Giải pháp đổi mới công tác quản lý và sử dụng chứng từ kế toán hóa đơn

TẠP CHÍ CÚNG THUONG GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI CƠNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CHỨNG TỪ KÊ TOÁN - HĨA ĐƠN • NGUYỀN THÙY LINH TĨM TẮT: Hóa đơn chứng từ kế toán bắt buộc theo quy định Luật Kế toán yếu tô' định trực tiếp đến nghĩa vụ người nộp thuế Do đó, hóa đơn có vai trị đặc biệt quan trọng quan quản lý, sở kinh doanh đô'i với người tiêu dùng Yêu cầu đổi mới, nâng cao hiệu công tác quản lý hóa đơn vâ'n đề cấp thiết cần có nỗ lực khơng ngành Thuế, mà tất quan chức có liên quan Bài viết nêu rõ mục tiêu yêu cầu đổi mới, đồng thời đề xuất giải pháp đổi công tác quản lý sử dụng hóa đơn Từ khóa: quản lý sử dụng hóa đơn, ngành Thuế, người nộp thuế, nghĩa vụ Đặt van đề Việc quản lý sử dụng hóa đơn ngày trở nên quen thuộc, đặc biệt từ thực Luật Thuế giá trị gia tăng Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, quản lý hóa đơn yếu tố quan trọng để quản lý Thuế Tuy nhiên, quy định quản lý, sử dụng hóa đơn nằm rải rác luật thuế văn hướng dẫn thi hành, khiến người sử dụng hóa đơn phải mâ't nhiều thời gian để tìm hiểu Thậm chí nhiều trường hợp, doanh nghiệp vi phạm chế độ sử dụng hóa đơn, chứng từ văn hướng dẫn không thống nhâ't, không rõ ràng, khiến người nộp thuế hiểu sai thực thi Bởi vậy, cần có riêng văn quy phạm pháp luật thô'ng nhâ't, đầy đủ, chi tiết rõ ràng quy định hóa đơn Đặc biệt, với việc chuẩn hóa quy định hóa đơn chứng từ, cần cải tiến công tác quản lý thuế để đảm bảo thực tốt sách thuế, động viên khuyến khích tổ chức, cá nhân chấp hành nghiêm túc pháp luật thuế, đồng thời tăng cường quản lý hóa đơn để hạn chế gian lận thuế Cần có phương thức kê khai thuế đại thuận tiện cho doanh nghiệp quan 28Ĩ SỐ 10-Tháng 5/2022 quản lý Bên cạnh đó, cần đẩy mạnh toán qua ngân hàng Nhà nước quản lý lượng tiền lưu thông thị trường Hóa đơn trở với chat thực chứng từ kế tốn việc gian lận ghi hóa đơn dần hạn chế đẩy lùi Cơ quan quản lý cần có biện pháp khuyến khích cá nhân lâ'y hóa đơn mua hàng hóa Mục tiêu yêu cầu đối cơng tác quản lý sử dụng hóa đơn Đổi mới, nâng cao hiệu quản lý hóa đơn trước hết để đảm bảo chông that thu thuế, huy động đầy đủ nguồn thu vào ngân sách nhà nước, đảm bảo nhu cầu chi tiêu thường xuyên Nhà nước dành phần cho tích lũy phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Đảm bảo tỷ lệ động viên thuế vào ngân sách nhà nước bình quân hàng năm đạt từ 20% 21%GDP Mục tiêu đổi quản lý hóa đơn nâng cao hiệu sách thuế Nhà nước, đảm bảo sách Thuế phải công cụ quản lý điều tiết vĩ mô Nhà nước đô'i với kinh tế, động viên nguồn lực, thúc đầy phát triển KÊ TỐN ■ KIỂM TỐN nhanh sản xuất; khuyến khích xuất khẩu, đầu tư, đổi công nghệ, chuyển dịch cấu kinh tế; đảm bảo cho kinh tế tăng trưởng cao, bền vững, góp phần ổn định nâng cao đời sống nhân dân Quản lý hóa đơn phải thể tạo nội dung cụ thể phù hợp với tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, đồng thời bảo đảm minh bạch sản xuất - kinh doanh, tăng sức cạnh tranh kinh tế, thúc đẩy sản xuất phát triển, bảo đảm lợi ích quốc gia Quản lý hóa đơn tốt để tạo mơi trường pháp lý bình đẳng, cơng bằng, thông không phân biệt thành phần kinh tế doanh nghiệp nước doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi Quy định quản lý hóa đơn phải thể rõ nghĩa vụ trách nhiệm, quyền lợi sở kinh doanh việc thực quy định thuế; Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan thuế; Trách nhiệm tổ chức, cá nhân liên quan Đổi cơng tác quản lý để nhanh chóng đại hóa nâng cao lực máy quản lý; khắc phục tượng tiêu cực, yếu làm cho máy quản lý sạch, vững mạnh Giải pháp đổi công tác quản lý sử dụng hóa đơn 3.1 Khung pháp lý sửa đổi Hiện nay, văn quy phạm pháp luật quy định cũ việc in ấn, phát hành, sử dụng quản lý hóa đơn có nhiều điểm hạn chế, khơng cịn phù hợp với tình hình thực tế nên Tổng cục Thuế nghiên cứu, soạn thảo dự thảo Nghị định thay nghị định cũ xây dựng tờ trình để quốc hội phủ xem xét thơng qua thời gian thích hợp Nghị định số 123/2020/NĐ-CP Chính phủ ngày 19/10/2020 quy định hóa đơn, chứng từ đời Nghị định 123 bổ sung thêm cách thức xử lý hóa đơn trường hợp tổ chức, cá nhân bị đóng mã số thuế, theo thời hạn ngày kể từ ngày bị đóng mã số thuế, đơn vị phải báo cáo văn số lượng loại hóa đơn in mã số thuế cũ chưa có sử dụng cho quan thuế quản lý trực tiếp tiến hành làm thủ tục hủy Một thay đổi quy định quy trình sử dụng hóa đơn để thụ hưởng chế độ khuyến mãi, chế độ hậu bồi thường thiệt hại; hạch toán; kê khai thuế; toán vốn ngân sách; tranh chấp thương mại Cụ thể hơn, để chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu tranh chấp dân sự, tranh chấp thương mại; hưởng chế độ khuyến mãi, chế độ hậu mãi, bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật, người mua hàng có quyền sử dụng hóa đơn lập quy định Người mua hàng dùng hóa đơn để hạch tốn kế tốn hoạt động mua hàng hóa dịch vụ theo quy định hạch toán kê toán, dùng để kê khai toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật hành Đôi với cơng tác quản lý - sử dụng hóa đơn, Nghị định có thêm nhiều quy định cụ thể so với nghị định cũ, đặc biệt vấn đề xử lý hủy hóa đơn Nếu tổ chức, cá nhân kinh doanh, trình phát hành, lập sử dụng hóa đơn lập bị mất, cháy, hỏng phải tiến hành lập biểu diễn việc mất, cháy, hỏng hóa đơn Biên lập có chứng kiến đại diện chủ đơn vị, người quản lý sử dụng số hóa đơn bị mất, phận câp phát hóa đơn đơn vị Sau biên lập xong, tổ chức, cá nhân có hóa đơn bị mất, cháy, hỏng phải có đơn khai báo với quan thuế quản lý trực tiếp Thời hạn để khai báo ngày sau ngày biên vụ việc mất, cháy, hỏng, lập xong, chậm không năm ngày kể từ ngày xảy việc mất, cháy, hỏng Trong trường hợp báo mat, cháy, hỏng sau tìm lại được, ngày làm việc tổ chức, cá nhân báo phải thông báo tìm lại gửi đến phận có liên quan lập thủ tục báo mất, đồng thời tiến hành làm thủ tục hủy số hóa đơn báo mất, trừ liên hóa đơn lập Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định việc hủy hóa đơn phải thơng qua Hội đồng hủy hóa đơn Thành phần Hội đồng thủ tục hủy hóa đơn Bộ Tài định Các loại hóa đơn in sai, in trùng, in thừa phải tiến hành làm thủ tục hủy chậm thời hạn ngày kể từ ngày lý hợp đồng in Tổ chức, cá nhân có hóa đơn làm thủ tục phát hành khơng cịn nhu cầu sử dụng, hóa đơn bị tìm lại được, hóa đơn hết giá trị sử dụng phải thực thủ tục hủy hóa đơn Thời hạn làm thủ tục hủy hóa đơn chậm ngày kể từ ngày ngừng sử dụng hóa đơn, ngày thơng báo tìm lại hóa đơn SỐ 10-Tháng 5/2022 287 TẠP CHÍ CƠNG THƯƠNG ngày thơng báo hết giá trị sử dụng hóa đơn Các loại hóa đơn lập sử dụng làm chứng từ kế toán đơn vị kế toán hủy theo quy định Luật Kế tốn Các loại hóa đơn chưa lập vật chứng vụ án hình khơng hủy mà xử lý theo quy định pháp luật hình 3.2 Giải pháp cơng tác in ấn, phát hành Giải pháp lâu dài quan trọng để nâng cao hiệu quản lý in ấn, phát hành hóa đơn giải pháp tin học hóa hệ thông quản lý, đặc biệt khâu cấp mã số Thuế, mã số hóa đơn, quản lý dải series hóa đơn đăng ký series hóa đơn phép in ấn, Nên khuyến khích doanh nghiệp tự in hóa đơn sử dụng hệ thông tin học để quản lý cơng tác in ấn hóa đơn, báo cáo doanh nghiệp nộp cho quan quản lý cần khuyến khích dạng liệu để tiện cho việc xử lý lưu trữ Giải pháp trước mắt kiểm tra giám sát chặt chẽ công tác in ấn nhà in Việc quản lý giám sát in ấn nên tập trung vào công tác quản lý in tem chống làm giả Với hành vi in hóa đơn giả, cần tăng thêm khung hình phạt, đặc biệt quy định xử lý hình đơi với đốì tượng đặt in nhận in hóa đơn giả mặt kỹ thuật, cần cải tiến đưa thêm số kỹ thuật chống làm giả hóa đơn, ví dụ cải tiến tem chống giả, thêm logo chìm vào mẫu hóa đơn, thêm số mã hóa bảo mật để kiếm tra tính hợp lệ series hóa đơn Đổì với cơng tác phát hành hóa đơn, Tổng cục Th nên tập trung chủ yếu vào giám sát việc bán hóa đơn in sẩn chi cục thuế, cần đơn giản hóa thủ tục mua hóa đơn cho đơn vị có nhu cầu, giảm bớt tính phiền hà, quan liêu để tạo điều kiện tốt cho doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp phát hành hóa đơn tự in xảy sai phạm nên cần đơn giản hóa thủ tục để khuyến khích doanh nghiệp sử dụng loại hình hóa đơn Đối với hình thức hóa đơn điện tử, cần có văn quy phạm pháp luật cụ thể để dễ dàng quản lý, cần nghiên cứu thêm để đề biện pháp kỹ thuật cần thiết 3.3 Giải pháp trình sử dụng Giải pháp quan trọng để tăng hiệu sử dụng hóa đơn đại hóa cơng tác sử dụng hóa đơn đơn vị trực tiếp sử dụng hóa 288 SÔ' 10-Tháng 5/2022 đơn Tổng cục Thuế nên yêu cầu doanh nghiệp phải có hệ thống quản lý hóa đơn máy tính, hạn chế việc quản lý thủ cơng Các báo cáo, liệu sử dụng hóa đơn doanh nghiệp nộp cho quan Thuế nên khuyến khích để dạng liệu Một giải pháp cần nhắc đến để nâng cao hiệu sử dụng hóa đơn cần có biện pháp bắt buộc lẫn khuyến khích người mua người bán sử dụng hóa đơn Đối với người mua cần tăng cường chế tài xử phạt với vi phạm việc xuất hóa đơn, đồng thời cần khen thưởng đơn vị nghiêm túc chấp hành pháp luật quản lý sử dụng hóa đơn, hình thức khen thưởng miễn, giảm thuế cho đơn vị Đối với người mua hàng hóa, dịch vụ cần tăng cường tuyên truyền lợi ích việc giữ hóa đơn, ngồi tổ chức rút thăm trúng thưởng theo mã số hóa đơn Nếu người mua hàng hóa doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh cần có đơn xét VAT khấu trừ Một điểm quan trọng nên bỏ quy định đôi với trường hợp không cần xuất hóa đơn mà quy định cần phải xuất hóa đơn tất hoạt động mua bán hàng hóa 3.4 Giải pháp công tác quản lý, tra kiểm tra quan Thuế Công tác quản lý, giám sát, tra, kiểm tra quan Thuế có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu sử dụng hóa đơn Hiện nay, vân đề đại hóa cơng tác đặt thiết Mặc dù ý thức việc kiểm tra chéo hóa đơn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng công tác quản lý quan Thuế gặp nhiều khó khăn Với số lượng hóa đơn sử dụng ngày lớn, liên kết quan thuế địa phương chưa tốt với hạn chế lực hệ thống quản lý làm cho công tác giám sát phát sai phạm hóa đơn chưa đạt hiệu cao Đê’ tăng cường kiểm tra chéo hóa đơn, cần bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý hóa đơn đại đồng từ khâu in ấn phát hành hóa đơn Dữ liệu hóa đơn cần tập trung quan Tổng cục Thuế, tránh để tượng lưu trữ liệu rải rác Ớ đơn vị in ấn, đơn vị sử dụng quan thuế câp KÊ TOÁN - KIỂM TỐN cần có hệ thơng nhập liệu quản lý hóa đơn; liệu sau nhập cần gửi hệ thống máy chủ Tổng cục Thuế để tiến hành phân loại, xử lý lưu trữ Các quan Thuế địa phương cần tăng cường hợp tác với hợp tác với quan chức liên quan để tăng cường hiệu công tác quản lý, tra kiểm tra ■ TÀI LIỆU THAM KHẢO: Chính phủ (2021), Nghị định sô' 102/2021/NĐ-CP ngày 16/11/2021 xử phạt vi phạm hành lĩnh vực thuế, hóa đơn, hải quan, quản lý, sử dụng tài sản công, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, dự trữ quốc gia, kho bạc Nhà nước, kê'toán, kiểm toán độc lập Chính phủ (2020), Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, ngày 19/10/2020 quy định hóa đơn, chứng từ Quốc hội (2019), Luật Quản lý thuế sô'38/2019/QH14, ngày 13/6/2019 Bộ Tài (2021), Thơng tưsơ'78/2021/TT-BTC, ngày 17/9/2021 hướng dẫn hóa đơn chứng từ Ngày nhận bài: 14/3/2022 Ngày phản biện đánh giá sửa chữa: 11/4/2022 Ngày chấp nhận đăng bài: 14/5/2022 Thông tin tác giả: ThS NGUYỄN THÙY LINH Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Công nghiệp SOLUTIONS FOR INNOVATING THE MANAGEMENT AND USE OF INVOICES IN VIETNAM • Master NGUYEN THUY LINH Faculty of Accounting University of Economics - Technology for Industries ABSTRACT: Invoices are one of the mandatory accounting documents under the Law on Accounting in Vietnam and invoices directly determine the taxpayers' obligations Therefore, invoices are especially important for regulators, businesses and consumers It is an urgent issue for the tax sector and relevant state management agencies in Vietnam to innovate and improve the efficiency of invoice management This paper clearly presents the innovation goals and requirements for the efficiency of invoice management This paper also proposes some solutions to innovate the management and use of invoices in Vietnam Keywords: the management and use of invoices, tax sector, taxpayers, obligations So 10-Tháng 5/2022 289 ... liên quan Đổi cơng tác quản lý để nhanh chóng đại hóa nâng cao lực máy quản lý; khắc phục tượng tiêu cực, yếu làm cho máy quản lý sạch, vững mạnh Giải pháp đổi công tác quản lý sử dụng hóa đơn 3.1... giá trị sử dụng hóa đơn Các loại hóa đơn lập sử dụng làm chứng từ kế toán đơn vị kế toán hủy theo quy định Luật Kế tốn Các loại hóa đơn chưa lập vật chứng vụ án hình khơng hủy mà xử lý theo quy... dễ dàng quản lý, cần nghiên cứu thêm để đề biện pháp kỹ thuật cần thiết 3.3 Giải pháp trình sử dụng Giải pháp quan trọng để tăng hiệu sử dụng hóa đơn đại hóa cơng tác sử dụng hóa đơn đơn vị trực