TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT Giảng viên Trần Bá Phan Sinh viên thực hiện Lê[.]
lOMoARcPSD|15978022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT Giảng viên : Trần Bá Phan Sinh viên thực : Lê Quý Lâm Mã sinh viên : 1951071204 Lớp : K64-HTTT Hà Nội, 2022 lOMoARcPSD|15978022 MỤC LỤC Mở đầu Phần Giới thiệu Microsoft Project .3 1.1 Khái niệm chung yêu cầu MS Project .3 1.2 Mục đích hoạt động 1.3 Các yêu cầu cho máy tính phần mềm hỗ trợ .4 1.4 Các tiện ích MS Project 1.5 Một số bước việc quản lý dự án MS Project Phần Giao diện phần mềm 1.6 Giao diện Giao diện hình MS Project 1.7 Một số thao tác 1.7.1 Tạo dự án .8 1.7.2 Thiết lập thông tin dự án 1.7.3 Tạo lịch làm việc 11 1.7.4 Tạo danh sách công việc .13 1.7.5 Thiết lập mối quan hệ công việc 16 Có kiểu liên kết nhiệm vụ với phụ thuộc vào ngày bắt đầu ngày kết thúc nhiệm vụ 16 1.7.6 Tài nguyên dự án 23 1.7.7 Phân bổ tài nguyên cho công việc 24 1.7.8 Lịch trình cho dự án 24 1.7.9 Tìm đường găng cho dự án 25 1.7.10 Cập nhật tiên độ dự án 25 1.7.11 Cân đối tài nguyên 27 1.7.12 Lập in báo cáo 27 lOMoARcPSD|15978022 Tài liệu tham khảo .31 lOMoARcPSD|15978022 Mở đầu Thế giới ngày hội nhập tạo cho cá nhân doanh nghiệp thêm nhiều hội để phát triển dự án kinh doanh, dự án nhà đất, cơng trình, xây dựng, chương trình, kiện,… bên cạnh khơng thách thức việc phát triển dự án Vấn đề người thường vấn đề ảnh hưởng tới thành bại dự án Bên cạnh kĩ kĩ thuật, cần phát triển kĩ người sở chuẩn kĩ năng: suy nghĩ, trao đổi, giao tiếp trình bày Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án trình thành lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành úng thời hạn trọng phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ phương pháp điều kiện tốt cho phép Vì vậy, quản lý dự án quy trình vơ quan trọng thành cơng dự án Các cá nhân, doanh nghiệp đặt mục tiêu hàng đầu thực phát triển dự án tốt nhất, đạt mục tiêu ban đầu đề dự án Để ạt điều địi hỏi nhà quản lý phải có biện pháp thiết thực quản lý chặt chẽ tất trình thực dự án để dự án thực xác Vậy quản lý dự án gì? Quy trình quản lý dự án nào? Công cụ, phần mềm hỗ trợ quản lý dự án cụ thể? Để giải câu hỏi em định nghiên cứu “Đề tài lập kế hoạch cho dự án xây dựng chung cư An cư – Lạc nghiêp sử dụng công cụ phần mềm MS Project để quản lý dự án này” Vì thời gian kiến thức em cịn hạn hẹp, chắn q trình làm tiểu luận khơng tránh ược sai sót Vì em mong nhận thơng cảm góp ý từ thầy để em hoàn thiện lOMoARcPSD|15978022 Phần Giới thiệu Microsoft Project 1.1 Khái niệm chung yêu cầu MS Project Microsoft Project ứng dụng quản lý dự án phát triển Microsoft Đây phần mềm phát triển để hỗ trợ việc quản lý dự án, phát triển kế hoạch, phân cơng nguồn lực cho dự án Hình 1-1 Microsoft Project Bên cạnh Microsoft Project cịn giúp quản lý ngân sách, theo dõi tiến độ trình hoạt động số lượng công việc, xác định công việc cụ thể, xếp thứ tự cơng việc, ước tính nguồn lực cho hoạt động, ước tính thời lượng hoạt động 1.2 Mục đích hoạt động Lập kế hoạch tổ chức quản lý dự án Lên lịch công tác Theo dõi lịch công tác Hoạch định tài nguyên chi phí dự án Thay đổi để phù hợp với thực tế lOMoARcPSD|15978022 Hình 1-2 MS Project sử dụng để lên kế hoạch Chương Lên kế hoạch cho phương án dự phịng Chương Nhìn nhận khách quan dự án, chuẩn bị cho tình Chương Đánh giá khả tài dự án Chương Quản lý cơng việc theo đội, nhóm Chương Phát sai sót rút kinh nghiệm dự án 1.3 Các yêu cầu cho máy tính phần mềm hỗ trợ Môi trường hoạt động: Microsoft 9x/Me/2000/XP Cấu hình máy tính: Chỉ cần đáp ứng u cầu theo hệ điều hành Có thể cài đặt MS Project độc lập, không cần kèm theo chương trình Nên có gõ tiếng Việt dùng font UNICODE Hệ điều hành thích hợp nên từ WinMe trở lên Nếu dùng Win98Se cần phải cài Office 2000 để có font Unicode Bộ gõ tiếng Việt hỗ trợ Unicode dùng Vietkey 2000 1.4 Các tiện ích MS Project Hệ lệnh danh mục (menu) nút bấm (buttons) công cụ (toolbars) tương đồng nhau, bố trí khác Các nút bấm thêm, bớt lOMoARcPSD|15978022 tiện ích “Customize” gọi cách nhấp phải chuột vào phần “toolbars” nút kéo thả để thêm hay bớt MS Project chương trình kiểu “thấy in thế” việc trình bày thiết lập giấy in điều cần hồn thành q trình thao tác Chi tiết phần tìm thấy menu “File” “View” Các thao tác sử dụng chương trình thơng dụng như: Tạo mới, lưu trữ, cắt dán ,… tương tự ứng dụng phổ biến khác Hay nói cách khác sử dụng tốt Windows MS Office (Word, Excel…) người dùng không gặp trở ngại thao tác MS Project Để thuận tiết trình soạn thảo, tác giả trình bày theo lệnh danh mục mà khơng trình bày theo lệnh nút bấm Chúng ta tự tìm hiểu chúng cách di chuyển chuột nút bấm tương ứng Mỗi thao tác thể dòng, kết thúc thao tác bấm chọn nút “Ok” hay “Apply” bấm phím “Enter” Hủy thao tác bấm chọn nút “Cancel” bấm phím “Esc” Đây chương trình giao tiếp với người dùng tiếng Anh nên người sử dụng cần biết số từ tiếng Anh chuyên ngành để sử dụng Phần “help online” MS Project đầy đủ chi tiết nên nắm phần nên dùng trực tiếp phần “help online” cho công việc đòi hỏi chuyên sâu 1.5 Một số bước việc quản lý dự án MS Project Chuẩn bị thông tin cho dự án: Gồm tên dự án, mục đích dự án, tác giả thực hiện, tên công ty tiến hành lập dự án… Các thiết lập ban đầu cho dự án (new project): Gồm thơng tin dự án, thiết lập thời gian, lịch, kế hoạch làm việc… Khai báo tài nguyên sử dụng dự án: Tài nguyên dùng dự án bao gồm nhân công, vật liệu máy móc loại… Bắt đầu với bước lập dự án: Việc tổ chức lập dự án nhập số liệu, quan sát trình thực hạng mục dự án cập nhật sửa đổi chúng theo yêu cầu cụ thể cho hạng mục bảng (table) khác Mỗi bảng thường có hai vùng, vùng bên trái tổ chức theo lOMoARcPSD|15978022 hàng cột để nhập số liệu, vùng bên phải dùng để hiển thị tiến trình mối quan hệ chúng Cập nhật tiến độ trình thực dự án: Cập nhật tiến độ thực công tác yếu tố quan trọng để giám sát, tổ chức thực dự án Mỗi cơng tác bao gồm số thơng tin cần phải cập nhật như: khối lượng hoàn thành (tính theo %), thời gian thực tế hồn thành, thời điểm bắt đầu kết thúc thực tế Xác lập đường găng dự án: Đường găng (Critical Path) đường từ đầu đến cuối dự án theo cơng tác có thời gian hồn thành dài Các công tác nằm đường găng gọi cơng tác găng thơng qua đường găng ta điều chỉnh tiến độ dự án In biểu đồ báo cáo: Các báo cáo Project hỗ trợ đa dạng, nhiên người dùng bị hạn chế can thiệp vào số định dạng báo cáo số ghi chú, tên cột… Việc kết xuất báo cáo hoàn toàn tự động, ta cần chọn mục phù hợp xong Việc in báo cáo tương tự việc kết xuất, Project làm tự động, cần ta điều chỉnh phần “Page setup” để in cho đẹp lOMoARcPSD|15978022 Phần Giao diện phần mềm 1.6 Giao diện Giao diện hình MS Project Hình 2-3 Màn hình MS Project Lựa chọn truy cập ban đầu: lOMoARcPSD|15978022 Hình 2-4 Lựa chọn truy cập ban đầu Task: Công việc, nhiệm vụ Duration: Thời gian thực công việc Start: Ngày bắt đầu Finish: Ngày kết thúc Predecessors: Công việc làm trước Successors: Công việc Task list: Danh sách công việc Resource: Tài nguyên hay nhân lực, máy móc thực cơng việc dự án Work: Số công gán để thực công việc Unit: Khả lao dộng tài nguyên Milestone: Loại cơng việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0: dùng để kết thúc đoạn dự án lOMoARcPSD|15978022 1.7.5 Thiết lập mối quan hệ cơng việc Có kiểu liên kết nhiệm vụ với phụ thuộc vào ngày bắt đầu ngày kết thúc nhiệm vụ Finish to Start (FS): Công việc trước hồn thành tới cơng việc sau Start to Start (SS): Hai công việc bắt đầu lúc Finish to Finish (FF): Cả hai cơng việc hồn thành lúc Start to Finish (SF): Công việc bắt đầu công việc kết thúc Hầu hết dự án yêu cầu công việc phải thực theo trình tự định Ví dụ, cơng việc viết chương sách phải hoàn thành trước công việc chỉnh sửa chương Những công việc có mối quan hệ kết thúc – bắt đầu (hay cịn gọi có tính phụ thuộc) Cơng việc thứ phải xảy sau công việc thực Đây trình tự Cơng việc thứ xảy nhiệm vụ hồn thành Đây tính phụ thuộc Trong Microsoft Project, công việc gọi cơng việc tiền nhiệm (thuật ngữ predecssor) công việc kéo theo sau cơng việc phụ thuộc vào Cơng việc thứ gọi công việc kế nhiệm (thuật ngữ successor) hồn thành say nhiệm vụ mà phụ thuộc: Sự quan hệ cơng việc Ý nghĩa Ví dụ Finish – to – start ( FS) Ngày kết thúc công việc tiền nhiệm để xác định cho công việc Công việc viết chương sách phải hoàn thành trước thực công việc chỉnh sửa Start – to - start Ngày bắt đầu công việc Đặt giấy sở in liên Finish – to – finish ( FF) tiền nhiệm xác định ngày kết thúc cho công việc quan chặt chẽ với Ngày kết thúc cơng Các cơng việc u cầu phải đồng thời xảy 17 Downloaded by Quang Quang (khoa31141020806@gmail.com) lOMoARcPSD|15978022 việc tiền nhiệm xác định ngày kết thúc cho công việc Start – to – finish ( SF) có thiết bị phải kết thúc thời hạn thuê thiết bị kết thúc Ngày bắt đầu công việc Ngày bắt đầu in sách tiền nhiệm xác địnhngày ngày đánh dấu kết thúc nhiệm vụ kế công việc biên tập kết tiếp thúc Bảng Quan hệ công việc 1.7.5.1 Mối quan hệ công việc Microsoft Project 2010 hiển thị nhiều cách: - Trên biểu đồ Gantt sơ đồ Network Diagram, đường kết nối thể mối quan hệ - Tại bảng, chẳng hạn bảng Entry, số ID công việc tiền nhiệm thị cột Predecessor - Bạn tạo mối quan hệ cho công việc cách tạo liên kết công việc Để làm điều này, bạn thực bước sau: Lúc công việc mà bạn chọn liên kết theo kiểu Finish - to – start Chú ý bạn chưa thiết lập thời gian bắt đầu kết thúc cho công việc bạn cung thông tin cơng việc Microsoft Project tính thời gian cho bạn Bên cạnh đó, biểu tượng liên kết thị cung thơng tin cơng việc Hình 2-14 Cung thơng tin cơng việc Bạn thiết lập quan hệ cách khác Click vào cơng việc, tab Task, nhóm Properties, click Information 18 Downloaded by Quang Quang (khoa31141020806@gmail.com) ... thiện lOMoARcPSD|15978022 Phần Giới thiệu Microsoft Project 1.1 Khái niệm chung yêu cầu MS Project Microsoft Project ứng dụng quản lý dự án phát triển Microsoft Đây phần mềm phát triển để hỗ trợ... nào? Công cụ, phần mềm hỗ trợ quản lý dự án cụ thể? Để giải câu hỏi em định nghiên cứu “Đề tài lập kế hoạch cho dự án xây dựng chung cư An cư – Lạc nghiêp sử dụng công cụ phần mềm MS Project... đầu Phần Giới thiệu Microsoft Project .3 1.1 Khái niệm chung yêu cầu MS Project .3 1.2 Mục đích hoạt động 1.3 Các yêu cầu cho máy tính phần mềm hỗ trợ .4