báo cho thành viên khác vắng mặt thành viên xin phép - Đối với mạng xã hội phương tiện truyền thơng khác Facebook, Zalo, Viber… thành viên ứng xử lịch sự, vui vẻ tạo gắn kết thành viên buổi họp email, khuyến khích thành viên tham gia có tính xây dựng, tạo nhiệt huyết phần khởi cho thành viên chapter Nghiêm cấm hành vi gây đồn kết mail mang tính trích, nói xấu người khác Các trường hợp cấm mà thành viên vi phạm ban LT xem xét lại tư cách thành viên thành viên Điều 17 Giải mâu thuẩn thành viên Khi phát sinh mâu thuẩn chất lượng sản phẩm, dịch vụ thái độ phục vụ thành viên khác thành viên khiếu nại phải gửi văn email vấn đề đến ban thành viên Sau thành viên bị khiếu nại phải có văn giải trình thắc mắc thành viên khiếu nại thời hạn ngày kể từ ngày có yêu cầu, cần thiết phải tiến hành đối chất để xác định có lỗi hay khơng thành viên bị khiếu nại Nếu thành viên bị khiếu nại có lỗi ban thành viên đề xuất với chủ tịch nhắc nhở để thành viên khắc phục, xem xét lại lực công ty, tái phạm chủ tịch định cảnh cáo thành viên Lần thứ ba bị xem xét tư cách thành viên thành viên CHƯƠNG 6: QUỸ VÀ HOẠT ĐỘNG THU CHI Điều 18 Nguyên tắc thu chi Hoạt động thu chi theo nguyên tắc minh bạch công khai rõ ràng Thành viên nộp tiền quỹ hàng tháng, phí gia nhập, tái gia nhập khoản tiền khác phải có phiếu thu tiền có chữ ký Tổng thư ký theo mẫu phiếu thu cơng bố Các khoản chi phải có hóa đơn kèm theo Các khoản thu chi phiếu chi ghi vào sổ quỹ tiền mặt chapter Thành viên khơng đóng quỹ q tháng nhắc nhở nhiều lần không nộp quỹ loại khỏi chapter Thành viên tạm nghỉ sinh hoạt có thời hạn phải nộp phí tháng cho ban thư ký để đảm bảo nguồn thu cho chapter CHƯƠNG 7: CÁC HOẠT ĐỘNG, SỰ KIỆN NGOÀI BUỔI HỌP Điều 19 Các hoạt động, kiện buổi họp ban kiện tổ chức phải biểu thông qua buổi họp nội bộ, để đảm bảo 75% thành viên tham gia kiện họat động Các thành viên không tham gia kiện liên tiếp mà khơng có lý đáng xem xét lại tư cách thành viên CHƯƠNG 8: THỐNG KÊ, LƯU TRỮ DỮ LIỆU, HÌNH ẢNH, BIỂU MẪU Điều 20 Các buổi họp đánh dấu theo thứ tự từ 01 trở theo nhiệm kỳ, hết nhiệm kỳ tháng đánh số lại từ số 01 Cá nhân phân công thực công việc lưu trữ liệu chụp tài liệu cần lưu trữ để lưu mạng internet, website chapter công cụ khác Các văn cần lưu trữ bao gồm: thông tin nhân thân thành viên, thông tin công ty thành viên; định chủ tịch BNI Việt Nam, Chủ tịch chapter, định bổ nhiệm bãi nhiệm chức danh, sổ sách thu chi quỹ, bảng check in buổi họp, referral, thank you note, phiếu 1-2-1, biên buổi họp, , lưu trữ hình ảnh hoạt động chapter, lưu trữ biểu mẫu BNI Việt Nam nói chung mẫu riêng BNI Everest chapter Mục đích việc thống kê lưu trữ nhằm mục đích trích lục nhanh chóng cần thiết Điều 21 Thực quy chế Các thành viên phải đọc kỹ thực theo quy chế, quy chế phần quan trọng tách rời suốt trình sinh hoạt BNI Everest chapter Trong trình thực hiện, cần điều chỉnh quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế thơng qua buổi họp nội chapter ... theo quy chế, quy chế phần quan trọng tách rời suốt trình sinh hoạt BNI Everest chapter Trong trình thực hiện, cần điều chỉnh quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế thơng qua buổi họp nội chapter. .. ảnh hoạt động chapter, lưu trữ biểu mẫu BNI Việt Nam nói chung mẫu riêng BNI Everest chapter Mục đích việc thống kê lưu trữ nhằm mục đích trích lục nhanh chóng cần thiết Điều 21 Thực quy chế. .. thành viên sinh hoạt BNI Everest chapter tồn quy? ??n định giao dịch Thực cam kết BNI sinh hoạt Điều 13 Thành viên bị xem xét loại khỏi chapter trường hợp sau: 1/ Vi phạm cam kết diện BNI 2/ Ba tháng