UBND HUYỆN LỘC HÀ 1 UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN NGHI XUÂN Số /BC UBND CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHÍA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Nghi Xuân, ngày tháng06 năm 2020 BÁO CÁO Kết quả số hóa sổ hộ tịch giai đoạn[.]
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN NGHI XUÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHÍA VIỆT NAM Số: 237 /BC-UBND Nghi Xuân, ngày15 tháng06 năm 2020 Độc lập - Tự - Hạnh phúc BÁO CÁO Kết số hóa sổ hộ tịch giai đoạn Thực Kế hoạch số 04/KH-UBND ngày 03/01/2020 UBND tỉnh Số hóa, cập nhật liệu hộ tịch từ Sổ hộ tịch, Văn số 401/STPHC&BTTP ngày 14/5/2020 Sở Tư pháp thực số nội dung hộ tịch, nuôi nuôi, lý lịch tư pháp, UBND huyện Nghi Xuân báo cáo kết số hóa sổ hộ tịch giai đoạn (từ ngày 01/01/2016 đến tháng 10/2016) sau: Công tác đạo, điều hành: Xác định việc số hóa liệu hộ tịch nội dung quan trọng nhằm bước xây dựng tạo lập sở liệu hộ tịch toàn huyện vào sở liệu hộ tịch điện tử toàn quốc nênUBND huyện ban hànhKế hoạch số 02/KH-UBND ngày 07/01/2020 việc cập nhập liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch; Phòng Tư pháp bàn hành văn số 06/TP ngày 17/01/2020 triển khai Kế hoạch số 02/KH-UBND ngày 07/01/2020 UBND huyện Số hóa Sổ hộ tịch; Văn số 21/TP ngày 16/3/2020 triển khai số nội dung chứng thực hộ tịch; Văn số 35/TP ngày 27/5/2020 báo cáo kết số hóa sổ hộ tịch Tình hình, kết quả, cách thức triển khai việc số hóa 2.1 Tình hình, kết quả, cách thức triển khai việc số hóa cấp huyện: UBND huyện giao phịng Tư pháp bố trí chun viên phụ trách công tác hộ tịch cập nhập việc số hóa sổ hộ tịch xác kịp thời, cụ thể: Cập nhập tất kiện hộ tịch đăng ký từ ngày 01/01/2016 đến tháng 10/2016 vào phần mền hộ tịch gồm: Khai sinh 04 trường hợp; Kết hôn 23 đôi (01 đôi ghi kết hôn); ghi vào sổ hộ tịch việc khai tử 01 trường hợp; ghi ly hôn 11 trường hợp Hiện tạo file zip chứa PDF scan/chụp từ sổ đăng ký hộ tịch gồm: 01 file.zip khai sinh: 04 file pdf; 01 file.zip kết hôn: 23 file pdf 01 file.zip Khai tử, 1file pdf, chưa tải đượcvì phần mền chưa có chức đính kèm file 2.2 Tình hình, kết quả, cách thức triển khai việc số hóa cấp xã: Thực Kế hoạch số 02/KH-UBND ngày 07/01/2020 UBND huyện hướng dẫn phòng Tư pháp, UBND xã giao cho công chức Tư pháphộ tịch thống kê, phân loại nhóm sổ giai đoạn năm 2016, kiểm tra thông tin loại sổ Khai sinh, Kết hơn, Khai tử, Cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Đăng ký nhận cha, me, Khi bắt đầu số hóa địa bàn huyện có 19 xã, thị trấn (nay 17 xã, thị trấn), có 15/19 xã, thị trấn thực việc số hóa sổ hộ tịch hình thức nhập trực tiếp vào phần mềm, cịn03 xã thực hình thức tạo file exl import Một số xã, thị trấn nhập liệu vào phần mềm hộ tịch giai đoạn 01/01/2016 đến tháng 10/2016 thực năm 2019 (như thị trấn Nghi Xuân, xã Xuân Đan, xã Tiên Điền, xã Xuân Hải) Bên cạnh có xã số lượng đăng ký hộ tịch từ 01/01/2016 đến tháng 10/2016 lớn, công việc nhiều nên thời gian để việc số hóa khơng đáp ứng u cầu (như xã Cương Gián có 749 trường hợp khai sinh, 144 đơikết hơn) Số liệu tính từ ngày 01/01/2016 đến tháng 10/2016 19 xã, thị trấn: Khai sinh 3.604 trường hợp; khai tử 642 trường hợp; kết hôn 834 đôi; xác nhận tình trạng nhân 1.382 trường hợp - Nhập trực tiếp hệ thống phần mềm: Tổng khai sinh 2.801 trường hợp, nhập 2.357 trường hợp, 444 trường hợp nhập; khai tử 472 trường hợp; kết hôn 614 đôi; xác nhận TTHN 1.382 trường hợp - Tạo file exl import: Khai sinh 803 trường hợp; khai tử 170; kết hôn 217 đôi (khai sinh 12 trường hợp chưa import được) - Tạo file zip pdf: 29 quyển/29 file.Zip pdf khai sinh; 19 quyển/ 19 file.Zip pdf kết hôn; 19 quyển/ 19 file.Zip pdf kết hôn Riêng số liệu sổ xác nhận TTHN có xã nhập số liệu đính kèm file pdf (Xuân Hội, Xuân Liên, Xuân Thành, Cương Gián) Còn lại xã, thị trấn nhập trực tiếp trước thời điểm phần mềm cấp giấy xác nhận TTHN có chức đính kèm tệp tin Hiện xã, thị tạo file zip.pdf 15 quyển/15 file.zip pdf Vương mắc, khó khăn: Việc triển khai số hóa sổ hộ tịch khơng tổ chức hội nghị tập huấn, đơn vị tự nghiên cứu tài liệu nên việc tạo file exl hay file pdf phải làm làm lại nhiều lần thời gian khối lượng cơng việc nhiều Tài liệu hướng dẫn tạo file exl trường khơng bắt buộc khơng thiết phải nhập vào Nhưng import lên hệ thống lại phải có trường Một số trẻ chưa xác định cha mẹ, năm sinh cha mẹ, dân tộc khác (Mường)… import lên phần mềm báo trường không để trống sai định dạng Phần scan/chụp ảnh đơn vị làm cách khác nhau, có đơn vị dùng điện thoại thơng minh, có đơn vị dùng máy scan, việc tạo File pdf bắt buộc dung lượng 100kb bình thường trang số chụp ảnh hay scan dung lượng 300kb Khơng có phần mềm giảm dung dụng dùng chung, đơn vị tự tìm kiếm hệ thống Google nên dung lượng file đơn vị khác không thống nhất.Hệ thống phần mềm Hotichsohoa lúc vào lúc không, Import file exl file zip pdf lên, phần mềm báo thành công kiểm tra lại không thấy phần file pdf đính kèm Kiến nghị, đề xuất: - Đề nghị Sở Tư pháp tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kỹ chuyên môn nghiệp vụ số hóa sổ hộ tịch tập trung cho cán tư pháp-hộ tịch; - Đề nghị Bộ Tư pháp kịp thời khắc phục số hạn chế phần mềm hotichsohoa sớm hoàn thiện phần mềm hotich158 để thực tốt giai đoạn số hóa Trên kết thực số hóa sổ hộ tịch giai đoạn 1, UBND huyện báo cáo Sở Tư pháp biết, quan tâm đạo để giai đoạn hoàn thiện hơn./ Nơi nhận: TM UỶ BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH - Sở Tư pháp; - Chủ tịch, PCTUBND huyện; - Văn phòng HĐND&UBND huyện; - Phòng Tư pháp; - UBND xã, thị trấn; - Lưu:VT, TP Bùi Việt Hùng ... giai đoạn 1, UBND huyện báo cáo Sở Tư pháp biết, quan tâm đạo để giai đoạn hoàn thiện hơn./ Nơi nhận: TM UỶ BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH - Sở Tư pháp; - Chủ tịch, PCTUBND huyện; - Văn... CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH - Sở Tư pháp; - Chủ tịch, PCTUBND huyện; - Văn phòng HĐND &UBND huyện; - Phòng Tư pháp; - UBND xã, thị trấn; - Lưu:VT, TP Bùi Việt Hùng ... Riêng số liệu sổ xác nhận TTHN có xã nhập số liệu đính kèm file pdf (Xuân Hội, Xuân Liên, Xuân Thành, Cương Gián) Còn lại xã, thị trấn nhập trực tiếp trước thời điểm phần mềm cấp giấy xác nhận