Gite tink
-KETOAN
Trang 3&s NÓI ĐẦU
Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp là một bộ phận quan trọng của kế
toán công trong quá trình sử dụng ngân sách nhà nước của bất kỳ quốc gia
nào Việc sử dụng thành thạo kế tốn cơng nói chung và kế toán đơn vị
hành chính sự nghiệp nói riêng góp phần tiết kiệm và sử dụng kinh phí
ngân sách nhà nước đúng mục đích, nâng cao hiệu quả các tài sản công
Mặt khác, thơng tin kế tốn công còn giúp cho các cơ quan quản lý nhà
nước trong việc hoạch định các chính sách của nền kinh tế
Để phục vụ kịp thời như cầu học tập, nghiên cứu của đông đảo các bạn
học viên, sinh viên, nghiên cứu sinh, kế toán tổng hợp, kế toán trưởng, kiểm
toán nội bộ trong các trường Đại học khối Kinh tế và thực tế các đơn vị
hành chính sự nghiệp, chúng tôi đã tổ chức biên soạn giáo trình “Kế fốđ
đơn oị hành chính sự nghiệp” Cuỗn sách sẽ cung cấp cho bạn đọc những tài liệu cơ bản để học tập, nghiên cứu và ứng dụng trong thực tiễn nhằm đạt
được trình độ cao về kế toán hành chính sự nghiệp phục vụ nhu cầu quản lý trong các đơn vị hành chính của nền kinh tế thị trường
Nội dung cuốn sách gồm 7 chương, bao hàm toàn bộ các nội dung kế
toán của đơn vị hành chính sự nghiệp Trong mỗi chương đều có các ví dụ
chỉ tiết để minh hoạ giúp cho người đọc dễ hiểu Cuối mỗi chương đều có phần tóm tắt nhằm nhắn mạnh các nội dung người đọc cần nắm bắt để nâng
cao trình độ chuyên sâu vẻ kế toán
Tham gia biên soạn giáo trình này gồm:
1 PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang (Chủ biên), Trưởng Bộ mơn kế tốn quản trị và phân tích - Khoa Kế toán - Đại học Kinh tế Quốc dân, biên soạn _ các chương 1, 2, và 3
2 TS Phạm Thành Long, giảng viên Khoa Kế toán - Đại học Kinh tế Quốc dân, biên soạn các chương 4 và 7
.3 Ths Nguyễn Hoản, Phụ trách Khoa Kinh tế - Đại học Tài nguyên
và Môi trường, biên soạn các chương 5
4 ThS Nguyễn Thị Minh Phương, giảng viên Khoa Kế toán - Đại học
Trang 4Việc hoàn thành cuốn sách này là sự cố gắng của tập thể giáo viên và các chuyên gia kế toán ở các trường đại học Tuy nhiên, trong lần đầu xuất
bản cuốn sách không thẻ tránh khỏi những khiếm khuyết, các tác giả mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của bạn đọc gần xa để lần xuất bản tiếp theo cuốn sách được hoàn thiện hơn Mọi ý kiến góp ý xin gửi về: Ban biên tập sách Dạy nghề - Công ty Cổ phần Sách Đại học - Dạy nghé, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam, 25 Hàn Thuyên, Hà Nội
_ Xin chân thành cảm ơn!
Thay mặt các tác giả
Trang 5v
TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN
TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1 KHÁI NIỆM VÀ PHẦN LOẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp
Đơn vị hành chính sự nghiệp là một tổ chức hoạt động theo các nhiệm
vụ được Nhà nước giao phó bằng nguồn kinh phí ngân sách cấp và kinh phí thu tại chỗ từ các hoạt động được giao
Khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp thường được quy định theo cơ quan có thâm quyển phê duyệt Song theo xu hướng phát triển của nền kinh tế thị trường, đơn vị hành chính sự nghiệp thường chia thành hai dạng: Đơn vị hành chính sự nghiệp thuần túy hoạt động chỉ bằng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước và đơn vị hành chính sự nghiệp có thu hoạt động bằng
nhiều nguồn kinh phí khác nhau Các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu
phải tự chủ về mặt tài chính, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ
chức bộ máy biên chế hoạt động Đơn vị hành chính sự nghiệp có thu được _
xác định bởi các tiêu thức sau:
— Là các đơn vị do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập, hoạt động cung cấp dịch vụ công trong các lĩnh vực giáo dục, môi trường, ÿ tế, văn hóa, thể dục thê thao, sự nghiệp kinh tế, dịch vụ việc làm
— Được Nhà nước đầu tư cơ sở vật chất, đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên để thực hiện các nhiệm vụ chính trị, chuyên môn được giao
— Đơn vị hành chính sự nghiệp được Nhà nước cho phép thu một số loại phí, lệ phí, trong quá trình hoạt động để thực hiện nhiệm vụ, bù đắp chỉ
phí hoạt động, tăng thu nhập cho cán bộ, viên chức
Trang 61.1.2 Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp
Đơn vị hành chính sự nghiệp rất phong phú và đa đạng, có thể được phân chia theo các tiêu thức sau:
Theo sự phân cấp quản lý ngành dọc, từ Trung ương tới địa phương có thể chia thành: Các đơn vị hành chính sự nghiệp cấp 1 (đơn vị dự toán cấp 1) thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, cơ quan
trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các cơ
quan đoàn thể, các tổ chức xã hội do Trung ương, địa phương quản lý Các đơn vị hành chính sự nghiệp cấp 2 (đơn vị dự toán cấp 2), trực thuộc các
đơn vị hành chính sự nghiệp cấp 1 Các đơn vị hành chính sự nghiệp cấp 3 (đơn vị dự toán cấp 3) trực thuộc đơn vị hành chính sự nghiệp cấp 2
Theo tính chất hoạt động các đơn vị hành chính sự nghiệp được phân
thành: Các đơn vị sự nghiệp văn hoá, thể thao; các đơn vị sự nghiệp kinh tế; các đơn vị sự nghiệp giáo dục, khoa học; các đơn vị sự nghiệp y tế; các tổ chức đoàn thể, nghề nghiệp, xã hội
Căn cứ vào nguôn kinh phí hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp, được phân thành:
~ Đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động toàn bộ từ nguồn kinh phí
ngân sách cấp
— Đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động từ nhiều nguồn kinh phí khác nhau, khi đó thường được gọi là đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp có thu tự chủ về hoạt động tài chính) Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần chỉ phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được ngân sách nhà nước cấp (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phân kinh phí hoạt động) Don vị sự nghiệp có nguồn thu thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động)
Trang 71.2 YEU CAU, NGUYEN TAC VA NHIEM VU TO CHỨC KÉ TOÁN
TRONG DON VI HANH CHINH SU NGHIEP
1.2.1 Yéu cau va nguyén tac tơ chức kế tốn trong dor hành chính sự nghiệp
Nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của các đơn vị hành chính sự nghiệp, khi tổ chức kế toán cần thực hiện tốt các yêu câu sau đây:
~ Phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế của đơn vị vào hệ thống chứng từ, số kế toán và báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý
~ Các số liệu phản ánh yêu cầu rõ ràng và chính xác Các số liệu phản ánh cần trung thực, khách quan theo đúng hiện trạng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các số liệu ghi chép không được tây xóa phải tuân theo các quy định về kế toán
~ Các số liệu phản ánh đảm bảo tính hệ thống và liên tục nhằm thuận tiện cho quá trình kiểm tra, phân tích và đánh giá
_— Đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả Tổ chức công tác kế toán cần bố trí hợp lý về nhân sự, công việc nhằm tiết kiệm chỉ phí và nâng cao hiệu
quả chất lượng thông tin phục vụ
~ Phản ảnh được giá gốc của các tài sản như vật tư, hàng hóa, dịch vụ mua về tuân theo các quy định của cơ quan tài chính
~ Cần đám bảo tính nhất quán về các phương pháp kế toán đã lựa chọn trong năm, thống nhất về cách lập các Báo cáo kế toán
~ Dam bảo nguyên tắc khách quan, công khai, thận trọng trong Báo cáo kế toán
Để nền kinh tế hội nhập và phát triển thì thơng tin kế tốn phải dựa trên những nguyên tắc chung thống nhất Năm 1994, Uỷ ban Chuẩn mực Kế toán (Hiệp hội kế toán quốc tế) đã đề ra nguyên tắc kế toán chung nhằm tạo ra sự thống nhất về thơng tin kế tốn của các đơn vị trong nền kinh tế Các báo cáo tài chính được xây dựng trên cơ sở các nguyên tắc chung được thừa nhận này giúp cho người sử dụng thơng tin kế tốn _giữa các nước có thể hiểu được kế toán của nhau Các nguyên tắc kế
toán chung được thừa nhận này bao gồm:
— Hoạt động liên tục (Going-concern principle): Nguyên tắc này được
hiểu các đơn vị sẽ hoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất là không bị giải thể
Trang 8những quy định kế toán đặc biệt Chẳng hạn, tài sản của đơn vị khí bị giải thể sẽ được đánh giá theo giá thị trường chứ không phải theo giá phí
— Thước đo tiền tệ (Monetery principle): Kế toán lựa chọn và sử dụng một đơn vị tiền tệ làm thước đo thống nhất trong việc ghi chép, hạch toán Như vậy, tiền là đơn vị đo lường cơ bản của kế toán
- Kỳ kế toán (Accounting periods principle): Là khoảng thời gian nhất định mà các báo cáo kế toán được lập, có thể là tháng, quý, năm, nhằm tiện cho việc so sánh, thì các kỳ kế toán thường dài bằng nhau
— Nguyên tắc giá phí (The cost principle): Đòi hỏi việc đánh giá, giá trị
tài sản, công nợ, chỉ phí, doanh thu trên cơ sở giá phí thực tế phát sinh
chứ không phải giá thị trường
— Nguyên tắc doanh thu thực hiện (The revenue principle): Doanh thu là số tiền thu được khi bán các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của khách hàng tương ứng số hàng đó đã chuyên quyền sở hữu cho khách hàng
— Nguyên tắc phù hợp (The Matching principle): Doi hoi chi phí phải phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra ở kỳ đó, để đảm bảo kế toán xác định đúng đắn kết quả kinh đoanh trong đơn vị hành chính sự nghiệp
— Nguyên tắc khách quan (The Objectivity principle): Thông tin do kế toán cung cấp phải mang tính khách quan dựa trên những bằng chứng tin cậy thông qua hệ thống chứng từ có thể kiểm tra được
— Nguyên tắc thận trọng (The prudent principle): Khi kế toán ghi tăng, giảm doanh thu, chi phí, nguồn vốn chủ sở hữu phải có các bằng chứng tin cậy, nguyên tắc này nhằm phản ánh thực trạng tài chính của các đơn vị
— Nguyên tắc nhất quán (The Consisteney Principle): Nguyên tắc này được hiểu, khi kế toán áp dụng các phương pháp hạch toán, phương pháp tính giá, hình thức tổ chức số kế toán phải nhất quán ít nhất trong một niên
độ kế toán, khi có sự thay đổi phải giải trình trong hệ thống báo cáo tài chính
— Nguyên tắc công khai (The Disclosure Principle): Nguyên tắc này được hiểu hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị phải đầy đủ, rõ ràng và công khai cho tất cả các đối tượng sử dụng thông tỉn
Trang 9— Ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời các hoạt động kinh tế hàng ngày của đơn vị trên các chứng từ, số sách theo chuẩn mực và chế độ kế toán
— Hạch toán, tính toán các chỉ tiêu kinh tế tài chính chính xác, vận dụng các phương pháp hạch toán phù hợp đảm bảo thông tin cung cấp chính xác
- Thực hiện chế độ kiểm kê tài sản theo đúng quy định nhằm tăng
cường công tác quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp,
thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản, nguồn kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán
— Thực hiện chế độ báo cáo tài chính thường xuyên và định kỳ, gửi cho các cơ quan theo đúng quy định
— Tham mưu, đề xuất các biện pháp quản lý tài sản, khai thác các nguồn thu trên cơ sở các thơng tin kế tốn thu nhận được
1.3 NOI DUNG TỎ CHỨC KÉ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.3.1 Tổ chức chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp 1.3.1.1 Khái niệm và ÿ nghĩa của chứng từ
Chứng từ kế toán là bằng chứng để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh
tế của đơn vị xảy ra là có thực và đảm bảo tính pháp lý Hay chứng từ kế toán là phương tiện cung cấp và kiểm tra các thông tin phục vụ cho quá trình quản ly đạt hiệu quả cao nhất Hoặc có thể nói chứng từ kế toán là một bức tranh tổng thể về toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế của đơn vị sau một kỳ hoạt động
Theo Điều 4 Luật Kế toán, định nghĩa chứng từ kế toán như sau:
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi số kế toán
Chứng từ kế toán là khâu đầu tiên và có ý nghĩa quan trọng trong chu
trình kế toán khép kín Thực hiện tốt khâu lập chứng từ là tiền đề quan
Trang 101.3.1.2 Các tiêu thức phân loại chứng từ kế toán
— Căn cứ vào tính chất của chứng từ, chứng từ kế toán chia thành hai dạng: Chứng từ mệnh lệnh đó là các chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý như quyết định khen thưởng của giám đốc, quyết định tăng lương các chứng từ mệnh là căn cứ tạo ra các chứng từ khác như phiếu thu, phiếu chỉ chưa đủ điều kiện để ghi số kế toán
Chứng từ chấp hành đó là những chứng từ do kế toán lập ra căn cứ vào chứng từ gốc hoặc chứng từ mệnh lệnh để đưa ra cho phù hợp với yêu cầu hạch toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho
— Căn cứ vào nội dung kinh tế của chứng từ, chứng từ kế toán chia
thành nhiều loại:
Chứng từ tiền mặt như phiếu thu, phiếu chỉ, biên bản kiểm kê quỹ
Chứng từ hàng tôn kho như phiêu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT
Chứng từ ngân hàng như giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng gửi tới Chứng từ tài sản cố định như các biên bản bàn giao tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khẩu hao
~ Căn cứ vào tiêu chuẩn của chứng từ:
Chứng từ tiêu chuẩn đó là các chứng từ về mẫu biểu và cách ghi chép do Bộ Tài chính quy định, áp dụng đối với tất cả các đơn vị sự nghiệp Theo căn cứ này, chứng từ kế toán được chia thành hai dạng: chứng từ tiêu chuẩn bắt buộc là chứng từ khi đơn vị có nhu cầu sử dụng cần phải đăng ký và mua hoặc phát hành tại cơ quan thuế, ví dụ như hóa đơn GTGT ; Chứng từ tiêu chuẩn bình thường như phiếu thu, phiếu chỉ, giấy thanh toán tạm ứng
— Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh ra chứng từ, chứng từ kế toán chia thành 2 dạng: Chứng từ bên ngoài hay còn gọi là chứng từ gốc là do các cá nhân, đơn vị có quan hệ kinh tế với đơn vị tự tạo ra, là căn cứ pháp lý để tạo ra chứng từ bên trong doanh nghiệp ví dụ như hóa đơn mua hàng của người bán, biên lai nộp tiền điện ; Chứng từ bên trong đơn vị do kế toán căn cứ vào nhu cầu hạch toán, đặc điểm của hoạt động kinh doanh viết ra
cho phù hợp như phiếu thu, phiếu chi
1.3.1.3 Các yếu tổ cơ bản của chứng từ kế toán
— Tên chứng từ, yếu tố này thường khái quát nội dung kinh tế của chứng từ, ví dụ như phiếu thu, phiếu chỉ
Trang 11— Tên và địa chỉ của các chủ thể liên quan đến chứng từ, một chứng từ
thông thường ít nhất có 2 tên và địa chỉ thê hiện nguồn gốc phát sinh và nơi
thu nhận chứng từ Yếu tố này yêu cầu viết ngăn gọn, rõ ràng để thuận tiện cho việc ghi chép và kiểm tra công tác kế toán
— Ngày, tháng, năm và số thứ tự chứng từ, hai yếu tố này phải phù hợp với nhau về mặt thời gian, không gian để thuận tiện cho việc ghi chép và
kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết
— Nội dung nghiệp vụ kinh tế của chứng từ: đây là yếu tố cơ bản quyết định tới chất lượng của việc hạch toán, do vậy yêu cầu ghi chép ngắn gọn, chính xác đầy đủ thông tin và thống nhất về nội dung kinh tế của các chỉ tiêu Nội dung kinh tế của chứng từ là cơ sở để phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ để ghi vào các tài khoản kế toán
— Chữ ký của những người có liên quan đến chứng từ, chữ ký thể hiện trách nhiệm pháp lý của từng cá nhân đến nội dung kinh tế của chứng từ
1.3.1.4 Quy trình luân chuyển chứng từ kẾ tốn
Thơng thường một chứng từ kế toán thường được luân chuyển qua các bước sau :
Viết chứng từ > Kiểm tra chứng từ > Str dung chứng từ > Bảo quản chứng từ
— Viết chứng từ: Kế toán căn cứ vào yêu cầu hạch toán của đơn vị và kế hoạch công tác của phòng kế toán và các chứng từ gốc có liên quan để viết số lượng chứng từ cho phù hợp với yêu cầu hạch toán, kỹ thuật viết chứng từ phải theo đúng quy định, sau khi viết xong phải kiểm tra sơ bộ về số tiền và nội dung của chứng từ viết và chứng từ gốc
— Kiểm tra chứng từ: Chứng từ sau khi được viết xong, được chuyên tới Kế toán trưởng hoặc các Trưởng phòng, ban tương đương để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và ký xác nhận Sau đó, chứng từ được chuyển
tới Thủ trưởng đơn vị kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và ký
xác nhận Chứng từ sau khi được những người có trách nhiệm kiểm tra được chuyên tới các bộ phận sử dụng chứng từ thực hiện chức năng của chứng từ như chỉ tiền mặt, xuất kho sau đó hoản thiện đầy đủ các chữ ký của những người có trách nhiệm vào chứng từ và được chuyển về phòng kế toán
— Sử dụng và bảo quản chứng từ: Chứng từ được phân loại theo từng nội dung kinh tế, sau đó được ghi chép vào các số chỉ tiết và số tổng hợp
Trang 12theo yêu cầu của quá trình hạch toán Sau đó sắp xếp một cách khoa học theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế báo quản tại phòng kế toán cho đến khi quyết toán của đơn vị được phê duyệt, sau đó chuyển sang bộ phận bảo mật bảo quản theo quy định của Nhà nước theo kế toán quy định bảo quản chứng từ như sau:
+ Tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán gồm cả chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi số kế toán và lập báo cáo tài chính
+ Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi số kế toán và lập báo cáo tài chính
+ Lưu trữ vĩnh viễn đối với các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý
nghĩa quan trọng về an ninh, kinh tế, quốc phòng
Hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính ban hành đối với
đơn vị hành chính sự nghiệp như sau:
DANH MỤC CHỨNG TỪ KÉ TOÁN THEO THÔNG TƯ MỚI NHÁT LOẠI CHỨNG Số TÊN CHỨNGTỪ _ SÓ HIỆU | TỪ KÉ TOÁN thứ Bắt | Hướng tự buộc |_ dẫn 1 2 3 4 5 A '| Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định 19/2006/QD-BTC ! | Chi tiéu lao động tiên lương 1 | Bảng chấm công C01a-HD X 2 | Bảng chấm công làm thêmgiờ - C01b_-HD x
3 | Giấy báo làm thêm giờ C01c-HD x
4- | Bảng thanh toán tiền lương C02a-HD x
5 | Bang thanh toán thu nhập tăng thêm C02b—-HD x 6 | Bang thanh toan hoc béng (Sinh hoat phi) C03-HD X
7 | Bảng thanh toán tiền thưởng C04-HD Xx
8 | Bang thanh toan phy cap C05-HD x
9 | Gidy đi đường C06-HD Xx
10 | Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ |_ C07-HD X
11 | Hợp đồng giao khốn cơng việc, sản phẩm C08-HD x
Trang 13
10 ao + WN =
Bảng thanh toán tiền thuê nhà
Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Bảng kê thanh tốn cơng tác phí
Chỉ tiêu vật tu Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Giấy báo hỏng, mắt công cụ, dụng cụ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Bảng kê mua hàng Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Chỉ tiêu tiền tệ Phiếu thu Phiếu chỉ Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tạm ứng
Biên bản kiểm kê quỹ (dùng cho đồng Việt Nam) Biên bản kiểm kê quỹ (dùng cho đồng ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý) Giay đề nghị thanh toán
Biên lai thu tiền
Bảng kê chỉ tiết cho người tham dự hội thảo, tập huấn Bảng kê chỉ tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn Chỉ tiêu tài sản cố định Biên bản giao nhận TSCĐÐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản đánh gia lai TSCD
Biên bản kiểm kê TSCĐ
Trang 14an +® C2 DM = ® 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Bảng tính hao mòn TSCĐ
Bảng tinh và phân bổ khấu hao TSCĐ
Chứng từ kế toán ban hành theo các
văn bản pháp luật khác Vé
Giấy xác nhận hàng viện trợ không hoàn lại Giấy xác nhận tiền viện trợ khơng hồn lại Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ Đề nghị ghi thu, ghi chỉ ngân sách tiền, hàng viện trợ
Hóa đơn GTGT
Hóa đơn bán hàng thông thường
Bảng kê mua hàng hóa mua vào không có
hóa đơn
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý
Hóa đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền) Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội
Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm
đau, thai sản
Giấy rút dự toán ngân sách kiêm rút tiền mặt
Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản,
chuyển tiền thu`— điện cấp séc bảo chỉ Giáy đề nghị thanh toán tạm ứng Giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt Giáy nộp trả kinh phí bằng chuyễn khoản
Bảng kê nộp séc
Ủy nhiệm thu Ủy nhiệm chỉ
Trang 1525_ | Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng tiền mặt 26 | Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng chuyển khoản 27 | Giấy ghi thu — ghi chi vốn đầu tư 28 | Q.0 QQn nà nh nh kg kh x 1.3.2 Tô chức hệ thống tài khoản kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện hành (theo Quyết định số
19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) được phân thành các loại sau:
Loại 1— Tiền và vật tư Loại 2- Tài sản cố định
Loại 3— Thanh toán `
Loại 4—- Nguồn kinh phí
Loại 5— Các khoản thu
Loại 6— Các khoản chi
Loại 0— Các tài khoản ngoài bảng
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, kế toán lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp để
phản ánh các hoạt động kinh tế của đơn vị mình Việc lựa chọn các tài
khoản thường dựa vào căn cứ sau:
— Đặc điểm hoạt động phù hợp với nhiệm vụ chính trị được giao
— Yêu cầu quản lý và cơ chế phân cấp quản lý tài chính trong các đơn vị hành chính sự nghiệp cụ thê
— Kết cấu và nội dung ghi chép của các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp như sau:
_ (Theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
Trang 16HE THONG TAI KHOAN KE TOAN THONG NHAT AP DUNG TRONG CAC DON VI HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
(Theo Quyết định 19/2006/QD-BTC ngay 30 tháng 03 năm 2006 của
Bộ Tài chính và các thông tư mới nhất được ban hành) Số hiệu tài khoản TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ Cấp 1| Cấp 2 1 3 4
Loại tải khoản 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ
111 Tiền mặt Mọi đơn vị
1111 Tiền Việt Nam 1112 | Ngoại tệ
1113 Vàng bạc, kim khí quý, đả quý
112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Mọi đơn vị 1121 Tiền Việt Nam
1122 Ngoại tệ
1123 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
113 Tiên đang chuyển Mọi đơn vị
1131 Tiền Việt Nam
'1132 Ngoại tệ
121 ˆ Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có phát sinh 4214 Đầu tư tài chính ngắn hạn
1212 Đầu tư tài chính ngắn hạn khác
152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị 153 Công cụ, dụng cụ 155 Sản phẩm, hàng hóa 1551 Sản phẩm Đơn vị có hoạt động sản xuất, kinh doanh 1562 | Hàng hóa
Loại tài khoản 2: TÀI SẢN CÓ ĐỊNH
Trang 172113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 TSCĐ khác 213 Tài sản cố định vô hình 214 Hao mòn TSCĐ 2141 | Hao mỏn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ vô hình 221 Đầu tư tài chinh dài hạn
2211 Đầu tư chứng khoán dài hạn 2212 Vốn góp
2213 | Đầu tư tài chính dài hạn khác 241 Xây dựng cơ bản dở dang
2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ
Loại tài khoản 3: THANH TOÁN 311 Các khoản phải thu
3111 Phải thu của khách hàng 3113 | Thuế GTGT được khẩu trừ
.81131 | Thuê GTGT được khẩu trừ của hàng hỏa và dịch vụ 31132 | Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 3118 Phải thu khác -312 Tạm ứng 313 Cho vay
3131 Cho vay trong hạn
Trang 18
332 Các khoản phải nộp theo lương 3321 Bảo hiểm xã hội
3322 Bảo hiểm y tế
3323 Kinh phí cơng đồn
3324 Bảo hiểm thất nghiệp
3388 Phai tra, phai nép khac 333 Các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 | Thuế GTGT đầu ra 33312 | Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Phí, lệ phí 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3337 Thuế khác 3338 Các khoản phải nộp khác 334 Phải trả công chức, viên chức
335 Phải trả các đối tượng khác 336 Tam tng kinh phi
337 Kinh phí đã quyết toán chuyễn năm sau
3371 Nguyên vật liệu, công cụ tồn kho
3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành
3373 ] Khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành
341 nh phi cắp cho cấp dưới
342 Thanh toán nội bộ
Loại tài khoản 4: NGUÒỒN KINH PHÍ
411 Nguồn vốn kinh doanh
412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản
413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 421 Chênh lệnh thu, chi chưa xử lý
Trang 19431 Các quỹ 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ én định thu nhập
4314 | Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 441 Nguồn kinh phí xây dựng cơ bản
4411 Nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp 4413 Nguồn kinh phí viện trợ
4418 Nguồn khác
461 Nguồn kinh phí hoạt động Mọi đơn vị 4611 Nguồn kinh phí hoạt động năm trước
46111 | Nguồn kinh phí thường xuyên 46112 | Nguồn kinh phí không thường xuyên 4612 Nguồn kinh phí hoạt động năm nay 46121 | Nguồn kinh phí thường xuyên
46122_ | Nguồn kinh phí không thường xuyên
4613 Nguồn kinh phí hoạt động năm sau 46131 | Nguồn kinh phí thường xuyên
46132 | Nguồn kinh phí không thường xuyên
462 Nguồn kinh phí dự án
4621 Nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp 4622 Nguồn kinh phí viện trợ
4623 | Nguồn khác
465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Loại tài khoản 5: NGUÒN KINH PHÍ
Trang 20
5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ
531 Thu hoạt động sản xuất kinh doanh
Loại tài khoản 6: CÁC KHOĂN CHI 631 Chỉ hoạt động sản xuất kinh doanh 635 Chỉ theo đơn đặt hàng của Nhà nước 643 Chỉ phí trả trước
661 Chỉ hoạt động
6611 Chi thường xuyên năm trước 66111 | Chỉ thường xuyên
66112 | Chi không thường xuyên 6612 Chi thường xuyên năm nay 66121 Chỉ thường xuyên
66122 | Chỉ không thường xuyên 6613 Chỉ thường xuyên năm sau 66131 Chi thường xuyên
66132 | Chi không thường xuyên
662 Chỉ dự án
6621 Chi quan lý dự án 6622 Chi thực hiện dự án
TÀI KHOĂN NGOÀI BẰNG 001 Tài sản thuê ngoài
002 Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công Chỉ tiết theo yêu câu quản lý 004 Chênh lệnh thu, chỉ hoạt động thường xuyên 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng ‘| 007 Ngoại tệ các loại 008 Dự toán chỉ hoạt động
0081 Dự toán chỉ thường xuyên
Trang 211.3.3 Tổ chức hệ thống số kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
1.3.3.1 Khái niệm sỗ kế toán và tiêu thức phân loại
Số kế toán là phương tiện dùng đề hệ thơng hố các nghiệp vụ kinh tế theo
thời gian hoặc theo nội dung kinh tế nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của các đơn vị sự nghiệp Nói cách khác, số kế toán chính là phương pháp thê hiện tài khoản kế toán, đó là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán
Do đặc điểm hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp đa dạng và phong phú, do vậy cần thiết phải có nhiều sơ kế tốn để phản ánh, từ đó có
nhiều tiêu thức phân chia số kế toán khác nhau
— Căn cứ vào cách ghi chép của số kế toán, số kế toán chia thành 3 dạng:
+ Số kế toán ghi chép theo trình tự thời gian (ví dụ: nhật ký chung ) + Số kế toán ghi chép theo nội dung kinh tế (ví dụ: số cái)
+ Số kế toán vừa ghi chép theo thời gian, vừa ghi chép theo nội dung
kinh tế (ví dụ: nhật ký — số cái)
- Căn cứ vào nội dung kinh tế của số kế toán, số kế toán chia thành nhiều loại:
+ Số tiền mặt (ví dụ: số quỹ tiền mặt, số cái tiền mặt )
+ Số tiền gửi ngân hàng, kho bạc + Số theo dõi nguồn kinh phí
+ Số theo dõi tài sản cố định và đầu tư dài hạn
+ Số theo dõi các quan hệ thanh toán với người mua, người bán, ngân sách nhà nước, nội bộ
+ Số theo dõi nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm
— Căn cứ vào hình thái vật chất của số kế toán, số kế toán chia thành 2 dạng: + Số kế toán ghi chép bằng giấy, có thể đóng thành quyên hoặc tờ dời + Số kế toán ghi chép bằng đĩa từ hoặc băng từ
1.3.3.2 Các hình thức ghủ số kế toán
a) Khái niệm về hệ thống số kế toán (Hình thức ghi số kế toán)
Hệ thống số kế toán là việc sắp xếp các loại số kế toán với nhau theo một trình tự nhất định nhằm đảm bảo các thông tin phục vụ cho quá trình quản lý Như vậy, về mặt lý thuyết sẽ có nhiều cách kết hợp các số kế toán với nhau để tạo ra một hình thức ghi số kế toán Trong mỗi hình thức ghi số kế toán đều có các số chỉ tiết, số tổng hợp để phản ánh đầy đủ đối tượng
Trang 22nghiên cứu của hạch toán kế toán Theo quy định của Bộ Tài chính hiện nay có nhiều hình thức ghi số kế toán cơ bản: Nhật ký — số cái, nhật ký
chung, chứng từ ghi số và hình thức kết hợp Các đơn vị hành chính sự
nghiệp sẽ vận dụng một trong những hình thức ghi số kế toán phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động của đơn vị, trình độ tô chức và quản lý của cán bộ kế toán, yêu cầu cung cấp thông tin và điều kiện vật chất dé thực hiện công tác kế toán trong các đơn vị
b) Các hình thức ghi số kế toán
Theo quy định của Bộ Tài chính hiện tại có 3 hình thức ghi số kế toán
được vận dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp: Việc lựa chọn hình thức số kế toán phù hợp cần dựa vào các căn cứ sau:
— Quy mô, cơ cấu tài sản, nguồn kinh phí và đặc điểm hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp
— Trình độ kế toán và yêu cầu thông tin quản lý
— Phương tiện kỹ thuật trang bị cho quản lý và kế toán
* Hình thức nhật ký — số cái
— Theo hình thức này số kế toán tổng hợp của đơn vị chỉ có 1 cuốn số cơ bản đó là nhật ký —- số cái Nhật ký — số cái vừa được ghi theo trình tự thời gian, vừa được phi theo nội dung kinh tế, căn cứ để ghi vào nhật ký — số cái đó là các chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên nhật ký — số cái để có cơ sở đối chiếu với bảng tổng hợp, đối chiếu giữa phần nhật ký và phần số cái
Tổng cộng số tiền Tổng cộng số tiền Tổng cộng số tiền phát sinh = phátsinhbênNợ - phát sinh bên Có (Phần nhật ký) TK số cái TK số cái và
Tổng số dư Nợ cuối kỳ cácTK = Tổng số dư Có cuối kỳ các TK
/
Sau khi đối chiếu số liệu khớp đúng, kế toán căn cứ vào số liệu của số cái để ghi vào hệ thống báo cáo tài chính
Số chỉ tiết của hình thức này cũng gồm nhiều số kế toán, mỗi tài khoản
ít nhất là 1 số kế toán tuỳ theo đặc điểm phát sinh của nghiệp vụ kinh tế và yêu cầu quản lý đơn vị
Trang 23— Mẫu Nhật ký — số cái Đơn vị NHẬT KÝ - SỎ CÁI Địa chỉ Nam N Chứng từ Số TK111 |: TK112
SH | NT Diễn giải tiên No | co | No | co | Nợ | có
— Số dư đầu năm — Số phát sinh — Cộng số phát sinh — Số dư cuối tháng Chứng từ gốc Vv Vv Số quỹ Số, thẻ kế toán chỉ tiết 4 v Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Vv r B x „ ảng tổn NHẬT KỶ - SỎ CÁI one Y BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chi hàng ngày
> Quan hệ đối chiếu
Trang 24- Hình thức Nhật ký — số cái thường được vận dụng ở các đơn vị dự toán cấp 3, 2, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít, ví dụ như các đơn vị
trường học cá , 1, 2, 3
* Hình thức nhật ký chung
— Theo hình thức này số kế toán tổng hợp bao gồm số nhật ký chung, số cái TK Số nhật ký chung được ghi theo trình tự thời gian, căn cứ để ghi
vào sô nhật ký chung đó là các chứng từ kế toán hoặc bảng kê chứng từ Cuối tháng kế toán cộng số liệu phát sinh ghi ở nhật ký chung là căn cứ đối chiếu với số liệu ghi ở số cái TK Số cái TK là số kế toán tổng hợp được ghi theo nội dung kinh tế, căn cử để ghi vào số cái TK là các chứng từ kế
toán đã được ghi vào nhật ký chung, mỗi một TK được mở cho 1 hay nhiều trang của số cái Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên số cái là căn cứ đối
chiếu với số liệu ghi ở nhật ký chung
Tổng cộng số tiền Tổng cộng số tiền Tổng cộng số phát sinh (Ghi nhật = phat sinh ben No = tién phat sinh ky chung) TK sé cai bên Có TK số cái
và:
Tổng số dư Nợ cuối kỳ các _ Tổng số dư Có cuối kỳ các
TK số cái _ TK số cái
Sau khi số liệu được đối chiếu khớp đúng, kế toán căn cứ vào số liệu ghi ở số cái để vào các Báo cáo tài chính
~ Số chỉ tiết của hình thức này cũng gồm nhiều loại sổ khác nhau,
thông thường mỗi một tài khoản ít nhất có một số chỉ tiết để theo dõi các
Trang 25SÓ NHẬT KÝ THU TIỀN Nam Chứng từ Ghi có các TK
Ngày Tài khoản
ahi eb Số | Ngày Diễn giải Ghi khác hiệu | tháng TH Số | sé tiền | hiệu 1 2 3 4 5 6 9110 | 11 | 12 13 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển
Sang trang sau
Trang 26SỐ NHẬT KY MUA VAT TU’ Năm Chứng từ Tài khoản ghi nợ Phải trả Ngày [ TKkhác |, ưƯờI
tháng z ` Diễn giải _ - bán (Ghi
ghi số So Ngay Céng Nguyên Số Số có)
hiệu | tháng cụ vật liệu hiệu | tiền 1 2 3 4 5 6 7 |8 9 Số trang trước chuyên sang Cộng chuyển ‘| sang trang sau SỎ NHẬT KÝ CHI HOẠT ĐỘNG Năm Ngày Chứng từ Ghi có các TK
tháng Số | Ngày Diễn giải Ghi nợ
Trang 27Nam Tên TK Số hiệu Ngày Trang Số Số phát
thang | Chứng từ số Nhật | hiệu sinh
ghi số Diễn giải ký TK đối c— h ụ Số | Ngày phụng | E19 [Nợ | Có hiệu | tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 Só dư đầu kỷ Số phát sinh trong kỳ Cộng chuyễn sang trang sau Số dư cuối kỷ Chứng từ gốc ĐÁ Số, thẻ kế SỐ NHẬT KÝ CHUNG toán chỉ tiệt SO CAI \ BANG CAN DO! TAI KHOAN ì BAO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chỉ tiết
Ghichú 7 ——————— Ghi hàng ngày
——————>> Ghi cuối tháng, hoặc ghi định kỳ
«4 > Quan hé déi chiéu
Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi số theo hình thức nhật ký chung
Trang 28— Hình thức Nhật ký chung được vận dụng ở các đơn vị dự toán cấp 1, 2 có quy mô, thuận tiện cho việc theo dõi từng đối tượng hạch toán
* Hình thức chứng từ ghi số
— Theo hình thức này số kế toán tống hợp bao gồm Chứng từ ghi số, Số đăng ký chứng từ ghi số, Số cái Định kỳ hoặc hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ để ghi vào Chứng từ ghi số Chứng từ ghi số thực chất là một bảng kê chứng từ theo các tiêu thức nhất
định để thuận tiện ghi vào số cái Sau khi đã ghi vào Chứng từ ghi số, kế toán đăng ký Chứng từ ghi số vào Số đăng ký chứng từ ghi sé theo số thứ tự ghi ở Số đăng ký chứng từ ghi số Từ đó, Chứng từ ghi sô mới được ghi
vào số cái theo nội dung kinh tế
Số đăng ký chứng từ ghi số là số kế toán tổng hợp ghi theo thời gian,
tất cả các Chứng từ ghi số đều được ghi vào Số đăng ký chứng từ ghi số Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên Số đăng ký chứng từ ghi số để đối chiếu với số liệu ghi trên Số cái
Số cái TK là số kế toán tổng hợp ghi theo nội dung kinh tế, mỗi một TK ít nhất là một trang hoặc nhiều trang của Số cái Căn cứ để ghi vào Số cái là các Chứng từ ghi số đã đăng ký Cuối tháng kế toán cộng số liệu ở Số cái đối chiếu với các số kế toán khác
— Số chỉ tiết của hình thức này cũng bao gồm nhiều số kế toán, tương tự
như hình thức Nhật ký chung
- Mẫu Chứng từ ghi số, Số đăng ký chứng từ ghi số, Số cái được trình
bày như sau:
Trang 29Don vi: Truong hoc X Dia chi: 20 — Ba Triéu
SO DANG KY CHUNG TU GHI SO Chứng từ ghi số Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 120 10/5 370 | 370 Đơn vị SO CAI TK Địa chỉ Nam N Chứng từ ghi số Số phát sinh
Diễn giải TK đối
Trang 30Chứng từ gốc Sỗ đăng ký chứng tir ghi sé Bang téng hợp chứng từ kế toán Ỷ Ỷ v Số, thẻ kế toán CHỨNG TỪ GHI SỐ NỘ SO CAI a" 4
BẢNG GẦN ĐÓI TÀI KHOẢN VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày chỉ tiết Bảng tng x hp ch tit -đâ
Ghi cuối tháng, hoặc ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi số theo hình thức chứng từ ghi số
1.3.3.3 Kỹ thuật ghi số và sửa chữa sai sót hể toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
- Kỹ thuật ghi số, trong kế toán thủ công, việc ghi số được thực hiện
như sau :
Đầu kỳ khi mở số phải ghi số dư đầu kỳ của các tài khoản nếu có vào đúng vị trí quy định Trong kỳ căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ để ghi số theo đúng nội dung kinh tế vào mẫu số Các bút toán
được ghi bằng mực thường Cuối trang cần cộng dồn số liệu theo từng cột
Dòng đầu tiên của trang kế tiếp ghi số liệu cộng dồn của trang trước với diễn giải “trang trước mang sang”
Trang 31Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ phải được ghi chép đầy đủ, kịp thời vào các tài khoản trên các số kế toán liên quan Cuối kỳ, phải
ghi các bút toán kết chuyển và điều chỉnh như: bút toán phân bố khấu hao, xử lý kết quả kiểm kê quỹ, kho thừa thiếu
Cuối kỳ trước khi khoá số nên gạch ngang để cộng dồn từng cột, tính tổng số phát sinh và số dư của từng tài khoản
— Kỹ thuật sửa chữa sai sót:
Để hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót có thể xảy ra kế toán phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu ghi trên số kế toán Tuy nhiên các sai sót có thê xảy ra như: Bỏ sót các chứng từ, ghi sai số liệu phản ánh quy mô nghiệp vụ, ghi lặp lại, định khoản sai
Khi phát hiện sai sót kế tốn khơng được dùng phương pháp tây xóa thông thường để sửa chữa mà phải sửa chữa theo các quy định riêng của kế toán Tuỳ theo thời điểm phát hiện sai sót sớm hay muộn, trước hoặc sau khi cộng đồn số liệu hoặc sau khi đã lập báo cáo kế toán Các phương pháp sửa chữa thường dùng một trong các cách sau:
+ Phương pháp cải chính
Sử dụng khi các sai sót chưa ảnh hưởng đến số tông cộng hoặc các số liệu trên các tài khoản khác Cách sửa như sau: Gạch số sai bằng một gạch, viết lại số đúng bằng mực thường ở ngay phía trên số đã ghi sai, người sửa
ký xác nhận ở bên cạnh
+ Phương pháp ghi bổ sung
Dùng khi các sai sót như bỏ quên chứng từ, ghi sai số tiền nhỏ hơn số thực tế phát sinh Phương pháp sửa chữa sai sót này được dùng khi sai sót được phát hiện muộn không thể dùng phương pháp cải chính để sửa chữa số liệu Ghi bổ sung bằng cách ghi lại định khoản đúng theo chứng từ với số tiền bằng số tiền chênh lệch giữa số liệu thực tế phát sinh với số đã ghi
Trang 32+ Phương pháp ghi giảm (ghi số âm)
Dùng khi sai số tiền lớn hơn số phát sinh thực tế hoặc định khoản sai,
ghi trùng nghiệp vụ Các trường hợp sửa chữa cụ thể như sau:
(1) Ghi số tiền lớn hơn, ghì giảm bằng cách ghi lại định khoản giống
như đã ghi sai với số tiền bằng số chênh lệch lớn hơn bằng mực đỏ hoặc đặt trong khung chữ nhật hay ngoặc đơn
Ví dụ: Theo ví dụ 1 nhưng kế toán ghi: Nợ TK Vật liệu: 44.000 Có TK Tiền mặt: 44.000 Bút toán sửa sai: Nợ TK Vật liệu: (2.000) Có TK Tiền mặt: (2.000)
(2) Ghi trùng nghiệp vụ hai lan:
Xoá một bút toán bằng cách phi lại định khoản giống như đã ghi trùng với số tiền ghi bằng mực đỏ hoặc đặt trong khung chữ nhật hay ngoặc đơn
Ví dụ: Theo ví dụ 1 nhưng kế toán ghi: Nợ TK Vật liệu: 42.000 Có TK Tiền mặt: 42.000 Sau đó lại ghi trùng lần nữa: Nợ TK Vật liệu: 42.000 Có TK Tiền mặt: 42.000 Kế toán sửa sai bằng cách xoá đi một bút toán: Nợ TK Vật liệu: (42.000) Có TK Tiềnmặt: (42.000) (3) Định khoản sai:
Dùng bút toán giống như đã ghi sai với số tiền ghi bằng mực đỏ hoặc trong khung chữ nhật hay ngoặc đơn để xoá bút toán ghi sai Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường
Ví dụ: Theo ví dụ 1 nhưng kế toán ghi:
Nợ TK Vật liệu: 42.000
Có TK Tiền gửi ngân hàng : 42.000 -
Kế toán sửa sai như sau:
Ghi bút toán xoá bút toán đã ghi sai:
Trang 33Nợ TK Vật liệu : (42.000)
Có TK Tiền gửi ngân hàng: (42.000)
Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường:
Nợ TK Vật liệu: 42.000
Có TK Tiền mặt: 42.000
1.3.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Báo cáo kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp nhằm khái quát
toàn bộ tình hình tiếp nhận nguồn kinh phí, sử dụng và quyết toán kinh phí,
tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và các quan hệ tài chính của đơn vị sau một kỳ hoạt động
Báo cáo tài chính cung cấp thông tin về tình hình nguồn kinh phí, tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chỉ phí cho đơn vị chủ quản, kho bạc, cơ quan tài chính, cơ quan thuế thấy được tình hình tài chính của đơn vị, là cơ sở đưa ra các quyết định cấp phát kinh phí, phê duyệt quyết toán
Nội dung của hệ thống báo cáo tài chính bao gồm Báo cáo tài chính, Báo cáo quyết toán, Báo cáo quản trị theo yêu cầu của đơn vị và quy định
của chế độ tài chính Thời điểm lập Báo cáo kế toán tài chính thường là
cuối quý, năm, thời điểm lập báo cáo kế toán quản trị thường là cuối tuần,
tháng Hiện nay theo quy định của chế độ tài chính hệ thống Báo cáo kế toán tài chính gồm;
— Bảng cân đối tài khoản
— Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán nguồn kinh phí — Báo cáo kết quả hoạt động đơn vị sự nghiệp có thu
— Thuyết minh báo cáo tài chính
— Báo cáo tăng, giảm tài sản cố định
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị phụ thuộc vào nhu cau thong tin quản trị của các đơn vị hành chính sự nghiệp
1.4 TÔ CHỨC BO MAY KE TOAN TRONG DON VI HANH CHINH
SU NGHIEP
Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ để thực hiện tốt công việc hạch toán, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho các cấp quản lý Cơng tác kế tốn trong các đơn vị hành chính sự nghiệp thường được tổ chức theo một trong các mô hình sau:
Trang 341.4.1 Mô hình tố chức bộ máy kế toán tập trung
Theo mơ hình này, tồn đơn vị chỉ có một phịng kế tốn, mọi cơng
việc kế toán đều được thực hiện tại đây Các bộ phận trực thuộc (nêu có)
không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ được hướng dẫn lập hoặc thu thập
và kiểm tra chứng từ rồi định kỳ chuyển về phòng kế toán trung tâm
Mô hình này thích hợp với các đơn vị có phạm vi hoạt động tập trung, quản lý tài chính một cấp như các trường đại học Kế toán trưởng | ỶỲ Vv Y Các nhân viên
ké toán tài sả Các nhân viên kế tốn kế tốn thanh
© toan tal san, chi phi tốn, thủ quỹ ngn kinh phí Các nhân viên d A —— Nhân viên kế toán theo hình thức báo số
Sơ đồ 1.4 Mô hình kế tốn tập trung
1.4.2 Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Trong các đơn vị có quy mô lớn, có các đơn vị trực thuộc, có sự phân
cấp quản lí tài chính, các đơn vị trực thuộc hoạt động tương đối độc lập
thường áp dụng mô hình tổ chức kế toán phân tán Theo mô hình này, ngoải
phòng kế toán trung tâm của đơn vị dự toán cấp 1, các đơn vị trực thuộc
còn tổ chức bộ phận kế toán riêng Các bộ phận kế toán này có nhiệm vụ kiểm tra, thu thập xử lý các chứng từ ban đầu, hạch toán chỉ tiết, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình rồi định kỳ lập báo cáo gửi về phòng kế toán tập trung của đơn vị dự toán cấp 1 Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị thành viên, phòng kế toán tập trung lập báo cáo tổng hợp toàn đơn vi
Trang 35Kế toán trưởng đơn vị cấp trên ]
Bộ phân tài Kế toán các Kế toán tổng Bộ phận 9 Tính tải phần hành ở hợp các đơn vị kiểm toán
enin đơn vị cấp trên trực thuộc nội bộ \ Kế toán trưởng đơn vị cấp dưới i \ Ỷ Ỳ Kế toán vật tư, Kế toán Thủ quỹ
kế toán khác thanh toán
Sơ đồ 1.5 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Kế toán trưởng đơn vị cấp trên
|
Kế toán tổng Kế tốn các Kế tốn tơng Bộ phận hợp các đơn phần hành ở hợp các đơn kiểm toán
vị hạch toán đơn vị cấp trên vị trực thuộc nội bộ
độc lập
Các đơn vị kinh tế
- -trực thuộc
|
Bộ máy kế Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán
Trang 36Trong thực tế, các đơn vị có các bộ phận trực thuộc được phân cấp quản lý tài chính và hoạt động tương đối độc lập thường vận dụng đồng thời cả hai mô hình tổ chức công tác kế toán ở trên Theo mơ hình này, kế tốn các bộ phận thường được giao lập chứng từ và hạch toán chi phí phát sinh tại đơn vị mình, các công việc còn lại được thực hiện ở phòng kế toán trung tâm của đơn vị dự toán cấp 1
1.5 KẾ TOÁN TRƯỞNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Kế toán trưởng là một chức danh nghề nghiệp, dành cho các chuyên gia kế toán có đủ các điều kiện theo quy định của Luật Kế toán Luật Kế toán đã quy định về chức năng, quyền hạn, trách nhiệm và tiêu chuẩn của kế toán trưởng (Điều 52, 53, 54 của Luật Kế toán ban hành ngày 26/03/2003 của Chủ tịch nước)
1.5.1 Vai trò và chức năng của kế toán trưởng
Kế toán trưởng là người đứng đầu trong bộ máy kế toán của các đơn vị hành chính sự nghiệp có vai trò rất quan trọng trong tồn bộ cơng tác tài chính, kế toán của đơn vị mình Kế toán trưởng là người đứng đầu về mặt chuyên môn nghiệp vụ, hướng dẫn, chỉ đạo các nghiệp vụ kế toán cho các nhân viên kế toán thuộc quyền quản lý Kế toán trưởng là người quan hệ đối ngoại về công tác tài chính với các đối tượng như khách hàng, ngân hàng, cơ quan thuế, đơn vị chủ quản Do vậy, trình độ chuyên môn, năng lực quản lý, quan hệ ngoại giao, khả năng ứng xử của kế toán trưởng quyết định đến hiệu quả cơng tác kế tốn của đơn vị
Kế toán trưởng là người có chức năng tổ chức tồn bộ cơng tác kế toán của đơn vị do mình đảm nhiệm Phân cơng nhiệm vụ kế tốn cho các nhân viên, chọn hình thức ghi sổ kế toán phù hợp, mở các số kế toán theo yêu cầu của quá trình hạch toán Chọn các phương pháp hạch toán phù hợp với đơn vị Kế toán trưởng là người giúp việc trong lĩnh vực chun mơn kế tốn, tài chính cho thủ trưởng các đơn vị Kế toán trưởng trong các đơn vị chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính của thủ trưởng đơn vị và chịu sự chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ của kế toán trưởng cấp trên Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển Kế toán trưởng là do các cơ quan có thâm quyền quyết định
Trang 371.5.2 Quyền và trách nhiệm của kế toán trưởng
KẾ toán trưởng có quyền sau : :
— Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên mơn nghiệp vụ kế tốn — Có ý kiến bằng văn bản với người đại điện theo pháp luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng, thuyên chuyền, tăng lương, khen thưởng, ký luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ (các nhân viên thuộc quyền quản lý)
— Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công tác kế toán và giám sát tài chính của Kế toán trưởng
— Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định
— Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị Trường hợp vẫn phái chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thâm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó
Kế toán trưởng có trách nhiệm sau:
— Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị Chỉ đạo và phổ biến các quy định về chế độ kế toán, luật kế toán để cùng thực hiện cơng tác kế tốn có chất lượng tốt
~ Tổ chức điều hành bộ máy kế toán của đơn vị theo quy định của pháp luật Tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở đã xác định được đơn vị kế toán cụ thể với các phần hành và khối lượng kế toán để đảm bảo 2 chức năng cơ bản của kế toán đó là thông tin và kiểm tra tình hình tài chính của các hoạt động
— Lập hệ thống báo cáo tài chính, Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về hệ thống báo cáo tài chính hàng năm Trường hợp Kế toán trưởng uỷ quyền cho các nhân viên kế toán lập thì phải trực tiếp kiểm tra về tính pháp lý của hệ thống báo cáo tài chính
1.5.3 Điều kiện bỗ nhiệm kế toán trưởng
Kế toán trưởng phải có các tiêu chuẩn sau đây:
— Có phâm chất đạo đức nghè nghiệp, trung thực, liêm chính, có ý thức chấp hành pháp luật, có trình độ chuyên mơn nghiệp vụ kế tốn từ bậc
trung cấp trở lên
Trang 38— Thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 2 năm đối với người
có chuyên môn, nghiệp vụ kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 3 năm đối với người có chuyên môn nghiệp vụ kế toán bậc trung cấp
— Người làm kế toán trưởng phải có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng do các cơ quan có thâm quyên cấp
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Trong chương | sinh viên cần nắm vững các vấn để cơ bản về kế toán
trong các đơn vị hành chính sự nghiệp như: Hệ thống chứng từ, tài khoản,
số kế toán, báo cáo tài chính, nguyên tắc và nhiệm vụ tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp; Chức trách và nhiệm vụ Kế toán trưởng trong các đơn vị sự nghiệp; tiêu chuân Kế toán trưởng là cơ sở phan đầu cho các sinh
viên chuyên ngành kế toán
Trang 39Chu ›
KẾ TOÁN TIỀN, VẬT TU, SAN PHẨM VÀ HÀNG HÓA
TRONG ĐƠN VI HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
2.1 KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ BẰNG TIỀN
2.1.1 Nội dung và nguyên tắc kế toán các nghiệp vụ bằng tiền
Các nghiệp vụ bằng tiền của các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc và tiền đang chuyển Các loại tiền đó ton tại dưới dạng Việt Nam đồng, ngoại tệ, vàng bạc, kim đá quý, chứng chỉ có giá
Tiền mặt bao gồm: Tiền mặt Việt Nam đồng, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, chứng chỉ có giá để tại quỹ ở đơn vị Kế toán có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất quỹ trên cơ sở các chứng từ thu, chỉ hợp lệ, hợp pháp và quản lý đảm bảo an toàn số tiền của quỹ Hàng ngày, tiến hành
kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu ghi trên số quỹ và
số kế toán tương ứng Trường hợp có sai lệch phải kiểm tra, xác định nguyên nhân, người chịu trách nhiệm để có biện pháp xử ly
Tiền gửi ngân hàng, kho bạc của đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Theo chế độ tài chính hiện hành, các đơn vị hành chính sự nghiệp phải mở tài khoản tiền gửi tại kho bạc nhà nước cho những giao dịch liên quan đến kinh phí ngân sách nhà nước và được mớ tài khoán tiền gửi tại ngân hàng cho những giao dịch
liên quan đến các hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ
Tiền đang chuyển là các khoản tiền của đơn vị đã làm thủ tục chuyển tiền vào ngân hàng, kho bạc hoặc đã gửi bưu điện để chuyển nhưng chưa
nhận được giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng, kho bạc
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc cần tuân theo các nguyên tắc sau:
~ Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc phải sử dụng đơn vị tiền
Trang 40điểm phát sinh Hạch toán ngoại tệ được áp dụng 1 trong 2 loại tỷ giá: Theo tỷ giá thực tế hoặc theo tý giá hạch toán Số chênh lệch giữa giá hạch toán và thực tê được phản ánh vào tài khoản 413 — Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ
— Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có, tình hình biến động
các loại tiền, đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên số kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc với số quỹ và số tiền thực tế
— Phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quán ly lưu
thông tiên tệ, thủ tục xuất, nhập quỹ và chế độ kiểm tra quỹ, đối chiếu ngân hàng, kho bạc
2.1.2 Kế toán tiền mặt tại quỹ
a) Chứng từ và tài khoản kế toán
Kế toán sử dụng các loại chứng từ Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Biên lai thu tiền theo mẫu quy định của Bộ Tài chính
Kế toán tiền mặt sử dụng TK 111 — Tiền mặt Nội dung, kết cấu TK 111 — Tiền mặt:
Bên Nợ: — Phân ánh các khoản tiền mặt tăng do nhập quỹ
— Thừa phát hiện khi kiểm kê
— Điều chỉnh tăng khi đánh giá ngoại tệ
Bên Có: — Phản ánh các khoản tiền mặt giảm do xuất quỹ
— Thiếu phát hiện khi kiểm kê
— Điều chỉnh giảm khi đánh giá ngoại tệ Số dưNg: Tiền mặt hiện có cuối kỳ
Tài khoản 111 được mở các tài khoản cắp 2 như sau: — TK 1111 - Tiên Việt Nam
— TK 1112 - Ngoại tệ
— TK 1113 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý b) Phương pháp kẾ toán
— Khi rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu, kế toán ghi:
Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc